Om Grevlunda Consulting Grevlunda Consulting är ett kommunikationsföretag med fokus på personliga möten, så som konferenser, mässor och event. Vi jobbar alltid med den bästa personalen, vi drivs av ett grönt tänk i alla våra projekt och delar med oss av våra bästa tips för hur just du ska lyckas med möten. Välkommen att kontakta oss! Jonathan Liebendörfer Projektledare Grevlunda Consulting +46 708-31 20 61 jonathan@grevlundaconsulting.se Varför Grevlunda Consulting? Personal Vi arbetar med den bästa personalen, de är utbildade inom service och sälj, de levererar alltid förstklassig service och goda resultat. Rådgivning eller genomförande Oavsett om du behöver råd eller helt genomförda projekt finns vi tillgängliga. Kreativitet och innovation Vi utvecklar ständigt nya produkter och tjänster för att kunna skapa effektivare möten. Erfarenhet och kunskap Vi har en stor kunskapsbank och flerårig erfarenhet från tusentals personliga möten inom varierande områden.
Om Mötesguiden Precis som människor är alla möten unika. För att du som arrangör ska kunna skapa möten som är givande för alla inblandade skapades Mötesguiden. Mötesguiden är resultatet av flera års erfarenhet av möten, och handlar om möten mellan människor inom ramen för konferenser, mässor, event och liknande tillställningar. Guiden är en sammanställning av de viktigaste sakerna som du som arrangör eller deltagare bör tänka på i möten med medverkande. Mötesguiden är tänkt att fungera som vägledning snarare än som checklista. Påverka Mötesguiden Vi strävar alltid efter att göra Mötesguiden bättre. Därför betyder din åsikt väldigt mycket för oss! Är det något du saknar eller som du tycker ska finnas med? Tveka då inte att kontakta oss med ditt bidrag på: jonathan@grevlundaconsulting.se. Vi som skapat Mötesguiden Design och illustrationer: Sanna Rundqvist Text: Jonathan Liebendörfer
Innehåll I Mötesguiden delar vi med oss av våra viktigaste erfarenheter och värdefulla tips inom en rad olika områden. Tipsen riktar sig till dig oavsett om du är erfaren eller oerfaren mötesplanerare. Generellt...6 Personal...8 Event Marketing...9 Action Marketing...10 Open Marketing...11 Expo Marketing...12 Konferenser och kongresser...13 Turnéer...14 Sampling...15 Evenemang...16 Arbetsmarknadsdagar...17 Seminarier...18 Sista minuten-tips...19
Generellt GENERELLT 6 Oavsett vilken typ av arrangemang som planeras, finns det mycket att tänka på. Nedan listar vi några av de viktigaste sakerna som du bör hålla reda på. Börja med att enas om visioner och mål med arrangemanget. Brainstorma fritt och skriv ner det ni kommer fram till. Identifiera målgrupp! Vilken är er målgrupp, har ni flera målgrupper? Kan undersökningar eller fokusgrupper tillföra mer kunskap om målgrupperna? Utse en projektledare som ansvarar för projektet från början till slut. Den personen driver projektet framåt tillsammans med ett team av andra personer från organisationen eller företaget. Många företag fokuserar för mycket på nya kunder och medlemmar istället för på redan befintliga. Undersökningar visar dock att det kostar mycket mer att skaffa nya kunder än att behålla befintliga. Belöna därför även befintliga kunder. Var noga med att företagets namn syns tydligt. Räkna alltid besökare, kontakter, leads och försäljning vid arrangemanget för att få statiskt som är mätbar och kan användas vid framtida utvärdering. Se alltid till att ha rikligt med material att dela ut, och att materialet även kan användas vid andra tillfällen. Dela gärna ut giveaways, men var noga med vad ni delar ut. Använd helst egna produkter eller produkter som kan sammankopplas med era. Var ute i god tid! Vissa arrangemang kräver större förberedelse än andra. Många arrangemang är återkommande på ett eller flera olika sätt. Tänk på att tidigt utveckla strategin för att på så sätt kunna finna skalfördelar. Var flexibla och beredda på att prova nya idéer och på att ändra fokus. Det blir sällan exakt som planerat, flexibilitet är viktigt. Välj tidpunkt för arrangemanget noga så att evenemanget uppnår sin önskade effekt.
GENERELLT 7 Det är alltid populärt att bjuda på kaffe. Det finns till och med möjlighet att hyra in en egen barista. Det är alltid bra med olika former av tävlingar eller aktiviteter som gör att ni kan samla in information om kunderna som namn, e-post, ålder och liknande. Finns det andra företag, organisationer eller produkter som ni kan samarbeta med? Om svaret är ja, kan det finnas stora möjligheter till win-win situationer och symbios. Det är alltid möjligt att använda musik och bild på olika sätt. Hur kan ni jobba med det? Det pratas en del om 360-arrangemang, där Vasaloppet är ett ypperligt exempel. Det klassiska skidloppet sker inte en dag per år utan finns nu även som CykelVasan, Öppet spår och TjejVasan. Dra nytta av den information som finns om era kunder. Det kan vara kundregister, e-postlistor eller liknande. Dessa är bra vid utskick av inbjudan till ditt arrangemang. Efter avslutat arrangemang är det dags för utvärdering. Samla in åsikter, bilder, film, intervjuer och anteckningar under arrangemanget som kan användas till detta. Efter arrangemanget kan ni även jobba med fokusgrupper eller intervjuer, för att sedan sammanställa allt och dra lärdomar inför nästa arrangemang. Följ upp med annan reklam i samband med ditt arrangemang. Det kan vara traditionell reklam eller PR och ibland finns det annonsblad, mässtidningar eller liknande medier. Alla arrangörer bör tänka över säkerheten. Ta fram en säkerhetsmanual för hur ni ska agera i olika situationer Hur kan ni använda nya medier? Appar, sociala medier och smartphones får en allt mer aktiv roll i dag och kan användas för att enklare aktivera besökare och kunder. Om arrangemanget sker i ett större sammanhang finns det goda möjligheter till sponsring i många olika former. Ta miljö- och socialt ansvar, och kommunicera det!
Personal PERSONAL 8 Personalen är den viktigaste resursen då de representerar företaget. Det är de som har förmågan att fånga besökarnas uppmärksamhet och öka deras positiva associationer till företaget, produkterna och varumärket. Använd personer från olika befattningar på företaget eller organisationen och använd er av personal som kan göra alla småsysslor. Detta gör det möjligt för er att ägna all uppmärksamheten åt kunderna oavsett tillställning och situation. Om personalen inte är glad, trevlig och positiv så kan du lägga ner direkt. Var noga med att ha korta pauser och energipåfyllningar med jämna mellanrum. Personalen måste alltid tänka på vad de gör när de representerar företaget, speciellt när de har företagets kläder på sig och inte jobbar. Ha alltid dryck och tilltugg tillgänglig för personalen så att de håller sig glada och alerta. Det är bättre med för mycket än för lite. Att personalen äter lunch är en självklarhet. Ordna alltid med reservpersonal som kan rycka in om det behövs. På så vis är du förberedd om personal blir sjuk eller om ni har ett underskott av personal. Lägg extra tid och resurser på att skaffa fram presentabla kläder för personalen. Många kläder går också att använda vid andra tillfällen. Ha gärna en hel uppsättning med kläder. Ta också hänsyn till väder och klimat. Tänk mångfald när du väljer personal. Försök att skapa en bra blandning av förmågor, intressen, ålder och kön. Personalen ska spegla samhället i så stor utsträckning som möjligt. Försök att skapa gemenskap hos de som ska arbeta tillsammans. Detta kan ske genom kick-off eller liknande aktiviteter inför arrangemanget. Använd personalen i utvärderingen efteråt, även för de mest enkla arrangemang.
Event Marketing EVENT MARKETING 9 Event Markting handlar om att bygga positiva och långsiktiga relationer med kunden snarare än att skaffa kortsiktiga förtjänster i form av försäljning. För att göra detta är det viktigt att engagera kunder och uppmuntra till deltagande. Vad vill ni få ut av ert event? Var inte rädd för att hämta inspiration från andra event. Vad har ni tyckt varit bra respektive dåligt? Ha olika aktiviteter för att skapa engagemang, och anpassa aktiviteterna efter målgrupp, plats och tillfälle. Bara fantasin kan sätta gränser för vad ni kan ha för olika aktiviteter och var ni kan vara. Visa nya och gamla produkter eller tjänster och låt kunderna testa, smaka och prova. Dela gärna ut exemplar som kunden kan få med sig hem. Kom ihåg att det övergripande målet är att skapa hållbara och långsiktiga relationer. Event Marketing passar väldigt bra i anslutning till sportevenemang. Om möjligt, försök att få till besök av sportstjärnor för autografskrivning och fotografering. Det är alltid poulärt. Kan även tillämpas på andra evenemang och med andra kända profiler. Aktiviteter för barn är alltid populärt. Det finns mängder av olika aktiviteter att hyra in, eller varför inte köpa dem om ni vill använda det vid fler tillfällen? Glöm inte att ha aktivieter för vuxna. Se till att aktivera och involvera dem. Anpassa aktivieter efter årstid och vad ni vill förknippas med.
Action Marketing ACTION MARKETING 10 Till skillnad från Event Marketing, fokuserar Action Marketing på att öka försäljning. Framförallt möter vi det i dagligvaruhandeln i anslutning till helger. Se till att ha riktigt bra erbjudanden så att kunderna nappar och får med sig produkten hem. Detta sker lämpligast i anslutning till platser där era produkter finns att köpa. Passar framförallt bra för konsumtionsvaror som köps i daglivaruhandeln. Är det mat, låt kunderna smaka. Är det skönhetsprodukter, låt kunderna känna och dofta. Låt alltid kunden ta del av produkten. Kräv resultat av personalen. Tydliga mål är bra och se till att följa upp dem med feedback. Kom ihåg att butiker kan ha olika förutsättningar och coacha personalen i säljteknik fortlöpande. Förlägg aktiviteter till de perioder då flest personer besöker butiken eller platsen. Vanligtvis sker akitviteten under torsdagar, fredagar och lördagar. Personalen måste vara kontaktsökande med besökarna. De ska synas och höras. Var noga med att butiken har tillräckligt med produkter så att de inte tar slut under arrangemanget. Det går utmärkt att demonstrera andra produkter än konsumtionsvaror. Det är viktigt att vara där kunderna rör sig. Spana in hur kunderna rör sig i butiken och bestäm plats baserat på det. Kom ihåg att det ska säljas. Aktiviteten ska helst leda till märkbara resultat i försäljningsstatistiken från dag ett. Se till att exponera produkterna ordentligt under aktiviteten för att få ett större genomslag. Se även till att produkterna har de bästa platserna i butiken under pågående aktivitet.
Open Marketing OPEN MARKETING 11 Open marketing handlar framförallt om att använda redan befintliga lokaler, nyöppnade lokaler eller lokaler under uppbyggnad och öppna upp dem för besökare. Open marketing kan mest liknas vid öppet hus-aktiviteter. Vilken tid på året, vilken dag i veckan ska ni ha det och vilka öppettider? En gymnasieskola bör till exempel ha det innan gymnasievalet. Se till så att all personal kan svara på frågor och att alla vet vem som kan svara på mer specifika frågor. Tänk på att ha extrapersonal så att ni kan ge ökad service under denna dag. Använd er egen personal i så stor utsträckning som möjligt, och gärna från flera olika befattningar. Det finns alltid behov av personal som kan göra småsysslor, och varför inte ha ambassadörer på plats? Se detta som en första kontakt med kunden och lägg extra tid på de som visar ett stort intresse. Boka in dem på ett nytt besök eller erbjud prova på eller liknande. Låt dig inte hindras av en pågående byggnation. Det kan vara minst lika intressant för målgruppen att se. Särskilt intresse kan finnas när det berör större infrastrukturprojekt eller andra projekt med stort intresse från allmänheten. Ha öppet på så många ställen som möjligt och erbjud gärna guidad visning. Detta gör att ni kan visa hur er verksamhet fungerar på riktigt. Tänk extra mycket på säkerheten, särskilt om det är ett pågående byggprojekt eller en anläggning där tillverkning eller liknanade sker. Se till så att alla ser vilka som tillhör företaget eller organisationen. Enhetliga slipsar, scarfs, jackor eller tröjor är att rekommendera.
Expo Marketing EXPO MARKETING 12 Det finns två typer av mässor; fackmässor och publika mässor. Beroende på vilken typ av mässa ni ska delta i så finns det olika förutsättningar samt för- och nackdelar. Fundera på var de bästa platserna finns på mässan. Gick du inte på förra mässan så gå på en annan mässa och titta. En monter kan se ut på många olika sätt, men tänk på att ha en öppen och välkomnande monter. I många fall går det bra att sälja företagets produkter direkt på mässan, dels för att finansiera själva kostnaden för mässan, dels för att nya kunder ska få med sig företagets produkter hem. Dela gärna ut prover eller sälj dem billigt. Tävlingar med vinster kan vara bra, där vinsten är produkter eller tjänster som ni säljer. Rollups är väldigt vanligt i dag men det finns flera olika alternativ till det som är både snyggare och bättre. Hur kan ni jobba med ljus, ljud och bild? Var noga med valet av mässor. Delta på det viktigaste i er bransch och se om det finns andra mässor där ni skulle kunna passa in själva eller med några andra. Att deltaga kan ibland kosta mer än vad det smakar. Det brukar ofta vara föreläsningar i anslutning till mässan. Se vad som går och undersök möjligheterna till att själva delta. Har ni tänkt delta vid fler tillfällen eller finns det ett behov av att använda montern vid andra tillfällen? Då kan det vara lönt att bygga en monter som går att plocka upp och ner smidigt. Skaffa möjligheten att kunna ta betalt med kort i montern. Lönar det sig inte med en kortterminal så finns izettle.
Konferenser/Kongresser KONFERENSER/KONGRESSER 13 Konferenser består oftast av en serie av diskussioner, föredrag och presentationer inom en bransch, företag eller organisation. Större sammankomster brukar kallas kongresser. Den första frågan ni ska ställa er är om det ska vara internt eller extern. Är det för företaget, branschen eller samhället i stort? Avsätt alltid tid för de informella mötena, nätverkande och mingel. Detta höjer mervärdet för deltagarna. Det går utmärkt att ha utställningar i anslutning till konferenser och kongresser. Påsar, konferensmappar eller USB-minnen. Hur har ni tänkt att förmedla information till deltagarna? Power Point-presentationer och liknande kan förmedlas efteråt via e-post. Ta in extrapersonal för alla småsysslor så att ni kan koncentrera er på det viktiga. Alla deltagare bör ha namnskyltar eller konferensbrickor. Planera in studiebesök ute i verkligheten eller se till så att verkligheten kommer till er. Alla konferenser bör innehålla en middag eller bankett av något slag, där tid ges till avslappnat nätverkande. Var noga med att skylta vilka som är arrangörer, dels ute, dels inne. Det sker lämpligast med RollUp men det finns bra möjligheter till olika former av flaggor eller väggar. Planera i mycket god tid och försök att ha återkommande arrangemang. När ni avslutar konferensen eller kongressen, berätta då när nästa tillfälle är och var. Skriv ut listor på alla deltagare där det står namn, position/titel samt företag, och se till så att konferensdeltagare kan ta egna exemplar av dessa. Detta ger ett mervärde för alla besökare.
Turnéer TURNÉER 14 Många företag åker på turnéer runt om i Sverige men även i världen för att marknadsföra sig. På sommaren är det klassiskt att besöka semesterorter och på vintern är det skidorter som gäller. Det finns dock många fler ställen att stanna på dit stadsfester och festivaler kan räknas. Gör en smart turnéplan. Planera in både korta och långa stopp samt lediga dagar och dagar med vila. Var finns er målgrupp? Vilka festivaler och stadsfester är intressanta? Ska ni bara besöka butiker eller bara städer där andra evenemang inte är på gång? Välj platser där flera evenemang pågår samtidigt och var inte rädd för att dela upp turnén under korta perioder. Var ute i god tid med att ansöka om polistillstånd för att sätta upp ett tält eller liknande på gator och torg, då processen kan ta lång tid. Lägg ner tid på att undersöka var den bästa platsen för er monter är baserat på era planer och önskemål med turnén. Ta hänsyn till eventuella aktiviteter och målgrupp. Ha en ordentlig budget för bensin. Det går alltid åt mer än man tror. Kör både ekonomiskt samt miljövänligt och använd alltid miljöbilar i den mån det är möjligt. Packa ner verktygslådan och diverse bra-att-ha-prylar! Logistik är a och o, och se till att det ni använder er av inte tar slut under turnén. Tänk på hur personalen uppför sig i trafiken med era strippade bilar. Tänk särskilt på hastigheten. Ha alltid med extra kläder. Varje anställd behöver ha flera uppsättningar. Var noga med att kommunicera de regler som gäller för alkohol och festande för personalen, och informera om dessa i god tid innan turnén börjar. Boka boende i god tid, särskilt om ni besöker städer och platser där det är fler evenemang som pågår eller när det är högsäsong.
Sampling SAMPLING 15 Sampling är en bra metod för att snabbt få spridning av en ny produkt direkt till konsumenterna. Det kan med fördel göras både inne i butiker eller ute på gator och torg. Bara fantasin sätter gränser! För att få ett starkt genomslag är det bra om personalen jobbar många tillsammans i team. Det ökar synligheten samtidigt som spridningen blir större. För att öka synligheten ytterligare, är det bra att ha olika former av mobila stationer. Detta gör det möjligt att dela ut fler produkter. Använd gärna flaggor på de mobila stationerna för att öka synligheten ytterligare. Se till att personalen har enhetliga kläder, till exempel genom att bära samma färg, gärna med en stor logotyp på ryggen. Det ska synas att de kommer från samma företag, och framgå varifrån de kommer. Se till att det finns tillräckligt med material att dela ut. Om det blir material över kan det alltid användas vid andra tillfällen. Om sortimentet tillåter, dela ut små produkter istället för stora. Exempel på detta kan vara att dela ut prover istället för ordinarie produkt. Ha en välfungerande logistik. Det är extra viktigt om ni har produkter som är tunga, utrymmeskrävande, i stora mängder eller om ni har kyl- eller frysvaror. Samplingt är ett ypperligt komplement till Event Marketing där ni kan röra er på ett större område och göra reklam för den större aktiviteten samtidigt som produkter delas ut. Sampling i samband med större evenemang är särskilt bra, men tänk på var ni rör er. Undvik evenemangsområdet om det inte finns tillstånd till det. Deltar ni med event eller som sponsor så bör det gå att röra sig på området. Kontrollera detta i förväg. Observera att det finns något som heter gratis är gott. Folk ska få ett smakprov och inte en årsförbrukning av en produkt med sig hem. Passa på att bjuda in till tävlingar via mobilen eller webben.
Evenemang EVENEMANG 16 Evenemang kan innefatta allt från musikfestivaler till stadsfestivaler och idrottsarrangemang. Det kan röra sig om besökare mellan 50 personer till 50 000. Oavsett omfattning finns det många aspekter att ta hänsyn till. Alla former av arrngemang har sina olika förutsättningar men samtidigt många gemensamma nämnare. Här kommer de viktigaste. Den första frågan man ska ställa sig är Vem betalar? Är det besökarna, sponsorer, företag eller är det skattefinansierat? Oftast går det bra att kombinera dessa. Ett framgångsrikt evenemang över tid har ordning på ekonomin. Ha en välfungerande logistik för både varor och människor. Återkommande arrangemang kan ha olika teman från år till år. Använd med fördel volontärer men se till att de får mat, bra kläder, gratis resor med kollektivtrafiken samt ledig tid under själva evenemanget. Se till att ha aktiviteter för flera åldrar, det gör att man kan locka en större publik. Ha alltid en avdelning för press och media. Det kan finnas ett intresse av att rapporera från evenemanget, från olika medier. Att ha sponsorer är en självklarhet, de kan dessutom delas in i olika former av sponsorer. En av de absolut viktigaste sakerna är att ha en bra och välfungerande säkerhet. Utse en säkerhetschef till varje evenemang.
Arbetsmarknadsdagar ARBETSMARKNADSDAGAR 17 De flesta universitet och högskolor anordnar arbetsmarknadsdagar där studenter och företag möts. Oftast är det ett av de första mötena mellan potentiella arbetsgivare och arbetstagare. Företagets omfattning har ingen betydelse. Alla företag kan delta, oavsett om det är ett mindre företag eller ett lokalt. Bjud in till andra former av arrangemang under arbetsmarknadsdagarna. Exempel på sådant kan vara att inbjuda till besök på kontoret för att visa hur det är att jobba på företaget. Det finns stora möjligheter att genomföra flera aktiviteter innan och efter på universitetet eller högskolan, exempelvis genom föreläsningar eller utbildningar. Delta gärna med personer från företaget som tidigare varit studenter på samma universitet eller högskola som ni besöker. Många studentorganisationer har ett eller flera sponsorföretag där arbetsmarknadsdagarna bara är en liten del av deras totala arrangemang. Det finns stora möjligheter för ert företag att bidra med era produkter eller tjänster. Det finns alltid något ni kan bidra med. Att stå med i arbetsmarknadsdagens egen katalog brukar ingå i deltagandet. Ibland finns det även möjlighet att annonsera. Pennor, bokmärken, datorfodral, anteckningsblock det finns mycket som studenterna kan använda och som du kan dela ut för att marknadsföra ditt företag. Finns du inte på de största arbetsmarknadsdagarna för just din bransch så finns du inte.
Seminarier SEMINARIER 18 Till skillnad från konferenser är seminarier kortare och skapar fler dialogtillfällen mellan deltagarna. Se detta som en första kontakt och återkoppla gärna. Förse deltagarna med material med företagets namn på, exempelvis anteckningsblock och pennor. Som arrangör kan du hålla seminarier som är kostnadsfria för deltagarna beroende på vilken vinstsituation det ger företaget. Ett seminarium ska vara kort och helst inte längre än två timmar. Idealet är att hålla seminariet runt en timme långt. Det går utmärkt att genomföra frukostseminarier eller lunchseminarier där det serveras frukost eller lunch i anslutning till seminariet. Det kan även locka deltagare. Det viktigaste med seminariet är att det är givande för båda parter. Dels för deltagaren, dels för företaget. Lyft fram diskussionen och deltagarnas delaktighet. Det går utmärkt att ha flera seminarier parallellt under större evenemang med olika inriktningar. Se till att få med anteckningar från varje seminarium så att du kan gå tillbaka och läsa om det som sagts.
Sista minuten-tips SISTA MINUTEN-TIPS 19 Ibland är man ute i sista minuten med projekt. Nedan har vi samlat några sista minuten-tips oavsett om du ska planera ett evenemang eller delta under ett utan att ha gjort förberedelser. Ha alltid RollUps tillgängliga med företagets namn. Oftast finns det RollUps eller liknande i receptionen på företaget som kan användas. Samplingaktiviteter går i regel att genomföra på relativt kort tid, speciellt när det gäller lanseringen av en ny produkt. Det viktigaste av allt är att delta. Oavsett hur sent ute du är, brukar det finnas goda chanser till att kunna delta på ett eller annat sätt. Närvaro är a och o. Använd företagets säljare om evenemanget är en del av en marknadsföringsaktivitet. Det gäller inte bara säljare, utan kan tillämpas inom alla områden där er personal täcker behovet. Kontakta Grevlunda Consulting för att få expresspersonal. På många konferenser går det att anmäla sig på plats. Om ni upptäcker att det är en mässa som ni missar och inte har en utställarplats, kan det vara värt att besöka mässan ändå för att knyta kontakter. Vad finns det för material på kontoret? Det är alltid bra att ha broschyrer och andra underlag till förfogande. Se även Sampling på sida 15, om att ha material över till andra tillfällen.