Anvisningar fö r dökumentatiön av utbildning pa förskarniva

på forskarnivå i Ladok Sid: 1 / 11 Anvisningar fö r dökumentatiön av utbildning pa förskarniva Innehåll 1. Inledning... 2 2. Etablering och antagning... 2 3. Grundexamen (Behörighetsbakgrund)... 3 4. Handledare... 3 4.1 Vid antagning... 3 4.2 Byte och avslutande av handledare... 4 5. Registrering... 5 6. Individuell studieplan och årlig uppföljning... 5 7. Inrapportering av resultat... 6 8. Beslut om tillgodoräknande... 6 8.1 Tillgodoräknande av annan allmänvetenskaplig kurs än de i forskarutbildningen angivna... 6 8.2 Annan verksamhet... 6 9. Aktivitet och försörjning... 7 10. Avbrott i forskarutbildningen... 8 9.1 Definitivt avbrott i forskarutbildningen... 9 9.2 Byte av institution/forskarutbildningsämne... 9 9.3 Administrativt avbrott på forskarutbildningsämne... 9 11. Särskilt tillstånd att läsa forskarkurser... 10 10.1 Tillfälligt inresande doktorander... 10 10.2 Doktorander från andra lärosäten och övriga som tillåts läsa forskarkurser... 11 Postadress Besöksadress Telefon E-Post 171 77 Stockholm Berzelius väg 3 Solna 08-524 800 00, vx Ladok@ki.se Webb Fax ki.se 08-33 95 12 Org. nummer 202100 2973

2 / 11 1. Inledning Med forskarutbildningsämne i detta dokument avses forskarutbildning i ämnet Medicinsk vetenskap vid KI. I Ladok har ämnet Medicinsk vetenskap tilldelats olika koder för att möjliggöra koppling institution och SCB:s nationella forskningsämnen. I Ladok används också, förutom Forskarutbildningsämne, även begreppet Ämne. 2. Etablering och antagning Dokumentation i Ladok av antagning till forskarutbildning görs utifrån nedanstående beslutsunderlag: 1. Blanketten Ansökan om antagning undertecknad av prefekten. 2. Information om grundläggande behörighet. Bedömd och dokumenterad av handläggare på avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd. Beslutet om antagning dokumenteras i funktionen SA90 i Ladok. Fält i SA90 Beslutsdatum Ämne Termin Datum när studierna påbörjas Anknytning till annan högskola Anm Det datum då prefekten har undertecknat beslutet. Här anges KI:s forskarutbildningsämneskod, t.ex. H1MDV110. Inom forskarutbildningen betyder Termin halvår. 1/1-30/6= vårtermin, 1/7-31/12= hösttermin. Ange doktorandens startdatum. Se startdatum på blanketten. Detta kan vara samma datum som beslutsdatum, men fattas antagningsbeslutet i god tid innan doktoranden startar så är det olika datum. Om doktoranden har anknytning till annan högskola, anges koden för den högskolan, antingen Svensk högskola (Sv högskola) eller Land och Utländsk högskola (Utl högskola) i. Med anknytning menas om doktoranden har samarbete med ett annat universitet/lärosäte i sin forskarutbildning.

3 / 11 3. Grundexamen (Behörighetsbakgrund) I samband med att antagningen dokumenteras i Ladok ska uppgifter om grundexamen läggas in. Uppgiften används i KI:s verksamhetsuppföljningssystem VIS. Uppgift om grundexamen finns i dokumentet Grundläggande behörighet till forskarutbildningen, som ligger på KIs samarbetsplattform Sharepoint. Information om beslutet finns även på doktorandens blankett Ansökan om bedömning av grundläggande behörighet. Om uppgifterna skiljer sig åt så gäller de uppgifter som finns i Sharepoint. Grundexamen ska även anges för doktorander som har avlagt sin grundexamen vid KI. Följande uppgifter ska dokumenteras: Fält i SA90 Examen Utfärdandedatum Högskolekod Anm Fyll i den kod som anges i beslutet om grundläggande behörighet för forskarutbildning. Ange datum för utfärdad examen. Ange högskolekoden för det lärosätet där doktoranden tog sin grundexamen, antingen svensk högskola eller utländsk högskola och land. 4. Handledare 4.1 Vid antagning I samband med antagning ska doktorandens huvudhandledare och bihandledare dokumenteras i Ladok. Alla förändringar som därefter sker vad gäller handledare ska dokumenteras fortlöpande så att det alltid finns korrekta uppgifter om handledare för samtliga doktorander i systemet. Uppgiften används i KI:s verksamhetsuppföljningssystem VIS. När Fält i SA91 Anm Vid antagning till forskarutbildningsämne Typ av handledare Huvudhandledare och eventuell bihandledare läggs in. Handledarkod Startdatum Ange handledarens kod. Varje handledare har en unik handledarkod. Handledarkoden ska vara kopplad till den institution där handledaren har sin anställning eller anknytning. Startdatum är samma datum som doktoranden påbörjar sin forskarutbildning vid institutionen.

4 / 11 4.2 Byte och avslutande av handledare I följande fall ska uppgifter om handledare dokumenteras i Ladok. Handledaren går från bi- till huvudhandledare och tvärtom. Byte av handledare. Handledaren avslutar sitt handledarskap. När doktoranden byter ämne eller institution. Detta hanteras som en ny antagning till nytt forskarutbildningsämne. När godkänd licentiat- eller doktorsavhandling rapporteras. När Fält i SA91 Anm Handledarens status Slutdatum Ange slutdatum för handledaren på den befintliga ändras handledartypen. Byte av handledare Typ av handledare Handledarkod Startdatum. Slutdatum Lägg in handledaren på den nya handledartypen. Ange handledarkod och startdatum. Ange slutdatum för den avgående handledaren. När doktoranden byter forskarutbildningsämne Vid rapportering av avhandlingstitel Typ av handledare Handledarkod Startdatum Slutdatum Slutdatum Lägg till den nya handledaren. Ange handledarkod och startdatum. Ange slutdatum för handledaren på det tidigare forskarutbildningsämnet. Ange slutdatum för alla handledare. Slutdatum ska vara samma datum som licentiatseminariet/disputationen har ägt rum. Uppgifterna används i KI:s verksamhetsuppföljningssystem VIS.

5 / 11 5. Registrering I samband med att antagningen dokumenteras i Ladok ska doktoranden också registreras på sin första termin. Doktoranden ska därefter fortlöpande registreras i början av varje termin. Endast doktorander som avser att aktivt bedriva sin forskarutbildning den aktuella terminen ska registreras. Doktorand som har disputerat/haft licentiatseminarium men som ännu inte har examen utfärdad betraktas inte som aktiv och ska inte registreras för fortsatta studier. Uppgiften används i KI:s verksamhetsuppföljningssystem VIS. 6. Individuell studieplan och årlig uppföljning När doktoranden antas till forskarutbildning ska titeln från den individuella studieplanen dokumenteras i Ladok. Den individuella studieplanen ska sedan årligen följas upp och när uppföljningen är genomförd ska datumet dokumenteras i Ladok. Fält i SA92 Ange Anm Fritextfältet Titeln på den individuella studieplanen Fritextfältet Handledaravtal ÅÅÅÅ-MM-DD Om handledaravtal finns ange även handledarnas förnamn och efternamn och fördelningen i % Årlig uppföljning ÅÅÅÅ-MM-DD Nyckelorden måste skrivas in på exakt samma sätt, med blanksteg och utan citattecken. Fältet får inte lämnas tomt. Det är annars inte möjligt att använda nyckelorden vid utsökningar och uppföljning. Uppgiften om årlig uppföljning ska dokumenteras i Ladok inom tre veckor efter genomförd uppföljningen. Uppgiften planeras att användas i KI:s verksamhetsuppföljningssystem VIS.

6 / 11 7. Inrapportering av resultat Har doktoranden deltagit vid seminarier och/eller konferenser ska det dokumenteras i funktionen för resultat, oavsett om det är genomfört på KI eller någon annanstans. Det skrivs in fritextfältet där namnet på evenemanget och årtalet måste anges först. Vid utfärdande av examen kontrollerar systemet de första 70 tecknen och om de är lika så betraktar systemet detta som dubbletter. Exempel på en korrekt inlagt: AD/PD 2009 Deltagande i internationell konferens med egen presentation (poster) AD/PD 2011 Deltagande i internationell konferens med egen presentation (poster) Detta exempel kommer däremot att betraktas som en dubblett: Deltagande i internationell konferens med egen presentation (poster) AD/PD 2009. Deltagande i internationell konferens med egen presentation (poster) AD/PD 2011. Systemet kommer då inte tillåta att båda tillfällen tas med vid utfärdande av examen. 8. Beslut om tillgodoräknande Vad som kan tillgodoräknas regleras i Högskoleförordningen och beslut om tillgodoräknande regleras i dokumentet Regler för utbildning på forskarnivå vid Karolinska Institutet. Bifall på beslutet dokumenteras i Ladok av doktorandens institution. Ibland kan doktoranden få tillgodoräkna sig tidigare utbildning/annan verksamhet mot del av utbildningen som inte motsvarar en fastställd kursplan inom forskarutbildningen. I dessa fall finns ingen kurskod att tillgodoräkna emot. Beslutet om tillgodoräknandet av utbildningen dokumenteras då i klartext. Det gäller vid: 8.1 Tillgodoräknande av annan allmänvetenskaplig kurs än de i forskarutbildningen angivna Den tillgodoräknade kursen finns inte i KIs utbud men bedöms av studierektor kunna utgöra en eller flera av de allmänvetenskapliga kurserna i utbildningen. I fritext fältet Spec sv och Spec eng anges den svenska respektive engelska benämningen: Allmänvetenskaplig kurs* General Science course* Poängtalet anges i fältet för högskolepoäng 8.2 Annan verksamhet Beslut om tillgodoräknande av kunskaper som förvärvats genom yrkesverksamhet eller annan utbildning.

7 / 11 9. Aktivitet och försörjning Det är institutionen som ansvarar för inrapportering av aktivitet och försörjning. Inrapportering sker i juni och december. Undantaget är när doktoranden avslutar sin forskarutbildning med godkänd licentiat- eller doktorsavhandling under pågående termin, då ska också aktivitet och försörjning rapporteras in i Ladok. För att få korrekt procent på aktivitet och försörjning ska systemets inbyggda stöd användas för beräkning. Aktivitet och försörjning Anm Definitiv aktivitet och försörjning ska rapporteras för alla doktorander som varit registrerade den aktuella terminen. Aktiviteten ska avse genomsnittlig aktivitet under kalenderhalvåret. Heltid (100%) motsvarar 40 timmar/vecka i genomsnitt under det aktuella halvåret. För exempel se SCBs dokument Ladokrapportering av uppgifter på forskarnivå. http://www.scb.se/statistik/uf/uf0204/_dokument/uppgiftsla mnare/anvisningar-ladok.pdf Uppehåll i forskarutbildningen Uppehåll i forskarutbildningen under ett kalenderhalvår anges med 0% aktivitet. För uppehåll i studierna kortare tid anges den tid doktoranden varit aktiv med datum och aktuell aktivitetsprocent. Ingen aktivitet Doktorander som varken registrerat sig för fortsatta studier, anmält uppehåll, anmält avbrott eller inkommit med underlag för rapportering av aktivitet och försörjning ska dokumenteras i Ladok som administrativt avbrott, se vidare Administrativt avbrott på forskarämne. Har doktoranden blivit felaktigt registrerad ska registreringen tas bort.

8 / 11 Det betyder att det på KI finns sex olika status på en doktorand fram till examen och det innebär att man kan följa en doktorand varje termin från antagning fram till utbildningens slut. 1. Registrerad = J Doktoranden bedriver aktivt sin forskarutbildning, vid halvårets slut kommer definitiv aktivitet och försörjning att läggas in. 2. Registrerad = N 0% aktivitet är inlagt. Doktoranden bedriver inte forskarutbildning den aktuella terminen, kan t ex vara föräldraledig eller något annat som han/hon meddelat institutionen och som inte har något att göra med forskarutbildningen vid KI. 3. Doktoranden anmäler avbrott i forskarutbildningen (diarieförs) äkta avbrott 4. Doktorander som varken registrerat sig för att fortsätta sin forskarutbildning, anmält uppehåll i studierna, anmält avbrott eller inkommit med underlag för aktivitet och försörjning vid terminsslut ska dokumenteras i Ladok som administrativt avbrott oäkta avbrott. 5. Doktoranden har godkänts på licentiat- eller doktorsavhandling men examen har ännu inte utfärdats. Ingen registrering ska göras. 6. Examen är utfärdad (ej nödvändigtvis på en termin där doktoranden har en registrering, se ovan) Uppgiften används i KI:s verksamhetsuppföljningssystem VIS samt skickas till SCB. 10. Avbrott i forskarutbildningen Det finns tre olika typer av avbrott i forskarutbildningen som ska dokumenteras av institutionen i Ladok. Definitivt avbrott som doktoranden anmält Byte av institution/forskarutbildningsämne Administrativt avbrott Uppgifterna behövs för uppföljning och planeras att användas i KI:s verksamhetsuppföljningssystem VIS.

9 / 11 9.1 Definitivt avbrott i forskarutbildningen Med avbrott avses här ett definitivt avbrott i forskarutbildningen genom vilket doktoranden har avsagt sig sin utbildningsplats. Studieavbrott får bara läggas in i Ladok efter anmälan från doktoranden. Om en doktorand som är antagen till Licentiat examen ändrar sig, väljer att inte ta ut sin Lic.examen utan vill fortsätta till Doktorsexamen. Då är det ett definitivt avbrott på antagningen till Lic som ska läggas in i Ladok. Därefter ska en ny antagning till Doktor senare del läggas in i Ladok. Doktorandens anmälan om avbrott ska vara diarieförd. Fält i SA93 Text Anm Diarienr Ärendets Efter anmälan från doktoranden. diarienummer 9.2 Byte av institution/forskarutbildningsämne För doktorander som byter institution eller forskarutbildningsämne läggs ett avbrott in på det tidigare ämnet efter det att doktoranden antagits till det nya ämnet. Fält i SA93 Text Anm Diarienr Antagen nytt Det är viktigt att texten läggs in på exakt samma sätt, med ämne blanksteg och utan citattecken. Fältet får inte lämnas tomt. Det är annars inte möjligt att använda nyckelorden vid utsökningar och uppföljning. 9.3 Administrativt avbrott på forskarutbildningsämne Administrativt avbrott ska dokumenteras i Ladok för en doktorand som vid halvårsskiftet varken har registrerat sig för fortsatta studier, anmält uppehåll i studierna eller anmält avbrott. När detta sker ska doktoranden meddelas att administrativt avbrott lagts in i Ladok. Om det inte inkommit underlag för rapportering av aktivitet och försörjning vid terminens slut tolkas det som att doktoranden inte längre är aktiv och ett administrativt avbrott läggs in i Ladok. I de fall doktoranden senare återupptar sin forskarutbildning tas det administrativa avbrottet bort. Fält i SA93 Text Anm Diarienr Adm. avbrott Det är viktigt att texten läggs in på exakt samma sätt, med punkt, blanksteg och utan citattecken. Fältet får inte lämnas tomt. Det är annars inte möjligt att använda nyckelorden vid utsökningar och uppföljning.

10 / 11 11. Särskilt tillstånd att läsa forskarkurser Om institutionen har beviljat en person tillstånd att läsa en eller flera forskarutbildningskurser utan att vara antagen till forskarutbildning på KI, då ska detta dokumenteras i Ladok. Särskilt tillstånd måste dokumenteras i Ladok för varje institution där personen ska läsa forskarutbildningskurser. Det finns tre kategorier för vilka man använder särskilt tillstånd att läsa forskarkurser: Tillfälligt inresande doktorander (utbytesprogram) Doktorander från andra lärosäten Övriga som tillåts att läsa forskarkurser 10.1 Tillfälligt inresande doktorander Dokumentation i Ladok görs utifrån blanketten Registrering av tillfälligt inresande doktorander. Fält i SA95 Pnr Anm Ange personnummer Har personen inget svenskt personnummer ska man i SA95 skapa ett tillfälligt personnummer. Fr o m termin T o m termin Land Utländsk högskola Anteckningar Ange termin/terminer för vilket tillstånd gäller Ange land för doktorandens hemuniversitet Ange doktorandens hemuniversitet Ange texten Utbytesprogram Ange sedan även texten Supervisor: handledarens förnamn handledarens efternamn Det är viktigt att texten läggs in på exakt samma sätt, med blanksteg och utan citattecken. Fältet får inte lämnas tomt. Uppgiften används vid uppföljning och det är inte möjligt att använda nyckelorden vid utsökningar och uppföljning om det inte skrivs in exakt. Varje institution, där doktoranden ska vistas, måste lägga in särskilt tillstånd att läsa forskarkurser oavsett om doktoranden avser att läsa kurser eller inte. Resultatrapportering görs på vanligt sätt av varje kursgivande institution. Intyg ska sedan skrivas ut från Ladok.

11 / 11 10.2 Doktorander från andra lärosäten och övriga som tillåts läsa forskarkurser Dokumentation i Ladok görs utifrån deltagarlista eller motsvarande underlag. Underlaget måste innehålla följande uppgifter: Namn Personnummer Termin Fält i SA95 Pnr Anm Ange personnummer Har personen inget svenskt personnummer ska man i SA95 skapa ett tillfälligt personnummer. Fr o m termin T o m termin Ange termin/terminer för vilket tillståndet gäller Varje institution, där doktoranden ska vistas, måste lägga in särskilt tillstånd att läsa forskarkurser oavsett om doktoranden avser att läsa kurser eller inte. Resultatrapportering görs på vanligt sätt av varje kursgivande institution. Intyg ska sedan skrivas från Ladok.