Närvarande: Ordförande David Svennelid (DS), Vice ordförande Marie Fogelquist (MF) Sekreterare Tina Björnberg (TB), Kassör Lena Andreasson (LA) Suppleant Kicki Löf (KL) Adjungerad revisor Annika Hamilton (AH) 110-116 och 126 Adjungerad revisor Karin Pennerborn (KP) 110-116 och 126 Meddelat förhinder: Ylva Dahlgren Bengtsson, Adam Hübinette, Lotta Bauer, Marie Bankhed, Alma Ohlin. 110 Mötets öppnande (DS) Ordförande hälsade alla välkomna och öppnade mötet. 111 Godkännande av dagordningen (DS) Efter några justeringar godkändes dagordningen. 112 Val av 1 justeringsman (DS) Marie Fogelquist valdes till justeringsman. 113 Föregående protokoll (DS) Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. 114 Inkomna skrivelser (DS) a) Förfrågan från medlemsavdelningen, SKK, angående 2019 års medlemsavgifter. Tina får i uppgift att informera dem att enligt årsmötet är medlemsavgift densamma för 2019. b) Information från SKKs prov- och tävlingskommitté som beslutat att hund som kastrerats genom medicinsk behandling ej får dispens för deltagande vid utställning, prov, tävling eller beskrivning innan verkningstid samt karenstid har löpt ut innebär brott mot punkt 7 i de allmänna reglerna. SKK beslöt att annullera de resultat som finns införda i SKKs register och i SNWKs interna resultatregister. Resultaten på aktuell hund är borttagna från SNWK Tävling. Det beslutas också att styrelsen uppmanar instruktörskommittén om att informera instruktörerna att det är viktigt att dom informerar om punkt 7 i de allmänna reglerna Doping och andra otillbörliga förhållanden till kursdeltagare. c) Protokollsutdrag från SKK/FK angående möte med SNWK i oktober. David informerar att Marie och han ska träffa SKK/FK fredag 19/10. Efter diskussion angående frågan beslutas att David och Marie ska fråga och ha önskemål om att SKKs VD Ulf Uddman också ska medverka på detta möte.
d) Skrivelse från medlemmar angående den uppdaterade Arrangörsmanualen version 2.0 gällande Tävlingsområde, se 121 c). 115 Kassörens rapport (LA) Klubben ekonomi är god. Lena har haft stora problem med att bokföringsprogrammet inte fungerar tillsammans med Outlook. Hon har haft många samtal med supporten för bokföringsprogrammet för att lösa detta. Budgetdags för 2019 - Lena kommer att ta kontakt med samtliga kommittéer. Från och med februari 2019 kommer kontrolluppgifter skickas från Skatteverket varje månad man har fått arvode. Lena informerar vidare om att hon håller på att sammanställa en pärm med rutiner för kassörsrollen för att underlätta framåt. Lena informerar också att om en deltagare från annat land betalade in tävlingsavgiften till Ronnebytävlingarna kostar det klubben 50 kr i bankavgift för varje inbetald avgift. Lena får i uppdrag att undersöka om detta gäller alla inbetalningar från utland inklusive medlemsavgiften. 116 Revisorerna rapporterar (AH + KP) Annika och Karin informerar om vad i ekonomin dom kommer att titta på idag och att dom återkommer i slutet på mötet och informerar om vad som bör tilläggas, förändras och eventuellt förbättras. Mötet ajourneras för lunch kl 12.20 kl 13.50. 117 Mailprogrammet (LA) Lena rapporterar om att när hon skickat gruppmail upptäckt att de mail som ligger i början och slutet på listan har gått iväg, men däremot inte de som är fanns mitt i listan. Tina info att hon också hade bekymmer med mailen i samband med Ronnebytävlingarna. David rapporterar att han och Pirre har pratat om nytt mailprogram. De tittar också på ett specifikt massmailsystem för t ex nyhetsmail. Det beslutas att David kollar upp alternativ till mail och hemsida till nästa möte. 118 Förrådet, hyresavtal (LA) Lena informerar om att klubben inte har något hyresavtal för förrådet som vi har. Det beslutas att Lena tar kontakt med Emma och löser det med henne.
119 Rapport sekreteraren (TB) Tina informerar om att det är mycket jobb med att bevaka och besvara e-post. Hon ber om hjälp med att någon annan kan ta hand om styrelsemailen. Det beslutas att David ansvarar för styrelsemailen, men som tidigare ska alla styrelsemedlemmar läsa den. Tina önskar få prenumerera på Acrobat Standard DC för att kunna bl.a. packa protokoll, göra t.ex. blanketter skrivbara etc. Det beslutas att Tina prenumererar på Acrobat Standard DC. 120 SKKs Klubbförsäkring Den kollektiva klubbförsäkringen gäller SNWK och ej anordnare/arrangörer. Ansvarsförsäkring gäller i samband med utställningar, prov och andra evenemang i klubbens regi. Förmögenhetsbrott: Ersättning lämnas för förlust som tillfogas klubben genom att anställd eller förtroendevald person eller styrelseutsedd funktionär i sin tjänst gjort sig skyldig till något av förmögenhetsbrott enligt försäkringsbeviset. Tjänstereseförsäkring: Försäkringen gäller för samtliga uppdragstagare som reser på uppdrag av klubben. Med uppdragstagare avses t ex anställda, styrelse- och kommittéledamöter, domare och tävlingsfunktionärer. Årspremien är 600 kr. Det beslutas att Tina mailar SKKs ekonomichef Karin Andersson och ansluter SNWK till SKKs kollektiva klubbförsäkring. 121 Rapport tävlingskommittén (TB) a) Ronnebytävlingarna avlöpte utan problem. Positiva uttalande från både tävlande, funktionärer och publik. b) SNWK Tävling; Sedan 5/8 är 4 816 st anmälningar gjorda och 61 st tävlingar/prov som har använt SNWK anmälan. Några barnsjukdomar har uppstått i samband med uppdateringar, men med tanke på antalet användare har det gått mycket bra. c) Arrangörmanualen, 114 d). Efter diskussion beslutas att skrivningen gällande Tävlingsområde ska det ändras till följande; Arrangören ansvarar för att sökområdet är så beskaffat att tävlingsekipagen kan tävla under liknande förutsättningar. Helst bör inte ordinarie verksamhet på platsen förekomma under tävlingen. Befarar man att personer, fordon etc från annan verksamhet än Nose Work kan komma i direkt anslutning till sökområdet är det arrangörens ansvar att det finns funktionärer som kan se till att man respekterar när sök är igång. Måste man från annan verksamhet bryta denna avspärrning ska funktionär kunna be dem att avvakta tills momentet är klart och att tävlingen gör ett uppehåll vid behov. Ny version av AM ska publiceras snarast.
d) TL-utbildningen; Tina jobbar vidare och räknar med att den ska vara klar till den 1/11. e) TS-utbildningen; Även TS-utbildningen räknas vara klar till den 1/11. f) FB-grupper; Det beslutas att förhållningsregler bör läggas in på SNWKs FB-grupper. g) Resultatlistor doftprov; Fråga från arrangör om man behöver fota/scanna in listorna och skicka in dem till SNWK. Det beslutas att eftersom resultaten finns registrerade i SNWK Tävling behöver man inte skicka in dem via mail. h) Yttrande till SKK angående doftprov 2016. Tina har skrivit ett förslag, och det beslöts att detta skickas till SKKs tävlingsavdelning. i) Lista auktoriserade doftprovsdomare; Emma har inkommit med förslag om att för att hålla ha en aktuell lista på när dp-domarna löper ut behövs uppgifter både på när man dömt som bakdömt elektroniskt. Arrangören kan lägga in uppgifter om bakdomare som domare i dp-arrangemanget på SNWK Tävling. Det beslutas att blanketten om bakdömning på hemsidan ska tas bort och uppgift om bakdömning ska fyllas i via SNWK Tävling. De uppgifter som Emma har för Micke in i systemet. j) Anmälan om valp på tävlingsområde samt förvaring av hund i bil. David tar han dom detta och tar kontakt med Brith Andersson på SKKs tävlingsavdelning. 122 Rapport regelrevideringsgruppen (TB) Tina rapporterar att regelrevideringsgruppen har följande medlemmar; Adam Hübinette sammankallande, Helena Bohlin Jeanette Arnesson, Lena Östman, Maria Gabrielsson, Tina Björnberg. Första mötet var den 2/10 2018 i Uppsala. SNWKs kontaktperson hos SKK vad gäller regelrevideringen är Beatrice Palm. 21/10 är sista dagen för medlemmar att inkomma med förslag via hemsidan. Gruppen bör ha ett förslag klart senast våren 2019 och delar av arbetet ska kunna presenteras på kommande domarkonferens 17-18/11. Nästa möte 29/10 via telefon. 123 Rapport Domarkommittén a) Under hösten 2019 planeras utbildning avseende uppgradering av klass 1 domare till klass 2 domare. Förslag att följande kriterier måste uppfyllas för att klass 1 domare ska kunna genomgå utbildningen: Klass 1 domare ska ha dömt minst 10 st officiella tävlingar.
Följande förslag gäller för att bli godkänd klass 2 domare: Genomgå en helgs utbildning i klass 2 som tillhandahålls av domarkommittén. Bakdöma på två klass 2 tävlingar (med två olika domare) med godkänt resultat efter det att hen har genomgått ovan utbildning. Det beslutas att ovan förslag gäller som kriterier för utbildning av klass 2 domare och att domarkommittén kan börja planera för utbildningen efter årsskiftet. b) Förslag om att deltagare på domarkonferensen ska få bo i egna rum. Det beslutas att om deltagaren önskar bo i eget rum får den själv betala mellanskillnaden mellan enkelrum och dubbelrum. Hela fakturan ställs till SNWK och mellanskillnaden betalar deltagaren till SNWK. c) Två tävlingsdomare har inkommit med begäran om att få vilande auktorisation. Det beslutas att tävlingsdomarna får detta beviljat t.o.m. augusti 2019 för att återfå auktorisationen ska de bakdöma 2 tävlingar innan 31/12 2019. 124 Rapport utbildningskommittén (MF) Marie rapporterar om utbildningskommitténs arbete och det fortsatta arbetet. Utbildningskommittén vill att styrelsen beslutar om utbildning till doftprovsdomare ska ligga utanför instruktörsutbildningen eller i utbildningen. Det beslutas att utbildning till doftprovsdomare ska ligga i instruktörsutbildningen. Frågan om certifiering/validering av instruktör ska ligga utanför utbildningen eller i utbildningen. Det beslutas att certifiering/validering av instruktör ska ligga i utbildningen. Det beslutades att nuvarande kursplan ska utvecklas och att certifieringen leder till att man blir NW1 instruktör. 125 Instruktörskommittén a) Instruktörsavtalet, se bilaga Styrelsen beslutar att bordlägga ärendet. 126 Revisorernas rapport (AH, KP) Revisorerna rapporterar att man påbörjat en delrevision och synpunkterna noteras i PM till styrelsen. 127 Nästa möte (DS) Önskemål om 2-dagarsmöte har framkommit, men svårt att hitta dagar för detta. Nästa möte, som planerat, den 25/11 2018.
128 Övriga frågor 1. Valberedningen. Valberedningen består av Maja Ekers sammankallande, Pirkko Andersson ordinarie ledamot och Mia Tegbrant som är adjungerad då Siv Rüdén avsagt sig uppdraget. Frågan kom upp då Mia Edelton undrat om hon kan vara till hjälp med valberedningens arbete. 2. My Dog David informerar om att han har kontakt med ledningen för My Dog och planen är att SNWK kommer att ha monter, tävlingar etc. Marie Bankhed håller i planeringen för tävlingarna med hjälp från funktionärer. David och Marie Fogelquist hjälps åt med montern. 129 Tina Björnberg informerar om att hon avsäger sig de förtroendeuppdrag hon har i SNWK efter detta möte. 130 Mötet avslutas kl 17.00. David Svennelid Ordförande Marie Fogelquist (Vice ordförande) Vald Justerare Lena Andreasson (Kassör) Övrig Justerare Kicki Löf (Suppleant Övrig Justerare