1 Förslag till uppdragsplan Integrering av Vård och Omsorg 01.2 Förslag till uppdragsplan integrering Vård och omsorg Socialförvaltningen Besöksadress: Vibblabyvägen 3 Avdelningen för ledning och verksamhetsstöd Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Telefon växel: 08-580 285 00 E-post: socialnamnden@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Fax: Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2 Innehåll BASFAKTA... 3 1.1. Uppdragets start- och slutdatum... 3 1.2. Godkännande... 3 UPPDRAGETS BAKGRUND OCH MÅL... 3 1.3. Bakgrund... 3 1.4. Mål och förväntat resultat... 5 1.5. Avgränsningar... 5 UPPDRAGETS OMFATTNING... 6 1.6. Delmål och godkännande... 6 Organisation och roller... 8 TIDSPLAN OCH AVSLUT AV UPPDRAG... 9 1.7. Tidsplan... 9 1.8. Avslut av uppdraget... 10 ARBETSSÄTT OCH KOMMUNIKATION... 10 1.9. Uppföljning... 10 1.10. Dokumenthantering och informationsspridning... 10 RISKANALYS... 11
BASFAKTA 3 1.1. Uppdragets start- och slutdatum Startdatum/Fortsättning Slutdatum 151015 160201 1.2. Godkännande Härmed godkänns innehållet i uppdragsplanen Beställare: Ort och datum Underskrift UPPDRAGETS BAKGRUND OCH MÅL 1.3. Bakgrund Ett politiskt beslut att upphöra med beställare/utförare modell i Järfälla kommun fattades 2014-12-15. Med anledning av beslutet har PwC bistått kommunen i arbetet med att föreslå en förändrad organisation för socialförvaltningen med inriktning på Vård och omsorg. Uppdraget innefattade också att föreslå en styrmodell för socialförvaltningen. PwC har också haft ett motsvarande uppdrag för barn- och ungdomsförvaltningen. Kommundirektören har stått som uppdragsgivare och har också ingått i styrgruppen för uppdraget tillsammans med förvaltningscheferna för berörda förvaltningar. För att kunna genomföra sitt uppdrag har PwC genomfört en förstudie för att ringa in uppdragets omfattning om innehåll. Inom ramen för förstudien intervjuades företrädare för majoriteten, nämndordförande samt representanter för berörda förvaltningar. Återrapportering av förstudien gjordes den 4 februari, då resultatet av intervjuerna samt förslag till upplägg för fortsatta insatser presenterades för styrgruppen och diskuterades. Sex workshops har genomförts med representanter för båda förvaltningarna, varav tre med representanter för socialförvaltningen. Återkoppling/rapportering till styrgruppen har gjorts vid fyra tillfällen. Uppdraget har avslutats med en slutrapportering. Utgångspunkter för översynen Kommunens nya styrmodell ska åstadkomma en tydligare styrning och förbättrad uppföljning i syfte att öka den politiska delaktigheten och säkerställa att politiska beslut genomförs. Styrmodellen ska säkerställa att kommunens resurser i så stor utsträckning som möjligt kommer verksamheten till del.
Organisationen ska vara tydlig och lätt att förstå för både politiker, anställda och medborgare. Förvaltningschefen ska ha ansvaret för den samlade verksamheten gentemot nämnden. Både styrmodell och organisation ska ha beredskap för expansionen i kommunen. Utgångspunkter för framtida organisation inom socialnämndens område I PwC:s översyn beskrivs sex utgångspunkter som är viktiga att beakta/bevara inför förändringarna: Konkurrensneutralitet Uppdragsstyrning Uppföljnings- och tillsynsansvar Tydlig roll- och ansvarsfördelning Effektiviseringstryck Tydlig styrprocess PwC har inte föreslagit hur de olika utgångspunkterna ska beaktas i förändringsprocessen, ej heller föreslaget en organisation på detaljnivån. Hur förvaltningen väljer att organisera och hur utgångspunkterna beaktas blir ett arbete för förvaltningen. 4 Processer och funktioner som ska finnas i ny förvaltningsstruktur PwC redovisar ett antal processer och funktioner som måste finnas i den nya förvaltningsstrukturen: Lokalförsörjning Budgetprocess och mål Uppdrags- och avtalsprocess Upphandling Kvalitet, resultatuppföljning, målstyrning Verksamhetsstyrning och verksamhetsutveckling Nämndhantering, arkiv och registratur Utredning, ärendeberedning Personal IT-stöd, verksamhetsspecifikt Kommunikation och information Myndighetsutövning Tillsyn Avtalsuppföljning Intern kontroll Ekonomi Ledningssystem Statistikleverans Kost Av rapporten framgår inte i vilka delar olika resurserna bör vara gemensamma eller fördelade på olika verksamheter. Trots att utgångspunkten inte har varit att styra om resurserna bör en genomgång göras för att identifiera eventuella effektiviseringsområden där man samtidigt beaktar en tydlig roll- och ansvarsfördelning.
PwC:s förslag till ny förvaltningsorganisation 5 PwC föreslår att Vård och omsorg ska ligga under socialdirektör som en egen organisationsdel parallellt med de befintliga avdelningar som finns redan idag. Effektivisering socialnämndens område Förvaltningen har redan effektuerat effektiviseringskravet på fyra miljoner kronor i budget, men PwC föreslår också att nämnden avskaffar egen reginämnden ( egenregiutskottet ). 1.4. Mål och förväntat resultat Övergripande mål är o att Vård och omsorg ska bli en egen organisationsdel parallellt med de befintliga avdelningar som finns redan idag inom socialförvaltningen o att socialnämndens sammanträden ska vara gemensamma för nuvarande beställare/samhällsuppdrag och egenregi. o att förändringen ska leda till en organisation som uppfyller kraven på tydlig styrprocess uppdragsstyrning tydlig roll- och ansvarsfördelning konkurrensneutralitet uppföljnings- och tillsynsansvar effektiviseringstryck Genomförande av uppdraget ska även resultera i En modell för verksamhetsstyrning där det klart framgår vilket uppdrag Vård och omsorg har, vilka mål, krav och ramar som gäller. För att nå förväntat resultat i uppdraget ingår bland annat att hantera frågor gällande löpande ekonomisk redovisning, prognos och uppföljning, HR-strategiska frågor, befintliga styrdokument, verksamhetsinnehåll och kommunikation. Allt arbete ska utföras med beaktande av pågående arbete med socialnämndens övergripande mål. Generellt sett så finns det en målsättning att så långt det är möjligt, över tid nå fram till gemensamma policydokument, styrdokument och planer där det i dag finns dubbla. 1.5. Avgränsningar Uppdraget har endast fokus på Vård och omsorgs integration i det som idag kallas socialförvaltningen/samhällsuppdraget. Detta fokus innebär dock att rollfördelningen mellan de olika avdelningarna måste tydliggöras samt vilka funktioner som måste finnas inom Vård och omsorg specifikt samt vilka funktioner som i någon mån är gemensamma resurser.
UPPDRAGETS OMFATTNING 6 1.6. Delmål och godkännande För att Vård och omsorg ska kunna leverera en god vård och omsorg och kunna växa och utvecklas i relation till den konkurrens som andra leverantörer bjuder behöver konkurrensneutraliteten ligga som en röd tråd genom utformandet av en organisation med tydlig styrprocess, uppdragsstyrning, tydlig roll och ansvarsfördelning och klara framtidens effektiviseringstryck. Konkurrensneutralitet är också en förutsättning för omvärldens förtroende och processernas legitimitet i upphandlingar, uppföljningar och tillsyn. Bestämmelserna i 11 MBL innebär att arbetsgivaren är skyldig att ta initiativ till och genomföra förhandlingar innan arbetsgivaren fattar beslut om vissa viktigare förändringar. Förhandling enligt 11 MBL ska genomföras utifrån förslaget om organisationsförändring. Leverans Kriterier för leveransgodkännande Godkänns av Datum Plan för kommunikation Förslag ny organisering för Vård och omsorg utifrån kriterierna - tydlig roll och ansvarsfördelning Tydlig styrprocess, uppdragsstyrning Förslag till hantering av uppföljnings- och tillsynsansvar Plan för genomförande av beslutad organisation En kommunikationsplan ska sammanställas som beskriver hur och när förändringen ska kommuniceras inom förvaltningen. Beskrivning av organisationsstrukturen, gemensamma/verksamhetsspecifika resurser, gemensamma och verksamhetsspecifika styrdokument, hur konkurrensneutraliteten ska beaktas utifrån gemensamma resurser etc. Förslaget ska innehålla - nämndarbete - målarbete inom förvaltningen - former för hur uppdrag till Vård och omsorg ska se ut - former för ekonomi, prognos, redovisning - HSL - SoL - LSS Genomförandeplanen ska innehålla hur och när olika nödvändiga aktiviteter ska genomföras och hur det ska följas upp. Oktober
7 Leverans Kriterier för leveransgodkännande Godkänns av Datum Processer och aktiviteter för genomförande av integrationen Riskanalys Ikraftträdande av ny organisation Vård och omsorg Avslut av uppdrag Kortfattad beskrivning av aktiviteter som behöver genomföras/prioriteras efter att integration av Vård och omsorg är genomförd i syfte att nå förväntat resultat med uppdraget. Dessa aktiviteter förväntas inte genomföras inom ramen för detta uppdrag utan i separata egna processer. Riskanalys ska göras utifrån ovanstående delområden och pågå parallellt med planeringen, se kap. Riskanalys. Samtliga aktiviteter i plan för genomförande av beslutad organisation är slutförda och Vård och omsorgs nya organisering är driftsatt. Beställare 160201 Beställare 160430
Organisation och roller Roll Namn Ansvar och befogenheter Beställare Socialnämnden Definiera uppdrag och ansvarar för uppdragets mål Samordnare av uppdraget Samverkan /MBL Interna resurser Johan Bergman, socialdirektör Stefan Lidsten, avdelningschef lednings- och verksamhetsstöd Jenny Wilhelmsson avdelningschef Äldreomsorg och funktionshinder Arnfinn Kleveland, driftchef Vård och omsorg Inger Brandell, utredare De fackliga organisationerna är involveras inom ramen för befintlig samverkan / MBL. Nämndsekreterare (Avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd, ALV) Informatör (ALV) Controller/ekonomer (ALV samt Vård och omsorg VoO) Personalkonsulter (ALV och VoO) Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) (HSL, tillsyn) Enhetschefer Äldreenheten, enheten funktionsnedsättning Kvalitetsutvecklare VoO Utvalda chefer VoO Medarbetare VoO Utredare ALV Övriga berörda medarbetare inom förvaltningen. 8 Beställare utser styrgrupp om behövligt. ens uppdrag är att säkerställa att det finns tillräckliga resurser för att nå önskat resultat samt följa upp att arbetet utvecklas enligt plan Leder uppdraget inom ramen för uppdragsplanen. Ansvarar för att leda produktionen i uppdraget och fördelar deluppdrag till medarbetare inom förvaltningen. Bidrar med information/planer/ underlag/arbetsinsatser som behövs för processen på initiativ från beställare/samordnare
TIDSPLAN OCH AVSLUT AV UPPDRAG 9 1.7. Tidsplan Tidplanen är preliminär. De olika delarna kan behöva förändras i relation till varandra. Tidsplan Datum Ansvarig Inledande möte i styrgrupp angående förslag till uppdragsplan MBL 19 MBL 11 Beslut om uppdrag till socialförvaltningen med anledning av fullmäktiges beslut om avskaffande av beställar- och utförarsystem och med utgångspunkt i förslaget till uppdragsplan Påbörjande av kommunikationsplan inklusive en första förvaltningsövergripande information avseende uppdraget. Kommunikationsplan färdigställd Analys och riskanalys av prioriterade områden: tydlig styrprocess uppdragsstyrning tydlig roll- och ansvarsfördelning konkurrensneutralitet uppföljnings- och tillsynsansvar MBL 11 avseende ny organisationsstruktur 150914 Johan Bergman 151008 Johan Bergman Parterna återkommer om ev. datum 151001 Socialnämnden Oktober (se ovan) (el relaterad till MBL)? 8 December Beslut om införande 16 December Genomförandeplan färdigställd December Januari Identifiering av förändringsbehov/översyn av - ekonomi - HR-frågor (ex befattningar, lönekriterier, förmåner, samverkan/ MBL mm) - verksamhetsstyrning - verksamhetsinnehåll och processer Analys, riskanalys och hantering av risker Förslag till förändringar December Januari Samordnare/ Informatör Samordnare/ Informatör Sammanställning av Samordnare/ bitr. samordnare Johan Bergman Socialnämnden Samordnare/ bitr. samordnare (med stöd av berörda medarbetare) Samordnare tillsammans med den personal som behövs för identifiering och förslag gällande denna del.
Sammanställning av synpunkter från medarbetare inom Vård och omsorg, ev kompletterande intervjuer. December Januari 10 Samordnare/ bitr. samordnare Tidsplan Datum Ansvarig Förslag ny organisering Vård och omsorg lämnas till styrgrupp: - Strukturell organisering inklusive HR-frågor, styrdokument - Modell verksamhetsstyrning - Genomförandeplan inkl kommunikationsplan December Januari Samordnare/ bitr. samordnare (med stöd av berörda medarbetare) Sammanställning framtida förändringsbehov/ översyn av verksamhetsinnehåll och processer lämnas till styrgrupp MBL 11 Eventuellt, dvs om det behövs om det efter sammanställningen föranleder det. Genomförande av nödvändiga förändringar med anledning av ny organisering inklusive information utifrån kommunikationsplan. Mars April 2016 April 2016 Ikraftträdande av ny organisation 160201 Johan Bergman Eventuella justeringar/genomförande av 160201- Med utgångspunkt kvarvarande aktiviteter 160430 från genomförandeplan Inger Brandell Johan Bergman 160430 Med utgångspunkt från genomförandeplan Vid behov av mer detaljerad tidsplan avseende olika aktiviteter framgår det i separata dokument. 1.8. Avslut av uppdraget Uppdragets alla aktiviteter ska vara genomförda senast 160430. En ny organisering avseende Vård och omsorg ska ha trätt i kraft 160201. Genomförande av uppdraget ska kortfattat beskrivas och sammanfattas i en slutrapport som ska överlämnas till beställaren. ARBETSSÄTT OCH KOMMUNIKATION 1.9. Uppföljning Rapportering sker löpande till beställare och styrgrupp genom möten då samordnare och berörda medarbetare deltar. 1.10. Dokumenthantering och informationsspridning Dialog med de fackliga företrädarna sker genom samverkan och förhandling enligt MBL 11. Information till medarbetarna inom Socialförvaltningen sker med utgångspunkt från den kommunikationsplan som ska sammanställas. en beslutar vilken information som ska kommuniceras.
RISKANALYS I processen behövs delaktighet för att minska risken för oro i arbetsgrupper eller hos individuella medarbetare, så att chefer och medarbetare kan lägga fokus på det löpande arbetet med brukare/boende/deltagare i olika verksamheter. Synpunkter behöver inhämtas från de olika organisationerna för att kunna säkra upp olika delar av processen. Eftersom det inte tidigare utförts någon riskanalys avseende organisationsförändringen behöver en riskanalys göras avseende en rad delområden (bland annat tydlig styrprocess, uppdragsstyrning, tydlig roll- och ansvarsfördelning, konkurrensneutralitet, uppföljnings- och tillsynsansvar samt effektiviseringstryck) och den påverkan, möjligheter och risker som organisationsförändringarna kan komma att innebära. Denna analys behöver genomföras parallellt med delmålsprocessen och fånga upp riskbegränsande åtgärder inför genomförandet. 11