Vägledning till ramavtalet Informationsförsörjning 2005 Översikt över avtalade produkter och tjänster samt stöd vid avrop
Stöd till myndigheternas informationsförsörjning och utveckling av e-tjänster Verva har slutit ramavtal med sexton leverantörer avseende IT-produkter, inklusive ktjänster och produktrelaterade konsulttjänster som stöd för myndigheternas interna informationsförsörjning och utveckling av e-tjänster. I avtalen ingår ett brett utbud av lösningar, programprodukter, anslutna återförsäljare och underleverantörer. Programprodukterna är dels sammanhängande produktsviter, som täcker minst fyra av de centrala produktområdena, dels fristående produkter, som täcker ett eller flera efterfrågade produktområden. Följande produktområden ingår i avtalen: Verktyg för verksamhetsmodelle Indata Ärende/Workflow Dokument Utdata Sökmotorer och sökverktyg Kompletterande XML-verktyg och integrationsprodukter Denna vägledning är avsedd att ge en samlad överblick över ramavtalens innehåll och därmed göra det enklare för myndigheterna att bedöma vilka leverantörer, produkter och tjänster som kan komma ifråga för att lösa de egna, aktuella behoven. Box 214, 101 24 Stockholm Besöksadress: Drottninggatan 29 Telefon: 08-550 557 00 www.verva.se
Förord Verva har slutit ramavtal med sexton leverantörer avseende IT-produkter, inkl ktjänster och produktrelaterade konsulttjänster som stöd för myndigheternas interna informationsförsörjning och utveckling av e-tjänster. Kraven har utformats och inkomna anbud har prövats av en arbetsgrupp med myndighetsrepresentanter. I avtalen ingår ett brett utbud av lösningar, programprodukter, anslutna återförsäljare och underleverantörer. Programprodukterna är dels sammanhängande produktsviter, som täcker minst fyra av de centrala produktområdena, dels fristående produkter, som täcker ett eller flera efterfrågade produktområden. Följande produktområden ingår i avtalen: Verktyg för verksamhetsmodelle Indata (e-blanketter, scanning/tolkning) Ärende/Workflow (diariefö/e-registratur/workflow) Dokument (inkl e-arkive) Utdata (publice, utdatapresentation, organisationsportaler) Sökmotorer och sökverktyg Kompletterande XML-verktyg och integrationsprodukter. Denna vägledning är avsedd att ge en samlad överblick över ramavtalens innehåll och därmed göra det enklare för myndigheterna att bedöma vilka leverantörer, produkter och tjänster som kan komma ifråga för att lösa de egna, aktuella behoven. Vägledningen är inte avsedd att läsas från pärm till pärm utan den är snarare tänkt att användas som en uppslagsbok. Vägledningen kommer att finnas i en pdf-version lämpad för utskrift och i en webbaserad version på Internet, www.verva.se. Se under ITavtal och ramavtalsområden. Information om leverantörer, produkter och tjänster är i huvudsak hämtad från respektive anbud och bygger på leverantörernas egna uppgifter. Kontaktperson för vägledningens tekniska innehåll är Karl Wessbrandt, karl.wessbrandt@verva.se Ansvarig för ramavtalen för informationsförsörjning är Lars Hellström, lars.hellstrom@verva.se
Innehåll Bakgrund 6 Vervas uppdrag 6 Upphandlingsområdet 6 Angränsande ramavtalsområden 8 Ramavtalens användning 8 Upphandlade produktområden 9 Upphandlade tjänsteområden 13 Hur avropar man från ramavtalen 15 Formella frågor 15 Förberedande arbete, verksamhetsmål och tidplaner 16 Allmänt om att formulera krav 17 Väsentliga urvalskriterier och krav inför avrop 19 Leverantörsbeskrivningar 25 Acando Frontec AB 25 Autonomy Sweden AB 27 BancTec AB 28 Barium AB 29 FormPipe Software Uppsala AB 30 Guide Konsult AB 31 Ida Infront AB 32 Metamatrix Development & Consulting AB 33 Sigma AB 34 Software Innovation Sweden AB 35 Sogeti Sverige AB 36 Teknikhuset AB 37 Teleca Sweden East AB 38 Tietoenator Public & Healthcare AB 39 Valtech AB 40 WM-data Sverige AB 41 Produktbeskrivningar 44 Adobe Central Pro 46 Adobe Document Server 48 Adobe LiveCycle 50 Altova XML Spy och Suite 55 Autonomy IDOL Server 57 Barium Business Excellence (tidigare Barium Platform) 59 BEA WebLogic Integration 61 BEA WebLogic Process Edition 63 Biztalk Server 64 CAPS 65 CaraDoc 68 Content Studio e24 70 3
Convera RetrievalWare 72 CoreMedia CMS 2005 73 DB2 Document/Records/Content Manager 75 DocAccount 77 eakt Server 79 efirst capture 80 EMC Documentum 82 EPiServer 88 FAST ESP 360 90 Global360 Ex 91 GoPro Case Professional 93 Hummingbird Enterprise R/KYV 95 Hummingbird Enterprise Suite 97 IBM Lotus Workflow/Document Manager 100 IBM Workplace 102 iipax 104 IMPin 108 InfoPath 109 Kofax Ascent 110 LEX Produktsvit 112 Metis by Troux 114 MondoSearch 116 NT Smartdok 117 Oracle Produktsvit för Informationsförsörjning 118 Publech Content Management 122 Publech Svit 124 Public 360 126 QualiWare Lifecycle Manager EA Suite 129 Rational ClearCase 131 Rational ClearQuest 133 Rational Rose XDE Modeler 135 Rational Software Architect 136 Rational Software Modeler 138 ReadSoft DOCUMENTS for Forms 139 ReadSoft DOCUMENTS for Invoices 141 SharePoint Portal Server 143 Sitecore Content Manager 144 SiteVision 146 SUN CAPS ESB (tidigare SeeBeyond einsight ESB) 148 Superform PRO 150 Theca 152 TIBCO 154 TietoEnator Integration Server 156 TietoEnator Produktsvit för ärende- och dokument 157 W3D3 161 WebSphere Business Integration Modeler 164 WebSphere Business Integration Server Foundation 165 WebSphere Information Integrator Omnifind Edition 166 WebSphere Portal Server 167 Websphere produktsvit 168 4
Verity Ultraseek 169 XIB 170 Översikt utvärdesresultat 171 Typkonfigurationer för fristående produkter och produktsviter 171 Underlag för timprisutvärde av produktrelaterade konsulttjänster 173 Jämförelse av egenskaper och priser, Verksamhetsmodelle 175 Jämförelse av egenskaper och priser, E-blankett 176 Jämförelse av egenskaper och priser, Scanning/tolkning 177 Jämförelse av egenskaper och priser, Ärende 178 Jämförelse av egenskaper och priser, Workflow 179 Jämförelse av egenskaper och priser, Dokument 180 Jämförelse av egenskaper och priser, e-arkiv 182 Jämförelse av egenskaper och priser, Content management/publice 183 Jämförelse av egenskaper och priser, Utdata/presentation 184 Jämförelse av egenskaper och priser, Portal 185 Jämförelse av egenskaper och priser, Sökverktyg 186 Jämförelse av egenskaper och priser, produktsviter 187 Produktöversikt med uppgift om funktionsområde och leverantör 189 Produktöversikt och tekniska indelningsgrunder 190 Produktöversikt, produkter och fristående produkter 191 Produktöversikt, utvärdesresultat i sammandrag 192 Produktöversikt, XML- och integrationsverktyg 193 5
Bakgrund Vervas uppdrag Verva (Verket för förvaltningsutveckling) har regeens uppdrag att svara för inköpssamordning inom IT och telekommunikationsområdet för offentlig förvaltning. Verva genomför upphandlingar och tecknar ramavtal för att skapa bättre villkor till lägre kostnader. Med stöd av tecknade ramavtal kan enskilda förvaltningar göra avrop genom ett enkelt beställningsförfarande, utan att behöva genomföra egna upphandlingar Upphandlingsområdet Det nu aktuella ramavtalsområdet avser att för offentlig förvaltning tillgodose behovet av ett brett utbud av produkter och tjänster inom teknikområdet Informationsförsörjning enligt den funktionsmodell som beskrivs i förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget (F:190) finns på http://www.avropa.nu under ramavtalsområdet Informationsförsörjning 2005. Anbudsgivaren bjöds in att lämna anbud inom ett enda anbudsområde eller inom flera eller samtliga anbudsområden. Varje produktalternativ har utvärderats var för sig och för respektive anbudsområde har ramavtal tecknats med flera anbudsgivare. Referensmodell Följande funktionsorienterade referensmodell har tjänat som utgångspunkt för att strukturera de funktioner som ingår i upphandlingen. organisationsportal diariefö e-post Office Övriga befintliga system ärende/workflow/process management e-id SHS infratjänst Indata: e-blanketter scanning/ tolkning sökmotor document-/content mgmt Utdata: publice/ presentation/ export e-id SHS infratjänst records management/e-arkive Modelles-verktyg XML- och integrationsverktyg 6
Produktområden Upphandlingen delades in i sju anbudsområden som innefattar elva produktområden. Anbudsområde Produktområde Beteckning Omfattning Beteckning och Omfattning svarsformulär A0 Verktyg för verksamhetsmodelle P00 och PG Verktyg för verksamhetsmodelle A1 Indata P01 och PG E-blanketter P02 och PG Scanning/tolkning A2 Ärende/ Workflow P03 och PG Diariefö/e-registratur / ärende A3 A4 Dokument/ Arkive Presentation/ Utdata P04 och PG P05 och PG P06 och PG P07 och PG P08 och PG P09 och PG P10 och PG A5 Sökmotorer och sökverktyg A6 Produktsviter P00-P10, PG och PS Workflow/process management Document management Records management/e-arkive Publice/content management Presentation/utdata Företags-/organisationsportaler Sökmotorer och sökverktyg Integrerade produkter, produktsviter, som täcker in minst fyra (4) produktområden (Px), varav minst ett (1) produktområde från vardera anbudsområdena A2, A3 och A4 Produktrelaterade tjänster Området produktrelaterade tjänster omfattade nedanstående tjänster. Följande tjänster efterfrågades: TJ01 Installation och anpassning inkl. produktanvändbarhet TJ02 Integration med andra system (inkl XML-kompetens) TJ03 Användarstöd TJ04 Underhåll TJ05 Utbildning TJ06 Verksamhetsutveckling, modelle och strategitjänster TJ07 Förstudier och beställarstöd TJ08 Projektledning 7
Angränsande ramavtalsområden Myndigheternas behov av produkter och tjänster för att främja utvecklingen av den elektronisk förvaltningen har av flera skäl visat sig vara svårt att täcka in via en enda heltäckande ramavtalsupphandling för hela den offentliga sektorn. Några av de tilläggstjänster som ingår i ramavtalet för Infratjänster är tänkta att kunna utgöra funktionella tjänstealternativ till vissa av de produkter som finns med inom ramavtalsområdet Informationsförsörjning. I andra fall behöver de produkter som ingår i ramavtalsområdet Informationsförsörjning samverka med Infratjänsten. Detta innebär att de produkter som finns med på ramavtalen för Informationsförsörjning behöver anpassas till Infratjänstens gränssnitt. De scanningtjänster som ingick i det tidigare ramavtalet Informationsförsörjning 2002 kan fortsättningsvis avropas från ramavtalet Infratjänster. Avtalen omfattar Dokumenthuset Recall som underleverantör till TietoEnator och WM-data. I ramavtalet för volymlicensierade standardprodukter Programvaror och tjänster finns en viss överlappning, som kan innebära att vissa produkter även ingår i ramavtalet för Informationsförsörjning. Ramavtalens användning Ramavtalen kan användas av statliga myndigheter, affärsverk, samt de som anmält deltagande, kommuner, landsting, stiftelser och föreningar med anknytning till staten. Ramavtalen finns på http://www.avropa.nu under ramavtalsområdet Informationsförsörjning 2005. Produkter och tjänster De produkter och tjänster som omfattas av ramavtalet anges i ramavtalet Bilaga 4. De priser som gäller för de produkter och tjänster som omfattas av ramavtalet anges i ramavtalets Bilaga 3. Vid avrop kan bättre pris- och andra villkor som omfattas av ramavtalet överenskommas om avropet är stort eller på sätt möjliggör förbättrade villkor. Ramavtalet revideras löpande så att inaktuella produkter ersätts av nya produkter. 8
Upphandlade produktområden Upphandlingen indelades i totalt sju funktionella anbudsområden som tillsammans omfattar elva produktområden.( se översikten på sid 6) Verktyg för verksamhetsmodelle Verktyg för verksamhetsmodelle är i första hand avsedda som planes- och dokumentationsverktyg för verksamhets- och informationsarkitekter. De efterfrågas bl.a. som stöd för strategisk plane, modelle och förstudier. Produkterna skall ha funktioner för att på ett integrerat sätt dels beskriva och dokumentera verksamhetsprocesser, dels beskriva och dokumentera begrepps- och informationsmodeller. Stöd för grafisk presentation enligt etablerade arkitekturramverk och modellesnotationer, som medger informationsutbyte med andra verktyg, är viktiga produktegenskaper. Indata Indata är ett samlingsbegrepp för konstruktion av mallar och blanketter för datafångst och för att ta emot, identifiera, kvalitetskontrollera, strukturera och tillhandahålla elektroniska indata för vidare bearbetning i följande processteg. Vi delar in indataen i två kategorier, dels för av elektroniska original och dels för konverte av pappersoriginal till elektroniska arbetskopior. e-blanketter Elektronisk blankett har funktioner för att konstruera och publicera elektroniska blanketter, inklusive formella och logiska indatakontroller samt för att ta emot, identifiera, kontrollera, formatera och distribuera mottagna indata för vidare bearbetning i andra delsystem. scanning / tolkning System för scanning skapar med hjälp av bildläsare (scanners) elektroniska bilder av inlästa pappersdokument för vidare bearbetning och lag i andra delsystem. Systemen skall erbjuda tolkningsfunktion (ICR, Intelligent Character Recognition) som identifierar text från de inlästa dokumentbilderna och konverterar den till bearbetningsbara data. Tolkningsprogrammen kan vara avsedda för olika dokumenttyper: För att tolka löpande fritext (ostrukturerade dokument), för att läsa in fält från fördefinierade blankettmallar (strukturerade dokument) eller för att identifiera dokumenttyper (t.ex. fakturor) och där söka och tolka datafält med specificerat innehåll (semistrukturerade dokument). Leverantörer av produkter för scanning / tolkning skall även erbjuda scanners inkl. periferiutrustning med olika kapacitet och funktionsomfång som stödjer offererade programprodukter. 9
Ärende/workflow Anbudsområdet ärende omfattar produkter som stödjer registre och status av händelser och inkommande och upprättade handlingar i myndighetens handläggningsprocesser. Vi identifierar två olika produktområden som representerar skilda ambitionsnivåer och synsätt. (Ärendeslösningar behöver också kunna integreras eller kompletteras med dokumentsfunktioner, se nedan). Anbudsområdet är indelat i följande två produktområden: Diariefö / e-registratur / ärendessystem Program som uppfyller minst de legala kraven på att registrera allmänna handlingar, inkommande och upprättade, och övriga händelser i myndighetens ärendehandläggning enligt exempelvis offentlighetsprincipen, sekretesslagen, arkivlagen och PUL. E-registratur syftar på att lösningen skall klara att registrera inkommande och upprättade elektroniska handlingar, t.ex. inkommande och utgående e-post, eventuellt även elektroniskt identifierad och underskriven, i sin elektroniska originalform och inte som en utskriven papperskopia. Ett ärendessystem inkluderar normalt registresfunktionerna ovan och har därutöver stödfunktioner för ärendeprocessen som t.ex. bevakning, loggning och styrning av ärende- och dokumentstatus. Workflow / process management Workflow- eller process management-funktioner skapas med särskilda programverktyg som kan definiera och förprogrammera regler och villkor som styr dokument-, händelseoch rollbaserade ärendeflöden. (Workflow- och document management-verktyg kan ibland ersätta ett traditionellt ärendesprograms roll som IT-stöd för ärendeprocessen.) Dokument/arkive Dokumentsfunktionerna administrerar elektroniska dokument, oberoende av deras logiska format, under dokumentens hela livscykel, från import eller skapande till slutarkive eller gall. Vi identifierar här två kategorier av dokument (som i sin tur också kan vidgas till Enterprise Content Management, se nedan). Anbudsområdet är indelat i följande två produktområden: Document management Document management eller dokument fokuserar på att administrera elektroniska dokument under deras aktiva livscykel, med t.ex. check in/check out, 10
versions, status, åtkomst- och behörighetskontroll som viktiga egenskaper. Records management/e-arkive Records management eller elektronisk arkive fokuserar på säker lag av upprättade eller inkomna elektroniska dokument i slutgiltig version (allmänna handlingar), antingen inscannade pappersoriginal eller fastställda (eventuellt elektroniskt underskrivna) elektroniska original. Hänvisning till lag av fysiska media kan också ingå. Regelstyrd åtkomst- och behörighetskontroll samt avställningsoch gallsmöjligheter är viktiga egenskaper. Presentation/utdata Anbudsområdet utdata omfattar metoder för att administrera, exportera och presentera information, i första hand via Internet och webbteknik. Vi identifierar tre produktområden inom anbudsområdet, dock är gränsdragningen mellan de erbjudna produkterna i praktiken inte så tydlig. Publice/content management Produktområdet omfattar funktioner för att administrera och publicera innehåll på interna och externa webbplatser. Viktiga egenskaper är distribuerade, rollbaserade publicesrättigheter, arbetsflöden, versions, loggning och spårbarhet. (Samband med ärende- och dokumentsfunktioner ofta önskvärt, ibland benämnt Enterprise Content Management.) Presentation/utdata Olika exportfunktioner av information till olika format och media. Det kan exempelvis handla om o Paketerad informationsexport till andra system, t.ex. via SHS-gränssnitt, o Output Management av systemgenererade dokument, t.ex. för printfiler eller COLD (Computer Output to Laser Disk) o Lösningar för t.ex. syndike, filtre och informationsspridning till olika format och enheter, även t.ex. handdatorer och telefoner o Dynamisk uppdate av webbaserad information Företags-/organisationsportaler Integrationsplattform för att skapa enhetliga och öppna, flexibla och personligt utformade användargränssnitt till organisationens informations- och systemresurser, för interna och externa användare. Sökmotorer och sökverktyg Kvalificerade sökmotorer och sökverktyg som bygger på kraftfulla indexes- och sökalgoritmer, presentationsmetoder och användargränssnitt. (Standardfunktioner för 11
indexe och informationssökning ingår oftast i produkter för t.ex. ärende- och dokument, content management och portaler, men dessa uppfyller inte alltid mer avancerade sökbehov.) Anbudsområde Produktsviter Anbudsområdet omfattar produktsviter som med en integrerad lösning täcker funktionskraven inom flera produktområden från anbudsområdena ovan (minst fyra, varav minst ett från vardera ärende-, dokument- och utdatasområdena. En produktsvit skall ha följande grundläggande egenskaper: Definierad som en produktsvit av anbudsgivaren. Omfattar funktionsmässigt minst fyra produktområden, varav minst ett produktområde från vardera anbudsområdena ärende-, dokument- och utdata. Därutöver kan produktsviten täcka funktionskraven i ytterligare produktområden. Ingående produkter har en hög funktionalitet inom resp. produktområde. Ingående produkter är väl integrerade till en produktsvit. Det finns ett definierat totalpris för produktsviten i sin helhet. Leverantören kan erbjuda produktrelaterade tjänster för produktsviten i sin helhet. Produktsviten finns på marknaden genom att ha en tydlig prissättning, underhållsvillkor m.m. och produktrelaterade konsulttjänster. Kompletterande XML-verktyg och produkter för integration För att leverantören skall kunna leverera kompletta, integrerade systemlösningar, inklusive erforderliga produkter och tjänster, erbjuder vissa leverantörer även, för anbudsområdet relevanta, kompletterande integrations- och XML-verktyg. 12
Upphandlade tjänsteområden I ramavtalen ingår produktrelaterade tjänster på följande områden: Leveransrelaterade tjänster Installation och anpassning inkl. produktanvändbarhet Integration med andra system Användarstöd Produktspecifika tjänster Underhåll Utbildning Övriga produktrelaterade konsulttjänster Verksamhetsutveckling, verksamhetsmodelle och strategitjänster Förstudier och beställarstöd Projektledning Avropen kan göras utifrån konsulternas kompetens baserat på Vervas kompetensklass 3, 4 och 5. Kompetensklasserna beskrivs i tabellen nedan: Tjänsteområde: Leveransrelaterade tjänster Produktspecifika tjänster Övriga produktrelaterade konsulttjänster Installation och anpassning inkl. produktanvändbarhet Integration med andra system Användarstöd Underhåll Utbildning Verksamhetsutveckling, -modelle och -strategitjänster Förstudier, beställarstöd Projektledning Kompetensklassning 1 Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Nivå 5 1 Skuggade fält efterfrågas ej. 13
Nivå 3. Kunskap - hög kompetens inom sitt område Erfarenhet - 3-8 år som konsult inom området, har deltagit i eller utfört konsultarbete, förebild för andra konsulter i lägre nivå Ledning - kan ansvara för delområde och leda en mindre grupp Självständighet - kan arbeta självständigt Nivå 4. Kunskap - generalistkompetens, djup och/eller unik kompetens inom avgränsat teknikområde Erfarenhet - har deltagit i stora uppdrag inom olika områden och genomför uppdrag med mycket hög kvalitet, nivån uppnås normalt tidigast efter 7-12 år som konsult inom området Ledning - kan ha huvudansvar med ledande roll för en större grupp Självständighet - mycket stor Nivå 5. Kunskap - kompetens av högsta rang, efterfrågad som expert. Erfarenhet - (samma som 4) men har befunnit sig på nivå 4 under flera år Ledning - kan ta uppdrag med ledande befattning Självständighet - mycket stor 14
Hur avropar man från ramavtalen Formella frågor Ramavtalen används genom att man avropar från ett ramavtal. Hur avrop ska göras styrs inte av LOU. Verva rekommenderar dock att avrop ska föregås av en skriftlig förfrågan. Denna förfrågan ska beskriva det behov man har och svaret från leverantörerna ska beskriva hur behovet kan lösas. Avrop kan antingen ske genom tillämpning av villkoren i Ramavtalet eller genom en förnyad konkurrensutsättning, dvs. att man ställer en förfrågan till alla leverantörer som tillhandahåller den aktuella produkten eller tjänsten över avtalet. Avrop görs från den ramavtalsleverantör (eller genom dennes återförsäljare) som erbjuder det bästa alternativet. Det sker en snabb pris- och produktutveckling på IT-området. Ramavtalet uppdateras löpande vad gäller produkter, tjänster och priser. Det är inte säkert att den anbudsgivare som bedömdes vara bäst vid tiden för ramavtalsupphandlingen fortfarande är bäst vid en senare tidpunkt. Av den anledningen är det ofta en fördel för kunden att tillämpa en förnyad konkurrensutsättning inför avropet. Genom den förnyade konkurrensutsättningen uppstår konkurrens vid avropet, nedan beskrivs de olika stegen. Den förnyade konkurrensutsättningen sker genom att kunden skickar en avropsförfrågan till samtliga ramavtalsleverantörer som är i stånd att genomföra avropet. Avropsförfrågan kan istället för att skickas direkt till en ramavtalsleverantör, skickas till en återförsäljare som finns angiven i bilaga 6a. Avropsförfrågan ska skickas samtidigt till alla och innehålla samma information. I de fall kunden anser att en viss ramavtalsleverantör inte är i stånd att genomföra kontraktet bör kunden kunna motivera detta. Myndigheten måste inför varje avropssituation välja på vilket sätt avropet ska gå till. Myndigheter som väljer att avropa en fristående produkt genom s.k. förnyad konkurrensutsättning kan välja mellan att antingen enbart ge antagna ramavtalsleverantörer inom det fristående produktområdet en inbjudan att lämna avropssvar eller att även skicka inbjudan till antagna ramavtalsleverantörer inom området produktsviter, givet att produktsviten täcker in det aktuella produktområdet. Om myndigheten väljer att avropa genom att tillämpa villkoren i ramavtalen behöver ingen avropsförfrågan skickas ut. Kunden väljer utifrån ramavtalen den leverantör som bäst kan tillgodose kundens behov. Utgångspunkten är att kunden först definierar sitt behov och därefter gör en jämförelse mellan innehållen i de olika ramavtalen, för att finna den mest prisvärda lösningen. Utifrån denna jämförelse gör kunden sedan sitt val och gör en beställning från den valde ramavtalsleverantören, eller dennes återförsäljare som finns angiven i ramavtalets bilaga 6a. Denna avropsform bör främst användas vid avrop av begränsad omfattning eller vid kompletterande beställningar. En detaljerad checklista för vad man behöver tänka på inför en förfrågan och beställning över ramavtalen finns i ramavtalets bilaga 2. 15
Förberedande arbete, verksamhetsmål och tidplaner Det är viktigt för den egna organisationen men även för de tillfrågade leverantörerna att klargöra vilken målsättning man har med verksamheten och de nya systemen. Att införa nya produkter för informationsförsörjning fordrar liksom vid föränd att man tänkt igenom vad man vill förändra och varför. Besök hos leverantörer eller demonstrationer av olika produkter är inte tillräckligt utan en analys av den egna verksamheten och den egna systemmiljön är nödvändig. Mål och uppgifter för de nya systemen måste formuleras och en kravspecifikation behövs som underlag för avrop av en eller flera produkter. En summarisk systemutrednings- och anskaffningsprocess kan förefalla attraktiv eftersom man inledningsvis sparar tid och pengar. Kostnaderna för ett felaktigt val kan emellertid senare under produktens livstid bli stora. Produkten kan vara svårare att nyttja än vad man hoppats och kostnader för underhåll och vidareutveckling kan bli högre än väntat. Ett välgrundat val av produkter betalar sig därför i längden. I arbetet med att beskriva förutsättningar och krav för systemet kan det också bli nödvändigt att ompröva de nuvarande rutinerna i verksamheten. Dessa skulle kanske kunna bedrivas på ett sätt. Det är också viktigt att ha insikt om att man i arbetet med att specificera krav för produkterna bör vara öppen för omprövningar och anpassningar allt eftersom kunskaperna ökar om de tekniska förutsättningarna och vad marknaden kan erbjuda. Effekten och nyttan av en investe i programvaror uppstår vid användningen. En förutsättning för att den eftersträvade nyttan ska uppstå är att programvaran har tekniska kvaliteter såsom funktionalitet och prestanda. Men den ska också ha hög användbarhet, dvs. den ska vara utformad så att den är ändamålsenlig, effektiv och ger arbetstillfredsställelse för den aktuella användaren i den aktuella användningssituationen. I detta ligger också att den ska ha en god tillgänglighet för användarna, m.a.o. vara utformad så att den kan användas av bredast möjliga krets av användare, oavsett faktorer som kön, ålder, funktionshinder och etnisk bakgrund. Praktiska råd om hur man kan beakta användbarhet vid avrop ges i vägledningen Avropa användbart! som gavs ut av Statskontoret våren 2005. Där beskrivs i lättillgänglig form en användarcentrerad anskaffningsprocess, som anger hur man kartlägger de användare och den användning som produkten ska stödja, och hur man utvärderar användbarheten hos produkter som är tänkbara att avropa. Vägledningen kan hämtas i pdf-format på http://www.verva.se/ under rubriken Verktyg och vägledningar. När man analyserat sin verksamhet och preciserat mål för de produkter som ska anskaffas ska man formulera de krav som måste ställas på programprodukterna för att systemet ska fylla sin tänkta uppgift. Sedan kan en förfrågan till avrop göras och därefter kan en utvärde av olika förslag göras. Den lämpligaste organisationsformen för förändsarbetet är vanligtvis att bilda en projektgrupp. Projektgruppen behöver representera olika kompetenser från verksamheten. För att nå ett bra resultat vid införande av elektroniska ärendeprocesser 16
och processtöd bör berörda handläggare i verksamheten vara med redan från början i förberedelsearbetet. Det måste också finnas utrymme och handlingsberedskap såväl inom verksamhetsområdet som hos leverantören för en kontinuerlig dialog k rutiner och anpassning av systemet. Projektmedarbetarna ska formulera resp. sammanställa de olika kraven på systemet och sedan utvärdera de inkomna förslagen. Allmänt om att formulera krav I en kravspecifikation formulerar man sina krav som egenskaper som efterfrågas. Målsättningen skall vara att finna egenskaper som - framhåller och speglar verksamhetens och användarnas krav - åtskiljer de olika produktalternativen. Det senare innebär att man skall undvika att formulera krav som enbart uttrycker allmängiltiga egenskaper som uppfylls av de flesta produkter. Vid formuleen av ett krav bör man dels överväga hur detaljerat man skall utforma kravet (detaljesgrad) och dels hur man i efterhand skall kunna kontrollera att det är uppfyllt (mätbarhet). Man behöver också ange vilken vikt man fäster vid kravet i förhållande till andra krav (styrka) och i vilken grad kravet är beroende av den egna tillämpningen och miljön (tillämpningsberoende). Detaljesgrad Beskriv vilket stöd programvaran skall ge, inte hur det skall realiseras. För att specificera hur programvaran skall realisera önskade egenskaper fordras specialkunskaper och att man är välinformerad på området. Det kan finnas lösningar som man kanske inte hade kunnat förutse. Skulle man ändå vilja specificera hur bör man kunna ange starka skäl för detta. I fall skall man specificera vad, dvs. vilka egenskaper som programvaran skall ha. Några enkla utgångspunkter för att specificera egenskaper för en programprodukt kan vara att beskriva indata, processer, datalager, utdata och gränssnitt enligt följande: Indata Processer, funktioner Datalager Avsändare Typ och struktur av data (filformat, streckkoder, m.m.) Medium (pappersblanketter, elektroniska blanketter, andra system) Volym (antal ansökningar, antal ärenden m.m.) Frekvens (t.ex. antal volymsenheter per tidsenhet) Processbeskrivningar där det framgår vilka aktörer som är inblandade, vilka roller dessa har, vilka aktiviteter som utförs och vilka resultat eller utfall olika aktiviteter leder till. En vanlig metod är att göra olika typer av flödesschema. Informationsstrukturer Lagsstrukturer Dokumenttyper Datatyper Långtidslag, arkive 17
Utdata Gränssnitt Mottagare Typ (diagram, tabeller) Medium (webb, utskrifter, kommunikation andra system, SHS) Volym (antal) Frekvens (antal volymsenheter per tidsenhet) Interna administrativa system Andra myndighetssystem Distributionssystem till mottagare och avsändare Mätbarhet Uttryck egenskaperna i mätbara termer annars är de svåra att kontrollera och kan enbart bedömas på subjektiva grunder. Exempel: Ej bra: Svarstiden skall vara kort Bättre: Svarstiden skall i 9 fall av tio understiga 5 sekunder. Även om en egenskap inte kan formuleras så att den blir mätbar efter någon skala så bör man försöka uttrycka den så konkret som möjligt. Styrka Skilj på de egenskaper som är tvingande krav och därför måste tillgodoses och egenskaper som i övrigt är önskvärda och värdefulla. Ett tvingande krav måste vara uppfyllt. En produkt (eller leverantör) som inte uppfyller ett tvingande krav skall utan diskussion kunna avföras från vidare prövning. Ett önskvärt krav behöver inte vara uppfyllt. Ett önskvärt krav som inte är uppfyllt får uppvägas av andra önskvärda krav som istället är uppfyllda. De önskvärda kraven kan dock ha olika dignitet. Utvärdeen och jämförelsen underlättas om man i kravspecifikationen klargör vilken vikt man fäster vid respektive önskvärt krav. Tillämpningsberoende Skilj på och formulera var för sig de egenskaper som fordras för den specifika tillämpningen och miljön och de egenskaper som är mer av generell karaktär. Tillämpningsberoende egenskaper hör ihop med krav på en viss funktion och hör nära ihop med den verksamhet och de uppgifter som programvaran skall användas för. Generella egenskaper är krav på ett visst gränssnitt, grundläggande krav från myndighetens IT-strategi som databasrare, operativsystem m.m. Generella krav bör inte överdrivas. Det viktiga är att systemet tillgodoser verksamhetens krav och löser sin uppgift. 18
Väsentliga urvalskriterier och krav inför avrop Följande är en förteckning av generella egenskaper som bör bedömas vid avrop av produkter och tjänster för informationsförsörjning. Förteckningen kan också tjäna som underlag vid formule av en kravspecifikation. Verksamhetskrav Bakgrund och projektmål Förklara bakgrunden och vad ni vill uppnå med projektet. Beskriv system som skall eller kan tänkas ersättas. Ange omfattningen av projektet genom att beskriva vilka systemfunktioner och vilka verksamhetsbehov som skall omfattas. Organisation och processer Beskriv organisationen och berörda verksamhetsprocesser. Volymer Uppskatta t.ex. antal användare, antal dokument, ärenden, sökningar etc. Funktionsbeskrivningar Beskriv ur verksamhetssynpunkt vilka funktioner ni anser vara viktiga i systemlösningen. Användargränssnitt Ange om ni har uttalade önskemål om integration med andra systems användargränssnitt, krav på särskild typ av klient (t.ex. webbklient), principer för bildskärmslayouter, musanvändning, funktionsknappar m.m. Utbildning och support Beskriv om leverantören skall ha ett totalansvar eller vilka delar i implementationen som skall utföras med era egna resurser. Kommersiella och organisatoriska krav Kommersiella mål Ange vilka kategorier och ungefärliga volymer av produkter och tjänster som nu är aktuella för avrop, om projektet kommer att delas in i etapper med olika delmål och ev. övriga önskemål om villkor. Projektorganisation Beskriv hur ni föreställer er att projektet skall organiseras, vilka roller leverantören skall besätta, om ni tänker er flera delprojekt, vilka aktiviteter och avstämningspunkter som föreslås ingå. Tidplan Ange krav på tidplaner, ev. också för olika etapper eller delprojekt. 19