BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN Tid: Onsdagen den 14 december 2016 kl.09.30 Plats: Sammanträdesrum Åsnen, Torggatan 12, Tingsryd KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA Ledamöter kallas Ersättare underrättas Ärende Föredragande Anteckningar 1. Upprop Nämndens ordförande 2. Val av justerare Nämndens ordförande I tur att justera: AnnicaHägg Johansson 3. Fastställande av dagordning Nämndens ordförande 4. Meddelanden Skolchef 5. Delegations beslut Skolchef 6. Skolchefen rapporterar Skolchef Inga handlingar 7. Ekonomisk rapport Förvaltningskamrer Besök kl.10.20 Handlingar på sammanträdet 8. Information om nationell IT-strategi IT-samordnare Besök kl.10.40 Länk skickas ut digitalt i separat utskick 9. Revidering av upptagningsområde i östra delen av kommunen Skolchef och Transportsamordnare Besök kl.l 1.00 10. Redovisning av elevers frånvaro i åk 7-9 Skolchef 11. Medborgarförslag angående att träffpunkten i Skolchef Urshult flyttas till bibliotekslokalen och att bokbilen gör besök där en gång per vecka
12. Intern kontroll år 2016 Skolchef 13. Återkoppling gällande intern kontroll år 2015 Skolchef 14. Verksamhets besök Nämndens Inga handlingar ordförande 15. Kurser, konferenser och nätverk Nämndens Inga handlingar ordförande Tingsryd 2016-12-06 ~o~~ Ordförande ~ Sekreterare Pressens företrädare inbjudes till information onsdagen den 14 december kl.15.00 på barn- och utbildningsförvaltningen, Torggatan 12, Tingsryd, om frågor som har behandlats på barn- och utbildningsnämndens sammanträde.
Arende 4 Meddelanden
Tingsryds kommun Barn- och utbildningsförvaltningen 2016-12-06 1 (1) Barn- och utbildningsnämnden Meddelanden Förslag till beslut 1. Barn- och utbildningsnämnden tar emot informationen om inkomna meddelanden under perioden 2016-10-29-2016-11-25. Beskrivning av ärendet Följande meddelanden har inkommit till barn- och utbildningsnämnden under perioden 2016-10-29-2016-11-25: 1. Kommunfullmäktiges sammanträdesprotokoll 2016-10-31 195 avseende delårsrapport 2:2016 Tingsryds kommun. Dnr 2016/51 042. 2. Kommunfullmäktiges sammanträdesprotokoll 2016-10-31 210 avseende remiss gällande personalpolitiskt program. Dnr 2016/163 020. 3. Kommunfullmäktiges sammanträdesprotokoll 2016-10-31 211 avseende medborgarförslag angående Urshults bibliotek. Dnr 2014/167 049. 4. Polismyndigheten i SÖ Götaland - Anmälningsrapport gällande brand utan misstanke om brott vid Wasaskolan. Dnr 2016/14 609. 5. Polismyndigheten Region Syd- Underrättelse om beslut gällande försök till skadegörelse genom brand på Dackeskolan. Dnr 2016/14 609. 6. Skolinspektionen - Beslut om ansökan om godkännande som huvudman för gymnasieskola vid Växjö Fria Fordonsgymnasium i Växjö. Dnr 2016/27 600. Tingsryds kommun Box88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 444 09 e-posuhemsida barn.utbildning@tingsryd.se www.tingsryd.se
Arende 5 Delegationsbeslut
Tingsryds kommun Barn- och utbildningsförvaltningen 2016-12-06 1 (1) Barn- och utbildningsnämnden Delegationsbesl ut Förslag till beslut 1. Barn- och utbildningsnämnden tar emot informationen om att det inte har inkommit några delegationsbeslut under perioden 2016-10-29-2016-11-25. Beskrivning av ärendet Det har inte inkommit några delegationsbeslut till barn- och utbildningsnämnden under perioden 2016-10-29-2016-11-25. Tingsryds kommun Box88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 444 09 e-posuhemsida barn.utbildning@tingsryd.se www.tingsryd.se
Arende 9 Revidering av upptagningsområde i östra delen av kommunen
~Tingsryds ~kommun Barn- och utbildningsförvaltningen Yngve Rehnström 0477 441 00 barn.utbildning@tingsryd.se TJÄNSTESKRIVELSE 2016-12-05 20lG/rro b ll 1 (1) Till Barn- och utbildningsnämnden Förslag till förändring av upptagningsområden i östra delen av kommunen Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden föreslås besluta att nuvarande upptagningsområdet för Rävemålaskolan, inför läsåret 2017 /18, upphör och fördelas på upptagningsområdena till Linnerydskolan och Örmo/Dackeskolan. Området norr om väg 120 i nuvarande upptagningsområdet för Rävemålaskolan hänvisas i fortsättningen till Linnerydskolan och området söder om väg 120 till Örmoskolan för årskurserna 1-3 och Dackeskolan för årskurserna 4-6. För högstadiet, åk 7-9, hänvisas samtliga elever i Tingsryds kommun till Dackeskolan. Sammanfattning Kommunen skall enligt skollagen anordna grundskola i den omfattning som krävs för att bereda utbildning för alla i kommunen som är berörda (10 kap, 24). För att kunna planera undervisningen, med lokaler och personal mm, samt skolskjuts hänvisas elever till olika skolor. De olika skolorna har sina respektive hänvisnings- eller upptagningsområden. Rävemålaskolan upphör inför läsåret 2017 /18 att vara en kommunal skola och därför måste organisationen av upptagningsområden förändras. En lösning är att låta väg 120, som går i östvästlig riktning genom området och delar det i två ungefärligen lika delar, vara en naturlig gräns mellan upptagningsområdet till Linnerydskolan (Ro 3) och upptagningsområdet till Örmo- respektive Dackeskolan (Ro 1 ). Därför föreslås Barn- och utbildningsnämnden besluta att nuvarande upptagningsområdet för Rävemålaskolan upphör och fördelas på upptagningsområdena till Linnerydskolan och Örmo/Dackeskolan. Området norr om väg 120 i nuvarande upptagningsområdet för Rävemålaskolan hänvisas i fortsättningen till Linnerydskolan och området söder om väg 120 till Örmoskolan för årskurserna 1-3 och Dackeskolan för årskurserna 4-6. För högstadiet, åk 7-9, hänvisas samtliga elever i Tingsryds kommun till Dackeskolan. Beslutsunderlag Denna tjänsteskrivelse samt karta med angivna upptagningsområden. ~JA$ Yngve Rehnström Skolchef Tingsryds kommun Box88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 444 09 e-post/hemsida barn.utbildning@tingsryd.se www.tingsryd.se
Arende 10 Redovisning av elevers frånvaro i åk 7-9
Tingsryds ö..ou:ud.ud dackeskolan Frånvaro totalt för elever i klass/grupp under perioden 2016-08-25 till 2016-11-30 Medelvärden HT -16 Årskurs Frånvaro tot. [%) Frånvaro Anm. [%) Åk7 5,8 5,1 Åk8 9,7 6,5 Åk9 12,3 9,8.. Medelvarden 9,2 7,~ Frånvaro Ej Anm. [%) 0,7 3,2 2,5 2,1 J Franvaro Totalt% Frånvaro T6talt % 20,0 1s,ol _, _ 10,0 f,o 0,0, -1- J 5,8 I Jämfört med 2015 års statistikrapport under motsvarande tidsperiod kan vi se en generell mirskning på 2,5% av den totala frånvaron. Den anmälda frånvaron har minskat med 3,1%. Emellertid visar rapporten på en generell ökning med 0,5%jä 1 mfört med samma tid föregående läsår avseende den ej anmälda frånvaron. Statistiken baseras på en jämförelse mellan förra årets årskurs 7,8 ooh 9 jämfört med årets årskurs 7,8 och 9. Frånvaro Anmäld% 20,0 ~----------- 15,0 +------------ 10,0 5,0 0,0 Frånvaro Anmäld% Elever som vid sam~ a tidpunkt 2015 rapporterades ingå i åk 7 ingår nu i åk 8 och detsammal_gäller även elever som förra året rapporterades ingå i åk 8 som nu ingår i ~k 9. Jämförelsetabellen intill bekräftar våra tidigare indikationer på att frånvaron ökar ju högre upp i årskurserna eleverna kommer. I Elever som ingår i f?rberedelseklass ha r tidigare inte varit inräknade under den tid de vistats i förberedelseklass. Rörelsen mellan klasser och grupper för dessa elever lämnar utrymme för en omfattande felmarginal varför dessa elever inte inbår i ovanstående statistikunderlag. Dock har lärare tidigare signalerat om att frånvaro n är väldigt hög bland dessa elever vilket har gjort att vi från och med HT 16 har fått med dessa i statistikunderlaget som en egen grupplenbart för de elever som enbat varit klassplacerade inom FBK under hösten. Diagrammet intill synliggör detta jämfört med frånvaron i klasserria inom basverksamheten. Lärare inom förberedelseklasserna har signalerat att det hos ett antal elever är väldigt hög frånvaro från lektioner, men även hög skolnärvaro. Det vill säga att ele~erna vistas i skolans lokaler eller i dess närhet, men tar sig inte till lektionerna. Inför detta läsår har vi försökt komma tillrätta med problemet genom Ju öka antalet studiehandledare, anställa en samordnande lärarb inom FBK samt därtill en socialpedagog som sedan höstlovet fokusera \ på elever som behöver extra stöttning och tillsyn utanför klassrummel t. Johan Wingren Rektor4-9 Dackeskolan 16,0 Frånvaro Ej Anmäld % 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 1 Frånvaro Ej Anmäld% Åk7 0,7 Jämförelse 2015-11-30/ 2016-ll-30 Frånvaro tot. (%) 2015 Åk 8 (åk 7 2015) 8,5 Åk 9 (Åk 8 2015) 7,8 Frånvaro Anm. (%) Åk 8 (åk 7 2015) Åk 9 (Åk 8 2015) Frånvaro Ej Anm. (%) Åk 8 (åk 7 2015) Åk 9 (Åk 8 2015) 2015 7,2 7,0 2015 1,2 0,9 I -ÅkB I 3,2 - --------- Frånvaro HT 16 inklusive FBK 7-9 I -Åk 9 I 2,5 I I 2016 Förändring% 9,7 1,2 12,3 4,5 2016 Förändring% 6,5-0,7 9,8 2,8 2016 Förändring% 3,2 2,0 2,5 1,6,:~ --1-1--- -,--:1:- -,--1-.-~-1-.-- 0,0 - -.., - - - - - - - -- Åk7 Åk8 Åk 9 FBK 7-9 Frånvaro tot. {%) Frånvaro Anm.(%) Frånvaro Ej Anm. (%)
Arende 11 Medborgarförslag angående att träffpunkten i Urshult flyttas till bibliotekslokalen och att bokbilen gör besök där en gång per vecka
~Tingsryds \;!!:)kommun Barn- och utbildningsförvaltningen Yngve Rehnström 0477 441 00 barn.utbildning@tingsryd.se TJÄNSTESKRIVELSE 2016-11-30 1(2) Till Barn- och utbildningsnämnden Förslag till yttrande om medborgarförslag Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att, till kommunstyrelsen, avge här föreslaget yttrande om medborgarförslag rörande användning av f d bibliotekslokaler i Urshult samt service via bokbil. Förslag till yttrande: "Barn- och utbildningsnämndentycker att det är ett bra förslag att "Träffpunkten" flyttar in i de lokaler som biblioteket tidigare har använt. Däremot är "Träffpunkten" ingen verksamhet som Barn- och utbildningsnämnden ansvarar för och detsamma gäller för användningen av lokalen. Inte heller detta är en fråga för Barn- och utbildningsnämnden som inte har ansvar för lokalen. Vi kommer inte att ha kvar biblioteksverksamhet i lokalen och har därför sagt upp hyran av densamma. Därför har nämnden svårt att avge något yttrande i frågan om att flytta in "Träffpunkten" i lokalerna där biblioteket har funnits mer än att nämnden ser positivt på detta. Vad gäller bokbilen och dess användning har Barn- och utbildningsnämnden redan beslutat att bokbilsverksamheten skall utredas under år 2017. Detta finns angivet i den biblioteksplan för år 2017 som nämnden har fastlagt 2016-10-19." Sammanfattning Barn- och utbildningsnämnden skall yttra sig över ett medborgarförslag som föreslår att den sk "Träffpunkten" i Urshult flyttar in i de lokaler som biblioteket har disponerat och att detta skall kunna bli en mötesplats för alla samt att bokbilen kommer till denna mötesplats en gång per vecka med leverans av böcker. Barn- och utbildningsnämnden tycker att det är ett bra förslag att "Träffpunkten" flyttar in i de lokaler som biblioteket tidigare har använt. Detta har nämnden redan :framfört, bl a genom skolchefen i den centrala chefsgruppen (lokalförsörjningsutskottet). Däremot är "Träffpunkten" ingen verksamhet som Barn- och utbildningsnämnden ansvarar för och har därför inget mandat att besluta i den frågan. Detsamma gäller användningen av lokalen. Detta är ingen fråga för Barn- och utbildningsnämnden som inte har ansvar för lokalen. Vi kommer inte att ha kvar biblioteksverksamhet i lokalen och har därför sagt upp hyran av densamma. Därför har nämnden svårt att avge något yttrande i frågan om att flytta in "Träffpunkten" i lokalerna där biblioteket har funnits mer än att nämnden ser positivt på detta. Tingsryds kommun Boxas 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 444 09 e-posuhemsida barn.utbildning@tingsryd.se www.tingsryd.se
Vad gäller bokbilen och dess användning har Barn- och utbildningsnämnden redan beslutat att bokbilsverksamheten skall utredas under år 2017. Detta finns angivet i den biblioteksplan för år 2017 som nämnden har fastlagt 2016-10-19. Beslutsunderlag Till denna tjänsteskrivelse bifogas medborgarförslaget från Rigmor Franzen. ½, /j/ll n/le Rehnström Skolchef 'V/0/J(/'l /u,an/h/ 2(2) Tingsryds kommun Box88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 444 09 e-post/hemslda barn.utbildning@tingsryd.se www.tingsryd.se
~Tingsryds \:!;)kommun rt' I... -.. --:-... -- -- --- -..., i' \J \..J,..._. l I'. Barn- oc.h utoiiun1n9~n~f1~~ REMISS 2016-11-14 Barn- och utbildningsnämnden REMISS Diarienr: 2016/455 929 Ärende: MEDBORGARFÖRSLAG, RIGMOR FRANZEN TRÄFFPUNKTENIURSHULTFLYTTAS TILL BIBLIOTEKSLOKALEN OCH ATT BOKBILEN GÖR BESÖK DÄR EN GÅNG PER VECKA ikael J eansson Kommunstyrelsens ordförande
,,.,Tmgsryds ~kommun Kommunfullmäktige SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2016-10-31 31 (41) 216 Inkomna medborgarförslag Dnr2016/25 929, ~/119 041 :io,y Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige tar emot informationen. Beskrivning av ärendet En medborgare har sänt in ett medborgarförslag till kommunfullmäktige om att "Träffpunkten" i Urshult flyttas till bibliotekslokalen och att bokbilen gör besök där en gång per vecka. Beslutsunderlag Rigmor Franzen, medborgarförslag om Livet i Urshult efter det att biblioteksfilialen lagts ner. ' Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen.!\
Bilaga Kf 216 2016-10-31 ~- Till Komunfullmäktige i Tingsryds kommun. Ett medborgarförslag. Livet i Urshult efter det att biblioteksfilialen lagts ner. Först vill j_~g säga att jag är fullt medveten om att det måste sparas. Samtidigt tycker jag att man måste anstränga sig för att minimera de negativa effekterna av en biblioteksnedläggning. I Urshult firi'ns en Il Träffpunkt" i den f.d. banklokal~n som ligger tätt inpå biblioteket. Enligt byskvallret löper hyreskontra,ktet för biblioteket fram till 2020. Mitt förslag är att flytta 11Träffpunkten 11 till biblioteks!okalen och låta den bli en mötesplats för alla. Dessutom föreslår jag att bokbilen/bussen kommer en gång per vecka till denna mötesplats. Varannan vecka vid en tidpunkt som anpassas till förskola, skola och daglediga, varannan vecka senare på eftermiddagen fram till kl. 18.30 för att passa förvärvsarbetande. Kan man dessutom beställa böcker från huvudbiblioteket och få dessa levererade till 11Träffpunkten 11 så skulle man förbättra biblioteksservicen för Urshultsborna. Självklart har jag ingen kunskap om hur ett sådant här förslag går att genomföra med tanke på personalen och deras arbetstider,tillgången till lämpliga fordon etc.. Förhoppningsvis finns det en vilja hos berörda parter att medverka till att lindra de negativa effekterna som förlusten av ett bibliotek innebär. Ugglekull den 20 oktober 2016..,..,..- -,.\ ( /' l / \ /) ( \r-f.-/ ~-JA.. ~- ll,,. Jf.aw /l,/ \ I; 11/,l'/ l u/ 1 Lt/1,P/'"I V i.i. V I Rigmor Franzen Rigmor Franzen Ugglekull 360 13 Urshult Tel. 0477-799017 : franzen.ugglekull@swipnet.se
Arende 12 Intern kontroll år 2016
Barn- och utbildningsförvaltningen Yngve Rehnström 0477 444 01 barn.utbildning@tingsryd.se 2015-11-21 Handlingsplan intern kontroll för Barn- och utbildningsnämnden Gällande för år 2016 Organisation av nämndens interna kontrollarbete Barn- och utbildningsnämnden beslutar varje år om område för interngranskning samt upprättar en handlingsplan för genomförandet av granskningen. Skolchefen ansvarar för granskningen om inte nämnden har tagit annat beslut. Kontrollmål Kommunstyrelsen har fastställt 1 st. övergripande kontrollmål som samtliga nämnder ska ta upp i sin handlingsplan. Dessutom har 2 st. kontrollmål specifika för Barn- och utbildningsnämnden valts ut att ingå i 2016 års handlingsplan. Det kommunövergripande kontrollmålet samt Barn- och utbildningsnämndens övergripande kontrollmål finns specificerade i tabell 1 "Granskningsuppdrag intern kontroll för Barn- och utbildningsnämnden". I tabell 2 "Sammanställning risk- och väsentlighetsanalys för Barn- och utbildningsnämnden" finns riskbilden med som tagits upp för bedömning av 2016 års interna kontroll. Av tabellen framgår också på vilka grunder som Barn- och utbildningsnämnden har valt att prioritera de utvalda kontrollmålen. Yngve Rehnström Skolchef Tingsryds kommun Box 88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 444 09 e-posuhemsida barn.utbildning@tingsryd.se www.tingsryd.se
Tabell 1 Granskningsuppdrag intern kontroll för Barn- och utbildningsnämnden År 2016 Kontroll- Riskbild för rutin/arbetsmoment Risk-och Kontrollmoment/metod Kontroll- Klart I I område väsentlighets- ansvarig senast 11 analys I I I I 5/K ROV Kommunöver, 7ripande kontrollmål Att vi lever upp till våra tjänstegarantier. Granskning av tjänstegarantiernas efterlevnad genom Utses av 20161129 stickprovskontroller och intervjuer av personal. samordningsgruppen Nämnden/styrelsens egna kontrollmål Arbete med Hur arbetar skol- och 3/2 6 Granska att vi följer skollagen, att vi har en Utses av 2016-12-01 elever med elevhälsopersonal med elever med organisation samt rutiner som innebär att de elever samordnings- Rapport till särskilda särskilda behov? Uppfyller vi som har behov av särskilt stöd får detta. Med gruppen BUN:s behov. skollagen? Med särskilt beaktande av särskilt beaktande av alla nyanlända elever. decemberalla nyanlända elever. Är resurserna sammanträ de tillräckliga? Vaccination Elevhälsan har fått ett nytt uppdrag att 3/3 9 Granskning av om rutiner har tagits fram för arbetet Utses av 2016-12-01 av nyanlända. ansvara för vaccinationen av nyanlända med vaccinationer samt hur vi lever upp till dem samordnings- Rapport till barn och ungdomar. Klarar vi att leva upp genom inventering av rutiner och intervjuer med gruppen BUN:s till det här ansvaret? Räcker resurserna? personal. decembersammanträ de S = Sannolikhet K = Konsekvens ROV = Risk- och väsentlighetspoäng
Tabell 2 Sammanställning risk- och väsentlighetsbedömning för Barn- och utbildningsnämnden Ar 2016 Kontroll- Ris!k!bild för rutin/arbetsmoment Risk- och Bedömningsgrunder för prioritering Till handområde väsentlighets- lingsplan I! I, I I, I analvs ja/ nej l' I I SIK ROV Kommunöver 1 ripande kontrollmål Att vi lever upp till våra tjänstegarantier. Ja Nämnden/styrelsens egna kontrollmål Arbete med Hur arbetar skol- och 3/2 6 För att våra elever skall kunna nå kunskapsmålen är det viktigt att de Ja elever med elevhälsopersonal med elever med får det stöd de har rätt till. Lever vi upp till skollagens krav? särskilda särskilda behov? Uppfyller vi behov. skollagen? Med särskilt beaktande av alla nyanlända elever. Är resurserna tillräckliga? Vaccination Elevhälsan har fått ett nytt uppdrag att 3/3 9 Det är viktigt att de nyanlända barnen får motsvarande Ja av nyanlända. ansvara för vaccinationen av nyanlända vaccinationsskydd som våra svenskfödda barn. Detta kräver barn och ungdomar. Klarar vi att leva upp omfattande kartläggningsarbete samt dokumentation. till det här ansvaret? Räcker resurserna? S = Sannolikhet K = Konsekvens ROV= Risk- och väsentlighetspoäng
r.ltingsryds \:!;/kommun TINGSHYDS KOMMUN Barn- och utbtldningsnämnden '. 2016-07- 1 4 Socialförvaltningen 1 (1) 2016-06-27 Anna Malmhav 0477-44287 q DNRPL G0 \ Intern kontroll år 2016 Granskning av kommunövergripande kontrollmål för 2016 avseende barnoch utbildningsnämndens tjänstegarantier Uppdraget I granskningsuppdraget står följande: "Granskningen ska ta reda på hur kommunens olika verksamheter säkerställer att tjänstegarantierna uppfylls". 4 Undertecknad utsågs som granskare för barn - och utbildningsförvaltningen. Genomförande Granskningen har genomförts genom inläsning av aktuella tjänstegarantier för förskola, grundskola och fritidshem, intervju med plarieringsledare Mats Ingolf samt stickprov inom verksamheten. Resultat Tjänstegarantierna beslutades av barn- och utbildningsnämnden 2012-12-19. Tjänstegarantin för grundskolan reviderades 2016-04-20, övriga garantier har ej reviderats då inga beslut fattats som föranleder ändringar För implementering och löpande information av tjänstegarantierna till medarbetare inom nämndens verksamhetsområde ansvarar rektorer. Nyanställa medarbetare får information i samband med sin introduktion. Vårdnadshavare ska informeras i samband med introduktion på förskola, fritids eller i samband med skolstart. På Hypernet, det system som används för ansökan och hantering av tider för förskola och fritids, finns information tjänstegarantierna. Undertecknad har frågat en personal på Drakens fritids och en personal på Nyckelpigans förskola i Väckelsång om de är bekanta med garantierna. Båda medarbetarna har fått information om garantierna och är medvetna om innehållet. Det finns ingen egenkontroll som säkerställer att medarbetare och vårdnadshavare får information om garantierna. Förvaltningen har inte mottagit några synpunkter eller klagomål riktade till garantierna sedan dessa beslutades. Förslag till förbättrande åtgärder Förslagsvis gör förvaltningen en rutin för egenkontroll som säkerställer att både medarbetare och vårdnadshavare har kännedom om garantierna. Anna Malmhav Utvecklingsledare socialförvaltningen
Beslutad 2016-12-14 Intern kontroll år 2016 - Granskningsrapport Ansvarig nämnd: Barn- och utbildningsnämnden 1. Resultat från granskningen Kommunövergripande kontrollmål Kontrollmål nr 1: Hur kommunens olika verksamheter säkerställer att tjänstegarantierna uppfylls. Resultat/bedömning: Granskningen har inte påvisat att vi inte lever upp till våra tjänstegarantier. Cheferna inom de olika verksamheterna ansvarar för att deras personal har kännedom om tjänstegarantierna och nyanställd personal informeras i samband med deras introduktion. Vårdnadshavare informeras vid introduktion på förskola eller fritids eller vid skolstart samt via vårt digitala verksamhetssystem för hantering av tider inom förskola och fritids. Det kan dock vara motiverat att införa en rutin för kontroll att det finns kännedom om tjänstegarantierna bland personal och vårdnadshavare. Åtgärdsförslag: Att förvaltningen inför en rutin för egenkontroll som säkerställer att både medarbetare och vårdnadshavare har kännedom om tjänstegarantierna. Barn- och utbildningsnämndens egna kontrollmål Kontrollmål nr. 2: Hur arbetar skol- och elevhälsopersonal med elever med särskilda behov? Uppfyller vi skollagen? Med särskilt beaktande av alla nyanlända elever. Är resurserna tillräckliga? ROV-poäng: 6 Resultat/bedömning: Vi konstaterar att vi, trots upprepade påminnelser, idag den 5 december fortfarande inte har fått in någon granskningsrapport gällande denna här granskningen. Rapporten skulle vara inlämnad senast den 1 december. Kontrollmål nr. 3: Elevhälsan har fått ett nytt uppdrag att ansvara för vaccinationen av nyanlända barn och ungdomar. Klarar vi att leva upp till det här ansvaret? Räcker resurserna? ROV-poäng: 6 Resultat/bedömning: På grund av byte och vakans på tjänsten som medicinskt ansvarig sjuksköterska, inom Socialförvaltningen, har detta granskningsuppdrag inte genomförts.
2. Åtgärdsplan Kontrollmål Åtgärds beskrivning Klart senast Nr 1 Framtagande av rutin för att säkerställa att tjänstegarantierna 2017-05-01 är kända bland personal och vårdnadshavare. 2 Eftersom granskningen inte är genomförd föreslås inga åtgärder. 3 Eftersom granskningen inte är genomförd föreslås inga åtgärder. 3. Samlad bedömning av 2016 års internkontrollarbete Nämndens självskattning av arbetet med intern kontroll under 2016 är: God Kommentar: Nämnden har av sin förvaltning fått all den information som man har förväntat sig att få när det gäller arbetet med risk- och väsentlighetsanalys och framtagande av ny handlingsplan. Däremot anser nämnden att arbetet med internkontroll inom kommunen inte fungerar till:fredsställande. Det saknas helhetsansvar och samordning av de olika granskningsuppdragen och bevakning av att de genomförs i god tid innan årets slut. Inför år 2016 beslöt nämnden om två granskningsområden med tillhörande granskningsuppdrag. Inget av dessa granskningsuppdrag har redovisats.
Arende 13 Återkoppling gällande intern kontroll år 2015
Fastställd 2016-12-14 Intern kontroll år 2015 - Uppföljning och Återkoppling Ansvarig nämnd: Barn- och utbildningsnämnden Resultat från granskningen Kommunövergripande kontrollmål Kontrollmål nr 1: A vtalstrohet Resultat/bedömning: Granskningen har inte påvisat några brister i avtalstroheten. Atgärdsförslag: Inga åtgärdsförslag. Uppföljning och återkoppling: Inget behov av att vidta åtgärder. Barn- och utbildningsnämndens egna kontrollmål Kontrollmål nr. 2: Hur fungerar mottagandet och kartläggning av nyanlända barn/elever? Får barnen/eleverna rätt förutsättningar och rätt ingång i den svenska skolan? ROV-poäng: 6 Resultat/bedömning: Granskningen visar att det finns tydliga riktlinjer för kartläggning och mottagande av nyanlända barn/elever och att barnen får goda förutsättningar och bra ingång i den svenska skolan. Det finns en rutingång som beskriver kartläggning och skolintroduktion av nyanlända barn och elever samt deras mottagande i skolan. Rutinen är känd av personalen och gäller för samtliga grundskolor i kommunen. För förskolorna finns handlingsplan för mottagande av nyanlända. Atgärdsförslag: Prioritera arbetet med att starta upp en "landningsbana" inom Tingsryds kommun. Uppföljning och återkoppling: Arbetet med att organisera en "landningsbana" inom Tingsryds kommun startade och chefen för elevhälsan ansvarade för en utredning. Ansvaret för arbetet togs sedan över av Kommunledningsförvaltningen. Efter oklarheter vad gäller finansiering min stannade projektet av och senare under året har projektet lagts ner. Idag är uppfattningen inom vår förvaltning att det inte längre är aktuellt att starta en "landningsbana".
Kontrollmål nr. 3: Hur fungerar samverkan mellan Barn- och utbildningsförvaltningen och Socialförvaltningen? Finns det risk för att vi missar något barn eller någon elev? Att de hamnar "mellan stolarna". Kan det som hände i Karlskrona hända hos oss? ROV-poäng: 8 Resultat/bedömning: Granskningen visar att samverkan mellan förvaltningarna fungerar bra. Rutiner är kända och personalen känner sig trygga med dem. Anmälningsplikten enligt socialtjänstlagen är väl känd. Det finns dock vissa oklarheter om det, i akuta lägen, räcker med en muntlig anmälan. Frågan kan komma upp i samband med helger. Här bör tydliga rutiner tas fram. Från BUF:s sida önskar man en bättre återkoppling från SOF/IFO efter det att man gjort oros anmälningar. Atgärdsförslag: Barn- och utbildningsförvaltningen ges i uppdrag att, i samverkan med Socialförvaltningen, tydliggöra rutinerna kring anmälan i akuta situationer och om vad som gäller kring muntlig anmälan. Även frågan om hur återkoppling från SOF/IFO efter att orosanmälan har gjorts kan bli bättre skall utredas. Uppföljning och återkoppling: Gemensam utbildning av personal inom Socialförvaltningen samt vår elevhälsa har genomförts vad gäller arbetet med orosanmälning och samordnade individuella planer (SIP). Det har också varit utbildning av skolledarna när det gäller hur vi arbetar med orosanmälningar och det stödmaterial som finns för detta. Kontrollmål nr. 4: Policydokument, kännedom och efterföljd ROV-poäng: 9 Resultat/bedömning: Granskningen har genomförts genom kontroll av riktlinjer för sociala medier med personal på huvudbiblioteket i Tingsryd och fritidsgården i Ryd. Inom fritidsgårdsverksamheten har inte det sociala mediet (facebook) anmälts med den blankett som skall användas och där även ansvarig chef skall godkänna och skriva under. Dessutom har privat konto använts vilket inte är tillåtet. Atgärdsförslag: Barn- och utbildningsförvaltningen ges i uppdrag att aktualisera riktlinjerna för användning av sociala medier i verksamheten, inventera aktuella bloggar och olika sociala medier som används i verksamheten för att dels rensa ut dem som inte är aktuella och dels se till så att samtliga är anmälda på ett korrekt sätt. Dessutom bör frågeställningen prövas om förvaltningen skall använda sig av grupper som är fallet på Bobba fritidsgård. Uppföljning och återkoppling: Riktlinjerna för sociala medier är aktualiserade bland cheferna inom förvaltningen. IT-samordnaren har genomfört inventering av samtliga bloggar och andra sociala medier inom våra olika verksamheter och kontrollerat att de är godkända och dokumenterade på ett korrekt sätt. Problemet vid Bobba fritidsgård är löst.
Beslutad 2015-12-16 Intern kontroll år 2015 - Granskningsrapport Ansvarig nämnd: Barn- och utbildningsnämnden 1. Resultat från granskningen Kommunövergripande kontrollmål Kontrollmål nr 1: A vtalstrohet Resultat/bedömning: Granskningen har inte påvisat några brister i avtalstroheten. Åtgärdsförslag: Inga åtgärdsförslag. Barn- och utbildningsnämndens egna kontrollmål Kontrollmål nr. 2: Hur fungerar mottagandet och kartläggning av nyanlända barn/elever? Får barnen/eleverna rätt förutsättningar och rätt ingång i den svenska skolan? ROV-poäng: 6 Resultat/bedömning: Granskningen visar att det finns tydliga riktlinjer för kartläggning och mottagande av nyanlända barn/elever och att barnen får goda förutsättningar och bra ingång i den svenska skolan. Det finns en rutingång som beskriver kartläggning och skolintroduktion av nyanländabarn/elever samt deras mottagande i skolan. Rutinen är känd av personalen och gäller för samtliga grundskolor i kommunen. För förskolorna finns handlingsplan för mottagande av nyanlända. Åtgärdsförslag: Prioritera arbetet med att starta upp en "landningsbana" inom Tingsryds kommun. Kontrollmål nr. 3: Hur fungerar samverkan mellan Barn- och utbildningsförvaltningen och Socialförvaltningen? Finns det risk för att vi missar något barn eller någon elev? Att de hamnar "mellan stolarna". Kan det som hände i Karlskrona hända hos oss? ROV-poäng: 8 Resultat/bedömning: Granskningen visar att samverkan mellan förvaltningarna fungerar bra. Rutiner är kända och personalen känner sig trygga med dem. Anmälningsplikten enligt socialtjänstlagen är väl känd. Det finns dock vissa oklarheter om det, i akuta lägen, räcker med en muntlig anmälan. Frågan kan komma upp i samband med helger. Här bör tydliga rutiner tas fram. Från BUF:s sida önskar man en bättre återkoppling från SOF/IFO efter det att man gj ort orosanmälningar.
Atgärdsförslag: Barn- och utbildningsförvaltningen ges i uppdrag att, i samverkan med Socialförvaltningen, tydliggöra rutinerna kring anmälan i akuta situationer och om vad som gäller kring muntlig anmälan. Även frågan om hur återkoppling från SOF/IFO efter att orosanmälan har gjorts kan bli bättre skall utredas. Kontrollmål nr. 4: Policydokument, kännedom och efterföljd ROV-poäng: 9 Resultat/bedömning: Granskningen har genomförts genom kontroll av riktlinjer för sociala medier med personal på huvudbiblioteket i Tingsryd och fritidsgården i Ryd. Inom fritidsgårdsverksamheten har inte det sociala mediet (facebook) anmälts med den blankett som skall användas och där även ansvarig chef skall godkänna och skriva under. Dessutom har privat konto använts vilket inte är tillåtet. Atgärdsförslag: Barn- och utbildningsförvaltningen ges i uppdrag att aktualisera riktlinjerna för användning av sociala medier i verksamheten, inventera aktuella bloggar och olika sociala medier som används i verksamheten för att dels rensa ut dem som inte är aktuella och dels se till så att samtliga är anmälda på ett korrekt sätt. Dessutom bör frågeställningen prövas om förvaltningen skall använda sig av grupper som är fallet på Bobba fritidsgård. 2. Atgärdsplan Kontrollmål Åtgärds beskrivning Klart senast Nr 1 Inga åtgärder 2 Prioritera arbetet med att starta upp en "landningsbana" 2016-08-01 inom Tingsryds kommun. 3 Barn- och utbildningsförvaltningen ges i uppdrag att, i 2016-03-01 samverkan med Socialförvaltningen, tydliggöra rutinerna kring anmälan i akuta situationer och om vad som gäller kring muntlig anmälan. Även frågan om hur återkoppling från SOF/IFO efter att orosanmälan har gjorts kan bli bättre skall utredas. 4 Barn- och utbildningsförvaltningen ges i uppdrag att 2016-04-01 aktualisera riktlinjerna för användning av sociala medier i verksamheten, inventera aktuella bloggar och olika sociala medier som används i verksamheten för att dels rensa ut dem som inte är aktuella och dels se till så att samtliga är anmälda på ett korrekt sätt. Dessutom bör frågeställningen prövas om förvaltningen skall använda sig av grupper som är fallet på Bobba fritidsgård. 3. Samlad bedömning av 2015 års internkontrollarbete Nämndens självskattning av arbetet med intern kontroll under 2015 är: God Kommentar: Nämnden har fått all den information som man har förväntat sig att få.