Barn- och utbildningskontoret

Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset Hultsfred onsdagen den 13 december 2017 kl. 14:00 17:10 Beslutande Se särskild närvarolista Övriga deltagande Per Theorin, barn- och utbildningschef Lena Carlsson, nämndsekreterare Martin Snickars, biträdande barn- och utbildningschef Rickard Wästerlund (V) 130-131 Minna-Maria Jonsson, personalföreträdare Alf Karlsson, personalföreträdare Karolina Karlsson 130 Sandra Örmander 131 Sören Reichenberger 130 Anncharlott Franzon 132-133 Utses att justera Mikael Lång Underskrifter Paragrafer 130-143 Sekreterare Ordförande Justerande. Lena Carlsson. Pär Edgren. Mikael Lång Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Barn- o utbildningsnämnden Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats av protokollet Barn- och utbildningskontoret Underskrift. Lena Carlsson 1

Ärendelista Val av protokolljusterare 130 Rapport grundskola - nuläge och tankar framåt 131 Rapport om tjänstesituationen 132 Taxor 2019 - Maxtaxa för förskola och fritidshem samt taxa skollokaler och musikskola 133 Bidragsbelopp till enskild verksamhet 2018 2017/456 2017/457 134 Anmälan av delegationsbeslut 135 Meddelande 136 Visstidsanställning i förskolans bemanningspool 137 Sammanställning av risker överlämnade till barn- och utbildningsnämnden samt till Östra Smålands Kommunalteknikförbund efter arbetsmiljöronder 2017 138 Plan för uppföljning av verksamheten 2018 139 Uppföljning av verkställighet av barnoch utbildningsnämndens beslut 140 Revidering av barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan gällande arbetsskador och tillbud för personal 141 Investeringsbudget 2017 - Inventarier till vuxenutbildningen, förvaltning och rektorsexpedition 2016/322 2017/378 2017/430 2017/452 2017/455 2017/281 2

142 Skolinspektionens regelbundna tillsyn i Hultsfred 2017 - Beslut på huvudmannanivå 143 Införande av nya tjänster, intendent och utvecklingschef 2017/65 2017/464 Närvarolista 3

1(1) BUN 130/2017 Dnr 2017/474 609 Rapport grundskola - nuläge och tankar framåt Beslut Barn- och utbildningsnämnden tar emot rapporten. Sammanfattning Rapport om grundskolan utifrån barn- och utbildningsnämndens plan för uppföljning av verksamheten 2017. Ärendebeskrivning Enligt barn- och utbildningsnämndens plan för uppföljning av verksamheten 2017 ska nämnden ha en rapport från grundskolan om nuläge och tankar framåt. Vid nämndens sammanträde deltar rektorerna Sören Reichenberger och Karolina Karlsson och rapporterar om grundskolan. De informerar om nuläget med tjänstepussel, köer och utmaningen att ge alla elever ledning och stimulans. Framtiden innebär att det blir obligatorisk förskoleklass och digitalisering i läroplanen. Det är mycket diskussioner om lärmiljöer. Det behövs en långsiktig plan för moduler och lokaler. Rekryteringens utmaningar innebär att behålla och rekrytera personal samt att förändra organisation. 4

1(1) BUN 131/2017 Dnr 2017/468 609 Rapport om tjänstesituationen Beslut Barn- och utbildningsnämnden tar emot informationen. Sammanfattning Rapport om tjänstesituationen inom förskola och skola höstterminen 2017. Ärendebeskrivning Enligt barn- och utbildningsnämndens plan för uppföljning av verksamheten 2017 så ska nämnden ha en presentation av tjänstesituationen i december. Vid dagens sammanträde redogör HR-konsult Sandra Örmander för tjänstesituationen höstterminen 2017. Beslutsunderlag Presentation av tjänstesituationen HT 2017 5

1(2) BUN 132/2017 Dnr 2017/456 049 Taxor 2019 - Maxtaxa för förskola och fritidshem samt taxa skollokaler och musikskola Beslut Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunfullmäktige att fastställa taxor och taxebestämmelser för förskola och fritidshem för budgetår 2019, enligt förslaget. Avgiften räknas årligen upp enligt Skolverkets direktiv. Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunfullmäktige att fastställa taxor och taxebestämmelser för skollokaler budgetår 2019, enligt förslaget. Beträffande taxor för musikskolan så ger barn- och utbildningsnämnden biträdande barn- och utbildningschef Martin Snickars i uppdrag att utreda vad en avgiftsfri musikskola skulle innebära. Utredningen ska vara klar till barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott i mars 2018. Sammanfattning Förslag till taxor och taxebestämmelser för förskola och fritidshem 2019. Förslag till taxor 2019 för skollokaler och musikskola samt taxebestämmelser för musikskolan. Ärendebeskrivning För att få statsbidrag för maxtaxa måste kommuner följa statens direktiv, gällande bland annat avgifter. Skolverket fastställer slutligt statsbidrag för kommande bidragsår, senast den sista december varje år. Statsbidraget betalas ut under förutsättning att kommunen följer villkoren i förordningen. Inför varje budgetår räknas alla andra taxor upp enligt direktiv från ekonomikontoret. Dessa taxor redovisas för respektive nämnd och nämnderna har möjlighet att korrigera taxorna om så önskas. Taxorna fastställs av kommunfullmäktige i budgetprocessens slutskede. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Anncharlott Franzon 2017-12-01 Förslag till taxor 2019 Maxtaxa för förskola och fritidshem samt taxa skollokaler och musikskola Förslag till taxebestämmelser för förskola och fritidshem 2019 6

Förslag till taxebestämmelser för musikskolan 2019 Arbetsutskottet 103/2017 Skickas till Kommunfullmäktige 2(2) 7

1(1) BUN 133/2017 Dnr 2017/457 605 Bidragsbelopp till enskild verksamhet 2018 Beslut Barn- och utbildningsnämnden fastställer bidragsbelopp till enskild verksamhet 2018 enligt förslaget. Sammanfattning Hemkommunen ska lämna bidrag för varje elev vid en specifik skolenhet som drivs av en enskild huvudman. Bidragsbeloppet bestäms per kalenderår och baseras på kommunens budget för verksamheten. Ärendebeskrivning Enligt Skollagen (2010:800) ska hemkommunen lämna bidrag för varje barn vid en specifik skolenhet om den drivs av en enskild huvudman. Bidragsbeloppet bestäms per kalenderår och baseras på kommunens budget för verksamheten. Bidraget består av ett grundbelopp och ev. ett tilläggsbelopp. Grundbidraget beräknas på undervisning, läromedel, elevvård, måltider och lokaler. På det läggs ett schablonbelopp på 3 % för administration och moms-kompensation på 6 %. För gymnasiet ska bidragsbeloppet dessutom finnas för varje program. Om hemkommunen inte har programmet ska riksprislistan tillämpas. Kommunen ska fatta ett särskilt beslut om bidrag till varje fristående huvudman. Barn- och utbildningschef har delegation att fatta de besluten för förskola, fritidshem, förskoleklass och grundskola. Antagningssekreterare på gymnasiet har delegation att fatta de besluten för gymnasiet. En fristående huvudman har rätt att överklaga beslut om bidrag till allmän förvaltningsdomstol. Beslutsunderlag Förslag till bidragsbelopp till enskild verksamhet 2018 Arbetsutskottet 104/2017 Skickas till Anncharlott Franzon, controller 8

1(3) BUN 134/2017 Anmälan av delegationsbeslut Beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner redovisningen av de delegationsbeslut som anmälts. Sammanfattning Delegationsbeslut tagna till och med 2017-12-05 anmäls till barn- och utbildningsnämnden. Ärendebeskrivning Enligt gällande delegationsordning anmäls följande delegationsbeslut till barn- och utbildningsnämnden: Arbetsutskottet 2017-12-05 Rektor Aina Kalle 2017-12-05 Pkt 1:10 Utredning efter anmälan om kränkande behandling, 1 st Pkt 11.1 Anställning, 2 st Rektor Anna Källåker 2017-12-05 Pkt 1.10 Utredning efter anmälan om kränkande behandling, 1 st Pkt 11.1 Anställning, 1 st Förskolechef Annelie Johansson 2017-12-05 Pkt 11.1 Anställning, 3 st Rektor Daniel Axelsson 2017-12-05 Pkt 11.1 Anställning, 1 st Rektor Elisabeth Kling 2017-12-05 Pkt 11.1 Anställning, 6 st Förskolechef Emma Roos Simonsson 2017-12-05 Pkt 11.1 Anställning, 3 st Rektor Fredrik Laapotti 2017-12-05 Pkt 1.10 Utredning efter anmälan om kränkande behandling, 1 st Rektor Jessica Andersson Landholm 2017-12-05 Pkt 1.10 Utredning efter anmälan om kränkande behandling, 1 st Pkt 11.1 Anställning, 1 st 9

Rektor Karolina Karlsson 2017-12-05 Pkt 1.10 Utredning efter anmälan om kränkande behandling, 3 st Pkt 11.1 Anställning, 2 st Rektor Lars-Göran Larsson 2017-12-05 Pkt 1.10 Utredning efter anmälan om kränkande behandling, 3 st Pkt 11.1 Anställning, 4 st Förskolechef Maria Karlsson 2017-12-05 Pkt 11.1 Anställning, 4 st Förskolechef Marie Karlsson 2017-12-05 Pkt 11.1 Anställning, 3 st Biträdande barn- och utbildningschef Martin Snickars 2017-12-05 Pkt 1.11 Föra talan i ärenden och mål samt överklaga, 1 st Pkt 1.6 Anmälan om kränkande behandling, 4 st Pkt 1.17 Avge yttrande till Skolinspektion eller BEO, 1 st Rektor Mathilda Kahn 2017-12-05 Pkt 1.10 Utredning efter anmälan om kränkande behandling, 3 st Pkt 11.1 Anställning, 1 st Rektor Mikael Pettersson 2017-12-05 Pkt 11.1 Anställning, 5 st Barn- och utbildningschef Per Theorin 2017-12-05 Pkt 1.6 Anmälan om kränkande behandling, 7 st Pkt 1.8 Fastställa läsårstider och arbetsår, 1 st Pkt 11.1 Anställning, 1 st Pkt 6.6 Yttrande över skolgång i annan kommun, 1 st Ordförande Pär Edgren 2017-12-05 Pkt 1.4 Förändrad behandling av personuppgifter, 2 st Pkt 1.9 Avstängning i de frivilliga skolformerna, 2 st Rektor Sören Reichenberger 2017-12-05 Pkt 11.1 Anställning, 3 st Pkt 6.2 Skolskjuts p.g.a. elevs funktionsnedsättning, 3 st Skolskjutshandläggare Ulrika Stolt 2017-12-05 Pkt 6.17 Skolskjuts till annan skolenhet/friskola, 3 st Barn- och utbildningschef Per Theorin redogör för stickprov bland Delegationsbesluten. Beslutsunderlag Arbetsutskottet 2017-12-05 2(3) 10

Rapport delegationsbeslut 2017-12-05 3(3) 11

1(2) BUN 135/2017 Meddelande 1. Skolverket Beslut: Statsbidrag för fortbildning för specialpedagoger för 2017. Skolverket beslutar avslå ansökan om statsbidrag. Hultsfreds kommun har redan beviljats statsbidrag inför hösten 2017för läraren. Beslut om ett andra tillägg till överenskommelse (ÖK ) om samverkan mellan Skolverket och Hultsfreds kommun avseende uppdraget att genomföra insatser för att stärka utbildningens kvalitet för nyanlända barn och elever och vid behov för barn och elever med annat modersmål än svenska Beslut: Statsbidrag för ökad jämlikhet i grundskolan för 2017/2018. Skolverket beslutar att delvis bevilja rekvisitionen. Hultsfreds kommun beviljas 1 467 628 kronor. Beslut: Statsbidrag till skolhuvudmän som inrättar karriärsteg för lärare för 2017/2018 Beslut om avgiftsnivåerna för maxtaxa 2018. Beslut: Statsbidrag för höjda löner till lärare och vissa andra personalkategorier för 2017/2018. Hultsfreds kommun beviljas 1 606 345 kronor. 2. Skolinspektionen Beslut efter uppföljning för förskoleklass och grundskola efter tillsyn i Silverdalens skola. Beslut efter uppföljning för gymnasiesärskola efter tillsyn i Hultsfreds gymnasium 3. 3. Förvaltningsrätten i Umeå Dom: Förvaltningsrätten upphäver Migrationsverkets beslut 733-2017- 1472 och återförvisar målet i den delen till Migrationsverket för ny prövning utifrån vad som framgår under förvaltningsrättens skäl för avgörande. Förvaltningsrätten avslår överklagandet i övrigt. 4. Sveriges Kommuner och Landsting, cirkulär 17:57 En ny kommunallag 5. Kommunfullmäktige 2017-11-06, 126/2017: Val av ny ledamot samt ersättare i barn- och utbildningsnämnden. 12

2(2) 6. Barn- och utbildningsförvaltningen Sammanställning av barn- och utbildningsförvaltningens revisioner av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2017. Rekvisition om statsbidrag för gymnasieskolans introduktionsprogram 2017/2018 Redovisning för statsbidrag för kvalitetssäkrande åtgärder inom förskolan, fritidshemmet och annan pedagogisk verksamhet till kommuner som tillämpar maxtaxa 2017. Redovisning av statsbidrag för utbildning som kombineras med tidsbegränsad anställning inom hälso- och sjukvård 2017. Redovisning och rekvisition av statsbidrag för Yrkesförare 7. Hultsfreds gymnasium Protokoll från branschråd 2017-11-21 för transportgymnasium. 8. Venhagskolan Svar till Arbetsmiljöverket efter inspektion den 5 april 2017. 13

1(2) BUN 136/2017 Dnr 2016/322 022 Visstidsanställning i förskolans bemanningspool Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att ärendet avslutas då förskolecheferna inte har något nytt förslag för att lösa vikarieproblematiken i förskolan. Om behov uppstår så får förskolecheferna återkomma och ett nytt ärende öppnas. Sammanfattning Utvärdering av beslutet att visstidsanställa 3,75 tjänster i förskolans bemanningspool. Ärendebeskrivning Bemanningspoolen för förskolan startade hösten 2014 efter ett beslut från barn- och utbildningsnämnden. Orsaken till att förskolan fick en bemanningspool var för att säkerställa bemanningen på förskolorna vid ordinarie personals frånvaro. Bemanningspoolen för förskolan är en resursgrupp om 20 personer. Vikarierna lägger sig tillgängliga via bemanningssystemet Time Care Pool. När ett behov av vikarie uppstår på förskolan anmäler förskolans personal passet till bemanningsenheten. Bemanningsenheten matchar förskolan pass mot vikariens tillgänglighet. För att göra anställningen i bemanningspoolen mer attraktiv lämnades ett förslag att visstidsanställa fem vikarier i bemanningspoolen med en sysselsättningsgrad om 75 procent. Att visstidsanställa medarbetare till förskolans bemanningspool ger verksamheten en större trygghet i att korttidsfrånvaron i högre utsträckning kan bli tillsatt av vikarie. Barn och utbildningsnämnden beslutade 2016-10-19, 95/2016, att förskolan får anställa 3,75 tjänster på visstid till bemanningspoolen för förskolan. Antalet medarbetare med fast sysselsättningsgrad avgörs i förhållande till förskolans behov, dock ska inte sysselsättningsgraden understiga 50 procent. Tillsättningen av vikarier konteras på bemanningsenheten 601.6210.6211. Barn- och utbildningsnämnden beslutade att en utvärdering ska göras i juni 2017. 14

2(2) Samtliga i S-gruppen reserverade sig mot beslutet till förmån för Mikael Långs förslag att visstidsanställa fem personer på heltid till bemanningspoolen för förskolan och lämnade följande skriftliga reservation: S-gruppen reserverar sig mot beslutet att anställa 3,75 tjänster till vikariepoolen i förskolan. Hultsfreds kommun har som policy att erbjuda heltidstjänster. Behovet idag är min. 4,8 tjänster. Som attraktiv arbetsgivare vill vi ha dem på heltidstjänster, visstid (VT -17)som utvärderas juni 2017. Detta är ett minimum för att få en mätbar effekt och märkbar satsning. Vid arbetsutskottet 2017-06-13, 60/2017, redogjorde förskolechef Annelie Johansson för dagsläget. De har inte kommit igång med tjänsterna. Kommunal och Lärarförbundet motsatte sig förslaget. Förskolecheferna har nu ett nytt förslag att tjänsterna knyts som resurs till respektive förskola Stålhagen, Ekbacken, Furuängen, Venhaga, Evahagen och Björken. Arbetsutskottet tog emot informationen. Ärendet tas upp på nytt på arbetsutskottet i september 2017. Arbetsutskottet 2017-09-11, 77/2017, beslutade att skjuta ärendet till nästa arbetsutskott. Vid arbetsutskottet 2017-10-02, 82/2017, informerade barn- och utbildningschef Per Theorin att beslutet att anställa 3,75 tjänster på visstid till bemanningspoolen för förskolan inte är verkställt. Barn- och utbildningsnämnden 2017-10-18, 103/2017 beslutade att inte genomföra beslutet med att anställa 3,75 tjänster på visstid till bemanningspoolen för förskolan. Förskolecheferna fick i uppdrag att återkomma till nästa arbetsutskott för att presentera ett nytt förslag för att lösa vikarieproblematiken i förskolan. Samtidigt skulle de redogöra för hur de tre tjänsterna över budget används. Då förskolecheferna inte har något nytt förslag för att lösa vikarieproblematiken i förskolan så föreslår förvaltningsledningen att ärendet avslutas. Om behov uppstår så får förskolecheferna återkomma och ett nytt ärende öppnas. Beslutsunderlag Arbetsutskottet 105/2017 Skickas till Förskolecheferna 15

1(3) BUN 137/2017 Dnr 2017/378 026 Sammanställning av risker överlämnade till barn- och utbildningsnämnden samt till Östra Smålands Kommunalteknikförbund efter arbetsmiljöronder 2017 Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att belysning får installeras vid Järnforsens skola till ett belopp á ca 46 000 kronor. Pengarna tas från Investeringsbudgeten. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att ljudisolering får anskaffas till Furuängens förskola á ca 30 000 kronor. Pengarna tas från Investeringsbudgeten. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att belysning byts på Stålhagens förskola till ett belopp á ca 33 000 kronor. Pengarna tas från Investeringsbudgeten. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att nytt staket får byggas vid Stålhagens förskola á ca 22 500 kronor. Pengarna tas från Investeringsbudgeten. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att ljudisolering får anskaffas till Stålhagens förskola á ca 5 650 kronor. Pengarna tas från Investeringsbudgeten. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att montering av glaslucka i entrén vid Hultsfreds gymnasium får göras á ca 26 300 kronor. Pengarna tas från Investeringsbudgeten. Övriga punkter på Östra Smålands Kommunalteknikförbunds lista med risker i arbetsmiljön tas med i samband med förskolornas och skolornas arbetsmiljöronder 2018 där representant från Östra Smålands Kommunalteknikförbund deltar. Barn- och utbildningsnämnden beslutar att kemisalen på Albäcksskolan renoveras för en kostnad på ca 60 000 kronor. Pengarna tas från Investeringsbudgeten. Barn- och utbildningsnämnden ger biträdande barn- och utbildningschef Martin Snickars i uppdrag att återkoppla till förskolor och skolor med 16

2(3) planerade eller genomförda åtgärder för de risker i arbetsmiljön som är överlämnade till barn- och utbildningsnämnden. Sammanfattning Rapport om risker i arbetsmiljön överlämnade till barn- och utbildningsnämnden och till Östra Smålands Kommunalteknikförbund 2017. Ärendebeskrivning Enligt barn- och utbildningsnämndens plan för uppföljning av verksamheten 2017 ska nämnden ha en rapport av det systematiska arbetsmiljöarbetet i form av en sammanställning av mottagna risker överlämnade till barn- och utbildningsnämnden. Nämndsekreterare Lena Carlsson har sammanställt de överlämnade riskerna i arbetsmiljön 2017. Sammanställningen är lämnad till controller för kostnadsberäkning. Vid arbetsutskottet 2017-10-02, 85/2017, redogjorde barn- och utbildningschef Per Theorin för de överlämnade riskerna i arbetsmiljön 2017. Arbetsutskottet tog emot informationen. Ärendet återkommer när åtgärderna är kostnadsberäknade. Vid arbetsutskottet 2017-11-06 redogjorde Jennie Konradsson och Mikael Pettersson från Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK) för sin sammanställning av risker i arbetsmiljön överlämnade till ÖSK. Några risker är åtgärdade, andra kommer att åtgärdas. Några risker behöver barnoch utbildningsnämnden ta ställning till då kostnaden vid åtgärd kommer att tas ur nämndens investeringsbudget. Några av de punkterna behöver utredas vidare innan beslut i nämnden. Jennie Konradsson tar med dem tillbaka och diskuterar med respektive chef på aktuell enhet. En punkt om pott-tvätt har kommit till utifrån egenkontrollen vid Venhaga och Furuängens förskolor. Biträdande barn- och utbildningschef Martin Snickars redogjorde för sammanställningen av risker i arbetsmiljön överlämnade till barn- och utbildningsnämnden. Arbetsutskottet beslutade att övriga risker överlämnade till Östra Smålands kommunalteknikförbund som ska tas ur nämndens investeringsbudget får Jennie Konradsson i uppdrag att återkomma med vid nästa arbetsutskott. Arbetsutskottet gav biträdande barn- och utbildningschef Martin Snickars i uppdrag att till nästa arbetsutskott sortera ut det som är verkliga arbetsmiljörisker ur listan på risker överlämnade till barn- och utbildningsnämnden. Den nya listan ska innehålla förslag till åtgärder och kostnadsberäkningar. 17

3(3) Vid dagens arbetsutskott redovisar Jennie Konradsson en lista med åtgärder för risker överlämnade till Östra Smålands kommunalteknikförbund. Martin Snickars går igenom listan med risker i arbetsmiljön överlämnade till barn- och utbildningsnämnden samt åtgärder mot riskerna. En punkt om renovering av kemisalen på Albäcksskolan har kommit till utifrån egenkontrollen. Beslutsunderlag Arbetsutskottet 106/2017 Sammanställning av risker i arbetsmiljön överlämnade till barn- och utbildningsnämnden 2017 med åtgärder Slutlig sammanställning av risker överlämnade till Östra Smålands Kommunalteknikförbund 2017 Skickas till Jennie Konradsson, ÖSK Martin Snickars, bitr. barn- och utbildningschef Anncharlott Franzon, controller 18

1(2) BUN 138/2017 Dnr 2017/430 003 Plan för uppföljning av verksamheten 2018 Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att anta föreslagen plan för uppföljning av verksamheten 2018. Sammanfattning Enligt kommunallagen ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. En ny plan för uppföljning av verksamheten 2018 har tagits fram. Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsnämnden har tidigare år haft en plan för uppföljning av verksamheten. Den är en följd av kommunallagens krav att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. De förtroendevalda revisorerna hade gett PwC i uppdrag att göra en granskning av intern kontroll. Rapporten efter granskningen överlämnades 2017-01-24 till kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt till den gemensamma nämnden för miljö- och bygg för beaktande och åtgärd. Ett gemensamt svar togs fram av ekonomichefen. Kommunstyrelsen beslutade 2017-06-13, 61/2017, att godkänna ekonomichefens förslag till svar på revisionsrapporten samt översända svaret till revisionen. I svaret framgår: Diskussion har förts i koncernledningens arbetsutskott där beslut om att ekonomichef tar fram förslag till riktlinjer för intern kontroll togs. Arbetet kommer att ske i samarbete med berörda förvaltningar och ska resultera i riktlinjer som gäller för hela kommunen. Riktlinjerna ska innehålla information om bland annat syfte, ansvarsfördelning, tidsplan, dokumentationskrav och återrapportering vilket ska skapa den systematik för utvärdering av intern kontroll som idag saknas. Ett förslag till reglemente, tillämpningsanvisningar och mall för internkontrollplan är framtaget och beslut väntas i början på 2018. Vid arbetsutskottet 2017-11-06, 99/2017, diskuteras om en plan för uppföljning ska tas fram för 2018 eller om nämnden ska avvakta 19

2(2) kommunens gemensamma reglemente och rutiner för intern kontroll. Arbetsutskottet gav nämndsekreterare Lena Carlsson i uppdrag att ta fram en förenklad plan för uppföljning av verksamheten 2018 till arbetsutskottet i december 2017. Lena Carlsson har tagit fram ett förslag till plan för uppföljning av verksamheten 2018. Beslutsunderlag Arbetsutskottet 107/2017 Tjänsteskrivelse från Lena Carlsson 2017-11-24 Förslag till plan för barn- och utbildningsnämndens uppföljning av verksamheten 2018 Skickas till Samtliga med tilldelat ansvar Samtliga skolledare 20

1(5) BUN 139/2017 Dnr 2017/452 002 Uppföljning av verkställighet av barn- och utbildningsnämndens beslut Beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner uppföljningen. Sammanfattning En sammanställning har gjorts på de av barn- och utbildningsnämndens beslut som behöver följas upp. Barn- och utbildningsnämnden får genom sammanställningen del av hur besluten har verkställts. Ärendebeskrivning Ärenden beslutade av barn- och utbildningsnämnden och som behöver följas upp: Arbetskläder till förskollärare, barnskötare, fritidspedagoger och idrottslärare 2016-11-16, 111/2016 Barn- och utbildningsnämnden beslutar om att äska medel från kommunfullmäktige till arbetskläder. Beslutet omfattar arbetskläder för förskollärare och barnskötare i förskolan, lärare i fritidshemmet/ fritidspedagoger och lärare som huvudsakligen har idrott i sin undervisning. Arbetskläderna är för de medarbetare som är tillsvidareanställda och som är i tjänst större delen av året (minst 6 månader) samt terminsansanställda vikarier som arbetat minst 75 % under 6 månader och som planerar att arbeta kommande termin ska få möjlighet att beställa arbetskläder. Kostnad för förslaget beräknas till 97 000 kr/år. Införandet av arbetskläder görs efter beslut om medel från kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige beslutade 2017-06-26, 83/2017, att godkänna förslag till driftbudget för år 2018 och plan 2019-2020. Arbetskläder till förskolelärare, barnskötare, fritidspedagoger och idrottslärare, 107 tkr inlagt i driftbudget, fanns med som remitterat ärende. Uppföljning: Arbetet med att ta fram vilka profilkläder som ska vara aktuella är påbörjat. Nytt upphandlingsavtal är inte klart. Flytt av vuxenutbildningen till Campus 2016-05-11, 57/2016 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att flytta vuxenutbildningen till Campus. Vuxenutbildningen ska starta upp verksamhet på Campus från höstterminen 2016. 21

2(5) Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunstyrelsen att omfördela budgeten för hyra av lokaler mellan vuxenutbildningen och Campus så den är överensstämmande med vardera partens nyttjande. Östra Smålands Kommunalteknikförbund får i uppdrag att ta fram ett internt hyreskontrakt mellan vuxenutbildningen och Campus. Uppföljning: Flytten är genomförd. Väntar på hyresavtal från ÖSK. Digitala system för hantering av ansökan, köhantering och vistelsetid i förskola och fritidshem 2016-11-16, 119/2016 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att äska medel hos kommunfullmäktige till inköp av digitala system för hantering av ansökan, köhantering och vistelsetid i förskola och fritidshem. Den totala kostnaden för de administrativa systemen samt inköp av ipads är 517 500 kronor första året och en årlig avgift på 105 280 kronor per år från och med andra året. Uppföljning: Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2016-11-29, 244/2016, att ärendet ska beredas ytterligare. Frågan är överskickad till Per Theorin, Martin Snickars och Stefan Wittlock för fortsatt utredning. Närvarokontroll på IM-programmet 2017-01-25, 8/2017 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att Hultsfreds gymnasium ska ha en digital närvarokontroll på IM-programmet med omedelbar verkan. En uppföljning med statistik ska redovisas vid nämndens sammanträde i februari 2017. Statistiken redovisades 2017-03-15, 31/2017. Uppföljning: Uppbyggnad pågår. Enligt rektor är förhoppningen att rapporteringen ska fungera fullt ut efter jullovet 2017. Åtgärdsplan för egenkontroll 2017-03-15, 24/2017 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att skicka åtgärdsplanen till miljöoch byggnadsnämnden som svar på hur man har för avsikt att arbeta med egenkontrollen i kommunens samtliga skolor och förskolor samt hur det organisatoriska ansvaret för frågan om egenkontroll ska se ut. Uppföljning: Arbetet är påbörjat men inte genomfört. Trångboddhet vid Vena skola och förskola 2017-04-12, 40/2017 Barn- och utbildningsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut, brådskande beslut av ordförande: Barn- och utbildningsnämnden beslutar att flytta en modul med två avdelningar från Virserum till Vena och placera den på fotbollsplanen i anslutning till förskolan. Kostnaderna för flytt och hyra av modul tas från driftsbudget 2017. Detta beslut ersätter BUN 23/2017 Dnr 2017/87. Uppföljning: Klart och genomfört. 22

3(5) Granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter 2017-04-12, 33/2017 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att köpa licens för IST: s modul för retroaktiv avgiftskontroll. Den retroaktiva avgiftskontrollen startar 2017 och avser deklarationsåret 2015. Licensen för modulen finansieras av den ökade intäkten som den retroaktiva avgiftskontrollen ger. Uppföljning: Modulen är inköpt och kontrollen är genomförd för deklarationsåret 2015. Trångboddhet vid Silverdalens skola 2017-04-12, 36/2017 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att utöka Silverliljans förskola och Silverdalens skola med lokaler genom att hyra de före detta förskolelokalerna på Mejerigatan av Hultsfreds bostäder. Kostnaderna för hyrestiden under 2017 tas från driftsbudget. De utökade kostnaderna tas med på budgetdialogen för 2018. Utöver kostnaderna för hyra av lokaler tillkommer upp till 200 000 kronor för inventarier för att ställa iordning lokalerna för verksamheterna. Kostnaderna för inventarier tas från investeringsbudget. Uppföljning: Klart och genomfört. Skrivelse från personal på Silverdalens skola angående trångboddheten 2017-04-12, 37/2017 Barn- och utbildningsnämnden ger ordförande Pär Edgren i uppdrag att lämna ett svar till personalen på Silverdalens skola. Uppföljning: Svar har lämnats till personalen på Silverdalens skola. Skrivelse från föräldraföreningen vid Silverdalens skola 2017-04-12, 38/2017 Barn- och utbildningsnämnden ger ordförande Pär Edgren i uppdrag att lämna ett svar till föräldraföreningen vid Silverdalens skola. Uppföljning: Svar har lämnats till föräldraföreningen vid Silverdalens skola. Utökning av förskola i Hultsfreds tätort 2017-04-12, 39/2017 Barn- och utbildningsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut, brådskande beslut av ordförande: Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunstyrelsen att besluta att utöka med en förskoleavdelning genom att hyra en modul. Den nya avdelningen ansluts till befintliga Råsebäcks förskola. Markberedning och bygglov går på upp till 90 000 kronor. Kostnaderna för drift går på 27 900 kronor/månad och personalkostnader på 1 400 000 kronor för helår för upp till 3 tjänster och inventariekostnader till ny avdelning på upp till 100 000 kronor. Kommunstyrelsen föreslås även besluta om personalkostnader 2 350 000 kronor för helår för upp till 5 tjänster för att göra om två avdelningar från 23

4(5) 15-timmarsverksamhet till småbarnsavdelningar. För 2017 beräknas utfallet för alla kostnader på halvårseffekt utom kostnader för inventarier. De utökade hyres- och personalkostnaderna tas med i budgetdialogen för 2018. Kommunfullmäktige beslutade 2017-04-24, 54/2017 att utöka med en förskoleavdelning genom att hyra en modul. Den nya avdelningen ansluts till befintliga Råsebäcks förskola. För 2017 beräknas utfallet för alla kostnader på halvårseffekt och kostnader för inventarier vilket innebär 1 947 400 kronor som får belasta årets resultat. Vidare beslutas om personalkostnader för helår för upp till tre tjänster till Råsebäcks förskola samt fem tjänster till Venhaga och Stålhagens förskolor för att göra om två avdelningar från 15-timmarsverksamhet till småbarnsavdelningar. De utökade hyres- och personalkostnaderna tas med i budgetdialogen för 2018. Uppföljning: Klart och genomfört. Social verksamhet utökning av tjänster 2017-04-12, 41/2017 Barn- och utbildningsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut, brådskande beslut av ordförande: Barn- och utbildningsnämnden föreslår kommunstyrelsen att besluta om att barn- och utbildningsnämnden får överskrida budget med 950 000 kronor för utökade personalkostnader med två tjänster för social verksamhet som kan kopplas till ungdomsenhetens befintliga verksamhet. För 2017 beräknas utfallet för personalkostnaderna på halvårseffekt. Barn- och utbildningsnämnden vill ha en återrapportering i ärendet från barn- och utbildningschef Per Theorin när konceptet är framtaget. Kommunfullmäktige beslutade 2017-04-24, 55/2017 att barn-och utbildningsnämnden får överskrida budget med 950 000 kronor för utökade personalkostnader med två tjänster för social verksamhet som kan kopplas till ungdomsenhetens befintliga verksamhet. För 2017 beräknas utfallet för personalkostnaderna på halvårseffekt vilket innebär 400 000 kronor. Uppföljning: Överskridandet gällde 2017. Enligt ekonomikontoret finns posten med i filen för ombudgetering 2018. Samlingssal på Hultsfreds gymnasium 2017-04-12, 43/2017 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att verkställa tidigare tagna beslut, 71/2016-06-22 vilket innebär att uppföra en samlingssal för upp till 60 personer på Hultsfreds gymnasium. Uppföljning: Klart, samlingssal är byggd på Hultsfreds gymnasium. Trafiksituationen vid Lindblomskolan 2017-04-12, 50/2017 Barn- och utbildningsnämnden ger barn- och utbildningschef Per Theorin i uppdrag att ta upp en diskussion med Östra Smålands 24

5(5) Kommunalteknikförbund om hur trafiksituationen vid Lindblomskolan kan lösas. Vid barn- och utbildningsnämnden 2017-05-16, 54/2017, informerade barn- och utbildningschef Per Theorin om diskussionen han har haft med ÖSK. ÖSK har ansökt om bygglov för att bygga parkeringsplats vid Grankullen. De beräknar att den kommer påbörjas i maj 2017. Ett farthinder vid Västra Långgatan planeras också. ÖSK kommer stämma av med Kalmar läns trafik (KLT) om busshållplats behöver finnas mitt emot Fritidsgården vid Lindblomskolan. Information bör även lämnas till föräldrar inför hösten om hämtning och lämning vid skolan. Tillbud ska även rapporteras till gata/parkchef Jens Karlsson, ÖSK. Barn- och utbildningsnämnden tog emot informationen. Uppföljning: Farthinder är på plats. Investeringsbudget 2017 Utesov vid Ekbackens förskola i Vena 2017-06-21, 67/2017 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att bygga en utesov-altan vid Ekbackens förskola för en kostnad upp till 160 000 kronor. Kostnaden tas från investeringsbudget. Uppföljning: Klart och genomfört. Investeringsbudget 2017 Utesov vid Furuängens förskola i Mörlunda 2017-08-30, 81/2017 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att bygga ett tak för utesov vid Furuängens förskola för en kostnad upp till 50 000 kronor. Kostnaden tas från investeringsbudget 2017. Uppföljning: Klart och genomfört. Skyltning av skolor och förskolor 2017-10-18, 104/2017 Barn- och utbildningsnämnden beslutar att skyltning till förskolor och skolor ska genomföras för en kostnad på ca 16 000 kronor. Finansiering sker ur konto 6000, övriga kostnader. Uppföljning: Skyltningen har påbörjats. För vissa skyltar beviljas inte bygglov. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Lena Carlsson 2017-11-24 Arbetsutskottet 108/2017 25

1(2) BUN 140/2017 Dnr 2017/455 004 Revidering av barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan gällande arbetsskador och tillbud för personal Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna förslaget om revidering av nämndens dokumenthanteringsplan, sidan 7, gällande arbetsskador och tillbud för personal. Den reviderade planen gäller från 2018-01-01. Sammanfattning Ändring i barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan gällande arbetsskador och tillbud för personal. Ärendebeskrivning Enligt Hultsfreds kommuns arkivreglemente ska varje myndighet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Den aktuella dokumenthanteringsplanen för barn- och utbildningsnämndens verksamheter antogs av nämnden 2017-08-30, 78/2017 och gäller från 2017-09-01. Kommunen kommer att införa KIA som är ett webbaserat system som ger stöd i det systematiska arbetsmiljö- och förbättringsarbetet. Till att börja med kommer det att användas till arbetsskador och tillbud för kommunens anställda. En modul är under utveckling så att även olycksfall för barn i förskolan och elever i skolan ska kunna rapporteras via systemet. Systemet tillhandahålls av AFA Försäkringar. AFA Försäkring ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK. Enligt nuvarande dokumenthanteringsplan ska arbetsskadeanmälningar för personal gallras vid inaktualitet och original förvaras hos personalavdelningen. När det gäller tillbud personal så ska de bevars i personalakten. Frågan har ställts till Filippa Restadh på AFA-försäkringar hur andra kommuner gör med arkivering av uppgifterna i KIA. Svaret är att hon tror att flesta låter allting vara lagrat endast i KIA, där finns allting för tid och evighet om kommunen inte gör egna rensningar förstås. 26

2(2) Införandet av KIA innebär en ökad effektivitet för hantering av arbetsskador och olycksfall gällande personal. Kommunens personalkontor föreslår att alla anmälda arbetsskador och tillbud enbart lagras i KIA framöver, även om det kan innebära en risk för informationsförlust om systemet skulle upphöra. Detta för att effektiviteten och motivationen att använda systemet ska uppnås. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Lena Carlsson 2017-11-06 Förslag till reviderad sida 7 i barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplan Arbetsutskottet 109/2017 Skickas till Skolledare Skoladministratörer Barn- och utbildningskontorets personal Centralarkivet 27

1(2) BUN 141/2017 Dnr 2017/281 041 Investeringsbudget 2017 - Inventarier till vuxenutbildningen, förvaltning och rektorsexpedition Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att köpa in inventarier till vuxenutbildningen, förvaltningen och rektorsexpeditionen för upp till 200 000 kronor. Kostnaderna för inventarier tas av investeringsbudget. Sammanfattning I det systematiska arbetsmiljöarbetet framkom det att det saknas matbord, sittplatser och arbetsplatser på vuxenutbildningen. Det finns även ett behov av arbetsstolar på förvaltningen och rektorsexpeditionen. Kostnaden för inventarier till vuxenutbildningen, förvaltningen och rektorsexpeditionen uppgår till 200 000 kronor och tas av investeringsbudget. Ärendebeskrivning I det systematiska arbetsmiljöarbetet framkom att det saknas sittplatser i de gemensamma utrymmena på vuxenutbildningen. Det behövs fler matbord och stolar i de gemensamma utrymmena. Vuxenutbildningen har även för få arbetsplatser till lärarna och det finns ett behov av fler skrivbord och arbetsstolar. Barn- och utbildningsförvaltningen har förändrats under de senaste åren men arbetsstolar har inte köpts in vilket gör att det finns ett behov av att byta ut en del av de befintliga arbetsstolarna. Rektorsexpeditionen förändrades för ett år sedan till ett aktivitetsbaserat kontor där ingen har en egen arbetsplats. Små skrivbord köptes in och ersatte de gamla stora skrivborden men det saknas arbetsstolar där man kan ändra inställningar utifrån den person som ska använda stolen. Det finns ett behov av inventarier till vuxenutbildningen, förvaltningen och rektorsexpeditionen för en kostnad upp till 200 000 kronor. Kostnaden tas av investeringsbudget. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Martin Snickars 2017-12-05 28

Skickas till Martin Snickars, bitr. barn- och utbildningschef Anncharlott Franzon, controller 2(2) 29

1(1) BUN 142/2017 Dnr 2017/65 609 Skolinspektionens regelbundna tillsyn i Hultsfred 2017 - Beslut på huvudmannanivå Beslut Barn- och utbildningsnämnden ger biträdande barn- och utbildningschef Martin Snickars i uppdrag att vidta åtgärder för att avhjälpa påtalade brister. Redovisningen av vidtagna åtgärder ska redovisas för nämnden i februari 2018. Sammanfattning Skolinspektionens beslut på huvudmannanivå efter genomförd tillsyn i Hultsfreds kommun. Ärendebeskrivning Skolinspektionen granskar regelbundet all skolverksamhet i hela landet för att se att den följer de lagar, regler och läroplaner som finns för verksamheten. Under 2017 har Skolinspektionen genomfört tillsyn i Hultsfreds kommun. Skolinspektionen har nu fattat beslut på huvudmannanivå för förskola, fritidshem, förskoleklass och grundskola, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola och vuxenutbildning. För förskolan har Skolinspektionen funnit brister men avstått från att ingripa. För övriga verksamheter har de beslutat om föreläggande att senast den 2 mars 2018 vidta åtgärder för att avhjälpa påtalade brister. De vidtagna åtgärderna ska senast samma dag redovisas för Skolinspektionen. Beslutsunderlag Presentation från Martin Snickars Beslut för förskola efter tillsyn i Hultsfreds kommun Beslut för fritidshem efter tillsyn i Hultsfreds kommun Beslut för förskoleklass och grundskola efter tillsyn i Hultsfreds kommun Beslut för grundsärskola efter tillsyn i Hultsfreds kommun Beslut för gymnasieskola efter tillsyn i Hultsfreds kommun Beslut för gymnasiesärskola efter tillsyn i Hultsfreds kommun Beslut för vuxenutbildning efter tillsyn i Hultsfreds kommun Skickas till Martin Snickars, bitr. barn- och utbildningschef 30

1(2) BUN 143/2017 Dnr 2017/464 022 Införande av nya tjänster, intendent och utvecklingschef Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att införa en ny tjänst som intendent och en ny tjänst som utvecklingschef istället för tjänsten vetenskaplig ledare. Tjänsterna införs från 1 januari 2018 och finansieras inom egen budget. Sammanfattning Barn- och utbildningsförvaltningen kommer att omorganiseras. En ny tjänst som intendent införs och tjänsten vetenskaplig ledare ersätts med en tjänst som utvecklingschef. Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsförvaltningen kommer att omorganiseras. Förvaltningsledningen minskas från fyra personer till tre personer och istället införs en ny tjänst som intendent. Intendentens uppdrag kommer att bestå av övergripande administrativa uppgifter och arbetsmiljöfrågor. Hultsfreds förskolor och skolor har haft en övergripande utvecklingsledare för att leda det övergripande utvecklingsarbetet i kommunen i en nära samverkan med förskolechefer och rektorer. Utvecklingsuppdraget bytte inriktning i augusti 2017 till vetenskaplig ledare med koppling till vetenskap och forskning. Tjänsten omformas nu och kommer att fortsätta innehålla övergripande utvecklingsarbete utifrån det systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå. Tjänsten kommer även att bestå av övergripande arbete i förvaltningsledningen och innehålla personalansvar. En ny tjänst som utvecklingschef med personalansvar införs istället för tjänsten som vetenskaplig ledare. Tjänsterna införs från 1 januari 2018 och finansieras inom egen budget. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Martin Snickars 2017-12-07 31

2(2) Skickas till Martin Snickars, bitr. barn- och utbildningschef 32

Barn- och utbildningsnämnden Närvaro-/Röstningslista 1 (1) Ledamot Tjänstgörande ersättare Närvarande Ja Nej Ja Nej Ja Nej 1 Pär Edgren (M) 2 Lennart Eklund (C) 3 Mikael Lång (S) 4 Anne-Charlotte Cederberg, (KD) Börje Helgesson (L) 5 Åsa Landberg (C) 130-131 Rickard Wästerlund (V) 132-143 6 Nermina Mizinovic (S) Jolin Åkesson (S) 130-141 7 Christel Rüdiger Karlsson (S) 8 Kjell Mellberg, (S) 9 Göran Gustafsson (SD) 33