Upphandling drift av kaféverksamhet på Råda säteri ref.nr. 2018KS691 Sammanställning av information och synpunkter från RFI och dialogmöten 1. Bakgrund 1.1 Om upphandlingen Härryda kommun utvecklar platsen Råda säteri. Under en femårsperiod kommer kommunen specifikt att fokusera på att lyfta Råda säteri som ett besöksmål, för såväl kommuninvånare som för invånare i och omkring Göteborg samt långväga resenärer. Kommunen söker nu en extern aktör för att driva kaféverksamheten i Västra flygeln på Råda säteri och avser att upphandla en tjänstekoncession inom ramen för lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner. 1.2 RFI och dialogmötena I syfte att undersöka om det finns aktörer som är intresserade av att driva kaféverksamheten i Västra flygeln på Råda säteri, och i så fall under vilka former, har kommunen gjort en marknadsundersökning i form av en skriftlig Request for information (RFI) riktad till intresserade leverantörer. RFI:n och dialogmötena är inte obligatorisk för att delta i den kommande upphandlingen och de leverantörer som deltagit i RFI/dialogmöte är inte heller bundna att lämna anbud i den kommande upphandlingen. RFI:n annonserades via Tendsign den 31 augusti 2018, med sista svarsdatum den 21 september 2018. De leverantörer som besvarat RFI:n bjöds in till individuella dialogmöten angående sina svar. Vid dialogmötena gavs leverantörerna möjlighet att förtydliga sina svar och att ställa eventuella frågor till kommunen. Mötena varade om ca 45 minuter vardera och hölls i Västra Flygeln på Råda säteri under vecka 40-41 2018. I anslutning till respektive möte hölls en kortare visning av lokalen Västra Flygeln. Det stod även fritt för leverantören att före avsatt tid för mötet bekanta sig med området Råda Säteri i övrigt. 1.3 Om sammanställningen I avsnitt 2 nedan lämnas en sammanställning av den information som kommunen lämnat i RFI:n och vid dialogmötena samt övergripande beskrivning av de synpunkter och frågor som då behandlats. Sammanställningen kommer att ligga till grund för kommunens fortsatta arbete med upphandlingen, dvs. vid framtagande av upphandlingsdokument och avtalsvillkor för koncessionen. Denna sammanställning publiceras på kommunens webbsida, bl.a. för att tillgodose samtliga potentiella leverantörers behov av likvärdig information inför den fortsatta upphandlingsprocessen.
2. Om Råda Säteri 2.1 Historia Råda säteri är en välbevarad och kulturhistoriskt mycket intressant miljö. Dess skiftande och bitvis dramatiska historia börjar troligtvis på 1300-talet. Gränsen till Halland, som fram till 1658 var danskt, gick mycket nära Råda socken. Trakten härjades av återkommande strider och plundringar och Råda säteri brändes ner två gånger. Den nuvarande huvudbyggnaden uppfördes 1772 av Martin Törngren, direktör vid Ostindiska kompaniet. Den karolinska barocken rådde då i Sverige, vilket utmärks med en huvudbyggnad flankerad av flyglar och en mittaxel markerad av en lång, rak allé. trädgård, allé och park ansågs vara lika viktiga som byggnaderna. Mycket av detta återfinns på Råda säteri. Sedan 1970 ägs Råda säteri av Härryda kommun. Råda säteri byggnadsminnesförklarades 1969 och har särskilda skyddsföreskrifter som bestäms av Länsstyrelsen. Under de år som kommunen haft Råda säteri har det funnits flera olika sätt att bedriva verksamhet inom restaurang och kafé. Råda säteri har en lång historia som matproducent. Det som främst sticker ut är att redan på 1780-talet så fanns det mycket stora frukt- och bärodlingar på området. Senare i historien, runt sekelskiftet, hade Råda säteri en butik inne i Göteborg som sålde frukt, blommor och grönsaker som drivits upp i de stora växthusen, trädgården eller på fälten. 2.2 Nuläge För närvarande pågår ett visions- och strategiarbete för området Råda säteri. Härryda kommuns kommunfullmäktige beslutade i november 2017 att budgetera för en utveckling av Råda säteri under åren 2018-2022. Sedan juni 2018 bedrivs kaféverksamheten i Västra Flygeln av kommunens Måltidsservice. Under sommaren 2018 har kaféet varit öppet dagligen mellan 11-16 och vissa dagar öppet längre för att tillgodose fika till besökare som deltog i t ex veteranbilsträffar, yogapass mm. Fr.o.m. vecka 33 har kaféet varit öppet samma tider men enbart under helgerna. Kommunen avser att fortsätta bedriva denna verksamhet fram till den kommande upphandlingens avtalsstart. Råda säteris huvudbyggnad, som tidigare haft restaurangverksamhet, är idag inte i drift. En större renovering av huset är nödvändigt och kommer påbörjas vid årsskiftet 2019. För huvudbyggnaden saknas i dagsläget politiskt beslut om kommande inriktning. Preliminär plan för Östra Flygeln är kommersiell verksamhet. Vid ett par tillfällen har det varit event eller pop-up butiker som har haft erbjudanden till försäljning, om det kommer vara tillfälliga butiker eller något permanent är i dagsläget inte beslutat. På området är följande verksamheter etablerade: Gerbianska Trädgården Nordiska Kafferosteriet Råda ridklubb Friluftsfrämjandet Råda sportfiskeklubb Hermods
Återkommande evenemang har varit blomsterlöksfestivaler, Trädgårdsdagen, gökotta och andra mindre event som ridsports-tävlingar och Rådasjöns-dag. 2.3 Omgivningen Rådasjöns naturreservat består, förutom av själva sjön, av omgivande landsmiljöer med strandskogar, öppna betesmarker och ädellövskogar med framförallt ek. Hela området är ett väl bevarat exempel på en västsvensk högreståndsmiljö kring Råda säteri och tillsammans med angränsande Gunnebo slott formas en biologiskt och kulturhistoriskt mycket värdefull helhet. I naturreservatet ingår flera värdefulla naturtyper som numera har liten utbredning i Sverige. Rådasjöns naturreservat är 351 hektar och ligger i nära anslutning till tätorterna Mölnlycke och Mölndal. Även om Råda säteri består av en stor mangårdsbyggnad med två flyglar samt flera ekonomibyggnader så finns det ingen möjlighet att bedriva övernattning i anslutning till kaféet. I anslutning till kaféet finns en väl upparbetad köksträdgård, denna köksträdgård drivs av kommunen. Idag är besökarna på Råda säteri övervägande från kommunen och närliggande orter som Göteborg, Partille och Mölndal. Under sommarhalvåret så kommer en del besökare från vandringsleden som går utmed Rådasjön annars kommer besökarna övervägande med bil. I närområdet finns det ett stort antal företag med anställda som är presumtiva lunchgäster. I kommunen finns det flera producenter av råvaror som kan vara av intresse för den som bedriver verksamheten i kaféet. 2.4 Vision - Råda säteri som upplevelse Råda säteri har alla möjligheter att vara spelplats för några av vårt samhälles och dess omvärlds mest intressanta strömningar: kunskap, hållbarhet och upplevelser. Råda säteri har historien, platsen, husen, trädgården, naturen, människorna, kulturen, hantverkskunnandet och nätverken. Rätt hanterat är vår bild att helheten blir större än delarna var och en för sig. Det är då det blir ett besöksmål i dess rätta bemärkelse: något som ur besökarens perspektiv är självklart, attraktivt och relevant. En av de grundläggande identitetsbärarna i upplevelsen är mat och dryck. Kommunens vision av en kaféverksamhet på Råda säteri utgörs av kompetens, kraft och uthållighet nog att: driva kaféet i samklang med upplevelseidén av Råda säteri vara långsiktigt lönsam Vi ser en aktör med verksamhetsidéer och förutsättningar för affärsmässig drift även under de tiderna på året med färre besökare. Vi ser att aktören har förmåga och goda förutsättningar att leverera såväl upplevd som funktionell kvalitet och sist men inte minst; en affärsmässig kreativitet och vilja att möta Råda säteris övergripande varumärke och affärsplan. Ett sådant besöksmål har stor publik med många olika besöksgrupper vid en mängd olika tillfällen och ger dem anledning att återkomma.
Kommunen förväntar sig att kaféverksamheten ligger i linje med denna övergripande upplevelseidé och att aktören hittar kraft i samspelet med de övriga verksamheterna och ledningen för Råda säteri samt ser affärsidén i upplevelseidén. Inom ramen för visionsarbetet för Råda säteri kommer kommunen att ta ställning till vilka övriga tillkommande verksamheter som kan komma att bli aktuella på området. Kommunen kommer även i kommande upphandlingsdokument ange närmare förutsättningar och krav på tillgänglighet t ex transportmöjligheter och öppettider för kaféet. Utöver praktiska och tekniska aspekter så finns även den historiska miljön. En stor tillgång som gör hela området unikt. Lars Gahn skriver: Råda säteri är rent arkitektoniskt ett mästerverk. Åsynen av huvudbyggnaden är både betagande och ståtlig, där herrgården reser sig på en terrass ovan Rådasjöns vatten. Anläggningen är både stram och välkomnande, när man kommer farande i allén från landsidan. Redan 1772 stod huvudbyggnaden färdig, men egendomens historia går längre tillbaka än så. Den förlorar sig i medeltiden. I detta nu så pågår processen med att ta fram det koncept som projektet med att utveckla Råda säteri ska styra mot. Att ta ett historiskt Råda säteri in i samtiden med fokus på mat och möten samt kunskap och kultur. 2.5 Lokalen Västra Flygeln Den kaféverksamhet som är aktuell för upphandling ska bedrivas i den fristående byggnaden Västra flygeln. Byggnaden är k-märkt, med byggår 1887 och har bevarats/renoverats med tidstypisk inredning. Närmare beskrivning kommer att lämnas i kommande upphandlingsdokument. Där kommer även närmare information att lämnas om förutsättningar såsom eventuella möjligheter eller krav på överlåtelse av köksutrustning och andra inventarier, underhållsansvar, förhyrning av befintligt tidsenligt lösöre, tillgång till externs förvaringsutrymme för kyl/frys, installation av t ex bakugn, förändring av planlösning, uppvärmningsmöjligheter, samt högsta antal tillåtna gäster samt eventuell tillgång till trädgård och odlingsmöjligheter. Lokalen Västra Flygeln kommer att hyras ut i sin helhet till den aktör som vinner upphandlingen. Det kommer inte vara möjligt att hyra ut hela eller delar av lokalen i andra hand. I trädgården som omger byggnaden Västra Flygeln finns plats för utemöbler. Trädgården sköts av upphandlad entreprenör för grönyteskötsel. Detta gäller även för den köksträdgård som ligger i anslutning till Västra Flygeln. 2.6 Kontraktsvillkor Kommunen kommer i upphandlingsdokumentet klargöra följande synpunkter/frågor som kommit in i RFI-svar och dialogmöten: Kommunens krav på öppettider Möjlighet för leverantör att även delta i eventuella andra upphandlingar på området Råda Säteri Vad gäller hyresnivåer har aktör föreslagit såväl fast som omsättningsbaserad hyra, samt kombinationer av fast och omsättningsbaserad hyra.
Aktör har fört fram önskemål om att kommunen ska beakta att det tar viss tid att starta upp en verksamhet. Information som kommunen kan lämna redan nu är att aktör av kaféverksamheten inte är garanterad att få tillbaka eventuella egna investeringar, såsom t ex (av kommunen godkända) installerade egna maskiner. Aktören kommer alltså själv att ansvara för avyttring av dessa. Som allmän information kan även nämnas att utgångspunkten i LUK är max fem år. Arbetet med upphandlingen av drift av kaféverksamhet är ännu i ett tidigt skede. Närmare förutsättningar om kontraktsvillkor kommer att lämnas i kommande upphandlingsdokument. 2.7 Marknadsföring De närmare formerna för marknadsföring för Råda säteri är idag inte klara. Kommunen kommer dock att marknadsföra Råda säteri som besöksmål med ett gemensamt grafiskt uttryck och en egen varumärkes- och marknadsplan. Kommunens intention är att alla verksamheter på Råda säteri ska samverka sinsemellan. Kommunens inställning i dagsläget är att det kommer att vara tillåtet för näringsidkare att marknadsföra sin egen verksamhet, inom de ramar som finns för Råda säteri som plats. Närmare förutsättningar om marknadsföring kommer dock att lämnas i kommande upphandlingsdokument. Generellt ser kommunen positivt på att kommande aktör tar egna initiativ för att området blir levande, både själv och i samverkan med övriga verksamheter på området Råda säteri. Det finns idag inget formaliserat samarbete (t.ex. ekonomisk förening) mellan nu befintliga verksamheter på Råda säteri. 2.8 Ekonomi Ungefärlig omsättning för kaféet under sommarperioden var 350 000 kr. Högsta dagskassa har under denna tid varit 16 000 kr. Notera att kommunen då inte har marknadsfört kaféet utöver att ange öppettider på kommunens webbsida, för att inte konkurrera med privata aktörer, men upprätthålla servicen till allmänheten. Kommunen kommer att fortsätta bedriva kaféverksamheten i egen regi fram till avtalsstart för kommande upphandling. 2.9 Serveringstillstånd Kommunen ser över möjligheterna att servera alkohol i kafébyggnaden. Förutsättningarna för detta kommer att anges i kommande upphandlingsdokument. För allmän information om att ansöka om serveringstillstånd hänvisas till kommunens hemsida och ansökan av serveringstillstånd. 2.10 Kaféverksamheten Kommunen ser positivt på att kommande leverantör kombinerar kaféverksamhet riktad till allmänheten med verksamhet som t.ex. business-to-business för att jämna ut omsättningen under året. Önskemålet grundar sig på att en leverantör med förmågan att anpassa sin verksamhet till hur besöksströmmarna ser ut under året kommer troligen att ha bättre förutsättningar till en solid verksamhet.
2.11 Den fortsatta upphandlingsprocessen Jämte det pågående strategiarbetet för Råda säteri kommer kommunen att analysera resultatet av genomförd RFI och dialogmöten samt planera den fortsatta upphandlingsprocessen för drift av kaféverksamheten närmare. Processen kommer att följa aktuell lagstiftning, vilket innebär dels krav på bl.a. annonsering och anbudsinlämning, dels kommunal beredning av ärendet. I dagsläget beräknas upphandlingen annonseras under första kvartalet 2019. Aktuell information finns på kommunens webbplats och, efter annonsering, i Tendsign. Vid eventuella frågor, kontakta upphandlingschef Marlene Sahibzada. 2018-11-15 Härryda kommun