Förstudie 2016-06-15 Dnr 2.7-9227/2016 1(9) Kommunikationsavdelningen Enheten för webb och publikationer Carl-Fredrik Reel Förstudie inför utveckling av webbplatsen Socialstyrelsen.se Kommunikationsavdelningen har fått i uppdrag att genomföra en förstudie inför utveckling av webbplatsen Socialstyrelsen.se. Syftet är att förstudien ska bidra till ett tillräckligt underlag för beslut om val av system för web content management, WCM, samt för nästa steg i arbetet med att utveckla socialstyrelsen.se. Målet är att Socialstyrelsen ska ha en modern, uthållig och flexibel webblösning. Målet med förstudien har varit att rekommendera ett nytt webbpubliceringsverktyg, WCM, samt beskriva hur utvecklingsarbetet med en ny webbplats och tillhörande digitala tjänster bör bedrivas och vilka resurser som är nödvändiga. Förslag till beslut 1. Uppdra åt kommunikationsavdelningen om att planera, påbörja och leda ett webbutvecklingsarbete Vi föreslår att myndigheten avsätter 3,5 miljoner kronor under 2016 och planerar för ca 4,5 miljoner kronor 2017. Kommunikationsavdelningen får ansvaret för att planera, påbörja och leda arbetet enligt den process och de utgångspunkter som beskrivs i detta dokument. Första steget är en projektplan som föredras för generaldirektören. 2. Använd WCM-systemet Drupal Drupal har rekommenderats som WCM-system för Socialstyrelsen grundat på den strategiska handlingsplanen för digitala initiativ. Drupal har även med fullgott resultat använts i ett pilotprojekt för förbättrad information för utbildad hälso- och sjukvårdspersonal som ansöker om legitimation. 3. Behåll extern drift och förvaltning av WCM och låt en oberoende extern part utreda fördelar och nackdelar Ett nytt WCM och utvecklingsarbetet i stort kommer att kräva ny kompetens och snabbare, tätare releaser än vad myndigheten har arbetsformer för idag. Därför rekommenderar vi att behålla det arbetssätt med extern drift som vi använt i piloten för behörighet. Vi rekommenderar också en oberoende analys av fortsatt extern drift utifrån verksamhetskritiska, ekonomiska och säkerhetsmässiga aspekter. SOCIALSTYRELSEN 106 30 Stockholm Telefon 075-247 30 00 Fax 075-247 32 52 socialstyrelsen@socialstyrelsen.se www.socialstyrelsen.se
SOCIALSTYRELSEN 2016-06-15 Dnr 2.7-9227/2016 2(9) Förslag till beslut 1: Uppdra åt kommunikationsavdelningen att planera, påbörja och leda ett webbutvecklingsarbete För att garantera ett bra resultat och säkra leveranser har kommunikationsavdelningen definierat nedanstående framgångsfaktorer och förutsättningar. OpenSource-verktyget Drupal förordas som primärt WCM Utvecklingsarbete är en process och inte ett projekt Utveckla olika delar parallellt för att skapa en helt ny webbplats Agil och modulär utveckling bör användas som arbetsmetoder Ta vara på interna drivkrafter genom att utnyttja befintliga initiativ och behov Arbeta fram en kanal- och innehållsstrategi för digitala kanaler Arbeta fram ett koncept med hjälp av metoden effektkartläggning. Testa och verifiera konceptet med hjälp av en konceptuell prototyp Anpassa grafisk form och arbeta fram interaktionsdesign Tillgänglighets- och kvalitetsgranska arbetet löpande Utvecklingsarbetet behöver samordnas av en strategisk resurs med ett övergripande ansvar Budgeterade medel för digital utveckling behöver samordnas för prioriteringar och för att uppnå synergier Förstärk med strategisk projektledare, strategisk webbarkitekt/ interaktionsdesigner samt förvaltningsresurser för befintlig webbplats Behåll en rimlig ambitionsnivå för arbetet med nuvarande webbplats Använd extern drift och förvaltning av webbpubliceringsverktyget Plan för arbetet 2016/2017 Webbutvecklingsarbetet 2016/17 innehåller olika aktiviteter för att ytterligare tydliggöra behoven inför kommande utveckling. Aktiviteterna är: Trafikanalys och nollmätning Effektkartläggning Kanal- och innehållsstrategi Konceptuell prototyp Tillsammans bidrar aktiviteterna till en specificering av underlag för upphandling. Aktiviteterna säkrar och översätter den strategiska riktningen till den faktiska utvecklingen av kanalen. I närtid är det möjligt att inleda en trafikanalys och nollmätning. Inom aktiviteten bestäms olika mål för Socialstyrelsens digitala kommunikation. Nollmätningen tjänar till att jämföra den nuvarande webbplatsen med det som Socialstyrelsen önskar uppnå med ytterligare utveckling. Nollmätningen baseras på hur organisationen beskriver framgång.
SOCIALSTYRELSEN 2016-06-15 Dnr 2.7-9227/2016 3(9) Framgång ska kopplas till verksamhetsmål. På så sätt blir mätningen på sätt och vis startskottet ett nytt sätt att arbeta med kontinuerliga mätningar av måluppfyllelse genom digital kommunikation. Effektkartläggning är ett verktyg för att möta de interna förväntningarna på den digitala kommunikationen. För att tydliggöra effekten av den digitaliseringsprocess som utvecklingen av Socialstyrelsens nya webbplats är, behövs motsvarande aktivitet för att mäta de externa målgruppernas förväntningar. Digitaliseringsprocessen innebär att gå ifrån att ha en webbplats baserad på verksamhetens behov till att hitta andra lösningar som skapar nytta för målgrupperna. Det innebär bland annat att hitta nya arbetssätt. Under utvecklingsarbetet kan effektkartläggning användas för att i detalj bryta ner olika tjänster för prioritera och mäta effekten av utvecklingsarbetet i förhållande till respektive målgrupp. En kanal- och innehållsstrategi som formuleras i det inledande arbetet syftar till att beskriva en taktisk definition för innehåll och kanaler i förhållande till den strategiska riktningen. Detta innehållsdefinierande dokument beskriver hur Socialstyrelsen ska arbeta med och tänka kring tryckta och digitala kanaler samt egna och andras kanaler. Det kanal- och innehållsstrategiska arbetet kan vara en del av den konceptuella prototypen. Med hjälp av en konceptuell prototyp är det möjligt att utvärdera kommande kompetensbehov för att realisera konceptet. Prototypen kan användas som underlag för upphandling av utvecklande part eller parter baserat på ovanstående utvärdering och strategisk ambition. Befintliga initiativ och pågående utvecklingsarbeten bör utnyttas i det konceptuella prototyparbetet. Utgångspunkter för utveckling Att ta fram en helt ny webbplats tillsammans med angränsande applikationer tar relativt lång tid och kräver betydande resurser i både tid och pengar. För att successivt frigöra och samordna resurser och för att få snabbare resultat behöver utvecklingen ske på följande sätt: Utveckla olika delar parallellt för att skapa en helt ny webbplats Att utveckla en helt ny webbplats är ett arbete som tar relativt lång tid och kräver strategiska överväganden. Genom att välja ut avgränsade områden och där göra utvecklingsinsatser, utveckla modulärt, blir det möjligt att leverera med rätt kvalitet, i rätt tid och inom budgetramar, samt när lösningar utvecklas ska dessa samspela och utnyttja synergier mellan varandra. Ta vara på den drivkraft som finns internt Genom att ta vara på de initiativ och de behov som redan identifierats i verksamheterna och där det ofta redan finns budgeterade medel för digital kommunikation skapas engagemang och en drivkraft framåt. Genom att kanalisera verksamheternas initiativ till gemensamma projekt samlas också de ekonomiska förutsättningar vilket medför kostnadsbesparingar. Kraftsamla för bättre och snabbare resultat Att ta tag i och utveckla färre områden samtidigt, modulär utveckling, istället för att alla delar ingå i ett enda stort projekt är en framgångsfaktor för att hålla ihop budget, tidplan och kvalitet i leveranserna. Genom tydliga små steg byggs också förtroende för att arbetet går framåt.
SOCIALSTYRELSEN 2016-06-15 Dnr 2.7-9227/2016 4(9) Helhetsperspektiv på digital kommunikation Genom att ta fram en process och ett ramverk för digital utveckling, en kanaloch innehållsstrategi för digitala kanaler som även omfattar sociala medier blir det tydligt hur arbetet ska bedrivas och hur ansvarsfördelningen ser ut. Good-enough nivå på befintlig webbplats För att skapa utrymme för utveckling behövs en rimlig ambitionsnivå för arbetet med nuvarande webbplats. Arbetsmetodik Socialstyrelsens digitala utveckling bör vara agil. SCRUM är den agila utvecklingsmetodik som de flesta som arbetar med digital utveckling baserar sina modeller på. De agila utvecklingen används som utgångspunkt för styrning av skapande av prototyp, utveckling och planering. Genom agil utveckling blir resultatet snabbt handgripligt, genom korsfunktionella team är det möjligt att fatta snabba och heltäckande beslut och iterationen blir snabb och möjliggör kontinuerlig återkoppling till olika intressenter, interna såväl som externa. Kostnadsberäkningar Aktiviteter År Summa Kanal- och innehållsstrategi, effektkartläggning, trafikanalys, nollmätning, konceptuell prototyp 2016 900.000 kr Interaktionsdesign, gränssnitt, grafisk form, användartester 2016 500.000 kr Tillgänglighets- och kvalitetsgranskning 2016 100.000 kr Webbutveckling 2016 2.000.000 kr Webbutveckling 2017 4.500.000 kr Summa 8.000.000 kr Den föreslagna planen för 2016/17 innebär att utveckling av delmängder bör göras i ett tidigt skede och som kan samexistera med den nuvarande webbplatsen. Eftersom det redan finns initierade och påbörjade initiativ kan utvecklingsresurser börja användas tidigt. Det är viktigt att se att utveckling som en ständigt pågående process snarare än ett projekt med ett självklart slut. Den uppskattade kostnaden för webbutveckling grundar sig på ett estimerat behov av 3 heltidstjänster per år. Denna kostnad löper över tid, då behoven för myndighetens digitaliseringsarbete med socialstyrelsen.se i fokus hela tiden kommer förändras. Med hänsyn till upphandlingsperioder och avtalsförutsättningar är det svårt att uppskatta den kalendermässiga tidsåtgången. På samma sätt är det svårt att uppskatta hela utvecklingskostnaden. Detta förutsätter att en lämplig och fungerande teknisk miljö är på plats. Dessutom finns det osäkerhetsfaktorer som till exempel okända krav och behov, samt kostnader för integration med andra system. Däremot kan det uppkomma synergier med andra myndigheter, till exempel i det arbete som sker inom ramen för Rådet för styrning med kunskap. Ovanstående kostnadsberäkning innehåller inte kostnader för tekniska miljöer, drift och teknisk förvaltning, samt för övergripande kompetens- och resursbehov som ligger utanför det som specificerats i tabellen.
SOCIALSTYRELSEN 2016-06-15 Dnr 2.7-9227/2016 5(9) Kompetens- och resursbehov Socialstyrelsen behöver säkra upp kompetens och resurser som är en kombination av konsulter och anställda. Utvecklarkompetens inom exempelvis Drupal bör inte anställas på myndigheten. Istället bör projektledning, produktionsledning och utveckling anlitas på konsultbasis. Det är då möjligt att utnyttja den bästa tillgängliga kompetensen och detta till en förhållandevis lägre kostnad än vid anställning. En strategisk projektledare som står fri från andra löpande arbetsuppgifter behöver tillsättas. Denna förändringsledande roll behöver vara väl insatt i den strategiska riktningen i myndighetens digitalisering. Projektledaren bör ha erfarenhet från liknande processer, metodstöd, processledning och upphandling. Eftersom utvecklingsarbetet kommer ske i olika delar parallellt blir det den strategiska projektledarens uppgift att hålla ihop arbetet övergripande. Det är även viktigt med helikopterperspektiv för bevakning och tillvaratagande av erfarenheter över tidigare gjorda arbeten. Det är därför viktigt med en resurs som kan förstå historik och nuläge för Socialstyrelsen, samt se vägen framåt för myndighetsövergripande kunskapsstyrning. Den utpekade resursen ska också kunna se till samhällets digitalisering, och kunna dra nytta av detta i sitt kontinuerliga arbete för myndigheten. Utöver ovanstående återstår att säkra kompetens inom området öppna data. De myndigheter och andra organisationer som arbetar strategiskt och framgångsrikt med öppna data har resurser som är dedikerade till den uppgiften. Denna strategiska kompetens är något Socialstyrelsen starkt bör överväga att förstärka organisationen med. Det är inte praktiskt hållbart att kombinera arbete med uppdateringar på den nuvarande webbplatsen på samma nivå som idag och samtidigt bidra i det viktiga utvecklingsarbetet. För att lyckas med utvecklingsarbetet, både när det gäller funktionalitet och innehåll, behöver en tillräckligt god nivå för innehållsarbetet på befintlig webbplats definieras och samtidigt behöver tillräckliga förvaltningsresurser för befintlig webbplats säkras. Organisation och ansvarsfördelning För att lyckas med ett omfattande utvecklingsarbete som dessutom sträcker sig över tid är det viktigt att inte falla tillbaka till så kallat stuprörstänkande. Det vill säga att olika delar utvecklas oberoende av varandra och det skapas lösningar som inte kan fungera ihop. För att minska, och i bästa fall eliminera, risken med detta och istället effektivisera och utnyttja synergier behövs Samordning av webbutveckling på strategisk nivå Samordning av myndighetens budgeterade medel för digital utveckling Förutsättningar för prioriteringar Idag är it en naturlig del i nästan alla verksamhet. Det medför ett stort mått av verksamhetsutveckling och kommunikation i, och styrande för, it-utvecklingen. Därför är det viktigt att reda ut och definiera begreppet utveckling. Sannolikt behöver it-verksamheten ansvara för vissa delar, men kommunikationsavdelningen måste ansvara för att utveckla gränssnitt och tjänster. Kommunikationsavdelningen kan omöjligt fullgöra sitt ansvar utan att ansvara för dessa delar av
SOCIALSTYRELSEN 2016-06-15 Dnr 2.7-9227/2016 6(9) utvecklingen. Kommunikationsavdelningen har idag kompetens och arbetesuppgifter inom detta område. Sakverksamheten har också ett viktigt ansvar i utvecklingen, bland annat när det gäller att identifiera målgrupper och ta fram verksamhetsmål. Sannolikt behöver organisationen utvecklas på något sätt, antingen genom utökade uppdrag till befintliga enheter med allt vad det innebär för kompetensförsörjning och bemanning. Eller så behöver en helt ny enhet bildas. Förslag till beslut 2: Använd Drupal som WCM Kommunikationsavdelningen har tidigare tagit fram två rapporter med sikte på att förbättra Socialstyrelsens digitala närvaro. Den första rapporten, Strategisk handlingsplan för digitala initiativ, presenterades i februari 2015, och den andra rapporten, Rekommendation av WCM för Socialstyrelsens externa digitala kanaler, presenterades i juni 2015. Socialstyrelsen har, under slutet av 2015 och början av 2016, även genomfört ett pilotprojekt för att undersöka om det WCM som föreslogs i den ovan nämnda rekommendation kan fungera som ett mer övergripande WCM för Socialstyrelsen. Pilotprojektet genomfördes i samband med regeringsuppdraget rörande handläggning av ansökningar om legitimation från hälso- och sjukvårdspersonal utbildad i land utanför EU och EES. Erfarenheterna från pilotprojektet är att resultatet väl överensstämmer med behoven. Dessa tidigare arbeten ligger, tillsammans med it-enhetens tekniska förstudie samt övrig omvärldsbevakning och upparbetad kunskap om målgrupperna, till grund för förstudien. Intern förankring I det arbete som DUMA genomförde hösten 2014 och som resulterade i rapporten Strategisk handlingsplan för digitala initiativ utgick DUMA från Socialstyrelsens nuvarande läge gällande digital kommunikation och beskrev vägen till ett önskat läge. I detta önskade läge ska den digitala kommunikationen stödja verksamhetens långsiktiga mål. För att kartlägga verksamhetens upplevda och önskade läge att nå ut till sina målgrupper genomfördes tre workshops med enhetschefer från Socialstyrelsens olika avdelningar. Deltagarna formulerade framgångsfaktorer för Socialstyrelsens kommunikation, framgångsfaktorer som beskriver det nuvarande och det önskade läget gällande respektive verksamhetsområde. På så sätt fick de olika enheternas behov hamna i ett kommunikativt perspektiv för att därigenom klargöra prioriteringar och lyfta fram gemensamma uppfattningar kring möjligheter och problembilder. Särskilda workshops gjordes även med medarbetarna på kommunikationsavdelningen och it-enheten, samt med de medarbetare som arbetar med Kunskapsguiden.se. Utöver genomförda workshops gjordes omfattande intervjuer med olika nyckelpersoner. Intervjuerna gjordes med personer inom myndigheten som är centrala för den digitala kommunikationen och verksamhetens möjlighet att skapa värde för målgrupperna genom kommunikation. Dessa intervjuer gav en
SOCIALSTYRELSEN 2016-06-15 Dnr 2.7-9227/2016 7(9) god och samstämmig bild av vilka möjligheter och hinder som finns i stort gällande den digitala kommunikationen. 1 När det uppstår så kallade it-relaterade behov i verksamheten rapporteras dessa in till it-enheten. De inrapporterade behoven är beaktade i denna förstudie. 2 Beröring med andra digitala kanaler Eftersom Socialstyrelsen.se och dess besökare har kopplingar till andra kanaler, som till exempel Kunskapsguiden.se och Livsviktigt.se har hänsyn till dessa förutsättningar tagits vid både förslag av WCM samt förslag till sätt som Socialstyrelsens digitala närvaro behöver utvecklas. Möjligheten för olika webbplatser att kunna dela innehåll med varandra, samt att gör det möjligt för myndigheten att snabbt utveckla självstående digitala kanaler är behov som har kunnat identifieras. I arbetet med piloten för legitimation har dessa möjligheter kunnat säkerställas. För att underlätta samarbetet mellan olika myndigheter inom ramen för Rådet för styrning med kunskap kan det konstaterats att det behövs ett digitalt samarbete. Informationsutbytet mellan myndigheterna underlättas om de digitala tjänsterna är byggda på öppna standarder och i öppen programvara genom att de olika myndigheterna inte blir beroende av att använda specifika tekniska lösningar. Kommunikationsavdelningen har fått i uppdrag av generaldirektören att förbereda för en ökad närvaro för Socialstyrelsen i sociala medier. Syftet är att kommunicera med myndighetens målgrupper och att öppna upp nya kontaktvägar in i myndigheten. Målet är att öka kännedom om myndigheten och att skapa en interaktiv dialog med målgrupperna. Uppdragets syfte stämmer väl överens med det som framkommit i arbetet med rapporten Strategisk handlingsplan för digitala initiativ och det föreslagna verktyget, WCM, har ett fullgott stöd för kommunikation i sociala medier. Vidareutvecklig och kontinuitet Webbpubliceringsverktyget Drupal är ett modulärt verktyg baserad på öppen källkod och därmed finns det möjlighet att bygga upp nya funktioner parallellt och att dessa integreras allt eftersom de blir klara. Det viktiga med ett sådant arbetssätt är medvetenheten om att det är delar av en helhet som utvecklas. Fördelar med att utveckla parallellt och successivt är bland annat att arbetet bryts ner till mindre projekt och på så sätt blir det bättre kontroll på budget, tidsåtgång och kvalitet. Lärdomar från myndighetens tidigare webbutvecklingsprojekt 2008-2009 visar på att stora webbprojekt där alla ingående delar utvecklas samtidigt inom ett enda projekt ofta är problematiska. Lärdomar från andra myndigheters utvecklingsprojekt visar på samma resultat. För att säkerställa att Socialstyrelsens webbplats långsiktigt kan fortsätta att uppdateras och anpassas efter verksamhetens och omvärldens behov krävs flexibilitet både i utvecklingsarbetet och i val av webbpubliceringsverktyg. Tidsoch arbetsåtgången mellan identifierat behov till implementering behöver minskas radikalt i förhållande till nuläge om myndigheten vill tillgodose dessa 1 Källa: Rapporten Strategisk handlingsplan för digitala initiativ, 2015. 2 Källa: http://intranat/sites/applikationer/publik/sidor/default.aspx
SOCIALSTYRELSEN 2016-06-15 Dnr 2.7-9227/2016 8(9) behov. Arbetet med piloten för legitimation har visat på att Drupal tillsammans med den externa driften har visat att det går att ta fram nya lösningar på kort tid. Eftersom Drupal är ett OpenSource-verktyg finns inga licenskostnader förknippade med verktyget. Det innebär i sin tur att Drupal inte driver samma typer av kostnader som licensuppbyggda system. Utvecklingsprojekt kan därför bli mer agila och kan enklare anpassas till målgruppernas behov. Den öppna standarden tar dessutom bort inlåsningseffekter och bidrar både till långsiktighet och till flexibilitet. Möjligheten att ta del av utveckling som andra gjort är högre i ett OpenSource-verktyg i förhållande till ett licensbaserat system, eftersom den utveckling som andra gör på plattformen blir tillgänglig för alla som använder verktyget. Detta medför kortare ledtider och lägre kostnader för utveckling. Genom att utnyttja kraften i den community, med cirka 630 000 utvecklare runt om i världen, som finns bakom Drupal kan Socialstyrelsen bli mer självständig i vidareutvecklingen av webbplatsen. Genom att skilja på lagring av data från presentationen av densamma, besökargränssnittet, möjliggörs att samma data används för presentation på olika delar av webbplatsen och i olika kanaler. På så sätt ökar flexibiliteten och det går snabbare att möta upp mot nyuppkomna behov. Eftersom grundidén för Drupal är OpenSource är systemet öppet när det gäller möjligheter till integration med andra system och datakällor. Teknisk förstudie It-enhetens tekniska förstudie visar på att oavsett vilket WCM som väljs är detta inte kritiskt ur ett integrationsperspektiv. Med hänvisning till detta förordar denna förstudie Drupal som nytt WCM för Socialstyrelsen. Erfarenheter från andra Omvärldsbevakning inom området webbplatsutveckling sker fortlöpande. Erfarenheter tas in från utvecklingsarbeten inom den privata sektorn såväl som den offentliga, inklusive andra statliga myndigheter, både i Sverige och i andra länder. Som exempel kan nämnas Försäkringskassans projekt om öppna data, öppna gränssnitt och öppen källkod, https://open.fk.se/. Omvärldsbevakningen sker på olika sätt; genom konferenser, nätverksträffar, sociala medier, media, utbildningar och annat. På så sätt dras lärdomar av hur andra har bedrivit framgångsrika projekt, men också dras lärdomar av andras mindre lyckade satsningar. De sammantagna erfarenheterna ger avtryck i både förslaget till webbpubliceringsverktyg, Drupal, samt utgångspunkterna och planeringen för webbutvecklingsarbetet. Förslag till beslut 3: Behåll extern drift och låt en extern och oberoende part utreda fördelar och nackdelar I arbetet med piloten för behörighet har vi av praktiska skäl använt extern drift av den nya webbplatsen. Våra erfarenheter visar på en mängd fördelar med detta sätt att arbeta där korta ledtider och hög driftssäkerhet är två faktorer. I ett scenario där vi utvecklar kontinuerligt och med korta tidsramar är det av största
SOCIALSTYRELSEN 2016-06-15 Dnr 2.7-9227/2016 9(9) vikt att nya funktioner kan släppas och testas med minsta möjliga friktion och högsta möjliga hastighet. Om Socialstyrelsen fortsatt vill ha intern drift behöver dessa arbetsformer utvecklas väsentligt och vi behöver investera i ny kompetens. För att säkra vår förmåga att leverera dels en ny webbplats, dels digitala lösningar som svar på särskilt riktade regeringsuppdrag föreslår vi att hålla fast vid extern drift och parallellt med det låta en extern funktion granska fördelar och nackdelar, samt konsekvenser av intern/extern drift. Ett annat skäl till en sådan granskning är att Pensionsmyndigheten våren 2015 fick i uppdrag av regeringen att analysera och värdera potentialen för användning av molntjänster i staten, samt att redovisa vilka risker och hinder som eventuellt finns förknippade med användning av molntjänster i statlig verksamhet. Analysen skulle också visa hur användning av molntjänster kan bidra till målet om en enklare, öppnare och effektivare förvaltning. Regeringens avsikt med utredningen var att få belyst hur användning av molntjänster kan bidra till en enklare, öppnare och effektivare förvaltning. Pensionsmyndigheten har bland annat kommit fram till att nyttiggörande av potentialen i molntjänster svarar mot centrala politiska mål. För den enskilda myndigheten, och således även aggregerat för staten, är nyttorna flera. Innovation och möjlighet till snabb förnyelse är vid sidan av flexibilitet och skalbarhet, kostnadseffektivitet, tillgänglighet och ökad säkerhet centrala nyttor som ofta kan nås med molntjänster. Användning av molntjänster kan också minska behovet av egen it-personal, till exempel där det kan vara svårt för en enskild myndighet att upprätthålla spetskompetens. Förvaltningsgemensam utveckling kan förenklas av att använda molntjänster i gränssnittet mellan myndigheter, till exempel stödtjänster där myndigheternas behov är likartade och vid utveckling av myndighetsgemensamma digitala tjänster till kunder. Informationssäkerhet är en viktig fråga vid användning av molntjänster. Rätt nivå av säkerhet behöver bestämmas med avseende på konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. Skyddsåtgärder ska väljas dels med hänsyn till hur skyddsvärd informationen är, men även med hänsyn till vilka specifika risker som finns relaterade till hanteringen av informationen. Informationen behöver exempelvis skyddas mot obehörig åtkomst, avbrott i önskad tillgänglighet samt förlust, förstörelse eller manipulation. 3 Mot bakgrund av Pensionsmyndighetens utredning samt de positiva erfarenheter av extern drift från piloten för legitimation bör Socialstyrelsen förekomma ett eventuellt uppdrag från regeringen att analysera hur de kan använda molntjänster för att utveckla verksamheten och att göra sig beredd att övergå till molntjänstleveranser. En sådan analys bör peka på vilka områden inom den externa digitala kommunikationen där det kan vara lämpligt att dra nytta av molntjänsternas fördelar. Sammanfattande bedömning Med ovanstående förutsättningar kan ett arbete starta i september 2016. Nya funktioner och delar kommer att kunna levereras redan under året och en helt ny webbplats kan komma på plats under senare halvan av 2017. 3 Källa: https://secure.pensionsmyndigheten.se/24304.html