Min ansökan Daniel Madsén 1
Nyheter i Min ansökan Version 25 maj Meddelande om inkommen ansökan Välj vem som ska signera ansökan Sökt belopp i utbetalningsansökningar GDRP I samtliga ansökningar finns en kontaktperson för ansökan. Denne får nu en bekräftelse på att ansökan är skickad. 2
Meddelande om inkommen ansökan Detta är ett automatiskt meddelande som rör organisationen X med organisationsnummer 556973-1184. Ärendet som kom in till Länsstyrelsen Västerbotten 2018-01-26 kl 15:17 har ärendenummer 204345. För information om hanteringen av ärendet, kontakta Länsstyrelsen Västerbotten. Med vänlig hälsning, Länsstyrelsen Västerbotten Viktigt meddelande: Observera: Detta är ett automatiskt genererat e-post. Du kan inte svara på detta e-postmeddelande. 3
Välj vem som ska signera 4
Prioriterade områden - Min ansökan Minskat uppgiftslämnande Dela och samarbeta Gallra bort gammalt Övergång till Nyps 2020 5
Nyps Henrik Hedlund 6
Planerade aktiviteter - Nyps E-arkivering Regionbildning 1 januari 2019 GDPR 7
E-arkivering Tillväxtverkets mellanarkiv Tillväxtverkets upphandling av leverantör för mellanarkivet blev klar i vinter. Vinnande anbud: C-Archive från Comprima. 8
E-arkivering Införandeprojekt med installation Q2 Anpassningar i Nyps inför start av första arkiveringen Piloter Utbildning Projektplan Införandeprojekt med installation Q2 tillsammans med Comprima Uppstart, början på maj. Installation innan sommaren. Nödvändiga anpassningar i Nyps inför start av arkivering Hantering av arkiverade ärenden, tex vid återsökning och återöppning. Dirigering vidare till mellanarkiv vid sökning på arkiverade ärenden Piloter (Börjar medarkivering av några av Tillväxtverkets egna ärenden från olika diariesystem) ERUF-ärenden från förra programperioden från Skåne-Blekinge programmet. Utbildning får vi återkomma senare om när arkiveringsplanen är klar. 9
E-arkivering 22 olika ansökanstyper Drygt 70.000 ärenden registrerade i Nyps Totalt ca 1.000.000 dokument 600+ Gigabyte dokument fördelade på ca 50 filtyper + 130.238 överflyttade ärenden från STINS Siffror 10
E-arkivering Avvecklingsplan Tack Nyps Avvecklingsplan och avslut av Nyps Vi har som mål att innan året är slut att presentera en avvecklingsplan för hela systemet. Mycket beror så klart på införandetakten av övriga stöd i Nyps 2020. Sedan får vi tacka Nyps för lång och trogen statlig tjänst. 11
E-arkivering Frågor! Frågor? 12
Regionbildning Projektet Aktuella län Förra gången Projektupplägg Projektledare/kontaktpersoner Ekonomi Utbildning Ärendeflytt Det andra prioriterade området är regionbildningen. 13
Regionbildning 1 januari 2019 Västerbotten Dalarna Värmland Stockholm Sörmland Kalmar Blekinge Aktuella län 14
Regionbildning Aktuella län 20 organisationer är inblandade, tre i varje län förutom Stockholm som inte har något regionförbund. 15
Regionbildning Första informationsbrev i juni Projektstart i augusti/september Projektavslut i januari/februari Projektupplägg Informationsbrev innan semestrarna I augusti/september börjar vi med att - etablera kontakter - startar igång projektet Avslut i januari/februari 16
Regionbildning PL, Tillväxtverket Henrik Hedlund henrik.hedlund@tillvaxtverket.se 08-681 95 87 PL Värmland Dalarna Västerbotten Stockholm Södermanland Kalmar Blekinge Tillväxtverkets projektledare och kontaktpersoner En kontaktperson per länsstyrelse, regionförbund och landsting. Kontaktpersonen agerar som er projektledare gentemot NypsCentralen och ansvarar för att nya användare och behörigheter läggs upp i KAP att konfigurering görs i Nyps Admin samt är Tillväxtverkets kontaktperson i ekonomifrågor. 17
Regionbildning Checklistor Dokumentmallar Diarie Värdelistor Systemkontroller Tillväxtverkets projektledare och kontaktpersoner Med konfiguration menas till exempel konfig. av: * Checklistor, * Dokumentmallar, * Diarie (diarienr.serier, lagringsplatser) * Värdelistor, * Kontroller 18
Regionbildning Användare Behörigheter Inloggning med RSA-dosa Användare, behörigheter, konfiguration etc. Nytt för länsstyrelseanvändare som går över samt nya Nyps-användare på landstinget är inloggningen med RSA-dosa (personlig och kostar 850 kr exkl. moms). 19
Regionbildning Planering och samarbete Projektledare Kompetensförsörjning Behåll farten Projektledare/kontaktpersoner Viktigt med bra samarbete mellan länsstyrelse, regionförbund och landsting. En utsedd projektledare rekommenderas som håller ihop kontakter och insatser mellan parterna. Utmaningar är kompetensförsörjning, att inte tappa farten och behålla upparbetade samverkanstrukturer. 20
Regionbildning Ekonomi Normalt får länsstyrelsen behålla 5% av 1:1 anslaget och 95% går till regionen/landstinget. 21
Regionbildning Utbildningsansvarig Anders Runnholm anders.runnholm@tillvaxtverket.se Tel: 08-681 96 66 Besök/utbildning Utbildning * Passa på att delta på de utbildningstillfällen som ges under hösten * Utbildningsansvarig * Besök (om det finns behov) våren 2019 22
Regionbildning Release prel. 9 januari Projektavslut jan/feb Release med ärendeflytt Prel. datum för flytt av pågående ärenden - 9 januari Projektavslut januari/februari 23
Regionbildning Norrbotten Västernorrland Uppsala Västmanland Förra gången Fyra nya regioner bildades 1/1 2017 Norrbotten Västernorrland Uppsala Västmanland Om du tillhör något av de aktuella länen för 2019, sök gärna upp någon som tillhör länen från förra regionbildningen 2017. 24
Nyps analys Åsa Adamsson 25
INDATA DATA UTDATA RESULTAT LÄRANDE Registrering Stödmottagare Handläggare Beslutsfattare Lagring Nyps Nyps2020 Bearbetning Diver Nypsportalen Nyps Nyps2020 Analys Rapporter Utvärderingar Dialog Kunskapsunderlag Spridning av resultat, prestationer och lägesbeskrivningar. Korrekt data Korrekt information Rätt slutsatser och rätt beslut Det är många faktorer som påverkar vad det är för uppgifter som finns i Nyps. Det är verksamheten som ställer krav på vad som ska lagras där och vilka uppgifter som vi ska fråga efter. De uppgifter som registreras in i våra system via Min Ansökan och de uppgifter som ni lägger in kallar vi för INDATA. Det är i det här skedet som kvaliteten på uppgiften avgörs! Det spelar ingen roll hur många riktlinjer och checklistor vi har, det är i bedömningen hos den enskilde som kvaliteten bestäms. Så om vi då pratar om inregistrerade uppgifter som DATA som vi lagrar i vårt handläggarsystem Nyps och Nyps2020. Dessa lagrade uppgifter tas sedan ut genom olika analysverktyg såsom Diver och Nypsportalen m.fl. Det kallar vi för UTDATA. Det är här som uppgifterna aggregeras och där mönster kan tydas. Vilka uppgifter som ska vara möjliga att ta ut är det verksamheten som avgör. Utdatat används senare till olika rapporter, analyser och i dialoger med regioner och andra aktörer. Resultaten visas också genom utvärderingar. Sammantaget sprids dessa kunskaper sedan vidare och bidrar till ett lärande. 26
INDATA 27
28
För att kunna säkerställa kvaliteten i datat i Nyps genomförs en kvalitetssäkring av uppgifterna i Nyps. Det finns omfattande brister som måste åtgärdas för att kunna ta ut uppgifter till uppföljningen. Enligt förordningen får anslag 1:1 endast utgöra 50% av finansieringen. De enda ärenden som kan beviljas utan medfinansiering är uppföljnings- och utvärderingsärenden samt Nyps-licenskostnader. Dessa ärenden ska registreras på stödtypen Uppföljning/utvärdering eller motsvarande. Se om din beslutsorganisation ärenden med en för låg medfinansieringsnivå finns med, åtgärda i Nyps för de ärenden som har för låg nivå på medfinansieringen. Ändringar kan göras genom ändringsbeslut i Nyps. Ärenden som är registrerade på nationell prioritering 5 Övriga insatser. Registrera om ärenden i Nyps från 5 till annan nationell prioritering (1-4). I de fall nationell prioritering 1-4 inte kan väljas motivera till oss varför det är så. Ändringar kan göras genom ändringsbeslut i Nyps. När det gäller projektmedel kommer vi i nästa utskick be er notera vilka av era 29
ärenden som också är finansierade av annan 1:1-beslutande organisation. 29
Det moment som är knepigast i uppföljningsarbetets kvalitetssäkring är att rensa bort dubbla finansieringsposter. Ett projekt bestå av flera ärenden från flera olika beslutsfattare. När det är två 1:1-beslutsfattare på ett projekt får vi 2 ärenden på ett projekt. Detta faktum ger dubbla finansieringsposter. För en korrekt återrapportering till regeringen avseende 1:1-medlen och deras medfinansiering måste vi stryka en av de dubblerade posterna. Så måste vi göra för samtliga ärenden som tillhör ett projekt med flera 1:1-beslutsfattare. I många fall stämmer inte finansieringsbilderna i de olika ärendena överens. Beslutsfattare 1 kan ha angett att en annan 1:1-beslutsfattare är med och finansierar ärendet med sina egna 1:1-medel, men vi hittar inte motsvarande ärende hos beslutsfattare 2. Slutsats: ärendet är felregistrerat av beslutsfattare 1 eller beslutsfattare 2 alternativt ligger besluten på olika sidor årsskiftet. Ärenden som hänger ihop men som har icke-överensstämmande finansieringsbilder måste korrigeras i Nyps. Eftersom ni är 2 eller fler beslutsfattare på samma projekt är det bra om ni stämmer av med varandra hur finansieringsbilden ska se ut i det aktuella projektet. Medfinansieringar egna projekt med egen 1:1 30
DATA 31
Nyps Diver Nypsportalen Nyps2020 32
UTDATA 33
Prestanda Byggtider Obegränsade dimensioner Nya modeller Fler dimensioner Sammanslagna modeller Nya markörer Som tilläggsmodul till Diver vill Tillväxtverket anskaffa Spectre, utvecklad av samma leverantör, som ger förutsättningar för väsentligt ökade bearbetningshastigheter för analysmodeller med obegränsat antal dimensioner och 100-tals till miljarder indatarader. Prestanda Bearbetningshastighet 34
RESULTAT 35
Utdatat används senare till olika rapporter, utvärderingar och i dialoger med regioner och andra aktörer. Det har vi här kallat för resultat, även om det i många fall handlar om just prestationer eller utfall (lägesbeskrivningar). Det som vi pratar om i samband med uppföljning är det som sker på aktivitetsnivå och är prestationer i projekten. Vi följer vad projektens aktiviteter leder till i form av hur många företag som får stöd, hur många km järnväg som byggs etc. Regionala tillväxtåtgärder budgetår 2018 kommer vi att uteslutande använda oss av uppgifter som ni matat in i Nyps. Det vill säga Tillväxtverket kommer inte längre att använda excelfilen för projektstödet som ni känner igen sen tidigare. Vi ser att detta är en förenkling för er. Vår målsättning är att så långt möjligt enbart ta ut och bearbeta data från Nyps/Diver. 36
LÄRANDE 37
Det är i detta skede som kvaliteten på våra uppgifter avgörs! Från kvalitetssäkring till resultat INDATA DATA UTDATA RESULTAT LÄRANDE Registrering Stödmottagare Handläggare Beslutsfattare Lagring Nyps Nyps2020 r Bearbetning Diver Nypsportalen Nyps Nyps2020 Analys Rapporter Utvärderingar Dialog Kunskapsunderlag Spridning av resultat, prestationer och lägesbeskrivningar. Korrekt data Korrekt information Rätt slutsatser och rätt beslut Alla inregistrerade uppgifter har en användning, en nytta som i sin tur ska berätta något om programmet. Kunskaper om resultat, prestationer och lägesbeskrivningar sprids vidare och bidrar till ett lärande. Lärandet sker sedan tillbaka till samtliga dessa boxar där vi behöver få insikt och mer kunskap om vad det är för uppgifter som vi ska fråga efter, lagra och sedan aggregera. 38