1(18) Styrdokument
2(18) Styrdokument Dokumenttyp - Beslutad av Kommunstyrelsen 2018-02-06, 44 Dokumentansvarig Kommunchefen Reviderad av
3(18) Innehållsförteckning 1 Inledning...4 1.1 Syfte med krisledningsplanen...4 1.2 Grundkrav för krisorganisationen...4 1.3...5 1.4 Definitioner...5 2 Krisledningsorganisation...6 3 Krisledningsnämnden (förtroendevalda)...6 3.1 Ansvar och arbetsuppgifter...7 4 Krisledningsstaben (tjänstemän)...7 4.1 Ansvar och arbetsuppgifter...7 5 Informationsfunktionen...8 5.1 Ansvar och arbetsuppgifter...9 6 Servicefunktionen...9 6.1 Ansvar och arbetsuppgifter...9 7 Räddningschef i beredskap (RCB)...10 8 POSOM...10 8.1 Delegation att aktivera POSOM...10 9 Kommunikation...10 10 Övning och utbildning...11 11 Aktivering och åtgärdsplan...12 11.1 Aktivering av krisledningsorganisation...12 12 Bilagor...13 12.1 Verksamhetsstöd...13 12.2 Lokaler...14 12.3 Samverkansaktörer...15 12.4 Förvaring...16 12.5 Kommunikation...17 12.6 Reglemente för krisledningsnämnden...18
4(18) 1 Inledning Kommunens ordinarie verksamhet regleras bland annat i Kommunallagen (1991:900) och Lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Kommunen bibehåller sitt verksamhetsansvar även under svåra påfrestningar och vid en extraordinär händelse. Detta regleras i Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Enligt lagen är kommunen skyldig att analysera vilka allvarliga händelser i fredstid som kan inträffa och hur dessa händelser kan komma att påverka den egna verksamheten. Vidare ska kommunen med utgångspunkt från analysen fastställa en plan för hur en uppkommen krissituation ska kunna hanteras på ett välanpassat sätt, så att störningar i samhällsviktig verksamhet minimeras. Planen ska beskriva kommunens organisation vid en extraordinär händelse, hur kommunen leder, samordnar, samverkar samt säkerställer samband samt vilka lokaler med nödvändig teknisk utrustning som disponeras vid en extraordinär händelse. En del av ovanstående är lagt under sekretess med hänvisning till offentlighet och sekretesslagen, 18 kapitlet, 13. 1.1 Syfte med krisledningsplanen ens syfte är att: Vara ett kunskapsunderlag för kommunens krisledning ur ett förebyggande perspektiv Ge goda förutsättningar för att snabbt komma i gång med åtgärder vid en krissituation. 1.2 Grundkrav för krisorganisationen Krisorganisationens struktur samt respektive funktions ansvar och uppgifter ska vara definierad och tillgänglig. Det ska finnas en krisledningsplan med tydliga instruktioner, instruktionerna finns i form av checklistor. Krisorganisationen ska vara utbildad och övad för sitt syfte, se övnings- och utbildningsplan (fotnot, koppla till styrdokument) Krisledningsorganisationen är baserad på de tre grundprinciperna i samhällets krishantering; Ansvarsprincipen Den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden gör det även under en krissituation. Likhetsprincipen Under en kris ska samhällsfunktioner så långt som det är möjligt fungera på samma sätt som vid normala förhållanden.
5(18) Närhetsprincipen En kris hanteras där den inträffar, av de närmast berörda och ansvariga. Först om de lokala resurserna inte räcker till blir det aktuellt med statliga och regionala insatser. 1.3 1.3.1 Disposition och förvaring en består av följande delar: Organisation i händelse av kris. Beskriver krisledningsorganisationen samt de olika aktörernas ansvar och arbetsuppgifter. Verksamhetsstöd, lokalskisser (bilagor). Larmlistor och samband, även till externa aktörer (bilagor) Kommunfullmäktiges fastslagna reglemente för krisledningsnämndens (bilaga). Varje funktion har sedan egna arbetsdokument i form av checklistor 1.3.2 Förvaring Enligt bilaga 4 1.3.3 Revidering en ska spegla kommunens ledningsorganisation och resurser. Kommunstyrelsen ansvarar för att kommunen har en aktuell och adekvat krisledningsplan. Kommunens enhet för krisberedskapsfrågor har delegerats samordningen av revidering och uppdatering av krisledningsplan och tillhörande bilagor. Planen ska revideras under varje ny mandatperiod och uppdateras om uppenbarliga behov uppstår mellan revideringarna. Bilagorna med larmlistor ska uppdateras en till två gånger per år, eller när personalförändringar sker. Uppdateringen av larmlistorna samordnas av säkerhetssamordningsfunktionen i samarbete med webbansvarig. 1.4 Definitioner 1.4.1 Extraordinär händelse Med extraordinär händelse menas en sådan händelse som: avviker från det normala, innebär en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner, innebär överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner eller kräver skyndsamma insatser 1.4.2 Krisledningsorganisation Kommunens ledning vid en händelse som inte går att hantera eller leda inom normal verksamhetsledning eller kommunens normala organisation.
6(18) 2 Krisledningsorganisation Den krisledningsorganisation som ska kunna aktiveras vid en kris eller extraordinär händelse i fredstid, ska vara flexibel och kunna anpassas till den aktuella händelsen. Organisationen ska bestå av en krisledningsnämnd (förtroendevalda) och en krisledningsstab (tjänstemän och nyckelpersoner). 3 Krisledningsnämnden (förtroendevalda) Krisledningsnämnden väljs av kommunfullmäktige och är tillika kommunstyrelsens allmänna utskott. Krisledningsnämnden svarar för den politiska styrningen i händelse av en krissituation. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen (förutom valnämnden, jävsnämnden, kommunrevisionen och överförmyndarnämnden) och kan även inkalla politiker från andra utskott om man vill få in kompletterande kompetens i beslutssituationer eller om behov av ersättare uppstår. Krisledningsnämnden får ej överta kommunala bolag. Krisledningsnämndens ordförande bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion och beslutar i sådana fall att så ska ske. Krisledningsnämndens ansvar och befogenheter vid en samhällelig kris regleras av Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt i reglementet för krisledningsnämnden (Bilaga 6).
7(18) 3.1 Ansvar och arbetsuppgifter Samordna och leda krisorganisationen i händelse när nämnden är aktiverad Tolka kommunens roll och ange inriktning för krishantering Följa händelseutvecklingen och besluta om mer omfattande prioriteringar Besluta i principiella frågor Besluta om ekonomiska frågor utanför ram Besluta i ärenden som rör stöd till enskild Säkerställa att författningsenliga skyldigheter iakttas Samordna information och verksamhet med krisledningsstaben 3.1.1 Samordnande Kommunalrådet är krisledningsnämndens ordförande 3.1.2 Medlemmar Kommunstyrelsens allmänna utskott 3.1.3 Samlingslokal Enligt bilaga 2 3.1.4 Larmlista Enligt bilaga 1 4 Krisledningsstaben (tjänstemän) Krisledningsstaben är kommunchefens arbetsgrupp som alltid informeras och/eller inkallas initialt i en krissituation. Kommunchefen är stabens beslutsfattare och behöver utse en stabschef som leder arbetsgruppen, förslagsvis kommunens säkerhetssamordnare. Kommunchef är kontaktansvarig gentemot krisledningsnämnden. 4.1 Ansvar och arbetsuppgifter Besluta när en krissituation har uppkommit och anses vara avslutat. Samordna och besluta om kommunens agerande inom samtliga områden. Informera och/eller inkalla krisledningsnämnden vid behov. Ta fram beslutsunderlag till krisledningsnämnden. Kontinuerligt analysera, sammanställa och besluta om lägesbild. Dokumentera och föra loggbok. Kontinuerligt bedöma konsekvenser av situationen och besluta om åtgärder. Analysera scenario och konsekvenser på lång sikt. Besluta om informationsinsatser. Svara för samverkan inom krisledningsorganisationen och gentemot externa samverkanspartners. Rapportera om händelsen (lägesbild, vidtagna åtgärder, behov etc.) till länsstyrelsen.
8(18) 4.1.1 Stabschefens/Chefen för krisledningsstabens uppgift Sammankalla, leda, samordna och planera arbetet i krisledningsstaben Ansvara för stabsorienteringar/genomgångar (exempelvis lägesbild, behov av åtgärder: nödvändigt, angeläget, önskvärt) Tillsammans med kommunchef ansvara för stabens kontakter med krisledningsnämnden Bedöma behovet av samverkan inom den egna och med andra organisationer 4.1.2 Funktioner/ansvarsområden som måste finnas i staben Beslutsfattare (kommunchef om denne ej utser annan) Stabschef (säkerhetssamordnare, RCB el annan) Sekreterare (dokumentation) Analys (förväntad utveckling av händelsen, behov av samverkan) Information (internt och externt, se informationsfunktion) Service (ersättare, personal, mat, transporter, material, resurstillgång, kontinuitet, uthållighet, se servicefunktion) Samverkan (säkerhetssamordnare el annan) 4.1.3 Medlemmar Kommunchef (beslutsfattare) Verksamhetschefer (samhällsbyggnad, bildning, vård & stöd) Chef IT Informationschef Räddningschef Säkerhetssamordnare (stabschef, samverkan) Ekonomichef (serviceansvarig) Experter (utvalda, inkallas utifrån händelsens art) VD:ar kommunbolag (vid behov) 4.1.4 Samlingslokal Enligt bilaga 2 4.1.5 Larmlista Enligt bilaga 1 5 Informationsfunktionen Informationsfunktionen är krisledningens instrument för information internt i organisationen, externt till/från allmänheten, massmedia och myndigheter/organisationer. Informationschef i samarbete med webbredaktör ansvarar för att informationsfunktionen upprättas. Funktionen kan inkallas helt eller i lämpliga delar. Samråd sker med Räddningschef i beredskap (RCB) och krisledningen.
9(18) 5.1 Ansvar och arbetsuppgifter samordna informationsinsamlingen ihop med stabschef planera, samordna och genomföra informationsinsatser (internt och externt) leverera underlag till media, uppdatera hemsida, växel och medborgarkontoret lämna snabb, tydlig och korrekt information om händelsen och vidtagna åtgärder som kan förstås av alla oavsett språkhinder, bostadsort eller handikapp 5.1.1 Medlemmar Informationschef, webbredaktör, kommunsekreterare och assistent. 5.1.2 Samlingslokal Enligt bilaga 2 5.1.3 Larmlista Se bilaga 1 6 Servicefunktionen För att säkerställa att verksamheten ska kunna bedrivas säkert och fungera avbrottsfritt under en längre tid etableras en servicefunktion utifrån aktuellt behov. Ekonomichef ansvarar för att servicefunktionen upprättas till stöd för krisledningen. 6.1 Ansvar och arbetsuppgifter Service och upplysning till/från medborgare (0571-281 00) Samband och telefoni Kontorsservice Lokaler och utrustning Kontroll av in- och utpassering Mat och dryck Personal Transporter Teknikstöd 6.1.1 Medlemmar Ekonomichef med stöd av personal från bla Administrativa avdelningen, Medborgarkontoret, IT-enhet samt Personal. Beroende på händelsens art kan personal från flera verksamheter behöva knytas till servicefunktionen. Det gäller att tänka brett och fundera över vilka uppgifter som måste utföras och vilken personal som då är lämplig. Exempelvis kan personal från gatusektionen, med vana att köra bil i tjänsten, vara lämpliga resurser när behovet av transporter är stort. 6.1.2 Samlingslokal Enligt bilaga 2 6.1.3 Larmlista Enligt bilaga 1
10(18) 7 Räddningschef i beredskap (RCB) Motsvarar tjänsteman i beredskap (TiB) och är krisorganisationens förstakontakt för inrapportering av händelser av olyckskaraktär, som bedöms vara av sådan art att de kan kräva aktivering av krisorganisationen. RCB kontaktar kommunchef eller kommunstyrelsens ordförande för beslut om aktivering av krisledningsorganisationen. 7.1.1 Larmlista Enligt bilaga 1 8 POSOM Till krisledningens förfogande står POSOM som är en resurs för psykiskt och socialt omhändertagande vid katastrofer. POSOM sammankallas vid behov. Arbetet bedrivs enligt plan för POSOM. 8.1 Delegation att aktivera POSOM Krisledningsnämnden Krisledningsstaben Räddningschef i beredskap (RCB) POSOM - gruppens samordnare (eller dennes ersättare) 8.1.1 Larmlista Första ingången till POSOM är RCB. 9 Kommunikation Kommunikation mellan krisledning och verkställande funktioner i kommunen sker vid kris (i möjligaste mån) som under ordinarie verksamhet via telefoni och e-post. 9.1.1 RAKEL Vid störningar i kommunikationen finns RAKEL- enheter att tillgå från Räddningstjänstens krisberedskapsenhet. Enligt bilaga 5 9.1.2 WIS WIS är en förkortning för webbaserat informationssystem och används för rapportering av lägesbilder till samverkande aktörer, särskilt länsstyrelsen. Enligt bilaga 5
11(18) 10 Övning och utbildning Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap är kommunen ålagd att öva och utbilda förtroendevalda och tjänstemän varje mandatperiod. Tjänstemän och politiker med funktion i Eda kommunens krisledningsorganisation ska under varje mandatperiod kallas till: Utbildning alternativt repetitionsutbildning Intern krisledningsövning (övande av kommunens krisledningsorganisation) Samverkansövning (krisledningsövning med externa aktörer, t.ex. annan kommun, myndighet eller företag) Utbildning och övning samordnas av kommunens krisberedskapsenhet och räddningstjänsten. Vid behov sker revidering av krisledningsplanen i samband med genomförd övning.
12(18) 11 Aktivering och åtgärdsplan Larm- och inkallningsprocess vid händelser. 11.1 Aktivering av krisledningsorganisation Vid olyckor inkommer larm vanligen via Räddningschef i beredskap (RCB) som erhåller rapport om händelse. RCB kontaktar kommunchef som fattar beslut om krishanteringsnivå. Kommunchefen sammankallar samtliga eller utvalda delar av krisledningsstaben enligt larmlista, samt informerar krisledningsnämnden. Krisledningsorganisationen samlas på förutbestämd plats och inleder krishantering. Vid andra typer av händelser, exempelvis inom en verksamhet är larmvägen alltid till närmaste chef. Händelser hanteras så nära händelsen som möjligt, bildning hanterar allvarliga situationer inom sitt verksamhetsområde, vård och stöd inom sitt. Vid händelse där ordinarie verksamhetsledning inte räcker går larm via cheferna till kommunchef som sammankallar kommunens krisledning. Vid behov av beslut utanför ram kan det bli aktuellt att aktivera krisledningsnämnden. Kommunchefen ansvarar för kontakt med krisledningsnämnden. Larmkedjan går alltså från det inträffade och uppåt i organisationen, nerifrån och upp. Att tänka på vid avslut av krisledning: avvecklingen sker successivt, framför allt av kommunikationsfunktionerna överlämning av personal till ordinarie tjänstgöring föregås av dialog om behov av ledighet, information eller avlastande samtal handlingar i ärendet diarieförs och arkiveras avsätt tid för utvärdering, säkerhetssamordningen bistår arbetet
13(18) 12 Bilagor 12.1 Verksamhetsstöd Bilaga 1 Larmlista skickas ut separat till berörda personer samt finns på insidan.
14(18) 12.2 Lokaler Bilaga 2 Sekretess enligt lag om offentlighet och sekretess 18 kap. 13
15(18) 12.3 Samverkansaktörer Bilaga 3 Sekretess enligt lag om offentlighet och sekretess 18 kap. 13
16(18) 12.4 Förvaring Bilaga 4 Sekretess enligt lag om offentlighet och sekretess 18 kap. 13
17(18) 12.5 Kommunikation Bilaga 5 Sekretess enligt lag om offentlighet och sekretess 18 kap. 13
18(18) 12.6 Reglemente för krisledningsnämnden KS XX Bilaga 6