Redovisande dokument Rapport Sida 1 (25) Årsrapport 2017 division Länsteknik [Gäller för verksamhet] [Dokument-ID] [Version] [Publiceringsdatum] [Ansvarig] [Upprättad av]]
Sida 2 (25) Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Balanserad styrning... 3 Medborgare... 4 Verksamhet... 5 Kunskap och förnyelse... 8 Medabetare... 10 Personal... 14 Anställda och arbetad tid... 14 Ekonomi... 17 Periodens utfall... 17 Resultatutveckling... 17 Verksamhetens intäkter... 18 Verksamhetens kostnader... 19 Återrapportering av särskilda verksamhetsuppdrag... 21 Förvaltning... 24 Övrigt... 25
Sida 3 (25) Sammanfattning Division Länsteknik ansvarar för drift, förvaltning och utveckling av regionens samlade IT-miljö samt underhåll av medicintekniska produkter- och informationssystem. Divisionen ska tillhandhålla IT/MT-produkter, system och tjänster ur ett länsperspektiv med fokus på verksamhetsnytta, säkerhet och kostnadseffektivitet. Divisionen ska informera och stödja regionens verksamheter när det gäller möjligheterna för verksamhetsutveckling med hjälp av IT och MT. Länsteknik uppnådde/delvis uppnådde de flesta av divisionens mål i divisionens styrkort. Det finns ett antal mål som inte uppnåddes 2017 och det beror dels på medvetna beslut om att inte fokusera på dessa mål och dels på att externa faktorer påverkat våra möjligheter att uppnå målen. Länsteknik har 2017 utrett förändringar av divisionens organisationsstruktur. I december beslutades om ny organisationsstruktur på Länsteknik och den nya organisationen träder i kraft 1:a mars 2018. Länsteknik levererar ett resultat över budget. En stor del av divisionens överskott är personalrelaterat och det har funnits en medveten återhållsamhet när det gäller ersättnings- och nyrekrytering. I samband med ny organisation på Länsteknik kommer flertalet medarbetare behöva att rekryteras. Divisionens särskilda verksamhetsuppdrag levereras i de flesta fall enligt plan. Anledningen till att vissa uppdrag inte följer plan beror i hög grad externa faktorer (dvs. utanför Länstekniks mandat). Balanserad styrning Länstekniks mål i perspektiv Medborgare har uppnåtts när det gäller driftsäkerhet men målet kring mätetal för säkerhetsincidenter har inte uppnåtts utan kvarstår som mål för 2018. När det gäller divisionens mål i perspektivet Verksamhet har Länsteknik uppnått merparten av målen. Målet gällande framtagande av styrmodell har inkluderats i organisationsarbetet och därmed inte blivit hanterat under 2017 utan kommer hanteras under 2018. I perspektiv Kunskap och förnyelse finns flera mål som inte är uppnådda. Länstekniks processarbete har ännu inte lyckats uppnå tillräcklig hög kvalitet när det gäller följsamhet, dokumentation och uppföljning och detta är troligen orsaken till att flera mål för systematiskt förbättringsarbete inte är uppnådda. Länsteknik uppnår alla jämförbara bara mål i perspektiv Medarbetare. Flertalet av målens uppföljningsmått är baserade på MAU och kan därför inte bedömas som uppnådda eller inte uppnådda.
Sida 4 (25) Målen i perspektiv Ekonomi uppnås till stor del. Länsteknik redovisar ett positivt resultat med två procent baserat på landstingsbidrag och statsbidrag men når inte riktigt målet när det gäller minskade resekostnader. Medborgare Perspektivet MEDBORGARE avser regionens arbete för norrbottningarnas välfärd, ett rikt och utvecklande liv. Divisionens mål (framgångsfaktorer) Styr- /kontrollmåt t (indikator) Mått 2017 Måluppfyllelse Utveckling Tillgänglig, stabil och säker teknisk infrastruktur. Norrbottningen har via telefoni och system tillgång till regionens tjänster Antal driftavbrott, som Länsteknik kan påverka. Minska Möjlighet att mäta antalet intrång och andra liknande händelser i ITmiljön. Möjlighet att mäta antalet ITsäkerhetsincidenter Möjligt Driftavbrott Under 2017 har det endast registrerats en händelserapport gällande oplanerad driftstörning. IT-säkerhetsincidenter Länsteknik har haft stor personalomsättning på nätverks- och ITsäkerhetsområdet vilket inneburit att arbetet med mätning av ITsäkerhetsincidenter inte påbörjats.
Sida 5 (25) Verksamhet Perspektivet VERKSAMHET är inriktat på effektivitet och kvalitet i arbetsmetoder och processer. Divisionens mål (framgångsfaktorer) Styr- /kontrollmått (indikator) Mått 2017 Måluppfyllelse Utveckling Divisionen levererar teknik och tjänster till rätt kvalitet, vid rätt tid och plats till kunderna på ett kostnadseffektivt sätt Kundenkät: jämförelse mellan kvinnliga och manliga svar. Ny fråga Införande beställningsprocess Beställningsprocessen Införd Införande beställnings automation Beställningsautomation tillgänglig för de vanligaste beställningarna Införd Införande problemprocess Problemprocessen Införd Tydlig och kommunicerad inköpshantering på Länsteknik Inköpsrutin Införd och används En organisationsstruktur som förbättrar och skapar förutsättningar för styrningen av Länstekniks verksamhet. Analys Genomförd Länstekniks styrmodell är dokumenterad och visualiserad Styrmodell Genomförd Patientrelaterade avvikelser används strukturerat för att ytterligare förbättra verksamheten Intern utbildning avvikelsehantering Registrering av avvikelser tillämpas
Sida 6 (25) Divisionens mål (framgångsfaktorer) Styr- /kontrollmått (indikator) Mått 2017 Måluppfyllelse Utveckling Länstekniks hantering av ITarkitektur är systematiskt, kommunicerat och dokumenterat (se även Särskilt verksamhetsuppdrag). Arkitektfunktion Genomförd Tydliga mål och tillgänglig uppföljning av divisionens mål MAU (MedArbetarUndersökning): följer upp och tydliggör mål Öka Samverkan sker för att kunna erbjuda teknik och tjänster utifrån kundernas behov Löpande registrering och återkoppling av inkomna utredning- och utvecklingsärenden till Länstekniks. En väg in för utrednings- och utvecklingsärenden. Alla kunder får ett gott bemötande och ges information efter behov. Kundenkät: Hur upplever du bemötandet och informationshanteringen från Länsteknik som helhet? Ny fråga Ny fråga i kundenkät Under 2017 så lades en ny fråga till i Teknikakutens kundenkät som skickas ut två gånger per år. Frågan är ställd om den svarande är man eller kvinna. Anledning till detta är att vi från Länsteknik och Teknikakuten vill kunna utläsa om våra användare upplever ett annorlunda bemötande beroende på vilket kön som söker hjälp. Vi har, med hjälp av en ny funktion i enkäten, nu möjlighet att kunna utläsa hur könen har svarat på varje fråga med hjälp av metadata. Beställningsprocess och problemprocess Länsteknik har under året arbetat aktivt med några utpekade processer. Beställningsprocessen driftsattes under våren 2017. Problemprocessen är beskriven och utbildning framtagen. Införande av problemprocessen är planerat att genomföras under första kvartalet 2018.
Sida 7 (25) Införande Beställningsautomation Divisionen har under 2017 driftsatt en självbetjäning, IT-självservice, där verksamheten kan gå in och beställa ex. Arbetsgrupper på N:, applikationer, etc. Första tjänsten lanserades 22/2 och den sista tjänsten 18/5. Tjänsten kan hittas på regionens Insida, under Service och stöd, Boka och beställa, ITsjälvservice. Inköpsrutin Divisionen arbetar med att förtydliga vår inköpsrutin. Arbetet har påbörjats med att kartlägga nuläget samt att ta fram en ny rutin för divisionen där lagar och riktlinjer förtydligas samt inköpshantering beskrivs. Syftet med rutinen är att möjliggöra korrekt och rättvisande hantering av större inköp både ur ett medarbetarperspektiv men även ur ett regionperspektiv. Ett av divisionens fokusområde med detta arbete är den kostnadsbesparing som man ser uppnås med att konkurrensutsätta marknadens leverantörer genom upphandlingsförfarandet. Arbetet med inköpsrutinen har för tillfället stagnerat något då vi har flera områden där upphandlade avtal saknas. Man har därmed inte, i rutinen, kunnat hänvisa inköp mot befintliga avtal för större investeringar inom bl.a. ITinfrastrukturområdet. Divisionen har under hösten lyft de upphandlingsbehov som vi ser behöver göras till Regionens upphandlingsplan 2018. Organisationsstruktur Under hela 2017 har arbete pågått för att jobba fram en organisationsstruktur som förbättrar och skapar förutsättningar för styrningen av Länstekniks verksamhet. Under hösten intensifierades arbetet och innan jul beslutades om ny organisationsstruktur, medarbetarnas samt chefernas placering. Fackliga förhandlingar genomfördes i början på januari 2018. Arbetet med att dokumentera styrmodell prioriterades ner och kommer istället att återupptas i samband med nya organisationen träder i kraft 1 mars 2018. Mål och uppföljning Nytt gemensamt arbetssätt för att visualisera och följa upp mål i divisionen har införts. Inget nytt mått för 2017 då ingen medarbetaruppföljning har genomförts. Utrednings- och utvecklingsärenden Samverkan med verksamhet internt för att kunna erbjuda teknik och tjänster utifrån kundernas behov sker till stor del via förvaltningsobjekt. För att ytterligare en tydlig kanal ska finnas, och ett gemensamt arbetssätt, har under året ett forum, IT/MT-beredningen, etablerats tillsammans med IT/MTavdelningen. Alla kunder får ett gott bemötande och ges information efter behov 2017 lades ytterligare en fråga till i Teknikakutens kundenkät och denna lades till för att kunna spegla Länstekniks leverans och informationsspridningsförmåga. Det är en fråga som hjälper oss att tolka informationssprid-
Sida 8 (25) ningen och bemötandet från Länsteknik som helhet. Kundenkäten skickades ut till 1 000 medarbetare runtom i länet. 13% svarsfrekvens på enkäten resulterade i drygt 125 svar. På en 6 gradig skala så får Länsteknik 5.2 i betyg av 6 möjliga. Ser man på hur man upplever bemötande och leverans från Teknikakuten så är man nöjd till mycket nöjd och svarsresultatet pendlar mellan 4,2 4,7 på en 5 gradig skala när det gäller: enkelheten att komma i kontakt med Teknikakuten bemötande att man får sina fel avhjälpta eller svar på sina frågor Kunskap och förnyelse Perspektivet KUNSKAP OCH FÖRNYELSE är inriktat på hur regionen som regional aktör och inom den egna organisationen arbetar. Divisionens mål (framgångsfaktorer) Styr- /kontrollmått (indikator) Mått 2017 Måluppfyllelse Utveckling Operativsystemet Windows 10 är infört.(se även Särskilda verksamhetsuppdrag) Regionens version av operativsystem Windows 10 infört Länsteknik har fastställda planer för en övergång till Office365. (Se även Särskilda verksamhetsuppdrag) Förstudie Genomförd Aktivt arbete för att sprida erfarenheter och goda exempel från utvecklingsarbete Andel av informationsmöten som lyfter upp konkreta förbättringar i verksamheten 100 % Förbättra Länstekniks systematiska förbättringsarbete. Systematiskt förbättringsarbete i MAU Öka Systematiskt, planerat och prioriterat utvecklingsarbete bedrivs inom alla pro- Antal nomineringar till Länstekniks förbättringspris Öka
Sida 9 (25) Divisionens mål (framgångsfaktorer) Styr- /kontrollmått (indikator) Mått 2017 Måluppfyllelse Utveckling cesser och verksamheter i syfte att skapa nya tjänster eller förbättra existerande tjänster. Processer Problem- och beställningsprocess införd Operativsystem Windows 10 har inte breddinförts eftersom vissa applikationer, bland annat VAS, inte har stöd för detta. Testinstallationer har genomförts på 150 st datorer som används administrativt (ej vård). Office 365 Länsteknik har under året bedrivit ett uppdrag för att utreda förutsättningarna för att införa Office 365 i samband med avtalsförnyelse med leverantören. Uppdraget är dock inte slutfört utan fortlöper in på 2018. Sprida goda exempel från utvecklingsarbetet Rapportering när det gäller goda exempel utvecklingsarbete sker på samtliga av Länstekniks informationsmöten. Utvecklingsarbetet kan vara internt utvecklingsarbete dvs fokus på Länstekniks arbetssätt och det kan vara utvecklingsarbete som genomförts tillsammans med regionens övriga verksamheter. Systematiskt förbättringsarbete och förbättringspris Genom att införa processer har Länsteknik skapat bättre förutsättningar för att framöver jobba bättre med systematiska förbättringar. En följsamhet till processerna och uppföljning av processerna skapar bättre underlag för ett systematiskt förbättringsarbete. Årligt förbättringspris har delats ut under året. Antalet nomineringar jämfört med tidigare år var något lägre. Förbättringspriset delades ut i 5 olika kategorier och fördelades mellan olika yrkeskategorier där både män och kvinnor var representerade bland vinnarna. Huvudpriset tilldelades Sterilgruppen som ett strukturerat och målmedvetet arbete på mycket kort tid påvisat och åtgärdat åtskilliga allvarliga direkta felaktigheter på medicintekniska utrustningar inom området, vilket avsevärt höjt kvaliteten och patientsäkerheten i vården. Gruppen har vidare genom ett mycket förtjänstfullt arbete med investeringsplanering, valideringsarbete och förebyggande underhåll lagt grunden för fortsatt kvalitetshöjning inom området.
Sida 10 (25) Processer Beställningsprocessen är införd och i drift. Problemprocessen är beskriven, utbildning finns framtagen. Införande planerat i början på 2018. Medarbetare Perspektivet MEDARBETARE är inriktat på hur regionen ska agera för att bli en attraktiv arbetsgivare som tar tillvara och utvecklar medarbetarnas resurser. Divisionens mål (framgångsfaktorer) Styr- /kontrollmått (indikator) Mått 2017 Måluppfyllelse Utveckling Jämlika villkor för kvinnor och män och de som vill definiera sig på annat sätt, oavsett bakgrund Följs med kontrollmått (Jämix) 125 Länsteknik har en verksamhet fri från trakasserier och kränkningar En effektiv och strategisk kompetensförsörjning ska säkerställa rätt person på rätt plats i rätt tid för att uppnå divisionens mål Följs med kontrollmått (MAU: trakasserier och kränkningar) Extratid 0 % (inget nytt värde) God styrning och ledning för att utveckla verksamheten Följs med kontrollmått (Ledning, förutsättning för ledarskap) Öka Öka (inget nytt värde) (inget nytt värde)
Sida 11 (25) Divisionens mål (framgångsfaktorer) Styr- /kontrollmått (indikator) Mått 2017 Måluppfyllelse Utveckling Kontinuerlig samverkan ska ske på alla nivåer om verksamhetens syfte, mål och behov. Årligt medarbetarsamtal Förutsättningar finns för deltagande i förändring och utveckling av verksamheten. Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs aktivt och hälsofrämjande Sjukfrånvaro % Antal ärende i rehab bevakningslista 100 % (inget nytt värde) 3 0 Årets medarbetaruppföljning i Region Norrbotten har inte genomförts vilket har lett till avsaknad av uppföljningsmått gällande flera målområden inom medarbetarperspektivet. Värdegrund, kränkningar och trakasserier Utifrån Regionens fastställda medarbetarpolicy och resultatet från medarbetaruppföljning 2016 har fortsatt utvecklingsarbete bedrivits. Information till alla divisionens medarbetare gällande att 0-tolerans gäller avseende kränkningar och alla typer av trakasserier på arbetsplatsen. (ingen MAU inga nya mått) Extra tid Arbetet med att minska övertiden har främst fokuserat på att upprätta överenskommelser med Regionenes verksamheter om tidpunkt för förebyggande underhåll. Stor del av detta arbete har tidigare utförts på övertid/ej ordinarie arbetstid på Länsteknik. Övertimmarna har minskat med 40% ( från 3128h till 1880 h) jämfört med 2016. Medarbetarsamtal Samtliga medarbetare har erbjudits ett medarbetarsamtal. (ingen MAU inga nya mått)
Sida 12 (25) God styrning och ledning För att förbättra styrning och ledning på Länsteknik har ett intensivt arbete med organisationsöversyn och beslut om ny organisation genomförts. Den nya organisationen syftar dels till att förtydliga ansvar och styrning och på så sätt skapa bättre förutsättningar för chefer. (Ingen MAU inga nya mått) Jämställdhet Länsteknik arbetar aktivt med jämställdhetsarbete. Uppföljningen via nyckeltalsinstitutet visar att divisionen kommit långt vad gäller jämställdhet i organisationen. Jämställhet råder i ledningsgrupp, yrkesgrupper, lön och möjligheten till heltidsanställningar vilket är viktiga faktorer för Länsteknik och bidrar till helheten av Länsteknik som en attraktiv arbetsplats. Sjukfrånvaro och rehabilitering Den totala sjukfrånvaron är i princip oförändrad jämfört med 2016. Nivåerna har minskat från 3,49% 2016 till 3,41% 2017. Uppföljningen visar att Länsteknik inte riktigt når målet med en total sjukfrånvaro på 3%, men ligger lågt jämfört med medelvärdet i Region Norrbotten. Den totala sjukfrånvaron för kvinnor har ökat något, medan männens sjukfrånvaro minskat. Långtidssjukskrivningar är högre bland kvinnor. Då antalet medarbetare är relativt lågt får enstaka sjukskrivningar stor påverkan i resultatet. Varje sjukskrivning är mycket kostsam, inte minst för individen, men även för arbetsgivaren. Länsteknik har aktivt arbetat för att fånga upp tidiga signaler för att minska risken för sjukskrivning. Uppföljningen visar att Länsteknik har 2 antal ärenden i rehab bevakningslistan. Målet är noll. Ekonomi Perspektivet EKONOMI beskriver hur regionen ska hushålla med tillgängliga resurser för att skapa och behålla en god ekonomi som ger rimlig handlingsfrihet. Divisionens mål (framgångsfaktorer) Styr- /kontrollmått (indikator) Mått 2017 Måluppfyllelse Utveckling Länsteknik redovisar ett positivt resultat med två procent baserat på landstingsbidrag och statsbidrag Uppföljning 2 %
Sida 13 (25) Divisionens mål (framgångsfaktorer) Styr- /kontrollmått (indikator) Mått 2017 Måluppfyllelse Utveckling Minska resekostnader Utfall 10 % lägre än 2016-10% Begränsa externt konsultberoende Resultat Utfall i samma nivå som 2016 Ingen ökning Divisionen redovisat ett resultat på +8,7 mkr (5,8 % baserat på landstingsbidrag och statsbidrag). Målet för 2017 var 2 % vilket är uppnått med god marginal. Mer kring resultatet i avsnittet "Ekonomi". Resekostnader Regionens samtliga divisioner fick i uppdrag att, under 2017, minska resekostnader med -10%. Inom division Länsteknik råder en tydlig kostnadsmedvetenhet för att minska kostnader för resor, logi och konsulter. Divisionen har under 2017 lyckats minska kostnaderna för resor med 9 % (- 59 tkr). Kostnaderna för logi har däremot ökat med 23 % (+70 tkr) i jämförelse med föregående år. Dessa två kostnadsposter tillsammans utgör en procentuell ökning med 1 % (+ 12 tkr) för 2017. Divisionen belastats i någon grad med rese- och logikostnader som divisionen inte kan påverka men för det mesta så har rese- och logikostnaderna en koppling till Länstekniks uppdrag. Kostnaderna för resor och logi kan delvis förklaras med att vi under 2017 har haft flera nyanställda inom divisionen som har deltagit på många utbildningstillfällen. De ökade kostnaderna för logi ser vi beror på att vi reser runt i länet i större utsträckning. Detta beror delvis på övertagandet av ansvaret för spol- och diskdesinfektorer samt autoklaver. Konsulter Divisionen arbetar aktivt med att begränsa externt konsultberoende genom att arbeta med resurskontrakt samt löpande avstämningar i det veckovisa Resursråd-forumet. Oavsett detta proaktiva arbete så uppkommer det ibland situationer där inköp av konsulttjänst blir en nödvändighet för att säkra kvalitén och för att täcka in kompetensluckor. Länsteknik har under 2017 lyckats minska konsultkostnader med 38 % (-1,9 mkr) jämfört med utfallet 2016 och har därmed uppnått målet i divisionsplanen. Sammanfattande måluppfyllelse för perspektivet Ekonomi
Sida 14 (25) Baserat på de tre mål som har följts upp under 2017 kan divisionen sammanfattningsvis konstatera att målen kring perspektivet ekonomi delvis har uppnåtts. Divisionens förklaring till det avsevärt höga överskottet är mestadels personalrelaterade. Personalomsättningen har varit något högre än väntat de senaste åren och i och med det medvetna arbetet med kompetensväxling så har divisionen i vissa fall avvaktat med att tillsätta de uppkomna vakanta tjänsterna med likvärdiga kompetenser. Tjänsterna har såvida inte självfallet tillsatts i ett "1:1" förhållande. Detta medvetna arbete är ett led i divisionens ständiga förbättrings- och utvecklingsarbete. Divisionen ser dock att alla resurser krävs även fortsättningsvis för att kunna bibehålla och stärka korrekt kompetens men även för att kunna utveckla organisationen i rätt riktning där teknikorienterade lösning, ekonomisk medvetenhet samt medborgarnas behov står i stort fokus. Personal Anställda och arbetad tid Arbetad tid omvandlat till årsarbetare Arbetad tid omvandlat till årsarbetare, rullande 12 mån
Sida 15 (25) Antal anställda
Sida 16 (25) Sjukfrånvaro Trenden gällande årsarbetare/ arbetad tid/antal anställda följer Länstekniks utveckling vad gäller utökat uppdrag kopplat till bemanning. Under de senaste 12 månaderna har ett flertal rekryteringsglapp funnits, och under hösten har vi avvaktat med ersättningsrekryteringar i väntan på beslut om ny organisation. Rekryteringar planeras och genomförs enligt plan under 2018. Övertidstimmarna har minskat med 40% jämfört med 2016. Den totala sjukfrånvaron är i princip oförändrad jämfört med 2016. Uppföljningen visar en minskning från 3,49% 2016 till 3,41% 2017. Länsteknik når inte årets mål gällande total sjukfrånvaro på 3%, men ligger lågt jämfört med medelvärdet i Region Norrbotten. Korttidssjukfrånvaron har ökat, och långtidssjukfrånvaron minskat. Den totala sjukfrånvaron för kvinnor har ökat något och männens sjukfrånvaro minskat. Långtidssjukskrivningar är högre bland kvinnor, och korttidssjukfrånvaron är högre bland män. Antalet medarbetare i divisionen är relativt lågt och enstaka sjukskrivningar får stor påverkan på resultatet. Varje sjukskrivning är mycket kostsam, inte minst för individen, men även för arbetsgivaren. Länsteknik har arbetat för att fånga upp tidiga signaler på att medarbetare inte mår bra för att förebygga risken för ytterligare sjukskrivningar.
Sida 17 (25) Ekonomi Periodens utfall Resultatutveckling Länsteknik redovisar ett resultat på +8,7 mkr för 2017 vilket är 3 mkr bättre än prognosen som lades per augusti. Avvikelse utfall mot budget VO Kompetenscentrum genererar divisionens största överskott. 4,5 mkr kan hänvisas till lägre personalkostnader än budgeterat pga. sjukfrånvaro och personalomsättning och resterande överskott är, i enlighet med divisionens mål, planerat. Avvikelsen på VO Medicinsk Teknik beror främst på att vi inte kunnat avsluta avtalen med autoklaver och endoskopimaskiner pga. resursbrist på Sterilteknik. Denna kostnad ligger inte med i den beräkning som gjordes inför överföring av budgetram från divisionerna. Avvikelsen på VO Verksamhetssystem beror på att Förvaltningsobjekten Ekonomi och KPP har blivit tilldelade budgetram för kostnader som inte börjat debiteras än.
Sida 18 (25) VO Infrastruktur och drifts positiva avvikelse beror på flera olika poster. Avskrivningar och internräntekostnader genererar ett överskott på cirka 1,2 mkr vilket beror på att divisionen inte investerat i samma takt som planerat i budgeten. Verksamhetsområdet utgör även en positiv avvikelse för konsulter, IT-utrustning och programlicenser med totalt dryga 2 mkr. På mobiltelefonisidan har vi under hösten 2017 tecknat nytt telekommunikationsavtal med Telia vilket har generat en kostnadsminskning. Överskottet på avskrivningar och IT-utrustning går direkt att härröra till den rekryteringsglapp divisionen haft inom verksamhetsområdet. Överskottet på VO Teknikakuten beror på att divisionen under hösten 2017 var tvungen att införa inköpsstopp av stationära och bärbara datorer. Detta pga. att regionen stått avtalslös kring inköp av datorer hela hösten 2017 Upphandling pågår. Verksamhetens intäkter Divisionen redovisar ett överskott på övriga intäkter med 2,7 mkr vilket beror på att en intäkt på 2,7 mkr av misstag inte budgeterades och visar därmed ett överskott.
Sida 19 (25) Verksamhetens kostnader Divisionen redovisar ett överskott på kostnadssidan främst avseende personalkostnader. Kommentarer kring överskotten, se avsnitt Periodens utfall. Investeringar IT-investeringar Året har varit ett rätt investeringstungt år för Länsteknik. Den främsta orsaken till detta är det stora reinvesteringsbehovet av regionens föråldrade ITinfrastruktur som börjar vara akut att byta ut. Först i tur för detta har varit Sunderby sjukhus där nu alla switchar och accesspunkter är utbytta till en investeringskostnad på totalt 7,7 mkr. Samtidigt har divisionen fortsatt att införa den nya pullprint skrivarlösningen ute i länet med en total investe-
Sida 20 (25) ringskostnad på 2,7 mkr. Under året har man även valt att prioritera fem hälsocentraler som fått trådlöst nätverk för en kostnad på 0,7 mkr. Utöver dessa investeringar så har man tagit beslut om att finansiera projektet Tyst vårdmiljö med Länstekniks investeringsram. Projektet har tillskjutits finansiering med 8,3 mkr från divisionens ram. Om man tar hänsyn till detta så har Länstekniks investeringsram belastats med totalt 24 mkr under 2017. Med hänsyn taget till denna stora belastning på Länstekniks investeringsram under 2017 anser divisionen att man kommer att ha svårt att klara sitt infrastrukturella reinvesteringsuppdrag till fullo under 2018 med den befintliga ram som divisionen har till sitt förfogande. MT-investeringar På MT-sidan har investeringstakten varit hyfsat stabil. Av investeringsram beslutad före 2017 har 11 mkr nyttjats till 116 planerade ärenden och därmed återstår 13 planerade investeringsärenden. Av dessa 13 ärenden väntar 5 på upphandling/ramavtal och övriga 8 är beställda eller väntar på information från vårdverksamheten. Verksamhetsområdet MT räknar med att kunna avsluta alla ärenden under 2018. Av den investeringsram som är beslutad 2017 har 18 mkr nyttjats till 44 av totalt 140 planerade ärenden. Ytterligare 15 ärenden är beställda men ej levererade. Cirka 30 investeringsärenden är vilande i väntan på nya upphandlade avtal och 18 kommer att avslutas inom kort då det nya avtalet för defibrillatorer har fastställts. Större MT-investeringar gjorda under 2017: Ny desinfektionsutrustning till Endoskopimottagningen i Sunderbyn 1,7 mkr Ny mobil genomlysningsutrustning till Ortopeden i Sunderbyn 1,9 mkr Ny endoskopiutrustning i Kiruna 1,9 mkr Ny avancerad ultraljudapparat Kvinnokliniken i Piteå 1,1 mkr, Förlossningen i Sunderbyn 1,2 mkr och Förlossningen/Gyn i Gällivare 1,1 mkr Ny endoskopiutrustning Endoskopimottagningen i Sunderbyn 1,8 mkr och i Piteå 1,7 mkr
Sida 21 (25) Återrapportering av särskilda verksamhetsuppdrag Uppdrag: Vård på distans Beskrivning: Under 2017-18 kommer projektet "Vård på distans i Norrbotten" att genomföras. Projektet syftar till att koordinera, stödja, introducera, implementera och driftsätta paketerade lösningar genom användning av distansteknik mellan regionens olika vårdinrättningar och gentemot patienter i egna hemmet. Användning av distansteknik ska ses som en integrerad del i vårdens arbetssätt. Kommentar: Länsteknik deltar i projektet och under hösten har videoinstallationer genomförts enligt projektets behov. Uppdrag: Framtidens vårdadministrativa stöd Beskrivning: Regionen har beslutat att delta som optionspartner i SUSSAsamarbetet gällande upphandling av framtidens vårdadministrativa stöd som på sikt ska ersätta vårt VAS-system. Målsättningen är att upphandlingen ska slutföras under mitten/slutet 2017 och därefter ska de 5 region som deltar som huvud partners införa systemet innan det blir dags för oss, tidigast 2020 22. Under 2017 ska regionen starta upp det egna projektet samt delta i verksamhetsutvecklingsaktiviteter tillsammans med övriga SUSSA-regioner. Kommentar: Upphandlingen i SUSSA samarbetet har inte slutförts under 2017. Länsteknik deltar i de aktiviteter som sker inom regionen. Uppdrag: Nationell lösning 1177 per telefon Beskrivning: Införa en centraliserad enhet i Norrbotten för 1177 telefoni, som jobbar enligt den nationella modellen kvartal 2 2017. Det innebär att förstudiefasen för införandet bör starta under kvartal 4 2016. Förstudien bör ägas av Närsjukvården Rådgivningsstödet RGS används för att styra 1177 samtalet. Dokumentation sker i RGS (inte i VAS). Möjlighet till samverkan nationellt alternativt regionalt. Kommentar: Länsteknik deltar i det pågående projektet som löper enligt plan. Uppdrag: Tyst vårdmiljö Beskrivning: Under 2017 kommer ett projekt för upphandling och införande av ett modernt patientkallelsesystem för samtliga fem sjukhus att genomföras. Det ska tecknas ett långsiktigt avtal och lösningen ska införas sjukhusvis, start i Kalix och därefter Piteå. Eventuella om- och nybyggnationer på bland annat Sunderby sjukhus ska också införa upphandlad lösning. Lösningen ska också gå att skala ut till hälsocentralerna om de har behov av patientkallelsesystem. Kommentar: Länsteknik deltar i projektet som löper enligt plan. Uppdrag: Dataskyddsförordningen Beskrivning: Projektet syftar i huvudsak till att skapa ordning och reda utifrån de krav som finns i Personuppgiftslagen och den kommande Data-
Sida 22 (25) skyddsförordningen. Samt att skapa följsamhet till HSLF-FS 2016:40 Målet med projektet är att uppfylla personuppgiftslagen och Dataskyddsförordningens regler och krav. Samt att skapa följsamhet till HSLF-FS 2016:40. Kommentar: Länsteknik har, genom förvaltningsobjekten, varit involverade i arbetet vad gäller Dataskyddsförordningen. Uppdrag: MTU i icke professionell miljö Beskrivning: Regionen ser att ett arbete behöver göras för att bl.a. tydliggöra ansvar, säkerhet och hantering av medicintekniska produkter i ickeprofessionell miljö. Uppdraget omfattar att göra en nulägesbeskrivning samt problembeskrivning för gällande hantering, dvs. framtagande av en komplett kartbild för nuvarande hantering där Region Norrbotten är involverade. För 2017 ska uppdraget utökas/kompletteras med utgångspunkt från det som genomförts under 2016. Kommentar: En slutrapport för uppdraget är föredragen och inlämnad till beställaren. Uppdrag: Service support MT-/Dental-utrustningarna Beskrivning: Vårdverksamheterna har i nuläget hanteringsansvar för regionens dentalutrustningar. Service och underhåll utförs idag av en extern serviceorganisation enligt gällande serviceavtal. Syftet är att samordna aktiviteter som härrör till hanteringsansvaret i ett länsperspektiv och därmed höja kvalitén. Uppdraget omfattar att utreda möjligheten att överta hanteringsansvaret för regionens dentalutrustningar avseende omfattning samt finansiering och resurser. Kommentar: En slutrapport med förslag till hantering är inlämnad till beställaren och föredragen mot ledningen på Division Folktandvård. Uppdrag: Arkitektur Beskrivning: Länsteknik, ska tillsammans med IT/MT-avdelningen, utreda och föreslå hur IT/MT-arkitektur ska hanteras i Region Norrbotten. Utredningen ska föreslå en organisation, uppdragsbeskrivning, ansvarsfördelning, roller och effekter av förslagen. En eventuell implementation ska påbörjas under 2017. Kommentar: Utredning om funktion, innehåll och roller påbörjad. Designstödsforumet har kommit igång under 2017. Ny organiserad roll på Länsteknik, lösningsarkitekt, kommer att träda i kraft under början av 2018. Fortsatt arbete tillsammans med IT/MT-avdelningen kommer att pågå under 2018. Uppdrag: Förbereda för ett eventuellt införande av Office 365 Beskrivning: Regionen är idag starkt beroende av de hjälpmedel och funktioner som idag kan tillhandahållas av produkter från Microsoft. Den globala utvecklingen pekar också tydligt på en transformation där allt mer funktionalitet i Microsofts utbud av tjänster, helt eller delvis flyttas ut i de molnbaserade lösningarna. Utvecklingen går fort och på lång sikt så finns det tydliga indikationer på att erbjudandet från Microsoft i allt större utsträckning kommer att hänvisas till Office 365.
Sida 23 (25) NLL kommer under 2018 att skriva ett nytt avtal med Microsoft gällande bl.a. Office licenser. I detta avtal kommer Region Norrbotten troligen ansluta sig till tjänsterna som benämns Office365. Uppdraget för 2017 ska initialt innefatta en grundlig analys av nuläge och alternativa vägval med utgångspunkt från det arbete som genomförts under 2016. Underlaget ska resultera i ett förslag till en övergripande handlingsplan med förslag på åtgärder inför uppstart av avtalsförhandling med Microsoft som ska vara klart i maj 2018. Uppdraget ska konkretiseras i samverkan mellan Länsteknik och IT/MTavdelningen. Kommentar: Länsteknik har under året bedrivit ett uppdrag för att utreda förutsättningarna för att införa Office 365 i samband med avtalsförnyelse med leverantören. Uppdraget är dock inte slutfört utan fortlöper 2018. Uppdrag: Mobilstrategi Regionens verksamheter har ett stort behov av effektiva hjälpmedel som underlättar mobilitet och flexibilitet i vardagen. I dagsläget upplevs situationen ohållbar med bristfällig kvalité och obefintligt applikationsutbud för de mobila terminaler som idag kan erbjudas. Personalen väljer istället i allt större utsträckning att köpa och använda privata mobila enheter och ansluta för synkronisering av e-post och andra tjänster som anses vara nödvändiga för det dagliga arbetet. Uppdraget för 2017 ska initialt innefatta en grundlig analys av nuläge och alternativa vägval med utgångspunkt från det arbete som genomförts under 2016. Med utgångspunkt från verksamheternas behov, så ska en mobil strategi utformas som omfamnar helheten med allt från säkerhet, administration och mobila möjligheter. Uppdraget ska konkretiseras i samverkan mellan Länsteknik och IT/MTavdelningen. Kommentar: Mobilstrategiarbetet har lett till vi under året påbörjat att byta ut Microsoftbaserade mobiltelefoner till Androidbaserade. Manageringsplattformen Intunes har pilottestats i mindre skala. Arbetet gällande hur vi bör förändra åtkomst till nätet, för att enklare hantera mobila terminaler i vårt nätverk, har också påbörjats. En sammanfattande strategi och handlingsplan är inte påbörjad. Uppdrag: Dynamisk IT-arbetsplats Beskrivning: Det finns ett behov och intresse att kunna få smidigare och effektivare tillgång till systemstöd i vården. På flera håll i landet introduceras klientvirtualisering som en modell för att kunna skapa en optimal miljö för vårdens medarbetare. Uppdraget ska omfatta framtagande av ett konkret förslag för att introducera virtualisering av klienter i utbyggnadsprojektet (D/E) Sunderby sjukhus. Detta i syfte att personalen på ett enkelt, snabbt och säkert sätt kan få tillgång till de system och tjänster via tunna klienter - mobila eller stationära. Kommentar: Uppdraget fortsätter 2018 med syfte att ta fram ett lösningsförslag, kostnad för lösningförslaget och en test av konceptet.
Sida 24 (25) Uppdrag: Övertagande av ansvar för all AV-teknik Beskrivning: Idag är det är en splittrad hantering av regionens konferensrum s utrustning s k AV-teknik (audiovisuell teknik). Nuvarande hantering är ineffektiv, inte användarvänligt och inte kostnadseffektiv. Länsteknik får i uppdrag att utreda en eventuell flytt av uppdraget till Länsteknik. I utredningen en nulägesbeskrivning tas fram och det ska det föreslås en uppdragsbeskrivning, finansiering och effekter av förslaget. Ansvarig: Detta uppdrag har inte genomförts enligt plan, utan omprioriterats och flyttas till nästa år. Uppdrag: Regionens behov av lagring och återsökning av undersökningsdata Beskrivning: Regionen ser att ett arbete behöver göras för att möte upp verksamheternas behov av lagring, återsökning av undersökningsdata samt kontexthantering. Uppdraget omfattar att göra en kartläggning av intressenter samt deras specifika utrustningar och system samt att sammanställa intressenternas olika behov på lagring, återsökning, bearbetning av undersökningsdata samt kontexthantering. För 2017 ska uppdraget utökas/kompletteras med utgångspunkt från det som genomförts under 2016. Kommentar: Arbetet har bestått i att förvalta och utveckla den befintliga plattformen för media lagring, samt att förevisa de möjligheter som finns i denna för intresserade verksamheter. Ett mer riktat och konkretiserat uppdrag för 2018 är utarbetat. Förvaltning Nedanstående uppdrag ska bedrivas i förvaltning: Uppdrag: Operatörsbyte telekommunikationstjänster Beskrivning: Under 2017 kommer Region Norrbotten troligen att byta operatör avseende telekommunikation. Ett operatörsbyte kommer påverka Länstekniks planering. Upphandlingen är i dagsläget överklagad så det finns en viss osäkerhet i när ett operatörsbyte kommer att ske. Kommentar: Upphandlingen överklagades och befintlig leverantör (Telia) fick fortsatt förtroende vilket innebar att det inte blev något operatörsbyte. Det nya avtalets innehåll är implementerat under hösten 2017. Uppdrag: Införa operativsystemet Windows 10 Beskrivning: Under 2017 kommer Länsteknik att påbörja implementation av operativsystemet Windows 10. Införandet kommer att påverka Länstekniks övriga uppdrag och det påverkar även Region Norrbottens användare. Kommentar: Breddinförandet har inte kunnat påbörjas på grund av att vissa applikationer (bland annat VAS) inte har stöd för Windows 10. Testinstallationer på 150 administrativa datorer (ej vård) har genomförts.
Sida 25 (25) Övrigt Uppdrag: Övertagande av investeringsansvar Beskrivning: Uppdraget omfattar övertagande av investeringsansvar. Omfattning för 2018 Ventilatorer Anestesiutrustningar Kuvöser Kolposkop 24h-blodtryck inklusive tillhörande databas Sugar Centrifuger Operationsbord CTG inklusive tillhörande databas Kommentar: Uppdraget är genomfört och verkställt. Uppdrag: Systemförvaltningsetableringar Beskrivning: Divisionen ska genomföra följande etableringar tillsammans med objektsidan: Fyra kompletteringsetableringar - NLL Ekonomi tillförs tre nya applikationer, Frikortshantering, Tandvårdsstöd och investeringsstöd. NLL Personal tillförs supportstödet HR-portal. Fem nyetableringar Akutjournal, Kostnad per patient (KPP), Kardiologi, Fastigheter och Facility Management. Ny tjänst på Länsteknik Temperaturövervak Fyra ometableringar Operationsplanering, Övervak, Datacenter och arbetsplats Ometablering tjänst Länsteknik Dicom worklist, Mediaarkiv Kommentar: Under 2017 har många etableringar utifrån planering blivit genomförda. Anledningen till att alla inte genomförts beror bl.a. på att bemanning saknas på viktiga roller. De etableringar som inte är genomförda under 2017 överförs och planeras in 2018. Dessutom sker en löpande inplanering in av önskade etableringar när projekt närmar sig sitt avslut och ska överlämnas till förvaltning.