2016-04-17 Verksamhetsplan för planerings- och utredningsavdelningen (PLU) 2016-2017 (från och med maj 2016 och cirka ett år framåt). Avdelningen stödjer KTH:s ledning med uppföljning, analys, styrning, planering, kvalitetssamordning och utredning inom nedan angivna områden. Avdelningen ger även visst stöd till skolorna inom dessa områden. Avdelningen har en samlad kompetens och gedigen erfarenhet av kvalificerat utredningsarbete. Arbetet ska genomsyras av en systematisk och tydlig dokumentation för att minska sårbarheten i utförandet av arbetsuppgifter. Verksamhetsplanering och uppföljning Externt relaterad verksamhet: årsredovisning, delårsrapport, prognos och budgetunderlag m m Avdelningen har huvudansvar för att de övergripande dokumenten, årsredovisning, delårsrapport, regeringsprognoser över utbildningsvolymen (två gånger per år) och budgetunderlag, färdigställs och skickas till utbildningsdepartementet. Efter varje slutförd årsredovisning sammanställer avdelningen erfarenheter och gör en plan tillsammans med övriga berörda avdelningar för vad som kan förbättras eller utvecklas till nästa år. Under tidig höst varje år stäms planen av inför arbete med kommande årsredovisning. Uppföljning av arbetet med delårsrapport, budgetunderlag och regeringsprognoser sker på ett likartat sätt som för årsredovisningen. Avdelningen ansvarar för att koordinera arbetet med skolornas och förvaltningens riskanalys kopplat till årsredovisningar, budgetunderlag och verksamhetsplanering. Riskanalysen är starkt kopplad till, och integrerad i, den årliga planerings- och uppföljningsprocessen. KTH-internt relaterad verksamhet: analys, planering, styrning och uppföljning av KTH:s skolor samt processer för detta Avdelningen ska kontinuerligt utveckla sitt eget arbete med övergripande verksamhetsplanering uppföljning så att en struktur finns för detta arbete som följer årscykeln. Stor vikt ska läggas vid att olika styrdokument är synkroniserade och att även uppföljningen av desamma är det. Analys, planering, styrning och uppföljning av verksamheten vid KTH:s skolor ska utgå från KTH:s utvecklingsplan och andra strategiska dokument. En utvecklingsplan för perioden 2013-2016 (förlängd t o m 2017) beslutades i december 2012. En handlingsplan kopplad till utvecklingsplanen har tagits fram under början av 2013. Den ligger till grund för olika aktiviteter som kopplar till målen i utvecklingsplanen. Ansvaret för den årliga uppföljningen av utvecklingsplanen och handlingsplanen ligger hos avdelningen. Under 2017 förväntas att KTH ska ta fram en utvecklingsplan för perioden 2018-2021. Avdelningen kommer att stödja detta arbete bland annat med framtagande av underlag och de utredningar som behövs. Avdelningen har tillsammans med avdelningen för utbildningsadministration (AUA) och ekonomiavdelningen arbetat fram och dokumenterat en årscykel över vilka data som tas fram vid vilken tidpunkt under året samt syftet med varje rapporttillfälle. Dessa KTH-rapporter tas fram vid fyra tillfällen under året. De har en gemensam grundstruktur, men varje rapport har också ett eget tema. Utöver dessa fyra rapporter tas en indikatorrapport fram i februari/mars varje år. Rapporterna finns också för skolnivån. Avdelningen har det sammanhållande ansvaret. Årscykeln ska utgöra ett stöd för 1 (5)
avdelningens arbete med analys och presentation av olika data. De ovan nämnda rapporterna ska också koppla till uppföljningen av verksamhetsuppdragen, uppföljning av utvecklingsplan och handlingsplan till utvecklingsplanen samt till de data som finns i årsredovisningen. Avdelningen har i UF:s verksamhetsuppdrag för 2016 ett särskilt uppdrag att förbättra kopplingen mellan olika typer av styrdokument och uppföljningsdokument. Målet är att minimera dubbelarbete hos de som är berörda samt att öka tydligheten i data. Avdelningen ansvarar för bevakning av rankingar, framtagande av uppgifter till rankingar och benchmarkingsamarbeten, analys av resultat, genomföra jämförelser med andra, främst tekniska, universitet samt att beakta resultatet ur ett strategiskt perspektiv med avancemang inom de ledande internationella rankingarna som mål. Arbetet innefattar en rådgivande funktion gentemot KTH:s ledning, ta fram förslag på åtgärder för avancemang samt uppföljning/analys av resultat som i synnerhet berör forskning, men även utbildning, rykte och samverkan. Avdelningen är sammanhållande för framtagande och uppföljning av verksamhetsuppdragen till KTH:s skolor. Verksamhetsuppdragen följs upp vid två tillfällen per år. Uppföljningarna kombineras, i möten med företrädare för skolorna, med diskussioner rörande nästa års verksamhetsuppdrag. Arbetet sker i nära dialog med rektorsgruppen. Ekonomiavdelningen deltar också i arbetet. Avdelningen ansvarar också för beräkning av fördelning av resurser till skolorna beträffande grundutbildningsanslaget. Arbetet med att se över innehållet i verksamhetsuppdragen, samt säkerställa uppföljningen av varje delområde i uppdragen fortsätter. Arbetet med att utveckla presentationen av skolspecifik data som används vid uppföljningen av skolornas verksamhetsuppdrag fortsätter. Denna aktivitet sker i nära dialog med AUA och är starkt kopplad till årscykeln som nämns ovan samt till uppföljning av KTH:s utvecklingsplan. I UF:s verksamhetsuppdrag för 2016 har avdelningen ett särskilt uppdrag att se över struktur och innehåll i verksamhetsuppdragen. Strukturen på dokumenten behöver hitta en tydlig och lättillgänglig form som gör det enklare för skolorna att arbeta med verksamhetsuppdragen i olika sammanhang. Omfånget bör minska betydligt. Formuleringen av olika uppdrag bör ses över. Målet är att verksamhetsuppdragen ska bli mer lättillgängliga och lättarbetade för skolor och UF. Prognoserna blir allt viktigare i KTH:s planerings- och budgetprocess. Inom ramen för arbetet med årscykeln har avdelningen också påbörjat ett arbete med KTH-prognoser för volymen av utbildning på grundnivå och avancerad nivå m m. Detta arbete ska vidareutvecklas. Ledningen driver ett arbete med särskilt fokus på förbättrad genomströmning och ökad examination. Arbetet innebär dels en utveckling av verktyg och rapporter för genomlysning och analys av genomströmning och examination. Avdelningen ansvarar här, tillsammans med AUA, för utvecklingen och implementeringen av verktygen. Avdelningen stödjer även aktivt ledningen i planeringen, genomförandet och utvecklingen av dialogarbetet. Avdelning genomför under 2016, på uppdrag av prorektor, en intervjustudie med studerande som lämnat KTH:s civilingenjörsprogram under utbildningen (avhoppsstudie) för att få en bild av orsakerna till att studenter som antagits till och påbörjat sina studier hoppar av sin utbildning. Kvalitetssamordning Avdelningen står för kvalitetssamordning i form av strategiskt arbete, projektledning och projektmedverkan. Betydelsen av kvalitetsarbete och kvalitetssäkring ökar p g a externa krav och interna ambitioner. Fortsatt arbete ska ske med att utveckla systematiken i kvalitetssamordningen och att samordna den med övrig planering och uppföljning. Avdelningen utgör ett stöd i kvalitetsfrågor till rektor, dekanus, prodekanus och förvaltningschef samt de grupperingar som dessa leder. I stödet ingår policyarbete, omvärldsbevakning, kunskapsspridning, forskningsanknytning och kommunikation. 2 (5)
Vidare ingår att leda eller medverka i KTH-initierade utvärderingsprojekt, att vara kontaktperson gentemot externa aktörer som genomför utbildningsutvärderingar samt att verka för förbättrad uppföljning och systematik i kvalitetsarbetet. I synnerhet verkar avdelningen för att sprida kunskap om och stötta arbetet med att utveckla kontinuerlig uppföljning och regelbunden granskning av utbildning i enlighet med europeiska standarder (ESG 1.9). Avdelningen bevakar UKÄ:s tidplan för utvärdering och planerar KTH:s arbete därefter. Avdelningen ansvarar för de uppföljningsenkäter som ges till olika kategorier av studenter och examinerade. Stor vikt läggs vid analys och uppföljning av de resultat som framkommer i undersökningarna. Startenkät och Doktoranduppföljning görs vart fjärde år medan Karriäruppföljning och Mellanårsenkät genomförs vart tredje år. Föreslagen tidplan: 2016 Doktoranduppföljning 2017 Karriäruppföljning 2018 Mellanårsenkät 2019 Startenkät 2020 Doktoranduppföljning, Karriäruppföljning Övergripande utbildningsfrågor Avdelningen ansvarar för utredningar angående frågor som rör utbildning på samtliga nivåer som initieras av fakultetsrådet, dess utbildningsutskott eller av rektor. Avdelningen har beredningsansvar för många av de utbildningsfrågor som tas upp i utbildningsutskott, GA-grupp och FA-grupp. Avdelningen har ansvar för att uppdatera KTH:s regelverk vad gäller delarna som rör utbildning på alla nivåer. Under 2015/16 pågår en grundlig genomgång för att uppdatera och renodla regelverket. Liknande aktiviteter görs för samtliga områden inom regelverket och berör således hela UF. Arbetet genomförs av regelverksgruppen där en representant från planerings- och utredningsavdelningen deltar. Avdelningen för dokumenthantering leder projektet. Inom avdelningen finns en god samlad kompetens om regelverk och handläggning av utbildning på samtliga nivåer vid KTH och det ingår därför att svara på frågor och vid behov stötta både skolor och andra avdelningar inom UF. Inom PLU finns en arbetsgrupp som kontinuerligt arbetar med regelverksfrågorna. Inom KTH, och vid lärosäten som KTH samarbetar med, finns intresse av att kunna utfärda gemensam examen efter en utbildning som anordnas av två eller flera lärosäten i samarbete. Detta gäller alla utbildningsnivåer, och både nationellt och internationellt. Avdelningen har varit delaktig i att ta fram riktlinjer samt stöddokument för att underlätta arbetet för alla inblandade samt säkerställa rättssäkerheten. Avdelningen kommer även fortsättningsvis ha en aktiv roll i samband med planeringsarbete för utbildningssamarbeten som ska leda till gemensam examen, särskilt avseende nationella samarbeten. För ändamålet har formerats en beredningsgrupp för utbildningssamarbeten (BUS). Chefen för PLU leder gruppen som i övrigt består av representanter från KIR, AUA, JUR och PLU. Avdelningen har detta som ett prioriterat projekt i UF:s verksamhetsuppdrag. Syftet är att etablera och vidmakthålla ett välfungerande stöd genom hela processen som leder till att ett utbildningssamarbete kommer till stånd. Målet är att få en förankrad och kvalitetssäkrad process för utbildningssamarbeten. Under de senaste åren har ett antal seminarier hållits under temat utbildning. Prodekanus är ansvarig tillsammans med avdelningen, som också koordinerar seminarierna. Även fortsättningsvis planeras för liknande seminarieverksamhet på teman som utbildning, kvalitet och excellens, nu även specifikt kopplade till utvecklingsplanen för KTH. 3 (5)
Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Vissa brister i kursklassificering har identifierats. Det gäller indelningen i huvudområden, hur kurser och utbildningsprogram förs till huvudområden, ämnesområden och utbildningsområden. Våra huvudområden har direkt koppling till Universitetskanslersämbetets utvärdering vilket ytterligare har aktualiserat frågan. Avdelningen leder projektet Inplacering av kurs i huvud-, ämnes- och utbildningsområde samt på utbildningsnivå vars syfte är att kvalitetssäkra utbildningarna och programarbetet samt att underlätta examensgranskning, särskilt gällande generell examen. En översyn görs av huvudområdena på KTH där ämnesbeskrivningar för befintliga, och eventuellt nya huvudområden, tas fram av KTH:s skolor. KTH:s fakultetsråd beslutar om huvudområden och ska fastställa huvudområdesbeskrivningar för existerande, nya och ändrade huvudområden för examen efter studier inom kandidat, magister- och masterprogram. En kursklassningspolicy för KTH ska fastställas och en gemensam syn för kursklassning etableras liksom övergripande arbets- och beslutsrutiner vid inrättande av kurs. Projektet inkluderar även genomgång av klassning av pågående kurser och övriga examensgrundande kurser med påföljande dialog med inblandade skolor om eventuella nödvändiga ändringar i kursernas klassning. Detta projekt är prioriterat i UF:s verksamhetsuppdrag. Målet är att säkerställa att kurser är rätt klassificerade så att examen kan utfärdas på rätt grunder, att KTH får rätt ersättning för sin utbildning och att statistik blir rättvisande. Utbildning på forskarnivå Doktorsprogram etablerades på KTH 2011 och doktorander antas idag till ett ämne på forskarnivå och ett doktorsprogram alternativt program inom utbildningssamarbete. Från skolorna har man signalerat att en uppdatering av programbeskrivningar och ämnesstudieplaner behövs och avdelningen kommer att vara stöttande i det arbetet. Beredning av rektors och KTH-ledningens beslut Planerings- och utredningsavdelningen har ett ansvar för att säkerställa att beslut ligger i linje med KTH:s övergripande planering och med andra beslut och överväganden av strategisk natur. Avdelningen ska arbeta aktivt med uppföljning av övergripande beslut som fattas av rektor och andra organ/personer. Målet är att i ett längre perspektiv bidra till högre kvalitet i beslut som fattas av KTH:s ledning. Planerings- och utredningsavdelningen är delaktig i många remisser av övergripande natur som KTH ska besvara. Avdelningen har ofta ett samordningsansvar för remissvarens slutliga utformning även om delar av arbetet utförs av andra avdelningar inom UF eller inom KTH:s skolor. Det är väsentligt att remissvar kan beredas så brett som möjligt samtidigt som en koppling finns till KTH:s strategiska planer. Avdelningen utför utredningsuppdrag, främst efter uppdrag från ledningen. I vissa fall görs dessa självständigt, i andra fall tillsammans med andra funktioner/avdelningar/skolor. Akademiska och administrativa interna möten Avdelningen bereder beslut och bemannar sekreterar-/koordinatorfunktion i fakultetsråd, utbildningsutskott, resursfördelningsutskott, GA- och FA-möten och fakultetskollegiet. Några gånger varje år genomförs fördjupade möten/konferenser för GA, FA, PA, UA samt FR och UU, ibland för flera av dessa grupperingar gemensamt. Avdelningen ansvarar för PLUTA planeringsmöten med dekanus och prodekanus och de inom avdelningen som har sekreterarfunktion i ovanstående fasta grupperingar. Dessutom deltar sekreteraren i anställningsutskottet. 4 (5)
Avdelningen deltar i olika, tillfälliga arbetsgrupper. Utveckling av sammanträdesformer och administrativa rutiner i anslutning till möten (handlingar, dokumenthantering, utskick, mötesformer m m) ska fortsätta. Avdelningen ansvarar för möten med skolornas utbildningsfunktionsansvariga, UA. En utveckling ska ske för att dessa möten ska hantera utbildning på alla nivåer liksom internationella frågor när det gäller utbildning. Övriga ansvarsområden Avdelningens personal medverkar i olika interna utbildningar, liksom vid externa/utländska besök. Avdelningens personal deltar i interna och externa nätverk inom och utom Sverige. Avdelningen deltar i olika internationella sammanhang. Det gäller bl a arbetsgrupper inom det europeiska Cluster- och det nordiska N5T-samarbetet, liksom inom några TEMPUS-projekt. Avdelningen ansvarar för den egna budgeten, ekonomin och personalplaneringen. Två av avdelningens medarbetare bedriver egna studier på forskarnivå inom områden som anknyter till avdelningens verksamhet. Framtiden Avdelningen ska som stöd för arbetet dokumentera arbetsmetoder. Avdelningen ska ha ett arbetssätt som innebär att vi grupperar oss runt olika typer av frågor. Grupperna förändras över tid med hänsyn till aktuella projekt och utredningar. Samtidigt tar och har varje enskild medarbetare ett eget ansvar för de uppgifter hen arbetar med. Avdelningen kommer att arbeta vidare med att identifiera olika ansvarsområden för avdelningens medarbetare. Detta för att tydligare möta ledningens och skolornas krav på omvärldsbevakning och analys, kopplat till agerande i olika frågor. Avdelningen ska aktivt utveckla sitt samarbete med andra avdelningar/enheter inom UF och skolorna. Ett exempel är AUA och EA, där vi ska vidareutveckla arbetet med indikatorer, VIS, prognoser, resursfördelning samt inom olika uppföljningar bl a kopplade till utvecklingsplan och verksamhetsuppdrag samt med anledning av resultat i t ex årsredovisningen och indikatorrapport. Samarbetet med juridiska avdelningen ska ytterligare förstärkas. Generationsskiftet inom avdelningen fortsätter. Under 2010-2014 har åtta nya medarbetare rekryterats. Ytterligare några medarbetare har under 2015 slutat med pension. Det innebär att inom loppet av 4-6 år har över hälften av personalen inom avdelningen bytts ut. Avdelningens kompetensöverföring ska ske under ordnade former och genom att rekrytering av nya medarbetare sker med god framförhållning (= överlapp). Våra erfarenheter av kompetensöverföring under de senaste åren är goda. Samtidigt är en sådan här förnyelse av personalen ett utmärkt tillfälle att se över rutiner och arbetssätt i syfte att förnya och anpassa dessa. De kommande rekryteringar som behöver göras ska ske i syfte att behålla en bred kompetens och erfarenhet för avdelningen, d v s avdelningens medarbetare ska ha en varierande bakgrund och rekryteras såväl internt inom KTH som externt. 5 (5)