Översikt kvalificerat inköp

Översikt kvalificerat inköp Introduk)on )ll inköp Opera)vt inköp Tak)skt inköp Strategiskt inköp Korta teoripass / grupparbeten eller diskussioner

Ø Utbildning Ø Ø Ø Ø Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM Ø Karriär Ø Ø Ø Ø Ø Egen företagare Addtech AB Ericsson Radio ABB Hafo Würth Ø Uppdragsexempel Ø Ø Ø Ø Ø Föreläsare YH utbildning Inköp Förhandlingsteknik Projek)nköp Holmen Paper Kassalikviditet Tekniska översäoningar Anders Eriksson anders.eriksson@effso.se www.gaetrading.se

Studenter Skriv Ø Namn Ø Erfarenhet av Inköp eller försäljning (vad och hur länge) Ø Andra arbetsrelaterade erfarenheter Ø Förväntningar på kursen kvalificerat inköp Ø Förväntningar eyer avslutade studier

KursliOeratur Kursli8eratur: Inköp och Supply Chain Management. A, Weele. Svensk utgåva (ISBN 978-91-44-07427-6) Kompendium Inköp är roligt Informa<va hemsidor: www.effso.se (Effso Toolbox) hop://www.arjanvanweele.com www.silf.se

ReferensliOeratur Avtalsrä)en - en introduk3on Ramberg ISBN: 978-91-39-20509-8 Professionellt Inköp L.E, Gadde. H, Håkansson ISBN: 978-91-44-00692-5 Category Management in Purchasing, Jonathan O Brian ISBN 978-0-7494-5257-5 Effso Toolbox (www.effso.se)

Dagens agenda 1. Kursintroduk)on 2. Introduk)on inköp Grund Historik Inköpsrollen Inköpsprocessen Inköps kontaktytor Trender

Vad är inköp? Lekmannainköp Pengarna bränner i fickan HiOa leverantör HiOa produkt Skapa behov Köp Professionellt inköp Iden)fiera behov Kravställ produkt Analysera leverantörsmarknad Budgetera Upphandla

Definition av inköp: Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en externfaktura Styrning av företagets externa resurser på e) sådant sä) a) leveranser av alla varor, tjänster, förmågor och all kunskap som är nödvändig för a) driva, underhålla och styra företagets primära och stödjande ak3viteter säkras på e) så fördelak3gt sä) som möjligt Arjan Van Weele

Vad gör en Inköpare? Ø Väljer leverantörer Ø Beställer produkter Ø Diskuterar med leverantörer Ø Diskuterar med interna enheter Ø Hanterar avvikelser Ø Hanterar avyoring Ø Hanterar övr. admin Ø Hanterar avtal Ø Offerpörfrågan Ø Förhandling Ø Leverantörsmarkn. undersök Ø Leverantörsutveckling Ø Fakturor Ø Q-kontroll Ø Produktspecar Ø Sta)s)k

Strategiskt inköp Upormning av olika typer av policys Upormning av anskaffningsprocesser Upormning av arbetsbeskrivningar Utveckling av system för leverantörsutveckling Beslut om upphandlingar, outsourcingak)viteter, investeringar Upphandling/tecknande av lång)dsavtal, partnerskapsavtal etc Sor)ments- och leverantörsstrategier

Tak)skt inköp Omförhandling/tecknande av ramavtal på årsbasis Program för konstruk)onsförbäoringar eller standardisering Leverantörsutvärdering med syye ao förbäora kvaliteten Program för minskning av leverantörsbasen Program för leverantörsutveckling

Opera)vt inköp Orderläggning Leveransbevakning Problemhantering avseende fakturor, fel och brister Bevakning av leverans- och leverantörsupall

Summering utveckling Trender som skapat förändring Ökad teknisk komplexitet specialisering Fokus på kärnverksamhet outsourcing Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar Globalisering Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning Mindre produktions batcher Flera produktvarianter Krav på kortare ledtider från leverantör Konsekvenser av förändring Ökat fokus på inköpsverksamhet Ökat fokus på leverantörsbas konkurrensfördel

FÖRKORTNINGAR CSR EOQ IPO MPS MRO BOM OEM RFQ

Vad är det vik)gaste en inköpare gör?

Inköps roll i värdekedjan Stödak<viteter Företagets infrastruktur Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Inköp / anskaffning Inkommande logis)k Verksamhet DriY Utgående logis)k Marknads föring & försäljning Service Primära ak<viteter Avritad från Porter, 1985

Inköpsrollen Technical dimension Determine specifica)ons Audit suppliers quality organisa)on Value analysis Quality Control Supplier selec)on Draw up contract Commercial dimension Supply market research Supplier visits Requests for quota)ons Evaluate quota)ons Nego)a)ons with suppliers Logis<cal dimension Purchasing func)on Administra<ve dimension Op)misa)on of ordering policy Order expedi)ng and follow-up Incoming inspec)on Monitoring delivery reliability Order handling, expedi)ng and filing Checking supplier invoices Checking payments to supplier

Taktisk Försäljare Projektledare Kunskap Engelska Förhandlare Excel

Role of Procurement Sales is absolutely necessary for business Sales gives a profit opportunity Sales is in focus in most businesses Sales can also create problems and losses Sales increase means at best 10 % booom line impact Procurement brings profit to business

Role of Procurement A van Weele Cost (cost reduc+on) Value (end customer value crea+on) Risk (Risk Management) Björn Axelsson Ra)onaliza)on role (cost reduc+on) Developing role (end customer value crea+on) Structure role (Impact on supplier market)

Inköpsrollen Axelsson o Håkansson 1984

Purchasing 3 tasks (Van Weele) Materials cost reduction: - Purchasing savings - Doing more with less - Agressive sourcing - Contract management Cost Value 1 2 Risk Value improvement: - Business orientation - Improving customer value proposition - ESI in NPD - Alliance management Risk management: - Single vs multiple sourcing - Performance based contracting - Buyer dependence - Supplier dependence - Financial position - Proprietary knowledge Traditional agenda of procurement is gradually changing Source: A van Weele,

Inköpsprocessen Definiera specifika<onen Leverantörsval Kontraktsskrivning Orderläggning Leveransbevakning Utvärdering Uppföljning Inköps roll Element - - - - Samla in specifika)onen Funk)onell specifika)on Tekniska förändringar Ta leverantörs konstruk)onskunskaper )ll - Säkerställ ao räo leverantörs väljs - Förkvalificering av leverantörer - Anbudsbegäran - Förbereda - kontrakt - Kompetens inom förhandling - Exper)s inom kontraktering - Etablera orderru)n - Utveckla orderru)ner - Orderhantering - Etablera ru)ner för orderbevakning - Leveransbevakning - Problemlösning - Leverantörsutvärdering - Klara ut kontraktsproblem - Leverantörs värdering Dokument - - Funk)onell specifika)on Kontroll av nomer/specar. Förslag på leverantörsval Kontrakt Order Källa: A.J. Van Weele sid 68 Lista över förseningar - Värderingsplan - Leverantörsprofiler - Leverantörsvärdering

Inköpsprocesser Strategiskt inköp Långt 3dsperspek3v Tak+skt inköp Medellångt 3dsperspek3v Opera+vt inköp Kort 3dsperspek3v Styrprocess Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Mätprocesser Kon3nuerlig mätning och rapportering

Logistik kontra inköp Logis<k Ø Från leverantör )ll kund Ø Produkter )ll slutkund Ø Inkommande och utgående Ø Koncept och flöden Ø Ak)vitets drivet Inköp Ø Från leverantör )ll kund Ø Produkter )ll slutkund Ø Inkommande Ø MRO s Ø Investeringar Ø Värde drivet (när op)malt)

MSU Modellen Åtta strategiska processer 2. Utveckla strategier för inköpskategorier 3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass 4. Utveckla och hantera leverantörsrela)oner 1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/)llverka) Strategiska processer Källa: ÖversaO från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 5. Integrera leverantörer i processen för utveckling av nya produkter 8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan 7. Leverantörsutveckling och kvalitetsstyrning 6. Integrera leverantörer i orderhanteringsprocessen Kri)ska och i försörjningskedjan integrerade processer

Organisa)onsstruktur inköp Ledningsgrupp Koncerninköp Koncernstab Division A Division B Division C Inköp Produk)on Marknad / försäljning Inköp Produk)on Marknad / försäljning Inköp Produk)on Marknad / försäljning Hierarkisk struktur Funk)onell struktur Centraliserad / decentraliserad inköpsstruktur (exempel)

Organisa)onsstruktur inköp Fördelar och nackdelar med decentraliserat inköp Fördelar Direkt ansvar för de opera)va bolagen Stark kundorientering gentemot den interna mooagaren Mindre byråkra)ska inköpsprocedurer och större opera)v flexibilitet Mindre frik)on tack vare samordning Direkt kommunika)on med leverantörer Nackdelar Utspridd köpkray, brist på skalfördelar Inte enhetlig behandling av leverantörer Utspridda leverantörsmarknadsundersökningar Begränsade möjligheter ao bygga särskild exper)s för inköp, leverantörsmarknader. Olika kommersiella inköpsvillkor hos de olika opera)va bolagen

Organisa)onsstrukturer Strukturer för företag uppdelade på flera enheter Decentraliserat inköp: Affärsenheten är ansvarig för alla inköpsbeslut Stabs/linjeorganisation: både koncerninköp och inköp inom affärsenheten finns parallellt och delar upp ansvar och aktiviteter mellan sig Centraliserat inköp: central inköpsavdelning som är ansvarig för strategiska och taktiska inköpsbeslut Hybridstruktur: kombination av de tre föregående strukturerna med syfte att kombinera gemensamma behov mellan verksamhetsenheterna. Det finns olika sorters samordning: Frivillig koordinering, Inköpsledare och Ledande designkoncept Tvärfunktionella sourcingteam: kontraktering sker centralt genom ett sortimentsteam. Men, alla operativa inköpsaktiviteter är decentraliserade.

Kommunikation med leverantör Köpare Offertförfrågan Offert Beställning Ordererkännande Orderändring Leveransplan - JIT Faktura Leveransbesked Lager rapporter Pris/artikeldata Betalning/kontoställning Kommersiell tvist Säljare Administrativt utbyte av information

Inköps kontaktytor Planering Logis)k Marknad Försäljning Transport / skeppning Produk)on och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling (mkt vik)gt och oya eo eyersao) Kvalitet Ledningsgrupp

Ny utveckling inom inköp 1. Säljarmarknad Köparmarknad 2. Ökande tryck på försäljningspriser och marginaler leder till: Hävstångsstrategier för inköp och försörjning Global sourcing Leverantörsintegra)on Tidig leverantörsinvolvering vid nyproduktutveckling Ömsesidighetsavtal och motköpsavtal Företagens sociala ansvar och affärsmässighet

Modell för utveckling av inköp CENTRALSTYRT Resultateffektivitet/ Ackumulerade besparingar Allmännyttiga företag DECENTRALISERAT Bygg FUNKTIONELLT FOKUS Konsumentelektronik Telekommunikation Livsmedel och dryck Finansiella tjänster Läkemedel Detaljhandel TVÄRFUNKTIONELLT FOKUS Datorer /PC Bilindustri Transaktionell orientering Kommersiell orientering Koordinerat inköp Intern integration Extern Integration Integration av värdekedjan tid Fokus Betjäna fabriken Sänk kostnader Besparingar genom synergi Totala ägandekostnaderna Optimering av försörjningskedjan Total kundtillfredsställelse

TRENDS in Procurement Ø Ø Ø Ø Ø Ø Integra)on in the company business (Closer to business) Procurement interac)ng with top management Top Mgt New insights and new demands Interfere in the supplier markets Proac)ve Value crea)on

TRENDS in Procurement Ø Risk Management Ø CSR incl. Global Warming Ø Supplier development Ø Global perspective Ø Logistics integration Ø Low cost trade/sourcing (Best Cost) Ø Long AND short term views Ø Strategic approach

Trender

Passivt V/S Aktivt inköp Passiv (då) Väntar på ao bli uppsökt av leverantörer och bli informerad om möjliga lösningar Alterna)v presenteras och bedöms av inköpsenheten. Problemlösningarna utvecklas av leverantör enskilt. Inköp väljer från marknadens meny. Spenderar pengar. En dominerande strävan är ao spara på utgiyerna. Låga kostnader för inköpsenheten och minsta möjliga spendering eyersträvas. Övertygas av leverantören om ao den erbjudna problemlösningen är bäst. Passivt genom ja eller nej på propåer. Ak<v (nu) Söker själv upp leverantörer för ao finna de bästa resurserna. Informerar om egna behov och önskemål och skapar lösningar )llsammans med leverantörer. Skapar värden )ll gagn för företagets bästa. Kostnadseffek)vitet är vik)gt men också inslag av affärsutveckling. Övertygar leverantören om ao företaget är en intressant partner med intressanta behov. En rela)on som kan vara s)mulerande, lönsam och lärorik

Grunder sammanfaoning Inköp hanterar rela)onerna med leverantörerna Leverantörerna levererar varor och eller tjänster Leverantörerna återfinns i Leverantörsreskontran (ej LÖN eller SKATT) Inköp kan även definieras Avtal Beställning

sammanfaoning Inköp består av olika moment från direkt opera)vt )ll strategiskt Inköp innebär såväl administra)vt arbete som affärsbedömningar Inköp kan upöras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)

sammanfaoning Inköp kan omfaoa 15 90 % av kostnadsmassan Inköp har därför (varierande men oya) stor påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram) Inköp omfaoar ibland hela Supply Chain

sammanfaoning Inköp kan även definieras som den affärsslutande delen (Avtal Beställning) Inköp kan organiseras på många olika säo både vad avser HUR men även VAR man är placerad Ansvaret måste definieras i den aktuella organisa)onen finns ingen allmängil)g defini)on

sammanfaoning Supply Chain Management (SCM) betyder AO leda hela området från leverantörens leverantör )ll slutkund Value Chain avser samma sak men med fokus på var kundvärde skapas Inköp är enbart värdeskapande då det säos i eo samband

sammanfaoning Samband kan vara Budget (för enhet eller hela organisa)onen affärsverksamhet respek)ve anslagsverksamhet) Inköps bidrag kan vara ao få mer för pengarna (Anslagsverksamhet) eller ao spara på pengarna (Affärsverksamhet) men även ao skapa mervärden (Kund)llfredsställelse)

Purchasing (SCM) posi<on and impact on business High Bo8om line impact Low Low SCM posi<on High

Inköp Grunder Bikupa Vad kan Inköps bidrag vara )ll organisa)onen? Hur påverkar Inköp organisa)onens resultat?