PROTOKOLL Sida 1 Plats och tid Oskarshamnssalen, klockan 09:30-14:15, ajourneringar klockan 10:10-10:15, 11:10-11:15 och 11:30-13:20 Beslutande Laila Naraghi (S), ordförande Anders Stenberg (M) 1:e vice ordförande Marita Reinholdsson (V) 2:e vice ordförande Leine Johansson (S) ej 45 Marianne Erlandsson (S) ersätter Leine Johansson 45 Anton Holmgren (S) ej 52 Marianne Erlandsson (S) ersätter Anton Holmgren 52 Patrik Wahlström (S) Tobias Eriksson (S) Yusuf Sheekh (S) ersätter Thina Andersson (S) Gudrun Gustafsson (M) Kenneth Harrstedt (M) ersätter Lucas Lodge (M) Cenneth Holmberg (V) ersätter Monica Johansson (V) Evy Jonsson (C) ersätter Lisa Mörndal (FP) 43-55, 57-61:5 Evy Jonsson (C) ersätter Per Tingström (KD) 56, 61:6, 61:7, 61:8, 62-63 Johan Teiffel (M) ersätter Lisa Mörndal 56, 61:6, 61:7, 61:8, 62-63 Per Tingström (KD) 43-55, 57-61:5 Icke tjänstgörande ersättare Marianne Erlandsson (S) 43-44, 46-51, 53-63, Arne Nilsson (S), Johan Teiffel (M), 43-44, 46-55, 57-61:5 Övriga deltagare Bildningschef Matz Ingvarsson, fritidschef Daniel Stenberg 44, kulturchef Michael Tsiparis 45, förvaltningsekonom Kristoffer Lundgren 48-49, Oscars områdeschef Ann-Marie Lotsengård 61:1, tillträdande rektor för sektor C, Rickard Berkeby 61:1, Döderhults områdeschef Lotta Lindgren 50, ungdomssamordnare Martina Berggren 52, fältsekreterare Lars-Erik Karlsson 61:8, fältsekreterare Roger Karlsson 61:8, familjebehandlare Anne-Lie Sjöberg, 61:8, personalrepresentant TCO Lotta Kodelja samt utredare Åke Ström Paragrafer 43-63 Justeringens plats och tid Stadshuset 2014-05-13 klockan 11:00 Underskrifter Laila Naraghi (S) Ordförande Anders Stenberg (M) Justerare Åke Ström Sekreterare Anslag Det justerade protokollet offentliggörs genom detta anslag. Beslutsinstans: : Anslaget sätts upp: 2014-05-14 Anslaget tas ned: 2014-06-05 Förvaringsplats för protokollet: Bildningskontoret Underskrift Åke Ström
PROTOKOLL Sida 2 Innehållsförteckning Sida 43 Välkomsthälsning 3 44 Kriterier för ungdomsrådets aktivitetspengar 4 45 Avtal med folkrörelsearkivet 6 46 Yttrande över kommunens revisorers förstudie av skolbibliotek i Oskarshamns kommun 47 Yttrande över kommunens revisorers förstudie av informations- och kommunikationsteknik i skolan 7 8 48 Budgetuppföljning mars 2014 12 49 Internkontrollplan 2014 - revidering och komplettering 14 50 Svar på skrivelse från nya Moderaterna till bildningschefen angående PISArapporten 17 51 Yttrande över motion nr 9/14 - Behov av fler öppna förskolor 18 52 Yttrande över förfrågan från Kumulus om medverkan i projektet "Skaka om" 21 53 Visionen om Ett Gott Liv - Sammanfattning 23 54 Uppdrag angående ett rent Oskarshamn - I love Oskarshamn 24 55 Översyn av dokumenthanteringsplanen - Skolhälsovården 25 56 Utdelning av 2013 års fondmedel 27 57 Val av ny ledamot och ny ordförande i bildningsnämndens arbetsutskott 29 58 Val av adjungerad ledamot i styrelsen Stiftelsen Anérska fonden 30 59 Val av bildningsnämndens representant till regional styrgrupp för Teknikcollege Östra Småland 31 60 Val av firmatecknare 32 61 Informationsärenden 33 62 Anmälningsärenden 35 63 Delegerade ärenden 36
PROTOKOLL Sida 3 43 Dnr BN 2014/000285-1 Välkomsthälsning 1:e vice ordföranden Anders Stenberg (M) hälsar bildningsnämndens nya ordförande Laila Naraghi (S) välkommen. Laila Naraghi presenterar sig.
PROTOKOLL Sida 4 44 Dnr BN 2014/000095-5 Kriterier för ungdomsrådets aktivitetspengar s beslut 1. fastställer kriterierna för ungdomsrådets aktivitetspengar enligt ungdomsrådets och förvaltningens förslag. 2. förklarar förvaltningens uppdrag fullgjort. Ärendet beslutade vid sitt sammanträde 2013-11-06, 85, att ge ungdomsrådet i uppdrag att diskutera och ta fram förslag till kriterier för de aktivitetspengar som avsätts för unga att söka. Beloppet är för närvarande 40 000 kr per år. Ungdomsrådet har diskuterat ovanstående vid sitt möte 2014-03-26 och beslutade att lämna följande förslag till kriterier. Syftet ska vara att ordna arrangemang eller aktiviteter för unga i Oskarshamns kommun. Ansökan kan göras av ungdomar mellan 13-25 år bosatta i Oskarshamns kommun. Arrangemanget eller aktiviteten ska vara drogfri. Ansökan ska göras på förtryckt blankett och kan skickas in löpande under året. Ansökan behandlas på ungdomsrådets nästkommande ordinarie möte. För personer under 18 år måste någon över 18 år vara medarrangör. Till ansökan ska bifogas en planerad budget för arrangemanget/aktiviteten. Utöver ovanstående föreslår förvaltningen att en utvärdering ska lämnas till ungdomsrådet. efter genomfört arrangemang/aktivitet. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet föreslår att bildningsnämnden fastställer kriterierna för ungdomsrådets aktivitetspengar enligt ungdomsrådets och förvaltningens förslag samt förklarar förvaltningens uppdrag fullgjort. Yrkande Leine Johansson (S) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag. Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Tjänsteutlåtande 2014-04-14 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 54 Protokoll från ungdomsrådets sammanträde 2014-03-26
PROTOKOLL Sida 5 44 fortsättning Skickas till För kännedom: Ungdomsrådet Fritidschefen Kommunstyrelsen
PROTOKOLL Sida 6 45 Dnr BN 2014/000263-1 Samarbetsavtal med Folkrörelsearkivet för mellersta Kalmar län s beslut godkänner föreliggande förslag till samarbetsavtal med Folkrörelsearkivet för mellersta Kalmar län om extra föreningsbidrag gällande digitaliseringskostnader. Jäv Leine Johansson (S) och Johan Teiffel (M) anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av ärendet. Ärendet Kommunfullmäktige beslutade 2013-11-25, 168, att ge bildningsnämnden i uppdrag att teckna samarbetsavtal med Folkrörelsearkivet för mellersta Kalmar län gällande bidrag med 30 000 kronor till digitalisering av folkrörelsearkivet. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet föreslår att bildningsnämnden godkänner samarbetsavtalet om extra föreningsbidrag till föreningen Folkrörelsearkivet för digitaliseringskostnader med tillägget att det i avtalet ska förtydligas att bidragsutbetalning sker efter att kostnader för digitalisering redovisats. Bildningsförvaltningen har förtydligat avtalsförslaget i enlighet med arbetsutskottets beslut. Yrkande Patrik Wahlström (S), Per Tingström (KD), Marita Reinholdsson (V) och Anders Stenberg (M) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag. Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Tjänsteutlåtande 2014-04-14 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 49 Samarbetsavtal extra föreningsbidrag gällande digitaliseringskostnader med Folkrörelsearkivet för mellersta Kalmar län. Skickas till För åtgärd: Kulturchefen
PROTOKOLL Sida 7 46 Dnr BN 2014/000210-2 Yttrande över kommunens revisorers förstudie av skolbibliotek i Oskarshamns kommun s beslut godkänner förvaltningens förslag till yttrande med anledning av förstudie av skolbibliotek i Oskarshamns kommun och överlämnar yttrandet till kommunrevisionen. Ärendet PwC, PricewaterhouseCoopers, har på uppdrag av revisorerna i Oskarshamns kommun gjort en förstudie av skolbiblioteksverksamheten i kommunen. Förstudien genomfördes i form av intervjuer med bildningschefen och kulturchefen. Revisorerna har även tagit del av styrdokumenten för skolbiblioteksverksamheten. Revisorerna bedömer att det för närvarande inte är aktuellt att genomföra en fördjupad granskning av området. Bildningsförvaltningens synpunkter Av förstudiens slutsatser och rekommendationer framgår att fördelningen av skolbibliotekskostnaderna bör tydliggöras för att underlätta uppföljningen. Förvaltningen har i mars 2014 tillsatt en arbetsgrupp som kommer att se över resursfördelningen. I den översynen ingår finansiering av skolbiblioteken. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet föreslår att bildningsnämnden godkänner förvaltningens förslag till yttrande med anledning av förstudie av skolbibliotek i Oskarshamns kommun och överlämnar yttrandet till kommunrevisionen. Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Tjänsteutlåtande 2014-04-25 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 52 Förstudie februari 2014 av skolbibliotek i Oskarshamns kommun Skickas till För kännedom: Revisorerna Kommunstyrelsen För åtgärd: Kulturchefen
PROTOKOLL Sida 8 47 Dnr BN 2014/000209-2 Yttrande över kommunens revisorers förstudie av informations- och kommunikationsteknik i skolan s beslut 1. godkänner förvaltningens förslag till yttrande över förstudie av informationsoch kommunikationsteknik i skolan med tillägget att nämnden kommer att följa upp genomförandeprocessen med tillhörande tidplan i enlighet med vad som framgår av Strategidokumentet för skolutveckling med hjälp av digitala verktyg. 2. överlämnar yttrandet till kommunrevisionen. Ärendet PwC, PricewaterhouseCoopers, har på uppdrag av revisorerna i Oskarshamns kommun gjort en förstudie av informations- och kommunikationsteknik i skolan. Förstudien omfattar grundskolan och gymnasieskolan och genomfördes i form av intervjuer med bildningschefen, IT-chefen och utvecklingsledaren för IKT-satsningen. Revisorerna har även tagit del av förvaltningens och ITavdelningens budgetberäkning samt planen för genomförandet. Bildningsförvaltningens synpunkter I PWC:s förstudie Informations- och kommunikationsteknik i skolan konstaterar revisorerna, med hänvisning till Skolverkets nationella rapport IT-användning och IT-kompetens 2012, att tillgången till datorer förbättrats. Revisorerna konstaterar dock att användningen är låg och att det behövs kompetensutveckling för att den nya tekniken ska bli ett naturligt inslag i alla undervisningsämnen. Oskarshamns kommuns elever har inte tillgång till modern teknik i samma utsträckning som genomsnittskommunen i Sverige där var fjärde elev i årskurs 4 och varannan elev i årskurs 8 har tillgång till en dator (Grönlund 2014). Vidare är tekniktillgången i kommunens skolor mycket ojämnt fördelad. I Oskarshamns kommun ska 4 336 personer i grundskolan och gymnasieskolan (lärare och elever) dela på 780 datorer. På en av de största grundskolorna i Oskarshamns kommun finns i dag endast 30 fungerande datorer som 305 elever ska dela på i alla ämnen där styrdokumenten ställer krav på användning av ny teknik. Tillgången till teknik är en framgångsfaktor i sig eftersom bristen på teknik gör att verksamheterna har svårt att släppa teknikfokuset. Konsekvensen blir att den pedagogiska utvecklingen hamnar i skymundan. Revisorerna pekar vidare på vikten av att nämnden och förvaltningen har ett helhetsgrepp om den tekniska utvecklingen för att styra och leda den mot högre måluppfyllelse. Med dokumentet Strategi för skolutveckling med hjälp av digitala verktyg har bildningsnämnden pekat ut en gemensam målsättning och riktning för utvecklingsarbetet med stöd av digitala verktyg. Strategin vilar i sin tur på målen i skollag och läroplaner samt faller väl in i kommunens målsättning om att vara en tillväxtkommun med hög livskvalitet. Genom att skapa en tydlig och väl känd organisation för utvecklingsarbetet bedömer bildningsnämnden att det finns goda förutsättningar att leda den fortsatta utvecklingen. En projektmodell för arbetet har antagits. Modellen består av ett antal dokumentmallar i vilka arbetets olika faser ska följas och dokumenteras.
PROTOKOLL Sida 9 47 fortsättning En styrgrupp, bestående av bildningschef, IT-chef, IT-tekniker, utvecklingsledare och rektorer har inlett arbetet med att forma en processplan. Syftet med processplanen är att samla de processer som ska drivas inom ramen för utvecklingsarbetet som fått namnet USE IT, IKT 2.0, att utforma en processorganisation, roller och bemanning, resursplanering och riskanalys. Innehållet i processplanen utgår från den antagna strategin för skolutveckling med hjälp av digitala verktyg. Ett förslag till processplan är för närvarande på remiss hos samtliga skolledare. I förstudien skriver revisorerna att nämnden och förvaltningen står inför en utmaning i att fånga upp den utveckling som redan påbörjats på olika sätt i skolorna. bedömer att det finns goda förutsättningar att fånga upp och dra nytta av det utvecklingsarbete som skett hittills. Förutom att den organisation som beskrivits ovan kommer att leda till ett större helhetsgrepp, deltar rektorer för närvarande i en workshopserie som fokuserar på utvecklingsarbete med stöd av digitala verktyg. Vid workshops delar rektorerna forskning, goda idéer, framgångsrika arbetssätt och dilemman tillsammans med förvaltningens utvecklingsledare. Arbetet sker utifrån den antagna strategin. För att satsningen ska lyckas och leda till ökat lärande för eleverna är det av avgörande betydelse att de nya arbetssätten som tekniken möjliggör kommer eleverna till gagn. Det utvecklingsforum som planeras kommer vara ett nav i det operativa utvecklingsarbetet. Enligt förslaget i processplanen kommer skolorna att utse IKT-ansvariga (spjutspetsar inom området), som med jämna mellanrum träffas tillsammans med utvecklingsledarna och delar erfarenheter, tipsar om framgångsrika arbetssätt, diskuterar dilemman och lyfter färsk forskning. Detta blir ett sätt för Oskarshamns kommun att lyfta och ta tillvara nya innovationer. Det blir därefter respektive rektors uppdrag att med stöd av förvaltningen, ge dessa spjutspetsar rätt förutsättningar att möta sina medarbetare och omvandla innovationer till ordinarie verksamhet. Vidare skriver revisorerna att budgeten för utvecklingsinsatserna inte innehåller några beräkningar på eventuella besparingar som kan göras med förändrade arbetssätt och tekniken samt att framtida kalkyler rekommenderas ta hänsyn till dessa delar. Anledningen till detta är svårigheten i att göra tillräckligt tillförlitliga beräkningar för hur mycket verksamheten kan spara på att införa en ny undervisningsmetod eller ett nytt arbetssätt. Om budgetansvaret för en fullskalig IKT-satsning läggs på respektive rektor, visar forskning och beprövad erfarenhet att rektor ställs inför två möjligheter; antingen minska på mängden lokaler eller på andelen lärare. Ska rektor bekosta satsningen genom att spara in på lokaler, behöver dubbelt så många elever placeras i varje klassrum (Grönlund 2014). Att spara in på antalet lärare, till förmån för teknikinförande, är att gå emot all forskning som finns på området, då den nya tekniken kräver än mer kompetenta pedagoger än utan tekniken. I digitaliseringskommissionens delbetänkande Den ljusnande framtid kan bli vår, hänvisas till en OECD-studie kallad The new millennium learners (2010) som beskriver den produktivitetsparadox som forskarna upptäckte i samband med införandet av IT i industrisektorn på 1980 och 1990-talen. Där såg forskarna först inga produktivitetsvinster. Paradoxen förklarades till stor del av att det tog tid för investeringarna att slå igenom i alla led. Det fanns fördröjande faktorer i kunskaper i hur arbetet strukturerades och organiserades. Ekonomerna antog dock att vinsterna skulle komma men på andra sätt än man först räknat med. Så har också skett. På motsvarande sätt anser OECD att man kan tala om en produktivitetsparadox för utbildningssektorn då tydliga effekter uteblir om man ser till mätningar av traditionella kunskaper. Utifrån detta resonemang är det av största vikt att fortsättningsvis tillvarata verksamheternas innovationer, inte minst ur ett ekonomiskt perspektiv. Under våren 2014 kommer kommundirektör, ekonomichef, IT-chef och bildningschef att ha regelbundna avstämningsmöten för att komplettera nuvarande underlag med en utförligare effektiviseringsanalys.
PROTOKOLL Sida 10 47 fortsättning Analysen ska ge svar på vad skolorna i Oskarshamns kommun kan spara på att ha effektiva ITstödda rutiner som grundval genom konkurrenssättning, mer genomtänkta och pedagogiskt anpassade teknikval samt effektiv teknikanvändning. Grönlund (2014) skriver att det finns anledning att fundera över strukturerna i den kommunala finansieringen och hur dessa skulle kunna förändras så att kostnader för teknik inte äter upp personalkostnader i de fall där tekniken inte kan ta över personalens arbetsuppgifter. I förstudien rekommenderar revisorerna bildningsnämnden att förankra strategin för skolutveckling med hjälp av digitala verktyg ytterligare hos kommunstyrelsen och övriga nämnder. Under våren deltog bildningsförvaltningens chef, utvecklingsledare och ekonom vid kommunfullmäktige för att informera om arbetet utifrån strategin. Enligt den antagna strategin är det bildningschefen som, utifrån enheternas behovsinventeringar och projektplaner, avgör i vilken ordning satsningen ska genomföras. Detta förutsätter dock att nämnden tillförs ytterligare investerings- och driftsmedel. Hur satsningen ska finansieras avgörs under höstens ordinarie budgetarbete. Om det ekonomiska ansvaret läggs direkt på rektor, genom att han/hon ska prioritera inom sin befintliga budgetram, beslutar rektor i enlighet med egna prioriteringar. Risken ökar då för att arbetet med IKT även i fortsättningen blir mycket olika på skolorna. har angett ramarna för arbetet med IKT-satsningen. Förvaltningens uppgift blir nu att planera för hur arbetet ska genomföras och målen nås. Genom det systematiska kvalitetsarbetet kommer bildningsnämnden att få en samlad bild av det utvecklingsarbete som sker utifrån strategin för skolutveckling med hjälp av digitala verktyg. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet föreslår följande: 1. godkänner förvaltningens förslag till yttrande över förstudie av informationsoch kommunikationsteknik i skolan med tillägget att nämnden kommer att följa upp genomförandeprocessen med tillhörande tidplan i enlighet med vad som framgår av Strategidokumentet för skolutveckling med hjälp av digitala verktyg. 2. överlämnar yttrandet till kommunrevisionen. Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Tjänsteutlåtande 2014-04-16 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 53 Förstudie 2014-03-24 av informations- och kommunikationsteknik i skolan
PROTOKOLL Sida 11 47 fortsättning Skickas till För kännedom: Revisorerna Kommunstyrelsen Kommunfullmäktiges presidium Budgetberedningen Utvecklingsledaren grundskolan För åtgärd: Bildningschefen
PROTOKOLL Sida 12 48 Dnr BN 2014/000266-1 Budgetuppföljning mars 2014 s beslut godkänner budgetuppföljningen per mars 2014 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet Förvaltningsekonomen presenterar budgetuppföljning 2014 per mars 2014, vilken består av bilagorna driftuppföljning 2014 per ansvar, driftuppföljning 2014 per verksamhet och investeringsuppföljning 2014. redovisar per mars 2014 ett överskott om 2,4 mkr inklusive kapitalkostnader. Kapitalkostnaderna utgör ett överskott om 0,3 mkr. s resultat exklusive kapitalkostnader blir därmed 2,0 mkr. Kommunfullmäktige har ännu inte beslutat om bildningsnämnden får ta med sig överskottet för 2013 om 4,1 mkr, varför detta inte ingår i resultatet. Gymnasieskolan inklusive gymnasiesärskolan visar ett överskott för perioden med 1,2 mkr. Det härleds till stor del av högre elevsiffror för vårterminen jämfört med budget. Förskoleverksamheten visar ett underskott om 0,9 mkr på grund av högre personalkostnader för perioden. Resterande verksamheter visar mindre över- och underskott sett till omsättningen. Kulturverksamhetens överskott om 0,6 mkr för perioden härleds till att föreningsbidragen ännu inte utbetalats och att barnkulturverksamheten inte startat för året. Bildningsförvaltningen prognostiserar ett nollresultat för nämnden helåret 2014. Budgeten för elevpengen, som finns på central förvaltning, försvagades under budgetarbetet hösten 2013, då prognosen för elevvolymerna visade en ökning. Detta bekräftas efter de tre första månadernas elevavstämningar under 2014. Det är därför viktigt att bildningsnämnden får med sig överskottet från 2013 för att täcka kostnaden för den ökade elevvolymen. Gymnasiet prognostiseras tappa 60 elever under höstterminen, vilket genererar ett underskott på helårsbasis om 0,3 mkr. Dessa 0,3 mkr kommer täckas av minskad bemanning med 1-2 tjänster under hösten. Investeringsbudgeten 2014 uppgår till 8,0 mkr. I beloppet ingår investeringsöverföring från 2013 om 1,4 mkr, vilket innebär 2,0 mkr för perioden. Investeringarna för perioden uppgår till 0,1 mkr vilket innebär en avvikelse mot budget om 1,9 mkr. Hela investeringsbudgeten prognostiseras att användas under året. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet föreslår att bildningsnämnden godkänner budgetuppföljningen per mars 2014 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Förvaltningsekonom Kristoffer Lundgren föredrar ärendet. Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta.
PROTOKOLL Sida 13 48 fortsättning Tjänsteutlåtande 2014-04-28 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 55 Driftuppföljning mars 2014 per ansvar Driftuppföljning mars 2014 per verksamhet Investeringsuppföljning 2014 Skickas till För kännedom: Ekonomiavdelningen
PROTOKOLL Sida 14 49 Dnr BN 2014/000120-5 Internkontrollplan 2014 - revidering och komplettering s beslut 1. fastställer internkontrollplanen för 2014 i sin helhet med ändringen att Tillbud och olycksfall flyttas till granskningsområdet Verksamhet och ska avse barn, elever och brukare. 2. förklarar bildningschefens uppdrag gällande att införa en kontrollpunkt för kultur- och fritidsområdena fullgjort. Ärendet Bakgrund beslutade vid sitt sammanträde 2014-03-19, 18, att ge bildningschefen i uppdrag att till bildningsnämndens sammanträde i internkontrollplanen införa en kontrollpunkt för kultur- och fritidsområdena. beslutade även vad avser området Personal, granskningsområde Rekrytering av personal, att metoden ändras och formuleras enligt följande: Kontrollera att rekryteringsprocessen följts vid rekrytering av 3 chefer och slumpvis utvalda 12 personal från nämndens verksamhetsområden. fastställde i övriga delar intern-kontrollplanen för 2014. Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 2014-03-18, 55, att kontanthantering ska vara ett nytt granskningsområde för samtliga nämnder 2014 samt att avtalstrohet ska vara kvar som kontrollpunkt 2014. Kommunstyrelsen beslutade även att de kontrollpunkter där brister noterats 2013 ska vara kvar i nämnders och styrelsers internkontrollplaner för 2014. Reviderad och kompletterad plan Förvaltningen har reviderat och kompletterat internkontrollplanen i enlighet med bildningsnämndens och kommunstyrelsens beslut. Syfte Den interna kontrollen är en viktig del av kommunens styrsystem och består av en mängd olika samverkande aktiviteter. Syftet med intern kontroll är att med en rimlig grad av säkerhet kunna säkerställa en: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet (uppdrag, mål, effektivitet, rättvisande räkenskaper och en god ekonomisk hushållning) tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten (säkerställa att den ekonomiska och verksamhetsmässiga rapporteringen är tillräcklig) efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer m.m. (externa och interna lagar, regler och föreskrifter, ingångna avtal, verkställande av beslut) Ansvar Enligt 6 kap 7 kommunallagen ska nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
PROTOKOLL Sida 15 49 fortsättning Väsentlighet och riskbedömning Valet av granskningsobjekt ska motiveras utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. I alla organisationer finns en risk att oönskade situationer ska inträffa och om så skulle ske påverkas verksamhetens möjligheter att uppnå sina mål. Intern kontroll handlar därför mycket om att kartlägga och analysera risker samt vidta åtgärder för att minimera dessa. En metod för att identifiera risker är väsentlighets- och riskbedömning. En sådan bedömning ska tydliggöra vilka hot som finns, hur sannolikt det är att hotet kan komma att inträffa och hur stor påverkan detta får på verksamheten. Granskning av den interna kontrollen Bildningsförvaltningens internkontrollplan med rapporteringsrutiner är framtagen för att säkerställa att den interna kontrollen fungerar såsom avsett i förvaltningen. Granskningen har indelats i områdena verksamhet ekonomi personal avtal Processer/rutiner har valts utifrån en bedömning av väsentlighet och risk. Granskningsområden 2014 Verksamhet Följande processer/rutiner ska granskas inom området verksamhet: Granskning kommer att ske av det systematiska kvalitetsarbetet för att säkerställa att det bedrivs på alla nivåer i enlighet med de riktlinjer som bildningsnämnden har beslutat Granskning kommer att ske av att kvalitetsarbete införts inom kultur- och fritidskontorens verksamheter Ekonomi Följande processer/rutiner ska granskas inom området ekonomi: Uppföljning av resultat och investeringar Kvalitet i redovisningen Betalningsmoral Kontanthantering Säkerställande attesträtt Personal Följande processer/rutiner ska granskas inom området personal: Rutin vid rekrytering av personal Olyckor och tillbud Avtal Följande processer/rutiner ska granskas inom området avtal: Rutin för uppföljning av avtal samt avtalstrohet Kontrollpunkter, kontrollansvar, tidpunkt och avrapportering framgår av bifogad internkontrollplan. Uppföljning och utvärdering av internkontrollplan 2013 Nämnden gav 2013-12-11, 97, förvaltningen i uppdrag att vid nämndens sammanträde 2014-03-19 lämna en återrapportering till nämnden av vidtagna åtgärder med anledning av de brister som framkommit vid internkontrollen 2013. De kontrollpunkter som innehöll brister var betalningsmoral, kvalitet i redovisningen, avtalstrohet och rutin vid rekrytering av personal. Dessa har nu följts upp och förbättringar har skett.
PROTOKOLL Sida 16 49 fortsättning Återrapporteringen av kontrollpunkten kvalitet i redovisningen visade brister gällande konteringen av kostinköp. Uppföljningen av kontrollpunkten efter bildningsnämndens decembersammanträde visar att en större andel fakturor var rätt konterade jämfört med föregående mättidpunkt. Återrapporteringen av kontrollpunkten betalningsmoral visade brister gällande för sent betalda fakturor. Uppföljningen av kontrollpunkten efter bildningsnämndens decembersammanträde visar nu att samtliga fakturor har attesterats innan förfallodagen. Kontrollpunkten rutin vid rekrytering av personal visar att det i vissa fall saknas en kravprofil samt brister i hur rekryteringsrutinen följs. Ett förvaltningsövergripande arbete har inletts för att åtgärda denna brist. Arbetet sker i samarbete med kommunkontorets personalavdelning. Kontrollpunkten avtalstrohet fokuserar på hur vi följer avtalen gällande inköp av läromedel. Återrapporteringen av kontrollpunkten visade en avtalstrohet om 84 %. Ett arbete pågår med att se över avtalstroheten. Internkontrollen 2014 kommer att redovisas i december till bildningsnämnden, kommunstyrelsen och kommunens revisorer. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet föreslår följande: 1. fastställer internkontrollplanen för 2014 i sin helhet med ändringen att Tillbud och olycksfall flyttas till granskningsområdet Verksamhet och ska avse barn, elever och brukare. 2. förklarar bildningschefens uppdrag gällande att införa en kontrollpunkt för kultur- och fritidsområdena fullgjort. Förvaltningsekonom Kristoffer Lundgren föredrar ärendet. Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Tjänsteutlåtande 2014-04-25 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 56 Internkontrollplan 2014 Skickas till För åtgärd: Ekonomiavdelningen Bildningschefen Områdescheferna Förvaltningsekonomen Utvecklingsledarna HR-specialisten Ekonomisekreteraren
PROTOKOLL Sida 17 50 Dnr BN 2014/000188-2 Svar på skrivelse från nya Moderaterna till bildningschefen angående PISA-rapporten s beslut besvarar skrivelsen med hänvisning till förvaltningens tjänsteutlåtande. Ärendet Nya moderaterna vill med Pisarapporten som underlag ge bildningsförvaltningen i uppdrag att komma med förslag på åtgärder som förvaltningen tror effektivt kommer att höja resultaten i de ämnen som avhandlas i rapporten. Pisarapporten är en internationell jämförelse och kan inte på ett enkelt sätt omsättas och användas på en kommunal nivå. För att skapa en så bra bild som möjligt av barns och elevers lärande i Oskarshamns kommuns skolor dokumenterar varje lärare de enskilda individernas lärande. Dessa dokumentationer följs upp och ställs i förhållande till screeningresultat, resultat på nationella prov och betygsutfall. I bildningsförvaltningens systematiska kvalitetsarbete följs dessa resultat upp årligen och ligger till grund för de kvalitetsdialoger som förs med förskolechefer och rektorer. Utifrån vad som framkommer i det systematiska kvalitetsarbetet tar respektive rektor och förskolechef tillsammans med sin personal beslut om vad som behöver utvecklas för att eleverna ska få möjlighet att nå en ännu högre måluppfyllelse. Då det systematiska kvalitetsarbetet är infört på alla nivåer, och är i ständig utveckling för att möta de krav som ställs på den kommunala uppföljningen och utvecklingen av undervisningen, genomförs arbetet i enlighet med vad som föreslås i nya Moderaternas skrivelse. Frågan om åtgärder för att nå en högre måluppfyllelse behandlas särskilt vid kvalitetsdialogerna. Dessutom görs en översyn av resursfördelningssystemet samtidigt som chefers uppdrag på alla nivåer förtydligas, vilket syftar till att höja resultaten. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet förslår att bildningsnämnden besvarar skrivelsen med hänvisning till förvaltningens tjänsteutlåtande. Bildningschef Matz Ingvarsson och områdeschefen för Döderhults skolområde Lotta Lindgren informerar om matematiklyftet och om användandet av skriftlig huvudräkning i skolan. Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Tjänsteutlåtande 2014-04-16 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 57 Skrivelse från nya Moderaterna i bildningsnämnden
PROTOKOLL Sida 18 51 Dnr BN 2014/000155-2 Yttrande över motion nr 9/14 - Behov av fler öppna förskolor s beslut 1. besvarar motionen. 2. överlämnar Socialdemokraternas och Vänsterpartiets skrivelse till kommunstyrelsen som nämndens yttrande över motionen. Ärendet Kommunstyrelsen har begärt bildningsnämndens yttrande över en motion från Svetlana Andelova (V) om fler öppna förskolor i Oskarshamns kommun. Motionären föreslår att Oskarshamns kommun anlägger ytterligare en öppen förskola inom Enegatans skolområde. Bakgrund Av 25 kap 3 skollagen framgår följande vad beträffar öppen förskola: En kommun får anordna öppen förskola som komplement till förskola och pedagogisk omsorg. En kommun har således möjlighet, men ingen skyldighet, att bedriva öppen förskola. Öppen förskola vänder sig till barn som inte är inskrivna i förskola. Barnets föräldrar eller annan vuxen följer med barnet till förskolan. En öppen förskola kan också vara ett komplement till förskola och pedagogisk omsorg. I många kommuner samarbetar den öppna förskolan med socialtjänsten och barn- och mödrahälsovården, för att bidra till att föräldrarnas behov av medicinsk och social service tillgodoses. Öppna förskolan Trollsländan i Oskarshamn bedrivs i en familjecentral och i samarbete med Mödravårdscentralen (MVC), Barnhälsovården (BHV) samt socialtjänstens Råd och Stöd. MVC, BHV, Öppna förskolan och Råd och stöd finansierar en samordningstjänst på 20 %, som har till uppgift att arbeta för en bra samverkan runt familjerna. Samarbetet sker bland annat genom att MVC och BHV rekryterar föräldrar som behöver lite extra stöd till Lillgrupper, som Trollsländans båda pedagoger anordnar tillsammans med en socionom från Råd och Stöd. Under åren har innehållet i gruppernas verksamhet skiftat efter de behov som funnits, till exempel adoptivgrupp och tvillinggrupp. Gruppsammankomsterna genomförs när övrig verksamhet är stängd. Förvaltningens synpunkter Som framgår ovan är öppen förskola inte en obligatorisk verksamhet för en kommun och förvaltningen bedömer att befintlig verksamhet på Trollsländan kan tillgodose efterfrågan/behov av öppen förskola. Samarbetet mellan MVC, BHV, Öppna förskolan och Råd och stöd garanterar en bra samverkan runt familjerna. Antalet besökare till verksamheten uppgick höstterminen 2013 till 244 familjer. Antalet besökande barn och föräldrar uppgick till 7 147. Höstterminen 2012 var motsvarande siffra 8 000. Antalet besökare har således inte ökat. Orsaken till detta har inte analyserats. Ytterligare en öppen förskola inom befintlig ram bedöms påverka kvaliteten eftersom personalresurserna i så fall måste fördelas på två öppna förskolor. Kvaliteten riskerar också att påverkas när en väl fungerande och uppsökande verksamhet delas. Antalet besökare på Trollsländan påverkas också. Kostnaden för den verksamhet som bedrivs på Trollsländan uppgick under 2013 till 1 178 tkr, varav lön 967, lokal 197 och övrig drift 14 tkr. Det är i första hand den obligatoriska förskoleverksamheten som behöver prioriteras i Oskarshamns kommun. Förskolekön i Oskarshamns kommun är lång även om kommunen fortfarande klarar att erbjuda förskoleplats inom fyra månader.
PROTOKOLL Sida 19 51 fortsättning Under perioden 2014-03-06-2014-09-30 kommer cirka190 barn att födas. Antalet födslar brukar normalt enligt MVC ligga omkring 150 barn. Förvaltningen anser därför att kommunen i första hand bör satsa på att bygga fler förskolor. I Döderhultsområdet planeras en ny förskola. Motionären föreslår att en ny öppen förskola ska anläggas i Kristineberg inom Enegatans skolområde. I detta område börjar 31 barn i förskoleklass höstterminen 2014 och 58 barn förväntas behöva barnomsorg. Förskolorna inom Enegatans skolområde kommer inte att kunna erbjuda plats för cirka 30 barn. För närvarande är 93 % av alla barn i åldrarna 1-5 år, som är folkbokförda i Oskarshamns kommun, inskrivna i förskolan. Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår att bildningsnämnden avstyrker motionen och överlämnar förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som nämndens yttrande över motionen. Arbetsutskottets beslut 2014-04-23 Arbetsutskottet beslutade 2014-04-23, 58, att hänskjuta ärendet till bildningsnämndens sammanträde. Anton Holmgren (S) presenterar Socialdemokraternas och Vänsterpartiets förslag till yttrande över motionen. Förslaget har följande lydelse: Bakgrund En öppen förskola är inte en obligatorisk verksamhet för en kommun. Av 25 kap. 3 skollagen framgår följande vad beträffar öppen förskola: En kommun får anordna öppen förskola som komplement till förskola och pedagogisk omsorg. En kommun har således möjlighet, men ingen skyldighet, att bedriva öppen förskola. Öppen förskola vänder sig till barn som inte är inskrivna i förskola. Barnets föräldrar eller annan vuxen följer med barnet till öppna förskolan. En öppen förskola kan också vara ett komplement till förskolan och pedagogisk omsorg. I många kommuner samarbetar den öppna förskolan med socialtjänsten och barn- och mödrahälsovården, för att bidra till att föräldrarnas behov av medicinsk och social service tillgodoses. Öppna förskolan Trollsländan i Oskarshamn bedrivs i en familjecentral och i samarbete med Mödravårdscentralen (MVC), Barnhälsovården (BHV) samt socialtjänstens Råd och Stöd. MVC, BHV, Öppna förskolan och Råd och stöd finansierar en samordningstjänst på 20 procent, som har till uppgift att arbeta för en bra samverkan runt familjerna. Samarbetet sker bland annat genom att MVC och BHV rekryterar föräldrar som behöver lite extra stöd till Lillgrupper, som Trollsländans båda pedagoger anordnar tillsammans med en socionom från Råd och Stöd. Under åren har innehållet i gruppernas verksamhet skiftat efter de behov som funnits, till exempel adoptivgrupper och tvillinggrupp. Gruppsammankomsterna genomförs när övrig verksamhet är stängd. Yttrande Kommunens öppna förskola Trollsländan är av stor betydelse genom det samarbete som finns med MVC, BHV och Råd och Stöd. Den befintliga öppna förskolan är placerad i Blå Jungfruns skolområde. Antalet besökare till Trollsländan uppgick höstterminen 2013 till 244 familjer. Antalet besökande barn och föräldrar uppgick till 7147. Kostnaden för Trollsländan uppgick under 2013 till 1 178 000 kronor.
PROTOKOLL Sida 20 51 fortsättning Oskarshamns kommun klarar idag att erbjuda förskoleplats inom fyra månader inom den förskoleverksamhet kommunen är skyldig att erbjuda. För närvarande är 93 procent av alla barn i åldrarna 1-5 år, som är folkbokförda i Oskarshamns kommun, inskrivna i förskolan. Under perioden mars t.o.m. september 2014 beräknas det födas ca.190 barn. Enligt MVC ligger födslarna normalt på 150 barn. Behovet av förskoleplatser i kommunen ökar därför under året. I Oskarshamns kommun behöver därför fortsatt den obligatoriska förskoleverksamheten prioriteras. En ny öppen förskola i t.ex. Enegatans skolområde skulle vara ett tillskott till kommunens verksamhet, och skulle möjliggöra för fler föräldrar och barn att besöka verksamheten. En ny öppen förskola behöver också samarbeta med aktörer såsom MVC, BHV och Råd och Stöd. är positiv till en ny öppen förskola men inom befintlig ekonomisk ram bedöms det inte vara möjligt. Yrkanden Anton Holmgren (S) och Marita Reinholdsson (V) yrkar med instämmande av Evy Jonsson (C), Per Tingström (KD) och Anders Stenberg (M) att bildningsnämnden besvarar motionen och att nämnden överlämnar Socialdemokraternas och Vänsterpartiets skrivelse till kommunstyrelsen som nämndens yttrande över motionen. Anders Stenberg (M) yrkar tillägget att även förvaltningens tjänsteutlåtande ska överlämnas till kommunstyrelsen. Anton Holmgren (S) och Marita Reinholdsson (V) yrkar avslag på tilläggsyrkandet från Anders Stenberg (M). Efter avslutad överläggning konstaterar ordföranden att två förslag till beslut föreligger: Anton Holmgrens, Marita Reinholdssons, Evy Jonssons, Per Tingströms och Anders Stenbergs yrkanden samt Anders Stenbergs tilläggsyrkande. Därutöver föreligger Anton Holmgrens och Marita Reinholdssons avslagsyrkande på Anders Stenbergs tilläggsyrkande. Först ska Anton Holmgrens och Marita Reinholdssons med fleras yrkande prövas och därefter Anders Stenbergs tilläggsyrkande. godkänner denna propositionsordning. Proposition 1 Ordföranden ställer proposition på Anton Holmgrens och Marita Reinholdssons med fleras yrkande och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Proposition 2 Ordföranden ställer proposition på Anders Stenbergs tilläggsyrkande och finner att bildningsnämnden beslutar avslå detta. Tjänsteutlåtande 2014-04-16 Motion från Svetlana Andelova (V) 2014-02-24 Skrivelse med yrkande från Socialdemokraterna och Vänsterpartiet Skickas till För åtgärd: Kommunstyrelsen
PROTOKOLL Sida 21 52 Dnr BN 2014/000189-2 Yttrande över förfrågan från Kumulus om medverkan i projektet "Skaka om" s beslut 1. är positiv till att Oskarshamns kommun medverkar i projektet Skaka om. 2. överlämnar förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som nämndens yttrande över förfrågan från Kumulus om medverkan i projektet Skaka om. Jäv Anton Holmgren (S) anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av ärendet. Ärendet Oskarshamns kommun har fått en förfrågan från Kumulus om att delta i projektet Skaka om, som är ett demokratiprojekt i Kalmar län. Projektet drivs av föreningen Kumulus, där Oskarshamns kommun är medlem. Tre kommuner har deltagit i projektet från dess start 2013. Innevarande år ska ytterligare tre kommuner in i projektet, som är treårigt. Kommunstyrelsen har remitterat förfrågan till bildningsnämnden för yttrande. Projektets mål är bland annat att skapa en digital träffpunkt för unga och beslutsfattare i länets kommuner. Syftet är att unga kan påverka utifrån sina egna villkor och öka deras intresse att delta i den demokratiska processen. Förvaltningens synpunkter Vid ett eventuellt deltagande i projektet åtar sig Oskarshamns kommun att utse 1-2 politiker och 1-2 tjänstemän att bli kontaktpersoner i projektet. Kumulus bedömer att det är svårt att beräkna tidsåtgången för kontaktpersonerna, men uppskattar denna till 1-3 timmar per person och vecka beroende på projektets popularitet bland ungdomar i Oskarshamn. Kontaktpersonerna ska ta emot och besvara de synpunkter som kommer in från ungdomar samt möta klasser och diskutera ämnen som aktualiserats. Förvaltningens bedömning är att Oskarshamn bör delta i projektet men vill framhålla att ett deltagande kräver tid och särskilda arbetsinsatser. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet föreslår att bildningsnämnden ställer sig positiv till att Oskarshamns kommun medverkar i projektet Skaka om samt att nämnden överlämnar förvaltningens tjänsteutlåtande till kommunstyrelsen som nämndens yttrande över förfrågan från Kumulus om medverkan i projektet Skaka om. Ungdomssamordnare Martina Berggren föredrar ärendet. Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta.
PROTOKOLL Sida 22 52 fortsättning Tjänsteutlåtande 2014-04-15 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 59 Förfrågan från Kumulus om medverkan i projektet Skaka om Skickas till För kännedom: Ungdomssamordnaren För åtgärd: Kommunstyrelsen
PROTOKOLL Sida 23 53 Dnr BN 2014/000146-3 Visionen om Ett Gott Liv - Sammanfattning s beslut 1. antecknar den skriftliga sammanfattningen av visionen om Ett Gott Liv till protokollet. 2. förklarar förvaltningens uppdrag fullgjort. Ärendet beslutade 2014-03-19, 39, att visionen Ett Gott Liv är nämndens vision, att förvaltningschefen får i uppdrag att förankra visionen i hela förvaltningen samt att skriftligen sammanfatta den muntliga presentationen. En skriftlig sammanfattning av visionen Ett Gott Liv har upprättats. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet föreslår att bildningsnämnden antecknar den skriftliga sammanfattningen av visionen om Ett Gott Liv till protokollet samt förklarar förvaltningens uppdrag fullgjort. Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Tjänsteutlåtande 2014-04-14 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 60 Skriftlig sammanfattning av visionen Ett Gott Liv Skickas till För kännedom: Bildningschefen
PROTOKOLL Sida 24 54 Dnr BN 2014/000143-2 Uppdrag angående ett rent Oskarshamn - I love Oskarshamn s beslut ger bildningschefen i uppdrag att, i samverkan med tekniska kontoret, ta fram en projektplan för ett femårigt projekt i syfte att göra Oskarshamn till en attraktiv kommun och med målsättningen att skapa nolltolerans när det gäller nedskräpning i kommunen. Ärendet Tidigare ordföranden i bildningsnämnden Lis Lyrbo (S) och ordföranden i tekniska nämnden Yvonne Bergvall (S) anger i en skrivelse att Oskarshamns kommun årligen lägger 1-2 miljoner kronor på att komma tillrätta med nedskräpning och klotter. Dessa pengar skulle enligt skribenterna kunna användas till annan verksamhet. Lis Lyrbo och Yvonne Bergvall föreslår med anledning av ovanstående ett femårigt projekt för att göra Oskarshamn till en attraktiv kommun och skapa nolltolerans vad gäller nedskräpning i kommunen. Tekniska förvaltningen och bildningsförvaltningen föreslås få i uppdrag att ta fram en projektplan för att nå målsättningen. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet föreslår att bildningsnämnden ger bildningschefen i uppdrag att, i samverkan med tekniska kontoret, ta fram en projektplan för ett femårigt projekt i syfte att göra Oskarshamn till en attraktiv kommun och med målsättningen att skapa nolltolerans när det gäller nedskräpning i kommunen. Yrkande Tobias Eriksson (S) med instämmande av Anders Stenberg (M) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag. Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Tjänsteutlåtande 2014-04-16 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 62 Skrivelse 2014-02-21 från Lis Lyrbo (S) och Yvonne Bergvall (S) Skickas till För åtgärd: Bildningschefen Tekniska kontoret
PROTOKOLL Sida 25 55 Dnr BN 2014/000205-2 Översyn av dokumenthanteringsplanen - Skolhälsovården s beslut 1. godkänner att dokumentslagen vaccinationsmedgivande, hälsouppgift och kostintyg tillkommer i dokumenthanteringsplanen avseende skolhälsovården. 2. godkänner att gallring av pappershandling vad avser dokumentslagen vaccinationsmedgivande, hälsouppgift och kostintyg tillåts efter att handlingarna scannats och sparats digitalt i respektive elevs elektroniska skolhälsovårdsjournal. Ärendet Förvaltningen föreslår att tre dokumentslag tillkommer i bildningsnämndens dokumenthanteringsplan samt att gallring av pappershandlingen för respektive dokument tillåts efter att respektive handling scannats och sparats digitalt i respektive elevs elektroniska skolhälsovårdsjournal. Nya dokumentslag De nya dokumentslagen är: Vaccinationsmedgivande Hälsouppgift Kostintyg - Vaccinationsmedgivandet ligger till grund för vaccinationer. De givna vaccinationerna dokumenteras i journalen och ett nationellt vaccinationsregister. - Hälsouppgiften ligger till grund för hälsosamtalet, som dokumenteras i den digitala skolhälsovårdsjournalen. - Kostintyget ligger till grund för en anteckning i journalen om vilken kost eleven äter. Bevarande och gallring De tre dokumentslagen, som ska bevaras, scannas sedan 2012 på samtliga elever och finns i det digitaliserade journalsystemet. Det har visat sig svårt att säkerställa arkivering av pappershandlingarna vad avser ovanstående dokument, varför gallring av dessa förordas. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet föreslår följande: 1. godkänner att dokumentslagen vaccinationsmedgivande, hälsouppgift och kostintyg tillkommer i dokumenthanteringsplanen avseende skolhälsovården. 2. godkänner att gallring av pappershandling vad avser dokumentslagen vaccinationsmedgivande, hälsouppgift och kostintyg tillåts efter att handlingarna scannats och sparats digitalt i respektive elevs elektroniska skolhälsovårdsjournal. Bildningschef Matz Ingvarsson föredrar ärendet.
PROTOKOLL Sida 26 55 fortsättning Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Tjänsteutlåtande 2014-04-15 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 61 Skickas till För åtgärd: Samordnande skolsköterska Nämndsekreteraren
PROTOKOLL Sida 27 56 Dnr BN 2014/000204-1 Utdelning av 2013 års fondmedel s beslut 1. tilldelar grundskolan 14 000 kronor enligt följande: - 4 000 kronor ur Orbacks stipendiefond till stipendium i ämnet bild i årskurs 7-9 - 10 000 kronor för anordnande av konserter/kulturella aktiviteter för grundskolans elever. 2. tilldelar gymnasieskolan totalt 32 300 kronor för stipendieutdelning. 3. tilldelar Rödsleskolan 5 500 kronor för stipendieutdelning. 4. hänskjuter beslutspunkt nummer 4 i förvaltningens tjänsteutlåtande, utdelning av 1 000 kronor från Maj-Britt Aronssons stipendiefond, till bildningsnämndens sammanträde 2014-06-11. Ärendet Förvaltningen har upprättat en sammanställning över 2013 års fondmedel, som är tillgängliga för utdelning. Det finns totalt tillgängliga fondmedel om 52 800 kronor enligt följande: 14 000 kronor till grundskolan 32 300 kronor till gymnasieskolan 5 500 kronor till Rödsleskolan (Stiftelsen Laila Reutergårdhs Idrottsstipendium) 1 000 kronor, efter förslag från kommunala musikledaren, för utdelning (Maj-Britt Aronssons stipendiefond för fortsatta studier i piano eller sång vid högskola inom Sverige eller annan likvärdig utbildning) Inga disponibla medel finns att dela ut från Släthultskassan till skolorna i Fårbo, Figeholm och Misterhult. Enligt beslut från ekonomikontoret tilldelas socialnämnden 2014 hela utdelningen från Stiftelsen August Svenssons och Sven Olssons minnesfond. bedöms bli kompenserad för detta vid kommande utdelning. Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår följande: 1. tilldelar grundskolan 14 000 kronor enligt följande: - 4 000 kronor ur Orbacks stipendiefond till stipendium i ämnet bild i årskurs 7-9 - 10 000 kronor för anordnande av konserter/kulturella aktiviteter för grundskolans elever. 2. tilldelar gymnasieskolan totalt 32 300 kronor för stipendieutdelning. 3. tilldelar Rödsleskolan 5 500 kronor för stipendieutdelning. 4. tilldelar, efter förslag från kommunala musikledaren, 1 000 kronor till utsedd stipendiat. Yrkande Laila Naraghi (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag med ändringen att beslutspunkt nummer 4, utdelning av 1 000 kronor från Maj-Britt Aronssons stipendiefond, hänskjuts till bildningsnämndens sammanträde 2014-06-11.
PROTOKOLL Sida 28 56 fortsättning Proposition Ordföranden ställer proposition på Laila Naraghis yrkande och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Tjänsteutlåtande 2014-05-06 Sammanställning 2014-05-05 av 2013 års utdelningsbara fondmedel för grundskolan och gymnasieskolan Skickas till För åtgärd: Ekonomisekreteraren Ekonomiavdelningen Förvaltningsekonomen Områdeschef Blå Jungfrun Rektor Misterhults skola För kännedom: Musikledaren
PROTOKOLL Sida 29 57 Dnr BN 2014/000202-1 Val av ny ledamot och ny ordförande i bildningsnämndens arbetsutskott Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden utser Laila Naraghi (S) till ny ledamot och ny ordförande i bildningsnämndens arbetsutskott. Ärendet Ordföranden i bildningsnämnden Lis Lyrbo (S) har avsagt sig uppdraget som ledamot och ordförande i bildningsnämnden med tillhörande uppdrag som ordförande i bildningsnämndens arbetsutskott. Val av ny ledamot och ordförande i arbetsutskottet ska därför göras. Arbetsutskottets beslutsförslag till bildningsnämnden Arbetsutskottet föreslår att bildningsnämnden utser Laila Naraghi (S) till ny ledamot och ny ordförande i bildningsnämndens arbetsutskott. Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. Promemoria 2014-04-14 Protokollsutdrag från arbetsutskottets sammanträde 2014-04-23, 63 Skickas till För kännedom: Den valde För åtgärd: Kommunstyrelsen