RIKTLINJER FÖR KOMMUNIKATION INOM NÄRVÅRDSSAMVERKAN SÖDRA ÄLVSBORG 2010-2014
KOMMUNIKATIONENS ROLL I VERKSAMHETEN Riktlinjer för kommunikation inom Närvårdssamverkan Södra Älvsborg är upprättad utifrån dokumenten: Inriktning av Närvårdssamverkan Södra Älvsborg 2010-2014, bilagan Uppdrag och Arbetsordning för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg samt Verksamhetsplan för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg. Närvårdssamverkan Södra Älvsborgs målgrupp är de patienter och grupper i befolkningen som samtidigt och samordnat har behov av vård- och omsorgsinsatser från både kommun och region. Målområden är närhet, kontinuitet, trygghet, tillgänglighet samt patient- och medborgarfokus. Utifrån ett patient- medborgarfokus ska närvårdssamverkan skapa: Förutsättningar för hälsa och välbefinnande En obruten vårdkedja Ett effektivt nyttjande av de gemensamma resurserna. Närvårdssamverkan är en funktion som inbegriper samverkan mellan regionens hälso- och sjukvård i Södra Älvsborg och kommunal vård, omsorg, socialtjänst och skola som kommunerna i Södra Älvsborg ansvarar för. Samverkan ska stödjas av det lokala folkhälsoarbetet utifrån uppdraget att verka befolkningsinriktat och syftar till att motverka framtida vård och omsorgsbehov. Grupper som särskilt ska uppmärksammas: Barn och unga vuxna med utsatt situation Äldre multisjuka och multisviktande Personer med psykisk ohälsa Personer med funktionsnedsättning Personer med behov av vård i livets slutskede Närvårdssamverkan Södra Älvsborg strävar efter att ha en god kommunikation. Alla aktörer inom närvårdssamverkan ska ha ett kommunikativt synsätt och vara bidragande med informationsdelningen. Med hjälp av en god kommunikation blir alla medarbetare välinformerade och kan omsätta gemensamma mål i handling. I möjligaste mån ska Närvårdsamverkan Södra Älvsborg eftersträva dialog före envägskommunikation. Dialogen gör att budskapen blir tydligare och risken för missförstånd minskar. 2
KANALER Möten Gemensamma möten har stor betydelse för den interna dialogen inom Närvårdssamverkan och för att skapa mening och förståelse för närvårdssamverkans olika frågor. Närvårdskansliet står för en stor del av informationsöverförandet mellan de olika grupperna eftersom de är delaktiga i alla möten. Som en del i att effektivisera möten så undersöks möjligheten att ha alternativa mötesformer, exempelvis via telefon eller videokonferens. Exern Webbplats Den externa webbplatsen är en viktig del i verksamhetens kommunikation eftersom den kan nås av alla. Informationsinnehållet på webbplatsen ska därför i första hand vara ett stöd för verksamheterna för att kunna utföra sitt uppdrag. Intern Webbplats En intern webbplats är under uppbyggnad som ska vara en plattform för konfidentiell information eller information som är under bearbetning. Alfresco heter detta system. Nyhetsbrev Syftet med ett nyhetsbrev är att öka tillhörigheten inom Närvårdssamverkan Södra Älvsborg och att öka kunskapen om närvårdssamverkan ut i verksamheterna. Nyhetsbrevet ska belysa helhetsperspektivet och fungera som ett komplement till de andra kommunikationskanalerna. Ordförande i Styrgrupp närvård är avsändare av nyhetsbrevet. Målgruppen är i första hand de som arbetar i Närvårdsområdena och som är berörda av närvårdssamverkan. Nyhetsbrevet ska komma ut minst 2 ggr om året. INNEHÅLLET I KOMMUNIKATIONEN För att underlätta att budskapen kommer fram, är det viktigt att kommunikationen är: ÖPPEN Informationen ska vara lättillgänglig BEGRIPLIG - Språket ska vara enkelt och tydligt SAKLIG - Informationen ska vara korrekt och relevant SNABB - Information ska förmedlas utan onödigt dröjsmål 3
ROLLER OCH ANSVAR Den som har sakkunskapen är den som ytterst ansvarar för informationen och kommunikationen kring en fråga. I det kommunikativa uppdraget som ledamot i ledningsgrupp för Närvårdsområde/Styrgrupp närvård/politiskt samråd ingår att: Göra information tillgänglig för den verksamhet man representerar Skapa mening kring fattade beslut, förklara och ge sammanhang till den verksamhet man representerar Efterfråga synpunkter från sin verksamhet Lyssna aktivt Skapa förutsättningar för dialog KOMMUNIKATION VID MÖTEN INOM NÄRVÅRDSSAMVERKAN Förslag till dagordning skickas ut 14 dagar före möte. Handlingar skickas ut 14 dagar före möte. Vid behov tydliggörs informationssätt och informationsansvar. Mötesprotokoll/minnesanteckningar läggs upp på Närvårdskansliets hemsida senast 14 dagar efter möte. KOMMUNIKATIONSANSVAR STYRGRUPP NÄRVÅRD Varje huvudman upprättar en intern plan för kommunikation/dialog som stöd för uppdraget att representera: Kommunernas verksamhetsområden som omfattas av Närvårdssamverkan Södra Älvsborg Vårdenheter inom VG primärvård Primärvård Södra Älvsborg Sjukhusen Habiliteringen. Kansliet kan stötta denna kommunikation genom att förse huvudmännen med informationsmaterial och/eller genom att komma ut i verksamheten och presentera och diskutera Närvårdssamverkan Södra Älvsborg. Informatör kan stötta med kommunikationsråd och stöd. 4
KOMMUNIKATIONSANSVAR POLITISKT SAMRÅD Varje huvudman upprättar en intern plan för kommunikation/dialog som stöd för uppdraget att representera det politiska ledarskapet och för att säkerhetsställa sitt mandat, dvs hur kommunikationen ska ske gentemot skola, vård, omsorg och socialtjänst. Kansliet kan stötta denna kommunikation genom att förse huvudmännen med informationsmaterial. Informatör kan stötta med kommunikationsråd och stöd. Utsedda ledamöter i AU för Politiskt samråd ansvarar för att kommunicera med övriga berörda styrelse/nämnders ledamöter. Då parterna inte har rätt att utse ersättare i det Politiska samrådet, har ledamöterna vid eventuell frånvaro eget ansvar att kommunicera med annan ledamot. KOMMUNIKATION MELLAN ARBETSUTSKOTTEN FÖR STYRGRUPP NÄRVÅRD OCH POLITISKT SAMRÅD Arbetsutskotten tar del av varandras minnesanteckningar så att de olika grupperna vet vilka frågor som är aktuella för tillfället. Kanslichefen är också informationsbärare mellan arbetsutskotten. Arbetsutskotten har även gemensamma möten minst 2 ggr/år då de diskuterar gemensamma vikiga frågor för Närvårdssamverkan. KOMMUNIKATIONSANSVAR NÄRVÅRDSKANSLIET Informatör/kommunikatör är informations- och kommunikationsstöd åt Styrgrupp närvård, Politiskt samråd, Referensråd, Utvecklingsråd och Närvårdsområdena. Upprätta och administrera en hemsida Ansvara för informationsöverföring mellan närvårdsområdena Ta fram informationsmaterial för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg. Kansliet är en viktig informationsbärare mellan närvårdssamverkans alla arenor. KOMMUNIKATIONANSVAR NÄRVÅRDSOMRÅDEN Varje närvårdsområde bör upprätta en egen kommunikationsplan som beskriver hur kommunikation ska ske ut i respektive område. Närvårdskansliet är informationsbärare mellan Politiskt samråd och närvårdsområdenas ledningsgrupper. Närvårdskansliet är informationsbärare mellan närvårdsområdenas ledningsgrupper. Närvårdsområdenas ledningsgrupp ska utse en person att vara informationsbärare gentemot Styrgrupp närvård och Närvårdskansli. 5
Ledningsgruppen ska utse minst en kontaktperson inom varje målgruppsområde med uppgift att vara informationsbärare gentemot närvårdsområdets ledningsgrupp. Det är viktigt att alla närvårdsområden får samma budskap och att de arbetar på liknande sätt för att kvalitetssäkra kommunikationsprocessen. Alla Närvårdsområden ska föra protokoll som läggs upp på Närvårdssamverkan Södra Älvborgs externa webbplats för att underlätta informationsspridning mellan Närvårdsområdena. PROFILERING Den grafiska profilen är ett av de tydligaste instrumenten för kommunikation i samband med förändringar. En väl inarbetad grafisk profil ger närvårdssamverkan ett tydligt kännetecken både bland medarbetare och hos omvärlden. Den grafiska manualen finns som bilaga till detta dokument. WEBBSTRATEGI EXTERN WEBBPLATS Syfte Den externa webbplatsen ska underlätta informationsflödet för målgrupperna och ska vara en naturlig kanal för kommunikationen inom Närvårdssamverkan Södra Älvsborg. Tillgänglighet Sidan ska vara tillgänglig ur alla aspekter; språk, struktur, typografi och interaktion. Behovsanalys Under våren 2012 kommer vi att påbörja arbetet med att undersöka vad våra målgrupper har för behov och förväntningar på webbplatsen. Detta kan ske på olika sätt men förslagsvis genom en referensgrupp eller genom djupintervjuer med ett antal utvalda personer från respektive målgrupp. Ägandet Den tekniska lösningen är EPiServer och sidan ligger på VG-regionens server. Då den delvis ägs av kommunerna i Södra Älvsborg så måste den stå för sig själv och kan inte följa regionens grafiska profil. Namn Webbadressen är: http://www.narvardssamverkan-sodra-alvsborg.vgregion.se. 6
Ansvar och organisation Informationsansvarig är Kanslichef. Denne har övergripande ansvar för mål och strategier kopplade till webbplatsen. Webbredaktör är kansliets informatör/kommunikatör som har ansvar för webbplatsens struktur och utveckling samt uppföljning och utvärdering. Kvalitetssäkring Kanslichef ansvarar för att innehållet på webbplatsen är korrekt och aktuellt. Överföring av information från gamla webbplatser Dokument som tillhör de gamla samverkansformerna förs över till ett arkiv på den externa webbplatsen under hösten 2011. WEBBSTRATEGI INTERN WEBBPLATS Syfte En intern webbplats är under uppbyggnad som ska vara en plattform för konfidentiell information eller information som är under bearbetning/arbetsmaterial. Behovsanalys Under våren 2012 kommer vi att påbörja arbetet med att undersöka vad våra målgrupper har för behov och förväntningar på webbplatsen. Detta kan ske på olika sätt men förslagsvis genom en referensgrupp eller genom djupintervjuer med ett antal utvalda personer från respektive målgrupp. Ägandet Den tekniska lösningen heter Alfresco och sidan ligger på VG-regionens server. Den går även att koppla till Diabas som är VG-regionens elektroniska diariesystem. Namn http://alfresco.vgregion.se. Inloggning krävs, men det är enkelt för den som har behörighet att logga in. Ansvar och organisation Informationsansvarig är kanslichef. Denne har övergripande ansvar för mål och strategier kopplade till webbplatsen. Webbredaktör är kansliets informatör/kommunikatör som har ansvar för webbplatsens struktur och utveckling samt uppföljning och utvärdering. Kvalitetssäkring Kanslichef ansvarar för att innehållet på webbplatsen är korrekt och aktuellt. 7