KOMMUNSTYRELSEN Årsredovisning
Kommunstyrelsens årsredovisning Innehållsförteckning 1 Året som gått... 3 1.1 Sammanfattning av året... 3 1.2 Viktiga händelser... 4 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under... 7 3 Så här styrs kommunen... 9 4 Uppföljning mål... 10 4.1 Ökat inflytande... 11 4.2 Bemötande och tillgänglighet... 11 4.3 Hälsosamt liv... 12 4.4 Trygg kommun... 12 4.5 Företagsvänlig kommun... 13 4.6 Minskat försörjningsstöd... 15 4.7 Fler ska åka kollektivt... 15 4.8 Minskad energianvändning... 16 4.9 Minska farliga kemikalier... 16 4.10 Minskade koldioxidutsläpp... 17 4.11 En attraktiv arbetsgivare... 17 5 Uppföljning direktiv... 19 5.1 Direktiv invånardialog... 19 5.2 Direktiv tillgänglighet av handlingar... 19 6 Uppföljning inriktningar... 21 6.1 Värdegrund... 21 6.2 Valfrihet... 22 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer... 23 7.1 Synpunktshantering... 23 8 Personal med kommentarer... 24 8.1 Kompetensförsörjningsplan... 24 8.2 Analys personalmått... 25 8.3 Resursmått... 25 8.4 Effektmått... 25 9 Ekonomi med kommentarer... 26 9.1 Uppföljning driftbudget... 26 9.2 Uppföljning investeringsbudget... 28 9.3 Viten och rättstvister... 30 10 Intern kontroll... 31 10.1 Intern kontroll under året... 31 10.2 Resultat av genomförda internkontroller... 32 10.3 Nämndens förbättringsåtgärder... 33 11 Analys... 34 11.1 Sammanfattande analys... 34 11.2 Förändringsområden... 35 2
Kommunstyrelsens årsredovisning 1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor 2013 2014 Intäkter +102 +70 +67 Kostnader -254-260 -258 Netto -152-190 -191 Budget, netto -245-239 -258 Avvikelse 93 49 67 Varav: realisationsvinst exploateringar Varav: finansiering från resultatfonder för Kungsbacka 2020-94 -55-59,5 4 6 3,5 Jämförbar avvikelse 3 0 11,0 Kommentarer till verksamhet och utfall Året har präglats av oroligheter i omvärlden med stora flyktingströmmar som följd vilket ger stora utmaningar för kommunen. I övrigt har kommunstyrelsens arbete varit inriktat på flera förändringsområden som fortsätter i syfte att säkerställa och förbättra servicen åt kommuninvånarna. Förändringsområdena handlar om riktning, struktur och kultur. Ett av de största utvecklingsprojekten är bildandet av ett nytt Kommunledningskontor. De resurser som använts för kommunstyrelsens uppdrag och utvecklingsarbete har kostat 258 mkr. vilket tillsammans med intäkter, främst från exploateringsverksamhetens försäljning av mark ger en nettokostnad på 191 mkr. I jämförelse med budget innebär det en avvikelse med +67 mkr. Avvikelsen beror främst på realisationsvinster från exploateringsverksamheten. Om den exkluderas och finansiering från nämndernas resultatfonder för vårt digitala förändringsprojekt Kungsbacka 2020 läggs till så har vi en jämförbar avvikelse med 11 mkr. Den beror på lägre kostnader för införande av fria busskort till pensionärer och gymnasieelever samt lägre utvecklingskostnader inom ekonomi och personalområdet. Investeringar Budget Avvikelse Inkomster +93 +93 0 Utgifter -93-161,5 68,5 Netto 0-68,5 68,5 Kommentar till investeringar Kommunstyrelsens nettoinvesteringar för uppgår till 85 tkr. Det ger en positiv budgetavvikelse med 68 505 tkr. I huvudsak beror den positiva avvikelsen för året på att investeringarna är förskjutna i tiden och genomförs kommande år istället. Detta och vilka investeringar som genomförts beskrivs i kapitel 9,2. 3
Kommunstyrelsens årsredovisning 1.2 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten Oroligheter i omvärlden med miljontals människor på flykt har präglat året. Under har drygt 160 000 personer sökt asyl i Sverige och av dem har cirka 200 ensamkommande barn kommit till Kungsbacka. Drygt 50 vuxna och barn med permanent uppehållstillstånd har flyttat hit. Vi har också hjälpt Migrationsverket med 170 evakueringsplatser i tillfälliga boenden för vuxna och barn som söker asyl. Genom en lagändring som trädde i kraft 2014 kan Migrationsverket anvisa asylsökande ensamkommande barn till kommunen, även om kommunen saknar avtal om det. Kommunen kan inte överklaga ett sådant beslut. En liknande lag som gäller nyanlända föreslås träda i kraft 1 mars 2016. Därför bedöms betydligt fler nyanlända och asylsökande komma till Kungsbacka under 2016. Kommunfullmäktige beslutade att kommunstyrelsens från och med 18:e december tar över ansvaret för flyktingsamordningen i kommunen. Under året har kommunstyrelsen varit involverad i planering av olika slags boenden, skola och utbildning, möjligheter till arbete och meningsfull fritid och upplevelse av trygghet. Under året har Kommunstyrelsen liksom flera andra nämnder haft ett intensivt förändringsarbete som fortsätter och implementeras under 2016. Beslutet om ny organisation togs i kommunstyrelse och kommunfullmäktige under hösten. Utifrån detta pågår en omorganisation i förvaltningen för att bilda ett nytt Kommunledningskontor. Syftet med omorganisationen är att i högre grad skapa förutsättningar att fokusera på strategiska frågor och att leda, samordna och följa upp hela kommunens verksamhet och utveckla professionella stödprocesser. Detta bidrar till att vi jobbar mer gemensamt och likartat i kommunens olika verksamheter och blir Ett Kungsbacka. Det leder också i sin tur till att vi underlättar för kommunstyrelsen att utöva sin uppsiktsplikt. Parallellt med bildandet av nya Kommunledningskontoret pågår en översyn om hur kommunens organisation ska ledas i gemensam riktning och löpande ta tillvara på samordningsvinster och innovationer. Det handlar både om gemensam struktur och kultur. Initiativ som handlar om kultur är arbetet om framtidens arbetsplatser och arbetssätt, att arbeta vidare med att utveckla och implementera vår värdegrund BITT, däri ligger också att arbeta med direktivet för 2016 om värdskap. Den stora satsningen som görs på ledarutveckling i kommunen handlar också om gemensamma värderingar och kultur. Alla satsningar syftar till att ge ett ökat fokus på kommuninvånaren och att optimera kommunens resurser. Kommunstyrelsens kansli har gjort flertalet insatser för att öka tillgängligheten av handlingar för både politiker och allmänhet vilket även ger förutsättningar för ökat inflytande för invånarna. Överförmyndarverksamheten i kommunen har sedan 1 oktober övergått till kommungemensam organisation för Överförmyndare i samverkan (ÖFS) enligt beslut i kommunfullmäktige. Syftet med att samverka är framförallt att minska sårbarhet och öka möjligheten till kompetensförsörjning inom detta speciella område. Inom Samhällsplaneringen har det arbetats intensivt med genomförandet av detaljplanen för första etappen Väster om ån - Kolla Parkstad, Tölö Ängar och kvarteret Valand. Aranäs etapp 3, Anneberg centrum, Särö centrum, verksamheter och handel i Mariedalskrysset, verksamhetsområdet Duvehed, en ny simhall, Åsa Centrum och Hede station är exempel på andra utbyggnadsprojekt som Samhällsplaneringen arbetat med under. Detta ger goda förutsättningar för en fortsatt utveckling av Kungsbacka centrum med bostäder och verksamheter. Kommunfullmäktige har 4
Kommunstyrelsens årsredovisning antagit tre nya detaljplaner. Det har även genomförts en omläggning av kollektivtrafikens linjenät vilket ska bidra till snabbare och ökat resande. Under året har det också införts fria bussresor för pensionärer och gymnasieelever som varit mycket uppskattat. Åsa station har gjort succé under året och bidragit till att 38 procent av de cirka 500 som veckovis använder stationen börjat resa kollektivt istället för med bil. Det minskar koldioxidutsläpp motsvarande två varv runt jorden tack vare dessa nya resenärer. Cirka 75 procent av alla resenärer gör arbetsresor från Åsa station. För att nå våra mål om ett företagsklimat i toppklass så har vi under året arbetat med bemötandefrågor och haft ett antal dialogmöten med näringslivet i syfte att skapa en bättre förståelse för varandras villkor. Kommunstyrelsen har även arbetat med det näringslivspolitiska programmet som kommunfullmäktige tog beslut om i december. För att nå målen om näringslivet behöver detta arbete ytterligare intensifieras och förbättras. Viktiga händelser inom personalområdet För att nå verksamhetens mål och för att möta förändrade kompetenskrav har kommunstyrelsens förvaltning arbetat med att hålla en hög standard i samband med rekrytering. Vi har arbetat med att höja attraktionskraften genom att ta emot praktikanter, och säkerställa en god introduktion för våra nyanställda medarbetare. Arbetet med projektet attraktiv arbetsgivare samt deltagande i GR-nätverk har fortgått under året för att hitta nya kanaler för att nå medarbetare med rätt kompetens. För att kunna erbjuda en utvecklande arbetsplats och för att behålla kompetens har utvecklingsarbete i syfte att stärka ledarskapet genomförts på förvaltningen. Alla förvaltningens chefer har antingen genomfört, eller är mitt i kommunens ledarutvecklingsprogram. För att stärka medarbetarskapet har man under året arbetat med att öka kunskapen om styrmodellen, Kommunstyrelsens roll, fokus på kommuninvånaren och arbetssätt. De behov av individuell kompetensutveckling som finns uppfyller vi i möjligaste mån. Vi har genom överföringsmöten mellan befintliga och nya medarbetare samt genom avslutningssamtal med medarbetare som slutar arbetat med aktiv kompetensöverföring. På så sätt har vi genomfört ett flertal rekryteringar och stärkt upp och fördjupat kompetensen på förvaltningen. Arbetet med ny organisation och tillsättning av nya tjänster kommer vidare att stärka och fördjupa kompetensen på förvaltningen. Fyren utgör en viktig mötesplats för Kungsbacka- 5
Kommunstyrelsens årsredovisning borna även på vintern. Foto Kristina Kihl 6
Kommunstyrelsens årsredovisning 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Oroligheter i omvärlden och flyktingar till Sverige Den enskilt största omvärldsfaktorn som påverkat oss under året är oroligheterna med krig och konflikter i olika delar av världen, kanske främst Syrien, Afghanistan, Irak och Eritrea. Miljontals människor är på flykt. Det ökade antalet asylsökande medför stora utmaningar för kommunen. För ensamkommande barn ska kommunen till exempel utreda varje barns behov och ta beslut om insatser och lämplig placering i boenden. Utse en förmyndare, så kallad god man som bevakar barnets intresse i förälders ställe. Det ingår även att planera och tillhandahålla skolundervisning och en bra integration i det svenska samhället. Sveriges ekonomi och konjunktur Det finns indikationer på att den svenska ekonomin är på väg att utvecklas positivt från en lågkonjunktur och att Sverige år 2016 når konjunkturell balans. Det innebär att sysselsättningen och därmed skatteunderlaget i år och nästa år växer förhållandevis snabbt. Samtidigt ställer den omfattande invandringen och den snabba befolkningsutvecklingen stora krav på kommunernas och landstingens verksamhet. Det ekonomiska läget i kommunsektorn ser dock mer besvärligt ut. Återbetalning av pensioner till kommunerna, de så kallade AFA-pengarna betalades ut sista gången. Den viktigaste orsaken till den dåliga ekonomin för kommunerna är det höga kostnadstrycket. Främst är det befolkningsförändringar som ligger bakom. Fler äldre driver kostnader i sjukvård och äldreomsorg och fler barn driver upp kostnaderna i skolan. Det har länge varit känt att den demografiska utvecklingen tillsammans med den ökade efterfrågan av välfärd kommer innebära ett ökat kostnadstryck, men det blir nu alltmer tydligt. Det som nu tillkommer är en stor invandring, som påverkar en rad verksamheter. Att en relativt stor del av invandrarna är i yrkesverksam ålder bör på sikt ha en positiv inverkan på möjligheterna att finansiera välfärden, genom att försörjningskvoten förbättras. Om nyanländas etablering på arbetsmarknaden lyckas väl, så förbättras förutsättningarna för den långsiktiga finansieringen av välfärden. Erfarenheten visar att det generellt tar lång tid innan flyktingar/asylsökande etablerar sig på den svenska arbetsmarknaden vilket ger en utmaning att få nyanlända i arbete så snart som möjligt. En större befolkning innebär ökade kostnader, oavsett var människorna kommer ifrån. 7
Kommunstyrelsens årsredovisning Det finns även andra faktorer som bidrar till det ökade kostnadstrycket, såsom krav på ökad omfattning och bättre kvalitet på välfärdstjänster, nya läkemedel och behandlingsmetoder, tryck på omvandling mellan verksamheter av demografiska skäl och ett starkt omvandlingstryck hos kommuner och landsting. Kungsbackas befolkningsutveckling ökade preliminärt med 900 personer under och har nu cirka 79 100 invånare. Under 2014 ökade befolkningen med 829 personer. Befolkningsutvecklingen ligger i linje med kommunens bostadspolitiska program att bygga för att växa med 800-1000 personer per år. Kungsbacka är, sett till invånarantalet, landets 26:e största kommun. I Kungsbacka stad bor drygt 20 000 personer. Teknikutveckling och demokrati Sen flera år har teknikutvecklingen succesivt medfört fler användningsområden och nya tjänster, däribland större utbud av molntjänster, smarta telefoner och läsplattor som har möjliggjort att mer administrativt arbete kring strategisk styrning och uppföljning kan skötas mer flexibelt både avseende tid och rum. Sociala medier har vidgat möjligheten till samtal med våra kunder och kommuninvånare. Många organisationer använder denna plattform för att lyssna in sina kunders önskemål och behov. Den stora skillnaden mot tidigare kanaler såsom hemsidor och trycksaker är att sociala medier i första hand bygger på ett medskapande och inte enbart har informationsöverföring som styrka. Sociala medier och det faktum att digitaliseringen gör det enklare att snabbt få tag i information innebär att det tolkningsföreträde och informationsövertag som traditionellt sätt legat hos myndigheter nu är flyttat. Man kan säga att det som tidigare kallades "storebror ser dig" är nu "lillebror ser dig". Vi kan se flera händelser i Sverige där media lyft upp brister i kommunal förvaltning. Detta har fått stort utrymme och snabb spridning i sociala medier. Tyvärr blir det ofta en bild av att kommunerna som helhet missköter sig. I vissa fall blir direkt felaktiga uppgifter i media något som uppfattas som sanningar. Detta ställer stora krav på oss att hitta nya hållbara arbetssätt för att utveckla vår verksamhet tillsammans med dem vi är till för. Det ställer också krav på att vi arbetar strategiskt med kommunikation och effektivt hanterar alla kanaler som finns samt omvärldsbevakar inom området. Säkerhet och personlig integritet Oron för övervakning och registrering av myndigheter och företag som var stor för 10 15 år sedan ökar nu igen. Var tredje internetanvändare har råkat ut för falska förfrågningar från myndigheter, banker eller spelföretag där de uppmanats skicka in bank- och kreditkortsuppgifter. Två av fem har fått virus i sin dator, men den stora majoriteten av internetanvändare har inte vidtagit några speciella åtgärder för att skydda sig. Denna oro är viktig för kommunerna att hantera när vi utvecklar oss digitalt. 8
Kommunstyrelsens årsredovisning 3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten 9
Kommunstyrelsens årsredovisning 4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 10
Kommunstyrelsens årsredovisning 4.1 Ökat inflytande Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Flera insatser har genomförts som bidrar positivt till målet, däribland invånardialoger där KSF stöttar förvaltningarna: Teknik om Badhusparken Vård & Omsorg om boendeformer för äldre Individ & Familjeomsorg med berörda nämnder om nyanländas erfarenheter Fritid & Folkhälsa om kommuninvånares upplevelse av trygghet och tillsammans med För- & grundskola om hur dialog kan föras med barn och unga Invånarpanelen har varit med vid utvecklandet av Badhusparken och vid arbetet med ny vision för Kungsbacka. Vi har arbetat med system, processer och utbildningar för att förbättra tillgängligheten av handlingar och övrig information i syfte att öka möjligheter till inflytande för invånarna. Under året har vi utvecklat en e-tjänst för avvikelsehantering inom de sociala förvaltningarna. En av de viktigaste kanalerna för inflytande är synpunktshanteringen. Den är planerad att vidareutvecklas till att bli en mer omfattande kanal för synpunkter. Utvecklingsarbetet är dock försenat och ger inte den effekt i mätningen som vi beräknat. Med en mer effektiv synpunktshantering och ökad användning av sociala medier för inflytande och dialog så prognostiseras målet uppnås 2017. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Nöjd inflytande index (NII), 0-100 2013 2014 Målvärde 45 45 43 48 4.2 Bemötande och tillgänglighet Kommunfullmäktiges formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Framtidens arbetssätt är ett utvecklingsarbete som är i full gång och som syftar till att skapa mer flexibla arbetssätt samtidigt användningen av lokaler optimeras. Detta samtidigt som det ska öka tillgängligheten av servicen till kommuninvånarna och underlätta för invånaren att ha en väg in i kommunen med sina olika frågor och behov. Vi flyttar om funktioner så att de kundnära verksamheterna företrädesvis ska sitta i stadshuset och de som arbetar mer administrativt sitter i andra byggnader med koncentration till Vägmästaren. Vi arbetar med kultur och förhållningssätt hos ledare och medarbetare, både vad gäller i förhållande till kommuninvånare och internt i kommunen. Den stora satsningen som Kungsbacka gör på ledarutveckling i kommunen ska bland annat ta organisationen in i e-samhället, etablera en stark gemensam kultur och omsätta politikernas vision till verklighet. Utvecklingsarbetet ska främja samverkan mellan förvaltningarna för att få utväxling på den samlade kompetens som finns, optimera nyttan och erbjuda en högre servicenivå för kommuninvånaren. Införandet av e-arkiv som är i full gång ökar tillgängligheten av allmänna handlingar och därmed 11
Kommunstyrelsens årsredovisning tillgänglighet. Det är ett omfattande och resurskrävande arbete att konvertera alla gamla handlingar till digitalt format. Förändringarna bidrar till att förbättra invånares upplevelse av ett gott bemötande, vare sig det är omvårdnad, lärande, ett positivt eller negativt beslut i samband med myndighetsutövning. Mätning 2013 2014 Målvärde SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet, index 0-100 Insikt, SKLs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. Kvalitetsfaktor Bemötande, betygsskala 0-100 Insikt, SKLs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. Kvalitetsfaktor Tillgänglighet betygsskala 0-100 60 57 55 61 70 72 70 70 69 68 66 72 4.3 Hälsosamt liv Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever goda förutsättningar för att leva ett hälsosamt liv ska öka Utifrån den starkt ökade flyktingströmmen till Sverige och Kungsbacka har kommunstyrelsen under året samordnat detta arbete med flera hälsoaspekter. Kommunstyrelsens Samhällsplanering har tillsammans med fler förvaltningar, tagit fram en friluftsplan som fokuserar på tätortsnära fritid och som bland annat kommer kopplas samman med översiktsplanen. Ortsanalyser är påbörjade där varje ort bland annat beskrivs utifrån möjligheten att bedriva ett aktivt tätortsnära liv utomhus. Planering för en ny simhall pågår och i samband med den planeringen genomförs en strukturstudie för hela Inlags idrottsområde. Strukturstudien syftar till att beskriva innehåll och placering av olika idrottsaktiviteter fram till år 2030. I samhällsplaneringen tas hälsoaspekten upp på flera sätt, bland annat utformning av bostadsområden där exempelvis planering av kollektivtrafik skapar förutsättning för vardagsmotion. Mätning 2013 2014 Målvärde SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga, skala 1-10 8,1 8,1 8 8,1 4.4 Trygg kommun Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Kommunstyrelsens förvaltning har varit ledande i arbetet med att ta fram en risk och sårbarhetsanalys (RSA) för kommunen, i gott samarbete med övriga förvaltningar, som nu är slutredovisad till Länsstyrelsen. Förvaltningen har aktivt deltagit i den stora Ringhalsövningen "Gripen". Övningen som är den mest 12
Kommunstyrelsens årsredovisning omfattande sedan 10 år tillbaka genomfördes på ett mycket bra sätt av kommunens krisberedskap. På övningen deltog cirka 1 000 personer, varav ett hundratal från. I samhällsplaneringen har trygghetsaspekterna spelat en stor roll i flera stora planprojekt. I kvarteret Valand är utformningen av stråk och öppna platser en mycket viktigt trygghetsaspekt. I pågående planarbete för Kungsmässan görs större förändringar för att värna trygghetsaspekter när det gäller stråk genom och väster om anläggningen. Vi har under året förstärkt kriskommunikationen genom att utöka tjänstgöringsgraden för kriskommunikatörerna. Vi har också förstärkt samverkan med andra myndigheter såsom länsstyrelsen och Räddningstjänsten Storgöteborg. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet, index 0-10 2013 2014 Målvärde 66 67 66 66 4.5 Företagsvänlig kommun Kommunfullmäktiges formulering Kungsbacka ska vara känd som en företagsvänlig kommun I ett gott företagsklimat är det lättare att starta, driva och utveckla företag vilket i sin tur är en förutsättning för att utveckla välfärden. Det finns flera faktorer som påverkar företagsklimatet. Tillgång till arbetskraft med rätt kompetens, kapital, mark för etablering och mötesplatser är några av dessa. En viktig faktor är också att de myndigheter som företagen möter är tillgängliga, ger god service samt agerar rättssäkert. Exempel på insatser som genomförts under året är: Nyföretagarkväll och Kungsbacka Entreprenörskola Gemensamma utbildningsinsatser i kommunen för enklare och effektivare service till företagen Företagslots Insatser för att öka antalet elever som får möjlighet att driva UF-företag (ung företagare) Dialogen och kommunikationen är väsentligt för ett bra företagsklimat. Några av de insatser som genomförts under året är: Dialog- och informationsmöte tillsammans med Fastighetsägarna kring bygg- och samhällsplaneringsprocesserna Kommunstyrelsens arbetsutskott har genomfört ett antal företagsbesök för att öka dialog i syfte att förstå varandras villkor bättre Frukostklubben Dialogmöte om företagsklimatet tillsammans med Svenskt Näringsliv Framtidsforum För en positiv utveckling och långsiktighet i arbetet krävs uthållighet och utveckling av de insatser som görs ut mot företagen och internt i kommunen. 13
Kommunstyrelsens årsredovisning Mätning Insikt, SKLs servicemätning av kommunernas myndighetsutövning för företag. NKI totalt, betygsskala 0-100 2013 2014 Målvärde 63 63 63 67 4.5.1 Ökat intresse för entreprenörskap bland unga Nämndens formulering Unga människors intresse och kunskap om entreprenörskap, arbets- och näringsliv ska öka Insatser för att öka ungas intresse för entreprenörskap görs först och främst genom samarbetet med utbildningsförvaltningarna kring Made by Kungsbacka. Utmaningarna är att få ett ökat samarbete mellan näringsliv och skola/utbildning och kommunicera goda exempel. Under året genomfördes frukostmöten tillsammans med företagare och lärare för att skapa kunskap och inspirera till samarbete. Insatser för att öka intresse och kunskap om vinsterna med att elever och ungdomar får lära sig om entreprenörskap och praktisera det har startats upp under året. Detta intensifieras under kommande år. Speciellt fokus ligger på att implementera UF:s koncept under kommande år. Mätning 2013 2014 Målvärde Svenskt näringslivs attitydundersökning betygsskala 1-6 3,9 3,9 3,7 4 4.5.2 Företagsklimat i toppklass Nämndens formulering ska erbjuda ett företagsklimat i toppklass jämfört med övriga svenska kommuner Servicen som erbjuder företagen i samband med myndighetsutövningen är en viktig faktor som avgör i vilken grad som underlättar för företagens möjlighet till expansion och konkurrenskraft. Kunskapen om företagens förutsättningar och behov måste genomsyra organisationen för att kommunen ska kunna leverera en god service och fatta beslut som ligger i linje med näringslivsprogrammet som kommunfullmäktige beslutade i december. Under kommande år måste fokus ligga på att bredda och fördjupa dialogen mellan politik, tjänstemän och företag. Dessutom måste uppföljningsinsatserna intensifieras för att säkerställa att den kunskap vi hämtar in leder till relevanta åtgärder i organisationen. Övriga insatser som gjorts under året för att uppnå målet är: Utbildningsdag "Det goda värdskapet" för enklare och effektivare service till företag Nyföretagarkvällar Kungsbacka Entreprenörskola Dialogmöten tillsammans med företag, politiker och tjänstemän Framtidsforum i samarbete med Mediq Sverige AB Företagsbesök tillsammans med KSAU Företagsfredag för att stödja företagsutveckling Kungsbacka frukostklubb Uppföljning och analys av årets resultat Nöjd Kund Index (NKI) tillsammans med förvaltningar 14
Kommunstyrelsens årsredovisning Dialogmöten tillsammans med företag, politiker och tjänstemän Mätning 2013 2014 Målvärde Insikt, SKLs nöjd kund undersökning betygsskala 1-100 63 63 63 67 4.6 Minskat försörjningsstöd Kommunfullmäktiges formulering Andelen personer med försörjningsstöd ska minska Summan av de insatser som sker på bred front inom s näringslivsarbete ska bidra till att tillväxttakten ska vara bland de högsta i landet när det gäller ökningen av antalet nya företag och förvärvsarbetande inom kommunens gränser. Nyföretagandet är fortfarande högt och antalet företag har ökat. För att stödja tillväxten av företag erbjuder vi företagsstöd genom de aktörer vi samarbetar med, Kungsbacka Entreprenörskola och Företagslotsen. Samverkan mellan skola/utbildning och näringsliv/arbetsliv ökar chanserna för unga att få jobb. Insatser för att underlätta och bredda samarbete mellan skola/utbildning och näringsliv/arbetsliv har skett inom ramen för Made by Kungsbacka. Att unga får möjlighet att träna sina entreprenöriella förmågor stärker deras attraktionskraft oavsett om de i framtiden väljer en anställning eller att starta företag. Insatser för att stärka ungas entreprenörskap sker genom stödet till Ung Företagsamhet och samarbetet genom Made by Kungsbacka. Mätning 2013 2014 Målvärde Andel hushåll i kommunen med försörjningsstöd 2,5% 2,3% 2,3% 2,5% Andel hushåll med långvarigt försörjningsstöd av totalt andelen hushåll med försörjningsstöd 24% 25,5% 23% 25% 4.7 Fler ska åka kollektivt Kommunfullmäktiges formulering Antalet resor med kollektivtrafiken ska öka I juni infördes ett nytt linjenät för kollektivtrafiken i Kungsbacka centrum. Den gamla strukturen med ringlinjer byttes ut mot dubbelriktad trafik med ändhållplatser i stadsdelarna i stället för vid Kungsbacka station. Resandet med tätortsbussarna har ökat kraftigt under hösten tack vare det nya linjenätet. Från och med april i år delar ut kollektivtrafikkort som gäller inom kommunen till alla som fyllt 65 år. Hittills har cirka 11 000 pensionärer beställt kort. Resandet i denna grupp är ganska blygsamt. De första månaderna har cirka 20 000 resor gjorts per månad, dvs cirka 2 resor per person i genomsnitt. Från och med höstterminen delar Kungsbacka ut skolkort och fritidskort 19-22 till alla gymnasieelever. Samtliga cirka 3 000 gymnasieelever kan nu resa kollektivt till skola och fritidsaktiviteter måndag-fredag. En undersökning bland resenärerna från Åsa station visar att av de cirka 500 resenärerna som använder stationen är 38 procent nya resenärer som tidigare åkte bil. Sammanlagt sparas 15
Kommunstyrelsens årsredovisning koldioxidutsläpp motsvarande två varv runt jorden tack vare dessa nya resenärer. Cirka 75 procent av alla resenärer gör arbetsresor från Åsa station. Satsningen på Åsa station bidrar starkt till målet. Mätning 2013 2014 Målvärde Antalet resor i tusental med kollektivtrafiken 7 100 7 068 7 410 7 500 4.7.1 Ökat kollektivåkande till arbetet Nämndens formulering Andelen invånare i Kungsbacka som åker kollektivt, går eller cyklar till sitt arbete ska öka I juni infördes ett nytt linjenät för kollektivtrafiken i Kungsbacka centrum. Den gamla strukturen med ringlinjer byttes ut mot dubbelriktad trafik med ändhållplatser i stadsdelarna i stället för vid Kungsbacka station. Tanken med det nya linjenätet är att resorna ska bli snabbare och med bytesmöjlighet till pendeltåget och mellan linjerna för snabba resor mellan stadsdelarna. Resandet har under hösten ökat med 40 procent i stadstrafiken. Tillsammans med de möjligheter Åsa station har skapat bidrar detta sammantaget till en ökning av antalet resenärer. Cirka 75 procent av alla resenärer gör arbetsresor från Åsa station. Satsningen på Åsa station bidrar starkt till målet men antalet nya resenärer är inte tillräckligt stor för att ge utslag i andelen som använder kollektivtrafik till jobbet i Kungsbacka totalt. För att mäta om andelen kollektivtrafikresenärer ökat måste en komplett resvaneundersökning göras. Det är en kostsam undersökning som inte görs varje år. Senaste mätningen gjordes 2013 och då var andelen 13 procent vilket skrivs in som utfall även för. Mätningen planeras att genomföras frekvent vartannat år framgent med start år 2016. Mätning 2013 2014 Målvärde Andel av arbetspendlingen som görs kollektivt 13% 13% 13% 15% 4.8 Minskad energianvändning Kommunfullmäktiges formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Kommunstyrelsen har varit med och initierat ett 5-årigt energibesparingsprogram som syftar till att minska energiförbrukningen i kommunens lokaler. Kommunen har också sökt och fått bidrag (LOVA) för vattenplanering som i förlängningen bland annat kommer att bidra till minskad energianvändning i vatten- och avloppshanteringen. Mätning 2013 2014 Målvärde Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad 171 168 158 160 4.9 Minska farliga kemikalier Kommunfullmäktiges formulering Användningen av farliga kemikalier i kommunens verksamheter ska minska 16
Kommunstyrelsens årsredovisning Kommunstyrelsens förvaltning påbörjade under året arbetet med att ta fram en kemikalieplan för Kungsbacka. Planen kommer att ta ett helhetsgrepp om kemikalier i produkter och varor i kommunens verksamheter, och ska bland annat ange vilka nivåer på krav som ska ställas vid upphandling och inköp. I det första skedet kommer den att fokusera på verksamheter som rör barn och unga. I arbetet med kemikalieplanen har vi gjort en första utbildningsinsats för kommunens förskolechefer, så att de ska sättas in i problematiken med farliga ämnen i varor. Vi har bildat en arbetsgrupp med förskolechefer som ska vara med i framtagandet av en guide som ska hjälpa förskolorna i att rensa bort olämpliga material och att välja rätt när de skaffar nytt. Serviceområde Lokalvård arbetade under året för att bli miljödiplomerade. Det pågår en minskning av användningen av kemikalier, och en övergång till miljömärkta och parfymfria produkter. Detta har inneburit att års målvärde om maximalt 20 procent inköpta ej miljömärkta rengöringsmedel uppnåddes med råge, och hamnade på 7 procent. Miljöarbetet har också lett till att den totala volymen inköpta kemiska produkter under året har minskat, vilket är mycket positivt. Mätning 2013 2014 Målvärde Andelen inköpta ej miljömärkta rengöringsmedel 32% 14% 7% 20% 4.10 Minskade koldioxidutsläpp Kommunfullmäktiges formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 7,5 procent Vi nyttjar i första hand bilpoolen och tåget för resor i tjänsten för att bidra till målet. I början av året gjordes en utredning om kommunens fordonshantering som lett fram till en rad åtgärder, däribland att anställa en fordonsansvarig. En av fordonsansvariges viktigaste uppgifter är att utveckla kommunens fordonspark till att bli både miljö- och kostnadseffektiv liksom utbildning i att fordonen körs på ett sådant sätt att detta uppnås. Detta mål motverkas något av kommunens intentioner att öka internationella utbyten där ju flygresor är det effektivaste sättet att resa. Mätning Förändring av koldioxidutsläpp via tjänsteresor. Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för bil 2013 2014 Målvärde -6,5% 0,9% 2,6% -7,5% 4.11 En attraktiv arbetsgivare Kommunfullmäktiges formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats Under året har vi genomfört en rad insatser för att bidra till uppfyllnad av målet: Arbetet med att ta fram en gemensam ledarplattform för Kungsbacka har fortskridit under. Ledarplattformen ska definiera gemensamma värderingar och förhållningssätt som utgör grunden för chef- och ledarskap i Kungsbacka. Under året har det genomförts program för ledarutveckling. Detta ger bra förutsättningar för en gemensam syn på ledarskap i 17
Kommunstyrelsens årsredovisning Kungsbacka vilket är en av förutsättningarna för att vara en attraktiv arbetsgivare. Ledarutveckling med stöd av Vinnova i syfte att öka innovationen i offentligt finansierad verksamhet har genomförts under. Medarbetarenkäten för 2014 redovisade i stort goda resultat vilket visar att medarbetarna är nöjda med som arbetsgivare. Det finns dock en variation i resultatet mellan olika enheter inom kommunstyrelsens förvaltning. Nästa medarbetarenkät genomförs 2016 då detta fortsätter att följas upp. Ett utvecklingsområde från medarbetarenkäten som vi behöver förbättra är arbetsmiljön. Det pågår nu en utveckling av det systematiska arbetsmiljöarbetet för kommunen som helhet i syfte att förbättra och förtydliga rutiner. Detta görs i samarbete med de fackliga organisationerna. I samband med detta har utbildningar till chefer genomförts. Det pågår ett utvecklingsarbete för att bättre kunna mäta och följa upp detta mål. Mätning 2013 2014 Målvärde Medarbetarenkäten för KSF genom ett medeltal av fyra utvalda frågor - 6,8 6,8 7 Andel heltid inom KSF 97% 97% 97% 97% Timavlönade omräknat till heltid inom KSF 0 0,5 0 0 Jämix visar på graden av jämställdhet för kommunen totalt i skala mellan 1-180 poäng 83 83 83 85 18
Kommunstyrelsens årsredovisning 5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Direktiv invånardialog Kommunfullmäktiges formulering Nämnderna ska dokumentera hur de organiserat sitt arbete med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under ska lämnas till Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens förvaltning har under året varit involverad i fem dialoger: Nyanländas erfarenheter Utveckling av Badhusparken Boendeformer för seniorer Dialogmetoder i skolan (Åsiktsmaskinen) Trygghetsarbete i kommunen Totalt har sex förvaltningar varit med i arbetet och över 1 000 invånare har berörts. Ytterligare dialoger har även hållits utan KSF:s inblandning. Kommunens invånarpanel har använts två gånger. Arbetssättet med invånardialog hos KSF har förändrats under året. Nu ska processägaren fungera som metodstöd och, jämfört med tidigare, inte vara lika involverad i att leda det praktiska arbetet. Dialogerna har varit ambitiösa men i nuläget kvarstår utvecklingsområden i kommunens övergripande arbete med dialog. De två stora utmaningarna är integrering av dialogarbetet i beslutsprocesser och vår förmåga att nå olika målgrupper. Mer formaliserat samarbete mellan förvaltningarna skulle sannolikt underlätta flera delar av dialogarbetet: initiering, frågeställningar, genomförande och behandling av resultat. Detta faller i linje med Ett Kungsbacka. Utöver detta behöver vissa styrdokument uppdateras och nya utbildningsomgångar hållas. Arbetet kommer att ytterligare vidareutvecklas 2016. Mätning Status direktiv Uppnått 5.2 Direktiv tillgänglighet av handlingar Kommunfullmäktiges formulering Kommunen ska förbättra sin digitala informationshantering och bli snabbare på att lämna ut handlingar. För att tydligt trycka på denna utveckling lägger kommunfullmäktige ett direktiv att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner. De uppdaterade dokumenthanteringsplanerna ska vara anpassade till processorienterad informationshantering och tillvarata digitaliseringens möjligheter. Nämnderna ska säkerställa att dokumenthanteringsplanen är känd och förankrad hos dem de berör. Och att dessa personer har den kunskap som krävs för att vi ska ha våra handlingar lätt 19
Kommunstyrelsens årsredovisning tillgängliga och att vi följer regelverk för utlämnande av allmänna handlingar. Arbetet med dokumenthanteringsplanerna är organiserat så att de delar som avser ledning och stöd tas fram kommunövergripande av kommunarkivet i samarbete med förvaltningen för Service vilket har skett under. Kommunstyrelsens förvaltning leder och stöttar övriga förvaltningar i sitt uppdrag att arbeta med de delar av dokumenthanteringsplanerna som avser kärnverksamheterna och det arbetet kommer huvudsakligen att ske under 2016. I det arbetet ingår att även omarbeta dokumenthanteringsplanen för kommunstyrelsen. Direktivet genomförs enligt uppdrag och bedöms uppnås. Mätning Status direktiv Uppnått 20
Kommunstyrelsens årsredovisning 6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Bitt ligger till grund för allt arbete inom Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen med förvaltning har en roll i kommunen som både planerande, uppföljande med tillsyn och stödjande. Dels gentemot politisk verksamhet i övriga nämnder och förvaltningar och dels gentemot allmänheten och näringslivet. Bitt som värdegrund bidrar till trovärdighet, korrekthet med gott bemötande och hög servicenivå. Exempel på kommunövergripande utvecklingsarbete kopplat till Bitt som drivits från kommunstyrelsens förvaltning under året är: Uppstart av ett omfattande förändringsarbete avseende riktning, struktur och kultur som fortsätter och implementeras under 2016. Däribland genomförande av en omorganisation i förvaltningen för att bilda ett nytt Kommunledningskontor. Indirekt ska arbetet bidra till att vi jobbar mer gemensamt och likartat i kommunens olika verksamheter och i högre grad bli Ett Kungsbacka och fokuserar resurserna utifrån kommuninvånaren. För att stödja denna utveckling har det under året även startats ett projekt om framtidens arbetsplatser och arbetssätt som kommer att påverka våra förhållningssätt, Bitt. Påbörjat ett kulturarbete där både Bitt, förhållningssätt och det nya direktivet till 2016, om värdskap, omfattas. Ledarplattformen och det gemensamma ledarutvecklingsprogrammet som tydliggör gemensamma värderingar och förhållningssätt. Detta ger bra förutsättningar för en gemensam syn på ledarskap i Kungsbacka vilket är en av förutsättningarna föra att vara en attraktiv arbetsgivare och för att leverera kvalitativ kommunal service och myndighetsutövning. Invånardialogarbetet ger värdefull information utifrån Bitt-perspektiv till vårt förbättringsarbete i kommunen. Under året har vi vidareutvecklat vår kundtjänst - Kungsbacka Direkt. Utöver ovan så är projektet Kungsbacka 2020 en förutsättning för att vår värdegrund, Bitt ska vara 21
Kommunstyrelsens årsredovisning grundläggande även i en framtida e-förvaltning. 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. 6.2.1 Uppdragsföretag Företag Räddningstjänstförbundet Storgöteborg Detta har hänt under året - i företaget och i den verksamhet de driver för oss Är ett kommunalförbund, bildat av kommunerna Göteborg, Mölndal, Kungsbacka, Härryda, Partille och Lerum. Kungsbackas andel av förbundet är 9,05 procent. Räddningstjänstensverksamhet omfattar bland annat ansvar för räddningstjänsten inom medlemskommunernas geografiska område, att tillse att åtgärder vidtas för att förebygga bränder och skador till följd av bränder. Att tillse att kommunernas ansvar för brandskyddskontroll och sotning av fasta för bränningsanordningar uppfylls. För att förbättra samverkan och styrning av Räddningstjänstförbundets verksamhet har medlemskommunerna infört tätare utbytesmöten på olika nivåer inom organisationerna. Även inom krisberedskapsområdet har arbete inletts med att förbättra samverkan och ledning vid en händelse. Detta arbete fortsätter under 2016. Förbundets medlemsavgifter och finansieringsmodell för eventuell anslutning av ytterligare medlemskommuner har utretts, och alternativa modeller har varit på remiss hos medlemskommunerna. 22
Kommunstyrelsens årsredovisning 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering Kommentaren är vår kommungemensamma process för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt åtgärda problem som uppstått för dem vi är till för. Kommentaren ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god och kostnadseffektiv service. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna synpunkter Fördelning av inkomna synpunkter -01-01---12-31 Klagomål 15 Beröm 3 Förslag till förbättring 35 Totalt antal inkomna synpunkter 53 Varav anonyma 6 Varav politiska 2 Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 9 Flest synpunkter får vi om kollektivtrafik. Majoriteten av de inkomna synpunkterna handlar om kollektivtrafik. Det handlar då om förslag till förbättringar respektive klagomål, främst avseende antal avgångar för bussar och pendeltåg samt färdväg för bussar. En stor förändring som genomförts med anledning av inkomna synpunkter är att samtliga av kommunens gymnasieungdomar får fria busskort samtliga vardagar fram till kl 22. Dessa förslag till förbättring inkom via Barbrobetalar genom Fritid- och Folkhälsa. Ett antal synpunkter berör kommunens mottagande av ensamkommande barn och flyktingar. Några handlade om att vi borde ta emot fler och några om att vi borde ta emot färre flyktingar. Vad gäller innehåll i övriga synpunkter så är det inget som avviker på samma sätt som kollektivtrafiken. Det är spridda förslag till förbättringar och klagomål inom ett flertal olika områden som rör t.ex. bostadsbyggandet, vägar, hur vi vill ha innerstaden mm. Synpunkterna tas hänsyn till i den framtida planeringen. 23
Kommunstyrelsens årsredovisning 8 Personal med kommentarer 8.1 Kompetensförsörjningsplan I kommunstyrelsens budget för finns en kompetensförsörjningsplan som här följs upp för året. 8.1.1 Attrahera/rekrytera För att nå nya medarbetare har förvaltningen tagit emot praktikanter och deltagit i nätverk inom Göteborgsregionen (GR). Vi har medverkat till att ta fram GR:s traneeutbildning för samhällsplanerare. Vi har arbetat med att vara tydliga, utvecklingsorienterade och attraktiva i våra annonser i samband med rekryteringar. För att nå verksamhetens mål och för att möta förändrade kompetenskrav har kommunstyrelsens förvaltning arbetat med att hålla en hög standard i samband med rekrytering. Vi har förbättrat introduktionen för våra nyanställda medarbetare. Arbetet med projektet attraktiv arbetsgivare samt deltagande i GR-nätverk har fortgått under året för att hitta nya kanaler för att nå medarbetare med rätt kompetens. 8.1.2 Utveckla/behålla Förvaltningen erbjuder god introduktion till våra nyanställda. Genom pågående omorganisation till nytt Kommunledningskontor och Nya service ökar möjligheten till intern rörlighet både bland våra chefer och bland våra medarbetare. För att kunna erbjuda en utvecklande arbetsplats och för att behålla kompetens har utvecklingsarbete i syfte att stärka ledarskapet genomförts på förvaltningen. För att stärka medarbetarskapet har man under året arbetat med att öka kunskapen om styrmodellen, kommunstyrelsens roll och arbetssätt samt arbetat med kompetensutveckling. För vissa yrkesgrupper råder det konkurrens på arbetsmarknaden. Därför har vi trots goda ambitioner och insatser haft rörlighet bland våra anställda. 8.1.3 Avsluta Vi har genom överföringsmöten mellan befintliga och nya medarbetare samt genom avslutningssamtal med medarbetare som slutar arbetat med aktiv kompetensöverföring. På så sätt har vi stärkt upp och fördjupat kompetensen på förvaltningen. 8.1.4 Analys Förvaltningen har arbetat med att stärka både ledarskap och medarbetarskapet genom olika kompetensutvecklingsinsatser. Samtliga chefer på kommunstyrelsens förvaltning har genomgott kommunens ledarutvecklingsprogram. Det har genomförts flera strategiska rekryteringar och arbetats med kompetensöverföring mellan gamla och nya medarbetare. Det pågår ett aktivt arbete kring nya arbetssätt och roller i samband med omorganisation till ett nytt Kommunledningskontor samt skapandet av attraktiva kontorsmiljöer. 24
Kommunstyrelsens årsredovisning 8.2 Analys personalmått Totalt antal anställda medarbetare har minskat med fem personer. Detta kan kopplas till verksamhetsövergång av överförmyndarenheten samt att tillsättning av vakanta tjänster inväntar ny organisation som träder i kraft den 1 april 2016. Sjukfrånvaron har minskat främst på grund av att tidigare långtidsjukfrånvarande medarbetare har avslutat sin anställning men sannolikt har övrigt preventivt hälsoarbete även påverkat. I övrigt är personalmåtten i stort sätt oförändrade sedan tidigare år på de flesta områden. Förvaltningen har en stor andel kvinnor men medarbetarna på förvaltningen har den sysselsättningsgrad som de önskar. 8.3 Resursmått Nyckeltal 2013 2014 Totalt antal anställda 42 44 37 Andel anställda kvinnor 71% 77% 76% Andel anställda män 29% 23% 24% Totalt antal årsarbetare 42 42 36 Andel heltid 97% 97% 97% Andel kvinnor som har heltid 96% 96% 96% Andel män som har heltid 100% 100% 100% Andel kvinnor som är chefer i relation till andel kvinnor som är medarbetare Kommentar Är värdet 1,0 är det jämställt, då speglar fördelningen bland chefer alla anställda. 1,05 1,14 1,1 Andel män som är chefer i relation till andel män som är medarbetare 0,86 0,52 0,8 Kommentar Är värdet 1,0 är det jämställt, då speglar fördelningen bland chefer alla anställda. Antal medarbetare per chef 11 6 6 8.4 Effektmått Nyckeltal 2013 2014 Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Totalt 5,9% 5,6% 2,8% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 8% 7,1% 3,2% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Män 1,1% 1,7% 1,5% 25
Kommunstyrelsens årsredovisning 9 Ekonomi med kommentarer 9.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget KS per verksamhetsområde, tkr. Bokslut 2014 Budget Bokslut Avvikelse Kommunstyrelsens politik -14 012-12 717-12 633 84 Kommunstyrelsens Förvaltning -104 101-108 023-105 807 2 215 Kungsbacka 2020-8 646-6 757-5 124 1 633 Finansering från resultatfonder för Kungsbacka 2020 6 225 4 250 3 741-509 Realisationsvinst 54 991 4000 59 453 55 453 Delsumma Kommunstyrelsens Verksamhet -65 542-119 247-60 371 58 876 Medlemsavgifter -10 811-10 973-10 811 162 Tjolöholm -7 154-8 600-8 600 0 Räddningstjänst -45 066-48 190-46 972 1 218 Kollektivtrafik, färdtjänst & skolskjuts -55 202-66 900-60 507 6 393 Delsumma Kommunstyrelsen Övrigt -118 232-134 663-126 889 7 774 Resultat -183 774-253 910-187 260 66 650 Exkludering realisationsvinst som jämförelsestörande post -54 991-4 000-59 453-55 453 Resultat exkl. jämförelsestörande poster -238 765-257 910-246 713 11 197 Kommentarer Resultatet ger en positiv budgetavvikelse med 66 650 tkr. Det är främst realisationsvinster från exploateringsverksamheten med 59 453 tkr som förklarar avvikelsen. Exkluderas realisationsvinster är avvikelsen +11 197 tkr. Den avvikelsen förklaras främst av den försenade igångsättningen av fria bussresor till pensionärer och gymnasieelever leder till lägre kostnader för året. Exkluderas även de lägre kostnaderna inom kollektivtrafiken är budgetavvikelsen ca +4 800 tkr som främst beror på 26
Kommunstyrelsens årsredovisning släpande kostnader för den pågående omorganisationen samt lägre utvecklingskostnader inom ekonomi och personalområdet. Nedan kommenteras periodens utfall och budgetavvikelse för respektive delområde inom Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens politik avviker +84 tkr på grund av lägre kostnader för utbildning. Under året har budgeten för samlingslokaler flyttats till Serviceförvaltningen vilket förklarar utvecklingen från föregående år. Kommunstyrelsens förvaltning avviker +2 215 tkr. Det förklaras främst av lägre kostnader för ITsatsningar som fortsätter nästa år och att budgeterad funktion för utveckling av internkontroll inte tillsatts under året. Vi har även haft lägre kostnader kring arbetsmiljö och ledarskapsprojekt där vi klarat satsningarna på mindre medel än budgeterat. Den positiva avvikelsen förklaras även av lägre kostnader för trycktjänster och konsultkostnader. Lägre kostnader för arbetet med ett nytt kommunledningskontor på grund av att vi delat utvecklingskostnaderna med Serviceförvaltningen och lägre kostnader för arbetet med nya Visionen där arbetet fortsätter 2016. Det finns även en del ökade kostnader, främst för samhällsplaneringen till följd av fler utredningsuppdrag från kommunstyrelsen. Microsoft licenser för kommunen övergripande är högre än budget. Kommunstyrelsen har haft extra personalkostnader i form av avgångsvederlag. I förhållande till föregående år har kostnaderna ökat för utvecklings- och förändringsarbete. Det avser bland annat en omorganisation med ett nytt kommunledningskontor. Kungsbacka 2020 har lägre kostnader än budget med 1 633 tkr beroende på att vissa delprojekt inte kommit igång som planerat (Gemensam postregistratur, Den digitala politikern och Processutveckling). Delprojekt Kungsbacka Direkt och Kungsbacka.se är klara och har övergått till driftsorganisation. Samtidigt har delprojektet E-process förlängts under. Detta medför en lägre finansiering från övriga nämnders resultatfonder med 509 tkr. Kungsbacka 2020 ger en positiv netto avvikelse på 1 124 tkr som sammantaget beror på projektets minskade omfattning. Projektet fortsätter under 2016. Realisationsvinst från exploateringsinvesteringar avser området Valand 5 800 tkr, Björkris 47 053 tkr, Äskatorp 2 400 tkr och Kolla 4 200 tkr. Medlemsavgifterna har minskat med 162 tkr till följd av att vi gått ur West Sweden. Räddningstjänsten har fått en återbetalning på grund av lägre pensionskostnader vilket förklarar den positiva avvikelsen om 1 218 tkr. Utvecklingen mellan åren beror på en indexuppdatering av medlemsavgiften. Kollektivtrafik, färdtjänst och skolskjuts avviker + 6 393 tkr från budget. Detta förklaras av att fria busskort för pensionärer och gymnasieelever infördes senare på året och än vad som budgeterats samt lägre kostnader för korten vilket ger en positiv avvikelse med 6 677 tkr. Hyra för Åsa station ger en positiv avvikelse med 1 700 tkr. Terminskort för grundskolan och taxi- och omsorgsresor har kostat mer på grund av fler antal terminskort och ökat resande vilket ger en negativ avvikelse på -3 100 tkr. som till stor del täcks av central reserv inom kollektivtrafiken med 1 116tkr. 27
Kommunstyrelsens årsredovisning 9.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Löpande årliga investeringar Bokslut 2014 Årsbudget Bokslut Avvikelse Utgifter -402-620 -148 472 Övriga investeringar Inkomster 1 225 500 105-395 Utgifter -19 085-41 442-8 072 33 370 Exploateringsinvesteringar Inkomster Bostäder 98 952 89 535 84 518-5 017 Utgifter Bostäder -26 670-99 894-79 942 19 952 Inkomster Verksamhetsfastigheter 1 070 3 000 8 293 5 293 Utgifter Verksamhetsfastigheter -17 408-19 500-4 669 14 831 Netto 37 682-68 421 85 68 506 Kommentarer Kommunstyrelsens nettoinvesteringar för uppgår till 85 tkr. Budgetavvikelsen är en positiv avvikelse på 68 505 tkr. I huvudsak beror den positiva avvikelsen för året på att investeringarna är förskjutna i tiden och genomförs kommande år istället. Nedan förklaras avvikelsen för de olika investeringsslagen. Löpande investeringar Positiv budgetavvikelse på 472 tkr beror främst på satsningar på hållplatser inom Kollektivtrafiken som istället har tagits av förvaltningen för Teknik. Övriga investeringar Bland kommunstyrelsens övriga investeringar återfinns bland annat satsningar på kommunens ärendehanteringssystem som ligger inom projektet Kungsbacka 2020 samt satsningar inom kollektivtrafiken i bland annat Hede. Avvikelsen mellan årets utfall och budget handlar till största delen om projektet Hede station där kommunens satsningar i området kommer längre fram i tiden än vad som budgeterats. Även budgeterade medel för hållplats i Särö centrum har istället finansierats genom det västsvenska paketet. Medel för förvärv av flyktinglokal har tillförts budgeten med 5 500 tkr av vilka man använt för att köpa en tomt i Tom. Exploateringsinvesteringar Exploatering bostäder: I Kungsbacka pågår och planeras det för många stora bostadsexploateringar. Inom Bostadsprojekten har det under året har det under året varit utgifter på 80 miljoner kronor och inkomster på 85 miljoner kronor. Den budgeterade nettoutgiften var på 10 miljoner kronor, vilket istället ger en positiv budgetavvikelse på 15 miljoner kronor. Avvikelsen beror till största delen på mindre utgifter än beräknat på grund av förseningar i utbyggnaden i projekten. Under har projektering av kvarteret Valand påbörjats. Valand är den första etappen i det stora 28
Kommunstyrelsens årsredovisning stadsomvandlingsprojektet Väster om Ån. Andra etappen i Väster om ån är Ejdern. Inom det projektet har under året pågått markutredningar och sanering. I Björkris är nu samtliga kvarter sålda och under 2016 och 2017 kommer de sista kvarteren och anläggningarna byggas ut i området. Under har en delredovisning genomförts av 3 tomter, kvar att redovisa är nu endast en tomt. Avtal har tecknats med exploatör för projektet Aranäs stadsdel etapp 3. Handpenning har erlagts och projektering och utbyggnad av området beräknas påbörjas under 2016. I Kolla Parkstad har under året färdigställande av utbyggnad inom första etappen pågått och etapp två i projektet har påbörjats. En första delredovisning har gjorts av 7 av 10 tomter i första etappen. I Tölö Ängar etapp 2 äger kommunen fortfarande en del av kvartersmarken och under året har utbyggnad av anläggningar inom projektet startat. Exploatering verksamhetsområden: Inom verksamhetsområdena har det under året varit utgifter på 4,7 miljoner kronor och inkomster på 8,3 miljoner kronor. Den budgeterade nettoutgiften var på 16,5 miljoner kronor, vilket istället ger en positiv budgetavvikelse på 20 miljoner kronor. Det största projektet under har varit utbyggnad av industriområdet Äskatorp i Fjärås. Under året har infrastruktur i delar av området byggts ut. Tre av fyra tomter i projektets första etapp har sålts. Av dessa har två tomter slutreglerats under året och en delredovisning av projektets resultat har gjorts. 9.2.1 Specifikation projekt Specifikation projekt > 5 Mkr (belopp i tkr) Proj nr Text Processläge tom 2014 Årsbudget Bokslut Avvikelse 3187 Hede Kollektivtrafik F -35-29 806-842 28 964 3170 Industriomr Fjärås - Äskatorp G -10 328 0 6 976 6 976 3119 Kvarteret Valand G 51 765-12 765 5 253 18 018 3120 Eidern G -5 994-5 800-19 963-14 163 3167 Björkrisstadsdel bostäder G 117 588 25 406 23 310-2 096 3171 Kolla exploatering G -50 394 0-6 029-6 029 3191 Kolla parkstad etapp 2 G 0-17 000-723 16 277 3162 Aranäs stadsdel etapp 3 F 0 0 10 150 10 150 Summa projekt >5 Mkr 102 602-39 965 18 132 58 097 Processläge: B = behovsanalys G = genomförande F = förstudie P = projektering U = uppföljning/projektavslut 29
Kommunstyrelsens årsredovisning Kommentarer Vid Hede station kommer kommunen tillsammans med Västtrafik och Trafikverket utföra utbyggnad. Projektet har nu gått in i en förstudie. Kommunen har under året inte haft några större utgifter i projektet och genererar för ett budgetöverskott på 29 miljoner kronor. I industriområde Fjärås-Äskatorp har infrastruktur i delar av området byggts ut. Tre av fyra tomter i projektets första etapp har sålts. Av dessa har två tomter slutreglerats under året och en delredovisning av projektets resultat har gjorts. I kvarteret Valand har under projektering påbörjats. Valand är den första etappen i det stora stadsomvandlingsprojektet Väster om Ån. Ejdern är den andra etappen i Väster om ån. Inom det projektet har under året pågått markutredningar och sanering I Björkris är nu samtliga kvarter sålda och under 2016 och 2017 kommer de sista kvarteren och anläggningarna byggas ut i området. Under har en delredovisning gjort av 3 tomter, kvar att redovisa är nu endast en tomt. I Kolla Parkstad har under året färdigställande av utbyggnad inom första etappen pågått och etapp två i projektet har påbörjats. En första delredovisning har gjorts av 7 av 10 tomter i första etappen. I Aranäs stadsdel etapp 3 har avtal har tecknats med exploatör. Handpenning har erlagts och projektering och utbyggnad av området beräknas påbörjas under 2016. 9.3 Viten och rättstvister Tvisten avser: Rättsläge Tvistigt belopp Överföring om vattenområden i Kullaviks hamn samt om ersättning tillfastighetsägarna. Lantmäteriet har avgjort ärendet i den del som avser överföring av vattenområde. Beslutet har överklagats till Mark- och miljödomstolen, som upphävt Lantmäteriets beslut och återförvisat målet för förnyad handläggning hos Lantmäteriet. 7 000 tkr. 30
Kommunstyrelsens årsredovisning 10 Intern kontroll 10.1 Intern kontroll under året Intern kontroll syftar till att i rimlig grad säkerställa att nämndens uppdrag med mål och direktiv, verkställs ändamålsenligt utifrån: efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, policys och riktlinjer ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten, väl dokumenterade system och rutiner skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar eliminering eller upptäckande av allvarliga fel. Nämndens arbete med intern kontroll har riktat in sig på ökad tydlighet i styrning och ledning tillsammans med planering av resurser för att uppfylla mål och uppdrag, dvs vidareutveckling av verksamhets- och ekonomistyrning samt dess integrering. Utifrån Kommunstyrelsens roll att planera, genomföra och följa upp kommunfullmäktiges politiska intentioner genomförs en omorganisation av kommunledningen och visst verksamhetsstöd som delvis syftar till att förbättra arbetet i kommunen med fokus på extern- och intern effektivitet. Det kommer med tiden påverka hur kommunen som helhet har möjlighet att nyttja befintliga resurser på effektivare sätt i leveransen av kommunala tjänster med riktning mot s vision. Kommunstyrelsens arbete med den interna kontrollen säkerställer att detta arbete fortsätter och vidareutvecklas. Kommunstyrelsens interna kontroll har övergripande varit inriktad på att säkerställa att korruption inte förekommer i dels genom att förtydliga organisationen och styrningen, översyn av budgetprocessen och införande av en ny funktion för samordning av kommunens arbete med intern kontroll i det nya Kommunledningskontoret. Detta arbete kommer att fortsätta och fördjupas framgent. Dels kommer det att riktas in mot den egna förvaltningen och dels kommer det att riktas in mot att leda och samordna samt följa upp den interna kontrollen hos övriga nämnder. Som underlag för det vidare arbetet har kommunstyrelsen stöd från revisionsrapporter som genomförts under året. Den nya tjänsten för intern kontroll ska samordna och vidareutveckla kommunens arbete med intern kontroll med risk- och väsentlighetsanalyser. 31
Kommunstyrelsens årsredovisning 10.2 Resultat av genomförda internkontroller Genomförda internkontroller Rutin/system Beskrivning av risk/sannolikhet, väsentlighet/konsekvens Åtgärd Uppföljning Nämndbeslutsefterlevnad Brister i rutiner eller arbetssätt kan medföra sämre rättssäkerhet och intern styrning eller att resurser inte används effektivt, sannolikheten är dock måttlig. Kontroll av att beslut efterlevs Nya rutiner har införts som medför att återkoppling på politiska beslut sker löpande. Någon granskning av beslutens efterlevnad är inte genomförd för året. Delegationsordningens efterlevnad Brister i rutiner eller arbetssätt kan medföra sämre rättssäkerhet och intern styrning eller att resurser inte används effektivt, sannolikheten är dock måttlig. Kontroll av att delegationsförteckningen efterlevs Ej genomförd Motverka korruption Motverka korruption Ändamålsenlig delegationsförteckning och attestordning med rutiner. Rutiner för upphandling och inköp. Riktade utbildningar Kontroll av att mottagnings- och beslutsattest följer givna rutiner har genomförts utan anmärkning. Uppföljning av att rutiner för upphandling och inköp efterlevs, har genomförts utan anmärkning. Utbildningar inom området genomförs kontinuerligt, främst hos E-handel. Diarieföring och ändamålsenligt arkiv Brister påverkar möjligheten för invånare och politiker att påverka den kommunala utvecklingen negativt och ger en sämre rättssäkerhet. Kunskapsbrist om detta kan innebära att lagar och regler inte efterlevs. Utbildning Rutiner Ändamålsenligt IT-stöd Åtgärderna är genomförda dels genom implementering av ett nytt ärendehanteringssystem föregående år som vidareutvecklats och som det genomförts utbildningar för under året. Under året har även första delen av direktiv Tillgänglighet av handlingar, genomförs där det bland annat ingår utveckling av dokumenthanteringsplaner, genomgång av befintligt arkiv och införande av e-arkiv samt utveckling av rutiner med utbildningar. 32
Kommunstyrelsens årsredovisning 10.3 Nämndens förbättringsåtgärder Verksamhetsområden Kommunstyrelsens besluts efterlevnad Vid föregående års granskning framkom brister besluts tydlighet och ett beslut som kunde vara i konflikt med ett annat beslut. Sådana fel kan leda till sämre rättssäkerhet, sämre intern styrning, att resurser inte använda effektivt och det kan hämma den demokratiska processen. Bristen har åtgärdats genom införande av att kommunstyrelsen vid varje beslut har ambitionen att bedöma om och när ett beslutat uppdrag ska återrapporteras från förvaltningen till politiken och att denna återrapportering dokumenteras på ett enhetligt och rättssäkert sett. Återrapporteringen har ett demokratiskt värde då det säkerhetsställer att politikerna får insyn i hur deras beslut verkställs. Vi fortsätter säkerställa att denna nya rutin efterlevs. Delegationsförteckningens efterlevnad Kansliet har sammanställt ett regelverk kring delegering och utformat en mall för delegeringsförteckning att användas av alla nämnder. En ny delegeringsförteckning för kommunstyrelsen kommer att arbetas fram under 2016 och i samband med det att göras en uppföljning delegationsförteckningens efterlevnad. Ekonomiområden Motverka korruption och ge en rättvisande redovisning Upphandling, inköp med fakturahantering och attestordning är grundläggande för att motverka korruption. Systemstödet har förbättrats under året genom att attestdatabasens utformning kan tillämpas av de system (ekonomisystem och e-handelsystem) som ska följa ordningen. De beslutade attesträtterna finns i dagsläget i en egen databas som förs över till ekonomisystemet digitalt och till e-handelssystemet manuellt. Ett digitalt samband mellan attestdatabasen och e- handelssystem skulle eliminera risken för fel attestering. 33
Kommunstyrelsens årsredovisning 11 Analys 11.1 Sammanfattande analys Kommunstyrelsens verksamhet under året har varit präglad av oroligheter i omvärlden och stark flyktingström till landet vilket har inneburit intensivt arbete med flyktingmottagande och integration i Kungsbacka. Det ökade antalet flyktingar till Kungsbacka medför stora utmaningar för kommunen. Det gäller att få till ett bra mottagande som början på en lyckad integration. Det gäller att skapa trygghet och skapa kunskap och förståelse för det svenska samhället samt i förekommande fall ta hand om de med psykisk ohälsa. Tillfälliga och mer etablerade boende är viktiga förutsättningar för detta som ger stora utmaningar för vår samhällsplanering med bostadsbyggande m.m. Ofta är utbildning och fortbildning, inte minst vad gäller det svenska språket grunden för en bra integration. Att komma i arbete och kunna ta hand om sig själv ses ofta som viktiga förutsättningar för att känna sig delaktig i det Svenska samhället. Om vi inte lyckas med detta är alternativet att de nykomna inte känner sig delaktiga och de problem som då kan uppstå. Vi har haft ett fortsatt högt tryck på samhällsplanering och byggande, digital utveckling och tillgängliggörande av handlingar, en förändring av överförmyndarnämndens verksamhet samt arbetet med en ny vision som ska beslutas av kommunfullmäktige under 2016. Många kommungemensamma projekt inom ramen för ETT Kungsbacka har genomförts. Vi har infört en gemensam ledarplattform och ett gemensamt, obligatoriskt ledarutvecklingsprogram. Påbörjat arbetet med att utveckla vår värdegrund BITT utifrån behovet av en gemensam kultur och direktivet 2016 om värdskap, fortsatt digital utveckling inom Kungsbacka 2020, jobbat vidare med åtgärder för att bli en ännu mer attraktiv arbetsgivare, ny organisering av förvaltningar, kommunledningskontor och det verksamhetsnära stödet till förvaltningarna. Ett stort fokus för förvaltningen har varit att arbeta med förändringar för att komma i mål med nya arbetssätt och ny organisation. Målet var att vara startklara med det nya kommunledningskontoret 1 januari 2016 men av olika anledningar så blev tidpunkten förskjuten till 1 april 2016. Organisationen med nya roller och arbetssätt ska förstärka kommunstyrelses roll med att leda, samordna och utveckla de kommungemensamma frågorna samt förstärka kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Kommunstyrelsen har på ett bra sätt bidragit till de kommungemensamma målen, uppfyllt sina direktiv och arbetat med kommunfullmäktiges inriktning inom ramen för nämndens budget. Men det finns några saker som kan förbättras. Arbetet med internkontroll, både för kommunstyrelsens egen räkning och för kommunen som helhet behöver ett mer fokuserat arbete ske under 2016. Fokus behöver också vara på att nå de miljöinriktade målen. Fokus 2016 kommer också vara att fortsätta arbetet med kommungemensamma frågor som behöver ledas och samordnas. En viktig grundförutsättning för en fungerande välfärd utgörs av näringslivet. Därför vill vi speciellt värna näringslivet. Det krävs ett ihärdigt och kommungemensamt arbete för att bli bättre i vår service till företagen och för att ändra företagens attityder gentemot kommunen. Framgångar i näringslivsarbetet är beroende av den övriga utvecklingen i kommunen vad gäller processutveckling, ledarskap och medarbetarskap men även utvecklingen av e-förvaltning som underlättar för kommuninvånare så väl som näringsliv. Under året påbörjades flera stadsutvecklingsprojekt i Kungsbacka. Bland annat Väster om ån med genomförande av detaljplan för kvarteret Valand. Samhällsutvecklingen är avgörande för hur kommunen ska blomma i framtiden och bidra till kommunfullmäktiges vision. 34
Kommunstyrelsens årsredovisning Vid samhällsutveckling berörs alla nämnder och förvaltningar i kommunen. I syfte att förbättra dessa processer över nämnds- och organisationsgränser, har vi arbetat med att se över dessa, ett arbete som måste fortsätta kommande år. 11.2 Förändringsområden En ny omvärld och nya utmaningar befinner sig i likhet med andra kommuner på en ny spelplan där gamla strukturer och arbetssätt utmanas. Vi behöver fortsätta arbetet med ETT Kungsbacka, ett förhållningssätt där vi tänker och agerar samordnat, är en viktig ingrediens i den förändringsresa som organisationen är ute på i syfte att möta de utmaningar som identifierats för offentliga aktörer nationellt. De utmaningar som definierats kommer kräva nya svar när det gäller både strategisk förmåga, prioriteringar, organisation, värderingskultur samt styrning och ledning. Detta är en andra ordningens förändring som nu har att hantera och även om förändring och utveckling måste ses som ett konstant tillstånd och inte ett projekt, så kommer den närmaste treårsperioden präglas av en hög omställningstakt i syfte att sätta grundvalarna på plats för att kunna säkerställa och utveckla en hållbar välfärd. Hållbar välfärd i en föränderlig omvärld kräver strategi och prioriteringar - ett nytt kommunledningssystem För att möta nuvarande och framtida utmaningar i en alltmer komplex omvärld med snabba förändringar och krav på långsiktiga hållbara lösningar, behövs en vitaliserad process som tydliggör vilka strategiska områden som Kungsbacka ska prioritera både arbetsmässigt och resursmässigt för att nå visionen, och kunna fortsätta vara den goda leverantör av välfärdstjänster som vi är idag. De strategiska områden som definierats hittills är: ett hållbart samhälle ekonomiskt, ekologisk, socialt en attraktiv arbetsgivare med ett hållbart ledarskap och medarbetarskap en effektiv kommun med goda resultat tillgänglighet och invånarinflytande 35
Kommunstyrelsens årsredovisning De kräver ytterligare nedbrytning och inte minst en politisk samsyn med prioritering för att ge organisationen en tydlig inriktning i det fortsatta arbetet med att säkerställa och utveckla en hållbar välfärd. Kommunstyrelsen och nämnderna behöver ges tillfälle att, i samverkan med kommunens tjänstemannaledning, mer kontinuerligt föra dialog kring utmaningar, strategiska inriktningar och prioriteringar med visionen som ledstjärna, i syfte att kunna kraftsamla, tydliggöra förväntningarna och ange riktningen för Kungsbackas medarbetare inom ramen för Kungsbackas styrmodell. Arbetet med att definiera den strategiska förmågan tog sitt avstamp år och är en utveckling som kommer fortgå under 2016-2017. Hållbar välfärd kräver nytt arbetssätt och nya förmågor samt ett kommunledningskontor i tiden Under 2016 ska ett nytt kommunledningskontor (KLK) starta sitt arbete. Kontorets uppdrag betonar ansvaret för ledning, samordning, styrning, stöd och uppsiktsplikt över nämnderna. Kommunledningskontoret ska ha förmåga att leda och samordna arbetet med de kommungemensamma prioriterade strategiska utmaningarna i nära samverkan med förvaltningarna. De funktioner som inrättas i det nya kontoret ska även ansvara för den dagliga centrala styrningen och stödet inom en rad områden såsom HR, ekonomi, kommunikation och informationsförvaltning. Huvudfokus är dock att kontoret antar en utvecklings- och lösningsfokuserad position där de prioriterade strategiska utmaningarna ska vara samtliga verksamhetsområdens ansvar att ta fram lösningar på. I nära samverkan med förvaltningarna ska kontoret leda och samordna arbetet i syfte att finna lösningar på både operativ och mer långsiktig strategisk nivå med hållbar välfärd i sikte. Grunderna för den nya organisationen och det nya arbetssättet beslutades under senare delen av. Under 2016-2018 kommer det vara starkt fokus på genomförande och utveckling av KLK:s sätt att utföra sitt uppdrag i praktiken i enlighet med nedanstående grundmodell: 36
Kommunstyrelsens årsredovisning En hållbar välfärd ställer krav på en genomgripande omställningsprocess i hela organisationen För att lyckas möta dagens och framtidens utmaningar och säkerställa en hållbar välfärd behöver organisationen göra förändringar avseende både riktning, struktur och kultur. Många insatser har redan startats för att göra dessa förändringar med förhållningssättet ETT Kungsbacka som ledstjärna. Det handlar om vår nya ledarutbildning, de omorganisationer som pågår på central nivå och ute i förvaltningarna, övergången till aktivitetsbaserat arbetssätt med ny utformning av våra lokaler, satsningar på en ny arbetskultur och ett nytt sätt att vara som ska genomsyra varje medarbetares vardag, framtagandet av en ny vision, samt det målmedvetna arbetet mot vår antagna e-målbild som några exempel. Insatserna rör sig inom tre parallella fokusområden (riktning, struktur och kultur) som alla hänger samman. De insatser som redan arbetas med och de som kommer initieras under kommande år ska samtliga stödja den omställningsprocess som är inne i. Hur väl organisationen lyckas med denna förändringsresa kommer vara avgörande för Kungsbacka kommuns förmåga att säkerställa och utveckla en hållbar välfärd med hög kvalitet sett över tid i en föränderlig omvärld. Konkreta fokusområden att jobba vidare med 2016 och framåt under respektive strategiskt område Förutom att kommunledningskontoret ska ha förmåga att leda och samordna nya strategiska teman som prioriterats av politik och kommunledning finns redan ett antal fokusområden som är prioriterade under de fyra strategiska områdena: Ett hållbart samhälle ekonomiskt, ekologisk, socialt Integrationssamordning vi behöver gå från ett akut arbete till ett planerade och hållbara insatser som främjar en god integration. Det börjar med ett gott mottagande och utmaningen är allt från att etablera boenden i olika former till att tillgodose behov av samhällsorientering, språk, skola, arbetsmöjligheter och fritid. Det kräver ett fortsatt gott samarbete mellan politiker, förvaltningar, 37
Kommunstyrelsens årsredovisning myndigheter, näringsliv och civilsamhället. En stor utmaning är att kommunicera med informera kommunens invånare samt försörja oss med resurser och kompetens. Miljöarbete och miljömålen vi behöver sätta igång ett målmedvetet arbete som styrs från kommunstyrelsen och kommunledningskontoret för att vi ska nå de nationella miljömålen En hållbar samhällsbyggnadsprocess beskriva ett önskat läge på hur vi ska arbeta med samhällsplanering i Kungsbacka och sedan anpassa vårt arbetssätt till processen. Utmaningarna är att föra över kunskap från medarbetare som går i pension till nya och hur vi attraherar kompetent personal i en stark konkurrens. Samarbete mellan förvaltningar och nämnder är kritiskt för att vi ska lyckas med fortsatt hållbar tillväxt av staden och kommunen. En attraktiv arbetsgivare med ett hållbart ledarskap och medarbetarskap Ledar- och medarbetarutveckling fortsätta utveckla program och stöd för kommunens ledare och införa uppföljning av insatserna. Förbättrade stödprocesser och beslutsstöd i form av verktyg. Ta fram en ny medarbetarenkät som genomförs hösten 2016 och utveckla medarbetarskap utifrån denna. Fortsätta med mentors- och traineeprogram. Lönepolitik Lön är ett medel för att vara attraktiv. Det är viktigt att fortsätta den inslagna vägen med att rikta medel till särskilda grupper som vi behöver satsa på ur ett attraktivitetsperspektiv. Nya arbetssätt erbjuda moderna arbetsmiljöer och flexibla arbetssätt är en förutsättning för att locka till oss ny kompetens och yngre medarbetare. Stöd till medarbetare från våra ledare till att använda digitala möjligheter. En effektiv kommun med goda resultat Implementera de nya organisationerna Kommunledningskontoret, Service och övriga förvaltningar med nya arbetssätt och ökad samverkan för att nyttja resurserna så att de kommer kärnverksamheterna och invånarna till godo. Förbättra det verksamhetsnära stödprocesserna genom förbättrad styrning och nya arbetssätt nära förvaltningarna. Utveckling av styrmodellen kommunledningssystem och fördelning av resurser - budgetprocess Kommunledningssystem handlar om hur vi prioriterar och styr strategiska områden och när de ekonomiska resurserna krymper så behöver vi arbeta med prioritering av budgetmedel på ett annat sätt än tidigare. En dialog med politiker och tjänstemän startar med hearingen 2016 för att sedan fortsätta under kommande år. BITT och värdskap Ta fram en process för utveckling av BITT och ett värdskap i världsklass enligt kommunfullmäktiges direktiv 2016 för att förbättra våra resultat när det gäller bemötande och tillgänglighet. Internkontroll Beskriv och besluta om en internkontrollprocess som nämnderna ska följa och inrätta en uppföljningsfunktion på kommunledningskontoret för att underlägga kommunstyrelsens uppsiktsplikt. 38
Kommunstyrelsens årsredovisning En företagsvänlig kommun analysera och identifiera aktiviteter till hur vi kan nå målen som företagsvänlig kommun. Fokus på tillgänglighet och bemötande i våra myndighetsutövande förvaltningar. Inrätta en utvecklare för stadsutveckling tillsammans med näringslivet. Tillgänglighet och invånarinflytande Digital utveckling fortsätta arbetet mot e-målbilden. En fullt utbyggd e-förvaltning möjliggör en god tillgänglighet. Invånardialog verktyget är en naturlig del av verksamhetsutvecklingen. Kommunledningskontoret fortsätter att stödja och följa upp nämndernas användning av dialoger. Kungsbackaån en krispig vintermorgon 2016. Foto Kristina Kihl 39