Tjänsteskrivelse 1(1) -09-19 Dnr: MN /120 Miljö- och byggnadsnämnden Nämndplan MBN Förslag till beslut Miljö- och byggnadsnämndens beslut Miljö- och byggnadsnämnden beslutar att anta nämndplan. Ärendebeskrivning Nämndplan utgör det grundläggande politiska styrdokumentet för nämndens verksamheter för det kommande året. Nämndplanen omfattar fördelning av fullmäktige beslutad budgetetram till respektive verksamheten samt nedbrytning av fullmäktiges övergripande uppsatta mål. Planen omfattar även intern kontrolluppdrag, direktiv samt kund- och servicelöfte. Beslutsunderlag Nämndplan MBN Miljö & Teknik Göran Sandberg Samhällsbyggnadschef Karin Sandström Ekonom Beslutet ska skickas till För kännedom Kommunstyrelsen Ekonomichef Miljö- och byggnadsnämnden Karin Sandström Karin.Sandstrom@kavlinge.se Kävlinge kommun 046-73 90 00 kommunen@kavlinge.se www.kavlinge.se Sida 1 av 15
Nämndplan Miljö- och byggnadsnämnden Tkr Bokslut Budget Budget Nämnd/administration 2 085 2 127 2 160 Plan och bygglov 825 832 917 Miljö och hälsa 2 054 1 798 1 837 Summa driftram 4 964 4 7 4 914 Investeringsram 0 500 0 Budget Kävlinge kommun har en stabil ekonomisk grund att stå på, med goda resultat under flera år. Utsikterna att klara de finansiella målen för och ser rimliga ut men för planåren 2019 och 2020 bedöms inte målen uppnås. Det finns dock flera faktorer som kan påverka resultaten positivt; högre befolkningstillväxt än vad kommunens prognos beräknar, nya redovisningsprinciper för pensionsåtaganden samt eventuellt nyttjande av medel avsatt för pensioner. Inför 2019 kan det också bli nödvändigt att se över modellerna för pris-, löne- och befolkningskompensationen till nämnderna. Miljö- och byggnadsnämndens budgetram för uppgår till 4 914 tkr. För har ramen tillförts 30 tkr i priskompensation och 49 tkr för höjt personalomkostnadspålägg. För löneavtal har 100 tkr tillförts. Löneökningen inom plan och bygglov ersätts med 20 % och miljötillsynen ersätts med 25 % av ökningen. Resterande del förväntas eventuellt höjda avgifter ersätta. Miljö- och byggnadsnämnden har, förutom den skattefinansierade budgetramen, avgiftsfinansiering genom intäkter från bygglov, miljötillsyn och detaljplaner. Intäkterna budgeterades till 8 000 tkr. Enligt beslut höjer miljötillsynen timavgiften med genomsnittlig löneökning per år. Plan och bygglov debiterar efter lönenivå i intervall samt det årliga gällande prisbasbeloppet (PBB) vilket gör att avgiften inte automatiskt ökar varje år. Miljö- och byggnadsnämnden har ett överfört underskott från tidigare år. Underskottet uppgår till 265 tkr och måste återbetalas under. Miljö- och byggnadsnämnden prognostiserar vid delårsbokslut ett underskott med 1 000 tkr. Möjligheten till ytterligare åtgärder bedöms som små. års resultat kommer att påverka förutsättningarna för internbudget. Plan- och bygglov Ramen för plan och bygglov uppgår till 926 tkr. Externa intäkter budgeterades till 6 000 tkr. Till följd av högre kostnader samt lägre planintäkter prognosisteras ett underskott. Miljö och hälsa Ramen för miljö och hälsa uppgår till 1 845 tkr. Externa intäkter budgeterades till 1 980 tkr. Under prognostiseras ett underskott då färre timmar debiteras än budgeterat. Intäkterna som budgeteras är en direkt beräkning av antal timmar i beslutad tillsynsplan. Sida 2 av 15
Investeringar Miljö- och byggnadsnämnden har ingen budgetram för investeringar under. Mål KÄVLINGEBON 1. Kävlinge kommuns invånare har stort inflytande (Kf) Kf: Nöjd Inflytande-Index - Helheten 50 52 Kf: Nöjd-Inflytande-Index för påverkan 50 50 Mbn: Andel inkommande synpunkter i åsikt 100% 100% Kävlinge som fått mottagningsbekräftelse inom 2 dagar Mbn: Andel inkommande synpunkter i åsikt Kävlinge som fått svar inom 14 dagar 97% 100% 2. Kävlinge kommun har ett gott bemötande och en god tillgänglighet Kf) Kf: Nöjd-Medborgar-Index för bemötande 62 65 och tillgänglighet Kf: Andel som får svar på en fråga vid 81,0% 80,0% första telefonsamtalet Kf: Andel som får svar på e-post inom två 98,0% 100,0% arbetsdagar Kf: Nöjd-Medborgar-Index (NMI) 63 66 Mbn: Insikt, Betygsdindex för bemötande inom miljö- och hälsoskydd Mbn: Insikt, Betygsindex för bemötande inom bygglov Mbn: Insikt, Betygsindex för tillgänglighet inom miljö- och hälsoskydd Mbn: Insikt, Betygsindex för tillgänglighet inom bygglov Sida 3 av 15
SAMHÄLLSUTVECKLING 6. Kävlinge kommun växer genom att erbjuda attraktiva och hållbara boendemiljöer (Kf) Kf: Nöjd-Region-Index (NRI) (U00402) 70 72 Kf: Nöjd-Region-Index för bostäder 62 66 Kf: Nöjd-Region-Index för att rekommendera 76 78 vänner och bekanta att flytta till Kävlinge Kf: Befolkningsstatistik, Genomsnittlig ökning, 1,1% 1,5% rullande 10 år Kf: Antalet nya bostäder i Stationsstaden 24 100 (anges i antal per år) Kf: Antalet färdigställda bostäder, totalt i kommunen (anges i antal per år) 86 200 6.1 Kävlinges medborgare får professionell rådgivning genom hela bygglovs- och tillståndsprocessen (Mbn) Mbn: Det är enkelt att komma i kontakt med 3,7 4,0 kommunen och få hjälp med mitt ärende när jag behöver det. (skala 1-5) Mbn: Handläggarna är professionella och inger 3,8 4,0 förtroende. (skala 1-5) Mbn: Handläggningstiden är rimlig. (skala 1-5) 3,4 4,0 Mbn: Blanketter och informationsmaterial är 3,4 4,0 begripliga. (skala 1-5) Mbn: Beslutet är tydligt och klart för mig. (skala 1-4,3 4,0 5) Mbn: Handläggningstid för enkla ärenden (genomsnitt veckor) 5,25 4,00 Sida 4 av 15
7. Kävlinge kommun erbjuder ett företagsklimat i toppklass (Kf) Kf: Svenskt näringslivs ranking (anges i plats) 7 10 Kf: Servicemätning av kommunens 80 myndighetsutövning. Nöjd-Kund-Index (U07451) Kf: Nyregistrerade företag, antal per 1000 inv 6,0 7,0 Mbn: Insikt, Nöjdkundindex inom miljö- och hälsoskydd Mbn: Insikt, Nöjdkundindex för bygglov Mbn: Insikt, Betygsindex för effektivitet inom miljö- och hälsoskydd Mbn: Insikt, Betygsindex för effektivitet inom bygglov Mbn: Insikt, Betygsindex för rättssäkerhet inom miljö och hälsoskydd Mbn: Insikt, Betygsindex för rättssäkerhet inom bygglov Mbn: Antal genomförda företagsinformationsträffar (Miljö- och byggnadsnämnden) 2 1 8. Kävlinge kommun är välkomnande och trygg (Kf) Kf: Nöjd-Region-Index för trygghet 63 Kf: Trygghetsmätning, Öppna jämförelser (anger 14 25 plats, och topp 25) Kf: Nöjd-Medborgar-Index för Renhållning och 70 sophämtning Kf: Hur väl uppfyller skräpsituationen i din kommun dina förväntningar på en skräpfri kommun? 5,9 7,5 Sida 5 av 15
8.1 Miljö- och byggnadsnämnden genomför en riskbaserad livsmedelskontroll (Mbn) Mbn: Andel genomförda kontroller i relation till den gällande kontrollplanen 80,0% 100,0% MEDARBETAREN 11. Kävlinge kommun upplevs som en attraktiv arbetsplats (Kf) Kf: Hållbart medarbetarengagemang (HME), Index 77 86 för motivation (nedbrytbar) Kf: Hållbart medarbetarengagemang (HME), Index 91 86 för ledarskap (nedbrytbar) Kf: Hållbart medarbetarengagemang (HME), Index 81 86 för styrning (nedbrytbar) Kf: Personalomsättning (nedbrytbar) 15,0% 8% Kf: Jag kan rekommendera andra att söka jobb 80% inom Kävlinge kommun (gemensamt för alla nämnder) - nedbrytbar Mbn: Jag känner mig delaktig i vad som görs och 80% beslutas på min arbetsplats (nedbrytbar) Mbn: Vi har effektiva arbetsrutiner på vår avdelning/arbetsplats (nedbrytbar) 80% 12. Kävlinge kommun har en arbetsmiljö som främjar god hälsa (Kf) Kf: Sjukfrånvarostatistik i procent (nedbrytbar) 8,5% 4,8% Kf: Medarbetarens bedömning av hur 15,0% organisationens grund stämmer överens med deras uppfattning av hur den borde vara. Bör inte avvika mer än 15 % (nedbrytbar) Kf: Frisknärvaro, % andel som är sjuka 0-5 dagar 59,1% 55,0% Sida 6 av 15
(nedbrytbar) Kf: Sjukfrånvaro Korttid (nedbrytbar) 4,8% 3,5% Kf: Andel medarbetare som nyttjar friskvårdsbidrag 11% % (nedbrytbar) Kf: Andel medarbetare som anser att de inte får 15% möjlighet till återhämtning efter intensiva perioder (nedbrytbar) Mbn: Andel medarbetare som anser att de har en rimlig arbetsbelastning (nedbrytbar) 80% EKONOMI 13. Kävlinge kommun har en god ekonomisk hushållning och ett effektivt resursutnyttjande (Kf) Kf: Nettokostnadens andel av skatteintäkter 97,5% 98,0% under en rullande fyraårsperiod Kf: Verksamhetens nettokostnad i relation till 12,8 0,0 mkr budgeterad nivå mkr Kf: Skattesats 18,51% 18,51% 18,51% Kf: Investeringsvolymen i relation till skatter och bidrag under en rullande 10-årsperiod. (se beskrivning) 7,4% 10,0% 13.1 Tillsynsverksamheten för livsmedelskontroll och miljöbalkstillsyn har en balanserad finansiering (Mbn) Mbn: Debiterade timmar miljöbalkstillsyn per årsarbetare Mbn: Debiterade timmar livsmedelskontroll per årsarbetare Mbn: Arbetade timmar i relation till debiterade timmar, genomsnitt miljö- och hälsa 4 600 645 590 3,0 Sida 7 av 15
13.2 Bygglovsverksamheten har en balanserad finansiering (Mbn) Mbn: Personalkostnad samt ev kostnad för 80% konsult i relation till bygglovsintäkter Mbn: Arbetade timmar i relation till antal 20 bygglovsärenden MILJÖ 14. Kävlinge kommuns organisation är energieffektiv och fossilbränslefri (Kf) Kf: Andelen fossilbränslefria fordon i kommunens verksamheter, mätning påbörjas 2015 Kf: Andelen icke-fossilt bränsle i kommunens verksamheter Kf: Totala energiåtgången i kommunala fastigheter (Kwh/kvm/år) 8,0% 100,0% 87,1% 94,0% 146 128 15. Kävlinge kommun erbjuder en hållbar och hälsosam livsmiljö (Kf) Kf: Nöjd-Medborgar-Index för miljöarbete, 58 61 kommunens insatser för att kommuninvånarna ska kunna leva miljövänligt Kf: Antal kilo restavfall per invånare 187 205 Kf: Procentuellt minskat matsvinn i de 14% 20% kommunala verksamheterna, i relation till 2015 år (kommunnivå) Kf: Andel ekologiska livsmedel 36% 45% Kf: Ranking placering i Aktuell hållbarhet 130 58 70 Sida 8 av 15
15.1 Miljö- och byggnadsnämnden har en effektiv miljötillsyn (Mbn) Mbn: Antal tillsynsbesök enligt miljöbalken per årsarbetare Mbn: Antal kontrollbesök på livsmedelsanläggningar per årsarbetare Mbn: Antal anläggningar för livsmedelskontroll per årsarbetare 63 70 216 145 164 190 16. Kävlinge kommun erbjuder en tillgänglig och varierad naturmiljö (Kf) Kf: Andel kommunala naturområden som är försedda med flerspråkiga informationsskyltar som belyser områdenas n Kf: God friluftskommun (plats i naturvårdsverkets ranking - nytt från ) 80,0% 100,0% 182 164 Sida 9 av 15
Budget Budget Bokslut Budget Prognos Budget Budgetram, tkr 4 964 4 7 5 7 4 914 Budgetavvikelse, % 0 % 0 % 0% Verksamhetssammandrag, tkr Bokslut Budget Prognos Budget Nämnd/administration 2 085 2 127 2 327 2 160 Plan och bygglov 825 832 1 232 917 Miljö och hälsa 2 054 1798 2 198 1 837 Summa 4 964 4 7 5 7 4 914 Sida 10 av 15
Nyckeltal och planeringsförutsättningar Plan och bygglov Bokslut Budget Budget Antal inkomna ärende 613 600 Handläggningstid, veckor 4,8 4,8 Hållbart medarbetarengagemang - Motivation 77 - Ledarskap 91 - Styrning 81 Insikt, betyg för information om bygglov - Insikt, betyg för kompetens inom bygglov - Insikt, betyg för bemötande inom bygglov - Miljötillsyn Andel genomförda kontroller i relation till gällande kontrollplan Antal tillsynsbesök enligt miljöbalken per årsarbetare 63 Antal kontrollbesök på livsmedelsanläggningar per årsarbetare Hållbart medarbetarengagemang - Motivation 77 - Ledarskap 91 - Styrning 81 Insikt, betyg för effektivitet inom miljö o hälsoskydd - Insikt, betyg för rättssäkerhet inom miljö o hälsoskydd - Insikt, betyg för bemötande inom miljö o hälsoskydd - Bokslut Budget Budget 80 100 100 216 Sida 11 av 15
Intern kontroll Nämnden sammanställer (i nedanstående tabell) de processer, moment och rutiner som anses särskilt kritiska ur följande perspektiv. Omvärldsrisker Finansiella risker Efterlevnad av lagar och föreskrifter IT-relaterade risker Verksamhetsrisker Konsekvensen av att något inte fungerar eller går fel. 1=försumbar, 2=lindrig, 3=kännbar, 4=allvarlig. Sannolikheten att något går fel eller inte fungerar. 1=osannolikt, 2=mindre sannolikt, 3=sannolikt, 4=mycket sannolikt Nämnden sammanställer (i nedanstående tabell) de kontrollpunkter som de planerar att genomföra under året. Sammanställning och riskbedömning av processer, moment och rutiner Process, rutin eller moment Remisshantering inom miljöavdelningen av inkommande remisser (2013)* Konsekven s (1-4) Sannolikh et (1-4) 3 4 Kommentar Remisshantering av grannhörande ()* 3-4 2 Viktiga synpunkter missas om inte alla parter får tillfälle till yttrande. Hantering av inkomna mail och handlingar (2015)* 3 4 Risker vid direktadressering av mail och brev. Uppföljning av ärenden (2014)* 4 2 Myndighetskrav måste följas upp inom rimlig tid. Formell handläggning av planärenden (2013)* 4 2 Felaktig formell handläggning medför att planen inte vinner laga kraft. Bygglovsprocessen med tillhörande rutiner och mallar (2014) Riskklassning av livsmedelsverksamheter () 3 4 Kontroll av faktureringsrutiner, (, )* 3 3 * årtal anger vilket år punkten var en del av den interna kontrollplanen. 3 4 Brister i riskklassning av livsmedelsverksamheter. Intern kontrollplan Granskningen avser Lag, reglemente etc Ansvarig Klar datum Kontroll av faktureringsrutiner Redovisningsregl er Bygg & Miljöchef November Sida 12 av 15
Kundlöfte För att Kävlingeborna ska veta vad de kan förvänta sig av kommunen har vi olika löften för en rad tjänster som vi benämner våra löften till dig. Det är viktigt att våra kommuninvånare upplever att de får en bra och snabb service med god kvalitet av oss som arbetar i Kävlinge kommun. Här följer aktuella kundlöften inom Miljö- och byggnadsnämndens verksamhetsområden. Verksamhet Plan- och bygglov Innehåll Du som har skickat ansökan om bygglov ska inom en vecka få återkoppling om att ditt ärende är komplett eller om det behövs kompletteras. Gäller det så kallat enkelt ärende ska du få ett besked om bygglov eller startbesked inom fyra fem veckor i snitt. Ett enkelt ärende är t.ex. fasadändring, mur, plank, skärmtak förråd, en mindre konstruktionsändring eller en mindre tillbyggnad som följer bestämmelserna i detaljplanen och som inte kräver särskilt grannhörande eller remiss. Miljö- och hälsa Du ska få professionell rådgivning genom hela bygglovs- och tillståndsprocessen. Nya livsmedelsverksamheter får ett första kontrollbesök inom fyra veckor från att vi får kännedom om att verksamheten startar. Servicelöftet Att erbjuda omvärlden goda möjligheter att kontakta sin organisation samt att ha smidiga interna kommunikationsflöden är mycket viktiga förutsättningar för att kunna öka tillgängligheten, servicegraden och effektiviteten i det dagliga arbetet. Kontakter per telefon och e-post fungerar som sensorer mot omvärlden och påverkar alltså i allra högsta grad organisationens varumärke, ekonomi och effektivitet. Vårt servicelöfte med flera löften kring tillgänglighet och bemötande mäter vi på kommunövergripande nivå främst med den årliga serviceundersökningen som 2015 och visar på stora förbättringar och bra resultat. Innehåll Det ska räcka med ett samtal till kommunen för att komma i kontakt med en person som kan hjälpa dig. Om den du söker inte är på plats kommer du att bli kontaktad inom två arbetsdagar Vi svarar på brev inom sex arbetsdagar. Behöver vi längre tid på oss meddelar vi vem som handlägger ditt ärende. Vi svarar på e-post inom två arbetsdagar. Behöver vi längre tid på oss meddelar vi vem som handlägger ditt ärende. Vi försöker lägga besök på tider som passar dig. Du kan använda kommunens olika e-tjänster och sociala medier som du når via kommunens webbplats dygnet runt. Vi utrycker oss klart och tydligt i tal och skrift Direktiv och uppdrag Miljö- och byggnadsnämnden har för närvarande inga direktiv eller uppdrag. Sida 13 av 15
Sida 14 av 15
Sida 15 av 15