Äldre och handikappnämndens plan för uppföljning av verksamhet Inledning Arbetet med uppföljning ska identifiera områden för uppföljning och säkerställa att nämnden erhåller det resultat som förväntas utifrån avtal, uppdrag och beviljade individuella insatser. Uppföljningarna omfattar alla leverantörer vilket inkluderar egen regi, entreprenörer samt externa leverantörer enligt ramavtal och valfrihetssystem. För de verksamheter som drivs enligt valfrihetssystemet sker dessutom regelbunden samverkan under året och särskild uppföljning av avtal och uppdrag. Uppföljningen grundas på: Kommunallagens krav på kontroll och tillsyn. Gällande lagar, förordningar, föreskrifter, författningar samt upprättade styrdokument för verksamhetsområdena. Kommunfullmäktiges strategiska mål samt nämndens verksamhetsmål. Verksamheter som ingått avtal och har uppdrag med staden för drift av vård- och omsorgsboende, hemtjänst och andra insatser. Medborgarnas tillit i form av trygghet och nöjdhet av erbjudna insatser. Beviljade individuella insatser. Syfte med uppföljning Uppföljning inom nämndens ansvarsområde och som vårdgivare har följande syften: 1. Följa upp beviljade insatser för att säkerställa att individen får de insatser som beviljats och att de utförs med god kvalitet. 2. Säkerställa att leverantören utför vad som utlovats i ingångna avtal och uppdrag samt följer gällande lagstiftning. Uppföljningsformer Avtals- och verksamhetsuppföljning enligt följande verksamhetsindelning: 1. Myndighetsutövning 2. Ordinärt boende i form av hemtjänst 3. Vård- och omsorgsboende enlig SoL 1
4. Bostäder med särskilt service enligt Lagen om stöd och service (LSS) och Socialtjänstlagen (SoL) 5. Hälso-och sjukvård inom respektive boendeform inom ramen för kommunens hälso- och sjukvårdsansvar och den kommunalt medicinskt ansvariga sjuksköterskans ansvarsområde 6. Övriga insatser enligt LSS 7. Övriga insatser enligt SoL 8. Icke biståndsbedömda insatser Kundundersökningar Statistikgranskning Sammanställning och rapportering av egenkontroll för hälso- och sjukvården Individuppföljning: 1. Beviljade insatser enligt LSS 2. Beviljade insatser enligt SoL 3. Hälso- och sjukvårdinsatser på individnivå följs upp i förekommande fall. Avtals-och verksamhetsuppföljning Syftet är att säkerställa att ingångna avtal och uppdrag följs samt följa upp att styrdokumenten omsätts och avspeglas i verksamheten. Uppföljningen ska bidra till att skapa ett lärande och ett öppet klimat. Granskningen ska vara stödjande för att ge verksamheterna goda förutsättningar till kontinuerlig utveckling. Den medicinskt ansvariga sjuksköterskan (MAS) genomför uppföljning av hälso- och sjukvården i egen regi utifrån sitt författningsreglerade ansvar. Externa leverantörer har motsvarande funktion för sin verksamhet. Synpunkter, klagomål, missförhållanden och avvikelser som inkommer till förvaltningen sammanställs och utgör viktiga underlag för uppföljningsarbetet. Nämnden ska informeras om händelser som omfattas av en lex-sarah eller lex Mariaanmälan. De externa leverantörerna har ett eget utredningsansvar och ska informera förvaltningen om att en utredning pågår. De ska en gång per år redovisa mottagna klagomål. Individuppföljning Biståndsbedömare och LSS-handläggare har ansvar för att genomföra systematiska individuppföljningar. Mål för insatserna samt leverantörens upprättade genomförandeplaner 2
utgör viktiga underlag för uppföljningen. Syftet är att säkerställa att individen får de insatser han/hon är i behov av och att insatserna utförs med god kvalitet. Genom en systematisk uppföljning med fokus på innehåll och kvalitet följs biståndsbeslut upp: 1. två veckor efter att beslutet har verkställts 2. därefter minst en gång per år 3. och när behov föreligger t ex vid anmälan om förändrat behov eller när andra anmälningar inkommit Vid avsteg från individbeslut kan ändamålsenliga åtgärder sättas in. Det kan ske i form av en avtals-/verksamhetsuppföljning eller ett oanmält besök. Uppföljningsprocessen Uppföljningsprocessen omfattar olika delar, från planering till kvalitetsutveckling. Varje delprocess innehåller olika aktiviteter som beskrivs nedan. Planering: Förvaltningen identifierar kommande uppföljningsområden och uppföljningsobjekt. Den planerade avtals- och verksamhetsuppföljningen följer en aktivitetsplan vilken revideras när behov föreligger. Vid individuppföljning av beviljade insatser sker insamling av aktuella uppgifter i anslutning till verkställandet av beslutet och ytterligare en gång under året. Genomförande: De metoder som används för avtals- och verksamhetsuppföljningar är antingen planerade uppföljningar eller oanmälda besök i verksamheterna. Vid avtals- och verksamhetsuppföljningar genomförs aktiviteter såsom: 1. Kundundersökningar 2. Särskilda uppföljningsmöten 3. Intervjuer med olika personalgrupper 4. Journalgranskning i dokumentation enligt LSS och SOL 5. Observationer på plats i verksamheten 6. Kvalitetsundersökningar som utmynnar i jämförelser mellan olika verksamheter Individuppföljningar genomförs enligt en fastställd struktur för systematisk uppföljning. Enligt denna struktur kan fattade biståndsbeslut systematiskt följas upp och sammanställas på en generell nivå. 3
Analys och bedömning: Vid avtals- och verksamhetsuppföljning bedöms och värderas resultatet av den insamlade informationen. Resultatet från de kontinuerliga individuppföljningarna sammanställs och analyseras. Faktagranskning: Preliminärt resultat återkopplas till ledningen för den verksamhet som följts upp, för faktagranskning, i syfte att undanröja risk för feltolkning eller felaktiga slutsatser. Resultathantering: Resultatet från avtals- och verksamhetsuppföljningen återkopplas i form av en rapport. Av rapporten framgår eventuella uppmärksammade förbättringsområden med begäran om tidsoch handlingsplan. Om akuta förbättringsområden identifierats kommuniceras dessa omedelbart med verksamhetens ledning. Dessa förbättringsområden ska då åtgärdas av verksamhetens ledning snarast. Resultatet från individuppföljningen återkopplas till verksamhetens ledning. Vid konstaterade brister dokumenteras dessa och krav ställs på förbättringsåtgärder enligt särskild rutin. Resultat från avtals- och verksamhetsuppföljningar liksom individuppföljningar redovisas till nämnden enligt särskild tidsplan. Resultaten av avtals- och verksamhetsuppföljningarna redovisas även löpande på stadens hemsida för att öka medborgarnas insyn i verksamheterna och för att underlätta framtida val för nuvarande och blivande kunder. En handlingsplan finns upprättad av förvaltningen som vägleder hur avvikelser som har framkommit vid uppföljningarna ska hanteras, både på individ- och verksamhetsnivå. Kvalitetssäkring: När krav på förbättringar har ställts till verksamheten följs dessa upp och en slutrapport upprättas. Om inte några förbättringsåtgärder har krävts anses uppföljningsrapporten utgöra slutrapporten. Efter individuppföljning följs eventuella krav på förbättring upp enligt särskild rutin. Resultatet dokumenteras i personakten. Den enskilde informeras om uppföljningens resultat. Ekonomisk uppföljning En kommersiell uppföljning, bland annat av seriositet, görs av de externa leverantörerna som ingår i valfrihetssystemet. Det innebär en uppföljning av finansiell och ekonomisk status och att leverantörerna betalar skatter och avgifter. Kvalitetsberättelse och patientsäkerhetsberättelse Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. 4
Kvalitetsberättelse: I Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete framgår att vårdgivare eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS årligen bör upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse. Patientsäkerhetsberättelse: För den hälso- och sjukvård som vårdgivaren bedrivit ska vårdgivaren enligt Patientsäkerhetslagen (2010:659) senast till den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Verksamheter oavsett leverantör där staden har ett hälso- och sjukvårdsansvar ska årligen till den 1 mars redovisa hur verksamheten arbetat med patientsäkerheten under föregående år. Övriga underlag för uppföljningar Redovisningar från verksamheter i form av årsrapporter och patientsäkerhetsberättelser utgör även det underlag för planering av kommande uppföljningar tillsammans med övriga resultat som är hämtade från verksamheterna. Det kan vara resultat från tillsynsbesök gjorda i verksamheterna av socialstyrelsen liksom statistikundersökningar eller brukarundersökningar utförda av andra instanser än av förvaltningen. Översikt Detta dokument beskriver Plan för uppföljning av verksamhet Information Område Lidingö stad Version 1.0 Relaterade dokument Dokumentnummer Diarienr.: ÄHN Dokumentnummer: ÄHO Godkännande Roll Namn Signatur Datum Godkänd Äldre- och handikappnämnd 2012-04-17 Författad Barbro Aldén 2012-04-04 Historik Version Status Datum Författare Ändringssammanfattning 0.9 Utkast 2012-03-26 Barbro Aldén Förslag på rutin 5