(Dnr. Dnr LED 1.4-2018/75) 1 (av 12) Malmö universitet, Internrevisionen, Staffan Ivarsson, Internrevisionschef Årsrapport 2017 Internrevisionens årsrapport gällande verksamhetsåret 2017 samt en uppföljning av styrelsens beslut från 2016 som föranletts av internrevisionens rapportering Postadress Malmö universitet Universitetsstyrelsen 211 18 Malmö Besöksadress Nordenskiöldsgatan 1 Telefon 040-665 70 76 Fax E-post staffan.ivarsson@mau.se Webb www.mau.se
2 (av 12) Förord Internrevisionen arbetar på uppdrag av Malmö högskolas styrelse utifrån såväl den av styrelsen beslutade revisionsplanen och riktlinjer för internrevisionen samt de av Regeringen fastställda reglerna i främst Internrevisionsförordning (2006:1228). I föreliggande årsrapport avseende verksamhetsåret 2017 redovisas internrevisionens genomförda aktiviteter under föregående år samt en uppföljning av styrelsens beslut under året 2016 föranledda av internrevisionens redovisade rapporter till styrelsen. Internrevisionen är enligt Internrevisionsförordning (2006:1228) skyldig att genomföra och skriftligen rapportera sina granskningar till styrelsen och styrelsen är enligt samma förordning skyldig att fatta beslut med anledning av de rekommendationer som lämnas i rapporteringen. Malmö den 1 februari 2018 Staffan Ivarsson Internrevisionschef
3 (av 12) 1 Årsrapport 2017 1.1 Granskningsrapporter Under året har 3 granskningsrapporter tagits fram inom ramen för det uppdrag och den budget som styrelsen fastställt för 2017. Utöver dessa rapporterades en rapport våren 2017 som var beslutad utifrån revisionsplanen 2016. Bakgrunden är att det vid tillkomsten av den nya revisionsfunktionen 2016 fanns ett antal inledda granskningar som inte rapporterats i tid (2015 och 2016). Dessa färdigställdes 2016 vilket fick marginella kalendereffekter in i 2017. Under 2017 har ryggsäcken arbetats bort och rapporteringen är i januari 2018 i balans med revisionsplan. Rapporternas iakttagelser, bedömningar och rekommendationer återges nedan i den ordning de presenterats under kalenderåret 2016. 1.1.1 Malmö högskolas bedrivna fastighetsförvaltning (LED 1.4-2017/134) Internrevisionen har på uppdrag av högskolestyrelsen granskat i vad mån högskolans tillämpade modell för fastighetsförvaltning svarar upp mot krav på en god intern styrning och kontroll samt i vad mån det finns skäl att göra förändringar i den givna modellen för fastighetsförvaltning. Internrevisionen bedömer att den befintliga modellen för fastighetsförvaltning kan bestå de närmaste åren. Huvuddelen av dagens befintliga hyresavtal är av traditionell modell medan två är annorlunda där högskolan fått låg hyresnivå och där motprestationen innebär ansvar för investeringar, ombyggnader, m.m. Högskolans sammantagna bedömning är att vart och ett av ingångna avtal är de mest ekonomiskt gynnsamma. De två senare nämnda avtalen gäller Orkanen och den fastighet i vilken fakulteten för hälsa och samhälle verkar är genom avtal bundna fram till mitten av 2020-talet. Styrelsen bör framöver genom ett fördjupat underlag ta ställning till om det finns skäl att inför nästa kommande omförhandlingstillfällen (för de två fastigheterna) vidta åtgärder inom ramen för bestående avtalsstrukturer eller välja en annan väg för dessa två fastigheter. Internrevisionen anser att den befintliga modellen för fastighetsförvaltning i stort sett är tillfredsställande men att den, i första hand genom framtagande av mer analysunderlag, kan förbättras så att den på ett än bättre sätt uppfyller kraven på god intern styrning och kontroll. Internrevisionen rekommenderar Malmö högskola, mot bakgrund av de iakttagelser och bedömningar som redovisas i föreliggande rapport, att besluta att tills vidare arbeta vidare i enlighet med befintlig modell för fastighetsförvaltning samt att ta fram ett fördjupat ekonomiskt underlag för att möjliggöra beslut om det finns skäl att inför nästa kommande omförhandlingstillfällen, för
4 (av 12) Orkanen och den fastighet i vilken fakulteten för hälsa och samhälle huserar, vidta åtgärder inom ramen för bestående avtalsstrukturer eller välja en annan väg för dessa två fastigheter. 1.1.2 Personalförsörjningsprocessen vid Malmö högskola Dnr: LED 1.4-2017/384 Internrevisionen har på uppdrag av högskolestyrelsen granskat i vad mån högskolans system och arbetssätt för personalförsörjning svarar upp mot krav på en god intern styrning och kontroll samt i vad mån det finns skäl att göra förändringar i den givna modellen för personalförsörjning. Internrevisionen anser att det befintliga systemet och arbetssätten för personalförsörjning vid Malmö högskola i stort sett är tillfredsställande men att den, i första hand genom ensning av styrande dokument, spridande av kunskap om befintliga styrdokument och verktyg samt skapande av kongruenta förhållanden avseende rekryteringsprocessens mer avgörande delar, kan bli än bättre. Härigenom kan den samlade processen för intern styrning och kontroll bli än starkare vid lärosätet. Internrevisionen rekommenderar Malmö högskola att, mot bakgrund av de iakttagelser och bedömningar som redovisas i föreliggande rapport, besluta att utreda vilka möjligheter som finns att långsiktigt stärka lärosätets allmänna image än mer i syfte att skapa nyfikenhet för sökande från hela Sverige och även internationellt, att stärka introduktionsutbildningarna dels genom att schemalägga program för de nyanställda, dels stärka inslaget i kurspaketen av ekonomi- /verksamhetsstyrning för chefer, att ensa uppsättningen styrdokument vad gäller processen för personalförsörjning i syfte att skapa överskådlighet och reducera överlappningar, att skapa kongruenta system för urval av kandidater så att transparens, delaktighet och kvalitet säkras i alla delar av organisationen och att utreda ekonomiska och praktiska förutsättningar för en långsiktig ökning av forsknings- och kompetensutvecklingstid för lärare. 1.1.3 Byggande av forskarmiljöer vid Malmö högskola (Dnr: LED 1.4-2017/526) Internrevisionen har på uppdrag av högskolestyrelsen granskat i vad mån högskolans system och arbetssätt för byggande av forskarmiljöer svarar upp mot krav på en god intern styrning och kontroll samt i vad mån det finns skäl att göra förändringar i den givna modellen.
5 (av 12) Internrevisionen kan konstatera att det sammantaget görs och har fattats beslut om kommande satsningar med bäring på styrkan hos forskningsmiljöer som sammantaget leder till att det framöver skapats än bättre förutsättningar för byggande av starka forskningsmiljöer. Internrevisionen gör efter genomförd granskning bedömningen att det råder en tillfredsställande intern styrning och kontroll gällande byggandet av forskningsmiljöer inom högskolan. Internrevisionen lämnar mot bakgrund av de iakttagelser och bedömningar som gjorts inom ramen för granskningen rekommendationer till högskolestyrelsen att genom beslut säkerställa att det internt tas fram ett förslag på en regel, som kan användas av fakulteterna om de önskar detta, gällande lärares andel tid för forskning vid individuella tillkommande forskningsanslag så att ingen risk för bristande incitament att söka extra medel skapas samt att säkerställa att lärosätets hemsida blir det stöd som forskningsmiljöerna behöver i arbetet med att kommunicera den egna forskningen samt lärosätet i sig. 1.1.4 Styr- och kontrollprocessen vid Malmö högskola (Dnr LED 1.4-2018/74) I den av högskolestyrelsen för 2017 fastställda revisionsplanen för internrevisionen vid Malmö högskola (LED 1.4-2016/567) framgår att lärosätets arbete med att bygga en ny styr- och kontrollprocess ska granskas av internrevisionen. Vid Malmö högskolas styrelsemöte 2016-12-04 beslutades att upphäva befintlig styrmodell inför 2018 och att ersätta den med en ny. Rektor fattade beslut 2016-12- 19 att etablera processen Att planera, budgetera och följa upp verksamhet i enlighet med en särskild implementeringsplan och processbeskrivning. Den ovan nämnda processbeskrivningen anger att det övergripande syftet med planering, budgetering och uppföljning är att ge budget- och personalansvariga akademiska chefer (prefekter) förutsättningar för att bedriva utbildning och forskning mot uppsatta mål genom att ha kontroll över verksamhetens ekonomi och kvalitet. Processbeskrivningen anger att detta kan beskrivas som en process i fyra steg eller delprocesser: Att ange riktning och förutsättningar, Att balansera och dimensionera verksamhet, Att budgetera verksamheten samt Att följa upp verksamhet. Styr- och kontrollmodellen är under utveckling och den implementeras succesivt i organisationen. Det har skapats ett förhållandevis bra stöd på intranätet så att de som har formella roller i processen ska kunna göra vad som ankommer på dem i processen. Planering och budgetering inför 2018 förefaller i tillämpliga delar ha följt modellen på det stora hela taget, se nedan.
6 (av 12) När det gäller den andra delprocessen är tjänsteplaneringen ännu inte helt kopplad med processen Planera, budgetera och följa upp verksamheten. Tjänsteplanering kommer enligt uppgift att arbetas med i en egen process för vidare integrering i den sammantagna processen. Det är främst den fjärde delprocessen som återstår att bygga färdig, dvs. det gäller uppföljningen. Under hösten 2017 genomfördes verksamhetsdialoger mellan rektorer och verksamheterna. Dessa följde en mall som internrevisionen tagit del av. Efter dialogen författades minnesanteckningar. Utöver detta samlades de väsentliga risker som inte kunnat behandlas/hanteras på fakultetsnivå ihop och analyserades av rektor. Eventuellt kommer det att hanteras genom beslut från rektor. Uppföljning av verksamheter kan utformas på olika sätt. Uppföljning av verksamheten inom ett universitet handlar naturligtvis om följsamhet mot uppsatta mål, utdelade uppdrag, kriterier gällande kvalitet, ekonomi och budget m.m. En viktig fråga är vid vilka tidpunkter man önskar följa upp samt vad man önskar använda informationen till. Internrevisionen har inga invändningar i detta skede till det planerade färdigställandet (en mer sammanhållen bedömning kan först göras när hela processen är klar) men vill påminna om att ju senare på året som en totalsammanställning av resultat med mer för myndigheten desto svårare kan det bli att korrigera eventuella snedvridningar, avsteg eller dylikt när det kanske bara återstår några månader till årets slut. Internrevisionen anser att uppföljningarnas upplägg och metod på ett tydligare sätt bör dokumenteras. Härigenom blir det lättare för delaktiga funktionärer att spela med i processen. Det kan finnas skäl att skapa en rutin för hela processen som gäller intern styrning och kontroll, skapat som ett årshjul där olika aktörers roller etcetera beskrivs. Internrevisionen finner att den styr- och kontrollmodell som är under utveckling och implementering har goda förutsättningar att kunna fungera som ett bra verktyg för ledning och styrelse, dock under förutsättning att uppföljningsprocessen vidareutvecklas och implementeras på ett framgångsrikt sätt. Mot bakgrund av att det återstår en del moment i den konsoliderade modellen saknas det förutsättningar för internrevisionen att formellt uttala om modellen har förutsättningar att bidra till krav på en god intern styrning och kontroll.
7 (av 12) Internrevisionen rekommenderar Malmö universitet att ta fram en tydlig process för uppföljning/controlling där även kvalitetsindikatorer och andra nyckeltal specificeras, att göra en uppföljning eller granskning av hela processen 2019 då hela cykeln är implementerad samt att överlämna föreliggande granskningsrapport till de chefer och arbetsgrupper som är delaktiga i utvecklingen av de aktuella delprocesserna. 1.2 Rådgivning Den rådgivande verksamheten har till allra största delen utnyttjats av högskolans centrala nivå. Rådgivningen har främst rört frågor om regelverk och intern styrning och kontroll samt frågor i anslutning till internrevisionens granskningar och rapporter. 1.3 Omvärldsanalys, riskanalys och revisionsplan Arbetet med att upprätta riskanalys och planera kommande års arbete utförs delvis löpande under året och delvis genom en mer systematisk genomgång med bl. a. intervjuer och omvärldsanalyser under september - november. Riskanalysen bildar underlag till nästkommande års revisionsplan. Styrelsen tog en aktiv del i förslagen till revisionsobjekt inför 2017. Beslut om revisionsplanen togs i två steg, i december 2016 och i februari 2017. 1.4 Årsrapport och uppföljning Internrevisionen tar varje år fram en redovisning av vad funktionen gjort under föregående år; dessa benämns årsrapporter. I dessa redovisas också vad myndigheten gjort med anledning av högskolestyrelsens beslut gällande internrevisionens rekommendationer. De beslut som följs upp i januari 2018 är de som fattades under kalenderåret 2016, se del två i denna årsrapport nedan. Anledningen till denna fördröjning är att myndigheten ska ha rimliga förutsättningar att bereda, fatta beslut och implementera de förändringar som högskolestyrelsen fattat beslut om. 1.5 Kompetensutveckling och deltagande i nätverk Internrevisionens arbetsområde omfattar all den verksamhet som högskolan bedriver eller ansvarar för. Under året har kompetensutveckling skett genom deltagande i ett seminarium inom revisionsområdet arrangerat av Ekonomistyrningsverket, ESV. Därutöver har kompetensutveckling skett genom nätverkande inom universitet och högskolor. Internrevisionen har byggt upp ett fördjupat samarbete med internrevisionerna vid Lunds universitet.
8 (av 12) 2 Uppföljning av högskolestyrelsens beslut 2016 Internrevisionen följer upp högskolestyrelsens beslut som fattats med anledning av internrevisionens rapporter. Internrevisionen följer upp högskolestyrelsens beslut med viss fördröjning. Här redovisas beslut som fattats 2016. Anledningen är att verksamheterna ska ha getts möjlighet att verkställa när uppföljningen görs. Gemensamt verksamhetsstöd, GV, har skriftligen besvarat internrevisionens frågor. 2.1 Kursvärdering vid Malmö högskola (Dnr. LED 1.4-2016/540) 2.1.1 Internrevisionens rapport Internrevisionen har granskat systemet för kursvärderingar vid Malmö högskola. Syftet är att granska i vilken mån högskolan uppfyller högskoleförordningens krav om att studenter ska erbjudas möjlighet att framföra synpunkter på sin utbildning och att resultaten ska hållas tillgängliga för studenterna. Internrevisionen har funnit utrymme för förbättringar vad gäller kursutvärderingsprocessen, bland annat att kursrapporter inte alltid sammanställs och att man i den samlade dokumentation inte i tillräckligt hög grad kan utläsa i vilken grad man från fakulteternas sida tar hand om studenternas synpunkter. Samtidigt har man noterat att det pågår ett omfattande och ambitiöst utvecklingsarbete vad gäller kursvärderingar och kursutvärderingsprocessen kopplat till högskolans ramverk för kvalitetsarbete. Interrevisionen rekommenderar att högskolan fattar beslut om att förtydliga instruktionerna gällande kursvärderingar så att det tydligt framgår hur man på fakulteterna arbetar med att ta vara på studenternas synpunkter, vad som framkommit gällande det innehållsmässiga i kurserna samt vad som kommunicerats till studenterna och vad som sedan gjorts vad gäller åtgärder. att utveckla rapporteringen som går till UB och rektor så att kursutvärderingsprocessen kan bli ett mer kraftfullt redskap i det strategiska planerings- och styrarbetet som bedrivs av styrelse, rektor och ledningsgrupp. att lämna över föreliggande granskningsrapport till UB och de grupper som arbetar med kvalitetsutveckling inom Malmö högskola med syftet att vid behov ta vara på de delar som gäller dels vertikal rapportering, dels det som beskrivs och benämns som det intelligenta innehållet i rapporteringen på och mellan samtliga nivåer.
9 (av 12) 2.1.2 Beredning av beslut Internrevisionens granskning sammanfaller med implementeringen av Ramverket för kvalitetsarbete i utbildning på grundnivå och avancerad nivå, fastställt av Rektor den 23 juni 2016. Implementeringen av ramverket ska ske i projektform enligt det projektdirektiv som beslutades av Rektor den 17 oktober. Ett av delprojekten i implementeringen gäller utvärdering och utveckling av kursutvärderingsprocessen, från genomförande av kursvärdering till uppföljning av resultat och genomförda kvalitetshöjande åtgärder. Rapportens rekommendationer och föreslagna åtgärder har diskuterats av Utbildningsberedningen den 22 november 2016 som finner att Internrevisionens rapport utgör ett värdefullt underlag till detta arbete. 2.1.3 Högskolestyrelsens beslut om åtgärder Högskolestyrelsen beslutar att uppdra till Rektor att vidta åtgärder gällande kursvärdering vid Malmö högskola enligt nedan: Internrevisionens rapport ska överlämnas till projektledaren för projektet Implementering av ramverk för kvalitetsarbete i utbildning på grundnivå och avancerad nivå för att inkludera granskningsrapportens slutsatser och rekommendationer i det kommande utvecklingsarbetet kopplat till kursutvärderingsprocessen. Fakulteterna ska i samband med nämnda utvärdering av kursutvärderingsprocessen se över lokala instruktioner och processer gällande kursvärderingar och kursrapporter. 2.1.4 Högskolans vidtagna åtgärder Internrevisionens rapport har överlämnats till projektledaren för projektet Implementering av ramverk för kvalitetsarbete i utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Rapporten har utgjort underlag för det delprojekt som arbetat med att utveckla processen kring kursutvärderingar. I de riktlinjer som delprojektet tagit fram beskrivs en struktur för kursutvärderingsprocessen som kan tillämpas oavsett hur själva processen genomförs. Denna generella struktur syftar till att vara ett stöd för fakulteterna vid Malmö universitet i arbetet med att skapa lokala rutiner för dokumentation och uppföljning av kursutvärderingsprocessen. 2.2 Analysverksamhet vid Malmö högskola (Dnr. 28-2015/693) 2.2.1 Internrevisionens rapport Internrevisionen har granskat Malmö högskolas analysverksamhet i syfte att bedöma dess omfattning, organisation och resurser. Granskningen omfattar analysverksamhet kopplat till ledning och styrning av verksamheten och behandlar därmed inte specifik analysverksamhet inom utbildning, forskning
10 (av 12) och samverkan. De övergripande frågeställningarna har varit huruvida förutsättningarna för en god analysverksamhet inom Malmö högskola är tillgodosedda och om analysverksamheten används på ett systematiskt sätt för att generera goda beslutsunderlag. Internrevisionen konstaterar att analysverksamheten är viktig och omfattande inom högskolan och att verksamheten förväntas öka i såväl omfång som komplexitet. Vidare finner internrevisionen att analysverksamheten som bedrivs inom Gemensamt verksamhetsstöd är rimlig i omfattning men att arbetssätten kan utvecklas för att uppnå ytterligare transparens, systematik och jämnare kvalitet. Internrevisionen rekommenderar följande: Åstadkom effektivare analysverksamhet genom att utveckla organisationen och möjliggöra ett mer systematiskt och transparent arbetssätt. Erbjud kompetensutveckling till berörda inom analysområdet. Utveckla och kvalitetssäkra organisationens analyssystem. Prioritera det pågående utvecklingsarbetet att följa upp och analysera progressionen i förändringsarbetet mot högskolans mål i Strategi 2020. 2.2.2 Högskolestyrelsens beslut om åtgärder Högskolestyrelsen beslutar att uppdra till rektor att vidta åtgärder gällande analysverksamhet vid Malmö högskola enligt nedan: Prioritera det pågående arbetet med att utveckla högskolans analyssystem SILA samt uppföljning av nyckeltal. Fortsätta att följa upp och analysera progressionen i förändringsarbetet mot högskolans mål i Strategi 2020. Uppföljning gentemot kommande strategiska plan för Malmö universitet 2018 2022. Rektor har beslutat om framtagande av nämnd plan, vilken ska förtydliga målbilden samt utformas på ett sådant sätt att den är uppföljningsbar. Kompetensutveckling ska erbjudas kontinuerligt och efter behov. 2.2.3 Högskolans åtgärder Det har vidtagits utvecklingsåtgärder av universitetets analyssystem, SILA, exempelvis: framtagande av databas för systematisk registrering av ansökningar av externa medel, framtagande av databas för kodstruktur i ekonomiarbetet, framtagande av rapport för avstämning av lönekostnader (budget jämfört med utfall för Primula). Under 2017 har högskolan arbetat med att ta fram en ny strategi för perioden 2018 2022, Strategi 2022 (Dnr LED 1.2 2017/299). Utgångspunkten har varit att strategin ska vara konkret och
11 (av 12) verksamhetsnära och därmed möjlig att följa upp. I december 2017 påbörjades arbetet med att ta fram indikatorer för de tre övergripande målen i strategin. Arbetet planeras att genomföras som ett projekt under 2018 och uppföljningen av strategin är en del i universitetets kommande sammanhållna kvalitetssystem. När det gäller det sammanhållna kvalitetssystemet har ett utvecklingsarbete inletts i januari 2018. Kompetensutveckling erbjuds vid behov. I januari 2018 inleds rekryteringen av en utredare till universitetskansliet. Utredaren kommer bland annat att arbeta med analys och uppföljning av verksamheten. 2.3 Etikrelaterade mål, program och aktiviteter vid Malmö högskola (Dnr LED 1.4-2016/288) 2.3.1 Internrevisionens rapport Internrevisionen vid Malmö högskola har i enlighet med fastställd revisionsplan granskat och lämnat rapport och förslag på åtgärder vad avser högskolans värdegrundsarbete och etiska riktlinjer på högskoleövergripande nivå. Granskningen avser etikrelaterade mål, program och aktiviteter på högskoleövergripande nivå. Granskningen omfattar inte en bedömning av högskolans val av grundläggande värderingar och etiska riktlinjer och inte heller forskar- och forskningsetik. Internrevisionen gör bedömningen att högskolans arbete med etikrelaterade mål, program och aktiviteter på högskoleövergripande nivå inte är tillräckligt aktivt. Arbetet med att få högskolans värdegrund och etik att genomsyra all verksamhet enligt intentionerna i Strategi 2020 är inte systematiserat. 2.3.2 Högskolestyrelsens beslut och högskolans åtgärder Beslut 1 Systematisera arbetet med värdegrund och etik som ett led i utvecklandet av högskolans styrfilosofi. Detta sker bland annat genom att en ny strategisk plan för Malmö universitet tas fram och förankras. Åtgärd 1 En ny strategi har beslutats av styrelsen i december 2018. En bred förankringsprocess har föregått beslutet och representanter från samtliga fakulteter har varit delaktiga i arbetet. I inledningen av strategin har universitetets värderingar lyfts fram vid sidan av en ny vision. Beslut 2 Konkretisera ledningens styrfilosofi så att anställd personal och studenter på ett tydligt sätt kan se vad det innebär i vardagen. Detta sker bland annat genom att diskussioner om detta förs i högskolans ledningsgrupp samt att
utbildningsberedningen ser över hur det kan förtydligas för studenter i samband med att studenters rättigheter ses över. Åtgärd 2 De värderingar som nu beslutats som en del av strategin har diskuterats i högskolans ledningsgrupp. Utöver detta har utbildningsberedningen tillsatt en arbetsgrupp under hösten med följande uppdrag: -översyn av SRS -översyn av studentinflytandepolicyn samt implementeringspolicyn utifrån gjorde erfarenheter från arbetet 2014 -översyn av anvisningar för uppföljning av STS och studentärenden kopplade till SRS. Ett reviderat förslag till SRS skall vara klart och rapporterat till UB i slutet av mars 2018. Beslut 3 Tydliggöra ansvaret för värdegrundsarbetet i samband med att arbetsordningar och delegationer ses över. Åtgärd3 Rektor har tillsatt en arbetsgrupp som arbetar med att ta fram förslag till ny arbetsordning inför 2019. När arbetsordningen är beslutad kommer delegationer att behöva ses över som en konsekvens av reviderad arbetsordning. Åtgärd 4 (övrigt) Utöver ovanstående åtgärder fattar rektor under början av 2018 beslut om ett reviderat uppdrag till rådet för forskningsetik samt en ny sammansättning vad gäller ledamöter. 12 (av 12)