samhällsskydd och beredskap Minnesanteckningar 1 (6) Antecknat av Carl Bonde Mötesdatum 2013-08-22 Mötestid 09.00-15.10 Länsstyrelsen Annelie Johansson (del av tid) Peter Cavala (del av tid) Ingela Valeur (del av tid) Margareta Svenning Sara Edlund-Fredholm Linda Rosqvist Alexander Laksman (del av tid) Ilpo Borg (del av tid) Sofie Nydemark (del av tid) Carl-Axel Stenberg MSB Lena Tellvik Carl Bonde Peter Norlander Tillsyn och tillsynsvägledning enligt lagen (1999:381) om åtgärder för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga kemikalieolyckor Inledning Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) genomförde tillsynsvägledning vid Länsstyrelsen i Skåne län den 22 augusti 2013 enligt lagen (1999:381) om åtgärder för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga kemikalieolyckor, Sevesolagen. Besöken genomförs utifrån en årligen fastställd tillsynsplan. I det här fallet omfattade besöket tillsynsvägledning vilket består av uppföljning, utvärdering och samordning av länsstyrelsens operativa tillsyn enligt Sevesolagen samt stöd och råd i tillsynsfrågor. Bedömningar grundar sig på de underlag som lämnats till MSB och det som framkommit vid besöket. Detta dokument består av två delar. I den första delen har MSB sammanställt sina bedömningar och eventuella förbättringsförslag. I den andra delen finns minnesanteckningarna från besöket. Uppföljning Länsstyrelsen ska senast 2013-12-01 inlämna en skriftlig redogörelse för hur det fortsatta arbetet kommer att genomföras med förbättringsområden under rubriken MSB:s bedömningar och förbättringsförslag. Under januari 2014 kommer detta även att följas upp vid en videokonferens med länsstyrelsen. MSB-14.1
samhällsskydd och beredskap Minnesanteckningar 2 (6) MSB:s bedömningar och förbättringsförslag MSB:s bedömning av länsstyrelsens arbete med tillsyn enligt Sevesolagstiftningen MSB bedömer att länsstyrelsen inte uppfyller Sevesolagens intentioner inom flera områden. Nedan redovisas förbättringsområden som MSB bedömer behöver utvecklas för att länsstyrelsen ska uppfylla lagens intentioner. Förbättringsområden En stor del av de förbättringsområden som identifierats handlar om att skapa en struktur och en långsiktighet i länsstyrelsens arbete med Sevesolagen. Det är MSB:s bedömning att länsstyrelsen vid framtagandet av nedanstående rutiner och arbetssätt kan behöva avsätta mer resurser än tidigare om detta ska kunna ske utan att ambitionsnivån behöver sänkas i tillsynsarbetet. - Länsstyrelsen bör komplettera tillsynsprogrammen med en samlad bedömning av tillsynsbehovet vid respektive verksamhet. Av tillsynsprogrammen bör det även framgå erfarenheter från tidigare utförd tillsyn. - Länsstyrelsen bör utveckla rutiner för att inhämta information från räddningstjänsternas tillsyn av farlig verksamhet samt kommunens miljöbalkstillsyn i de fall kommunen har denna tillsyn på en Sevesoverksamhet. Rutiner behöver även finnas i de fall länsstyrelsen har ansvar för miljöbalkstillsyn men då denna tillsyn utförs av annan handläggare än Sevesohandläggaren. - Länsstyrelsen bör skapa rutiner för att säkerställa att verksamhetsutövarna systematiskt och regelbundet utvärderar handlingsprogrammets effektivitet och lämplighet. - Länsstyrelsen bör upprätta rutiner för hur remissförfarande och granskning av säkerhetsrapporter ska ske. Dessa bör omfatta både intern och extern samordning. - Länsstyrelsen bör upprätta rutiner för att följa upp statusen på verksamhetsutövarnas interna planer för räddningsinsats, kommunens planer för räddningsinsats samt information till allmänheten. Rutinerna bör även omfatta intern samverkan mellan länsstyrelsens enheter avseende detta område. - Länsstyrelsen bör upprätta rutiner för att följa upp om verksamhetsutövarna identifierar omgivningsfaktorer d.v.s. andra faktorer i omgivningen som kan påverka säkerheten. Tillsynsenheten Lena Tellvik Enhetschef
samhällsskydd och beredskap Minnesanteckningar 3 (6) Minnesanteckningar Tillsynsvägledning enligt Sevesolagstiftningen Länsstyrelsens arbete med tillsyn enligt Sevesolagstiftningen Vid tillsynsvägledningen har följande områden följts upp och diskuterats: Organisation, resurser och kompetens Tillsynsprogram, tillsyn och samverkan Omgivningsfaktorer Handlingsprogram Säkerhetsrapport, intern plan och kommunens plan för räddningsinsatser samt information till allmänheten Tillsyn och planering Organisation, resurser och kompetens Länsstyrelsen har de senaste åren genomgått omstruktureringar i hanteringen av Sevesofrågorna. Personalomsättning har skett både på chefsnivå och handläggartjänster för Sevesotillsyn och samordnare. Vid den nyligen genomförda MPD-koncentrationen la länsstyrelsen ett stort fokus på den ökade belastningen av MPD-ärenden. Detta fick till följd att Seveso-tillsynen blev nedprioriterad under denna tid. I februari 2013 utsågs två miljöhandläggare till samordnare för Sevesofrågorna. Handläggarna har arbetat med Sevesofrågor sedan 2009 och arbetar även med miljöbalkstillsyn. Länsstyrelsen har nyligen anställt ytterligare två miljöskyddshandläggare som delvis kommer arbeta med Sevesotillsyn. Med denna nya organisation för Sevesofrågor förväntar sig länsstyrelsen få mer fokus på Sevesotillsynen. Länsstyrelsens miljöenhet planerar att avsätta 176,5 dagar för Sevesoarbete under 2013. I denna tid ingår tillsynsbesök, granskning av säkerhetsrapporter och handläggning av anmälningsärenden samt administrativa uppgifter, såsom upprättande och uppdatering av tillsynsplaner, registrering i Sevesodatabasen, planering av Sevesotillsynen, upprättande av rutiner, begäran om ersättning, svar på remisser etc. I tiden ingår även handläggning av sju stycken säkerhetsrapporter. Länsstyrelsen beräknar att ett tillsynsbesök på en verksamhet på den högre kravnivån i genomsnitt tar tre dagar och ett besök på en Sevesoverksamhet på den lägre kravnivån i genomsnitt tar 2,5 dagar i anspråk. I tidsplaneringen finns ingen avsatt tid för eventuell uppföljande eller händelsestyrd tillsyn på någon verksamhet. För tiden som behöver avsättas för Sevesofrågor i prövningsärenden (MPD-/Mark- och miljödomstolsprövningar) finns ingen tidsplanering. Enheten för samhällskydd och beredskap har uppgiften att granska och följa upp kommunens planer för räddningsinsats samt information till allmänheten.
samhällsskydd och beredskap Minnesanteckningar 4 (6) En handläggare arbetar med detta och ska under 2013 avsätta 15 dagar för detta arbete. Länsstyrelsen kommer med anledning av resultatet gällande tillsynsansvar i utredningen En effektivare Sevesotillsyn se över sina delegationsbeslut och eventuellt återta miljöbalkstillsynen över alla A- och B-anläggningar som är Sevesoanläggningar. Detta medför att tillsyn enligt Sevesolagen och Miljöbalken blir mer samlad för dessa verksamheter. Tillsynsprogram, tillsyn och samverkan I länet finns förnärvarande 18 Sevesoverksamheter på den högre kravnivån och 36 på den lägre kravnivån. Länsstyrelsen har bokat datum för att besöka de flesta Sevesoverksamheterna under året. Merparten av tillsynsbesöken kommer att vara gemensamma med AV. Även räddningstjänst och kommunens miljötillsynshandläggare bjuds in. Tillsynsprogram finns för flertalet av verksamheterna. Dock är några av tillsynsprogrammen inaktuella och har inte varit föremål för uppdatering de senaste åren. Länsstyrelsen anser sig ha ett behov av att uppdatera dessa dokument. För verksamheter på den högre kravnivån ska tillsynsprogrammen grunda sig på en analys och planmässig bedömning av riskerna för allvarlig kemikalieolycka. Tillsynsprogrammen bör innehålla den information som gör det möjligt att bedöma tillsynsbehovet vid respektive verksamhet. Viktig parameter att tillsynsprogrammen innehåller är erfarenheter från tidigare tillsynsbesök samt en bedömning av verksamheternas tillsynsbehov. Länsstyrelsen har hittills inte haft någon egen behovsbild för att inrikta tillsynsbesöken utan har utgått från AV:s inriktning. Länsstyrelsen avser dock besöka merparten av anläggningarna för att bilda sig en egen uppfattning om dem inför kommande planering. Länsstyrelsen och AV har upprättat ett samverkansavtal där det beskrivs hur samverkan kring Sevesotillsynen mellan myndigheterna ska ske. I samverkansavtalet fastslås bland annat att länsstyrelsen och AV ska träffas två gånger per år för att planera och följa upp tillsynsverksamheten. Länsstyrelsen saknar rutin för att i planeringen av Sevesotillsyn ta tillvara på resultatet från kommunernas miljöbalkstillsyn och räddningstjänsternas tillsyn av farlig verksamhet. Länsstyrelsen saknar även rutin för att internt inhämta erfarenheter från miljöbalkstillsyn på de anläggningar där Sevesohandläggarna inte själva utför denna tillsyn. Handlingsprogram Länsstyrelsen brukar vid tillsyn på verksamheter på den lägre kravnivån utgå från verksamhetens handlingsprogram. I förekommande fall har länsstyrelsen begärt in handlingsprogram innan tillsyn för att kunna ha en bättre diskussion på plats. För verksamheter på den högre kravnivån har handlingsprogram samlats in, och i vissa fall granskats, i samband med att verksamhetsutövarna har uppdaterat säkerhetsrapporter.
samhällsskydd och beredskap Minnesanteckningar 5 (6) Enligt uppgifter ur Sevesodatabasen har handlingsprogrammet inte granskats för tio av verksamheterna på den högre kravnivån och för nio av verksamheterna på den lägre kravnivån. Ytterligare uppgifter i databasen tyder på att för några av verksamheterna på den lägre kravnivån har handlingsprogrammen inte uppdaterats på över 5 år. MSB påtalade att det inte finns något lagkrav som anger att handlingsprogrammet måste uppdateras inom ett visst intervall. Dock bör länsstyrelsen regelbundet följa upp handlingsprogrammets aktualitet. Länsstyrelsen angav att även om man inte systematiskt tar upp frågan om handlingsprogrammens aktualitet så förekommer det ofta i samband med tillsyn att man ställer frågor kring detta. Säkerhetsrapport och planer Länsstyrelsens rutiner för handläggning och granskning av säkerhetsrapporter Vid en MPD-prövning med säkerhetsrapport så ska denna remitteras till Sevesohandläggare på miljötillsynsenhet- och beredskapsenhet. Vad gäller inkomna säkerhetsrapporter utanför ett prövningsärende saknar länsstyrelsen skriftlig rutin för remissförfarande av säkerhetsrapporten för att inhämta synpunkter från internt berörda avdelningar och från kommunens räddningstjänst/miljönämnd samt AV. Vid granskningen av säkerhetsrapporterna används AVs granskningsmall. Innan länsstyrelsen meddelar ett granskningsyttrande över en säkerhetsrapport stämmer länsstyrelsen av sina synpunkter med AV. Det finns en rutin att länsstyrelsen ska skicka över en inkommen säkerhetsrapport till AV om bolaget inte har gjort detta. Enligt Sevesodatabasen är det sju säkerhetsrapporter som ännu inte har granskats. Intern plan och kommunens plan för räddningsinsatser, information till allmänheten Länsstyrelsen har till viss del skriftliga rutiner för granskning och uppföljning av intern plan men saknar detta för granskning av kommunens plan för räddningsinsatser och information till allmänheten. Avseende interna och kommunala planer för räddningsinsats saknar länsstyrelsen rutin för intern samgranskning av dessa. I dagsläget råder tveksamhet kring hur väl verksamheternas interna planer och kommunens planer för räddningsinsats harmoniserar då det enligt Sevesodatabasen är ett ganska stort tidsintervall mellan datum för upprättandet av intern plan och upprättandet av kommunal plan. I dagsläget är fem av de interna planerna för gamla och ytterligare en plan blir för gammal under året. De kommunala planerna ska förnyas minst vart tredje år. Detta medför att sex av de kommunala planerna är för gamla och ytterligare åtta planer blir för gamla under året. Nästa år kommer samtliga kommunala planer vara för gamla om dessa inte har uppdaterats. MSB påtalade att det är viktigt att länsstyrelsen
samhällsskydd och beredskap Minnesanteckningar 6 (6) stämmer av med kommunerna att de har påbörjat arbetet med att uppdatera de kommunala planerna. Beträffande övning av kommunala planer får länsstyrelsen ibland uppgift om att övning genomförts. Ibland deltar även länsstyrelsen som observatör vid dessa övningar. MSB påtalade att uppgift om övning av kommunala planer bör uppdateras i Sevesodatabasen då denna information idag saknas. I de fall planerna inte har övats så behöver länsstyrelsen följa upp att kommunerna utför övningar. Länsstyrelsen saknar skriftliga rutiner för uppföljning och granskning av att kommunerna fullgör sin skyldighet gällande information till allmänheten. För fem av verksamheterna saknas information till allmänheten. För en verksamhet är informationen för gammal och för ytterligare en verksamhet riskerar informationen att bli för gammal i år. Omgivningsfaktorer Länsstyrelsen saknar rutin för att följa upp om verksamhetsutövare utrett förekomst av omgivningsfaktorer. Verksamhetsutövaren för en Sevesoverksamhet ska i sitt säkerhetsarbetete, utöver förhållandena vid den egna verksamheten, även ta hänsyn till andra faktorer i omgivningen som kan påverka säkerheten. Enligt uppgift i Sevesodatabasen saknas för 14 av Sevesoverksamheterana på den högre kravnivån uppgifter om verksamhetsutövaren har identifierat omgivningsfaktorer som kan påverka säkerheten. Denna information saknas även för samtliga av verksamheterna på den lägre kravnivån. Övrigt Länsstyrelsen framförde önskemål om metodstöd och normerande tillsynsbesök så som AV har varje år, fast på länsstyrelsenivå. Bättre information på MSB:s hemsida efterlystes som t ex en FAQ-liknande sida.