Delegationsordning 2018-05-31 Ersätter delegationsordning 2016-03-17 Denna delegationsordning är en lathund över vidaredelegering inom MBW samt ett förtydligande av SUs arbetsordning, SUs delegationsordning, den naturvetenskapliga fakultetens delegationsordningar. För punkter som inte finns med här hänvisas till dessa dokument. Regler för ersättare framgår i slutet av dokumentet. Enligt SUs arbetsordning innebär delegation att ansvaret för fattade beslut delvis överförs till det underordnade organet/befattningshavaren. Det yttersta ansvaret ligger dock kvar på det delegerande organet/befattningshavaren. Det ankommer på vederbörande att ingripa, om det visar sig att delegaten inte förmår utföra uppgifterna eller missköter sig. En delegation kan när som helst återkallas när det finns skäl till det. Den delegerande parten ansvarar med andra ord för sitt delegationsbeslut. Beslut om delegation i detta dokument är fattat enligt följande: Institutionsstyrelsens vidaredelegation: 2016-03-17 ens vidaredelegation: 2018-05-31 EKONOMIFRÅGOR Budget Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Fastställa budget för institutionen Ska beredas i strategigruppen Stora avvikelser från budget under pågående år Ska beredas i strategigruppen Förhandla om finansiellt stöd vid nyrekryteringar Underteckna rekvisitioner Ekonom för externa bidrag Underteckna ekonomiska Ekonom slutredovisningar för externa bidrag Definitivsätta anläggningstillgångar Inköp och beställning Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar institutionens medel för upp till 15 tkr TA-personal Enligt fastställd lista på gemensamma kostnader alt. efter avstämning med adm chef/lab manager/. Ramavtal ska följas institutionens medel för upp till 20 tkr institutionens medel för upp till 50 tkr institutionens medel över 50 tkr Investeringar för MBWs räkning som ligger utanför ombyggnationsprojekt (belopp över 500 tkr) Team-ledare på ECF, föreståndare IVMSU manager, föreståndare för ECF Enligt fastställd budget alternativt efter avstämning med. Ramavtal ska följas I enlighet med budget alternativt efter avstämning med prefekt. Ramavtal ska följas Ramavtal och upphandlingsregler ska följas. Dokumenteras i prefektbeslut Ska beredas i strategigruppen Upphandlingsregler ska följas Postadress: Besöksadress: Telefon: +46 8 16 20 00 Stockholms universitet Stockholms universitet E-post: Arrheniuslaboratorierna F3 Arrheniuslaboratorierna F4 106 91 Stockholm, Sweden Svante Arrhenius väg 20B
Fakturaportalen Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Attestera fakturor och bokföringsordrar Ekonomihandläggare, lab manager, föreståndare IVMSU I vissa fall även forskare bokföringsordrar för forskarnas medel upp till 100 tkr bokföringsordrar för ECF upp till 200 tkr bokföringsordrar institutionens och forskarnas medel upp till 500 tkr bokföringsordrar för institutionens och forskarnas medel över 500 tkr Ekonom Efter godkännande (på papper eller via mejl) av ansvarig forskare. Kostnader för prefekt utanordnas av dekanus. Föreståndare ECF Kostnader för föreståndare utanordnas av adm. chef Kostnader för prefekt utanordnas av dekanus. Kostnader för adm. chef utanordnas av prefekt el. stf. Utlägg i Primula Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar och utlägg för forskarnas medel Ekonom Efter godkännande av ansvarig forskare. Kostnader för prefekt attesteras av dekanus. och utlägg för ECFs medel Föreståndare ECF Kostnader för föreståndare attesteras av adm.chef och utlägg för IVMSUs medel och utlägg för tekniska gruppens medel (projekt 4946551) och utlägg för institutionens medel och IFSU Föreståndare IVMSU Kostnader för föreståndare attesteras av föreståndare ECF Lab manager Kostnader för lab manager attesteras av adm.chef Kostnader för prefekt utanordnas av dekanus. Kostnader för adm. chef utanordnas av prefekt el. stf. TECKNA AVTAL Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Teckna avtal för institutionens räkning för ett värde upp till 100 tkr manager Inom budgetram. Ramavtal ska följas Teckna avtal för ECF räkning för ett värde upp till 100 tkr Teckna avtal för institutionens räkning för värde över 100 tkr Teckna uppdragsavtal om utbildning/forskning upp till max. 500 tkr Teckna bidragsavtal om forskning upp till max. 5 mkr Föreståndare ECF Inom budgetram. Ramavtal ska följas Ramavtal ska följas Överstigande belopp tecknas av rektor Överstigande belopp tecknas av rektor BEHÖRIGHETER Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Beställa och avbeställa behörigheter i Raindance, Mercur, Primula, Ladok, Wisum
BEHÖRIGHETER, forts. Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Beställa behörighet i Personalhandläggare ReachMee Beställa och avbeställa Administratör behörigheter i Sukat Beställa nycklar, passerkort till ECFs lokaler Föreståndare ECF, Team ledare ECF Beställa nycklar, passerkort Föreståndare IFSU till IFSUs lokaler Beställa nycklar, passerkort till MBWs övriga lokaler Administratör, vaktmästare, intendent Beställa larmkoder för Intendent MBWs och IFSUs lokaler Beställa larmkoder för ECFs Föreståndare ECF lokaler Beställa telefonanknytningar Administratör, administrativ chef PERSONALFRÅGOR Anställningar Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Teckna anställningsbeslut Ersätts av adm chef när både prefekt och stf prefekt är frånvarande Utlysa och rekrytera nyinrättad befattning inom TA-personal Utlysa och rekrytera personal till befintlig befattning inom TA-personal Utlysa och rekrytera TApersonal, postdoktor och forskningspersonal som finansieras med forskares egna medel Ändra anställningsbenämning Underteckna anställningsintyg manager, föreståndare ECF Inom budgetram. Stäms av med prefekt Gruppledare Tills vidareanställningar ska godkännas av prefekt i förväg Personalhandläggare Ska informeras till Stipendium Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Inrätta stipendium Adm.chef ersätter vid både prefekt och stf. prefekts frånvaro. Gästande forskare Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Underteckna Host agreement för besökande forskare (ansökan hos Migrationsverket) Gruppledare förbereder ärendet tillsammans med och ekonom Lönesättning Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Lönesättning vid nyanställning Gruppledare, administrativ chef, lab prefekt Minimilöner ska beaktas forskarpersonal och TApersonal manager, föreståndare ECF Lönerevision TA-personal administrativ chef, lab manager, resp. Lönerevision forskarpersonal ansvarig gruppledare Timlön och övertid Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Fastställa nivåer på timlöner Timlöneutbetalningar för grundutbildning Studierektor godkänner i Primula efter underskrift av studierektor
Timlön och övertid, forts. Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Timlöneutbetalningar för TA-personal För respektive personalgrupp Timlöneutbetalningar för forskarpersonal och övrig TA-personal Respektive betalningsansvarig chef/gruppledare godkänner i Primula efter underskrift av betalningsansvarig chef Övertid för TA-personal Ledigheter/frånvaro Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Semester för doktorander, forskarpersonal och gruppledare Schablonsemester läggs in i Primula av Semester för TA-personal Semester för administrativ chef, lab manager, ledighet för doktorander och forskarpersonal ledighet för TA-personal ledighet för administrativ chef, lab manager, ledighet för gruppledare (ej professor) ledighet för professor Tillstyrka delpension för doktorander, forskarpersonal och TApersonal Tjänstledighetssansökan professor För respektive personalgrupp Gruppledare Prodekan eller rektor beroende på längd Dekanus/rektor För respektive personalgrupp Stäms av med... prefekt och Personalchef/rektor beslutar prefekt Entledigande Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Entledigande forskarpersonal Gruppledare Entledigande TA-personal För resp. personalgrupp. Entledigande administrativ chef, lab manager, Entledigande gruppledare (ej professor).. Entledigande professor Rektor prefekt och Underteckna varsel att tidsbegränsad anställning inte kommer att förlängas
FORSKARUTBILDNING Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Anta doktorand Behörigheten ska granskas i förväg av studierektor för forskarutbildningen Besluta om förändringar av handledare och bihandledare Beslut om byte av forskarutbildningsämne Besluta om ändrad studiestödstakt Besluta om ändrad finansieringsgrad Besluta om förlängd studiestödstid utöver 48 mån med hänvisning till föräldraledighet, sjukdom, militärtjänst eller förtroendeuppdrag inom facklig eller studentorganisation Utse studierektor för grundutbildning och forskarutbildning Besluta om resestipendium Ansökan görs i förväg på särskild blankett. Adm.chef ersätter vid både prefekt och stf. prefekts frånvaro. Godkänna beställning av tryck av avhandlingar Godkänna högskolepoäng Studierektor för forskarutbildningen Enl. HF 6 kap, 6-8 LOKALFRÅGOR Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Användande av befintliga Lokalgruppen lokaler Påbörja projektering av ombyggnation och förändringar av fasta Lokalgruppen Förslag inkl. grovt uppskattad budget ska beredas i lokalgruppen installationer i lokaler Beslut om ombyggnation, Ska beredas i lokalgruppen kostnader över 100 tkr Godkänna förändringar i budget för ombyggnation, upp till 20% av budget Godkänna förändringar i Ska beredas i lokalgruppen budget för ombyggnationer, över 20% av budget Teckna avtal för nya lokaler Ska beredas i lokalgruppen upp till 50 kvm Teckna avtal för nya lokaler Ska beredas i lokalgruppen över 50 kvm Säga upp lokaler upp till 50 Ska beredas i lokalgruppen kvm Säga upp lokaler över 50 Ska beredas i lokalgruppen kvm Teckna avtal för lokalvård Lab manager
ARBETSMILJÖ & SÄKERHET Säkerställa att säkerhetsföreskrifter och lagar följs i laboratoriet Erbjuda samtliga anställda årliga utvecklings- och lönesamtal Organisera och säkerställa det systematiska brandskydds-arbetet, ha rollen av brandskyddsansvarig Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Gruppledare I respektive grupps lokaler, enligt särskild arbetsmiljödelegation Gruppledare, För resp. personalgrupp administrativ chef, lab manager, intendent, Intendent FORSKNING Delegerat till Vidaredelegerat till Kommentar Underteckna ansökan om etableringsbidrag och Ska beredas i strategigruppen innan liknande Underteckna ansökan om externa forskningsmedel Kopia ska lämnas till registrator Underteckna licensavtal/material Transfer Agreements (MTA) Underteckna kontrakt som styr uppdragsforskning Ersättare vid frånvaro: ersätts av stf prefekt, där det anges kan även administrativ chef ersätta ersätts av prefekt eller stf prefekt Lab manager ersätts av administrativ chef Intendent ersätts av lab manager Föreståndare ECF ersätts av administrativ chef Ekonom ersätts av administrativ chef Personalhandläggare ersätts av administrativ chef Gruppledare ersätts av administrativ chef i personalfrågor och stf prefekt kan ersätta samtliga