Fastighetsnämnden 2015-10-21 1(13) Plats och tid: Nymansgatan 23, sammanträdesrum Nissan, kl. 13:00 14:00 ande: Carl-Johan Berthilsson (M) ordförande Ola Johnsson (M) Kent Gustafsson (S) Per Carlsson (FP) Matilda Rosander (S) Bo Fridolph (SPI) Rose-Marie Jönsson (S) Övriga deltagande: Fredrik Johansson (C), Magnus Hedman (KD), fastighetschef Patrick Kristensson, drift- och förvaltarchef Kerstin Lorick, byggteknisk chef Marcus Holmgren, funktionschef ekonomi Malin Östlund, ekonom Johan Gustafsson samt nämndadministratör Sofia Lyberg. Utses att justera: Kent Gustafsson (S) Justeringens plats och tid: Nymansgatan 23, 27 oktober 2015 Sekreterare: Paragrafer 83-92 Sofia Lyberg Ordföranden: Carl-Johan Berthilsson Justerande:. Kent Gustafsson ANSLAG / BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Halmstads kommun, Fastighetsnämnd : 2015-10-21 Datum för anslags upprättande: 2015-10-28 Datum för anslags nedtagande: 2015-11-23 Förvaringsplats för protokollet: Fastighetskontoret Underskrift:... Sofia Lyberg
Fastighetsnämnden 2015-10-21 2(13) FN 83 Val av protokollsjusterare Jämte ordföranden (M) utses Kent Gustafsson (S) att justera protokollet.
Fastighetsnämnden 2015-10-21 3(13) FN 84 Godkännande av dagordning Fastighetsnämnden godkänner dagordningen för den 21 oktober 2015 med följande tillägg av informationsärenden: - Organisationsförändring fastighetskontoret - Simhall Halmstad Arena, underhåll - Impregnering av trä på skolor/förskolor - Örjans Vall - Mjellby konstmuseum
Fastighetsnämnden 2015-10-21 4(13) FN 85 FN2015/0184 Skedala 1:40, del av, detaljplan - remissvar Fastighetsnämnden har inget att invända mot detaljplanen Skedala 1:40, Halmstad. Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott har den 10 mars 2015, KSU 66, gett samhällsbyggnadskontoret i uppdrag att i detaljplan pröva del av Skedala 1:40 för skola/förskola. Fastighetsnämnden har fått ärendet som remiss med sista svarsdatum den 28 oktober 2015. Fastighetskontoret har ingen verksamhet i närområdet och föreslår att fastighetsnämnden lämnar remissvar utan synpunkter mot förslaget. s beredning har ingen koppling till fastighetsnämndens verksamhetsplan 2015. Samrådshandling med tillhörande detaljplan är framtagen av samhällsbyggnadskontoret på uppdrag av kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott den 10 mars 2015, KSU, 66. är handlagt av drift- och förvaltarenheten. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden har inget att invända mot detaljplanen Skedala 1:40, Halmstad. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnden 2015-10-21 5(13) FN 86 FN2015/0165 Förslag till riktlinjer för internkontroll - remissvar Fastighetsnämnden har inga synpunkter på förslaget till riktlinjer för internkontroll. Kommunstyrelsen har beslutat att sända förslaget till riktlinjer för internkontroll på remiss till samtliga nämnder med sista svarsdatum den 31 oktober 2015. Internkontrollreglementet antogs av kommunfullmäktige 2000-06-21, 120. I samband med en pågående utveckling av internkontrollen inom Halmstads kommun har ett behov av att se över internkontrollreglementet framkommit. Det nuvarande internkontrollreglementet anses inte fullt ut anpassat till rådande syn på internkontroll. Reglementet antar i vissa delar ett relativt snävt perspektiv på vad internkontroll är och ska syfta till. Internkontrollens grund i en risk- och väsentlighetsanalys framgår inte heller tillräckligt tydligt. Stadskontoret ser det som angeläget med en bred förankring av internkontrollarbetet. Fastighetskontoret föreslår att fastighetsnämnden lämnar remissvar, utan invändningar mot förslaget. s beredning Beredning av ärendet har skett av stadskontorets avdelning för ekonomi och styrning. Remissvaret har beretts inom fastighetskontorets förvaltningsstab. KS 2015-06-02, 200, samt KLU 2015-05-19, 95, att sända förslaget till riktlinjer för internkontroll på remiss till samtliga nämnder. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden har inga synpunkter på förslaget till riktlinjer för internkontroll. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnden 2015-10-21 6(13) FN 87 FN2014/0181 Om- och tillbyggnad av Kastanjealléns förskola, fyra avdelningar Fastighetsnämnden beslutar att fastighetskontoret, i samråd med barn- och ungdomsförvaltningen, startar färdigställande av bygglovshandlingar, bygglovsansökan samt går ut på upphandling av entreprenör, trots att projektets kalkyl ligger över anslag i budget. Kommunfullmäktige har beslutat att ge fastighetsnämnden i uppdrag att i samverkan med barn- och ungdomsförvaltningen och servicekontoret, projektera och bygga en förskola i Örjanskolans nya annex. Anslag i budget för 2014 är 22 000 000 kronor. Inkomna anbud och anbudssammanställning visade en slutkostnad på 25 700 000 kronor. I samråd med samhällsbyggnadskontoret har fastighetskontoret omarbetat förslaget och bantat projektet, redovisad kalkyl ligger nu på 24 000 000 kronor. Behovet av förskolor i centrum är stort och det är ett stort tryck på barn- och ungdomsförvaltningen att få fram nya förskoleavdelningar. Av denna anledning pågår ett arbete för att skyndsamt anordna fler förskoleplatser i område centrum. Kastanjealléns förskola är tänkt att placeras på del av Läroverket 1, Örjanskolan nya annex, och omfattas av om- och tillbyggnad av fyra nya avdelningar samt en tillbyggnad för serveringskök och personaldel. Lokalerna kommer att anpassas till befintlig byggnad. Under vecka 41 kommer en rapport angående buller- och partikelmätning att redovisas. Denna rapport kommer att visa om platsen är lämplig att bygga på utifrån ljudnivå och luftkvalitet. Fastighetskontoret kommer oavsett resultat att föra en diskussion med miljö- och hälsoskyddskontoret angående platsens lämplighet. Fastighetskontoret föreslår att fastighetsnämnden ger klartecken till att kontoret projekterar fram bygglovshandlingar, söker bygglov samt går ut på upphandling med ett nytt förfrågningsunderlag. Skulle det visa sig vid anbudsammanställning att projektet ligger över budget, kommer
Fastighetsnämnden 2015-10-21 7(13) fastighetskontoret att begära ett tilläggsanslag på det överskridande beloppet hos kommunfullmäktige. s beredning har beretts inom byggteknisk enhet, fastighetskontoret. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att fastighetskontoret, i samråd med barn- och ungdomsförvaltningen, startar färdigställande av bygglovshandlingar, bygglovsansökan samt går ut på upphandling av entreprenör, trots att projektets kalkyl ligger över anslag i budget. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnden 2015-10-21 8(13) FN 88 FN2015/0190 Granskning EFU-projekt Fastighetsnämnden beslutar att överlämna redovisningen av vidtagna och planerade åtgärder till kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige beslutade 2008 att avsätta medel för att återställa de ekonomiska värdena i kommunens fastigheter. Projektet, det s.k. EFUprojektet, genomfördes 2009-2012. En internkontrollgranskning 2011 visade på brister i beställningar, attest och dokumentation. Motsvarande granskning 2012 visade på förbättringar, men också att det fortsatt fanns brister. En extern granskning, genomförd på uppdrag av kommunens revisorer 2012, visade på att underhållsskulden borde vara reglerad men att det inte gick att bedöma förrän projektet slutredovisats. Det har varit svårt att fastställa resultatet av EFU-projektet då odokumenterade omprioriteringar gjorts. Mot denna bakgrund har kommunchefen uppdragit åt Advokatfirman Lindahl att genomföra en granskning. Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutade att överlämna rapporten till fastighetsnämnden som fick i uppdrag att redovisa vidtagna och planerade åtgärder till kommunstyrelsen senast den 31 oktober 2015. Följande åtgärder har genomförts på fastighetskontoret: - Analys av arbetsmetodik på fastighetskontorets byggtekniska enhet startade i mars 2014 i samband med att ny förvaltningschef tillträdde - Byte av byggteknisk chef påbörjades augusti 2014 - Rekryteringsprocess uppstartad omgående - Interimslösning för att täcka upp under rekryteringsfasen påbörjades parallellt - Interimslösning på plats januari 2015 - Uppdaterad rutin för beställning av nya projekt inklusive checklista introducerades i januari 2015 - Ny byggteknisk chef på plats april 2015 - Genomgång av befintliga rutiner och processer på byggtekniska enheten under våren och sommaren 2015 - Projektredovisning i nämnd (diarieförd) implementerad september 2015 - Ny organisation på fastighetskontoret med tydligare gränsdragning, förhandlad och godkänd av fastighetsnämnd och samverkansgrupp september 2015
Fastighetsnämnden 2015-10-21 9(13) Följande åtgärder planeras på fastighetskontoret: - Översyn av delegationsordningen med hjälp av kommunjurist - Implementation av ny organisation på fastighetskontoret - Intern process och rutinkartläggning i nya organisationen - System/verktyg för styrning av dokument och verksamhet baserat på interna behov på fastighetskontoret Fastighetskontoret föreslår att fastighetsnämnden beslutar att överlämna redovisningen av vidtagna och planerade åtgärder till kommunstyrelsen. s beredning Kommunchefen har gett Advokatfirman Lindahl i uppdrag att genomföra en granskning av EFU-projektet. Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutade att överlämna rapporten till fastighetsnämnden som fick i uppdrag att redovisa vidtagna och planerade åtgärder till kommunstyrelsen senast den 31 oktober 2015. På fastighetskontoret har ärendet beretts av förvaltningschef. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att överlämna redovisningen av vidtagna och planerade åtgärder till kommunstyrelsen. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnden 2015-10-21 10(13) FN 89 FN2015/0005 Ekonomisk redovisning Fastighetsnämnden beslutar att lägga den ekonomiska redovisningen med tillhörande helårsprognos till grund för den fortsatta ekonomiska planeringen. Ekonomisk uppföljning har upprättats för perioden januari till och med september 2015 med tillhörande helårsprognos per den 31:e december 2015. s beredning Varje nämnd ska månatligen, från och med mars, med undantag av juni och juli, lämna ekonomisk rapport till kommunstyrelsen. Nämnderna ska dessutom vid tre tillfällen under året - per den 30 april (delårsrapport) respektive den 31 augusti (delårsbokslut) samt i samband med årsbokslut göra rapportering till kommunfullmäktige. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att lägga den ekonomiska redovisningen med tillhörande helårsprognos till grund för den fortsatta ekonomiska planeringen. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnden 2015-10-21 11(13) FN 90 FN2015/0158 Förhyrning av kontorsdel på Bäckagårds boende Fastighetsnämnden beslutar att överlämna hemvårdsnämndens uppdrag att förhyra kontorsdel på Bäckagård till kommunstyrelsen. Hemvårdsnämnden har till fastighetsnämnden sagt upp internhyresavtalet gällande Bäckagårds korttids- och växelvårdsboende. I uppsägningen säger sig hemvårdsnämnden dock vara villig att fortsättningsvis hyra kontorsdelen. Hemvårdsnämnden ger därför fastighetsnämnden i uppdrag att förhandla med fastighetsägaren om ett traditionellt hyresavtal för denna del. Fastighetsnämnden har enligt uppdrag från kommunstyrelsen sagt upp hyresavtalet med Rikshem gällande Bäckagård. Hemvårdsnämndens uppdrag till fastighetsnämnden att återförhyra delar av Bäckagård överlämnas därför till kommunstyrelsen. s beredning är berett av drift- och förvaltarchef, fastighetskontoret. faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Fastighetsnämnden beslutar att överlämna hemvårdsnämndens uppdrag att förhyra kontorsdel på Bäckagård till kommunstyrelsen. sgång Fastighetsnämnden beslutar enligt fastighetskontorets förslag.
Fastighetsnämnden 2015-10-21 12(13) FN 91 FN2015/0001 Delegationsbeslut Med hänvisning till fastighetsnämndens delegation anmäls följande beslut: - Fastighetskontoret anmäler beslut om nya hyreskontrakt
Fastighetsnämnden 2015-10-21 13(13) FN 92 FN2015/0006 Information - Förslag fastighetsnämndens verksamhetsplan 2016-2018 - Miljöcertifieringssystem presentationsmaterial från White Arkitekter - Organisationsförändring fastighetskontoret - Simhall Halmstad Arena, underhåll - Impregnering av trä på skolor/förskolor - Örjans Vall - Mjellby konstmuseum -Miljöbyggnation, tas upp på nästa sammanträde