Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna November 2017 Kungsbacka kommun Granskning av styrning och ansvarsfördelning
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte och revisionsfrågor... 3 2.3. Revisionskriterier... 3 2.4. Avgränsningar... 3 2.5. Metod... 3 3. Styrning och ansvarsfördelning... 5 3.1. Arbets- och ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning... 5 3.2. Samverkan mellan kommunstyrelsen, nämnder och förvaltning...11 3.3. Organisation och arbetssätt för stöd och service till förtroendevalda...15 3.4. Delegeringsförteckningar...16 4. Samlad bedömning...18 4.1. Slutsatser...18 4.2. Bedömning utifrån revisionsfrågorna...18 4.3. Identifierade förbättringsområden och rekommendationer...20 Bilagor: Bilaga 1 - Bakgrund Bilaga 2 - Revisionskriterier Bilaga 3 Källförteckning Bilaga 4 Resultat av enkätundersökningen 1
1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka kommun har EY granskat arbetsoch ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning samt organisation och arbetssätt för stöd och service till förtroendevalda. Granskningen avser kommunstyrelsen, nämnden för individoch familjeomsorg, funktionsstöd, fritid och folkhälsa samt kultur och turism. Granskningen visar att det finns reglementen och delegeringsförteckningar som ska tydliggöra arbets- och ansvarsfördelning mellan nämnder och förvaltning. Av granskningen framgår att vid återrapportering av delegationsbeslut till nämnden för individ- och familjeomsorg redovisas enbart namn på tjänstepersonen som fattat beslutet och inte arbetsbefattning. Kommunfullmäktige beslutade i oktober 2017 att slå samman nämnden för individ- och familjeomsorg samt funktionsstöd respektive nämnden för kultur och turism samt fritid och folkhälsa. Granskningen visar att förvaltningen för individ- och familjeomsorg inte utarbetat en handlingsplan eller liknande för att hantera de rekommendationer och utmaningar som bland annat framgår i den uppföljningsrapport som låg till grund för sammanslagningen. Enkätresultatet i granskningen visar att merparten av respondenterna till viss del och inte alls upplever att samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig. Vidare framgår att det är ett utvecklingsområde att tydliggöra om, hur och när samverkan ska ske mellan kommunstyrelsen och nämnderna. Kommunledningskontoret genomför i inledningen av nya mandatperioder utbildningar till förtroendevalda. Det löpande stödet och servicen till förtroendevalda hanteras av nämndsekreterarna. Därtill visar granskningen att vissa nämnder återkommande genomför utbildningsinsatser. Det saknas dokumenterade anvisningar för när kommunstyrelsen, nämnden för kultur och turism samt nämnden för fritid och folkhälsa ska revidera respektive delegeringsförteckning. Vidare visar granskningen att nämnden för fritid och folkhälsa senast reviderade delegeringsförteckningen i oktober 2010. Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Nämnden för individ- och familjeomsorg bör tydliggöra återrapportering av delegationsbeslut. Nämnden för individ- och familjeomsorg samt nämnden för funktionsstöd bör säkerställa att de rekommendationer och utmaningar som identifierats kopplat till sammanslagningen av nämnderna hanteras på ett strukturerat sätt. Kommunstyrelsen bör tydliggöra hur och i vilken omfattning samverkan ska ske med nämnderna under året. Kommunstyrelsen bör utarbeta dokumenterade anvisningar för när kommunstyrelsens och nämndernas delegeringsförteckningar ska revideras. Nämnden för fritid och folkhälsa bör revidera och säkerställa att nämndens delegeringsförteckning är aktuell. 2
2. Inledning 2.1. Bakgrund De förtroendevalda revisorerna har i årets risk- och väsentlighetsanalys bedömt det väsentligt att genomföra en granskning av styrning och ansvarsfördelning. Bakgrunden till granskningen beskrivs i bilaga 1. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om granskade nämnder säkerställt en tillfredställande arbets- och ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning. Därtill syftar granskningen till att bedöma om det finns en ändamålsenlig organisation och arbetssätt för stöd och service till förtroendevalda. Granskningen inriktas på följande revisionsfrågor: Hur har nämnderna säkerställt en tydlig arbets- och ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning? Hur säkerställer nämnderna en tillfredställande samverkan mellan nämnd och förvaltning? Har nämnderna säkerställt att det finns en organisation och arbetssätt för stöd och service till förtroendevalda? Hur säkerställer kommunstyrelsen och nämnderna en tillfredställande samverkan? Hur säkerställer nämnderna att delegeringsförteckningar är aktuella och vid behov revideras? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning framgår av bilaga 2. 2.4. Avgränsningar Granskningen avgränsas till att avse kommunstyrelsen, nämnden för fritid och folkhälsa, nämnden för kultur och turism, nämnden för individ- och familjeomsorg samt nämnden för funktionsstöd. 2.5. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer och en enkätundersökning. Källförteckning framgår av bilaga 3. Därtill har en jämförelse genomförts av när kommunstyrelsen och nämnderna senast reviderade respektive delegeringsförteckning. Samtliga intervjuade har getts tillfälle att sakfelsgranska rapporten. Enkätundersökningen har ställts till samtliga ordinarie ledamöter i kommunstyrelsen och de nämnder som ingår i granskningen. Totalt har enkätundersökningen per e-post skickats till 46 förtroendevalda. I kommunstyrelsen finns ordinarie ledamöter som även har ordinarie uppdrag 3
i tre av de nämnder som ingår i granskningen. Dessa tre ledamöter har ombetts att besvara enkätundersökningen och ge ett samlat svar utifrån sina uppdrag i kommunstyrelsen och respektive nämnd. Vid undersökningens avslutande hade 31 förtroendeuppdrag besvarat enkäten, vilket ger en samlad svarsfrekvens om cirka 67 procent. I tabellen nedan redovisas fördelningen av de 31 förtroendeuppdragen i kommunstyrelsen och respektive nämnd. Resultatet av enkätundersökningen presenteras löpande i rapporten samt i sin helhet i bilaga 4. Nämnd/styrelse Antal tillfrågade Antal svar Andel svar i procent Kommunstyrelsen 15 10 66 Fritid och folkhälsa 9 7 77 Kultur och turism 9 4 44 Funktionsstöd 9 6 66 Individ- och familjeomsorg 7 4 57 Totalt 46 31 67 4
3. Styrning och ansvarsfördelning I detta kapitel beskrivs resultatet av granskningen utifrån de iakttagelser som vi bedömer vara mest relevanta. För varje iakttagelse framgår först vår bedömning och därefter underlagen för bedömningen. Avsnitt Våra iakttagelser 3.1 3.2 3.3 3.4 Granskningen visar att det finns reglementen och delegeringsförteckningar som ska tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen mellan nämnder och förvaltning. Av granskningen framgår dock att de pågår en översyn av dessa styrdokument. Vidare har kommunstyrelsen antagit en uppdragsbeskrivning till kommundirektören. I granskningen framgår att det finns utvecklingsområden för att tydliggöra återrapporteringen av delegationsbeslut till nämnden för individ- och familjeomsorg. I granskningen framgår att det är ett utvecklingsområde att tydliggöra om, hur och när samverkan ska ske mellan kommunstyrelsen och nämnderna. Enkätresultatet visar att merparten av respondenterna till viss del och inte alls upplever att samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig. Kommunledningskontoret genomför utbildningar till förtroendevalda i inledningen av nya mandatperioder. I granskningen framgår att nämndsekreterarna hanterar det löpande stödet och servicen till förtroendevalda. Granskningen visar vidare att vissa nämnder återkommande genomför utbildningsinsatser inom nämnderna. Granskningen visar att det saknas riktlinjer och rutiner som beskriver hur delegeringsförteckningar ska utformas samt när de ska revideras. I granskningen framgår att nämnderna vid behov ser över delegeringsförteckningarna. Jämförelsen av delegeringsförteckningar visar att nämnden för fritid och folkhälsa senast reviderade delegeringsförteckningen i oktober 2010. 3.1. Arbets- och ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning 3.1.1. Vår bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna i stort har säkerställt en tydlig arbets- och ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning. Granskningen visar att det finns reglementen och delegeringsförteckningar som bidrar till att tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen. Av granskningen framgår att reglementena och delegeringsförteckningarna uppfattas som tydliga och bidrar till att säkerställa arbets- och ansvarsfördelningen. Vi noterar att reglementena vad gäller framförallt nämnden för kultur och turism samt nämnden för fritid och folkhälsa är kortfattade. Enligt kommunallagen ska kommunfullmäktige utfärda reglementen med närmare föreskrifter om bland annat nämndernas verksamhet. Kortfattade reglementen kan enligt vår mening bidra till att skapa otydligheter vad gäller nämndernas ansvar för verksamheten. Vi ser därför positivt på den översyn som pågår av nämndernas reglementen. 5
Granskningen visar att återrapporteringen av delegationsbeslut till nämnden för individ- och familjeomsorg redovisas genom namn på delegaten som fattat beslutet och inte per arbetsbefattning, till exempel enhetschef. Nämnden för individ- och familjeomsorgs delegeringsförteckning är upprättad per arbetsbefattning och inte namn. Enligt kommunallagen ska nämnden besluta i vilken omfattning beslut som fattas på delegation ska anmälas till nämnden. Av granskningen framgår att den nuvarande återrapporteringen är otydlig genom att det inte redovisas vilken arbetsbefattning som fattat delegationsbeslutet. Mot bakgrund av detta bedömer vi att nämnden för individ- och familjeomsorg bör tydliggöra återrapporteringen av delegationsbeslut. Vi noterar dock att det har påbörjats ett arbete med att se över detta. Nämnden för individ- och familjeomsorg samt nämnden för funktionsstöd genomför ingen kontroll eller uppföljning av delegationsbeslut. Detta kan till exempel avse stickprov av att delegationsbeslut fattas i enlighet med respektive delegeringsförteckning. Av granskningen framgår att antalet delegerade beslut inom nämnderna är stort. En uppföljning och kontroll av delegationsbeslut kan enligt vår mening bidra till att stärka nämndernas interna kontroll. Av enkätundersökningen framgår att merparten av respondenterna i kommunstyrelsen och nämnderna anser att det är tydligt vilket ansvar kommunstyrelsen/nämnden samt respektive förvaltningen har. Vi noterar dock att fyra av sju respondenter i nämnden för fritid och folkhälsa till viss del instämmer i påståendet att det är tydligt vilket ansvar förvaltningen har. Det finns även en viss spridning i respondenternas svar vad gäller möjligheten att kunna påverka de beslut som fattas i nämnden för fritid och folkhälsa. Kommunfullmäktige beslutade i oktober 2017 att slå samman nämnden för individ- och familjeomsorg samt funktionsstöd respektive nämnden för kultur och turism samt fritid och folkhälsa. Inför beslutet genomförde ett konsultföretag en uppföljning avseende sammanslagningarna av förvaltningarna som resulterade i ett antal rekommendationer. Förvaltningen för kultur och fritid har utarbetat en handlingsplan utifrån rekommendationerna. Av granskningen framgår att förvaltningen för individ- och familjeomsorg inte utarbetat en handlingsplan eller liknande för att hantera rekommendationerna i uppföljningsrapporten. Vi menar att det är av vikt att det finns ett strukturerat arbetssätt för att hantera de rekommendationer och utmaningar som finns kopplat till sammanslagningen av nämnderna. Mot bakgrund av detta bedömer vi att nämnden för individ- och familjeomsorg samt nämnden för funktionsstöd bör säkerställa att de rekommendationer och utmaningar som identifierats kopplat till sammanslagningen av nämnderna hanteras på ett strukturerat sätt. 6
3.1.2. Underlag för bedömning 3.1.2.1 Kommunövergripande reglementen och andra styrdokument Kommunstyrelsen, nämndernas och förvaltningarnas arbets- och ansvarsfördelningen beskrivs övergripande i kommunallagen samt närmare i reglementen och delegeringsförteckningar. I figuren nedan framgår de lagar och kommunala styrdokument som avser att tyddligöra arbets- och ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning. Figur: Styrdokument för arbets- och ansvarsfördelning Kommunallagen beskriver på en övergripande nivå kommunstyrelsens och nämndernas ansvar. Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämnderas verksamet. Nämnderna ska var en och inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med mål och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Kommunfullmäktige antog i september 2015 ett gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna. Det gemensamma reglementet innehåller bland annat anvisningar vad gäller nämndernas uppgifter och arbetsformer, utskott, delegering, personal, sammanträden samt justering av protokoll. I det gemensamma reglementet framgår att nämnderna ska följa det kommunfullmäktige beslutar genom reglementen, budget eller särskilda beslut. Vidare ska respektive nämnd samråda med övriga nämnder, myndigheter och enskilda organisationer som berörs av nämndens verksamhetsområde. Därtill ansvarar nämnderna för att deras organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till kommunfullmäktiges mål samt aktuella lagar för verksamheten. Enligt det gemensamma reglementet ska kommunfullmäktige bland ledamöterna välja en ordförande, vice ordförande samt i förekommande fall en andra vice ordförande. Ordföranden ansvarar för ledning, samordning och övervakning av nämndens samlade verksamhet. Detta innebär att ordföranden bland annat ska leda nämndens arbete och sammanträden samt följa förvaltningens arbete och överlägga med förvaltningschefen. Utöver det kommungemensamma reglementet finns enskilda reglementen för kommunstyrelsen och nämnderna som kommunfullmäktige antar. De enskilda reglementena ska tydliggöra ansvaret för nämndernas verksamhet. Respektive nämnd antar en delegeringsförteckning som ska tydliggöra vilka ärenden nämnden respektive förvaltningen ska fatta beslut i. 7
Vid kommunledningskontoret pågår en översyn av kommunstyrelsens och nämndernas reglementen och delegeringsförteckningar. Vad gäller reglementena avser översynen bland annat att se över om kommunstyrelsens och nämndernas ansvar för verksamheterna behöver tydliggöras. Därtill avser översynen vad gäller delegeringsförteckningarna att skapa en mer liknande struktur vad gäller till exempel begrepp och utformning. Översynen planeras vara klar under slutet av 2017. 3.1.2.2 Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige antog nuvarande reglemente för kommunstyrelsen i december 2015. Enligt reglementet är kommunstyrelsen kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Detta innebär att kommunstyrelsen har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning. Reglementet beskriver de verksamhetsområden som kommunstyrelsen ansvarar för, till exempel ansvaret för kommunövergripande styrdokument. Därtill innehåller reglementet ett antal grupper av ärenden där kommunstyrelsen ska fatta beslut samt vilka verksamheter kommunstyrelsen ansvarar för. Vid intervjuer med kommunstyrelsens presidium och kommundirektör framgår att kommunstyrelsens reglemente är tydligt. Vid intervjuer med kommunstyrelsens presidium och kommundirektör framgår att kommunstyrelsens delegeringsförteckning i stort upplevs som tydlig. Vidare uppges den bidra till att tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen och förvaltningen. Det framgår dock att det finns vissa utvecklingsområden såsom att tydliggöra beslutanderätten vad gäller köp och försäljning av fastigheter. Enligt kommunsekreteraren fattar vid vissa tillfällen kommunstyrelsen beslut om delegation som inte arbetas in i delegeringsförteckningen. Detta medför att det kan finnas enskilda beslut om delegation som inte framgår i kommunstyrelsens delegeringsförteckning. Enligt kommunstyrelsens presidium, kommundirektören och resultatet i enkätundersökningen är arbets- och ansvarsfördelningen mellan kommunstyrelsen och kommunledningskontoret tydlig. Kommunstyrelsens fastställde i april 2015 en uppdragsbeskrivning för kommundirektören. Uppdragsbeskrivningen avser att tydliggöra kommundirektörens roll och uppdrag. Av beskrivningen framgår bland annat att kommundirektören ska stödja kommunstyrelsen samt arbeta med att samordna kommungemensamma projekt. Uppdragsbeskrivningen ska omarbetas till en instruktion från kommunstyrelsen som kommunstyrelsen planerar att behandla på sammanträdet i december 2017. Vid intervjuer framgår att uppdragsbeskrivningen bidrar till att tydliggöra kommundirektörens ansvar i förhållande till kommunstyrelsen. 3.1.2.3 Nämnden för kultur och turism Kommunfullmäktige antog nuvarande reglemente för nämnden för kultur och turism i februari 2016. Av reglementet framgår att nämnden ansvarar för att förvalta, driva och utveckla kommunens kultur- och turistverksamhet. Därtill framgår att nämnden ansvarar för den kommunala kulturskolan. Nämnden för kultur och turism beslutade i september 2017 att revidera och tydliggöra nämndens delegeringsförteckning. Presidiet uppger att beslutet genomfördes mot bakgrund av att nämnden är ansvarig för verksamheten och att förvaltningen tidigare haft en långtgående delegation inom flera områden. Av protokoll framgår att beslutet innebar att beslutanderätten i 8
vissa frågor överfördes från förvaltningen till nämnden. Förvaltningen uppges tidigare till exempel inte haft någon övre gräns för inköp. Nämnden beslutade att tydliggöra ansvaret i inköpsfrågor och överföra beslutanderätten till nämnden. Därtill överförde nämnden beslutanderätten vad gäller yttrande i bygglovsfrågor och detaljplaner, försäljning av utgallrad media och inventarier överstigande fem prisbasbelopp samt färgsättning och gestaltningsfrågor av principiell art till nämnden. Enligt förvaltningschefen är det positivt att nämnden avser att ta ett större ansvar för dessa frågor. Enligt nämndens presidium och enkätresultatet är arbets- och ansvarsfördelningen mellan nämnden och förvaltningen i stort tydlig. Vid intervju med presidiet framgår dock att nämnden enligt kommunfullmäktiges ekonomistyrprinciper inte fattar beslut om förvaltningsbudgeten utan enbart nämndbudgeten. Förvaltningsbudgeten utarbetas av förvaltningschefen som även gör omfördelningar i budgeten under året. I förvaltningsbudgeten sker en fördelning av de ekonomiska anslagen till verksamheten. Enligt presidiet innebär detta att nämnden har en begränsad möjlighet att styra resurserna. 3.1.2.4 Nämnden för fritid och folkhälsa Kommunfullmäktige antog nuvarande reglemente för nämnden för fritid och folkhälsa i september 2015. Av reglementet framgår att nämnden ansvarar för att driva och utveckla kommunens bad-, idrotts-, frilufts- och fritidsverksamhet. Därtill framgår att nämnden ansvarar för att samordna, driva och utveckla kommunens folkhälsoarbete samt brotts- och drogförebyggande arbete. Vid intervju med ordföranden samt vice ordföranden i nämnden framgår att reglementet uppfattas som tydligt. Enligt nämndens ordförande, vice ordförande och förvaltningschef är delegeringsförteckningen tydlig och bidrar till att tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen mellan nämnd och förvaltning. Vid intervju med nämndens ordförande, vice ordförande samt förvaltningschef framgår att arbets- och ansvarsfördelningen mellan nämnden och förvaltningen är tydlig. Resultatet av enkätundersökningen visar att merparten av respondenterna upplever att det är tydligt vilket ansvar nämnden har. Två respondenter instämmer dock till viss del och inte alls i påståendet om nämndens ansvar. Vidare instämmer merparten av respondenterna till viss del i påståendet att det är tydligt vilket ansvar förvaltningen har. Därtill instämmer fyra respondenter helt att de har möjlighet att påverka beslut som fattas i nämnden medan tre respondenter instämmer i varierande omfattning i samma påstående. 3.1.2.5 Nämnden för individ- och familjeomsorg Kommunfullmäktige antog nuvarande reglemente för nämnden för individ- och familjeomsorg i april 2016. Enligt reglementet ansvarar nämnden bland annat för ekonomiskt bistånd, stöd vid hemlöshet samt missbruks- och beroendevård. Vidare framgår att nämnden ansvarar för insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt bistånd till barn och ungdomar. Vid intervju med ordföranden i nämnden samt förvaltningschef framgår att reglementet är tydligt. 9
Under 2015 slogs förvaltningen för individ och familjeomsorg samt förvaltningen för funktionsstöd ihop. Organisationen för nämnderna har kvarstått 1. Enligt nämndens ordförande innebar det inledningsvis vissa otydligheter i vilken nämnd som skulle besluta om vad. Ett exempel är att nämnden för funktionsstöd avsåg att upphandla daglig verksamhet utifrån lagen om valfrihet (LOV). Efter utredning framkom att nämnden för funktionsstöd inte hade detta mandat, eftersom denna fråga skulle beslutas av nämnden för individ- och familjeomsorg. Enligt nämndens ordförande och förvaltningschef bidrar delegeringsförteckningen till att tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen mellan nämnden och förvaltningen. Vid intervju framgår dock att det uppstått vissa utmaningar vad gäller delegering från nämnden till förvaltningen. Nämnden beslutade i juni 2017 att begränsa antalet dygn från maximalt 32 till 20 per år avseende korttidsvistelse enligt socialtjänstlagen samt LSS. Enligt förvaltningschefen följde förvaltningen under en period inte beslutet mot bakgrund av att delegeringsförteckningen inte reviderades utifrån beslutet. Vid intervju med nämndsekreterare framgår att vid redovisning av delegationsbeslut till nämnden redovisas vem på förvaltningen som fattat beslutet med namn och inte med arbetsbefattning, till exempel verksamhetschef. Nämndens delegeringsförteckning är upprättad per arbetsbefattning och inte namn. Redovisningen av delegationsbeslut med namn på delegaten istället för arbetsbefattning skapar enligt nämndsekreteraren utmaningar i att härleda vem på förvaltningen som fattat beslutet. Enligt nämndsekreteraren har det påbörjats att arbete med att åtgärda detta så att arbetsbefattning ska framgå. Vidare framgår att nämnden inte genomför någon kontroll eller uppföljning av delegationsbeslut, till exempel att beslut fattas i enlighet med delegeringsförteckningen. 3.1.2.6 Nämnden för funktionsstöd Kommunfullmäktige antog nuvarande reglemente för nämnden för funktionsstöd i april 2016. Enligt reglementet ansvarar nämnden bland annat för kommunens lagstadgade skyldigheter avseende vissa omsorger samt insatser och vård för personer med funktionshinder. Därtill ansvarar nämnden för arbetsträning för personer i yrkesverksam ålder med psykiskt funktionshinder. Vid intervju med nämndens presidium samt förvaltningschef framgår att reglementet är tydligt. Enligt nämndens presidium är flera beslut delegerade till förvaltningen i delegeringsförteckningen mot bakgrund av att besluten avser myndighetsutövning. Nämndens presidium anser att delegeringsförteckningen är tydlig samt att förvaltningen respektive nämnden fattar beslut i rätt ärenden. Vidare framgår att nämnden inte genomför någon kontroll eller uppföljning av delegationsbeslut, till exempel att beslut fattas i enlighet med delegeringsförteckningen. Vid intervju med nämndens presidium och förvaltningschef samt utifrån enkätresultatet framgår att arbets- och ansvarsfördelningen mellan nämnden och förvaltningen uppfattas som tydlig. Reglementet och delgeringsförteckningen uppges tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen mellan nämnden och förvaltningen. 1 Enligt beslut i kommunfullmäktige i oktober 2017 ska nämnden för funktionsstöd samt nämnden för individ- och familjeomsorg slås samman efter valet 2018. 10
3.1.2.7 Sammanslagning av nämnden för funktionsstöd samt individ- och familjeomsorg respektive nämnden kultur och turism samt fritid och folkhälsa Kommunfullmäktige beslutade i oktober 2017 att slå samman nämnden för funktionsstöd samt individ- och familjeomsorg respektive nämnden för kultur och turism samt fritid och folkhälsa. Till grund för beslutet låg bland annat en uppföljning avseende sammanslagningen av förvaltningarna 2015. 2 De fyra nämnderna har sedan januari 2015 haft två förvaltningar, förvaltningen för kultur och fritid samt förvaltningen för individ- och familjeomsorg. De intervjuade uttrycker nedanstående fördelar och utmaningar med sammanslagningen av nämnderna: Fördelar Utmaningar Med färre nämnder blir det möjligt att arbeta mer övergripande och skapa bättre förutsättningar för mer långsiktiga strategiska samtal. Brukare kan ha behov av insatser från flera nämnder. Det blir nu tydligare för brukaren vem som ansvarar för insatserna. Det administrativa arbetet underlättas genom att det skapas ett diarium, delegeringsförteckning, nämndbudget med mera per nämnd. Det finnas kulturella skillnader och olika perspektiv bland förtroendevalda som är svåra att förena. Färre politiker innebär ett minskat inflytande för förtroendevalda. Färre nämnder innebär att det blir svårare för förtroendevalda att specialisera sig. Vissa frågor får minskat utrymme med större nämnder. Ärendemängden under sammanträdena kommer öka. Vissa av de fördelar och utmaningar som framgår i ovanstående tabell återfinns även i de utredningar som genomfördes inför sammanslagningarna. Exempelvis rekommenderas i utredningarna att skapa ett förvaltningsgemensamt språk inom förvaltningen för att motverka missförstånd och friktion mellan olika verksamheter. Därtill bör det enligt utredningen finnas en uppmärksamhet kring den rädsla som finns för att en gemensam budget kan skapa obalans mellan olika verksamhetsområden. Förvaltningen för kultur och fritid har utarbetat en handlingsplan utifrån Preeras rekommendationer. Av handlingsplanen framgår åtgärder, vem som är ansvarig samt tidsplan för åtgärden. Förvaltningen för individ- och familjeomsorg har inte utarbetat en handlingsplan men arbetar enligt förvaltningschefen med att skapa gemensamma processer och se över reglementen och delegeringsförteckningar. 3.2. Samverkan mellan kommunstyrelsen, nämnder och förvaltning 3.2.1. Vår bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen bör tydliggöra hur och i vilken omfattning samverkan ska ske med nämnderna under året. Enligt kommunallagen ska kommunstyrelsen leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt ha uppsikt över nämndernas verksamhet. 2 Konsultföretaget Preera genomförde därtill under 2017 en uppföljning efter sammanslagningarna av förvaltningarna för funktionsstöd samt individ- och familjeomsorg respektive kultur och turism samt fritid och folkhälsa. 11
Kommunstyrelsen tar del av nämndernas delårsrapporter och årsredovisningar. Vidare finns en stående punkt på kommunstyrelsens dagordning som avser information om händelser i nämnderna. Därtill kan kommunstyrelsen och nämnderna vid behov initiera möten för att samtala om aktuella frågor. Granskningen visar dock att det saknas rutiner eller riktlinjer som tydliggör vilken samverkan som ska genomföras mellan kommunstyrelsen och nämnderna. Flera intervjuade beskriver att det är ett utvecklingsområde att tydliggöra om, hur och när samverkan ska ske med kommunstyrelsen. Vidare visar enkätundersökningen att merparten av respondenterna till viss del och inte alls upplever att samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig. Enligt Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) 3 bör det finnas en tydlig strukturer för hur politik och förvaltning ska samarbeta. Detta kan till exempel avse att det finns en struktur för när och hur förtroendevalda och tjänstepersoner ska träffas. Det är även enligt SKL av vikt att det finns tydliga kanaler för hur kontakt och dialog ska ske mellan nämnd och förvaltning. Granskningen visar att nämnderna för funktionsstöd samt individ- och familjeomsorg respektive kultur och turism samt fritid och folkhälsa genomför gemensamma presidiemöten inför sammanträdena. Vid presidiemötena deltar även förvaltningschef samt vid behov ytterligare medarbetare. Syftet med mötena är bland annat att utveckla samverkan mellan nämnderna och förvaltningarna. Förvaltningschefen för individ- och familjeomsorg genomför även kvartalsvisa möten med respektive ordförande i nämnderna för funktionsstöd samt individ och familjeomsorg. Vidare framgår under flera intervjuer att kontakten och dialogen med förvaltningen sker genom ordförande eller förvaltningschef och inte direkt via enskilda tjänstepersoner. Detta diskuteras även i de utbildningar som genomförs för förtroendevalda. Mot bakgrund av detta bedömer vi att nämnderna i stort har säkerställt en tillfredställande samverkan mellan nämnd och förvaltning. 3.2.2. Underlag för bedömning 3.2.2.1 Samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna Under flera intervjuer framkommer att samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna är ett utvecklingsområde. Det uppfattas till exempel som otydligt om och hur samverkan ska ske mellan kommunstyrelsen och nämnderna under året. Vidare saknas riktlinjer eller rutiner som beskriver hur samverkan ska genomföras. Kommunstyrelsens presidium och presidierna i nämnderna kan dock enligt uppgift vid behov initiera möten mellan presidierna. Till exempel initierade enligt uppgift presidiet i nämnden för funktionsstöd ett möte med kommunstyrelsens presidium för att diskutera nämndens lokalförsörjning. Kommunstyrelsen tar del av nämndernas delårsrapporter och årsredovisningar. Vidare finns en återkommande punkt på kommunstyrelsens dagordning som avser information om aktuella händelser från nämnder, bolag och intresseorganisationer. I samband med budgetberedningen genomförs årligen en hearing där kommunstyrelsens samt nämndernas presidium deltar. Hearingen är starten på arbetet med kommunbudgeten. Syftet med hearingen är bland annat att samtala om framtidens utmaningar. Resultatet av samtalen ska därefter ligga till grund för kommunbudgeten. 3 Att göra en arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän SKL, 2012. 12
Under intervju med kommunstyrelsens presidium framgår att det i november 2017 kommer genomföras en omvärldsdag. Till omvärldsdagen är samtliga presidium i nämnderna inbjudna. Temat för omvärldsdagen är digitalisering samt hållbar välfärd. Av enkätundersökningen framgår nedanstående svar kopplat till samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna: 7 6 5 4 3 2 1 0 1 1 Instämmer helt 6 1 1 Tabell: Redovisning av antal svar per nämnd utifrån påståendet Samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig. Enkätundersökningen visar att merparten av respondenterna till viss del och inte alls upplever att samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig. 3.2.2.2 Samverkan mellan kommunstyrelsen och förvaltningen 3 Instämmer till stor del Kommunstyrelsen Fritid och folkhälsa Individ- och familjeomsorg 3 2 4 Vid intervju med kommunstyrelsens presidium och kommundirektören framgår att samverkan mellan kommunstyrelsen och förvaltningen fungerar på ett positivt sätt. Kommundirektören deltar på kommunstyrelsens och arbetsutskottets sammanträden. Under varje kommunstyrelsesammanträde finns en punkt på dagordningen där kommundirektören informerar kommunstyrelsen om uppdrag, projekt och händelser i förvaltningen. Enligt kommunstyrelsens presidium bidrar detta till att kommunstyrelsen får en översikt över aktuella händelser i verksamheten. Därtill har enligt uppgift kommundirektören och kommunstyrelsens ordförande en löpande dialog om förvaltningens och kommunstyrelsens arbete. Varje måndag genomförs ordförandeberedning tillsammans med kommunstyrelsens ordförande. Vid ordförandeberedningen deltar bland annat kommunsekreterare, kommundirektör, biträdande kommundirektör och administrativ chef. Under ordförandeberedningen hanteras de ärenden som ska till beslut i arbetsutskottet och kommunstyrelsen. Under intervjuer framgår att kommunstyrelsens uppdragsbeskrivning till kommundirektören även bidrar till att tydliggöra hur samverkan ska ske mellan kommunstyrelsen och kommundirektören (se avsnitt 3.1.2.2). Detta genom att uppdragsbeskrivningen bland annat tydliggör hur kommundirektören ska stödja kommunstyrelsen. Enligt kommundirektören och kommunstyrelsens presidium är det tydligt hur förtroendevalda ska agera om de har frågor till medarbetare i förvaltningen. Alla frågor ska hanteras via kommundirektören eller andra chefer i förvaltningen. Om kommunstyrelsens ordförande har en fråga till en enskild medarbetare informerar enligt uppgift ordföranden kommundirektören innan ordföranden kontaktar medarbetaren. Kommunstyrelsens presidium uppger att det är viktigt att det finns en tydlig kanal för hur förtroendevalda och medarbetare ska kommunicera. 2 3 Instämmer till viss del 1 1 1 1 Instämmer inte alls Kultur och turism Funktionsstöd Vet ej / ingen åsikt 13
3.2.2.3 Samverkan mellan nämnderna och respektive förvaltning Nämnderna för funktionsstöd samt individ- och familjeomsorg respektive nämnderna för kultur och turism samt fritid och folkhälsa genomför inför varje sammanträde gemensamma presidiemöten. Syftet med mötena är att bereda dagordningen inför kommande sammanträden. De gemensamma presidiemötena påbörjades när förvaltningarna för funktionsstöd samt individoch familjeomsorg respektive fritid och folkhälsa samt kultur och turism slogs samman i januari 2015. Vid de gemensamma presidiemötena deltar förvaltningschef samt vid behov ytterligare medarbetare från förvaltningen. Vid intervjuer framgår att de gemensamma presidiemötena bidragit till att öka kunskapen och förståelsen mellan nämnderna men även till att utveckla samverkan med respektive förvaltning. Enligt ordföranden i nämnden för funktionsstöd har de gemensamma presidiemötena även bidragit till att underlätta sammanslagningen av nämnden för funktionsstöd och individ- och familjeomsorg. Detta mot bakgrund av att kunskapen kring nämnden för individ- och familjeomsorgs ärenden utvecklats. Förvaltningschefen för individ- och familjeomsorg genomför kvartalsvisa enskilda möten med ordföranden i funktionsstöd samt individ- och familjeomsorg. Enligt förvaltningschefen diskuteras vid dessa möten aktuella händelser i förvaltningen och nämnderna. Syftet med mötena är att utveckla samverkan och förståelsen mellan förvaltningschefen och respektive ordföranden. Utöver den formella samverkan mellan nämnd och förvaltning har enligt uppgift respektive ordföranden och förvaltningschef löpande kontakt. Vid behov kan förvaltningschef och ordförande träffas. Vid intervjuer framgår även att presidium och ledamöter i nämnderna har löpande dialog med respektive nämndsekreterare. Dessa frågor kan till exempel avse sammanträdeshandlingar och styrdokument. Enligt nämndsekreterarna fungerar samverkan mellan nämnder och förvaltningar på ett tillräckligt och positivt sätt. Vid intervjuer med presidierna framgår att dialogen mellan nämnderna och förvaltningen ska hanteras via förvaltningscheferna i respektive förvaltning. Enligt nämndsekreterarna erhåller nämnderna information om detta i samband med ny mandatperiod. Om presidierna eller enskilda ledamöter har frågor kring till exempel ett ärende ska frågan hanteras via förvaltningschefen. Vid de tillfällen enskilda ledamöter har en fråga hanteras frågan ofta via presidiet som tar frågan vidare till förvaltningschefen, enligt intervjuade presidier. Förvaltningschefen kan därefter återkomma med ett svar på frågan alternativt hänvisa till en medarbetare i förvaltningen. Enligt flera intervjuade är det av vikt att det finns en tydlig struktur för hur förtroendevalda ska kontakta förvaltningen. Under intervjuerna framgår att den nuvarande strukturen, att kontakten ska hanteras via förvaltningschefen, upplevs fungera på ett bra sätt. Av enkätresultatet framgår att det i stort är tydligt vem i förvaltningen förtroendevalda ska kontakta för stöd och service. Vid intervjuer framgår dock att det har förekommit vid enstaka tillfällen att enskilda ledamöter direkt kontaktat en enhetschef. Vid de tillfällen detta sker för enligt uppgift berörd ordföranden en dialog med aktuell ledamot. Förvaltningschefen vid kultur och fritid uppger att det i nämnden för fritid och folkhälsa förts en dialog om att inrätta gemensamma möten mellan förvaltningen och nämnden. Enligt förvaltningschefen genomfördes dock inte detta på grund att dagens struktur upplevs fungera på ett tillräckligt sätt. 14
3.3. Organisation och arbetssätt för stöd och service till förtroendevalda 3.3.1. Vår bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen och nämnderna har säkerställt att det finns en organisation för stöd och service till förtroendevalda. Enligt det gemensamma reglementet ansvarar nämnderna för att deras organisation är tydlig och ändamålsenlig. Vidare behövs enligt SKL kontinuerlig utbildning till förtroendevalda för att tydliggöra ansvar och uppdrag 4. Granskningen visar att kommunledningskontoret i samband med ny mandatperiod genomför utbildningar riktade till nyvalda och erfarna förtroendevalda. Vidare visar granskningen att nämndsekreterarna ansvarar för det löpande stödet och servicen till nämnderna. Vid intervjuer och utifrån enkätresultatet framgår att det löpande stödet och servicen fungerar på ett tillräckligt och positivt sätt. Därtill genomför nämnderna kunskapshöjande aktiviteter såsom utbildningar och studiebesök. 3.3.2. Underlag för bedömning 3.3.2.1 Kommunövergripande utbildningar till förtroendevalda I samband med ny mandatperiod genomför kommunledningskontoret utbildningar riktade till nyvalda och erfarna förtroendevalda. Enligt uppgift ansvarar administrativ chef vid kommunledningskontoret för utbildningarna. Under januari 2015 genomförde dåvarande kommunstyrelsens förvaltning utbildningar under en rad teman såsom Så fungerar en kommun och Politiker, tjänstemän, nämnder. Därtill arrangerade kommunstyrelsens förvaltning en särskild utbildning för ordföranden och vice ordföranden i nämnderna. Utbildningarna Så fungerar en kommun och Politiker, tjänstemän och nämnder genomfördes under totalt två heldagar. Kurserna innehöll utbildningsmoment i bland annat kommunens uppgifter, kommunal organisation, ledning och styrning, nämndprocessen, roller och ansvar samt kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges uppgifter. I samband med utbildningen Så fungerar en kommun presenterade enligt uppgift även förvaltningscheferna sina respektive förvaltningar. Inom ramen för den särskilda utbildningen till ordföranden och vice ordföranden i nämnderna behandlades utbildningsmomenten nämndprocessen och hantering av kallelser och protokoll, digitala handlingar samt samarbete och roller. Under våren 2015 genomfördes även fyra utbildningar i samband med kommunfullmäktiges sammanträden. Utbildningarna avsåg kvalitetsarbete och invånardialog, Kungsbacka 2020, barnkonventionen samt intern kontroll. 3.3.2.2 Stöd och service till förtroendevalda i kommunstyrelsen och nämnderna Vid intervjuer med kommunstyrelsens och nämndernas presidium framgår att stödet och servicen till förtroendevalda upplevs fungera på ett positivt sätt. Enligt presidierna hanterar respektive nämndsekreterare det löpande stödet och servicen. Detta avser framförallt stöd och service avseende möteshandlingar, styrdokument och tekniska frågor kopplat till systemet Lex. Det stöd och service nämndsekreterarna erbjuder håller enligt presidierna en hög service- och kvalitetsnivå. I mars 2017 genomförde kommunledningskontoret en utbildning till kommunstyrelsen. Utbildningen innehöll moment såsom uppföljning och uppsikt, styrmodell och kommundirektörens roll. Enligt kommunstyrelsens presidium erhåller presidiet det stöd och den service de behöver 4 Uppdrag och samspel mellan ledande politiker och tjänstemän, SKL 2012 15
för att kunna genomföra sina uppdrag. Vidare framgår att handlingarna till kommunstyrelsens arbetsutskott numera innehåller eventuella presentationer som tjänstepersoner föredrar under mötena. Syftet med detta är att underlätta inläsningen och förståelsen för de ärenden som föredras. Nämnden för funktionsstöd genomförde under flera sammanträden 2015 temautbildningar inom nämndens ansvarsområden. Syftet med temautbildningarna var att öka och utveckla nämndledamöternas kunskap inom de område nämnden ansvarar för. Av protokoll framgår att nämnden bland annat erhöll utbildning inom samverkan i regionen, socialt ansvarig samordnare samt metodutvecklarnas arbete. Enligt presidiet bidrog temautbildningarna till öka kunskapen och förståelsen för nämndens ansvars- och verksamhetsområden. Enligt förvaltningschefen för kultur och fritid har vissa verksamheter under mandatperioden besökt nämnderna. Under besöken har verksamheterna informerat om sina respektive verksamheter, till exempel bibliotek och kulturskola. Enligt presidiet i nämnden för kultur och turism är denna typ av besök positiva för att öka nämndens kunskap. Vid intervju med presidiet i nämnden för fritid och folkhälsa framgår att det är ett utvecklingsområde att förbättra nämndens samlade kunskap inom ekonomiområdet. Presidiet upplever till exempel att det vid vissa beslut finns en okunskap avseende vilka ekonomiska effekter beslutet får för nämndens samlade ekonomi. 3.4. Delegeringsförteckningar 3.4.1. Vår bedömning Vi bedömer att det saknas ett tydligt arbetssätt som bidrar till att säkerställa att kommunstyrelsens, nämnden för fritid och folkhälsa samt nämnden för kultur och turisms delegeringsförteckningar är aktuella och vid behov revideras. Det saknas till exempel riktlinjer eller rutiner som beskriver när delegeringsförteckningarna ska ses över. Granskningen visar att kommunstyrelsens och dessa nämnders delegeringsförteckningar ses över vid behov och i vissa fall vid ny mandatperiod. Jämförelsen av nämndernas delegeringsförteckningar visar att nämnden för fritid och folkhälsa senast reviderade delegeringsförteckning i oktober 2010. Enligt vår bedömning skapar avsaknaden av dokumenterade anvisningar att det finns en risk för att kommunstyrelsens och nämndernas delegeringsförteckningar inte hålls aktuella. 3.4.2. Underlag för bedömning 3.4.2.1 Riktlinjer och rutiner för delegeringsförteckningar Det saknas dokumenterade riktlinjer och rutiner som beskriver hur kommunstyrelsen och nämndernas delegeringsförteckningar ska utformas. Vidare finns inga riktlinjer eller rutiner som beskriver när kommunstyrelsen, nämnden för kultur och turism samt nämnden för fritid och folkhälsas delegeringsförteckningar ska revideras. Vid flera intervjuer framgår att delegeringsförteckningarna ses över vid behov eller i samband med ny mandatperiod. Vidare framgår under intervjuer att det är ett utvecklingsområde att skapa en tydligare struktur för att återkommande se över och revidera delegeringsförteckningarna. Enligt nämndsekreteraren vid nämn- 16
derna för individ- och familjeomsorg samt funktionsstöd ses nämndernas delegeringsförteckningar över i januari och juli samt vid behov. Detta ska enligt uppgift även framgå i nämndsekreterarens bevakningslista. I kommunstyrelsens Riktlinjer för styrdokument framgår att styrdokument i början av varje mandatperiod bör prövas om det är aktuella. I riktlinjerna framgår dock inga närmare anvisningar vad gäller delegeringsförteckningar. 3.4.2.2 Revideringar av kommunstyrelsen och nämndernas delegeringsförteckningar Nedan framgår en översikt över när kommunstyrelsen och nämndernas senast reviderade respektive delegeringsförteckning: Kommunstyrelse/nämnd Reviderad Kommunstyrelsen 2015-12-15 Byggnadsnämnden 2016-12-08 Fritid och folkhälsa 2010-10-18 Funktionsstöd 2016-04-28 Förskola och grundskola 2017-10-26 Gymnasie- och vuxenutbildning 2016-10-26 Individ- och familjeomsorg 2017-03-16 Kultur och turism 2017-09-20 Miljö- och hälsoskydd 2017-04-20 Service 2017-10-18 Teknik 2016-12-16 Vård och omsorg 2017-06-14 Överförmyndarnämnden 2017-01-19 Av översynen framgår att merparten av nämnderna reviderat respektive delegeringsförteckning under 2016-2017. Nämnden för fritid och folkhälsa reviderade senast delegeringsförteckningen i oktober 2010. Enligt förvaltningschefen för kultur och fritid fick nämnden information om delegeringsförteckningen under hösten 2017. Nämnden valde enligt förvaltningschefen att inte revidera delegeringsförteckningen mot bakgrund av att delegeringsförteckningen ska ses över vid sammanslagningen av nämnderna 2018. 17
4. Samlad bedömning I detta kapitel framgår våra slutsatser utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning. Svar ges också på ställda revisionsfrågor i granskningen. Utifrån identifierade förbättringsområden i granskningen framgår våra rekommendationer. 4.1. Slutsatser Utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning är vår sammanfattande bedömning att kommunstyrelsen och nämnderna i stort har säkerställt en tillfredställande arbetsoch ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning. Därtill är vår bedömning att det i allt väsentligt finns en ändamålsenlig organisation och arbetssätt för stöd och service till förtroendevalda. Vi bedömer dock att det finns vissa utvecklingsområden kopplat till tydliggöra samverkan mellan kommunstyrelsen och nämnderna, återrapportering av delegationsbeslut samt att säkerställa att delegeringsförteckningar återkommande ses över och revideras. Detta för att säkerställa en tillfredställande ledning, styrning, uppföljning och kontroll. 4.2. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Bedömning Hur har nämnderna säkerställt en tydlig arbets- och ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning? Det finns reglementen och delegeringsförteckningar som ska bidra till att tydliggöra arbets- och ansvarsfördelningen mellan nämnd och förvaltning. Enkätresultatet visar att arbets- och ansvarsfördelningen uppfattas som tydlig. Vår bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna i stort har säkerställt en tydlig arbets- och ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning. Vid återrapportering av delegationsbeslut till nämnden för individ- och familjeomsorg redovisas enbart namn på tjänstepersonen som fattat beslutet och inte arbetsbefattning. Detta skapar utmaningar i att härleda vem på förvaltningen som fattat beslutet då delegeringsförteckningen är upprättat per arbetsbefattning. Enligt vår bedömning bör nämnden tydliggöra återrapporteringen av delegationsbeslut. Förvaltningen för individ- och familjeomsorg har inte utarbetat en handlingsplan eller liknande för att hantera de rekommendationer som framgår i den uppföljningsrapport som låg till grund för sammanslagningen av nämnderna. Vår bedömning är att nämnden för individ- och familjeomsorg samt nämnden för funktionsstöd bör säkerställa att de rekommendationer och utmaningar som identifierats kopplat till sammanslagningen av nämnderna hanteras på ett strukturerat sätt. 18
Hur säkerställer kommunstyrelsen och nämnderna en tillfredställande samverkan? Kommunstyrelsen tar del av nämndernas delårsrapporter och årsredovisningar. Vidare finns en stående punkt på kommunstyrelsens dagordning som avser information om nämndernas verksamhet. Därtill kan kommunstyrelsen och nämnderna vid behov initiera möten. Det saknas dock rutiner eller riktlinjer som tydliggör vilken samverkan som ska genomföras mellan kommunstyrelsen och nämnderna. Granskningen visar att det är ett utvecklingsområde att tydliggöra om, hur och när samverkan ska ske mellan kommunstyrelsen och nämnderna. Enligt vår bedömning bör kommunstyrelsen tydliggöra hur och i vilken omfattning samverkan ska ske med nämnderna under året. Hur säkerställer nämnderna en tillfredställande samverkan mellan nämnd och förvaltning? Granskningen visar att det sker gemensamma presidiemöten som bland annat syftar till att utveckla samverkan mellan nämnd och förvaltning. Därtill genomför förvaltningschefen för individ- och familjeomsorg kvartalsvisa möten med ordföranden i funktionsstöd samt individ- och familjeomsorg. Vidare visar granskningen att det är tydligt hur kontakten och dialogen ska ske mellan nämnd och förvaltning. Mot bakgrund av detta är vår bedömning att nämnderna i stort har säkerställt en tillräcklig samverkan mellan nämnd och förvaltning. Har nämnderna säkerställt att det finns en organisation och arbetssätt för stöd och service till förtroendevalda? Vid början av ny mandatperiod genomför kommunledningskontoret utbildningar riktade till nyvalda och erfarna förtroendevalda. Vidare visar granskningen att nämndsekreterarna ansvarar för det löpande stödet och servicen till nämnderna. Nämnderna genomför även egna utbildningsinsatser för att öka de förtroendevaldas kunskap inom respektive område. Vår bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna har säkerställt att det finns en organisation och arbetssätt för stöd och service till förtroendevalda. Hur säkerställer nämnderna att delegeringsförteckningar är aktuella och vid behov revideras? Det saknas dokumenterade anvisningar för när kommunstyrelsen, nämnden för kultur och turism samt nämnden för fritid och folkhälsas delegeringsförteckningar ska ses över. Granskningen visar att delegeringsförteckningarna ses över vid behov och i vissa fall i samband med ny mandatperiod. 19
Jämförelsen av kommunstyrelsens och nämndernas delegeringsförteckningar visar att nämnden för fritid och folkhälsa senast reviderade delgeringsförteckningen i oktober 2010. Enligt vår bedömning bör kommunstyrelsen utarbeta dokumenterade anvisningar för när delegeringsförteckningarna ska revideras. Därtill bör nämnden för fritid och folkhälsa revidera och säkerställa att delegeringsförteckning är aktuell. 4.3. Identifierade förbättringsområden och rekommendationer Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Nämnden för individ- och familjeomsorg bör tydliggöra återrapportering av delegationsbeslut. Nämnden för individ- och familjeomsorg samt nämnden för funktionsstöd bör säkerställa att de rekommendationer och utmaningar som identifierats kopplat till sammanslagningen av nämnderna hanteras på ett strukturerat sätt. Kommunstyrelsen bör tydliggöra hur och i vilken omfattning samverkan ska ske med nämnderna under året. Kommunstyrelsen bör utarbeta dokumenterade anvisningar för när kommunstyrelsens och nämndernas delegeringsförteckningar ska revideras. Nämnden för fritid och folkhälsa bör revidera och säkerställa att nämndens delegeringsförteckning är aktuell. Göteborg den 20 november 2017 Ludwig Reismer Verksamhetsrevisor Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Hans Gavin Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare 20