Christel Modin - p6cm01 E-post: christel.modin@vasteras.se Kopia till TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) 2013-11-28 Dnr: 2013/44-BaUN-043 Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämndens riktlinjer för investeringar Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner riktlinjer för investeringar Ärendebeskrivning Riktlinjer för investeringar behöver uppdateras och tydliggöras. Avsnitt med kursiverad stil är tillagda, i övrigt inget ändrat Skickad av: Christel Modin - p6cm01
nternati Riktlinje för investeringar Beslutad av Barn- och ungdomsnämnden 2013-01-29 Dnr: 2013/44-BaUN-043 Reviderad program policy handlingsplan riktlinje
program policy handlingsplan riktlinje uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad
Barn- och utbildningsnämndens riktlinjer för investeringar Barn- och ungdomsförvaltningen följer Västerås Stads investerings- och avskrivningsprinciper. Dessa kommer att finnas dokumenterade på Insidan som nu är under konstruktion. 1. Begrepp och definitioner Anläggningstillgångar Investeringar tillämpas för anläggningstillgångar. I den kommunala redovisningslagen (KRL 6:1) definieras anläggningstillgångar som en "tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav". För Barn- och ungdomsnämndens vidkommande är det endast fordon, maskiner och inventarier som kommer ifråga eftersom Barn- och ungdomsnämnden inte står som ägare för fastigheter. För att definiera en tillgång som anläggningstillgång finns ett krav på varaktighet. Normalt brukar kravet på varaktighet innebära att inventarier av mindre värde eller med kortare varaktighet än 3 år får kostnadsföras direkt, d.v.s. bokföras i driftbudgeten. - fordon, maskiner och inventarier med ett värde som överstiger ett helt basbelopp exklusive moms och med en varaktighet som är 3 år eller längre ska bokföras som investering. Värdering Huvudregeln vid värdering av anläggningstillgångar i bokföringen är att de vid förvärvstillfället tas upp till anskaffningsvärdet. I anskaffningsvärdet ska samtliga utgifter för förvärvet inräknas, t ex frakt och installation. Statsbidrag riktade för investering ska reducera anläggningstillgångars värden. Avskrivningarna beräknas sedan på tillgångens nettoanskaffningsvärde. Detta synsätt innebär att anskaffningsvärdet i vissa fall kan sättas till noll och att avskrivning inte blir aktuell. 2. Avskrivningsprinciper Av bokföringslagen framgår att "På en anläggningstillgång som fortlöpande minskar i värde på grund av ålder och nyttjande eller annan jämförlig orsak, skall årligen avskrivning ske med det belopp som svarar mot lämplig avskrivningsplan. Avskrivningstiden skall anpassas till tillgångens ekonomiska längd." När avskrivningstiden ska bestämmas följer Västerås Stad Sveriges kommuner och landstings rekommendationer. Nominell metod Inom Västerås Stad tillämpas nominell metod som innebär en linjär avskrivning, d v s samma avskrivningsbelopp varje år under avskrivningstiden och där den interna räntan betalas på kvarstående bokfört värde. Kapitaltjänstkostnaden (ränta + amortering) minskar därigenom för varje år. Räntesatsen (internräntan) fastställs 3
för varje år. Avskrivning ska påbörjas när anläggningstillgången tas i bruk. Annuitetsmetoden Metoden innebär att summan av ränta och amortering hålls konstant under avskrivningstiden. Detta medför att amorteringsbeloppet blir högre under slutet av avskrivningstiden. Metoden används för kalkylmässig beräkning av kapitaltjänstkostnader när en investering planeras och för beräkning av tilläggshyra vid ombyggnationer. 3. Anläggningsregister Varje område ansvarar för att samtliga investeringar finns förtecknade i anläggningsregistret. I anläggningsregistret specificeras tidpunkt för inköp, investeringsbelopp, ekonomisk livslängd, vad investeringen avser samt en beskrivning som gör det möjligt att härleda investeringen lokalmässigt, t.ex. namnet på skolan, förskola etc. Utöver anläggningsregistret ska varje resultatenhet förteckna och märka stöldbegärlig egendom. I förteckningen är det viktigt att man kan identifiera inventarien lokalmässigt och genom serienummer. Inköpspris och anskaffningsdatum bör också framgå. Att stöldbegärlig utrustning är stöldmärkt är en förutsättning för att få ersättning ur försäkringsfonden. 4. Investeringar i lokaler Hyreshöjande åtgärder Åtgärder som avser normalt fastighetsunderhåll, i syfte att bevara fastighetens funktion och värde, bekostas av fastighetskontoret inom ramen för befintlig hyresnivå. I vissa fall har hyresgästen i sitt hyresavtal tagit på sig att själv bekosta vissa typer av underhållsåtgärder. Detta framgår då av hyresavtalet. Övriga investeringar i lokaler (nybyggnad, ombyggnad, anpassning) betalas av hyresgästen genom hyran för aktuellt objekt. Detta medför att fastighetsnämnden (eller annan fastighetsägare) beslutar om investeringen efter att beställaren (i det här fallet Barn- och ungdomsnämnden) beslutat att godkänna den hyra som investeringen medför. Tilläggshyra till följd av ombyggnation beräknas enligt annuitetsmetoden med 20 års avskrivning. Tilläggshyran ligger fast och kopplas således inte till index. Fastighetsägaren ska således presentera en hyresoffert där årskostnaden av investeringen framgår. För att kunna godkänna hyresofferten måste resultatansvarig inom Barn- och utbildningsförvaltningen göra en samlad bedömning av årskostnaden och hur den ska finansieras. Större lokalförändringar är ett långsiktigt ekonomiskt åtagande både för fastighetsägaren och hyresgästen. Nya eller utökade hyresåtaganden av större betydelse, d v s om kontraktstiden överstiger 3 år eller där hyreskostnaden är av betydande storlek i förhållande till avtalstecknarens omslutning, ska därför underställas Barn- och ungdomsnämnden före godkännande av hyresoffert. 4
Lokalinvesteringar med direktavskrivning Direktavskrivning tillämpas om kostnaden för åtgärden ej överstiger ett basbelopp exklusive moms. Åtgärder till högre belopp finansieras av fastighetsägaren och betalas genom hyrestillägg. (Beloppsgräns för investeringar i lokaler har satts till högre värde jmf övriga investeringar för att begränsa administrationen med hyrestillägg.) 5. Beslut om investeringar För beslut om investeringar ska det finnas ett beslutsunderlag som beskriver omfattning, ändamål, driftkostnadskonsekvenser samt finansiering. Vid beräkning av driftkostnadskonsekvenser skall driftkostnaden för den totala investeringsvolymen för enheten/området beaktas. Vid större upphandlingar ska inköpare konsulteras. Kom ihåg att vi kan pressa priset vid upphandling även om vi handlar av ramavtalsleverantörer. Exempel på specifikation vid en modernisering av en skola är att skapa en tabell utifrån funktioner enligt nedan. Lokal Antal Inventarie Antal Kostnad Avskr.tid Bibliotek 1 Möbler, hyllor - xxxxx Basrum 1 1 Möbler xxxxx Basrum 2 8 Möbler - Personalrum 2 Möbler SUMMA xxxxx Blankett för investeringsbeslut samt lathund kommer att finnas på Insidan som är under konstruktion. Beslutsordning Delegat Inventarier Inom områdets investeringsram vid investeringsbelopp upp till 500 000 kr exklusive moms. Utanför områdets investeringsram och investeringsbelopp upp till 1 Mkr exklusive moms. Investeringar som överstiger 1 Mkr kr exklusive moms. Verksamhetschef Direktör Barn- och ungdomsnämnden alternativt Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Utökade hyresåtaganden till följd av ombyggnad/utbyggnad: Hyra/Hyresökning upp till 50 000 kr per år. Verksamhetschef 5
Hyra/Hyresökning upp till 150 000 kr per år. Direktör Hyra/Hyresökning som överstiger 150 000 kr per år. Barn- och ungdomsnämnden alternativt Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 1. Överenskommelsen om kostnad för att ta fram lokalprogram och kalkyl 0 innebär att Barn- och utbildningsförvaltningen åtar sig att betala kostnaden för detta framtagande. Om processen avbryts efter att lokalprogram och kalkyl 0 är färdigställd så fakturerar Fastighetskontoret Barn- och utbildningsförvaltningen med kostnaden och attesten hanteras via Delegationsordning och Riktlinje för attest. Om processen fortskrider och utmynnar i ett faktiskt hyresåtagande läggs kostnaden in i hyran. Dokumentets benämning är Överenskommelse om kostnad för lokalprogram 2. I det fall processen fortskrider så lämnas kalkyl 0 och lokalprogram till förvaltare och en projekteringskostnad beräknas. Om processen avbryts efter att projekteringen är gjord så fakturerar Fastighetskontoret Barn- och utbildningsförvaltningen med hela kostnaden som är nedlagd i projektet alltså inklusive punkt 1och attesten hanteras via delegationsordning och Riktlinje för attest. Om processen fortskrider och utmynnar i ett faktiskt hyresåtagande läggs kostnaden in i hyresökningen. Dokumentets benämning är Överenskommelse om projekteringskostnad 3. I projekteringsfasen tas en kalkyl 1 fram, och här kan ett faktiskt hyresåtagande inträda där ett beslut erfordras om projektet ska genomföras. Beslutsordningen är enligt Riktlinje för investeringar och dess beloppsgränser. Om projektet avbryts så är åtagandet att betala för punkt 1-2.. Om processen fortskrider och utmynnar i ett faktiskt hyresåtagande läggs kostnaden in i hyran. Dokumentets benämning är Dokumentets benämning är Hyresoffert 4. Utmynnar processen i ett faktiskt hyresavtal/tilläggsavtal så är beslut redan taget i punkt 3, under förutsättning att kalkyl 1 stämmer. Vid avvikelse från kalkyl 1 så måste nytt beslut tas om avvikelsen, enligt beloppsgräns i Riktlinje för investeringar. Dokumentets benämning är Hyresavtal Leasing Beslutsunderlag och beslutsordning för investeringar tillämpas även för leasing. Beloppsgränsen beräknas utifrån inköpsvärde för aktuellt objekt. Vad gäller leasing ska Riktlinjer gällande leasing för Västerås Stad och dess bolag gälla. Västerås stads avtal för leasing ska användas vid leasing. 6
XXXX 721 87 Västerås Telefon 021-39 00 00 www.vasteras.se