FÖR SURAHAMMARS KOMMUN

INFORMATIONSPLAN VID KRISLEDNING FÖR SURAHAMMARS KOMMUN Antagen av Kommunstyrelsen 2018-01 - 08 Antagen av Kommunfullmäktige 2017 XX-XX Dnr: 2013.0096 000 Senast Reviderad: 2017-11 - 08 Ansvarig handläggare: Cristian Hidalgo Kommunikatör Cristian.hidalgo@Surahammar.se

Innehållsförteckning 1 Informationsplan för Surahammars kommun.... 3 1.1 Mål....... 3 1.2 Ledning... 3 1.3 Informationsgrupp. 3 1.4 Samordning. 4 1.5 Upplysningscentral. 4 1.6 Information vid olycksplatsen.. 5 1.7 Presscenter.. 5 1.71 Vaktmästeri. 5 1.8 Analys och dokumentation.. 5 1.9 Policy. 6 1.10 Informationskanaler. 6 1.11 Sändlista. 8 2 Bemanning... 8 3 Adresser till massmedia... 8 4 Pressmeddelande och presskonferens.. 8 5 Åtgärdskalendrar/checklistor. 9 Bilagor: 2 Bemanning, Bilaga A.. 10 3 Adresser till massmedia, Bilaga B.. 11 VMA vid utsläpp av farliga ämnen, Bilaga C:1... 12 VMA i samband med större (järnvägs-)olycka, Bilaga C:2.. 14 VMA i samband med större/långvarigt elavbrott, Bilaga C:3. 15 4.1 Mall för pressmeddelande, Bilaga D. 17 4.2 Regler för presskonferens, Bilaga E. 19 5 Åtgärdskalendrar - checklistor för informationsinsatser i händelse av större samhällsstörning, Bilaga F.. 21 5.1 Checklista infogruppen informationsansvarig, Bilaga F1.. 23 5.2 Checklista infogruppen pressansvarig, Bilaga F2.. 24 5.3 Checklista infogruppen när krisen är över, Bilaga F3.. 26 5.4 Checklista infogruppen Dagbok, Bilaga F4... 27 5.5 Checklista infogruppen Upplysningscentralen, Bilaga F5.. 28 2

1. INFORMATIONSPLAN FÖR SURAHAMMARS KOMMUN Denna informationsplan är ett komplement till Krisledningsplan för Surahammars kommun. Surahammars kommun ansvarar för att informera kommuninnevånare vid en samhällsstörning. Den här planen beskriver hur informationsarbetet skall utformas och hur organisationen skall vara uppbyggd samt vilka resurser som krävs för att informationsverksamheten skall fungera vid extraordinära händelser. Informationsplanen baseras på att information skall kunna ges dygnet runt. 1.1 Mål Vid svåra påfrestningar på samhället vid större samhällsstörningar och höjd beredskap skall kommunens information lämnas snabbt vara korrekt och entydig samt vara lättbegriplig och upprepas målgruppsanpassad empatisk Värna de drabbades integritet Hänvisa till relevanta kanaler 1.2 Ledning Krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare är ansvarig för informationsverksamheten och fattar beslut om när och hur informationsplanen skall tillämpas. För ledning av information som endast omfattar räddningstjänst svarar Mälardalens Brand- och Räddningsförbund (MBR). 1.3 Informationsgrupp Informationsansvarig eller den som tjänstemannaledningsgruppen utsett leder det operativa informationsarbetet. Informationsgruppen skall bistå krisledningen med en analys och information från olika myndigheter om deras bedömningar, beslut och åtgärder samt vidarebefordra inkommande information från andra aktörer till krisledningen. Informationsgruppen skall ha förmåga och kapacitet att hantera, analysera, bearbeta och förmedla information till berörda medarbetare i kommunen, myndigheter, organisationer, kommuninnevånare och medier samt att dokumentera detta arbete. Gruppen svarar för all informationsverksamhet utom den räddningstjänstrelaterade om inte annat överenskommes med MBR. 3

Gruppen organiseras i Informationsansvarig/Pressansvarig(1pers) Upplysningscentral (1+4 pers.) Presscenter (2 pers.) Analys och dokumentation (3 pers.) Kriskommunikationsgruppen Webbansavig/Sociala medier Reception Finskt förvaltningsområde Logistik & Service 1.4 Samordning Informationsansvarig samordnar informationsverksamheten och ansvarar för kontakterna med Länsstyrelsen, USam, Sveriges Radio, SOS Alarm, övriga massmedier och POSOM/Krisstöd. Informationen skall koordineras med den information som MBR lämnar. Vid en situation samverkar USam med de inblandade parterna och stödjer dem vid behov i deras informationsarbete. Huvudsyftet är främst att ge parterna ett samordnat informationsunderlag i ett inledande skede. USam kan lämna bistånd till fortsatt samordnat informationsunderlag om inblandad part så önskar. USam tar inte över respektive parts informationsansvar. Informationsansvarig eller dennes ersättare ingår i Staben/ISF stöd. Informationsgruppen skall kunna arbeta skift dygnet runt. 1.5 Upplysningscentral Huvuduppgiften är att svara för den externa informationen, utom den räddningstjänstrelaterade, till allmänhet och media. Upplysningscentralen lokaliseras till kommunhuset, Gnien, i Surahammar. Upplysningscentralen skall: förmedla information från krisledningsgruppen Surahammars kommun informerar. till Radio Västmanland (P4) via e-post och Sveriges Radio besvara telefonförfrågningar från allmänhet och massmedia hänvisa samtal från anhöriga om saknade, skadade och omkomna till sjukvård och polis ta emot och helst skriftligt vidarebefordra upplysningar från allmänheten till staben/isf stöd. efter beslut av ledningsgruppen kunna svara för riktad information till grupper med särskilda behov 4

regelbundet informera telefonväxeln (för att avlasta upplysningscentralen) samt uppdatera hemsidan föra loggbok över arbetet (realtidsdokumentera) gruppchefen ansvarar för förmedling av informationen mellan upplysningscentralen och kriskommunikationsgruppen. Informationsansvarig avgör efter samråd med koordinator/stabschef utifrån händelsens art och omfattning vilken kompetens och bemanningsstorlek som behövs för informations-/upplysningsverksamhet. 1.6 Information vid olycksplatsen Informationsansvarige eller dennes ersättare avgör efter framställan från MBR om särskilt center för direktinformation skall inrättas i anslutning till katastrof/olycksplatsen. 1.7 Presscenter Om informationsansvarige eller dennes ersättare så avgör inrättas ett särskilt presscenter för att ge service till media. Presscenter upprättas utanför kommunhuset i Folkets Hus. 1.7.1 Post och vaktmästeri Samband upprätthålls främst via telekommunikationer och post. I lägen då telenätet inte fungerar måste en del av sambandsbehoven ordnas genom bud och/eller radio. Vid avbrott i IP-telefonin finns fast telefoni i Gnien (upplysningscentral och vid staben ( Nadden ). Vaktmästeriet sköter servicen vid presskonferenser och möblerar lokalen för presskonferenser samt ordnar med eventuell förtäring till krisorganisationens personal. Vaktmästeriet svarar för tryckservice och transporter samt andra uppgifter inom enheten. 1.8 Analys och dokumentation Informationsansvarig avgör efter samråd med stabschefen/koordinatorn om analys- och dokumentationspersonal krävs. Huvuduppgiften är att följa informationsspridningen, analysera behovet av ytterligare informationsinsatser och bistå med informationsstrategiska bedömningar. Det är av stort värde för den strategiska planeringen att känna till denna information och mediernas vinklingar. Ibland kan vi behöva dementera felaktiga uppgifter som sprids eller förbereda talespersonen för troliga frågor. Avlyssna radio- och TV-sändningar, även sändningar via internet. Bevaka medier, bloggar, forum, övriga sociala medier på webben. Läs tryckta medier, kopiera och spara. Rapportera nya fakta och avvikelser i förhållande till våra budskap. Bevaka presskonferenser, övriga aktörers pressmeddelanden. Spara allt material, artiklar et cetera som rör kommunen och krisen. 5

1.9 Policy Informationen stäms alltid av med informationsansvarige eller dennes ersättare innan vidareförmedling. Krisledningsgruppens ordförande avgör efter samråd med informationsansvarige om krisinformationsgruppen bör förstärkas med extern expertis. 1.10 Informationskanaler För att underlätta information är det viktigt att det finns väl kända informationskanaler som kommuninnevånare och anställda är vana att använda. Massmedierna skall användas som extern informationskanal och särskilt Radio Västmanland (P4). När Radio Västmanland har sändningsuppehåll används Sveriges Radio P3 och P4 i Stockholm. När information sänds i form av viktigt meddelande till allmänheten skall det gå via SOS Alarm. Kommunens webbplats www.surahammar.se skall användas som informationskanal. Information om vad som har hänt och vilka åtgärder som är aktuella vid denna händelse läggs in. Hemsidan kräver kontinuerlig uppdatering om det inträffade. Den krisinformation som läggs ut på den egna hemsidan skickas även USam. Upplysningscentral (upprättas efter beslut av krisledningsgruppens ordförande eller stabschef/koordinator och funktionsansvarig informationsfunktionen) Upplysningscentralen är många medborgares första, och kanske enda, kontakt med kommunen om det uppstår en krissituation. Upplysningscentralen måste kunna svara korrekt och snabbt på alla frågor och se till att allmänhetens frågor i största möjliga mån blir besvarade Viktigt är att de som svarar antecknar frågor och åtgärder. De vanligaste frågorna kan övriga informationsstaben försöka svara på via radio, tidningar eller på webbplats, för att minska telefontrycket. WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem framtaget för att underlätta informationsindelning mellan aktörerna i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en kris. WIS tillhandahålls av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Med WIS kan aktörerna dela ledningsinformation med varandra för att snabbt få en samlad lägesbild vid en kris. Surahammars kommuns kriskommunikationsgrupp och krisledning har tillgång till WIS. För att kunna lägga ut i WIS krävs inloggning. Mail utskick till anställda Informationsblad kan ges ut till berörda. 6

Trygghetspunkter är platser i kommunen som bemannas hela eller delar av dygn under en samhällsstörning. Trygghetspunkterna är till för att ge information och samla in information från allmänhet, företag och andra intressenter. Informationspunkter är platser som är obemannade under en samhällsstörning och främst är till för att delge information till allmänhet under en samhällsstörning. Kriscentra: Information skickas till kommunens samlings punkter för krisstöd Telefon Information till hörselskadade sänd via Text-TV. Till synskadade via taltidning eller muntlig information. För information på andra språk anlitas Västmanlands Tolkservice. Efter kontorstid kan tolkhjälp begäras via SOS Alarm. Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) är ett hjälpmedel för att varna och informera allmänheten i samband med olyckor och risker för olyckor. Kommuner har behörighet att sända informationsmeddelande vid extraordinära händelser. Informationsmeddelande sänds utan krav på omedelbarhet för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Allmänheten ska få ett klart besked om vad de ska vidta för åtgärder direkt och därefter få fortlöpande information om händelseutvecklingen. Krisledningsgruppens ordförande eller stabschef/koordinator i krishanteringsorganisationen bedömer behovet att begära sändning av viktigt meddelande till allmänheten. SMS-varning kan sändas i samband med varning i andra medier. Kontakt tas med SOS Alarm för sändning av meddelandet. 7

Meddelandet ska vara kort och saklig information om: Vad som har hänt eller kan hända. Vad som utgör det akuta hotet mot liv, hälsa, egendom och miljö. Anvisningar om vad människor ska göra för att skydda sig. Vad allmänheten ska göra för att ev. underlätta arbetet. Om du har möjlighet mejla in detta till krisberedskap@sosalarm.se samtidigt som du ringer dit. Om meddelandet även ska skickas via tillval som SMS ska det geografiska området tydligt vara beskrivet. Bifoga karta om det är möjligt. SOS centralen vidarebefordrar meddelandet till Sveriges Radios sändningsledning. Sändningsledningen nås dygnet runt. Sändningsledningen ansvarar för att även de privata kanalerna som ingår i VMA systemet sänder meddelandet. Säkerställ om möjligt att informationen finns på kommunens kanaler. Den som begärt VMA ansvarar för att meddela SOS Alarm när överhängande fara inte längre föreligger. 1.11 Sändlista Planen inkl. bilagor distribueras till kommunens krisledningsorganisation, kommunens telefonväxel, Länsstyrelsen och Mälardalens Brand- och Räddningsförbund. Bilaga A och B uppdateras två gånger per år. Informationsansvarig är ansvarig för uppdateringen. 2 Bemanning Bemanning framgår av bilaga (bilaga Bemanning). Bilagan biläggs separat. 3 Adresser till massmedia Telefonnummer framgår av bilaga (bilaga B). 4 Pressmeddelande och presskonferens Pressansvarige eller dennes ersättare skall alltid stå för intervjuer för att säkerställa att samma budskap alltid förmedlas till media. Informationen skall koordineras med den information som MBR lämnar och om möjligt med de andra medverkande aktörerna. Av pressmeddelandet skall framgå datum, klockslag, vem som är ansvarig för informationen och vem som kan lämna ytterligare information. Formulera innehållet i pressmeddelandet utifrån fakta. 8

Pressmeddelande sänds till TT via SOS Alarm. Meddelandet skickas till länets medier inklusive minoritetsspråksredaktioner. Presskonferensen har dubbla syften. Medierna får en samlad information vid ett och samma tillfälle och staben får arbeta ostört. Mall för pressmeddelande (bilaga D) och regler för presskonferens (bilaga E) biläggs. 5 Åtgärdskalendrar/ checklistor I bilaga återfinns åtgärdskalendrar/ checklistor för informationsinsatser i händelse av svåra påfrestningar på samhället som större olycka/katastrof, kris och höjd beredskap (bilaga F, F1-5). 9

Bilaga A Se separat Bilaga Bemanning! I den separata bilagan framgår befattningar och bemanning för informationsverksamheten. Informationsverksamheten organiseras enligt följande Informationsansvarig/Pressansvarig(1pers) Upplysningscentral (1+4 pers.) - 0220-331 36-0220-331 37-0220-331 38-0220-331 39 Presscenter (2 pers.) Analys och dokumentation (3 pers.) Kriskommunikationsgruppen Webbansvarig/Sociala medier Reception Finskt förvaltningsområde Logistik & Service 10

Bilaga B 3 Adresser till massmedia Aktör Tfn Mail adress Sveriges Television AB 08-7840000 svtnyheter@svt.se Västmanlandsnytt 021 15 04 00 vastmanland@svt.se Sveriges Radio 021-495 25 00 Västmanland 021-495 25 30 p4vastmanland@sverigesradio.se Västmanlands Läns 021-19 90 00 Tidning nyheter@vlt.se Taltidningen 021 39 79 40 taltidningen@vkl.se 11313 112 Krisinformation 0771 240 240 redaktionen@krisinformation.se Länsstyrelsen 010 224 91 10 vastmanland@lansstyrelsen.se 11

Bilaga C:1 Viktigt meddelande till allmänheten via radio vid utsläpp av farliga ämnen Surahammars kommun informerar: På grund av har ett okontrollerat utsläpp av. ägt rum/ sker ett okontrollerat utsläpp av Alternativ 1 Befolkningen uppmanas att tills vidare uppehålla sig inomhus och om möjligt i utrymmen där dörrar, fönster och ventiler kan hållas stängda. Särskilda ventilationssystem i fastigheterna stängs av. Alternativ 2 Befolkningen i uppmanas att bege sig ut ur området i riktning mot Om någon inte själv kan tas sig ut ur området: stanna då inomhus i en sådan del av fastigheten där dörrar, fönster och ventiler kan stängas. Särskilda ventilationssystem stängs av. Meddela på telefon 112 om hjälp behövs. Alternativ 3 Följande område är avspärrat/ kommer att spärras av för allmänheten:.. Vägarna.... kommer att vara hårt belastade med transporter till och från olycksplatsen. 12

Trafikanter inom.(området) uppmanas att i stället söka sig fram efter vägarna... Infart till och utfart för dem som bor och arbetar i området (namn).. kan ske via (väg/ led). Lyssna på radions P4 för vidare information! 13

Bilaga C:2 Viktigt meddelande till allmänheten via radio i samband med större (järnvägs)olycka Surahammars kommun informerar: En större (järnvägs)olycka har inträffat inom området/ vid.. Omfattningen av olyckan har ännu inte klarlagts, men (fakta om vad som är känt:). Följande områden är avspärrat/ kommer att spärras av för allmänheten: Vägarna: kommer av vara hårt belastade med transporter till och från olycksplatsen. Trafikanter i området. och trafikanter på väg till uppmanas att söka sig fram efter vägarna Infart till och utfart för dem som bor i eller arbetar i området kan ske via väg Lyssna till radions P4 för ytterligare information! 14

Bilaga C:3 Viktigt meddelande till allmänheten via radio i samband med större/ långvarigt avbrott på el-distributionsnätet Surahammars kommun informerar: Elförsörjningen inom området. har avbrutits på grund av Avbrottet beräknas vara.(timmar/dygn) Alternativ Avbrottets varaktighet kan just nu inte beräknas men kommer troligen pågå i minst. Följande åtgärder har vidtagits/ kommer att vidtagas för att säkra elförsörjningen. Allmänheten uppmanas att: (anvisningar) 15

För ytterligare information, kontakta :. Lyssna på radions P4 för ytterligare information! 16

Bilaga D 4.1 MALL FÖR PRESSMEDDELANDE Information från Surahammars kommun På grund av. har ett okontrollerat utsläpp /sker ett okontrollerat utsläpp/ större trafikolycka/ järnvägsolycka/ brand/ elavbrott. inträffat vid. Hittills (kända fakta: drabbade, händelsens art, omfattning, inriktning). Personal från..(kommunen), räddningstjänsten/ vårdcentralen undersöker just nu vad som hänt. Pressen har särskilt telefonlinje: telefonnummer:. 17

Presskonferens: Datum:... Klockan: Plats:.. 18

Bilaga E 4.2 REGLER FÖR PRESSKONFERENS Före presskonferens (Informationsansvarig/pressansvarig) Informationsansvarig beslutar om tid för presskonferens Vaktmästaren iordningställer presscentret tillsammans med pressansvarig Duka lokalen med en klar gräns mellan frågare och svarare. Lämna utrymme för fotografer att röra sig längst fram eller längst bak. Kallelse till presskonferensen skickas ut via e-post eller faxlista för medier. Om det är bråttom, be TT skicka servicemeddelande på telegramlinjerna Samordna presskonferensen/informationen med räddningstjänsten, polis, Region m fl. Sänd information för kännedom till övriga berörda myndigheter, organisationer som inte direkt medverkar vid presskonferensen Maila pressmeddelande till de som inte har kunnat komma. Samla de medverkande en stund innan för genomgång av upplägg och innehåll. Fördela rollerna, låt t ex polisen ta hand om namnpublicering vid skador eller dödsfall. Förbered genom att gå igenom vilka frågor som journalister redan har ställt per telefon, se logglista mediakontakter. Det ger en hint om vad som kan komma upp. Vaktmästaren noterar vilka journalister och fotografer som är närvarande. Begär gärna presslegitimation. Presskonferensen är till för arbetande journalister och fotografer. Ha kontroll på vilka som kommer. Inga opponenter från egen organisation längs väggarna. Om möjligt undvik att anhöriga deltar i presskonferenser efter olyckor. Begär eventuellt tolkhjälp för information på andra språk Under presskonferensen (pressansvarig) Presskonferensen har dubbla syften. Medierna får en samlad information vid ett och samma tillfälle och staben/isf stöd får arbeta ostört. Starta presskonferensen på utsatt tid och meddela när den skall vara avslutad Berätta om tiden är begränsad. Då vet media att man inte kan räkna med intervjuer efteråt. Presentera de medverkande Pressansvarig inleder med en kort redovisning med vad som hänt. Tala om människor före maskiner och material. I övrigt, strikt faktamässigt; var när hur, vem varför. Presentera fakta Spekulera inte. 19

Använd om möjligt audiovisuella hjälpmedel, alternativt kartor, skisser, foton för att förklara. Dela ut pressmeddelanden. Inbjud/avsätt tid till frågor. Svara på alla frågor, även om svaret är att det inte är möjligt att besvara och förklara då varför. Kom överens med medierna om eventuell ny presskonferens. Meddela ny tid för presskonferens Avsluta när frågorna tar slut. Lägg till det viktiga som ev. inte hittills blivit nämnt. Ge möjlighet för TV/Radio att göra separata intervjuer efter presskonferensen Håll nyckelpersoner och informatörer tillgängliga om frågor dyker upp under artikelskrivandet. Kom ihåg att samma person alltid skall stå för intervjuer för att samma budskap skall förmedlas till media. 20

Bilaga F 5 Åtgärdskalender för informationsinsatser i händelse av större samhällsstörning Olycka inträffar som är räddningstjänst: 1. Larm går till SOS Alarm AB som larmar MBR 2. MBR:s räddningsstyrkor rycker ut. Ansvaret för akut information till allmänheten ligger på räddningsledaren som via SOS Alarm tar kontakt med Sveriges Radio Västmanland (P4) 3. Räddningsledaren tar erforderliga kontakter inom MBR om informationsstöd behövs under akutskedet 4. Räddningsledaren eller räddningschef i beredskap larmar kommunstyrelsens ordförande, eller annan i grundbemanningen som avgör om krisinformationsgruppen och/eller övrig krisledningsorganisation skall sammankallas. samhällsstörning inträffar som inte är räddningstjänst 4. Förvaltningschef/VD/annan larmar kommunstyrelsens ordförande eller dennes ersättare som avgör om krisledningsorganisationen skall sammankallas. 5. Kommunstyrelsens ordförande eller dennes ersättare kontaktar kommunchefen eller någon i krisledningsgruppen. 6. Ledamöter i Krisledningsnämnden och Staben/ISF stöd larmas av kommunchefen eller SOS Alarm AB och samlas i kommunhuset. 7. Informationsansvarig samråder med krisledningsnämndens ordförande och MBR om informationsinsatsens omfattning. 8. Informationsansvarig sammankallar de informationsenheter som behövs. Upplysningscentralen lokaliseras till Gnien, kommunhuset. Analys och dokumentationsgruppen lokaliseras till Glåpen, kommunhuset. Presscenter placeras i Folkets Hus. 21

10. Informationsgruppen sammanställer via upplysningscentralen information till allmänheten, anställda samt till media via presscenter. Listor för distribution via mail, telefon, eller andra snabbkanaler ska Färdigställas och distribueras internt och externt. Allmänheten informeras lämpligen genom radio och meddelanden inleds med Surahammars kommun informerar. kontakta upplysningscentralen på tfn 0220-331 36. Övrigt att tänka på Informationen stäms alltid av med informationsansvarig innan utskick. I förekommande fall görs detta även med samverkande myndigheter. Krisledningsgruppens ordförande beslutar om inkallande av extern expertis/samverkande myndigheter. Vid behov kallar informationsansvarig efter samråd med stabschefen/koordinatorn in ytterligare bemanning till Informationsgruppen. Kommunens meddelanden skall alltid inledas med Surahammars kommun informerar. I första hand anlitas Radio Västmanland (P4) för extern information i form av myndighetsmeddelande av vikt för allmänheten (VMA). När Radio Västmanland inte är bemannad sänder Sveriges Radio (P3, P4 från Stockholm). I akutskeden går samtliga larm till radion via SOS Alarm AB. 22

Bilaga F:1 5.1 Checklista informationsansvarig Det åligger informationsansvarige att Lämna information till presscenter och mottaga information därifrån för kommunikation vidare till staben. Samordna extern information med andra ägare. Detta för att undvika olika versioner, att man uttalar sig om varandras områden och att man rent av krockar med presskonferenser och liknande. Fastställ vem/vilka inom infogruppen som svarar för fortsatt insamling av fakta kring händelseförloppet och vem som skall vara kontaktperson mot sakkunniga. Avdela någon för insamling av bakgrundsinformation/fakta att ha i bakhuvudet. o Liknande händelse o Statistik. Personalia o Instruktioner, Författningar o Tidningsklipp o Myndighetens säkerhets/kontrollrutiner. Har misstag begåtts? o Egna räddningsrutiner? o Åtgärder för at begränsa skadan? Formulera budskap för trovärdighet och enhetlighet. Betona att alla skall hålla fast vid budskapet för att undvika ryktesspridning. Klargör hur de fortsatta kontakterna mellan infogruppen och stab / ISF stöd skall ske. Via informationsansvarig/presscenter ha kontinuerlig kontakt med beredningsgruppen och övriga berörda chefer. Återför erfarenheter till personalen. Bedöm behovet av intern information o Vilka skall ha information? Behov av specifik information till någon grupp? o IT, Växel? o Vilken information skall ges? o När skall den ges? o Vem ansvarar? o Meddela all personal om hur krisen hanteras! o Digital samt analog Anslagstavla, andra kanaler! o Förbered frågor och svar (FAQ). 23

Bilaga F:2 5.2 Checklista pressansvarig Det åligger pressansvarige att Kontakta staben/isf stöd, informationsansvarig och andra berörda vid behov av presskonferens. Pressansvarig svarar för att pressmeddelanden till media upprättas, om inget annat överenskoms. Fastställ tidpunkt för kontakter med media håll fast vid dessa. Bedöm om VMA eller annat meddelande skall begäras och sändas till allmänheten. Bedöma om en presskonferens bör ordnas, i så fall när? Vilka skall medverka? Upprätta telefonnummer till media och delge dem till växel m fl. o Spekulera aldrig! o När skall media ha information? o Bör särskilda talesmän utses? o Hur skall information ges? o Koppla allt som sägs till åtgärder som vittnar om samhällsansvar som stöd för myndighetens trovärdighet. o Bör ett pressmeddelande skickas ut? o Vilka media skall ha information? o Bör ett eget pressrum ordnas? Utrustning? Avdela någon för att aktivt och kontinuerligt följa media som underlag för fortsatta bedömningar. För loggbok över mediekontakterna. Försök rätta ev. felaktigheter i media, annars lever de kvar. Notera journalisters namn, telefonnummer och uppdragsgivare i loggboken vid telefonkontakt. Tänk igenom innan media ringer vad du skall säga, vilket budskap du vill få fram. Om du lovat återkomma, ta kontakt vid utlovad tidpunkt. 24

Ta initiativet. Försök svara på frågorna du får och försök samtidigt få ut myndighetens budskap. Kontrollera att journalisten förstått vad du sagt. Om du är osäker i det avseendet, be att få uppläst citerade uttalanden. Var rak och ärlig Svara bara på frågor som rör myndighetens ansvarsområde. Om det är någon annan myndighet som är ansvarig, hänvisa till den. Försök inte skylla på någon. Om vi gjort ett misstag, erkänn det och förklara hur vi försöker rätta till det. Lova ingenting som sedan måste tas tillbaka. Var säker på de uppgifter du lämnar. 25

Bilaga F:3 5.3 Checklista informationsgruppen när krisen är över (informationsansvarig) Gör en utvärdering när krisen är över. Samla alla inblandade parter, gå igenom följande frågeställningar: o o o o Vad har hänt? Vilka åtgärder vidtogs? Vad blev resultatet? Rätt eller fel? Lärdomar/erfarenheter till nästa gång? Initiera åtgärder för att förhindra, motverka försvåra ett upprepande eller för att minimera skadorna vid ett upprepande av en händelse. Komplettera och ändra vid behov informationsgruppens organisation, dokumentation och checklistor. Innebär erfarenheterna av händelsen att behov av utbildning/övning föreligger? Gör ett ekonomiskt avslut. Återkalla tillfälligt utdelade instruktioner och förteckningar. Rapportera till staben/isf stöd, berörda enheter, myndigheter och organisationer. Informera vid behov anställda och anhöriga. Arkivera loggbok, dagbok och övriga anteckningar. Ev. debriefing Resultatet av utvärderingen skall ge underlag för fortsatt arbete med informationsplanen, utbildning och övningar. Dessutom är det bra med en utvärdering baserad på ett bra skriftligt material när räkningen skall betalas, både ekonomiskt och trovärdighetsmässigt. 26

Bilaga F:4 5.4 Checklista informationsgruppen Dagbok Se Händelse loggs blankett 27

Bilaga F:5 5.5 Checklista informationsgruppen Upplysningscentralen Dokumentation av telefonsamtal Se Ärende blankett 28