SID 1 (11) Uppföljning av Björkgården vård- och omsorgsboende år 2017 Bakgrund Verksamheten på Björkgården vård- och omsorgsboende drivs av Förenade Care. Verksamheten har inriktningarna omvårdnadsboende och boende för personer med demenssjukdom. Verksamheten har 51 lägenheter uppdelade på fem grupper i fyra plan. Omvårdnadsboendet har fyra grupper varav två med tolv boende vardera, ett med elva boende samt ett med fem boende, totalt 40 boende. Boendet för personer med demenssjukdom har elva boende. Staben för kvalitetsutveckling genomför årliga uppföljningar av verksamheten. År 2017 gjordes en avtalsuppföljning som omfattade granskning och genomgång av 11 kriterier; ledning och organisation, personal, samverkan, kvalitetsutveckling, ledningssystem, social dokumentation, självbestämmande, integritet, bemötande, aktiviteter och fritidsintressen samt säkerhet. Verksamheten har fått svara på en enkät som innehöll frågor kring de ovanbeskrivna kriterierna. Uppföljningen ska återge en så heltäckande bild som möjligt av verksamhetens följsamhet mot avtal därför har enkätsvaren kompletterats med följande: Uppföljning av utvecklingsplan för 2017 Observation av måltidssituationen Granskning av verksamheternas arbete med fokusområdena Samtal med personal Granskning av socialdokumentation Granskning av verksamhetens arbete med att säkerställa insatserna nattetid Brukarundersökningens resultat 2017 Uppföljning av 2017 års resultat av brukarundersökning i jämförelse med individuppföljningar Uppföljningsbesöket var föranmält och genomfördes den 21 november 2017. Rutiner för introduktion av nyanställda, extern samverkan, mottagande av ny boende, för hot och våld samt utbildningsplan för 2017 har begärts in granskats. Personaltäthet har räknats utifrån de uppgifter som verksamheten har lämnat in. Verksamhetschefen har tagit del av rapporten och fått möjlighet att rätta till eventuella faktafel. SOLNA STAD info@solna.se Organisationsnummer 171 86 Solna Telefon 08-734 20 00 212000-0183 Besöksadress Stadshusgången 2 Fax 08-83 64 63 www.solna.se annika.wiechel@solna.se
SID 2 (11) Uppföljningsresultat Redovisningen nedan baserar sig på enkätsvar, redovisade åtgärder enligt utvecklingsplan, verksamhetens inrapportering av fokusområden, dialog med verksamhetschef, personal och boende, måltidsobservation samt granskning av den sociala journalen. Ledning och organisation Verksamheten har en tydlig ledningsstruktur med tydlig ansvarsfördelning. Verksamhetschefen har till sin hjälp en ställföreträdande verksamhetschef. En undersköterska har ansvar för kvalitetsfrågor och kan vid behov frikopplas från sin ordinarie tjänst för att arbeta med kvalitetsfrågor (Kvalitetsansvarig). Sjuksköterskorna har arbetsledaransvar på sina respektive plan. Kvällar och helger finns förutom sjuksköterskor även tillgång till arbetsledarjour mellan 17-07 som har det övergripande arbetsmiljösanvaret. Under 2017 har två chefsbyten skett på Björkgården. Enligt närvarande regionchef har verksamhetscheferna fått introduktion av sin företrädare enligt gällande rutin. Verksamheten har flertal möten mellan ledning och personal och mellan personal och de olika yrkeskategorierna. Enligt verksamhetschef förmedlas nödvändig information till de olika yrkeskategorierna via de planerade mötena. Personal och utbildning Bemanning Björkgården uppfyller kravet på en minimibemanning på 0,85. Det finns en tydlig checklista för introduktion av nyanställda. Vid nyanställning görs ett skriv- och lästest i det svenska språket. Vi nyrekrytering ställs krav på undersköterskekompetens. Andel tillsvidareanställd omvårdnadspersonal som har en undersköterskekompetens är 70 %. Andel omvårdnadspersonal med undersköterskeutbildning som tillsvidareanställts mellan period september 2016- september 2017 är 100 %. Under period september 2016-2017 har 10 personer avslutat sin tjänst på Björkgården. Det saknas individuella kompetensutvecklingsplan för medarbetarna. Enligt verksamhetschef kan orsaken härledas till de chefsbyten som har skett under 2017. Av samma anledning har utbildningsplanen inte följts. Under 2017 har personalen deltagit i Solna stads Silviacertiferingsprojekt.
SID 3 (11) Enligt personal erbjuds reflektionstid enligt certifieringskravet där bl.a. värdegrundsfrågor diskuteras. Verksamhetschef ska upprätta en individuell kompetensutvecklingsplan för varje medarbetare. Vidare ska en gemensam utbildningsplan för verksamhetens samlade kompetensbehov tas fram. Samverkan Verksamheten har rutin för samverkan och identifierat flera interna och externa samarbetspartners. Överrapportering mellan yrkeskategorierna fungerar väl. Det finns tid för överrapportering avsatt i schemat. Det finns olika mötesformer där kvalitetshöjande åtgärder diskuteras. Bl.a. APT, avdelningsmöte, HSL-möte, gruppledarmöte, MAS-möte samt kvalitetsråd. Medarbetarna kan via mail ta del av viktig information som rör verksamheten. Verksamheten samarbetar med musikhögskolan och erbjuder praktikplats för musikstuderande vilket uppskattas av de boende. Rutin för samverkan finns men behöver kompletteras så att andra samverkanspartner såsom överförmyndarenheten samt dödsbohandläggare inkluderas. Av rutinen ska det framgå när och hur samverkan sker samt vad syftet är. Ledningssystem Kvalitets- och utvecklingsarbete Verksamhetschefen genomför egenkontroller i social dokumentation och basala hygienrutiner. Årligen genomför internrevisorerna en genomgång av samtliga rutiner för att uppdatera rutinerna. Mer information under rubriken Rutiner. Det finns olika mötesformer där kvalitetshöjande åtgärder diskuteras. Bl.a. APT, avdelningsmöte, HSL-möte, gruppledarmöte, MAS-möte samt kvalitetsråd. Rutiner All personal har ett eget mailkonto dit information och minnesanteckningar skickas för påläsning. Personal informeras om nya rutiner på bl.a. på arbetsplatsträffar. Alla medarbetare är välkomna att delta i arbetsplatsträffarna men mötet är inte obligatoriskt. Verksamhetens rutiner finns digitalt på intranätet och även utskrivna i en pärm tillgänglig för personalen. Några medarbetare på Björkgården har genom två dagarsutbildning utbildats till internrevisorer. De ansvarar för att se över och uppdatera rutinerna samt se till att de är
SID 4 (11) enkla att förstå och att de följs av all personal. Verksamheten säkerställer att rutinerna lyfts på APT, gruppmöten och dagligen genom observation. Personalen som deltog vid intervjun tyckte att rutinerna är lätt tillgängliga. Rutiner för introduktion av nyanställda, extern samverkan, mottagande av ny boende, för hot och våld samt utbildningsplan för 2017 har begärts in och granskats. Riskanalys och egenkontroller Verksamheten har plan för egenkontroller i vissa områden däribland socialdokumentation, brandsäkerhet samt livsmedelshygien. Enligt verksamhetschef delges gruppledarna resultatet. Under 2017 har verksamheten inte gjort några riskanalyser. Riskanalys med anledning av chefsbyten samt den relativt höga personalomsättningen har inte gjorts. Egenkontroller av fokusområden har inte rapporterats till beställaren enligt anvisning. Verksamheten behöver utveckla arbetet med att analysera risker och upprätta åtgärdsplaner i syfte att föregå oönskade situationer som kan uppkomma i verksamheten. Verksamheten behöver säkerställa att egenkontroller görs i de områden och i den omfattning som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. Utredning av avvikelser Det finns en tydlig rutin för avvikelserapportering. Det finns flera olika blanketter för att rapportera avvikelser beroende på vad avvikelsen avser. Personalen känner till de olika blanketterna och vet när de ska användas. Avvikelserna redovisas på avvikelserådet och vid behov även på ledningsgruppsträffarna. Verksamhetschefen sammanställer avvikelserna och redovisar till ledningen årligen. Information om lex Sarah och vikten av avvikelserapportering lämnas på APT och avdelningsmöten. Fram till uppföljningstillfället har verksamheten inte anmält någon lex Sarah till beställaren. Antalet avvikelserapporter har minskat. Personalen uttrycker viss osäkerhet om de alltid får återkoppling om åtgärderna som har vidtagits med anledning av avvikelserna. Verksamheten behöver vidta åtgärder för att öka medvetenheten hos personalen att rapportera avvikelser som sker i vården och omvårdnaden av de boende samt rapportering enligt bestämmelserna för lex Sarah. Personalen ska få återkoppling på hur inkomna avvikelser hanteras och vilka åtgärder ska vidtas för att minimera risken att de upprepas. Synpunkter och klagomål Det finns en tydlig rutin för synpunkts- och klagomålshantering. Blankett avsedd för klagomål och synpunkter finns på enheterna.
SID 5 (11) De boende har möjlighet att framföra sina synpunkter muntligt och skriftligt till personalen. Enligt brukarundersökning vet 35 % i år vart de ska vända sig med synpunkter och klagomål jämfört med 43 % år 2016. Verksamheten behöver säkerställa att de boende känner till de olika alternativ som finns att tillgå för att föra fram sina synpunkter. Vidare ska det ske återkoppling till den som har framfört synpunkter. Social dokumentation Rutiner Verksamheten använder Safe doc för dokumentation. Enligt rutin ska all personalen dokumentera och ta del av senaste anteckningarna i samband med skiftbyte. Verksamhetschef följer upp medarbetarnas kunskap i dokumentation inför medarbetarsamtal. Var tredje månad följer kvalitetsansvarig (en undersköterska med särskilt uppdrag) upp genomförandeplanen för att säkerställa att den är uppdaterad. En aktuell genomförandeplan skrivs ut och finns i boendes pärm. Genomförandeplaner och löpande anteckningar Fem genomförandeplaner samt tillhörande social dokumentation granskades. Samtliga genomförandeplanerna var uppdaterade. Uppdatering görs inte alltid tillsammans med den enskilde. Det finns information om den enskilde använder larm eller har andra typer av skyddsåtgärder. I intervju med de boende framkommer att de får den hjälp de behöver. Det är dokumenterat vad den enskildes önskar göra på sin egentid och vilka aktiviteter hen vill delta i. Den enskildes delaktighet i upprättande av genomförandeplanerna behöver synliggöras. Dokumentation av insatser som avviker från genomförandeplan görs men oklart om det görs tillräckligt regelbundet eller systematiskt. Genomförandeplanerna saknade information om den enskildes kommunikativa förmåga. Löpnade anteckningarna innehöll information som i vissa fall inte var väsentlig. Dokumentation om händelse av vikt saknade i vissa fall åtgärd och uppföljning. Det förekommer en del HSL-dokumentation i den sociala dokumentationen. Det är oklart hur skriftliga informationsöverföring mellan HSL och omvårdnadspersonal sker. Kvalitetsutvecklarens bedömning är att innehållet i den sociala dokumentationen behöver utvecklas och förbättras så att dessa utgör ett kvalitativt underlag inför uppföljning och utvärdering av måluppfyllelsen. Rutin för informationsöverföring mellan hälso- och sjukvårdspersonal och omsorgspersonal behöver förtydligas.
SID 6 (11) Kvalitetssäkra insatserna nattetid Det finns dokumentation över nattinsatser men dessa verkar inte följa den enskildes behov eller önskemål. I alla de granskade journalerna stod att tillsyn ska göras tre gånger per natt. Det framgår inte av dokumentationen vilka insatser behöver utföras nattetid för att tillförsäkra den enskilde trygghet. Verksamheten ska med hjälp av det digitala verktyget Mobipen utföra egenkontroll för att säkerställa att insatserna nattetid utförs enligt den enskildes behov och önskemål. Kvalitetsutvecklaren granskade registrering av nattinsatserna via verktyget Mobipen. Medelbesökslängden var 3 minuter. Den korta besökslängden kan bero på att personalen hanterar in- och utregistrering vid besöket på olika sätt. I två av granskade fallen var fler besök utförda än vad som står i genomförandeplanen men det saknas dokumentation om varför. Av granskningen framgår det tydligt att verktyget inte har använts för att individanpassa insatserna nattetid. De boendes önskemål är inte dokumenterade och antal beställda och utförda tillsynsbesök överensstämmer inte. Verksamheten har inte lämnat in egenkontrollsrapporter avseende period 2 till Omvårdnadsförvaltningen. Verksamheten behöver utveckla arbetet för att säkerställa att den enskilde får en personcentrerad omvårdnad nattetid. Självbestämmande och integritet, anhörigstöd Varje boende har en utsedd kontaktman och en vicekontaktman. Den boende får information om att det finns möjlighet att byta kontaktman. Verksamheten säkerställer kontinuiteten genom att vid planerade frånvaro tillsätta vice kontaktman eller ersättare. Den enskildes önskemål fångas upp vid ankomstsamtal, genom levnadsberättelser och dokumentation i genomförandeplanen. Tillgänglighet, delaktighet och kommunikation Verksamheten har en skriftlig, lokal rutin för mottagande av ny boende. Enligt avtal ska verksamheten erbjuda hembesök före inflyttning men detta har inte erbjudits. Enligt verksamhetschef brukar de flesta vilja besöka verksamheten och hittills har ingen önskat sig ett hembesök inför inflyttningen. Verksamheten önskar bättre samverkan med biståndshandläggaren i de fall behov av hembesök före inflyttning behövs. Verksamheten anordnar Boråd två gånger per år då de boendes önskemål om aktivitet och mat tas upp. Den senaste brukarundersökningen visar att de boende i större utsträckning upplever att personalen har tillräckligt med tid för att utföra arbete däremot upplevelsen att kunna påverka vid vilka tider man kan få hjälp, har minskat.
SID 7 (11) Information om vilka som arbetar skrivs på Whitebord tavlan. Enligt avtal har Björkgården åtagits sig att sända information om aktiviteter, vilka som arbetar, måltider, till varje boendes TV. Enligt verksamhetschefen har detta inte fungerat optimalt och därför har avtalet sagts upp. Enligt Socialstyrelsens brukarundersökning och biståndshandläggarnas individuppföljning upplever 50 % att de får information om tillfälliga förändringar vilket är en minskning sedan förra året. Verksamheten lever inte upp till avtalet när det gäller använda datateknik för att nå ut med information till samtliga boende. Verksamheten behöver förbättra informationstillgängligheten för de boende. Anhörigstöd Verksamheten erbjuder enskilt samtal till anhöriga och brytsamtal enligt Nationell Vårdplan för Palliativ vård (NVP) erbjuds. Tidigare har verksamheten anordnat anhörigråd med anhörigrepresentanter från varje våning men pga. representanternas avtagande intresse har dessa möten inte kunnat upprätthållas. Verksamheten har vid ett tillfälle erbjudit anhöriga föreläsning i palliativ vård. Verksamheten anordnar närståendemöte en gång per termin då man passar på och informerar om förändringar i verksamheten. Viktig information skickas vid behov till anhöriga via mail och brev. Anhöriga får information om Solna stads anhörigstödsteam samt de olika intresseföreningar. Verksamheten saknar en rutin för hur stöd till anhöriga ska utformas. Lokal rutin för stöd till anhöriga i enlighet med socialstyrelsens rekommendation, behöver tas fram. Verksamheten behöver kartlägga vilka stöd som anhöriga kan behöva för att vid behov kunna stödja dem enskilt eller i grupp. Bemötande, värdegrund Verksamhetens egna värdegrund är att alla boende ska känna välbefinnande och leva ett värdigt liv. Det har erbjudits utbildning för värdegrundsledarena. Värdegrundsledarnas ansvarsområde är inte tydligt beskrivet och det är oklart hur arbetet med värdegrundsfrågor fortlöper i verksamheten. Enligt brukarundersökningen upplever 95 % av de boende att personalens bemötande är mycket eller ganska bra. Ett av verksamhetens fokusområden har varit att med hjälp av BPSD-skattning upprätta bemötandeplaner för personer som till följd av sin demenssjukdom besväras av svåra beteende och psykiska symtom. Egenkontroll av att bemötandeplanerna har upprättats och följts upp, har inte utförts enligt beställarens anvisning.
SID 8 (11) Enligt 2017 års utvecklingsplan skulle 90 % av boende på demensenheterna ha en aktuell bemötandeplan. Vid uppföljningstillfället hade detta mål inte uppnåtts. Bemötandeplan för personer med beteende och psykiska symtom vid demens ska upprättas och följas av all personal. Mat och måltider Arbetet med att förbättra måltidssituation vilket är ett av verksamhetens fokusområde, hade under 2017 uppehåll pga. chefsbyte. Just nu pågår ett projekt för att förbättra måltidssituationen på en våning. Tanken är projektet ska provas på de andra våningarna under 2018. Kostombuden har i maj fått en grundlig utbildning av en dietist i kost och smarta mellanmål. Två veckors meny tillämpas. Två veckor innan kan de boende välja bland två maträtter. Det finns möjlighet att påverka menyn. I samtal med personal som arbetar på demensenheten framkommer att personalen hjälper de boende att välja maträtt eftersom de anser sig ha god kännedom om de boende och deras önskemål. Det anses ändå viktigt att gå igenom menyn för nästkommande veckorna och låta de boende vara delaktiga i val av maträtt. Verksamhetschefen uppger att det erbjuds två maträtter och de boende erbjuds möjlighet att välja. Enligt brukarundersökningen 2017 har nöjdheten med måltidssituation ökat från 64 % till 72 %. Upplevelsen av matens smak är i stort sett oförändrad. (ökat från 64 % till 65 %) Det görs även intern enkätundersökning om vad de äldre tycker om maten. Resultatet visar att äldres nöjdhet med maten har ökat. Observation av måltidssituationen ägde rum på den avdelning där projektet för att förbättra måltidssituation pågår. Det bor 5 boende på den avdelningen. Vid den tidpunkten arbetar en personal på den enheten. Hon har god kännedom om hur de boende vill ha det, hon serverar mat till alla, hjälper till med maten, sitter med och håller i konversationen. Efterrätt och kaffe serveras efter avslutad lunch. Vid observationstillfället presenterades maten. Förkläde användes vid serveringen. Dagensmeny var väl synlig på bordet. En boende ansvarade för att läsa menyn högt för alla. Måltidssituationen är lugn och de boende ser ut att ha trevligt. Aktiviteter och utevistelser Kontaktman ska i samband med upprättande av genomförandeplan fråga om den boendes önskemål och intresse beträffande aktiviteter och utevistelser. Det erbjuds aktiviteter under helger av en aktivitetsansvarig.
SID 9 (11) Enligt brukarundersökning 2017 har de boendes nöjdhet med aktiviteterna sjunkit från 67 % till 58 % och beträffande utevistelse från 50 till 32 %. Verksamheten har inte hunnit analyserat vad som kan ha bidragit till det sjunkande resultatet. 37 % av äldre anger att de sällan besväras av ensamhet jämfört med 17 % föregående år. Verksamheten behöver ta fram åtgärdsplan för att förbättra de erbjudna aktiviteterna samt förbättra möjligheten till utevistelse. Säkerhet Tystnadsplikt och sekretess Verksamheten har rutin för tystnadsplikt och sekretess. All personal skriver under denna när de har läst information om tystnadsplikt och sekretess. Personalen känner till vad inre och yttre sekretess innebär. Nyckelhantering Rutin för kontroll av att alla nycklar är på plats finns. Enligt rutinen görs ett stickprovs kontroll varannan månad. Privata medel Verksamheten har en skriftlig överenskommelse med boende och eller anhöriga om vad privata medel ska användas till. Det finns ett egenkontrollsystem av privata medel och varje uttag och insättning hanteras enligt rutin. Trygghetslarm Samtliga lägenheter är försedda med trygghetslarm. Enligt inflyttningsrutin ska alla som flyttas in erbjudas att använda trygghetslarm. Dokumentation om att den enskilde har larm finns i den sociala dokumentationen. Verksamheten uppger sig ha problem med larmsystemet. Kontroll av larmets funktionalitet görs en gång i veckan. Oklart om kontrollen görs i tillräcklig omfattning för att säkra de boendes trygghet. Verksamheten behöver säkerställa att kontroll av larmets funktionalitet görs i den omfattning som behövs för att säkra de boendes trygghet. Hot och våld Rutinen för hot och våld finns men behöver kompletteras så att den omfattar åtgärder vid hot och våld mellan boende, från personal mot boende samt våld i nära relation. Av rutinen ska det framgå hur den ska uppmärksammas, rapporteras och följas upp.
SID 10 (11) Uppföljning av 2017 års resultat av brukarundersökning i jämförelse med individuppföljningar Biståndshandläggarna genomför en individuell uppföljning inom tre månader, två år efter inflyttning eller när behov uppstår. I samband med individuppföljningar djupintervjuar biståndshandläggarna de boende i syfte att säkerställa att de beviljade insatserna genomförs på ett tillfredställande och kvalitativt sätt. Resultatet kan användas som ett komplemet till brukarundersökningen då vissa nyckelfrågor såsom bemötande, trygghet och nöjdhet är frågor som ställs årligen via Socialstyrelsens enkätundersökning vad tycker äldre om äldreomsorgen. Fram till den 31 december har 17 individuppföljningar genomförts på Björkgården. Här nedan presenteras en jämförelse i några utvalda områden. Område Genomsnitt positiva svar i procent för Solna enligt ÖJ 2017 Andel positiva svar på Björkgården enligt ÖJ 2017 Bemötande 91 95 100 Trygghet 85 85 100 Förtroende för 82 84 100 personal Besväras sällan 41 37 71 av ensamhet Möjlighet till 61 32 56 utevistelse Nöjd med aktiviteter 69 58 92 Andel positiva svar på Björkgården enligt individuppföljning 2017 Tillräckligt med tid 75 75 86 Måltidssituation 68 72 - Möjlighet att 64 61 - påverka vilka tider man får hjälp Sammantaget nöjdhet 83 84 93
SID 11 (11) Sammanfattande bedömning Björkgården är en Silviacertifierad verksamhet där 95 % av boende är nöjda med personalens bemötande. Verksamheten har visat ett sjunkande resultat i brukarundersökning avseende en rad olika områden däribland aktivitet och utevistelse. Verksamheten har under 2017 haft två chefsbyten. Kvarstående utvecklingsområden utifrån denna uppföljning Verksamheten ska: Utveckla arbetet för att individanpassa insatserna nattetid. Förbättra de erbjudna aktiviteterna samt förbättra möjligheten till utevistelse Säkerställa att de boende känner till olika alternativ för att föra fram sina synpunkter. Utveckla arbetet med BPSD-registreringar och bemötandeplaner Utveckla innehållet i den sociala dokumentationen Upprätta lokal rutin för stöd till anhöriga i enlighet med Socialstyrelsens rekommendation Säkerställa att kontroll av larmets funktionalitet görs i den omfattning som behövs för att säkra de boendes trygghet. Vidta åtgärder för att öka medvetenheten hos personalen att rapportera avvikelser samt rapportering enligt bestämmelserna för lex Sarah. Säkerställa att egenkontroller görs i de områden och i den omfattning som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. Utveckla arbetet med att analysera risker och upprätta åtgärdsplaner i syfte att föregå oönskade situationer som kan uppkomma i verksamheten. Upprätta en individuell kompetensutvecklingsplan för varje medarbetare Komplettera rutin för samverkan så att andra samverkanspartner såsom överförmyndarenheten samt dödsbohandläggare inkluderas. Komplettera rutinen för hot och våld så att den omfattar åtgärder vid hot och våld mellan boende, från personal mot boende samt våld i nära relation. Verksamheten ska inkomma med en utvecklingsplan utifrån denna uppföljning och utifrån årets resultat i Öppna jämförelser. Utvecklingsplanen ska vara omvårdnadsförvaltningen tillhanda senast den 20 februari 2018. Mona Zakeri Kvalitetsutvecklare