FÖRÄNDRING AV VERKSAMHETSKULTUREN Riktlinjer godkända av kyrkofullmäktige den Uppdaterade GKR 22.3.

FÖRÄNDRING AV VERKSAMHETSKULTUREN 2016-2018 Riktlinjer godkända av kyrkofullmäktige den 7.6.2016 Uppdaterade 28.2.2018 GKR 22.3.2018

VAD ÄR DET FRÅGA OM? Kyrkan i Helsingfors söker en djupare gemenskap och större effektivitet i ett läge där dess verksamhetsmiljö genomgår en stor omvandling och ekonomin stramas åt. Vilken är vår mission och verksamhetsidé? Syftet med omläggningen av verksamhetskulturen är att vi som kristna helsingforsare i större utsträckning ska slå vakt om stadsbornas bästa. Som jämbördiga medlemmar lever vi som symboler för hoppet och kärleken i denna stad. Vi skärper vår hörsel, tar folk på allvar och tar parti för de små, svaga, undanträngda och bortglömda. Grundtanken i strategin Kyrkan i Helsingfors 2020 är - för mänskan tron, kärleken och miljön. Mötandets kyrka sammanfattar sitt budskap på följande vis: Kyrkan inbjuder mänskan till Guds gemenskap och uppmanar oss till omsorg om vår nästa och om skapelsen. Därför frågar vi genom vad slags växelverkan betydelsen uppstår och fördjupas och hur man kan bygga upp förtroende? Vi kristna helsingforsare berättar öppet om vår tro. Vi vill följa Jesus. Kontakten till honom är vår växande resurs. Hur har verksamhetsmiljön förändrats? Huvudstadsregionen konfronteras som första med alla nya fenomen i samhället. För tron är den växande kulturella och religiösa mångfalden väsentlig. Kyrkans ställning, engagemanget i institutionerna och relationen till auktoriteterna har förändrats. Drygt hälften av helsingforsarna hör till kyrkan, men de kyrkliga förrättningarna minskar för närvarande. Digitaliseringen har förändrat informationsförmedlingen, kontakterna och hur vi bildar gemenskaper. Med traditionella metoder når vi endast en bråkdel av stadsborna. Församlingsmedlemmarnas aktivitet utmanar den samlande och arbetstagarcentrerade verksamheten. I stället för planmässighet betonas spontanitet, i stället för repetivitet uppskattas kortsiktigt engagemang. Socialt och hälsomässigt välbefinnande varierar märkbart inom staden. Andelen singelhushåll har ökat. Under de kommande åren har helsingforsarna en särskilt tung uppgift då det gäller att integrera invandrare. Hur ska kyrkan i Helsingfors stärka sin identitet? Kyrkan är en symbol för hoppet och gemenskapen mitt i all konfrontation och hopplöshet. Dess uppgift är att värna om vars och ens rätt till det heliga och möjligheterna till ett gott liv. Den kristna gemenskapen som förbinder sig till att värna om miljön och kärleken och som inte skäms för sin tro vänder blicken utåt och påverkar. Den bygger inte upp murar som separerar utan river dessa och ställer sig på samma sida som de som lider. Församlingen och kyrkan är en gemenskap och en folkrörelse, en komplex grupp mäns-kor som är löst eller nära sammanlänkade. Viktigare än görandet och verksamheten är att vi lever 2 (42)

tillsammans. Församlingen lever allt mer i växelverkan med andra. Arbets-tagarens identitet växer från att vara den som utför arbete till att vara den som möjliggör arbetet. I församlingsmedlemmens roll framhävs den kristnes ansvar. Församlingarna fungerar som plattform för ett mångfacetterat andligt och kulturellt liv. De krympande resurserna försämrar möjligheterna att fortsätta som förr. Med hjälp av modeller som bygger på prosterier och områden säkerställs den mångprofessionella kompetensen och arbetskraftens strategiska fördelning. Församlingarnas och de gemensamma arbetsformernas samarbete gör det möjligt att identifiera och svara på de lokala specialbehoven. Förändringen av verksamhetskulturen kopierar erkänt god praxis och fördjupar församlingslivets effekt genom att synliggöra det och genom att engagera allt större skaror. Hur förändrar inbesparingarna verksamhetsförutsättningarna? Målsättningen är att ekonomin ska vara i balans år 2019. I dag är inbesparingsbehovet ca 15 mn vilket motsvarar ca 15 % av driftsbudgeten. Sparbehovet granskas årligen. Kostnadsnedskärningar görs i enlighet med strategin Kyrkan i Helsingfors 2020. Man försöker lätta på kostnaderna för samfällighetens enheter. Personalstyrkan minskar med 200 årsverken. Minskningen sker såvitt möjligt genom naturlig avgång, utan att tumma på de strategiska riktlinjerna. Verksamhetslokalerna minskas med 15 %. Vi slår vakt om möjligheterna till distansarbetarnas arbetsredskap. De återstående lokalerna används kreativt. Förvaltningen komprimeras genom att slopa överlappande funktioner. Hur finansieras reformen? Med separat finansiering utvecklar vi rutiner för förverkligandet av strategin som en del av det församlingsarbete som redan nu utförs. Vi skapar kriterier och ansökningsanvisningar för hur man ansöker om ekonomiskt understöd. I kriterierna betonas samarbetet över församlings- och arbetsområdesgränserna. Hur förändras verksamhetskulturen? I II III IV V VI Helsingforsarnas behov styr verksamheten Vi söker upp de mest nödlidande. Vi går dit ingen annan går. Låt oss vara mer tillsammans. Vi reagerar djärvt och snabbt Vi rustar personalen med tanke på den nya verksamhetskulturen Vi använder våra lokaler på ett kreativt sätt Helsingfors den 26.5.2016 Gemensamma kyrkorådet 3 (42)

Innehållsförteckning FÖRÄNDRING AV VERKSAMHETSKULTUREN 2016 2018... 1 VAD ÄR DET FRÅGA OM?... 2 HELSINGFORSARNAS BEHOV STYR VERKSAMHETEN.... 5 1. Vi stärker den kristna identiteten och gudstjänstlivet som stöder denna... 5 2. Vi håller systematiskt kontakt till alla medlemmar och andra aktörer.... 7 3. Vi grundar en gemensam servicefunktion.... 9 4. Vi använder aktuell information som stöd för verksamheten och beslutsfattandet.... 11 VI SÖKER UPP DE MEST NÖDLIDANDE OCH GÅR DIT INGEN ANNAN GÅR... 12 5. Vi organiserar hjälparbetet så att det utgår från behovet.... 12 6. Vi skapar ett En euros varuhus för helsingforsarna.... 15 7. Vi stärker kontakterna till medborgaraktivisterna... 16 LÅT OSS VARA MER TILLSAMMANS... 17 8. Vi ger plats åt församlingsmedlemmarn... 17 9. Vi ökar dialogen mellan olika religioner, kulturer och den mångfaldiga religiositeten.... 21 10. Vi minskar på klyftan mellan det arbete som utförs i församlingarna och arbetet som utförs gemensamt.... 24 11. Vi komprimerar samarbetet mellan samfälligheterna i huvudstadsregionen..... 27 VI REAGERAR DJÄRVT OCH SNABBT.... 29 12. Vi är närvarande på sociala medier... 29. 13. Vi skapar förutsättningar för snabba insatser.... 30 14. Vi stärker församlingarnas kommunikation.... 31 VI RUSTAR PERSONALEN MED TANKE PÅ DEN NYA VERKSAMHETSKULTUREN.... 33 15. Vi gör ändamålsenliga personalallokeringar och säkerställer arbetshälsan.... 33 16. Kompetensutveckling och ledarskap som utgår från verksamheten... 35. VI ANVÄNDER.VÅRA LOKALER PÅ ETT KREATIVT SÄTT... 37 17. Vi anpassar församlingarnas lokaler till den nya verksamhetskulturen.... 37 18. Vi besluter om utrymmesfördelningen för enheterna i församlingarnas hus och om husets framtid.... 39 19. Vi bedömer lägergårdarnas och de gemensamma arbetsformernas utrymmen... 40 20. Vi lyfter lån för att förbättra bostadssituationen i Helsingfors... 41. BAKGRUNDEN TILL FÖRÄNDRINGEN AV VERKSAMHETSKULTUREN... 42 4 (42)

I HELSINGFORSARNAS BEHOV STYR VERKSAMHETEN. Vi stärker våra möten i livets stora brytningsskeden. Vi utvecklar verksamheten med hjälp av servicedesign och Medlem 360 - segrementering. Vi allokerar resurserna enligt de lokala behoven. Vi glömmer inte missionen. 1. Vi stärker den kristna identiteten och gudstjänstlivet som stöder denna. Medlemmarnas kristna identitet är ofta tunn. Religionsundervisningen i skolorna har minskat, söndagsskolorna har blivit fåtaliga och församlingarnas klubbverksamhet når endast en liten del av helsingforsfamiljerna. Deltagandet i gudstjänsterna är lågt i relation till det andliga sökandet. Förverkligas av: prosterivisa arbetsgrupper som styr processen som överskrider församlingsgränserna och som skapar samarbete med olika organisationer. Kommunikationen stöder spridandet av materialet. De församlingsmedlemmar och anställda som väljs till uppgiften bearbetar innehållet i seminarierna och retreaterna. Församlingarnas personal för fostran och den gemensamma fostrans arbetstagare utvecklar tillsammans verksamhet som påminner om enbart det bästa konceptet (PiPa, NuPa) som betjänar familjernas behov.. Pott: Ett på frivillighet baserat holistiskt välbefinnandeprojekt för kvinnor Spons: Konstinriktade andliga kurser i Herttoniemen seurakunta Förslag: 1. För att stärka den kristna identiteten inför vi material som tar upp den kristna tron och livets grundläggande frågor och som gör det möjligt att fundera över dessa frågor. Särskilt beaktar vi verksamhetsmodeller som utgår från församlingsmedlemmarna. Ansvarig tillskyndare: Töölön seurakunta Övriga deltagare: fostran och församlingstjänst/fostran, sjukhussjälavården och det gemensamma församlingsarbetet/diakonin Övriga: Andlig vårdmusiker (diakoniprojekt), Stig för andligt stöd till patienter som vårdas hemma (diakoniprojekt) Vad är på gång? Fostran och församlingstjänst/teamet för fostran utvecklar och uppdaterar PiPa -materialet tillsammans med församlingarnas småbarnsfostran. Hösten 2017 görs en PiPa -enkät som ska utgöra grunden för det fortsatta arbetet. Diakonirapport 28.2.2018: info om den andliga vårdmusikern och stigen för andligt stöd ges till patienter som vårdas hemma: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/diakoniaprojektit,%20osa% 203.%20Kotisairaalan%20hengelllinen.aspx 5 (42)

Pyhä-Boksi till gruppboenden för funktionshämmade. Pyhä-Boksi materialet är nästan färdigt och har piloterats i gruppboende. Nästa steg är att alla 35 boxar tas i bruk och att användarna i alla gruppboenden ges handledning. För projektet svarar Heli Ojalehto. 2. I gudstjänsterna provar vi djärvt nytt och utnyttjar de möjligheter som mångfalden ger. I högmässan använder vi musik och ett språk som överensstämmer med helsingforskulturen. Vi engagerar musiker som representerar olika musikstilar och är av olika ålder. Vi ger gudstjänstgemenskaperna möjlighet att profilera sig. Vi minskar antalet högmässor som firas samtidigt på ett område. Ansvarig tillskyndare: Pitäjänmäen seurakunta Övriga deltagare: Kallio, Petrus, Mikael, Munkkiniemi samt fostran och församlingstjänst. Utvecklingsarbete pågår också i många andra församlingar, bl a Meilahti och Haaga. Vad är på gång? Projektet är i sin initialfas i Sockenbacka. Hösten 2017 ansvarsfördelning och projektplanering. Förverkligas 2018-19. Många utvecklingsprojekt i församlingarna. Rapport från Pitäjänmäen srk 6.2.2018: Diverse församlingar genomför självständigt egna gudstjänstprojekt. Något gemensamt projekt finns inte. Nationella gudstjänstdagar ordnas inte i Helsingfors. Församlingens strategiska mål är en ansenlig förändring av det egna gudstjänstlivet. Rapport från Meilahden srk 11.2.2018: Det tvååriga projektet Gospelia kaikille Power of One inleddes 2018. I projektet deltar Töölö, Lauttasaari och Tuomiokirkko srk. Rapport från Kallion srk 28.2.2018: Daglig mässa i Berghäll. Olika gemenskaper deltar i genomförandet. Olika målgrupper. I de två kyrkorna (Alphyddan, Berghälls kyrka) högmässa på söndag. Arbetet med att utveckla högmässorna fortsätter. Man har lyckats engagera frivilliga/ församlingsmedlemmar. Rapport från Haagan srk 28.2.2018: Våren 2017 startades en gudstjänstarbetsgrupp som ska utvärdera och utveckla gudstjänstlivet. Hösten 2017 hölls en temadag kring utvecklingen av gudstjänstlivet. Projektet har lett till att mässformuläret bearbetats och för fastan och vardagen har ett eget programhäfte utarbetats. Kyrkans utrymmen har fått en större gemenskapsdimension. För att erbjuda mer än bara ett sporadiskt kyrkobesök lanseras konceptet Sunnuntai kirkolla under våren 2018. Tanken är att förvandla högmässan till ett evenemang (frukost serveras före högmässan, möjlighet för barn att delta i högmässan, kaffe serveras efter högmässan, grillning och utevistelse samt spel i kyrkans lokaler). Hösten 2017 ordnades också kasvokkain messut (mässa ansikte mot ansikte) baserade på medlemmarnas idéer och förverkligade av dem. 3. Vi organiserar församlingarnas småbarnsfostran så att den bättre betjänar familjernas behov. Vi ersätter förmiddagsverksamheten med aktiviteter på kvällskvisten och veckosluten. Ansvarig tillskyndare: Mikaelin srk Övriga deltagare: Malmi, Pakila samt fostran och församlingstjänst/fostran 6 (42)

Vad är på gång? Fostran och församlingstjänst/småbarnsfostran stöder förändringarna då tyngd-punkten i småbarnspedagogiken flyttas från klubbverksamhet till mer öppen verksamhet samt verk-samhet under kvällar och veckoslut (fortbildning, konsultering och material). En del av det nationella LAPR-projektet. 4. I allt högre grad stöder vi den kristna fostran som sker i hemmen och olika gemenskaper och ser till att det finns stöd på olika språk. Ansvarig tillskyndare: Malmin srk Övriga deltagare: Mikael, Pakila, Matteus, fostran och församlingstjänst/fostran samt sekreteraren för internationellt arbete. Vad är på gång? Fostran och församlingstjänst/fostran: stöd till fostran i hemmen är grundtanken med PiPa -materialet. Församlingarnas arbete stöder också på många sätt hemmen. I samarbete med olika organisationer och gemenskaper: scouter, skolor, organisationer, idrott. Spons: interaktionskunskap för barn (Kaverin kanssa) samt fadderguiden 5. Vi förbättrar skolelevernas möjligheter att växa till rejält kristna. Ansvarig tillskyndare: Pakilan srk Övriga deltagare: Malmi, Mikael, fostran och församlingstjänst Vad är på gång? Fostran och församlingstjänst/teamet för fostran utför ett långsiktigt arbete för att uppnå detta mål. Goda personliga kontakter till skolorna och församlingarna. Satsningar på skolorna i samarbete med Taika-Petteri, utdelning av material (Mämmi) och samarbete med lärarna. 6. Vi ordnar grupper, seminarier och retreater som möjliggör en andlig handledning. Ansvarig tillskyndare: Henri Järvinen Övriga deltagare: utbildningsplaneraren samt fostran och församlingstjänst Vad är på gång? Henri Järvinen och Juha Petterson (fostran och församlingstjänst) har utarbetat konceptet och webbplatsen hiljainentila.fi. Planer på ett fysiskt multifunktionsutrymme finns. Målsättningen är att också församlingarnas andliga och mentala arbete ska bli mer multifunktionellt. Med hjälp av servicedesign skapas tjänster som har sina rötter i helsingforsarnas behov. Målsättningen är att stärka personalens och de frivilligas andel i den religiösa verksamheten och att skapa nya modeller för samarbetet med de andliga aktörerna. Dessutom olika utvecklingsprojekt i församlingarna. Utbildningsplanerarens rapport 21.2.2018: Kursutbudet för personalen upptar retreater (4-6/år), coaching för andlig handledning (3-5/år) samt träffar för retreatledarna. 2. Vi håller systematisk kontakt till alla medlemmar och andra aktörer. Kontakten mellan personalen och församlingsmedlemmarna blir ofta slumpmässig och av engångs-natur. Rutinerna för hur man håller kontakt är bristfälliga. En stor del av medlemskåren når vi aldrig. Mänskornas livsfrågor hamnar kanske i skuggan av kompetensen och de arbetsområdesrelaterade rutinerna. 7 (42)

Förverkligas av: hela personalen och de som planerar Förslag 1. Verksamheten planeras tillsammans med helsingforsarna. Vi stöder fräscha experiment. Vi utvecklar interaktiva metoder som bygger på servicedesign och digitalisering. Vi skapar rutiner för de gemensamma utvecklingsåtgärderna och samlar erfarenheter. Vi utnyttjar de goda erfarenheter vi fått. Ansvariga tillskyndare: projektchefen för fostran och församlingstjänst samt diakonichefen vid det gemensamma församlingsarbetet Övriga deltagare: hela personalen, Lutherplus.fi, fostran och församlingstjänst, utbildningsplaneraren Vad är på gång? Verksamhetskulturreformen främjas på olika håll, kontinuerligt som en del av den nya verksamheten. I samband med detta ges servicedesignutbildning (specialyrkesexamen för produktutvecklingsarbete) samt många projekt (bl a begravningsportalen). Rutiner för gemensamt utvecklings-arbete skapas som en del av olika processer. Till detta kopplas också utvecklingen nationellt och i huvudstadsregionen, ett arbete som bl a berör stärkandet av medlemstillhörigheten, olika funktionella projekt i diverse nätverk samt kommunikation, produktnamn och olika varumärken i kyrkans nationella arbete. Nätverksarbetet samt den kontinuerliga kommunikationen är viktiga rättesnören för detta arbete. Fostran och församlingstjänst/teamet för församlingstjänst har varit med om att göra servicenivåundersökningar, skapat webbplatsen mobiilikirkko.fi samt bl a producerat en undersökning om orsaken till att folk lämnar eller återvänder till kyrkan. Spons: Webbkantorn för andakter/musik på webben för anstaltsandakter/elektronisk biträdande kantor Kursplanerarens rapport 21.2.2018: två coachande grupper för servicedesign (2017-19) (1,5 årig specialyrkesexamen för produktutveckling) som omfattar 46 arbetstagare. Tre webbträffar har ordnats (2016-17) vid vilka man delat med sig av sina erfarenheter av olika utvecklingsprojekt och servicedesign. Pakilan srk ordnade 2016 en ca sex månaders servicedesignbaserad utvecklingsprocess. Rapport från projektchefen för fostran och församlingstjänst 28.2.2018: Utveckling med hjälp av experiment är en del av den normala verksamheten på många håll. Särskilt gäller detta ovan nämnda specialyrkesexamenutbildning och de projekt som utvecklas inom ramen för detta. Med Lutherspons och pott stöds den experimentella utvecklingen. Man har länkat till andra offentliga aktörers experimentella verksamhet (diverse sociala medier och livemöten) och lyssnar kontinuerligt till och deltar i det utvecklingsarbete som sker i den offentliga sektorn och i olika nätverk, t ex muutoksentekijat.com, Kirkon ideakonttori (facebook). Diakonienhetens rapport 28.2.2018: pottansökan inlämnad för diakonalt digitaliseringsprojekt 28.2.2018. 2. Med en app som utvecklas för församlingarna och ett nytt system för klientmanagement stöder vi möten som sker i livets vändpunkter. Målsättningen ska vara att möta särskilt dem som vi sällan möter i församlingsgemenskapen. För att utveckla rutinerna mäter vi antalet möten och den tid som använts för dessa. Ansvariga tillskyndare: direktören för det gemensamma församlingsarbetet Övriga deltagare: arbetsgruppen och församlingarna samt fostran och församlingstjänst 8 (42)

Rapport från projektchefen för fostran och församlingstjänst 28.2.2018: Klientmanagementsystemet utvecklas stegvis, begravningsportalen piloteras och övriga förrättningsreserveringar digitaliseras senare. Antalet möten mäts på samfällighetsnivå med hjälp av kyrkostyrelsens nya statistikprogram. 3. Vi bildar systematiskt nätverk. Vi sörjer för en systematisk kontakt med skolorna och daghemmen i huvudstadsregionen och med organisationer och påverkare, domkapitlen och kyrkostyrelsen. Vi gör en tydlig arbetsfördelning mellan församlingarna och de gemensamma arbetsformerna i fråga om skapandet och upprätthållandet av nätverken. I samhällsdebatten lyfter vi fram kyrkans åsikter och den kunskap som finns i nätverken om verkligheten som mänskorna lever i. Förverkligas av: Lauttasaaren srk, fostran och församlingstjänst, diakonichefen Övriga deltagare: församlingarna, gruppen för diakonipåverkare och församlingarnas diakoniarbetare Vad är på gång? Kyrkorådets presidium har kommit överens om att i början av året sammankalla huvudstadsregionens kyrkoherdar och biskopar till ett gemensamt rådslag för att gå igenom hur man t ex tillsammans med de kyrkliga organisationerna, kyrkostyrelsen, utbildningscentralen och domkapitlen kunde förbättra församlingarnas möjligheter att utveckla fostran. Med ledningen för Helsingfors stad har man kommit överens om ett möte för att komma överens om hur diakonin kunde främjas och ur resurserna borde allokeras. Under sommaren har vissa utspel gjorts för att ge uttryck för kyrkans syn. Fostran och församlingstjänst består av fem team som alla var för sig besitter specialkompetens via sina nätverk och samarbete inom en bred sektor som omspänner olika åldersgrupper och områden. Det gäller att med kyrkoherdarna komma överens om den inbördes arbetsfördelningen. Vi för aktivt fram de s k tysta signalerna från gräsrötterna till beslutsfattarna. Hilkka Niemistö (KSP) och Kalle Kuusniemi (Lauttasaaren srk), Jarno Raninen och Kimmo Holappa har kartlagt nuvarande nätverk och förutsättningarna för en systematisk utbyggnad. I mars klarläggs målen och processen med samfällighetens ledning. Diakonirapport 28.2.2018: Diakonipåverkargruppen utgör en del av hjälparbetet och de kommunicerar och påverkar (ViVa) diakoniprojekt, https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/diakoniaprojektit,%20osa%207.aspx 3. Vi grundar en gemensam servicefunktion. Helsingforsförsamlingarna har 21 pastorskanslier där man bl a kan reservera personer och utrymmen för olika kyrkliga förrättningar. Centralregistret betjänar i frågor gällande begravning, släktutredning och ämbetsbevis. Pastorskansliernas öppettider varierar från församling till församling. Merparten av dessa ärenden sköts numera per telefon eller elektroniskt. Vid reservering av konsert- eller förrättningslokaler måste arrangörerna ofta kontakta flera arbetstagare och olika pastorskanslier. Förverkligas av: en beredningsgrupp med representanter för fastighetsavdelningen, församlingarna, gemensamma församlingsarbetet, kommunikationen och förvaltningsavdelningen. Tuomiokirkkosrk samt fostran och församlingstjänst. Förslag: 9 (42)

1. Vi ändrar nuvarande praxis och koncentrerar beställningarna av personer och lokaler för kyrkliga förrättningar till en gemensam servicecentral. Alla reserveringar och beställningar kan skötas per telefon via ett och samma nummer eller via en lättanvänd webbtjänst. Servicecentralen kräver inte att personalen placeras på ett och samma ställe. Vi tillämpar principen en lucka för all service, vilket innebär att vi ringer upp medlemmarna efter att vi gjort de utredningar de begärt. Lokalkännedom utnyttjas liksom nu. Särskilt fästs uppmärksamhet vid servicekvaliteten. Ansvarig tillskyndare: kyrkoherdekonferensen Övriga deltagare: diakonichefen, diakonins spetsprojekt, förbättrande av diakonins tillgänglighet Diakonirapport 28.2.2018: pottansökan inlämnad för digitalisering av diakonin och förhandlingar om ibruktagande av elektronisk tidsbokning har inletts. Kyrkoherdekonferensen 1.3.18 (se även 3.2). de elektroniska tjänsterna utvidgas så att de också omfattar dop och vigsel. Projektet har också koppling till gemensamma församlingsarbetet och behöver tilläggsresurs för att kunna förverkligas. Tilläggsresursen används för att slutföra det elektroniska bokningssystemprojektet. 2. I det första skedet överför församlingarna och de gemensamma arbetsformerna till servicecentralen alla personal- och lokalreserveringar i samband med dop, vigsel och jordfästning samt reserveringen av lägergårdar. Via servicecentralen kan man också beställa släktutredningar och ämbetsbetyg och få kontakt med en jourhavande präst. Ett telefonnummer som betjänar kunderna alla vardagar kl 8 20 och ett annat som ger motsvarande service på svenska. Ansvarig tillskyndare: kyrkoherdekonferensen Övriga deltagare: fostran och församlingstjänst/skriftskolarbete Projektchefens rapport 28.2.2018: Ärendet utvecklas som ett led i utvecklingen av det diversifierade systemet för klientmangement, dvs begravningsportalens pilotering. Arbetsgruppen som ska utveckla servicecentralen (se punkten förverkligas av) har inte sammanträtt på två år. 3. Webbtjänsten och telefontjänsten förverkligas samtidigt. Via webbtjänsten ska man kunna göra bokningar, bekanta sig med olika förrättningsalternativ och med de till buds stående lokaler samt se vilken utrustningsnivån är i dessa lokaler. Ansvarig tillskyndare: kyrkoherdekonferensen Övriga deltagare: webbpastorn 4. Vi skapar en modell för gravtjänsterna och församlingarna att aktivare hjälpa anhöriga med begravningsarrangemangen, Till portalen fogas möjligheten att t ex publicera en dödsannons eller nekrolog. Ansvariga tillskyndare: projektets styrgrupp, pilotförsamlingarnas kyrkoherdar och programchefen. Församlingen, ditt stöd vid dödsfall Övriga deltagare: första skedet: Oulunkylä, Pakila, Lauttasaari, Kallio, Paavali, Vartiokylä, Johannes, samfällighetens gemensamma arbetsformer, begravningsplatserna och IT. Andra skedet: Töölö ansluter sig 1.1.2019, förhandlingar med Vuosaari och Matteus. Vad är på gång? Principbeslut i slutet av 2017 om att portalens egenskaper utvecklas stegvis. De första praktiska testen av de elektroniska tjänsterna förbereds. I initialskedet fungera samfällighetens webbplats som bas för portalen >begravning. I april ska innehållet vara färdigt och chatten testas. 1.6. erbjuder pilotförsamlingarna möjlighet att elektroniskt reservera tid för 10 (42)

jordfästning, samtidigt piloteras de nya jordfästningstiderna och hur man möter sorgen (kväll och söndag). 1.9. ansluts den digitala gravkartan och val av gravplats till portalen. Från den 1.10 erbjuds närståendetjänster. Vid sidan av begravningsportalen möjligt att under våren lansera möjligheten att elektroniskt boka tid för dop, diakoniarbetare och präst, vigseltid, direktdebiteringsmöjlighet och bokning av tid och lokal. Tidtabellen för dessa besluts separat. 5. I fas två överförs konsertreserveringarna på servicecentralen. Frågan om tillstånd sköts i samarbete med kyrkoherdarna och vid behov också kantorerna. Ansvarig tillskyndare: kyrkoherdekonferensen Övriga deltagare: fostran och församlingstjänst/musik och evenemang 6. I den tredje fasen överväger man om servicecentralen också behöver ett eget verksamhetsställe och om man i så fall kunde skapa ett gemensamt vardagsrum i anknytning till detta. Ansvarig: kyrkoherdekonferensen 4. Vi använder aktuell information som stöd för verksamheten och beslutsfattandet. Till stöd för ledarskapet behövs djup förståelse och analyserad kunskap i en form som betjänar den praktiska verksamheten. Medlem 360 -materialet styr våra tyngdpunktsområden och hur vi lever som församling och hur vi närmar oss varandra. Vid sidan av segmenteringen behöver vi bl a uppgifter om åldersstrukturen, den socioekonomiska fördelningen och utbildningsnivån på respektive område. De som planerar för framtiden måste klara av att höra de svaga signalerna. Förverkligas av: i Helsingfors ansvarar gemensamma församlingsarbetet tillsammans med bl a en eller flera församlingar, kommunikationen och förvaltningsavdelningen för beredningen. Förslag: 1. för verksamhetsmiljön gör vi en analys som uppdateras. Ansvarig tillskyndare: Övriga deltagare: fostran och församlingstjänst Projektchefens rapport 28.2.2018: Ingen ansvarig har fastställts för detta. Tidigare under processen har på initiativ av förvaltningsdirektören ett analysunderlag utarbetats. Analysen länkas till materialet från Medlem 360 -kampanjen och en eventuellt kommande Värderingar 360 -kampanj (Insigt 360/Kotimaa -material + eventuell konsultering) 2. Vi skapar ett nätverk av huvudstadsregionens församlingars och samfälligheters sakkunniga. Nätverket kan samla in, kartlägga och forma information som kan användas i beslutsfattandet och för att berika församlingslivet. Nätverket har ett nära samarbete med läro- och forskningsanstalterna samt IT-enheterna. Ansvarig tillskyndare: fostran och församlingstjänst Övriga deltagare: diakonichefen, de kyrkliga samfälligheterna i huvudstadsregionen, stiften, kyrkostyrelsen, H:fors diakonissanstalts diakonala ledning samt utbildningsplaneraren/hrchefen. Projektchefens rapport 28.2.2018: Ärendet länkat till punkt 11. På initiativ av huvudstadsregionens samarbetsdelegation utreddes möjligheten till nätverkssamarbete. I 11 (42)

stället för att skapa permanenta nätverk torde nätverken aktiveras i samband med konkreta utvecklingsprojekt. Sådant utvecklingsarbete förekommer allmänt bl a i samband med stärkandet av medlemskapet samt kommunikationen och varumärkesarbetet. Fungerande nätverk är t ex de stora samfälligheternas halvårsvisa träff för medlemsstärkare (gemensamma utvecklingsprojekt allmän koordinering) samt gruppen för kyrkans styrkor, som består av representanter för samfälligheterna, organisationer, stiftsförvaltningen samt kyrkostyrelsen. De nätverkande och smidiga samt utvecklas av stadsbornas och församlingarnas behov t ex en rådgivning gällande parförhållanden på vauva.fi, deltar i nationella dop- och fadderprojekt (utvecklande av fadderskapet, fadderdagen och andra evenemang), bröllopsnattsevenemang och många andra digitala funktioner. Tillsammans med forsknings- och läroanstalterna samt dataserviceenheterna sker en hel del samarbete som kunde fortsätta och utvecklas om mer resurser stod till förfogande. Möjligheterna har utretts bl a mer praktik och handledning i reformprocessens anda. Det skulle vara värt att undersöka ett annan statistikkoncept tillsammans. Behovet är stort och möjligheterna många att experimentera utgående från detta. Forskningssamarbetet har inletts bl a gällande frågor som berör dop i tillväxtcentra (kyrkans forskningscentral inledde 2018 ett forskningsprojekt). 0-6 åringarnas situation (PiPa-undersökning i samråd med HU/praktisk teologi) och möjligheterna är många bl a med HU/stadsteknologi och Diak. II VI SÖKER UPP DE MEST NÖDLIDANDE OCH GÅR DIT INGEN ANNAN GÅR. Den kristna gemenskapen kännetecknas av ömsesidig omsorg Varje kristen bär ansvar för sin nästas bästa Vår hjälp behövs i hela världen 5. Vi organiserar hjälparbetet så att det utgår från behovet. Hälsan och den ekonomiskt välfärden fördelas inte jämt i Helsingfors. Också regionalt förekommer stora differenser. Diakonins resurser fördelas ojämnt. Alltför många blir utan hjälp i vår stad. Förverkligas av: gemensamma församlingsarbetets diakoni tillsammans med församlingarna och stadens övriga aktörer. Pott: för utveckling av den ekonomiska stödverksamheten Förslag 1. Vi helsingforsare är trots allt priviligierade. Låt oss utan prut ta vårt ansvar för den internationella diakoni och mission som utförs utanför landets gränser. Ansvariga tillskyndare: kyrkorådet och direktören för det gemensamma församlingsarbetet Övriga deltagare: Fostran och församlingstjänst/internationellt arbete Rapport, sekreteraren för internationellt arbete 28-2.2018: stödet som kyrkofullmäktige beviljade KUH och missionsorganisationerna är oförändrat. Strävan är att öka samarbetet och dialogen med mottagarna. Församlingarna har önskat sig mer riktad information om vad understödet används till. Vi försöker hitta fungerande rutiner för detta. 12 (42)

2017 intensifierades samarbetet med Finska Missionssällskapet i samband med förverkligandet av personalfortbildningen dvs vi utnyttjade sällskapets utlandserfarenhet i en mångkulturell kontext i hemlandet. Evenemangen som stöder missionsarbetet kan nämnas Hoppets marknad som förverkligades i samråd med FMS och församlingarna för första gången på Narinken och med ett något förändrat koncept. Tillsammans med KUH främjades den internationella diakonin bl a under sommarpsalmevenemanget i samband med kyrkans musikfest. 2. Låt oss än mer målmedvetet söka dem som hamnat i skuggan, förlorarna och dem som åsidosatts av förändringarna i samhället. Ansvarig tillskyndare: diakonichefen Övriga deltagare: en idékläckande utvecklingsgrupp och församlingarnas initiativ, fostran och församlingstjänst, aktiverande gemensam utveckling, samtliga församlingar, gemensamt församlingsarbete/special-diakonin, specialungdomsarbetet samt sjukhussjälavården. Övriga: följande diakoniprojekt: I korsets skugga stöd till papperslösa i Helsingfors, Mångkulturellt specialungdomsarbete, Förebyggandet av ensamhet i det diakonala församlingsarbetet, andligt stöd till patienter i hemsjukhusvård samt församlingarnas lokala projekt. Rapport från Meilahden srk 11.2.2018: församlingen deltar i det uppsökande rådgivningsprojektet Jane 1.3.2018-28.2.2020. Målgruppen är sådana invandrare från tredje land (länder utanför EU??), som löper risk att bli utslagna (församlingens ansvariga Ronimus, Niemistö, Pylkkänen). Projektet för servicehandledning, information och aktivitetsstimulerande verksamhet dit där målgruppen finns. Jane är ett på samarbete mellan många aktörer baserat, projekt där organisationerna och den kommunala servicen fungerar parallellt och tillsammans främjar välbefinnande och jämlik delaktighet. Under projektet skapar aktörerna en gemensam plattform och gemensamma rutiner. Projektet erbjuder grupprådgivning och utbildning samt individuell tjänstehandledning och rådgivning. Projektet främjar målgruppens hemtrygghet. Projektet har beviljats 630 000 understöd av EU:s Amif-fond för tiden 1.3.2018-28.2.2020. Projektets totalbudget är 840 000 varav församlingens andel är 93 000 och 70 000 beviljat EU-stöd. Självfinansieringsandelen är 23 000 och för detta har 10 000 Lutherspons beviljats. Projektets huvudansökare är Helsingfors stadskansli och för projektet ansvarar stadens enhet för interaktion och delaktighet. Projektpartners är Kalliolan Nuoret ry och Monik ry. samt Meilahden srk som alla får andel av understödet. Alla deltagare har en 25 % självriskandel av totalbudgeten. Rapport från Vuosaaren srk: Toivonpäivän kesäkamppis 2017 gav åldringarna glädje och rekreation. Nordsjö hemvård kartlade åldringarnas önskemål/behov. Vårt diakoniarbete förverkligade drömmarna och önskemålen tillsammans med nordsjöborna. Kampanjen skänkte många mindrebemedlade åldringar glädje. Diakonirapport 28.2.2018: I korsets skugga stöd till papperslösa i Helsingfors samt projektet för mångkulturellt specialungdomsarbete: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/apua,%20tukea%soja%20tkemistä%20 maahanmuuttajanuorille%20sekä%paperittomille.aspx Förebyggande av ensamhet och utslagning genom diakonalt åldringsarbete: 13 (42)

https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/diakoniaprojektit,%20osa%204.%20syr jäytymisen%20ehkäisyä%20munkkiniemessä%20ja%20vapaaeht.aspx Projektet för andligt stöd till patienter som vårdas i hemmet: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/diakoniaprojektit,%20osa%203.%20kot isairaalan%20hengellinen.aspx Kyrkoasyl, nytt från december 2017: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/kirkko-suojapaikkana- %e2%80%93hanke-tukee-asunnottomia-ja-paperittomia-.aspx Pott: ekonomisk rådgivning som ges av frivilliga Spons: Pyhä-Boksi till gruppboenden Diakonirapport 28.2.2018: Pyhä-Boksi materialet nästan färdigt och har piloterats i gruppboenden. Nästa steg är att alla 35 boxar tas i bruk och användarna i samtliga gruppboenden ges handledning. Ansvarig är Heli Ojalehto. 3. Vi organiserar diakoniarbetet i hela staden utgående från behoven och undviker överlappande verksamhet. Ansvarig tillskyndare: diakonichefen Övriga deltagare: Kannelmäki, gemensamma församlingsarbetet/diakonin Övriga: diakonins spetsprojekt Diakonirapport 28.2.2018: Förslaget från ledningsgruppen för diakonins spetsprojekt om en omstrukturering av diakonin blir klara under våren 2018 och kan tas i bruk vid ingången av 2019. Nyheten om utveckling av det ekonomiska stödet, december 2017: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/diakonian-taloudellisenauttamisen-hehitt%c3%a4minen-ja-yhteis%c3%b6valmennukset.aspx. Utvecklingsarbetet fortgår under våren 2018 och ska ge svar på frågan: hur fungerar diakonin i Helsingfors 2019? 4. Vi gör upp en plan för hur de arbetslösa ska stödas. Ansvarig tillskyndare: fostran och församlingstjänst/samhälle och kultur Övriga deltagare: Matteus, forstran och församlingstjänst/internationellt arbete, Klubi-husen, matsvinnrestaurangen Loop, Ntm-centralen, Kari Latvus Övriga: diakoniprojekten Työtä kohti, Kaikki voittaa för svårsysselsatta i Alphyddan, också lokala projekt bl a i Nordsjö Diakonirapport 28.2.2018 Työtä kohti: https://sinfo.evl.fi/uutissivusto/sivut/diakoniaprojektit--- Pienyritt%c3%a4j%c3%a4n-tuki-ja-Ty%c3b6t%c3%a4-kohti.aspx Kaikki voittaa: https://sinfo.evl.fi/uutissivusto/sivut/diakoniaprojektit%r2c-osa-2.-kaikkivoittaa-ja-n%c3%a4r-n%c3%b6den-%c3%a4r-st%c3%b6rst.aspx 14 (42)

Kykyportaat Vuorovaikutus työ- ja toimintakyvyn virittäjänä kallas ett ESF-finansierat projekt som syftar till att förbättra förutsättningarna för dem som står utanför arbetslivet. Detta görs genom att ge unga (18-30 år) möjlighet till arbetsprövning i samarbete med Stadin ammattioppilaitos samt att tillsammans med Centralförbundet för mental hälsa erbjuda långtidsarbetslösa resursträning i grupp. Samtidigt strävar man till att utbilda frivilliga arbetslösa till stödpersoner, skapa nätverk och verktyg för församlingspersonalen som arbetar med de arbetslösa. Projektet pågår under perioden 1.3.2018-29.2.2020. Projektarbetare Anna Hästö. Projektet samarbetar med Matteus församling, Snellu Cafe https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/snellu%20cafe%20avattu%20matteuks enkirkolla.aspx 6. Vi skapar ett En euros varuhus för helsingforsarna Lågkonjunkturen som pågått länge har fördjupat klyftorna i samhället och förlängt brödköerna i Helsingfors. Allt fler går utan arbete. De långtidsarbetslösas problem upprepas och det går inte att med traditionella metoder hitta ett arbete. På annat håll i Finland och i världen har man utvecklat olika modeller för att tackla denna utmaning. Förverkligas av: gemensamt församlingsarbetet, de ledande diakoniarbetarna tillsammans med församlingarna. Förslag: Vi gör En euros varuhus till en verksamhetsmodell som anpassats till Helsingfors. För 1 kan man köpa alla produkter i stället för att tvingas stå i kö vid utdelningsställena. Varuhusets produkter samlas in via redan existerande kanaler. Konceptet stöder på så sätt de mindre bemedlades självkänsla men erbjuder också möten med församlingsmedlemmarna och församlingens personal samt praktikplatser för arbetshandikappade, arbetslösa, invandrare och ungdomar. I samband med varuhusen kan man också genomföra återvinning och gemensam verksamhet. Ansvariga tillskyndare: diakonins spetsprojekt, diakonichefen Övriga deltagare: Herttoniemi/Myllypuron Elintarvikeapu ry Pott: socialt och gemensamt cafe, butik och kyrka Diakonirapport 28.2.2018: Helsingforsmodellen för utdelning av mathjälp bearbetas tillsammans med staden så att de största mathjälpsaktörerna deltar. Till grund för arbetet ligger konceptet Det gemensamma bordet, som tillämpas i Vanda och där de gemensamma måltiderna och utnyttjandet av matsvinn spelar en central roll. Målsättningen är att under våren 2018 ge förslag till modell för mathjälpen i Helsingfors. Vid Matteuskyrkan inledde Weast & Feast Snellu Cafe sin verksamhet: Snellu Cafe hjälper också personer att få arbete: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/matteuksenkirkolletammikuussa-uudentyyppinen-kohtaamispaikka.aspx https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/matteuksenkirkolletammikuussa-uudentyyppinen-kohtaamispaikka.aspx https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/snellu%20cafe%20avattu%20matteuks enkirkolla.aspx 15 (42)

7. Vi stärker kontakterna till medborgaraktivisterna Samhället behöver vid sin sida ett allt starkare medborgarsamhälle och medborgarverk-samhet som bygger upp gemenskap, erbjuder kamratstöd och arbetar utan ersättning. Kyrkans roll som den som betonar betydelsen av den kristna kärleken till nästan har en viktig roll i detta samarbete. Förverkligas av: Samfällighetens ledningsgrupp, kyrkoherdarna, cheferna för arbetsområdena, distriktskaplanerna och gemensamt församlingsarbete. Projekt- och finansieringskompetens från församlingarna, ekonomiförvaltningen och gemensamt församlingsarbete. Vad är på gång? Fortbildning: gemenskapliga metoder, piloteras på Busholmen, Kronbergsstranden. Samarbetsparter Diak, HDL, domkapitlet, LutherPlus och verksamhetslokalerna. Övrigt förbereds. Utveckling och fortsatt beredning från hösten 2017: KSP/samhälleligt arbete, Kirsi Rantala, Hanna Lipasti-Raulus, VVK, Jarno Raninen Förslag: 1. Vi stöder stadsgemenskapernas medborgaraktivitet ekonomiskt och med utbildning genom att erbjuda arbetskraft och verksamhetsutrymmen. Ansvarig tillskyndare: kyrkoherdekonferensen Övriga deltagare: fostran och församlingstjänst/samhälle och kultur Kyrkoherdekonferensen 1.3.18: Förverkligas delvis lokalt. Utredning eller plan som omfattar hela staden har inte ännu gjorts. Samarbetet med de arbetslösas föreningar och fackförbunden har pågått i många år (samhälle och kultur) 2. Vi tar emot all hjälp som erbjuds. Vi fördjupar och utvidgar vår omsorgskultur. Ansvarig tillskyndare: diakonichefen Övriga deltagare: projektet för utvecklande av frivilligverksamheten, fostran och församlingstjänst samt Diakonissanstalten Vad är på gång? Insamlingsprojekt (diakoni) tillsammans med Vartiokylän srk och gemensamt församlingsarbete/diakoni 3. Vi kartlägger möjligheterna till samarbete med befintliga och nya parter. Ansvariga tillskyndare: chefen för fostran och församlingstjänst, diakonichefen Fostran och församlingstjänst 1.3.18: På lokalplanet har man på många håll kartlagt möjliga samarbetsparter och utvärderat viktighetsgraden (som en del av medlemsspetsprojektet, bl a Roihuvuori och Lauttasaaren srk). Gemensamt församlingsarbete sköter de stadsomfattande nätverken inom alla arbetsområden och kartlägger nya möjligheter. Skapandet av påverkningsmöjligheter hänför sig till detta mål (se mål 2.3). Diakonirapport 28.2.2018: Tilläggsinsamlingen upphörde i januari 2018. Insamlingarna är fortfarande en del av diakonins hjälpverksamhet: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/diakoniaprojektit,%20osa.aspx VETYKKI (projekt för utvecklande av frivilligverksamheten): https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/veykki-kehitt%c3%a4- vapaaehtoistoimintaa.asapx 16 (42)

III LÅT OSS VAR MER TILLSAMMANS. Låt oss dela vardagen vid samma bord Förutsätter samarbete över arbetsområdes- församlings- och samfällighetsgränserna Vi stärker samarbetet med e kristna organisationerna och andra samarbetsparter och ger plats för församlingsmedlemmarna. Spons: koordinering och utveckling av vardagsrummet 8. Vi ger plats åt församlingsmedlemmarna Församlingsmedlemmarna har beredskap och vilja att bära större ansvar för församlingsgemenskapen. Framgent ska organisationernas, stadens och församlingarnas personal inte i samma utsträckning ordna verksamhet utan använda sitt kunnande och sin tid till sådant som invånarna och församlingsmedlemmarna behöver dem som stöd. En församlings- och arbetstagarorienterad verksamhet blir till spontan medborgaraktivitet. Genomförs av: mer än en församling, förtroendevalda, koordinatorn för frivilligarbetet, kommunikationsenheten, församlingarnas informatörer, personalfortbildningen och kyrkoherdarna. Ansvarig tillskyndare: Meilahden srk (koordinationsmodellen) Övriga deltagare: Munkkiniemi, Vuosaari, Haaga och gemensamt församlingsarbete Vad är på gång? församlingsmedlemmarnas kompetens har identifieras och modellerats till ett koncept i den strategi och koordinationsmodell för frivilligarbetet som Meilahden srk tog i bruk 2016. Församlingscentret Rasti i Brunakärr fungerar som central för frivilligverksamheten och där sker nästan all verksamhet i medlemmarnas regi. Rastis lokaler ställs också till förfogande för enskilda evenemang på basis av förslag från församlingsmedlemmarna. Alla de som ansvarar för grupperna som leds av frivilliga har egen nyckel till de församlingslokaler där verksamheten sker. På motsvarande vis har alla förtroendevalda nyckel till samtliga församlingsutrymmen I Haga gestaltas inte församlingsmedlemmarnas uppgifter utgående från personalens behov eller tidtabell utan utgående från församlingsmedlemmarnas situation och vad de tror sig vara kallade att göra. Nycklarna till kyrkan överlåts till frivilliga. För att möjliggöra flexibel kontakt med församlingsmedlemmarna och för att medlemmarna ska kunna organisera, informera och hålla kontakt införs registret över enskilda frivilliga och grupper på webbplatsen vapaaehtoistyo.fi. Ett ungdomsparlament på prosterinivå skapas. 17 (42)

Meilahden srk, rapport 11.2.2018: Förverkligandet av koordinationsprojektet fortgår enligt plan. Projektets syfte är att under 2017-18 testa koordineringen av frivilligverksamheten på ett nytt sätt i hela stan och på prosterinivå. Detta görs genom att betjäna församlingarna med mångprofessionell kompetens och genom att slopa överlappande personalresurser och utreda hur arbetet kunde skötas över organisationsgränserna. Det slutliga målet är att göra det lättare för stadsborna och församlingsmedlemmarna att delta i kyrkans verksamhet. Från och med ingången av 2019 kommer koordinationsmodellen också att användas i nya Töölön srk. Pott: för utveckling a den gemensamma koordineringen av frivilligverksamheten Spons: #sunnuntaimummit, Puun taka -dösä, Kirkkovuosi liikuttaa Kannelmäen srk rapport: Puun takaa -dösä 28.2.2018 (Kannelmäki, Vartiokylä): Namnet skapades under processens gång. Bussen (dösä) har bara varit i bruk ett knappt år i församlingarna. Vi har kommit överens om spelreglerna för hur bussen ska användas. Teammedlemmarna har marknadsfört konceptet och lärt såväl egna arbetstagare som personer från intressentgrupperna och frivilliga hur fordonet ska användas. Vi har intervjuat helsingforsare hur de skulle använda bussen för att stärka samhörigheten och engagemanget. Vi har utvecklat nya former av skolarbete runt bussen, ordnat pop up evenemang och deltagit i regionala evenemang för intressentgrupperna. Dösäprojektet har många möjligheter, frågan är hur många bussar det framgent behövs för församlingarna? Kirkkovuosi liikuttaa, projektrapport 28.2 (ansvarig Hilkka Niemistö) Projektets syfte är att nå arbetsföra helsingforsare genom att tillsammans med dem och diverse samarbetsparter genomföra holistiska Kirkkovuosi liikuttaa -evenemang som främjar hälsa och välmående. Dessutom vill man skapa en modell med vilken man kan nå personer i arbetsför ålder. Projektet anknyter till den rådande wellbeing trenden och visar att församlingarna har mycket att ge också på detta område. Via dessa evenemang kan kunskapen om den egna religionen öka, vilket också stöder den religiösa dialogen. Projektet utgår från medlemmarna och kombinerar församlingens och gemensamma församlings-arbetets samt samarbetsparternas resurser. Evenemangen som ordnats inom ramen för Kirkkovuosi liikuttaa (bla kyrkovandring på skärtorsdag, evenemang på Naturens dag, julevenemang) är inte per definition lokala utan deltagarna och arrangörerna kommer från hela huvudstadsregionen. Vi fortsätter att utveckla projektet till slutet av 2018 med beaktande av den respons vi fått. Haagan srk, rapport 28.2.2018 Frivilligregistret infört på vapaaehtoistyo.fi (som första helsingforsförsamling). Hösten 2017 och våren 2018 har webbplatsen utvecklats tillsammans med vapaaehtoistyo.fi aktörerna. Målet är att man via webbplatsen ska kunna anmäla sig t ex som gudstjänstassistent. Ungdomsparlamentsverksamhet inledd på prosterinivå. Arbetet med att stöda församlingsmedlemmarnas möjligheter att delta har fortsatt. En somegrupp (somevanhemmisto) har startat, gruppen utnyttjar församlingsmedlemmarnas sakkunskap. Diverse kretsar har övertagits av församlingsmedlemmarna. Kurser för församlingsmedlemmarna har planerats i samråd med prosteriet (bl a andakter, själavård, bibelcirkel och att leda en grupp). Tillsammans med gruppen som planerar frivilligarbetet började man våren 2018 utarbeta modellen koutsaaminen ja rinnalla kulkeminen, för att garantera att de som leder kretsar och evenemang inte ska vara ensamma med sin uppgift. Diakonirapport 28.2.2018: VETYKKI, för utvecklande av frivilligverksamheten, december 2017: 18 (42)

http://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/vetykki-kehitt%c3%a4%c3%a4- vapaaehtoistoimintaa.aspx Förslag: 1. Vi utgår från församlingsmedlemmarnas kompetens och möjligheter. Ansvarig tillskyndare: kyrkoherdekonferensen Övriga deltagare: Huopalahti och Vartiokylä prosterier som ger råd i ekonomiska frågor, Matteus och gemensamt församlingsarbete/diakoni Diakonirapport 28.2.2018: Den ekonomiska rådgivningen (Rari) har på två år spritts till 18 församlingar. Sju församlingar anslöt sig med hjälp av pottfinansiering 2017. Verksamheten sköts f n av drygt 70 utbildade, frivilliga på olika håll i stan. Modellen för ekonomisk rådgivning har visat sig vara effektiv och man vill etablera den så att den blir en permanent del av helsingforsförsamlingarnas hjälpverksamhet. Förslag om fortsatt verksamhet från och med 2019 görs under våren 2018. I östra Helsingfors församlingar är Rari en del av diakonin: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/diakoniaprojektit,%20osa.aspx Pott: paradiset 2. Vi kartlägger församlingsmedlemmarnas kompetens och vilja att agera. Vi utvecklar webbredskap med vilka vi kan dela med oss av kompetensen. Vi utnyttjar interaktivitet, automatik och lokalkännedom. Vi öppnar samfällighetens kursutbud också för församlingsmedlemmarna. Ansvarig tillskyndare: koordinatorn för frivilligarbetet Övriga deltagare: kursplaneraren, webbpastorn (i fråga om webbverktygen) Vad är på gång? Projekt för att utveckla koordineringen av frivilligverksamheten inlett. Elektroniskt system för koordinering av frivilligverksamheten finns. Spons: bandläger för unga Diakonirapport 28.2.2018: VETYKKI för utveckling av frivilligverksamheten: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/vetykkikehitt%c3%a4%c3%a4-vapaaehtoistoimintaa.aspx Kursplanerarens rapport 21.2.2018: Samfällighetens kursutbud öppnades för frivilliga redan 2016 (hygienkompetens och förstahjälp). 3. Vi gör det möjligt för församlingsmedlemmarna att självständigt agera i församlingarnas lokaler och reserverar resurser för deras initiativ. Vi reserverar plats i verksamhetsplanen för spontanitet. Ansvarig tillskyndare: kyrkoherdekonferensen Övriga deltagare: Munkkiniemi och Vuosaari Vad är på gång? Vuosaaris Andreas -team har för avsikt att under de kommande två åren utveckla samhörigheten och gemensamma aktiviteter för personalen och församlingsmedlemmarna. Spons: Frivilliga som förändrar Finland och bloggen Kallion kulma Rapport från Vuosaaren srk 28.2.18: Andreasteamet har blivit ett forum för församlingsmedlemmarna där man i böneanda kan dela med sig av sina idéer och sin 19 (42)

kompetens. Deltagarna representerar olika områden inom frivilligarbetet och vi har ökat det gemensamma planerandet och förverkligandet av församlingens verksamhet. Teamet med 15 församlingsmedlemmar fortsätter planmässigt. Kyrkoherdekonferensen 1.3.18: Förverkligas lokalt på många håll. Kopplat till projektet för utvecklande av kyrkornas gårdar. Utredning eller plan som omfattar hela staden har inte ännu gjorts (jfr 7.1) 4. Vi samlar in och delar rutiner där församlingsmedlemmarnas kompetens utnyttjats framgångsrikt. Ansvarig tillskyndare: kyrkoherdekonferensen Övriga deltagare: lutherplus.fi, fostran och församlingstjänst/församlingstjänst, ekonomisk rådgivning inom Huopalahden och Vartionkylä prosteri, Matteus, gemensamt församlingsarbete/diakoni. Spons: elektroniskt skribakort Diakonirapport 28.2.2018: Den ekonomiska rådgivningen Rari har på två år spritts till 18 församlingar. 2017 anslöt sig sju församlingar med hjälp av pottfinansiering. För närvarande genomförs verksam-heten av drygt 70 utbildade frivilliga på olika håll i stan. Modellen för ekonomisk rådgivning fungerar och man har för avsikt att etablera den som en permanent del av församlingarnas hjälparbete. Förslag om verksamheten från och med 2019 görs våren 2018. I församlingarna i östra Helsingfors är Rari en del av diakonin: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/diakoniaprojektit,%20osa.aspx Kyrkoherdekonferensen 1.3: Prosterivisa möten under våren 2018, vi delar med oss av god praxis. Konceptet utvecklas till en del av den prosterivisa kommunikationen. 5. Vi skapar strukturer och fora för barn och ungdomar att påverka systematiskt (barnkonsekvensbedömning). Ansvarig tillskyndare: fostran och församlingstjänst/fostran Övriga deltagare: LAVA-personer, Huopalahden rovastikunta Vad är på gång? LAVA personerna samlas till rådplägning och fortbildning. GKR utser personer som på samfällighetsnivå ansvarar för LAVA. Experiment med påverkningsverksamhet för unga i Huopalahden rovastikunta. Meilahden srk, rapport 11.2.2018: GKR utser personer som ska ansvara för den engagerande ungdomsparlamentsverksamheten (NUPA -modellen). Projektets syfte är att engagera ungdomar i utvecklingen av församlingens och prosteriets fostran. Dessutom stöder projektet ungdomarnas engagemang i den kyrkliga påverkningsprocessen både på lokalplanet och nationellt. Kannelmäen srk rapport 28.2: Prosteriets ungdomsparlament (Huopalahden rovastikunta) har kört igång på ett lovande vis. Församlingarnas ungdomsparlament har träffats, planerat kommande verksamhet och deltagit i det nationella beslutsfattandet. Verksamheten söker ännu sin form. Pott: för de prosterivisa ungdomsparlamenten 20 (42)

6. Vi minns också dem som inte är närvarande. Deltagare: alla, Lutherplus.fi, Kirkko ja kaupunki Övriga: den andliga vårdmusikern (diakoniprojekt), stöd till hemsjukhuspatienter (diakoniprojekt) Vuosaaren srk rapport 28: hösten 2017 inleddes öppen morgonverksamhet (Valon aamu) vid församlingscentret Valo. Medverkande representanter för olika arbetsområden, frivilliga och mänskor bjuds på frukost må kl 9-11. I snitt 30 deltagare/gång. Personalen bjuder varje gång in nya personer. Konceptet har fungerat och erbjudit nordsjöborna ett vardagsrum, Man har lyckats engagera just dem som inte annars deltar i församlingens verksamhet. Diakonirapport 28.2.2018: Nyheter gällande vårdmusikern och stödet till hemsjukhuspatienter: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/diakoniaprojektit,%20osa%203.%20kot isairaalan%20hengellinen.aspx Kyrkoasyl och I korsets skugga stöd till papperslösa i Helsingfors är två projekt som stöder dem som i annat fall ofta ställs utanför, Nyheter om detta: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sitepages/apua, %20tukea%20ja%20tekemistä%20maahanmuuttajanuorille%20sekä%20paperittomille.aspx Kyrkoasyl: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/kirkko-suojapaikkana- %e2%80%93hanke-tukee-asunnottomia-ja-paperittomia-.aspx 7. Vi accepterar osäkerhet och är mottagliga för nya verksamhetsmetoder. Deltagare: alla Övriga: diakonins spetsprojekt Diakonirapport 28.2.2018: I diakonins spetsprojekt ingår många pågående projekt, t ex att tillsammans med staden skapa en ny modell för mathjälpen, att förnya den ekonomiska hjälpmodellen, att utveckla Matteuskyrkan och kyrkoasylprojektet. Under våren 2018 presenterar styrgruppen fler förslag till förnyande av diakonin. Allt detta underställer oss nya rutiner och kräver att vi ska komma tillrätta med det halvfärdiga och osäkra. 9 Vi ökar dialogen mellan olika religioner, kulturer och den mångfaldiga religiositeten 13,5 % av helsingforsarna har ett främmande modersmål. År 2030 väntas var fjärde helsingforsare tala ett annat modersmål än svenska, finska eller samiska. Samma år räknar man att det i Helsingfors finns 32 000 personer med arabiska som modersmål. Årligen kommer många mänskor till Helsingfors för att studera eller arbeta. Merparten av dem är kristna. De asylsökande gör att de som har en annan tro ökar i antal. Andligheten är i ett brytningsskede. Relationen till det religiösa språket och läran avviker från det traditionella. Det religiösa sökandet kanaliseras också till instanser utanför kyrkan. Förverkligas av: församlingarna, gemensamt församlingsarbete, kyrkorådet, kyrkoherdarna, delegationen för samfälligheterna i huvudstadsregionen. Församlingarna bygger upp kontaktkanaler till de troende på respektive område och till de etniska gemenskaperna. Arbetet 21 (42)

inleds för att klarlägga den trosteologiska och trosdialogen. Samarbetskanal till de kristna samfunden via ekumeniska rådet. Trosdialogen genomförs bl a via Uskot-foorumi. Pott: dialogprojektet Öppet hus Förslag: 1. Vi bekantar oss med andra kulturer och religioner. Vi kommer överens om att hålla regelbunden kontakt med de religiösa ledarna och skapar tillsammans en plan med tanke på kommande kriser (Shoulder to shoulder -verksamhet). 2. Vi samarbetar med andra aktörer för att underlätta integreringen. För att förebygga att konfrontationen drivs till sin spets ordnar vi träffar i kyrkorna. Vi främjar ömsesidig dialog. Ansvarig tillskyndare: Heidi Rautiomaa/dialogprojektet Övriga deltagare: Oulunkylä, Kyrkans utlandshjälp, Missionssällskapet, fostran och församlingstjänst/fostran Vad är på gång? dialogprojektet öppet hus kör igång i slutet av 2018. Därefter torde verksamheten bli permanent. Pott: kyrkoasyl Sekreteraren för internationellt arbete, rapport 28.2.2018: 2017 ordnades utbildning för församlingsaktörerna kring kulturella möten och dialogen om tro. Detta gjordes i samråd med projektet Öppet hus och FMS. Via de nätverk som prästen för dialog om tro skapat deltog också representanter för andra religioner. Materialet som ska stöda arbetet har producerats. Bland evenemangen kan nämnas att dialogprästen efter knivhuggningarna i Åbo koordinerade en tyst minut på Narinken. I evenemanget deltog representanter för staden och för olika livsåskådningar (bl a biträdande borgmästaren och ärkebiskopen): Projektets syfte var en naturlig dialog som en del av den lokala verksamhet som sker på olika plan. I samband med festivalen Världen i byn koordinerades i samråd med studentprästerna 2017 Religionerna i byn som i samarbete med de andra religionerna upprepas 2018. Diakonirapport 28.2.2018: Projekten kyrkoasyl och i korsets skugga stöder och samarbetar nära med diverse aktörer för att integreringen ska lyckas. 3. Vi inbjuder kristna invandrare till vår existerande gudstjänstgemenskap. Målsättningen är att svara på det behov som finns av gudstjänster på ryska, estniska, somaliska, engelska, arabiska, kinesiska, kurdiska och spanska. Ansvarig tillskyndare: sekreteraren för internationellt arbete Övriga deltagare: aktörerna bakom förslag 1.2 Vad är på gång? Regelbundet återkommande gudstjänster och annat församlingsarbete på ryska, estniska, engelska, arabiska och kinesiska pågår i Helsingfors och huvudstadsregionen. Särskilt arbetet på arabiska utvecklas på basis av den utredning som gjorts på våren. Det nationella samarbetet på arabiska har komprimerats. Hösten 2017 besluter kyrkorådet om utvecklingen av arbetet på engelska och om samprojekt med Esbo och Vanda samfälligheter. Sekreteraren för internationellt arbete 28.2.2018: Fortsättningsvis erbjuds verksamhet på ovan nämnda språk. Nya språk har inte tillförts. Det femåriga projektet för verksamhet på engelska löper ut och nya inleds 1.1.2018. Gemensamt projekt med Esbo och Vanda samfälligheter 2018-22. Utvecklingsprojekt och process som ska stärka församlingarnas grepp om arbetet. Fullmäktige beviljade Herttoniemen srk ett tilläggsanslag om 35 000 för arbetet på arabiska. 22 (42)

I början av året tog sekreteraren för internationellt arbete kontakt med övriga parter som deltar i denna verksamhet (se p 2.1). Meilahden srk inleder projektet Jane som fokuserar på invandrarnas hälsa (se rapport under 5.2). Haagan srk ordnar språkundervisning för invandrare och ser inte behov av att utvidga verksamheten till andra språk. Andra församlingar har inte ännu kommenterat. Sekreteraren för internationellt arbete får en del frågor från församlingarna om språkkunniga präster som kunde sköta förrättningar och ibland också om skriftskola för vuxna (bl a spanska och franska). För att kunna församlingsmedlemmarna bättre vore det bra att kartlägga personalens språkkunskaper. Det har också visat sig svårt att hitta faddrar för invandrarna (eget språk eller finska). Vi utreder problemet och söker tillsammans med församlingarna en lösning. I Alphyddans kyrka ordnas regelbundet lutherska högmässor på ungerska. Sommartid hålls ett ekumeniskt familjeläger på nepalesiska i samarbete med Malmin srk:s diakoniarbetare och KSP. De vackraste julsångerna på samiska har redan blivit en tradition. 4. Vi utreder behovet av kristen fostran på främmande språk. Vi ordnar internationella skriftskolor på främmande språk, t ex tillsammans med Nuorten Keskus och deltar i den interkulturella verksamheten i skolorna. Ansvarig tillskyndare: Matteus församling Övriga deltagare: Lauttasaari, fostran och församlingstjänst/fostran samt internationellt arbete Pott: Internationell skriftskola/kansainvälinen rippikoulu Sekreteraren för internationellt arbete, rapport 28.2.2018: Inom ramen för arbetet på främmande språk kommer församlingsmedlemmarna familjevis till kyrkan och behovet av barnverksamhet är stort, särskilt söndagsskolearbete. Söndagsskolan sköts med hjälp av frivilliga. För detta arbete behövs stöd och utbildning. Nu planeras skräddarsydda kurser för personalen och frivilliga tillsammans med Esbo och Vanda samfälligheters mångkulturella arbete. Också fostran ombeds delta. Detta är en fortsättning på den lyckade kurs som ordnades för några år sedan. Ungdomsskriftskolor på främmande språk hålls årligen på ryska i samarbete med Esbo. På andra språk ordnas vuxenskriftskolor efter behov. Herttoniemen srk ordnar nonstop skriftskola på arabiska varje vecka för unga vuxna. Matteus församling, rapport 28.2.2018: Behovet av kristen fostran på främmande språk utreds, arbetet på hälft. Arbetet har kommit väl igång men konkreta resultat har inte uppnåtts. Församlingen planerar att i något skede ordna en internationell skriftskola men de pågående förändringarna i församlingen (pensioneringar, personalförändringar och -minskning, nya aktörer som (Snellu) som ska beredas plats i församlingens nedbantade utrymmen, församlingens personal flyttar till Matteus-kyrkans nedre våning) är ännu på hälft i likhet med planerna på den internationella skriftskolan. Matteus har också tänkt att det engelskspråkiga församlingsarbete som ordnas i församlingens lokaler kunde utnyttjas för det internationella skriftskolarbetet. Också i övrigt måste man fundera över det engelskspråkiga församlingsarbetets ställning och hur det kunde utvecklas. Den engelska skriftskolan förutsätter också att ungdomarna som väljer detta alternativ kunde inlemmas i någon redan existerande församlingsgemenskap i Helsingfors. 5. Vi skapar växelverkan med dem som söker svar via en annan religiositet. Vi lär oss mer om nutidsmänskans andliga behov. Ansvarig tillskyndare: fostran och församlingstjänst Övriga deltagare: församlingarna 23 (42)

Vad är på gång? Det pågående tjänstedesignprojektet, Henri Järvinen (förslag 9.5 och 9.6) 6. Vi återupplivar den kristna traditionens olika former. Vi utbildar arbetstagare och församlingsmedlemmar så att de kan tackla de nya fenomenen. Ansvarig tillskyndare: Henri Järvinen Övriga deltagare: Kursplaneraren, Heidi Rautionmaa samt fostran och församlingstjänst/fostran Vad är på gång? Kursutbud för personalen (retreater, meditation, andlig handledning, seminarier, träffar för retreathandledarna osv). Utbudet planeras tillsammans med stiftets grupp för andlig ledning. Via församlingarna (t ex Kallio, Mikael, Malmi) erbjuds retreater, seminarier och grupper för församlingsmedlemmarna och för studerande via arbetet i läroinrättningarna. Personalen ges inskolning i den kristna traditionens olika former (lectio divina, kristen meditation osv). Henri Järvinen och Juha Pettersson samt frivilliga deltar i Minä olen messuilla och jogamässorna. Spons: projekt för utvecklande av kristna meditationsgrupper Rapport från Vuosaaren srk 28.2.18: i februari inleddes helig dans som veckoverksamhet och en lördagseftermiddag per månad. Av någon anledning har vi inte beviljats Lutherspons men förverkligade ändå verksamheten med egna medel, om än i mindre omfattning. 10 Vi minskar på klyftan mellan det arbete som utförs i församlingarna och arbetet som utförs gemensamt Helsingforsförsamlingarna har beslutat att tillsammans sköta vissa uppgifter bl a förvaltning, ekonomi och fastighetsskötsel. Därtill sköter man tillsammans t ex sjukhussjälavården, familjerådgivningen, arbetet i läroinrättningarna, församlingstjänsten och diakonin till den del dessa betjänar hela staden. Också i fråga om fostran har man sett det som viktigt att till en enhet koncentrera all planering, fortbildning och kontakt till andra aktörer till den del verksamheten betjänar hela staden. Tillsammans har vi ansvarat också för Svartholmen, Lövö ungdomshem, samtalstjänsten Palveleva puhelin och den mångprofessionella andliga och sociala hjälp som ges vid Kampens kapell. Det gemen-samma arbetet betjänar svenskspråkiga och finskspråkiga församlingsmedlemmar. En del av de gemensamma uppgifterna har enligt församlingarna fjärmat sig för mycket från det övriga arbete som utförs i församlingarna. Specialkompetensen har kvantitativt sett blivit snäv och når endast en del av de behövande. Församlingarna har utvecklat nya evenemang och producerat material, som man endast delvis lyckats integrera i för-samlingarnas verksamhet Förverkligas av: fastighetsavdelningen, förvaltningsavdelningen, gemensamt församlingsarbete, församlingarna, stadgearbetsgruppen. Ansvarig tillskyndare: Eeva Salonen/fostran och församlingstjänst på uppdrag av ledningsgruppen för gemensamt församlingsarbete Vad är på gång? På uppdrag av ledningsgruppen för gemensamt församlingsarbete söker man svar på frågan hur kan det gemensamma församlingsarbetet och församlingarna på bästa sätt tillsammans arbeta för församlingsmedlemmarnas bästa? Processen tillämpar principerna för servicedesign, bl a intervjuer med församlingsanställda och genom att på basis av intervjuerna och den gemensamma bearbetningen skapa nya rutiner. Konkreta experiment görs med nya modeller, t ex verkstäder som engagerar församlingsmedlemmarna. 24 (42)

Projektchefens rapport 28.2.2018: Arbetet har framskridit enligt plan. Utgående från intervjuerna med de församlingsanställda har flera utvecklingsobjekt identifierats, varav många är kommunikationsrelaterade. De frågor som snabbt ska främjas har redan främjats. Nya modeller för gemensam utveckling piloteras bl a Fadderdagen som förverkligas tillsammans med församlingarna. Också många andra projekt som hänför sig till specialyrkesexamen för produktutveckling tjänar samma syfte, t ex arbetet inom ramen för det diakonala spetsprojektets olika delområden. Gemensamt församlingsarbete inledde projektet Ysk2020, vars syfte är att under våren 2018 skapa en ny organisations- och verksamhetsmodell för det gemensamma församlingsarbetet. Utvecklings-arbetet görs på bred bas och länkas till delmomenten under punkt 10. Förslag: 1. För att öka samarbetet mellan församlingarna och de gemensamma arbetsformerna förändrar vi lednings- och verksamhetsstrukturen. Vi organiserar dem som utför arbetet utgående från behovet och ser över profileringen och tillgängligheten. Vi stöder det avtalsbaserade samarbetet mellan församlingarna. Ansvariga tillskyndare: kyrkorådet och församlingsråden Övriga deltagare: Juha Rintamäki, Hannu Ronimus, Meilahden srk, Huopalahden rovastikunta, gemensamt församlingsarbete, fostran och församlingstjänst, Matteuskyrkan och diakoniprojektet för östra Helsingfors, flyttningen av gemensamma församlingsarbetets specialungdomsarbete till Matteuskyrkan Vad är på gång? Koordinering av frivilligarbetet utvecklas för att skapa förutsättningar också för att församlingarnas frivilliga ska kunna delta i projekt som leds av de gemensamma arbetsformerna. Regelbundna träffar för representanter för olika ansvarsområden inom Huopalahden rovastikunta. Genom träffarna kan man ordna gemensamma evenemang och funktioner för församlingarna i västra Helsingfors. Ett utvecklingsprojekt för hela det gemensamma församlingsarbetet pågår. Kurser i servicedesign ordnas för olika delområden. Arbetet leds av ledningsgruppen för det gemensamma församlingsarbetet. Meilahden srk, rapport 11.2.2018: samarbetet mellan olika arbetsformer inom Huopalahden rovastikunta, framför allt fostran, diakoni, musikarbete och frivilligarbete, förverkligas enligt plan. Utöver detta avtalsbaserade samarbete kommer Meilahden och Töölön srk att genomföra en strategisk fusion vid ingående av 2019. Genom fusionen säkerställs att församlingsarbetet i kvalitativt och kvantitativt hänseende håller måttet i hela norra innerstan. Fusionen gör det också möjligt att förverkliga församlingsarbetet på det blivande Stor-Böleområdet då utbyggnaden av området inleds. I detta ingår också församlingscentret i inköpscentret Tripla. Diakonirapport 28.2.2018: Diakonin i östra Helsingfors utvecklades med CABLE-metoden hösten 2017 och arbetet fortsätter våren 2018: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/diakonian-kehittämistäyhteistyövamennuksilla.aspx Vid Matteuskyrkan har Weast & Feast Snellu Cafe inlett sin verksamhet: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/matteuksenkirkolletammikuussa-uudentyyppinen-kohtaamispaikka.aspx https://ervl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/snellu%20cafe%20avattu%20matteuk senkirkolla.aspx 25 (42)

Frivilligverksamhetsprojektet VETYKKI, nyhet i december 2017: https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/vetykkikehitt%c3%a4%c3%a4-vapaaehtoistoimintaa.aspx Utvecklingen av diakonin har tagit fart tack vare servicedesignkursen. Servicedesignarna utvecklar kurserna tillsammans de delar som hör till deras eget arbete. De första kursdeltagarna slutför sin utbildning våren 2018. 2. I enlighet med de strategiska riktlinjerna koncentrerar vi oss på det som efterfrågas. Ett ännu närmare samarbete mellan samfällighetens och församlingarnas personal gör det möjligt att lägga om arbetet och gör det möjligt att få mer resurser för det överbelastade gemensamma arbetet. Samarbetet över arbetsområdes- och församlingsgränserna leder till en uppgifts- och behovsorienterad verksamhet som överensstämmer med den nya verksamhetskulturen. Ansvarig: gemensamt församlingsarbete Övriga: församlingarna, fostran och församlingstjänst 3. Församlingarna kopierar Kampens kapells lyckade koncept på så sätt att en präst eller en diakoniarbetare finns anträffbar och kyrkan hålls öppen för besökare. Ansvarig tillskyndare: kyrkoherdekonferensen Övriga deltagare: Kampens kapell, Matteuskyrkan och diakoniutvecklingsprojektet i östra Helsingfors överflyttningen av gemensamma församlingsarbetets specialungdomsarbete till Matteuskyrkan Vad är på gång? Kyrkoherdekonferensens ordförande Timo Pekka Kaskinen och verksamhetsledaren för Kampens kapell Kenneth Koskinen träffar kyrkoherdarna prosterivis och ger exempel på god praxis från Kampens kapell. Det är skillnad mellan olika stadsdelar i Helsingfors. Genom att presentera god praxis klarläggs om det områdesvis/församlingsvis finns behov att kopiera dessa. 4. Tillsammans med våra samarbetspartners utreder vi Palveleva Puhelins/samtalstjänstens verksamhet i syfte att efter utbildning överföra jourtjänsten på församlingsmedlemmarna. Ansvariga tillskyndare: kyrkorådet och gemensamt församlingsarbete Övriga deltagare: Palveleva puhelins verksamhetsledare Juha Petterson 5. Med hjälp av den kompetens som de sakkunniga inom arbetet i läroinrättningarna innehar skapar vi kontakt mellan församlingarna och läroanstalternas personal och studerande. Vi säkerställer kontakten till alla läroinrättningar. Ansvarig: kyrkoherdekonferensen Övriga deltagare: fostran och församlingstjänst/arbete i läroinrättningarna Vad är på gång? Hösten 2017 bjöd enheten för arbete i läroinrättningarna in alla kyrkoherdar till de läroinrättningar som finns på ifrågavarande församlings område. Våren 2018 besöker man församlingarnas arbetsmöten och gör tillsammans med församlingarna upp en verksamhetsplan som ska svara mot det behov som finns i läroinrättningarna. 6. Vi kartlägger församlingspersonalens administrativa uppgifter och överför ansvaret för dessa på sakkunniga inom förvaltningen. Ansvariga tillskyndare: samfällighetens ledningsgrupp och förvaltningsavdelningen 26 (42)

7. Vi preciserar arbetsfördelningen mellan församlingarna och samfälligheten i fråga om anskaffningar. Vi skapar en gemensam upphandlingspolitik och strategi. Ansvarig tillskyndare: upphandlingschefen Övriga deltagare: IT-enheten Vad är på gång? Upphandlingsstrategi för samfälligheten 2017-18, upphandlingsanvisningarna uppdateras 2017-18. Upphandlingsprocessen beskrivs på Sinfo, februari 2017. 11 Vi komprimerar samarbetet mellan samfälligheterna i huvudstadsregionen Samfälligheterna i huvudstadsregionerna har i många år samarbetat och förhåller sig positivt till att ytterligare öka samarbetet. I samarbetet är det viktigt att betona särdragen i de 4 städerna. Samfälligheterna leds på olika sätt vilket påverkar samarbetet. I Esbo styr församlingarna, i Vanda arbetar församlingarna och de gemensamma arbetsformerna tillsammans medan Grankulla samfällig-het är liten. Också målsättningarna varierar, en del är för nätverkande, andra är redo att skapa gemensamma enheter. Också bilateralt samarbete ses som en möjlighet. Frågan om momsplikt på den verksamhet som sker tillsammans måste också beaktas. Förverkligas av: gemensamma församlingsarbetet i fråga om samfällighetens arbete i läroinrättningar och utvecklingsarbete, förvaltningsavdelningen i fråga om mervärdesskatten Förslag: 1. Vi slutför den redan inledda processen som gäller skapandet av ett gemensamt, behovsorienterat och högklassigt arbete i läroinrättningarna. Ansvarig tillskyndare: ledande prästen för arbete i läroinrättningar Övriga deltagare: fostran och församlingstjänst/arbete i läroinrättningar Vad är på gång? Studentarbetet i huvudstadsregionen är bra och bottnar i respektive läroinrättnings behov. Yrkeshögskolan Metropolias samarbete med studentpräster från tre samfälligheter löper t ex bra och utan problem. Behov av administrativa förändringar finns inte för tillfället. 2. Vi organiserar utvecklingsarbetet enligt den definition som samfälligheternas samarbetsdelegation formulerat. Tillsammans stärker vi medlemskapet, söker flexibla rutiner och förverkligar gemensamma evenemang. Modellen fungerar som pilotprojekt för annat samarbete över kommungränserna. Ansvarig tillskyndare: 28.3 ges förslag till huvudstadsregionens samarbetsdelegation om att smidigt och nätverkande gå vidare. Pilotprojekt bl a fadderdagen och parrelationsarbetet bl på webben. Övriga deltagare: chefen för fostran och församlingstjänst, projektchefen, direktören för gemensamt församlingsarbete, kursplaneraren/hr-chefen Vad är på gång? Det gemensamma utvecklingsarbetet beskrevs redan under p 2.1. Viktigt är den nätverksbaserade modellen och att konkret agera tillsammans. Uppgiften har pågått och är en fortsättning på projektet för stärkande av medlemskapet. Länkat till utvecklingen av det gemensamma församlingsarbetet och det uppdrag som getts fostran och församlingstjänst/teamet för församlingstjänst. Samarbetet omfattar hela huvudstadsregionen och nationellt flera stora samfälligheter med vilka kunskapsutbyte och utvecklingsarbete bedrivs. Också länkat till kyrkostyrelsens arbetsgrupp för kyrkans styrkor. 27 (42)

Projektchefens rapport 28,2,2018: Ärendet länkat till punkt 4.2. Samarbetsdelegationen har tagit initiativ till att utreda nätverkande samarbete. Nätverket värt att aktivera runt konkreta utvecklings-projekt i stället för att skapa en permanent mätverksorganisation. Mycket sådant utvecklingsarbete förekommer bl a kring stärkandet av medlemskapet samt i kommunikationen och varumärkesarbetet. Fungerande nätverk är t ex de stora samfälligheternas möten som halvårsvis ordnas för dem som stärker medlemskapet (utvecklingsprojektens allmänna koordinering) samt gruppen för kyrkans styrkor. Gruppen består av representanter för samfälligheterna, organisationer, stiftsförvaltningen samt kyrkostyrelsen. Smidigt nätverkande utvecklas, utgående från stadsbornas och församlingarnas behov, t ex vauva.fi sidornas parrelationsrådgivning, deltar man i det nationella dop- och fadderprojektet (utveckling av fadderskapet, fadderdagen, andra fadderprojekt) bröllopsnattens evenemang och digitala funktioner. 3. Vi löser moms-frågan som försvårar samarbetet eventuellt genom att samfälligheterna ingår ett samarbetsavtal. Dessutom inhämtar vi omfattande förhandsbesked gällande mervärdesskatten. Ansvarig tillskyndare: förvaltningsdirektören 4. Vi fortsätter det goda samarbetet inom ramen för Viksu-processen som koordinerar samarbetet på främmande språk, det multikulturella arbetet och arbetet inom ramen för fastighets- och begravningsväsendet. Med: fostran och församlingstjänst, sekreteraren för internationellt arbete, direktören för gemensamt församlingsarbete Vad är på gång? Pågår Sekreteraren för internationellt arbete, rapport 28.2.2018: Samarbetet (Viksu) har fortsatt enligt överenskommelse. 2017 hade Helsingfors samfälligheten ordförandeskapet och 2018 Vanda samfällighet. I oktober 2017 undertecknade Helsingfors, Esbo och Vanda samfälligheter ett avtal om det engelska församlingsarbetet under perioden 2018-22. Detta är ett utvecklingsprojekt som ska stärka församlingarnas grepp om sitt arbete. I fjol kartlades det arabiska församlingsarbetet i huvudstadsregionen. I Helsingfors beviljades ett anslag om 35 000 för anställande av tilläggsresurs för 2018. Också Esbo reserverade resurser för arbetet på arabiska och ryska. Detta bidrar märkbart till framgången, utvecklingen och samarbetsmöjligheterna. 5. Vi förbereder oss på ett närmare samarbete i fråga om förvaltning, centralregistret, riskmanagement, intern revision, datasystem, kartläggningen av gemensamma jordområden, möjligheterna i samband med begravningsplatserna och inom fastighetsunder-hållet, diakonin särskilt handikapp-diakonin och t ex skriftskolor för diverse specialgrupper. Ansvariga tillskyndare: direktören för samfälligheten och direktörskollegiet Övriga deltagare: diakonichefen i fråga om diakonin 28 (42)

IV VI REAGERAR DJÄRVT OCH SNABBT. Vi avstår från alltför strikta verksamhetsplaner. Vi håller aktivare kontakt med varandra. Vi syns på sociala medier, i gatubilden och det offentliga rummet. 12 Vi är närvarande på sociala medier. De sociala mediernas betydelse ökar då samhället digitaliseras. De är en verksamhetsmiljö som förenar olika mänskor och en miljö där helsingforsarna finns. Förverkligas av personalutbildningen, fostran och församlingstjänst i samarbete med församlingarnas somespecialister och förtroendevalda, IT, gemensamt församlingsarbete och kyrkostyrelsen Förslag: 1. Vi fortsätter att utbilda personalen och församlingsmedlemmarna i hur de sociala medierna används. Målsättningen är en bred närvaro, systematik och kvalitet. Ansvariga tillskyndare: kyrkoherdekonferensen, nätpastorn Övriga deltagare: kursplaneraren, fostran och församlingstjänst samt HR-enheten Vad är på gång? Målsättningen är att alla församlingarna ska ha en some -arbetsgrupp. Kurserna utvecklas så att de blir mer behovsorienterade, arbetstagarna får ge respons på vad slags stöd de behöver. Mycket har redan gjorts och görs i olika församlingar. Diakonirapport 28.2.2018: Lutherpottansökan inlämnad 28.2.2018 för digitaliseringen av diakonin. 2. Vi organiserar tillräcklig närvaro på sociala medier och samarbetar med kyrkostyrelsen. Ansvarig tillskyndare: kyrkoherdekonferensen Övriga deltagare: someansvariga, webbprästen agerar koordinator, fostran och församlingstjänst/ fostran samt Lasten media Vad är på gång? kyrkoherdarna beslöt i höstas utse en somekontaktperson och att i sina respektive församlingar främja organiseringen av de sociala medierna och detta har småningom börjat ske i församlingarna. Detta stöds enligt behov med gemensamt material, kurser och delningar. Den gemensamma kommunikationen har fått en someproducent och samarbetet i fråga om kurser och innehåll görs allt mer med kommunikationen, gemensamt församlingsarbete och församlingarna. Kurserna riktas allt mer till behovsorienterade precisionsverkstäder som församlingarna vid behov kan beställa. Kyrkans some och digi är en nationell plattform för sociala medier, där man kan nätverka och dela information. Samarbetar med kyrkostyrelsens digiteam. Kontaktpersonsverksamheten utvecklas efter hand som församlingarna meddelar sina uppgifter. andelen video- och streamat material ökas. Nya sätt att mötas testas, t ex spelifiering. Vi följer med hur digitaliseringen framskrider och testar kontinuerligt nya metoder. 3. Vi tar med församlingsmedlemmarna. Ansvariga tillskyndare: Kallion srk, Herttoniemen srk Övriga: Pakila 29 (42)

Vad är på gång? I Hertonäs har kommunikationsgruppen gjort upp en kommunikationsstrategi och effektiverat församlingens kommunikation. Fb -uppdateringarna och hemsidorna har förbättrats. Mål-sättningen är att före årsskiftet få grepp om kommunikationen. Vid följande kommunikations-teammöte görs man upp en someplan. 4. Med hjälp av sociala medier förutser vi olika fenomen och skapar förutsättningar för snabba insatser. Ansvarig tillskyndare: Paavalin srk Vad är på gång? Paavalis kommunikationsgrupp har gjort upp en kommunikations- och somestrategi och effektiverat församlingens kommunikation. Some är ett verktyg för snabba och precisa insatser. På sociala medier kommer man att diskutera med kyrkans aktiva medlemmar och med dem som inte ställer upp på kyrkans evenemang. Paavalis somestrategi har tre hörnstenar: delaktighet-andlighet- synlighet. Att använda sig av sociala medier är en del av Paavalis verksamhet och alla församlingsanställdas arbete. Med tanke på kyrkans framtid är de sociala medierna nödvändiga nu och i framtiden. Det är vår uppgift att ta oss dit där mänskorna rör sig. Vi är närvarande och ser till att vi blir sedda. Vi visar på det vi gör. För kyrkoherdekonferensen presenteras ett förslag till someregler för församlingarnas personal. Övriga deltagare: kyrkostyrelsen, fostran och församlingstjänst, webbarbetet och PiPa-sidorna. 13 Vi skapar förutsättningar för snabba insatser Flödet av evenemang i storstan visar på de fenomen där kyrkan måste vara med direkt från början. Snabba insatser kräver att man i förväg ingått ett avtal som möjliggör att personal och resurser frigörs för ändamålet. Ett exempel på sådana snabbinsatser var mottagandet av asylsökande hösten 2015, de religiösa samfundens fredsmarsch och de gemensamma måltider som många församlingar arrangerade. Förverkligas av : kyrkoherdarna tillsätter en beredningsgrupp som består av församlingsanställda och de gemensamma arbetsformerna. Idéer och planer i brett upplagt nätverkssamarbete inom huvudstadsregionen. Kommunikationen, församlingarna, församlingsmedlemmarna, Helsingforssam-fällighets ledningsgrupp svarar för att verksamhetsplaneringen svarar mot dagens utmaningar. Övriga ansvariga (gäller alla moment): kyrkoherdekonferensen och ledningsgruppen Övriga: fostran och församlingstjänst/samhälle och kultur, OPPILAITOSarbetet Spons: Kleinari-projektet Förslag: 1. Vi höjer beredskapen med tanke på snabba insatser och tidens fenomen. Vi är be-redda på olika kyrkliga utspel. Också med: diakonichefen Övriga: I skydd av korset (diakoniprojekt) Spons: PopUpKirkko Diakonirapport 28.2.2018: grupp för diakonala påverkare är en del av hjälparbetet som kommunicerar och påverkar diakoniprojektet 30 (42)

https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/diakoniaprojektit,%20osa%207.aspx Projekten kyrkan som asylgivare och i korsets skugga har ett nära samarbete. https://evl,sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/uutissivusto/sivut/kirkko-suojapaikkana- %e2%80%93hanke.tukee.asunnottomia-ja-paperittomi-,aspx https://evl.sharepoint.com/sites/sinfo/sinfo/sitepages/apua,%20tukea%20ja%20tekemistä%2 0maahanmuuttajanuorille%20sekä%20paperittomille.aspx 2. Vi inrättar en snabbinsatsgrupp som identifierar och snabbt reagerar på fenomen i staden och är redo att agera också på kort varsel. Vi enas om principerna och utser arbetstagare och församlingsmedlemmar till denna grupp. Vad är på gång? Kyrkoherdekonferensen tillsatte en arbetsgrupp (Hilkka Niemistö, Marja Heltelä, Timo Pekka Kaskinen, Eeva Salonen och Jarno Raninen). Gruppen fortsätter att utarbeta snabbinsats-modellen. I planeringen deltar också Kirsi Rantala, Kalle Kuusniemi, Lauri Anttila, Hanna Lipasti-Raulus och Katri Kulmala. Gruppen har utarbetat en preliminär plan för snabbinsatserna, kartlagt i vilken utsträckning församlingarnas frivilliga är redo att ingå i snabbinsatsenhetens reserv och skaffat synliga symboler för församlingsmedlemmar som deltar i kyrkans arbete. 14. Vi stärker församlingarnas kommunikation Helsingfors, Esbo och Vanda samfälligheters gemensamma medieredaktion inleder sin verksamhet i början av 2017. Redaktionen producerar utöver gemensamma webbmedier också en tidning för respektive stad samt Jouluradio. Tidningens utgivningsfrekvens minskas till varannan vecka. De nya kommunikationskanalerna, sociala medier, utgivningsfrekvensen samt kvalitetskraven på kommunikationen ger församlingarnas kommunikation nya möjligheter och nya utmaningar. Förverkligas av: kommunikationen tillsammans med församlingarna Förslag: 1. Vi grundar en arbetsgrupp med representanter för de förtroendevalda, församlingar-nas informatörer och samfällighetens kommunikation. Arbetsgruppen skapar en gemensam modell för församlingarnas kommunikation och kartlägger möjligheterna att skapa kommunikation också regionalt eller på prosterinivå. Arbetsgruppen sammanställer information om externa, samarbets-villiga kommunikationsproffs och analyserar huruvida god praxis t ex Oulunkylän srk:s femprocentsmodell (varje arbetstagare använder systematiskt 5 % av sin arbetstid för kommunikation) kan tas allmänt i bruk. Motsvarande process förverkligas också för den svenska kommunikationen. Ansvarig tillskyndare: kommunikationschefen Övriga deltagare: arbetsgrupp med församlingsrepresentanter, Roihuvuoren srk och Tuomiokirkkosrk Rapportering (27.2.2017) Huvudstadsregionens församlingars gemensamma medieredaktion började 2017 producera en gemensam tidning med separata inslag för respektive stad. Till 31 (42)

redaktionen flyttade också julradions och Valomerkkis personal. Församlingarnas evenemangskalendrar i papperstidningen förnyades så att informationen nu publiceras prosterivis: kartan hjälper dem som inte känner till församlingsindelningen att lättare hitta relevant information. För de viktigaste gemensamma evenemangen görs regionala puffar. två diskussioner ordnades kring frågan om goda modeller. I diskussionerna deltog representanter för kommunikationsenheten, församlingarna och två förtroendevalda professionella kommunikatörer. Tankarna och responsen lades till grund för utvecklingsarbetet. Arbetsgruppens riktlinjer sammanställdes i tre interna bloggtexter- Dessutom ordnade kommunikationsenheten och kyrkoherdekonferensen en gemensam aftonskola för kyrkoherdarna vid vilken riktlinjerna för kommunikationen utstakades. De svenska församlingarna fick en gemensam informatör. Kommunikationsenheten betalar 40 % av lönen (i linjeorganisationen rapporterar informatören till kommunikationschefen) och församlingarna betalar var för sig 20 % av informatörens kostnader. Informatören utvecklar det svenska prosteriets gemensamma kommunikation, sparrar församlingarnas informatörer (församlingssekreterarna), ansvarar för de gemensamma somekanalerna och för webbinne-hållet samt fungerar som kontaktperson och producerar Kyrkpressens Helsingforssidor. Piloteringen av de finska församlingarnas regionala kommunikation torde inledas hösten 2018 med start i öster. De 5 kyrkoherdarna i Vartiokylä prosteri har gett grönt ljus för tanken att till slutet av 2019 visstidsanställa en professionell kommunikatör som ska sköta den regionala kommunikationen. Modellen är i stort sett den samma som de svenska församlingarnas. För piloteringen i öster ansöks om Lutherpott. Vid behov delas lönekostnaderna i relation 15 % per församling och 25 % för den gemensamma kommunikationen. Webbplatsen helsinginseurakunnat.fi har utvecklats genom att man följt med hur mänskorna hittat platsen (vilka sökord, vilka vägar) och hur de använder sidorna. På webbplatsen finns nu utöver den traditionella församlingsmodellen också en kyrksida, eftersom nästan hälften av sökorden var kyrkorelaterade. Med sökordet Helsinginseurakunnat kan man nu hitta alla utan att känna till församling eller kyrka För den som producerar innehållet är den nya modellen lättare, eftersom samma innehåll publiceras med en inmatning enligt församling, kyrka och målgrupp. Detta minskar arbets-mängden, felen och gör det lättare att hitta informationen. Att märka innehållet enligt mål-grupp är varje gång en lätt påminnelse om för vem innehållet produceras och får den som producerar innehållet att tänka mer på sin publik. Det blir också lättare att dela innehåll på sociala medier. De nya sidorna ger kommunikatörerna information om vilka ämnesområden som intresserar stadsborna. Innehållet märks alltid för att man ska kunna se vilka frågor som intresserar publiken regionalt och tidsmässigt. Delvis är informationen säkert självklar (skriftskola intresserar i oktober-november under anmälningstiden, advent under november-december), men i vilket skede intresserar man sig särskilt för frågor som gäller vuxna? Eller finns det alls någon säsongvariation? Informationen hjälper oss att allokera resurserna rätt. Det nya bildspråket bearbetades tillsammans med en extern bildbyrå och -konsult. I arbetet deltog också församlingsinformatörer (Roihuvuori, Tuomiokirkko och Vuosaari). För att producera innehåll för sociala medier och some -stöd till församlingarna ändrades en av kommunikationsenhetens personalresurser efter tillfälliga försök, till 32 (42)

webbproducent och communitymanager som bl a ska utveckla videomaterial för some, systematisk uppföljning och analys samt om finansieringen kan ordnas att skapa en somestrategi tillsammans med webbprästen och de under p. 12 nämnda personerna. Marketingkommunikationens resurser utvecklas i samråd med dem som ansvarar för medlemsstödet. För detta behövs en systematisk plan och reklampengar. I planen och budskapen beaktas också kyrkans styrkor -gruppens planer och tyngdpunktsområden. 2. Vi söker nya kommunikationsmetoder som når ännu fler och utnyttjar Medlem 360-materialet då vi planerar kommunikationen. (se ovan 27.2.2017) Kontaktperson: Eeva Salonen Salonens rapport 28.2.2018: Medlem 360-avtalet med Insight 360 upphörde den 31.12.2017. Rätten till materialet bibehålls. Insight 360 kan erbjuda konsulthjälp och ge helsingforsförsamlingarna rätt att nyttja Värde 360 materialet. Behovet måste utredas och frågan måste kanske främjas i samarbete med dir V VI RUSTAR PERSONALEN MED TANKE PÅ DEN NYA VERKSAMHETEN. Det blir ingen förändring om vi inte tillsamman vill det. Den största förändringen sker på tankenivån. Nya rutiner förändrar ofta också tankarna. 15. Vi gör ändamålsenliga personalallokeringar och säkerställer arbetshälsan Det finns mycket yrkeskompetens i helsingforsförsamlingarna och samfälligheten. Personalstyrkan har ökat under årens lopp. Då ekonomin stramas åt har behovet av att skära ner personalen uppskattats till 15 %, räknat från nivån år 2015. Nu ansvarar samfälligheten bl a för lönebetalning, samverkan, företagshälsovården och arbetar-skyddet. Samfällighetens personal är underställd GKR. Församlingarna ansvarar för egen del för det egna arbetet, rekryteringar och fortbildning och deras personal är underställd församlingsrådet. Kyrko-fullmäktige inrättar tjänster på förslag av rådet. Om arbetsförhållanden besluter församlingsrådet. Enligt kyrkolagen är församlingen arbetsgivare, intern rekrytering över församlingsgränserna tillåts i regel inte. Helsingfors samfällighet har som mål att trygga personalens välbefinnande under karriärens gång. Särskilt viktigt är detta då det sker stora förändringar i organisationen. 33 (42)

Genomförs av: HR-enheten, församlingarna och kyrkorådet Vad är på gång? diverse försök bl a Meilahden srk:s arbetstidsmodul Meilahden srk rapport 11.2.2018: Församlingen fortsätter att använda arbetstidsmoduler, Töölön srk tog i september 2017 i bruk samma förfarande med ett lokalt avtal. Förslag: 1. Minskningen av personalstyrkan från nivån år 2015 till en lägre nivå år 2018 ska såvitt möjligt ske utan uppsägningar. Detta förutsätter dock att man på ett optimalt sätt kan utnyttja alla pensioneringar och att personalplaneringen är proaktiv. Ansvariga tillskyndare: kyrkorådet, församlingsråden samt förvaltningsdirektören/hrchefen Vad är på gång? styrgruppen för personalstrategiprojektet har utarbetat en personalstrategi i vilken ingår olika metoder att anpassa personalstyrkan. Kursplanerarens rapport 21.2.2018: Personalstrategigruppen fortsätter sitt arbete under våren 2018 utgående från responsen från samfällighetens enheter och församlingarna. 2. Förverkligandet av de strategiska riktlinjerna kräver rörlighet mellan församlingarna och samfällighetens enheter. Det ska t ex vara möjligt för en församling att få en vikarie för viss tid från en annan församling som därmed kan sänka sina kostnader. Genom rotation i arbetet kan man utväxla anställda för viss tid. Ansvariga tillskyndare: förvaltningsdirektören/hr-chefen Vad är på gång? Styrgruppen för personalstrategin har gjort upp en personalstrategi där principerna beskrivs. Kyrkans HR-rekryteringsverktyg har tagits i bruk för intern och extern rekrytering. Meilahden srk, rapport 11.2.2018: Personalstrategigruppen fortsätter sitt arbete under våren 2018 utgående från responsen från samfällighetens enheter och församlingarna. (GKR besluter 15.2). Diakonirapport 28.2.2018: För diakonins spetsprojekt rekryterades en programsekreterare från Vartiokylä prosteris ekonomirådgivningsprojekt. Därmed kunde rådgivningsprojektet i öster fortsätta i nästan ett års tid. 3. För att anpassa personalstyrkan skapas en intern marknad och intresset för omskolning kartläggs. Ansvariga tillskyndare: HR-chefen/kursplaneraren Vad är på gång? Styrgruppen för personalstrategin har gjort upp en personalstrategi där principerna beskrivs. Kyrkans HR-rekryteringsverktyg används vid intern rekrytering. Kursplanerarens rapport 21.2.2018: Personalstrategigruppen fortsätter sitt arbete under våren 2018 utgående från responsen från samfällighetens enheter och församlingarna. 4. Hösten 2016 görs en arbetshälsoenkät som fokuserar på förändringsprocessen och man förverkligar de åtgärder som enkäten aktualiserar. 34 (42)

Ansvariga tillskyndare: församlingarna och de gemensamma enheterna Övriga deltagare: HR-chefen, arbetshälsoexperten samt kursplaneraren Vad är på gång? Personalenkäten planmässigt genomförd. Förmännen ansvarar för implementeringen. Kursplanerarens rapport: Personalenkäten gjordes hösten 2016. 2017 ordnades för chefer och förmän 6 träffar där man förberedde genomgången, alla 120 berörda deltog. Församlingarna och enheterna gör på basis av personalenkäten upp en utvecklingsplan 2017. Församlingarna har erbjudits stöd för förverkligandet av utvecklingsplanen f o m hösten 2017. Två församlingar genomför under 2018 coaching som gäller hållbar arbetshälsa, arbetsgemenskap och ledningsgruppens arbete. 16. Kompetensutveckling och ledarskap som utgår från verksamheten Genom gott ledarskap kan man utveckla kompetensen så att den bättre motsvarar behovet. Personalens utbildningsnivå och kompetens har inte dokumenterats ordentligt. 360-grader enkäten som kartlägger arbetshälsan och bedömer det målinriktade ledarskapet har pekat på brister i samfällighetens ledarskap. Förverkligas av: HR-enheten, förmännen Förslag: 1. Personalplaneringen kopplas till behoven i verksamhetsmiljön. 2. Vi förutser hur pensioneringarna påverkar personalstrukturen. Ansvariga tillskyndare: kyrkorådet och församlingsråden Vad är på gång? Kyrkorådet behandlade 21.9.2017 beredningen (personalstrategi, premieringsstrategi och personalanpassningsåtgärder). Ärendet sänds på remiss till församlingsråden och därefter fattas beslut. Enligt de ursprungliga riktlinjerna för verksamhetsreformen ska samfällighetens årsverken minskas med 200 före utgången av 2018. Dessutom ska före följande mandatperiod en bedömning av antalet års-verken efter 2019 göras med beaktande av det ekonomiska trycket och församlingsmedlemmarnas växande roll i all verksamhet. Också personalens interna rörlighet mellan samfälligheten och församlingarna ökas genom att utveckla organisationen och våra utrymmen. Kursplanerarens rapport 21.2.2018: Personalstrategigruppen fortsätter sitt arbete under våren 2018 utgående från responsen från samfällighetens enheter och församlingarna. 3. Vi inför årsklockan som modell för kompetensledarskapet för att ge cheferna redskap med vilka de kan förutse, bedöma och leda kompetensutvecklingen. Ansvarig tillskyndare: kursplaneraren Övriga deltagare: diakonichefen för diakonins del. I projektgruppen ingår också HRchefen, kurssekreteraren samt direktören för samfälligheten. Sakkunnig Hannu Ronimus. Projektet har på bred front aktiverat församlingarnas diakoniansvariga och 35 (42)

engagerat diakoniarbetarna i fråga om kartläggningen av det kommande kompetensbehovet. Vad är på gång? kursplanerarens rapport 21.2.2018: Redskap för kartläggning av kompetensen samt en årsklocka för ledning av kompetensen har skapats inom ramen för ledningsprojektet 2015-17. Projektet har aktiverat församlingarna och samfällighetens diakoniansvariga (25) och engagerat diakoniarbetarna (100). Redskapen och årsklockan testas våren 2018. Projektrapport sammanställs i juni 2018. 4. Personalens utbildningsnivå och kompetens kartläggs. Uppgifterna överförs till ett elektroniskt system. Vi utvecklar karriärtänkandet. Vi ökar styrningskompetensen på samtliga arbetsområden. Ansvarig tillskyndare: kursplaneraren 5. Vad är på gång? kursplanerarens rapport 21.2.2018: Redskap för kompetenskartläggningen och ledningen skapades inom ramen för ledningsprojektet 2015-17. Testas våren 2018. Projektrapport sammanställs i juni 2018. Resultatet presenteras vid kyrkoherdekonferensen hösten 2018. Elektroniskt system för registrering av personalens utbildningsnivå och kompetens har inte ännu anskaffats eftersom upphandlingen kräver en separat utredning som det för närvarande inte finns resurser för. Upphandlingen kräver också ett eget anslag och chefer och förmän måste i så fall få lära sig hur man använder systemet. Handledningskompetensen har ökat bl a genom kursen kyrkvaktmästaren som handledare för frivilliga. 6. Vi fortsätter att förkovra förändringsstyrningen. I hela organisationen fäster vi särskild uppmärksamhet vid arbetshälsostyrningen och målformuleringen. Vi utvecklar prestationsstyrningen och uppföljningen. Vi använder i större utsträckning kyrkans HRsystem i utvecklingsarbetet. Ansvarig tillskyndare: kursplaneraren Vad är på gång? Kursplanerarens rapport 21.2.2018: Handledning i förändringsstyrning har 2015 och 2016 ordnats 6 ggr och 3 ggr ordnades handledning i arbetshälsostyrning 2017. Nästan alla 100 närförmän och 25 förmän deltog. under 2015-17 ordnades 9 träffar för förmännen. I dessa deltog kyrkoherdar och direktörer (25) samt 17 chefer. 2017 ordnades ledningsgruppshandledning i två församlingar. Personalenkäten genomfördes hösten 2016. Våren 2017 ordnades 6 träffar för förmän och närförmän vid vilka personalenkätens resultat behandlades. Samtliga 120 deltog. Församlingarna och enheterna gör på basis av enkäten upp en utvecklingsplan under 2017. Församlingarna erbjuds coaching f o m hösten 2017. Under 2018 ordnas i två församlingar en ca ettårig coaching gällande arbetshälsa, arbetsgemenskap och ledningsgruppsverksamhet. 2018-19 fortsätter vi att utveckla lednings-kompetensen i samarbete med stiftsdekanen och Marja Heltelä. Förmän och närförmän deltar i planeringen. 7. Vi skapar ett mentorsystem för cheferna. För kyrkoherdarna ordnas motsvarande verksamhet tillsammans med stiftet. Vi utvecklar utvärderingen av förmans- och teamarbetet. 36 (42)

Ansvariga tillskyndare: kyrkoherdekonferensen/marja Heltelä och samfällighetens ledningsgrupp, förvaltningsdirektören/kursplaneraren Vad är på gång? Marja Heltelä har förhandlat med stiftsdekan Reijo Liimatainen, kursplanerare Anitta Huttunen och HR-chef Maarit Martelin. Ett förslag presenteras vid kyrkoherdekonferensen i maj. 8. Vi slår vakt om samfällighetens naturliga tvåspråkighet genom att vid rekryteringen fokusera mer på personer som behärskar bägge språken. Ansvariga tillskyndare: kyrkorådet och församlingsråden. VI VI ANVÄNDER VÅRA LOKALER PÅ ETT KREATIVT SÄTT. Vi omvandlar kontorslokaler till multifunktionsutrymmen, skapar vardagsrum för stadsborna och använder mångsidigt de sakrala utrymmena. 17. Vi anpassar församlingarnas lokaler till den nya verksamhetskulturen Sparbehovet gäller inte bara personalen utan också verksamhetslokalerna. Om man inte genast lyckas sälja eller hyra ut lokalerna belastar internhyran och underhållskostnaderna församlingarnas och fastighetsbyråns ekonomi. De nya arbetsmetoderna kräver lokaler som kan användas för fler ändamål och att vi är redo att skapa vardagsrum för allmänheten på samma sätt som man gjort i Matteuskyrkan samt Alphyddans kyrka och Drumsö kyrka. Förverkligas av: fastighetsavdelningen i samråd med församlingarna och samfällighetens enheter. Diakonirapport 28.2.2018: Specialungdomsarbetet flyttar till Matteuskyrkan då renoveringen är slutförd sommaren 2018. Matteuskyrkans utrymmen används av olika församlingar och arbets-områden. Förslag: 1. Vi gör upp en plan för lokalerna och för vilka lokaler vi kan avstå från för att till 2018 uppnå sparmålet om 15 %. Ansvarig tillskyndare: fastighetsavdelningen Vad är på gång? Målsättningen uppnådd i fråga om besluten. Under ledning av fastighetsavdelningen och i samarbete med församlingarna har man reducerat församlingarnas verksamhetslokaler mer än väntat (verksamhetslokalernas areal 21 %, omräknat i internhyra -17 %). Minskningen av externa verksamhetskostnader har fastighetsavdelningen under 2016-17 kunnat göra enligt plan. Man kommer klart att överskrida det treåriga inbesparingsmålet om 17 % före utgången av 2018. 37 (42)