CQ PV 12.02.03 EUROPAPARLAMENTET PV02/03 KVESTORERNA PROTOKOLL från sammanträdet den 12 februari 2003 kl. 15.00 Rum N3.5 Louise Weiss-byggnaden (LOW) Strasbourg INNEHÅLL 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista... 3 Sida 2. Justering av protokollet från sammanträdet den 15 januari 2003...3 3. Meddelanden från ordföranden 3.1 Arbetsbeskrivning för kvestorernas assistenter... 3 3.2 Påminnelse om beslut som fattats av kvestorerna... 3 4. Ekonomiska ärenden 4.1 System för styrkt närvaro vid parlamentets officiella sammanträden... 4 Regler för inlämning av alternativa stödjande handlingar 4.2 Närvaroregistreringens öppettider på fredagar i Strasbourg... 4 5. Föreslagna donationer 5.1 Förslag till gåva i form av monument med flamma för världsfreden...5 5.2 Förslag till gåvor och utställningar från italienska staten...5 6. Förslag till meddelande om ledamöternas möjligheter att få läkarundersökning...6 7. Förslag till meddelande om rökfria respektive icke-rökfria platser i Bryssel och Strasbourg...6 8. Skrivelse från OLAF...6 9. Återkrav av ersättning för allmänna utgifter som utbetalats till f.d. ledamot...7 10. Sjukförsäkringssystem för ledamöterna förslag om att utvidga systemet till att även omfatta f.d. ledamöter...7 11. Förslag till ändring av artikel 27 i bestämmelserna om utbetalning av ersättningar och bidrag till ledamöterna... 8 12. Förbättrad skyltning i parlamentets lokaler... 8 PV\494637.doc 1 PE 328.011/KVEST.
13. Övriga frågor 13.1 Lägesrapport om bilar...8 13.2 Säkerheten i parlamentets garage...9 13.3 Ny hantering av lösenord till datorer... 9 14. Övrig information: förteckning över olika grupper inom Europaparlamentet...9 15. Tid och plats för nästa sammanträde... 10 Bilaga: Närvaroförteckning Godkänd: 12.3.2003 PV\494637.doc 2 PE 328.011/KVEST.
Sammanträdet öppnades den 12 februari 2003 kl. 15.05 med tf. ordförande Balfe som ordförande. ooo 1. Godkännande av förslaget till föredragningslista Förslaget till föredragningslista (PE 326.303/KVEST.) godkändes med ändringar; tre nya punkter lades till, nämligen - 4.2 Närvaroregistreringens öppettider på fredagar i Strasbourg, som ersatte punkt 8, Skrivelse från OLAF, (som bordlades); - Förslag till ändring av artikel 27 i bestämmelserna om utbetalning, efter punkt 10; - Arbetsbeskrivning för kvestorernas assistenter, under punkt 3 (meddelanden från tf. ordföranden); - Aktuella läget beträffande bilar, Säkerheten i parlamentets garage, samt Ny hantering av lösenord till datorer, under punkt 12 (Övriga frågor). 2. Justering av protokollet från sammanträdet den 15 januari 2003 Protokollet från sammanträdet den 15 januari 2003 (PE 326.302/KVEST.) justerades. 3. Meddelanden från ordföranden 3.1 Arbetsbeskrivning för kvestorernas assistenter - godkände formellt ett förslag till beskrivning av kvestorsassistenternas arbete, - beslutade att översända arbetsbeskrivningen till presidiet i syfte att uppgradera tjänsterna i samband med förberedelserna av budgeten 2004 och i enlighet med presidiets gällande slutsatser från föregående år, inför 2003 års budget. 3.2 Påminnelse om beslut som fattats av kvestorerna Ordföranden påminde om att det hade förekommit uppmaningar om att åtgärder skulle vidtas beträffande - utarbetandet av nya rutiner för valet av julkort (GD 3), - förteckning över besökares resebidrag, som skall bifogas de nya bestämmelserna för mottagandet av besöksgrupper, vilka ännu inte hade antagits av presidiet (protokoll från sammanträdet den 15 januari 2003), (GD 3), - information till ledamöterna på intranätet om godkända språkinstitut (GD 5). PV\494637.doc 3 PE 328.011/KVEST.
4. Ekonomiska ärenden 4.1 System för styrkt närvaro vid parlamentets officiella sammanträden - tog del av ett meddelande (PE 325.014/KVEST.) från generaldirektören för Finans och ekonomistyrning av den 27 november 2002 och ett yttrande (PE 314.282/KVEST.) från rättstjänsten av den 23 oktober 2002 om villkoren för och tillämpningen av artikel 1.5 i bestämmelserna om utbetalning av ersättningar och bidrag till ledamöterna och, framför allt, den befogenhet som kvestorerna fått att undantagsvis godkänna alternativa styrkande handlingar när en ledamot varit närvarande, men inte har kunnat styrka sin närvaro i den officiella närvaroförteckningen, - lyssnade till inlägg från Quisthoudt-Rowohl, Banotti och ordföranden, - beslutade, efter att ha tagit del av yttrandet från Vanhaeren, generaldirektör för Finans och ekonomistyrning, i vilket hänvisas till ovannämnda juridiska utlåtande, att bekräfta den nuvarande tillämpningen av bestämmelsen i artikel 1.5 i bestämmelserna, vilken anges i fotnot 1 till denna bestämmelse, och - beslutade att vid ett senare tillfälle föreslå presidiet att se över bestämmelserna för närvaroförteckningen när den nya ledamotsstadgan antagits. 4.2 Närvaroregistreringens öppettider på fredagar i Strasbourg 5. Föreslagna donationer 5.1 Förslag till gåva i form av monument med flamma för världsfreden - tog del av en skrivelse (PE 319.975/KVEST. + bilaga) från Savitri MacCuish, direktör vid Life Foundation International (LFI), till talman Cox, om förslag till gåva till parlamentet i form av ett monument med en flamma för världsfreden som skulle placeras utanför någon av parlamentets byggnader i Bryssel, vilket har fått stöd av ett antal ledamöter av Europaparlamentet, - tog del av yttrandet från (PE 325.032/KVEST.) från COM-ART, med en ekonomisk och teknisk bedömning av projektet, - lyssnade till inlägg från Banotti, kvestor med ansvar för kulturfrågor och konstverk, och ordföranden, om olika aspekter av det aktuella monumentet, - påpekade att det kvarstod frågor beträffande säkerheten, monumentets exakta placering, nödvändig gasledning och tillstånd från de belgiska myndigheterna som behövde lösas, PV\494637.doc 4 PE 328.011/KVEST.
- beslutade, efter omröstning (två röster för och tre nedlagda röster), att avge en positiv rekommendation och, mot bakgrund av projektets kostnader för parlamentet, att översända förslaget till presidiet för slutligt godkännande. 5.2 Förslag från italienska staten om att donera skulpturer till parlamentet och arrangera utställningar i parlamentets lokaler inför det kommande italienska rådsordförandeskapet - tog del av meddelanden (PE 326.300/KVEST. och PE 326.319/KVEST.) från direktören för talmannens kansli om ett antal initiativ som den italienska staten föreslagit inför det kommande italienska ordförandeskapet i rådet, - tog del av ett meddelande (PE 326.274/KVEST.) från generalsekreteraren om förslagen, - behandlade förslagen, däribland ett som rörde en donation till parlamentet bestående av två stora skulpturer av konstnärerna Mimmo Paladino och Pietro Consagra i form av en häst i brons och aluminium samt en modern vitmenad järnkonstruktion till parlamentets byggnader i Bryssel respektive Strasbourg, - behandlade även förslagen från italienska staten om att hålla tillfälliga utställningar i parlamentets lokaler under det italienska ordförandeskapet en i Bryssel ( Italian Factory, med runt 30 målningar och skulpturer) och en i Strasbourg (verk med titeln Roma av konstnären Fabrizio Plessi), - lyssnade till inlägg från Banotti, kvestor med ansvar för kulturfrågor och konstverk, ordföranden och Quisthoudt-Rowohl, om de olika initiativens konsekvenser, - avgav ett nekande svar på förslaget till utställningar i Strasbourg och Bryssel, eftersom det skulle kräva förflyttningar av anläggningar, till exempel telefonhytter, och beslutade att ge tillstånd till utställningar i Bryssel på gångvägen på tredje våningen mellan ASP- och PHS-byggnaderna, - beslutade att granska förslaget till donationer med utgångspunkt från ett meddelande från rättstjänsten om de juridiska aspekterna av förslaget i förhållande till parlamentets olika avtalsenliga skyldigheter beträffande de berörda utrymmena. 6. Ledamöternas möjligheter till läkarundersökning - antog, utan diskussion, ett förslag till meddelande (4/03) som utarbetats av sekretariatet i samarbete med läkartjänsten, och som angav möjligheterna till läkarundersökning för ledamöterna. PV\494637.doc 5 PE 328.011/KVEST.
7. Platser för rökning i Bryssel och Strasbourg - tog del av ett förslag till meddelande (5/03) från GD 6 (PE 328.001/KVEST.), om anvisade platser för rökning, - beslutade att be Banotti att än en gång undersöka frågan och uppmana administrationen att utarbeta ett nytt och mer detaljerat underlag som skulle skickas till ledamöterna för kännedom. 8. Skrivelse från generaldirektören för OLAF - tog del av en skrivelse (PE 326.314/KVEST.) av den 26 januari 2003, där generaldirektören för OLAF (Europeiska bedrägeribekämpningsbyrån) hänvisade till anonyma anmälningar av påstått missbruk av ersättningar som avsatts för verksamhet i valkretsarna, - konstaterade att skrivelsen inte innehöll några detaljer som gjorde det möjligt att kontrollera påståendena, - lyssnade till ett inlägg från generalsekreteraren, - beslutade att rekommendera att besvara skrivelsen med ett uttalande om att parlamentets bestämmelser om ledamöternas ersättningar och bidrag är tillgängliga för allmänheten och att behöriga instanser inom parlamentet och revisionsrätten noggrant skall undersöka alla detaljerade och välgrundade påståenden om missbruk av sådana medel. 9. Återkrav av ersättning för allmänna utgifter som utbetalats till f.d. ledamot - tog del av ett meddelande (PE 326.297/KVEST.) från generaldirektören för Finans och ekonomistyrning om att återkräva ersättning för allmänna utgifter som utbetalats till en tidigare ledamot, - lyssnade till inlägg från rättstjänstens företrädare och tf. ordföranden, - enades om att ledaren för den grupp ledamoten tidigare ingick i skulle kontaktas, - beslutade att fastställa den 1 april 2003 som tidsfrist för återbetalning av det belopp den berörde f.d. ledamoten olovligen kvitterat ut och, om ingen sådan återbetalning gjordes, hänvisa ärendet till rättstjänsten i syfte att vidta lämpliga rättsliga åtgärder för att återkräva det aktuella beloppet. PV\494637.doc 6 PE 328.011/KVEST.
10. Sjukförsäkringssystem för ledamöterna förslag om att utvidga systemet till att även omfatta f.d. ledamöter - tog del av ett förslag från ordföranden (PE 326.309/KVEST.) om att ändra artikel 21.1 i bestämmelserna och därmed utvidga sjukförsäkringssystemet till att även omfatta pensionerade ledamöter, - tog del av ett meddelande (PE 327.997/KVEST.) från behörig enhet vid GD 8 om den nuvarande återbetalningen av läkarkostnader till före detta tjänstemän och om utgifter i samband med sjukdom som parlamentet återbetalar till ledamöterna, samt en finansieringsöversikt, - beslutade att godkänna ändringen av artikel 21.1 i bestämmelserna och översända den till presidiet för slutligt godkännande. 11. Förslag till ändring av artikel 27 i bestämmelserna om utbetalning av ersättningar och bidrag till ledamöterna - tog del av ett förslag till ändring av artikel 27 i bestämmelserna om utbetalning av ersättningar och bidrag till ledamöterna, genom vilken ett förfarande fastställs för att i undantagsfall dra in ersättningar då utbetalningar har gjorts på ogiltig grund, - lyssnade till generalsekreteraren, som redogjorde för förslaget till ändring av artikel 27 i ovannämnda bestämmelser, - lyssnade till inlägg från Quisthoudt-Rowohl, Banotti och ordföranden, - beslutade att i ändringen infoga ett krav på samråd med kvestorerna innan några beslut om att dra in utbetalningar fattas, - antog förslaget till ändring och beslutade att översända det till presidiet för slutligt godkännande. 12. Förbättrad skyltning i parlamentets lokaler - tog del av ett meddelande (PE 326.295/KVEST.) från administrationens generaldirektör om hur denna avsåg att arbeta för att förbättra skyltningen i parlamentets lokaler i Strasbourg, PV\494637.doc 7 PE 328.011/KVEST.
- lyssnade till inlägg från Poos och ordföranden, - tog del av uppgifterna från administrationen, med beskrivning av två etapper för undersökningar och arbete samt en uppskattning av kostnaderna; tog även del av uppgifter om anbudsförfarandet, som även omfattade bilparkeringen vid LOW, - hänvisade ärendet till kvestorn med ansvar för byggnader som skulle följa upp det med vägledning av principen att där så är möjligt alltid använda internationella skyltar. 13. Övriga frågor 13.1 Lägesrapport om den officiella bilservicen i Strasbourg - påminde om meddelande 29/02 till ledamöterna beträffande bilservicen i Strasbourg, - lyssnade till administrationen som kommenterade det aktuella läget för den officiella bilservicen mot bakgrund av att observatörer från de nya medlemsländerna anländer under innevarande år, - lyssnade till inlägg från Quisthoudt-Rowohl och Smet, - tog del av uppgifterna från administrationen om att anbudsförfarandet hade lett till att ett företag valts ut som skulle börja arbeta i Strasbourg från och med sammanträdesperioden i mars. 13.2 Säkerheten i parlamentets garage - noterade att det nyligen förekommit artiklar i dagspressen om säkerhetsproblemen i och runt parlamentets byggnader, - lyssnade till inlägg från Quisthoudt-Rowohl, Banotti, ordföranden, Poos samt Ratti, direktör med ansvar för säkerheten, om kontrollen av tillträde till parlamentets garage, - konstaterade med tillfredsställelse att säkerhetsvakter hade anlitats för att göra lämpliga säkerhetskontroller av alla personer som till fots går ner till bilparkeringen i ASP-byggnadens källarplan. 13.3 Ny hantering av lösenord till datorer - tog del av ett meddelande (PE 327.999/KVEST.) från IT-direktoratet (DIT) med förklaring till varför lösenorden till datorerna behövde förnyas, PV\494637.doc 8 PE 328.011/KVEST.
- lyssnade till inlägg från Poos, ordföranden samt Neagel från DIT, - uppmanade sekretariatet att i samarbete med ansvarig avdelning utarbeta en lättfattlig sammanfattning av det meddelande som skulle skickas till ledamöterna för kännedom. 14. Övrig information: Förteckning över olika grupper inom Europaparlamentet - tog del av förteckningen (PE 326.307/KVEST.) över olika grupper inom Europaparlamentet, uppdaterad den 16 januari 2003. 15. Datum och plats för nästa sammanträde - beslutade att nästa sammanträde skulle hållas den 12 mars 2003 kl. 15.00 i Strasbourg. Sammanträdet avslutades kl. 16.50. PV\494637.doc 9 PE 328.011/KVEST.
Bilaga NÄRVAROFÖRTECKNING Strasbourg den 12 februari 2003 Närvarande Balfe, tf. ordförande Banotti Quisthoudt-Rowohl Poos Smet Övriga Talmannens kansli Generalsekreterare Generalsekreterarens kansli Rättstjänsten GD 1 GD 6 GD 8 Sekreterare Assistenter Kvestorskansliet Suarez Mella Priestley Clark Krück Karamarcos Ratti Facchin Naegel Paridans Rieffel Ractliffe Schaal Tenezakis Vanhaeren Hentges Kyst von Lingen Lane Ranz Rysman, (Poos) PV\494637.doc 10 PE 328.011/KVEST.