KRISPLAN SIGTUNA KOMMUN KRISLEDNINGSPLAN FÖR EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER, HÖJD BEREDSKAP OCH ANDRA ALLVARLIGA HÄNDELSER 2016-01-28 1
Innehållsförteckning 1. Vad är en kris?... 3 2. Sigtuna kommuns krisledning och ansvar... 4 2.1. Krisledning på verksamhetsnivå/förvaltning (nivå 1)... 4 2.2. Krissamordningsgrupp/ Anpassad krisledningsorganisation (nivå 2)... 5 2.3. Krisledningsnämnd (nivå 3)... 5 3. Larmvägar... 6 4. Initiala arbetsuppgifter... 8 5. Loggbok... 10 6. Stabsinstruktion för ledning och information vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap... 13 7. Begreppslista... 14 7.1. Kris... 14 7.2. Extraordinär händelse... 14 7.3. Krishantering... 14 7.4. Krisledning... 14 7.5. Lägesbild... 14 7.6. Höjd beredskap... 15 7.7. Varning eller informationsmeddelande... 15 2
1. Vad är en kris? En kris kan vara varje typ av allvarlig eller extraordinär händelse som medför konsekvenser för dem som bor och vistas i kommunen. Detta kan exempelvis vara masskador (fysiska, sociala eller psykiska), utkylning, dricksvattenbrist etcetera. I denna krisplan för Sigtuna kommuns krisledning används nedan definition av en kris och extraordinär händelse: En kris är händelser som drabbar samhället så kallade samhällskriser. Det inbegriper en allvarlig störning som hotar samhällets möjligheter att upprätthålla samhällsviktig verksamhet utan avbrott. Exempel på kriterier för kris: o är oväntad, o avviker från det normala, o hotar grundläggande värden (liv, hälsa, miljö, förtroende, viktiga samhällsfunktioner), o kräver skyndsamma åtgärder, o kännetecknas av osäkerhet, o kräver samverkan av många aktörer, o ordinarie resurser och rutiner räcker inte till, o drabbar många människor. En extraordinär händelse: o Är en händelse som avviker från det normala. o Innebär risk eller allvarlig störning för viktiga samhällsfunktioner. o Kan exempelvis vara extrem väderlek. Detta beroende på hur många som drabbas och vilka funktioner i samhället som blir lidande. 3
2. Sigtuna kommuns krisledning och ansvar En förutsättning för en effektiv krishantering är att krisledningsorganisationen är flexibel. Organisationen ska anpassas utefter flera olika händelser, allt från att en enskild nämnd behöver förstärkta resurser till att den centrala krisledningen behöver aktiveras. Sigtuna kommuns krisledningsorganisation arbetar utifrån tre nivåer (punkt 2.1. 2.3. enligt nedan). Ledningsstrukturen enligt denna plan gäller vid krishantering samt vid höjd beredskap. Nivå 3 Krislednings-nämnnd Krissamordningsgrupp Nivå 2 Anpassad krisledningsorganisation Krissamordningsgrupp samt berörda förvaltningar Politiska beslut ordinarie nämndstruktur Nivå 1 Krisledning på verksamhetsnivå Förvaltning X Krisledning på verksamhetsnivå Förvaltning Y Krisledning på verksamhetsnivå Förvaltning Z 2.1. Krisledning på verksamhetsnivå (nivå 1) Alla myndigheter och organisationer har ansvar för sitt område vid en kris. Detta i enlighet med ansvarsprincipen. Kommunerna, länsstyrelserna och regeringen är geografiskt ansvariga på lokal, regional respektive nationell nivå. Krisledningen på verksamhetsnivå följer samma organisationsmönster som den kommunövergripande ledningen. Det innebär att respektive chefsnivå är ansvarig för planering, utbildning/övning och utövande av krisledning inom sitt område. 4
2.2. Anpassad krisledningsorganisation/ Krissamordningsgrupp (nivå 2) Krisledningsorganisationen anpassas efter de ledningsbehov som situationen kräver. Denna organisation går vid behov in och stödjer den ordinarie organisationen (Nivå 1) när det krävs åtgärder på övergripande nivå. Detta kan göras utan att krisledningsnämnden för den skull behöver ta över andra nämnders ansvar. Politisk ledning utgår från den ordinarie nämndstrukturen. Vid behov kan den centrala politiska ledningen vara ett politiskt strategiskt stöd till krissamordningsgruppen. Krissamordningsgruppen utövar den strategiska ledningen. Vid behov inhämtas politiska beslut från den ordinarie nämndstrukturen. Kommundirektören, eller den som denne utser, fullgör uppgiften som stabschef. Krissamordningsgruppen samverkar med andra berörda myndigheter, organisationer och övriga intressenter. Förutom kommunala befattningshavare kan staben vid behov knyta till sig externa funktioner och experter. 2.3. Krisledningsnämnd (nivå 3) Vid svåra samhällsstörningar eller så kallade extraordinära händelser kan krisledningsnämnden fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhet från övriga nämnder i kommunen eller i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållanden medger det ska krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd. Kommunstyrelsen eller fullmäktige får, när krisledningsnämndens verksamhet inte längre behövs, besluta att verksamheten ska upphöra. Krisledningsnämndens beslut godkänns i efterhand av kommunfullmäktige. Syftet är att skapa möjligheter till snabba politiska beslut i en extrem situation (främst i fråga om resurser/medel och strategisk inriktning). I Sigtuna kommun består krisledningsnämnden av fem ordinarie ledamöter och fem ersättare. Krissamordningsgruppen verkställer och genomför krisledningsnämndens beslut på strategisk nivå och ser till att de genomförs operativt. 5
3. Larmvägar TiB (tjänsteman i beredskap) eller annan utpekad funktion sammankallar krissamordningsgruppen utifrån särskild larmlista. Den som mottagit ett larm genomför en bedömning utifrån händelsens art om vilka som ska sammankallas för att hantera händelsen. Även de som är adjungerande bör informeras. Vid en inträffad händelse larmas kommundirektören (stabschefen) i huvudsak via någon av nedanstående kanaler. Detta beroende på när och hur händelsen har informerats om. Tjänsteman i Beredskap Förvaltningschef Säkerhetschef Sigtuna kommun har en tjänsteman i beredskap (TiB), vilket innebär att det dygnet runt finns en tillgänglig kommunal tjänsteman. Huvuduppgiften för TiB är att säkerställa kommunledningens tillgänglighet och hanteringsförmåga vid kriser och extraordinära händelser. TiB har även ansvar för att sammankalla krissamordningsgruppen efter beslut från Kommundirektören. Var och en i den kommunala organisationen som har ansvar för eller kännedom om en inträffad händelse ska i första hand underrätta funktionsansvarig chef. Funktionsansvarig chef kontaktar därefter TiB för att informera om händelsen och vid behov få dennes bedömning av det inträffade. Om inte ansvarig chef kan nås, kontaktas TiB direkt. Externa aktörer når kommunens TiB via ett särskilt larmnummer. TiB kontaktar kommundirektören eller dennes ersättare och informerar om situationen. Tillsammans analyserar de den uppkomna situationen och Kommundirektören eller dennes ersättare beslutar om Operativ ledningsstab (nivå 2) ska träda i funktion. Om Kommundirektören bedömer att händelsen kan komma att hamna inom ramen för extraordinär händelse kontaktas KSO (kommunstyrelsens ordförande) eller dennes ersättare och informeras om situationen. Tillsammans analyserar de den uppkomna situationen och KSO eller dennes ersättare beslutar om Krisledningsnämnd (nivå 3) ska träda i funktion. Vid tillfällen där det ej går att nå kommundirektören har TiB befogenhet att kalla in personal för tjänstgöring samt inrikta och koordinera ledningsfunktionen. TiB kan i samråd med ansvarig förvaltningschef fatta beslut om att sammankalla krissamordningsgruppen (nivå 2) i avvaktan på beslut från Kommundirektören. TiB har dock aldrig befogenhet att kalla in krisledningsnämnden för att överta andra nämnders ansvar. 6
Nedanstående bild beskriver processen för larmvägarna. Information når funktionsansvarig chef. TiB kontaktar kommundirektören Information kan även inkomma direkt till TiB om det inte går att nå funktionsansvarig chef. Funktionsansvarig chef kontaktar TiB. Vid tillfällen där det inte går att nå kommundirektören har TiB befogenhet att kalla in personal för tjänstgöring, inrikta och koordinera ledningsfunktionen. TiB kan i samråd med ansvarig förvaltningschef fatta beslut om att sammankalla krissamordningsgruppen (nivå 2) i avvaktan på beslut från Kommundirektören Beslutad nivå inom krisledningsorganisationen larmas och sammankallas av TiB. 7
4. Initiala arbetsuppgifter Krisledning på verksamhetsnivå (nivå 1) Gör en bedömning, utifrån fastställda kriterier, om det är en extraordinär händelse. Bedöm om den politiska krisledningsnämnden och krissamordningsgruppen bör sammankallas (denna bedömning bör göras fortlöpande under hanteringsprocessen). Dokumentera tidpunkter, kontakter, beslut etc. Beställ väktare till receptionen för att säkerställa arbetsro. Lokal är följande: Krisledningsnämnd: Sigtuna Krissamordningsgrupp (nivå 2) Ta förberedda lokaler i anspråk för ledning och informationshantering duka utifrån särskild beskrivning. Lokalerna är följande: Lednings rum: Skölden Kriskommunikatörer och Administration: Kronan Upplysningscentral: Stjärnan Pressrum: Matsilver Krissamordningsgruppen ska stötta kommundirektören (stabschef) med nedan åtgärder: Gör en bedömning, utifrån fastställda kriterier, om det är en extraordinär händelse. Bedöm om krisledningsnämnden bör sammankallas (denna bedömning bör göras fortlöpande under hanteringsprocessen). Samla in underlag genom omvärldsbevakning. Hämta in information från olika aktörer. Analysera informationen och händelseutvecklingen. Genomför en lägesuppföljning. Ge administration och service tillräcklig information och arbetsmetoder. Se till att information når berörda personer. Dokumentera tidpunkter, kontakter, beslut etc. Beställ väktare till receptionen för att säkerställa arbetsro. Bestäm vilket budskap som inledningsvis ska ges till allmänheten. Ge en första information till växeln och gör en bedömning om den behöver förstärkas, kalla därefter in personalen utifrån särskild larmlista. 8
Den politiska ledningen bör diskutera nedanstående punkter: Lägesbild. Utgör situationen en extraordinär händelse? Krisledningsnämnd eller ordinarie nämndstruktur? Tillgängliga resurser för ledning och i verksamheterna. Eventuella politiska beslut som behöver fattas omgående (ordförandebeslut). Kommunens roll samt mål och inriktning för insatser. Behov av intern och extern information. Vilket budskap som inledningsvis ska delges allmänheten? Information och kommunikation Informationschefen ansvarar för framtagandet av kriskommunikationsplanen och för genomförandet av de informationsinsatser som bedöms nödvändiga, samt organiserar och ansvarar för informationsgruppens arbete. Kommunikationschefen ansvarar för kriskommunikationsplanen och för genomförandet av de informationsinsatser som bedöms nödvändiga, samt för att det finns en bemannad kriskommunikationsgrupp. Kommunikationschefen eller dennes ställföreträdande leder kriskommunikationsgruppens arbete. Närmare beskrivning av Sigtuna kommuns informationsarbete finns i en särskild kriskommunikationsplan, som inriktar sig på att lösa följande uppgifter: Intern information Extern information Mediekommunikation 9
5. Personlig loggbok Tidpunkt Händelse Åtgärd Ansvarig Klart 10 (15)
Fakta logg (vilka bekräftade fakta har vi) Tidpunkt Fakta Bekräftad av Mottagen av 11 (15)
Beslutslogg Tidpunkt Beslut Ansvarig Klart 12 (15)
6. Stabsinstruktion för ledning och information vid extraordinära händelser i fredstid och höjd Denna instruktion syftar till att ge ett konkret ledningsstöd till krissamordningsgruppen. Planen kompletteras av krisledningsplaner för de olika verksamheterna i kommunen. Dessa planer fastställs av respektive nämnd. Förvaltningarna ska utifrån identifierade risker och konsekvenser från sin respektive riskoch sårbarhetsanalys ta fram krishanteringsplaner för allvarliga händelser i enlighet med kommunens modell. Planerna bör följa samma struktur som den övergripande krisplanen. 13 (15)
7. Begreppslista 7.1. Kris Det finns ingen officiell definition av kris. Olika aktörer definierar kris på olika sätt. I detta sammanhang talar vi dock om kriser som drabbar samhället, de kallas ibland för samhällskris. Det inbegriper alltid en allvarlig störning som hotar samhällets möjlighet att genomföra viktig verksamhet som måste kunna upprätthållas utan avbrott. Exempel på kriterier som används är: Oväntat, avviker från det normala. Hotar grundläggande värden (liv, hälsa, miljö, förtroende, viktiga samhällsfunktioner). Kräver skyndsamma åtgärder, kännetecknas av osäkerhet, kräver samverkan av många aktörer. Ordinarie resurser och rutiner räcker inte till. Drabbar många människor. 7.2. Extraordinär händelse (Ur Kommunpaketet, MSB.se) Extraordinär händelse En händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner, och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting (krisledningsnämnd). (Ur Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, 2006:544) Det är viktigt att kunna skilja extraordinära händelser från andra svåra händelser som olyckor, brott m.m. Kärnan i definitionen är orden allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner. Kommunen och landstinget bedömer när en störning skall anses vara allvarlig. 7.3. Krishantering Krishantering handlar om att kunna hantera krisens konsekvenser så att verksamheterna kan upprätthållas på en godtagbar nivå. (Ur Kommunpaketet, MSB.se) 7.4. Krisledning Att inom ett verksamhets- eller ansvarsområde vid allvarliga störningar leda den egna verksamheten, fatta beslut inom eget verksamhets- eller ansvarsområde, sprida snabb, korrekt och tillförlitlig information och vid behov kunna medverka i samordning och koordinering med andra aktörer och deras åtgärder. (Ur Regeringsbeslut dnr Fö2006/2843/CIV.) 7.5. Lägesbild Lägesbild är en sammanställning av uppgifter för att få en bild över vad som har hänt, händer eller kommer att hända. (Ur MSB:s Utvärdering av SAMÖ-KKÖ 2011) 14 (15)
7.6. Höjd beredskap Totalförsvar är verksamhet som behövs för att förbereda Sverige för krig. För att stärka landets försvarsförmåga kan beredskapen höjas. Höjd beredskap är antingen skärpt beredskap eller högsta beredskap. Under högsta beredskap är totalförsvar all samhällsverksamhet som då skall bedrivas. Vid höjd beredskap skall kommuner och landsting vidta de särskilda åtgärder i fråga om planering och inriktning av verksamheten, tjänstgöring och ledighet för personal samt användning av tillgängliga resurser som är nödvändiga för att de under de rådande förhållandena skall kunna fullgöra sina uppgifter inom totalförsvaret. Observera att uttrycket också används i samband med händelser/incidenter vid kärntekniska anläggningar. (Ur Lag (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap). 7.7. Varning eller informationsmeddelande Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) begärs via SOS Alarm av räddningsledare eller motsvarande. Reglerat i överenskommelse med Sveriges Radios FM-kanaler, Sveriges Television, Sveriges Utbildningsradio, TV4, Kanal 5, Kanal 9. 15 (15)