1 (14) Miljöpolicy VVS International AB bevakar de miljöaspekter som är förknippade med vår verksamhet för att uppfylla den tillämpliga miljölagstiftning som vi följer. Vårt produktsortiment skall omfatta miljövänliga produkter som marknadsförs av de leverantörer som vi har samarbetsavtal med. Ständiga förbättringar genomförs i samarbete med våra leverantörer för att våra produkter skall få en lägre miljöpåverkan. Mot bakgrund av att alternativa varuvägar kan vara en betydande miljöaspekt skall vi så långt som möjligt arbeta med miljölogistik. 4. Miljö...1 4.1 Miljöpolicy...2 4.2 Miljöaspekter...2 4.2.1 Miljöutredning...2 4.2.2 Betydande miljöaspekter...2 4.3 Kemikalier och avfall...2 4.3.1 Kemikaliehantering...2 4.3.2 Inköp nya kemikalier...3 4.3.3 Avfallshantering...3 4.4 Planering...3 4.4.1 Lagar och andra krav...3 4.4.2 Övergripande mål...3 4.4.3 Detaljerade mål...4 4.4.4 Kompetens...4 4.4.5 Nödlägesberedskap...4 4.5 Verksamhet...4 4.6 Övervakning miljö...4 4.6.1 Betydande miljöaspekter...4 4.6.2 Avvikelsehantering...4 4.6.3 Utrustning...5 4.6.4 Interna revisioner...5 4.7 Erfarenhetsåterföring...5 4.8 Bilagor...5 4. Miljö Miljöaspekter Miljöpolicy Kemikalier och avfall Planering Verksamhet Övervakning Erfarenhetsåterföring Ansvar för miljöarbetet är VD för VVS International AB
2 (14) 4.1 MILJÖPOLICY Miljöpolicyn är företagets grundläggande verktyg i arbetet med att förbättra miljöarbetet. Samtliga verksamma i företaget ska vara införstådda med miljöpolicyns innebörd. Minst en gång per år sker en genomgång av policyn för att bedöma om den fortfarande är aktuell. Miljöpolicyn sätts av VD för VVSIT. Inom VVS International AB har vi som miljöpolicy att söka minimera eventuella skadliga effekter av vår verksamhet. Vi ska sträva efter att använda miljöanpassat material och sådana arbetsmetoder som inte skadar det naturliga kretsloppet samt skapar förutsättningar för resurssnålhet i verksamheten Vi ska tillgodose våra kunders krav på miljöriktiga installationer och följa de aktuella lagar och krav som är kopplade till verksamheten Vi ska stärka miljömedvetandet hos våra anställda samt påverka våra leverantörer och samarbetspartners att arbeta miljöförbättrande Miljöpolicyn är även till för att främja vår kvalitetsutveckling och stärka vår image som miljömedvetet företag. 4.2 MILJÖASPEKTER 4.2.1 MILJÖUTREDNING I miljöutredningen beskrivs hur vår miljöpåverkan, dvs hur våra miljöaspekter identifieras, beskrivs och kvantifieras. Där beskrivs också hur värderingen av vår miljöpåverkan går till och hur de betydande miljöaspekterna behandlas. Alla aspekter som vi berörs av direkt eller indirekt tas med i miljöaspektlistan. Betydande miljöaspekter utgör underlag för: - Utformning och uppdatering av vår miljöpolicy - Bedömning av vilka miljömål som ska fastställas - Framtagning av utbildning, rutiner och instruktioner inom vår verksamhet Med miljöaspekter avses aktiviteter som har eller kan ha inverkan på miljön vilket omfattar utsläpp till luft, vatten och mark, naturresurser, flora, fauna, människan samt samspelet mellan dessa. En miljöaspekt som orsakar eller kan orsaka betydande miljöpåverkan kallas för betydande miljöaspekt. 4.2.2 BETYDANDE MILJÖASPEKTER De miljöaspekter som av VVSIT värderas som betydande, karakteriseras av att miljöaspekten är av stor vikt för miljön. 4.3 KEMIKALIER OCH AVFALL 4.3.1 KEMIKALIEHANTERING Företaget gör kemikalieinventering över samtliga kemikalier i verksamheten. Kemikalierna är sammanställda i en kemikalieförteckning, se bilaga. Säkerhetsdatablad över samtliga kemikalier sparas och finns tillhanda för företagets arbetstagare på kontoret. Om kemikalier förvaras i servicebil skall säkerhetsdatablad över aktuella produkter finnas i bilen. Kemikalierna skall i största möjligaste mån placeras på en avgränsad plats på respektive avdelning.
3 (14) Kemikaliehantering beskrivs närmare i nedanstående punkter. Se bilaga Kemikalie- och Avfallshantering Information Ansvar Inventering Riskbedömning Kontrollarbete Utbildning Nödlägesberedskap Förvaring Hantering Transport av farligt gods 4.3.2 INKÖP NYA KEMIKALIER De produkter som används i verksamheten är redan i inköpsskedet, med hjälp av leverantörs- och produktbedömning valda med hänsyn till miljön. Inköp av nya kemikalier i verksamheten, dvs sådana som inte redan finns i företagets egna kemikalieförteckning, ska före inköp godkännas av VD. Gäller även om kemikalien är föreskriven av beställare. 4.3.3 AVFALLSHANTERING Företaget har som målsättning att källsortera sitt avfall både på kontor, lager och ute på arbetsplatser. Fraktioner sorteras enligt företagets och kommunens bestämmelser. Avfallshantering beskrivs närmare i nedanstående punkter. Se bilaga Kemikalie- och Avfallshantering Avfall Transport av avfall Farligt avfall Transport av farligt avfall Egenkontroll 4.4 PLANERING 4.4.1 LAGAR OCH ANDRA KRAV De lagar och krav som VVSIT berörs av är identifierade och hålls uppdaterade. Aktuell förteckning tillhandahålls via VD. Uppföljning av att lagar och krav följs samt eventuella förändringar kontrolleras minst vid den interna revisionen. Resultatet från granskningen dokumenteras och arkiveras. 4.4.2 ÖVERGRIPANDE MÅL VVS Internationals övergripande miljömål är följande: Minska förbrukningen av naturresurserna Återvinna materiel Effektivisera transporter Minska utsläpp i luft, vatten och mark Ställa krav på våra samarbetspartner
4 (14) 4.4.3 DETALJERADE MÅL Företagets årliga detaljerade miljömål tas fram, med bland annat miljöutredningen som grund. Områden som värderats som betydande prioriteras. Beslut om vem som gör vad, vilka resurser som krävs samt vilken eventuell utrustning som är nödvändig, tas på aktuellt möte och dokumenteras på bilaga tillsammans med företagets mål för kvalitet. Dokumentet utgör även handlingsplan för målen. Berörda personer informeras om beslut och handlingsplaner. Där det är aktuellt med objektsbundna miljömål för unikt projekt, hanteras dessa under respektive avsnitt i denna Verksamhetsmanual. 4.4.4 KOMPETENS Alla inom företaget hålls informerade angående aktuella miljörutiner och de förändringar som sker. Företaget beslutar om lägsta nivå för miljökompetens för personalen. 4.4.5 NÖDLÄGESBEREDSKAP Syftet med rutinen är att ha en beredskap vid en eventuell nödsituation i företagets verksamhet, vilken skulle kunna ha en negativ inverkan på miljön. Företaget går igenom och identifierar aktiviteter i verksamheten som skulle kunna orsaka en miljöolycka. I händelse av allvarligare olycka och tillbud, omorganisering, byte av lokaler och liknande sker detta oftare. För att identifiera möjliga olyckor ska nedanstående risksituationer beaktas för varje aktivitet: Oavsiktligt utsläpp till vatten, luft och mark Otillräckliga skyddsanordningar Utsläpp till mark och/eller luft Översvämning Explosion Brand All personal är medveten om vilka risker som finns i verksamheten och är informerad om vilka åtgärder som krävs för att minimera konsekvenserna av en olycka, samt hur var och en skall agera. En telefonlista med nödnummer finns upprättad och tillgänglig för all personal. Företages rutiner för brandskyddsarbete, se avsnitt 6. Verksamhetsmanual. 4.5 VERKSAMHET Se respektive avsnitt i denna Verksamhetsmanual. 4.6 ÖVERVAKNING MILJÖ 4.6.1 BETYDANDE MILJÖASPEKTER De miljöaspekter som VD för VVSIT miljöutredning klassats som betydande övervakas och mäts där så är tillämpligt. 4.6.2 AVVIKELSEHANTERING I händelse av att en miljöavvikelse skulle inträffa handläggs detta enligt beskrivning i avsnitt 12. Uppföljning och Förbättring, i denna verksamhetsmanual.
5 (14) 4.6.3 UTRUSTNING Om utrustning används för övervakning av miljöfaktorer sker hanteringen av utrustningen enligt rutin 6. Lokaler och Utrustning i denna Verksamhetsmanual. 4.6.4 INTERNA REVISIONER Interna revisioner av miljöverksamhetssystemet sker enligt rutin 12. Uppföljning och Förbättring i denna Verksamhetsmanual. 4.7 ERFARENHETSÅTERFÖRING Erfarenheter från miljöarbetet analyseras och hanteras enligt rutin 12. Uppföljning och Förbättring i denna Verksamhetsmanual. 4.8 BILAGOR Anges i de företagsunika rutinerna. Gunnar Thaysen VD VVS International Trading AB Tel. 08-6242440 Stora Karby gård 186 70 Brottby www.vvsit.se
6 (14) 12. Förbättringsarbete...7 12.1 Kundtillfredsställelse...7 12.1.1 Undersökningsmetod...7 12.1.2 Genomförande av undersökning...7 12.1.3 Beslut om åtgärd...8 12.1.4 Verkställa handlingsplan...8 12.1.5 Uppföljning av åtgärder...8 12.1.6 Resultat...8 12.2 Övervakning av Verksamhetssystemets processer...8 12.2.1 Analys av information...8 12.2.2 Åtgärder...8 12.3 Interna revisioner...9 12.3.1 Planering...9 12.3.2 Genomförande revision...9 12.3.3 Sammanställning...9 12.3.4 Beslut om åtgärd...9 12.3.5 Genomförande handlingsplan... 10 12.3.6 Uppföljning av åtgärder... 10 12.3.7 Resultat... 10 12.4 Kompetensutveckling... 10 12.4.1 Kompetensbehov... 10 12.4.2 Planering utbildning... 10 12.4.3 Genomförande... 11 12.4.4 Utvärdering... 11 12.5 Rekrytering... 11 12.5.1 Sökprocess... 11 12.5.2 Anställning... 11 12.5.3 Introduktion av anställd... 11 12.6 Avvikelsehantering... 12 12.6.1 Avvikelse... 12 12.6.2 Dokumentering... 12 12.6.3 Utredning... 12 12.6.4 Åtgärd... 12 12.6.4.1 Avhjälpande åtgärd... 12 12.6.4.2 Korrigerande åtgärd... 13 12.6.4.3 Förebyggande åtgärd... 13 12.6.5 Information... 13 12.6.6 Uppföljning... 13 12.6.7 Avslut... 13 12.7 Ständiga förbättringar... 13 12.7.1 Analys av information... 13 12.7.2 Beslut om förbättringar... 14 12.7.3 Handlingsplan... 14 12.8 Bilagor... 14
7 (14) 12. Förbättringsarbete Tillfällen att genomföra förbättringsmöjligheter finns inom många processer i verksamheten. Följande rutiner beskrivs i detta dokument. 12.1 Kundtillfredsställelse Undersökningsmetod Genomförande Beslut om åtgärd Verkställande handlingsplan Uppföljning åtgärder Resultat 12.2 Övervakning av verksamhetssystemets processer Analys av information Åtgärder Avvikelse / Förbättring 12.3 Interna revisioner Planering Genomförande Sammanställning Beslut om åtgärd Handlingsplan Uppföljning Resultat 12.4 Kompetensutveckling Kompetensbehov Planering utbildning Genomförande Utvärdering 12.5 Rekrytering Sökprocess Anställning Introduktion 12.6 Avvikelsehantering Avvikelse Dokumentering Utredning Åtgärder Information Uppföljning Avslut 12.7 Ständiga förbättringar Analys av information Beslut om förbättringar Handlingsplan 12.1 KUNDTILLFREDSSTÄLLELSE Kundernas krav ska uppfyllas med målet att ständigt förbättra deras tilltro till vårat företag. För att få vetskap om deras inställning till oss gör vi regelbundna mätningar. Ansvar för att mätningar genomförs enligt denna rutin samt att vi ständigt arbetar mot att förbättra kundernas förtroende för oss, är VD på företaget. 12.1.1 UNDERSÖKNINGSMETOD På vilket sätt som undersökning av kundtillfredsställelse genomförs tillåts att variera. Beslut om undersökningsmetod fattas från gång till annan av Styrelsen för VVSIT. Beslut om metod, intervaller, tillfälle för genomförandet, vilka kundgrupper som är aktuella samt vem på företaget som ansvarar för genomförandet, dokumenteras i protokoll. 12.1.2 GENOMFÖRANDE AV UNDERSÖKNING Kundundersökning genomförs minst 1 gång var annat år och enligt beslutad metod. Resultatet av undersökningen sammanställs, dokumenteras och informeras om till berörda personer.
8 (14) 12.1.3 BESLUT OM ÅTGÄRD Resultatet av undersökningen analyseras och utvärderas. Beslut om eventuella åtgärder tas i Styrelsen eller av företagets VD. Åtgärderna dokumenteras i en handlingsplan och berörda personer informeras. 12.1.4 VERKSTÄLLA HANDLINGSPLAN Handlingsplanen ska minst innehålla 1. Specificerad åtgärd 2. Ansvarig för åtgärdens genomförande 3. Tidpunkt när åtgärden ska vara genomförd 4. Tidpunkt för uppföljning av åtgärden Handlingsplanen genomförs enligt beslut. 12.1.5 UPPFÖLJNING AV ÅTGÄRDER Uppföljning av genomförda åtgärder ska ske enligt upprättad handlingsplan. I de fall åtgärden inte haft tillräcklig effekt ska en utvärdering göras och åtgärden eventuellt revideras. Handlingsplanen uppdateras. 12.1.6 RESULTAT Resultatet av genomförda åtgärder ska bidra till företagets ständiga förbättringar. Berörda personer informeras. 12.2 ÖVERVAKNING AV VERKSAMHETSSYSTEMETS PROCESSER För att ha kontroll över att företagets rutiner och processer fungerar, sker där så är möjligt en övervakning och i tillämpliga fall mätning, av att rutinerna ger de resultat som förväntas. Kontroll av att kraven är uppfyllda på de produkter som företaget levererar, beskrivs i rutinen för respektive produkt, i denna verksamhetsmanual. 12.2.1 ANALYS AV INFORMATION Information om hur processerna för kvalitets-, miljö-, och arbetsmiljöarbetet fungerar kan inhämtas på flera sätt. I de dagliga rutinerna Besök på arbetsplatser Vid kontakt med våra kunder Vid kontakt med våra leverantörer Vid våra regelbundna möten Vid våra interna revisioner Vid dessa tillfällen samlar vi på oss information om hur verksamheten fungerar. Denna information analyseras och utvärderas. Resultatet kan sedan användas som ett verktyg för ständigt förbättring och utveckling. Inhämtad information behöver inte nödvändigtvis dokumenteras, men om utvärderingen av informationen leder till något beslut tas det upp i aktuellt mötesprotokoll, för att behandlas vidare. 12.2.2 ÅTGÄRDER När en process och rutin inte leder till de resultat som den hade för avsikt att göra ska detta hanteras som en avvikelse. Se avsnitt 12.6 Avvikelsehantering, nedan i detta dokument. Rena förbättringsåtgärder hanteras enligt avsnitt 12.7 Ständiga förbättringar, nedan i detta dokument.
9 (14) 12.3 INTERNA REVISIONER Rutinen säkerställer att företaget lever upp till den fastställda kvalitetspolicyn, miljöpolicyn och arbetsmiljöpolicyn samt kontrollerar att upprättade rutiner stämmer överens med standarden och att de följs i praktiken. VD/samordnaren initierar och ansvarar för arbetet med interna kvalitets-, miljö- och arbetsmiljörevisioner, samt ser till att rapporterade avvikelser åtgärdas med tillräcklig prioritet. Rutinen omfattar hela kvalitetssäkringssystemet, hela miljöverksamhetssystemet och hela verksamhetssystemet för arbetsmiljö. 12.3.1 PLANERING Interna revisioner genomförs minst en gång per år och styrs av VD. Verksamhetssystemets avsnitt revideras minst 1 ggr vart annat år. Planering och revisionsprogram kan upprättas med hjälp av bilaga. När revisioner planeras ska följande fastställas. 1. Metod 2. Intervall 3. Tidpunkt 4. Ansvar Exempel på metoder vid revision. 1. Uppföljning av föregående interna revision. 2. Genomgång av Verksamhetsmanualens avsnitt. 3. Revidering mot kraven av VVSIT. 4. Granskning av genomfört projekt. 5. Stickprovskontroll av korrigerande åtgärder från företagets avvikelsehantering. Av företaget oberoende revisorer bör granskar företagets verksamhetssystem 1 ggr vartannat år. 12.3.2 GENOMFÖRANDE REVISION Revisionerna ska genomföras så långt det är möjligt av annan personal än den som har utarbetat rutinen. Avsnitt revideras enligt revisionsprogram eller annan planering. Vid behov används checklistor som hjälp vid revisionen, se bilagor. 12.3.3 SAMMANSTÄLLNING Avvikelser och noteringar från interna revisioner ska dokumenteras och dokumentationen ska klart visa vad som genomförts och vad man kommit fram till. Berörda personer informeras om resultatet. 12.3.4 BESLUT OM ÅTGÄRD Beslut om korrigerande åtgärder av uppkomna avvikelser ska fastställas och dokumenteras i en handlingsplan. Avvikelserna ska åtgärdas, utredas och förhindras från att uppstå igen. Handlingsplanen ska innehålla 1. Specificerad åtgärd 2. Tidpunkt för åtgärden 3. Ansvarig för åtgärden Berörda personer informeras.
10 (14) 12.3.5 GENOMFÖRANDE HANDLINGSPLAN Åtgärdande av avvikelser ska ske inom rimlig tid, beroende på avvikelsens typ och dess påverkan på slutprodukten. Berörda personer informeras löpande om status och resultat. 12.3.6 UPPFÖLJNING AV ÅTGÄRDER Beslutade korrigerandeåtgärder ska följas upp för att säkerställa att åtgärderna blir genomförda inom beslutad tid. Om anledning finns till att åtgärden inte går att genomföra enligt beslut, ska detta dokumenteras. Berörda personer informeras. 12.3.7 RESULTAT Resultatet från revisionerna används för förbättringar i verksamheten. Resultatet ska dokumenteras och informationen ska spridas till berörda. Avvikelser, revisionsrapporter, åtgärder och annan väsentlig information arkiveras enligt företagets arkiveringsplan. Dock minst i 3 år. 12.4 KOMPETENSUTVECKLING Företaget har rutiner för att identifiera den egna personalens kompetens och behov av utbildning. Utbildningens syfte är bland annat att medarbetarna ska förstå betydelsen av att uppfylla kunderna krav och förväntningar samt att tillämpa våra policys och rutiner. Utbildningarna ska ge de anställda vetskap om sina roller och sitt ansvar för att vi ska uppnå överensstämmelse med detta. Personal med miljöpåverkan ska även ha tillräckliga kunskaper om arbetets påverkan på den yttre miljön för att kunna arbeta mot ständiga miljöförbättringar i sin yrkesroll. Företaget har fastställt minimikrav för personalens miljökompetens. Personalen ska även ha den kunskap om arbetsmiljö som krävs för att uppfylla lagar och andra krav samt kunna bidra till en bra arbetsmiljö på arbetsplatsen. Se vidare avsnitt 3. Arbetsmiljö i denna Verksamhetsmanual. Utbildningsansvarig ansvarar för att rutinen följs och att utbildningar genomförs enligt planeringen. 12.4.1 KOMPETENSBEHOV Identifiering av personalens kompetens genomförs främst vid nyanställning samt vid medarbetarsamtal. Utbildnings- och informationsbehov kan även ha sitt ursprung från avvikelsehanteringen och det ständiga förbättringsarbetet. För att kunna utvärdera eventuella ytterligare kompetensbehov har företaget en sammanställning av den befintliga kompetensen hos personalen. Behovet av kompetens kan även lösas med nyanställning eller anlitande av extern kompetens. Behov av kompetens och information ska identifieras och fastställas. 12.4.2 PLANERING UTBILDNING Planerade utbildningar dokumenteras i en utbildningsplan som omfattar all personal. Utbildningsplanen godkänns av företagets VD och ska följas upp minst 1 ggr/år.
11 (14) 12.4.3 GENOMFÖRANDE Beslutade och godkända utbildningar bokas och planeras av utbildningsansvarig/vd. Utbildningar kan ordnas internt eller med externa leverantörer. Externa utbildare ska vara, av företaget, godkända leverantörer. Kallelse skickas till berörd personal och deltagarlistor upprättas. Dokumentation över genomförda utbildningar sparas. Tidsbestämda certifikat och behörigheter dokumenteras och giltighetstider bevakas. 12.4.4 UTVÄRDERING Effekten av genomförda utbildningar ska utvärderas för att konstatera om utbildningen gett den verkan som var avsedd. Resultatet följs upp genom skriftliga prov eller genom praktisk utvärdering. 12.5 REKRYTERING Rekryteringsansvarig har till uppgift att se till att nedanstående rutiner följs. 12.5.1 SÖKPROCESS Via arbetsförmedlingen eller annonsering i fackpress. 12.5.2 ANSTÄLLNING Skriftliga anställningsavtal upprättas med all personal samt i lämpliga fall även sekretessavtal. Där så är aktuellt tecknas bilavtal för servicebil eller tjänstebil. Lämpliga dokument för avtal: 1. Anställningsavtal 2. Sekretessavtal med anställd. 3. Servicebilsavtal 4. Tjänstebilsavtal Utfärdande av befattningsbeskrivningar beskrivs under avsnitt 1. Organisation och ledning i denna Verksamhetsmanual. Övriga personliga avtal kan upprättas och gälla för en begränsad period och/eller vara objektsbundna. 12.5.3 INTRODUKTION AV ANSTÄLLD Företaget har rutiner för hur man introducerar nyanställda i företaget. Nyanställda erhåller skriftlig information och dokumenterade fakta om företaget, företagets rutiner som roller och ansvar. Detta finns sammanställt i dokumentet Information till anställda. Mottagandet av den dokumenterade informationen kvitteras av den anställde. Företaget ska se till att den nyanställde får all den arbetsutrustning som behövs för att kunna utföra arbetet. Praktisk introduktion ska genomföras snarast och där så är möjligt ska en mentor tillsättas. Medarbetarsamtal ska ske inom rimlig tid, som en uppföljning av anställningen. Se avsnitt 3. Arbetsmiljö i denna Verksamhetsmanual.
12 (14) 12.6 AVVIKELSEHANTERING Var och en inom företaget som påträffar en avvikelse ska rapportera detta enlig företagets rutiner. Ansvaret för respektive avvikelse beslutas beroende på avvikelsens art och var den påträffades. Det ska dock finnas någon utsedd på företaget som har till uppgift att hålla i rutinen för avvikelsehantering. Ytterst ansvarig för att avvikelser utreds och åtgärdas är företagets VD. 12.6.1 AVVIKELSE Avvikelser är problem, felaktigheter, brister, misstag som begås eller andra händelser där utfallet inte blev det förväntade. Exempel på avvikelser kan vara: Bristande rutiner Ej uppfyllda kundkrav Reklamation från kund Felaktiga installationer Defekta produkter Ej godkända kontroller och provningar Felaktigt lämnad information eller utebliven information Felaktig beställning eller leverans från leverantör Miljöfarligt utsläpp Avsteg från lagkrav Ej genomförda beslut Mfl En avvikelserapportering kan även vara underlag till en förebyggande åtgärd. 12.6.2 DOKUMENTERING Minst i följande fall ska avvikelse dokumenteras: Om en korrigerande åtgärd inte vidtas finns risk för allvarliga konsekvenser En åtgärd krävs för att förhindra att avvikelsen upprepas Problemet har uppstått vid ett flertal tillfällen Problemet är allvarligt ur annan synpunkt Dokumentationen ska innehålla: Beskrivning av avvikelsen Den akuta avhjälpande åtgärden Korrigerande åtgärd för att förhindra upprepning Uppföljning av åtgärden Avvikelser dokumenteras löpande i en Avvikelse och förbättringslogg, se bilaga, eller varje avvikelse för sig på separat avvikelserapport. Dokumentationen från avvikelsehanteringen ska bevaras. 12.6.3 UTREDNING En avvikelse ska utredas för att fastställa orsak och anledning till att problemet uppstod. Där så är tillämpbart ska avvikande produkter märkas och/eller förvaras skilda från godkända produkter. Om en kund accepterar en avvikelse utan åtgärd, måste detta klart kunna påvisas i dokumentation. 12.6.4 ÅTGÄRD 12.6.4.1 Avhjälpande åtgärd Avsikten med en avhjälpande åtgärd är att åtgärda det akuta problemet.
13 (14) 12.6.4.2 Korrigerande åtgärd Avsikten med en korrigerande åtgärd är att vidta åtgärd för att säkerställa att avvikelsen inte uppstår igen. Åtgärden ska vara relevant till avvikelsens art och eventuella följder om åtgärden inte genomförs. 12.6.4.3 Förebyggande åtgärd Med förebyggande åtgärder menas förslag för att förhindra att en framtida avvikelse uppstår. Företaget har rutiner för att fånga upp förslag på förebyggande åtgärder från verksamheten. Förebyggande åtgärder ska dokumenteras och följas upp. 12.6.5 INFORMATION Alla personer som är berörda av avvikelser, avhjälpande, korrigerande och förebyggande åtgärder ska informeras. Informationen från avvikelsehanteringen ska användas för erfarenhetsåterföring i verksamheten. Informationen kan delges vid möten eller på annat lämpligt sätt. 12.6.6 UPPFÖLJNING Uppföljning av åtgärder ska göras för att se om den beslutade åtgärden verkligen genomfördes och fick den verkan som var avsett. 12.6.7 AVSLUT Efter att avvikelsen är utredd, åtgärdad och uppföljd ska den slutligen avslutas. Att avvikelsen är avslutad ska dokumenteras. 12.7 STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR Arbetet med att förbättra verksamheten innebär att förbättra kvaliteten på det arbete vi utför och de produkter vi levererar till våra kunder. Arbetet innebär även att effektivisera vardagliga rutiner, att öka lönsamheten, minska vår negativa miljöpåverkan och att förbättra arbetsmiljön för personalen på våra arbetsplatser. Förbättringar kan vara både små och stora. Ansvaret för att ständiga förbättringar genomförs på företaget ligger på företagets VD. 12.7.1 ANALYS AV INFORMATION Arbetet med att ständigt förbättra oss fungerar genom att vi löpande tar in och analyserar information om verksamheten. Informationskällor: Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljörevisioner Ekonomiska revisioner Pågående och genomförda projekt Avvikelsehanteringen och korrigerande åtgärder Förslag på förebyggande åtgärder Mätningar av kundtillfredsställelse Genomförda kontroller och besiktningar av anläggningar Leverantörsbedömningar Övervakning av satta mål Kommunikation med vår personal Kommunikation med våra kunder Kommunikation med våra leverantörer Kommunikation med övriga samarbetsparters Mm
14 (14) 12.7.2 BESLUT OM FÖRBÄTTRINGAR Resultatet av informationsanalysen ligger till grund för beslut om att genomföra förbättringar. 12.7.3 HANDLINGSPLAN Besluten dokumenteras i en handlingsplan och kan utgöras av ett separat dokument eller punkter i ett protokoll. Berörda personer ska informeras. Handlingsplanen ska följas upp. Av dokumentationen ska klart framgå vilka förbättringar som är genomförda senaste åren. 12.8 BILAGOR Anges i de företagsunika rutinerna.