PROTOKOLL FÖRT VID SAMMANTRÄDE MED SVENSK TRAVSPORTS STYRELSE 2015-05-29, BEST WESTERN HOTELL, BROMMA. Protokoll S4/2015. Närvarande: Hans Ljungkvist, ordförande, Maria Lejon, Marjaana Alaviuhkola, Arendt Cederqvist, Dag Ekner, Mats Norberg, Daniel Schützer och adjungerade Frida Edin samt på särskild kallelse Johan Lindberg, Per Öström, Mats Fransson och Hasse Skarplöth. Under 5, 8b, 8c och 9 deltog Petter Johansson och Per Wetterholm. Under 7 deltog Stefan Johanson och Daniel Livensjö från TR Media. INLEDNING Ordförande Hans Ljungkvist öppnade mötet och dagordningen fastställdes. 1 Justering Att jämte ordföranden justera dagens protokoll valdes Daniel Schützer. 2 Föregående protokoll inklusive uppföljningslista Protokoll S2 (2015-03-25/26) och S3 (2015-04-22) gicks igenom. Informerades att Tommy Ljunggren knutits till CRM-projektets entrékortsdel. Angående rutiner för teckningsrätt för Svensk Travsports samtliga plus- och bankgiron beslöts att revisorerna uppdras att granska faktureringsrutinerna ur ett säkerhetsperspektiv och lämna en rapport till styrelsen. Protokollen lades därefter med godkännande till handlingarna. Uppföljningslistan gicks igenom. Aktiviteterna följer uppsatta tidsramar. EU-Tillväxtverket, CRM och revisorernas kontroll av faktureringsrutiner läggs till listan. 3 Generalsekreteraren informerar Svensk Travsports målarbete. Styrelsen tog del av en första rapport sedan arbetet startades. Under höstens verksamhets- och budgetarbete kommer målen utvärderas och gås igenom för att eventuellt justeras eller ersättas. Ansvaret för målarbetet mellan styrelse och kansli ska i det sammanhanget tydliggöras och konkretiseras. Benchmark Agresso. Då sällskapen enligt beslut i ATG:s styrelse inte behöver lämna in någon prognos 1 innebär det att kansliet inte kunde presentera någon nyckeltalsrapport för sällskapen för det första tertialet 2015. Styrelsen fick istället ta del av en nyckeltalsrapport för hela 2014. Utifrån denna diskuterade styrelsen behovet att modernisera och upprusta travbanorna. Denna diskussion återkommer på strategidagarna 28-29 augusti 2015. Styrelsen beslöt att en nyckeltalsrapport för de två första tertialen 2015 ska lämnas på styrelsemötet den 21 oktober och att en nyckeltalsrapport för föregående år ska lämnas vid majmötet. Kontaktpersoner vid sexuella trakasserier. En man och en kvinna har utsetts vara kontaktpersoner vid sexuella trakasserier inom travsporten. Offentliggörandet av personerna kopplas till den etiska plattformen och uppförandekoden Vårt sätt under hösten 2015.
ATG:s bolagsstämma. Till företrädare för Svensk Travsports aktier på ATG:s bolagsstämma utsågs Johan Lindberg. HAC:s bolagsstämma. Johan Lindberg ersatte Per Öström som företrädare för Svensk Travsports aktier vid HAC:s bolagsstämma. TR Media platsen för goda idéer. Presenterades idéer till utvecklingsprojekt tillsammans med TR Media. Generalsekreteraren fick i uppdrag att ta fram ett konkret förslag till styrelsens strategidagar 28-29 augusti 2015. Bokprojekt. Svensk Travsport undersöker förutsättningar för ett bokprojekt som belyser hästägande ur olika perspektiv. Ny bantestorganisation. Presenterades ett förslag att bilda ett serviceorgan för hästsporten för testning av banunderlag, rådgivning vid underhåll, konstruktion samt laboratorieanalyser av banmaterial med mera. Styrelsen ser positivt på initiativet och gav kansliet i uppdrag att vidareutveckla förslaget avseende bland annat ägarform. UET. Styrelsen uttalade stöd för att Jacques Chartier ges förlängt mandat med tre år (2016-2018) som generalsekreterare för UET. Diskuterades att förstärka UET:s kansli genom att en del av verksamheten förläggs i Sverige. Avtalet med staten. Informerades om pågående förhandlingar med staten. Nästa möte med Finansdepartementet sker den 2 juni. Lika villkor. Svensk Travsports, ATG:s och Svensk Galopps gemensamma utredning om en spelmarknad med ansvar och konkurrens på lika villkor har uppdaterats under 2015 och kommer att presenteras på ett pressmöte i Stockholm den 10 juni. Arvoden. Frågan om arvoden har väckts i ATG:s styrelse. Beslöts att inte föreslå förändringar under 2015 och att rekommendera förtroenderådet våren 2016 att uppdra valberedningen att bereda frågan. EU-Tillväxtverket. 16 banor har hittills anmält intresse att söka stöd inom EU:s regionala strukturfond. Stödet från EU uppgår till 50 procent och banan och ATG svarar för vardera 25 procent av investeringen. Svensk Travsport väljer ut en handfull ansökningar för höstens ansökningsperiod. ATG informerar. Hasse Skarplöth informerade om vad som är aktuellt på ATG. BESLUTSÄRENDEN 4 Styrelsens arbetsfördelning Styrelsen diskuterade fördelning av olika uppdrag. 5 Tävlingsdagar 2016 Petter Johansson redogjorde för utgångspunkterna och principerna för fördelningen av tävlingsdagar 2016. Styrelsen diskuterade frågan ingående och ställde sig bakom ett förslag där ett antal korrigeringar görs för att säkerställa ett fullgott tävlingsprogram i hela landet. Kansliet gavs utrymme att i den fortsatta planeringen kunna göra justeringar med totalt plus/minus 7 breddloppsdagar i tävlingsprogrammet. Säsongen kommer att omfattas av cirka 882 tävlingsdagar, varav 771 är så kallade intäktsdagar och cirka 111 breddloppsdagar, vilket är i nivå med 2015 års program. Ett förslag till V75- och V86-(sommar)program presenterades för slutgiltigt beslut i ATG:s styrelse den 10 juni. Utifrån målsättningen att varje bana ska ha minst ett stort, regelbundet återkommande evenemang fick kansliet i uppdrag att omarbeta V75-programmet 2016 så att banorna Skellefteå, Solänget och Dannero permanent tilldelas vardera en V75-tävling.
I samband med punkten diskuterades en skrivelse från Östersund och Dannero, som föreslår att Kallblodsklassikern utvecklas till ett tredagarsevenemang som permanentas den andra helgen i augusti. Dannero arrangerar auktion på fredagen, V75 med kriteriefinalerna på lördagen och Östersund avslutar på söndagen med derbyfinalerna och V75. Styrelsen betonade värdet av att utveckla ett stort evenemang med kallblodssporten i centrum och ställde sig mycket positiv till förslaget. Kansliet fick i uppdrag att Danneros kriteriefinaler arrangeras en söndag med V75 2016 och att bereda plats i tävlingsprogrammet för Kallblodsklassikern under augusti 2017 med V75 lördag på Dannero och V64 söndag på Östersund med ambitionen att kunna utveckla söndagen till en V75-omgång. 6 Utredning/analys av sporten Styrelsen diskuterade behovet att ur ett framtidsperspektiv utreda travsportens ekonomi, kostnadsutveckling och affärsmodeller. Kansliet fick i uppdrag att ta fram en projektbeskrivning till styrelsens strategidagar 28-29 augusti 2015. INFORMATION OCH SKRIVELSER 7 TR Media Stefan Johanson och Daniel Livensjö från TR Media redogjorde för ett förslag om att bedriva gemensamma utvecklingsprojekt med Svensk Travsport inom TR media lab. Projekten finansieras genom en del av TR Medias vinst och kopplas till travets huvudmål att vi ska bli fler inom områdena publik, hästägare och uppfödare. Ett antal projektidéer presenterades. Styrelsen ställde sig positiv till samarbetsförslaget och utsåg Maria Lejon och Dag Ekner till representanter i styrgruppen för TR media lab. 8 Strategiska frågor a) Svensk Travsports finansiering I budgetarbetet inför 2015 åskådliggjordes problematiken att utifrån Svensk Travsports finansieringsmodell kunna rikta tillräckliga resurser för prioriterade rekryteringsprojekt för hästägare och publik. Per Öström gav en redogörelse för Svensk Travsports intäkter som består av serviceavgifter från banor, avgifter för tjänster, försäljning, marknadsbidrag och anslag via medel från ATG:s sportbudget. Styrelsen konstaterade att det inför kommande omreglering av spelmarknaden i nuläget inte finns anledning att förändra finansieringsmodellen. b) Omfördelning basbelopp Styrelsen diskuterade omfördelning av basbelopp och ekonomistyrning genom incitament utifrån banornas storlek och uppdrag samt Bodens och Bollnäs särskilda situation. Kansliet uppdrogs att till strategidagarna ta fram förslag på två incitamentsmodeller med olika inriktningsgrad för att på sikt ersätta basbeloppen och därtill inkludera en rapport om utfall av incitamentsmodellen. c) Bankoncept prispenganivåer Styrelsen uppdrog till kansliet att till strategidagarna ta fram olika modeller för fördelning av prispengar och prispengar/lopp kopplat till bankoncept och antalet tävlingsdagar. d) Organisationsutredning
Johan Lindberg informerade om pågående rekrytering av CFO, framtagande av lägstanivåer inom bankoncepten och organisationsarbetet på Svensk Travsport. Ett förslag på en interimistisk koncernledning utifrån ett regionperspektiv är klar inom kort och presenteras på förtroenderådet 4-5 september och kopplas till dialogen med banorna och deras arbete med en regionindelning. 9 Utökat unghästtävlande? (inkl. skrivelse från ASVT) Petter Johansson åskådliggjorde behovet att fastställa bestämda volymära sportsliga mål som Svensk Travsport tydligt kan kommunicera. Kansliet fick i uppdrag att bereda frågan till strategidagarna med inriktningen att sportavdelningen tillsammans med sportbudgetgruppen därefter tar fram sportsliga mål. Sportavdelningen har tillsammans med regionsportcheferna ansvaret för att målen uppfylls. ASVT föreslår i en skrivelse till kansliet att Svensk Travsport utreder möjligheterna att: införa en tävlingsmodell som uppnår en bättre kostnadstäckning till 4-åringssäsongens utgång utöka antalet insatslopp utöka unghästtävlandet anmälan till Premiechansningen tidigareläggs så att hästarnas uppfödare har möjlighet att anmäla. Föreslås att utredningen genomförs med undantag av anmälan till Premiechansningen, då den är riktad som ett erbjudande till respektive hästägare. Styrelsen beslöt enligt förslaget. 10 Fokus Framtid Johan Lindberg redogjorde för Fokus Framtid som funnits med som en återkommande strategisk punkt på agendan som i huvudsak berört ungdomsfrågor. Konstaterades att ungdomsperspektivet numera är väl förankrat i hela verksamheten och därför kan punkten ges en större strategisk bredd för viktiga rekryteringsfrågor. De adjungerade ungdomsledamöterna har fortsatt ett visst ansvar för punktens innehåll, men ska också beredas av styrelse och kansliet. Fokus Framtid blir fortsatt en stående och tidig punkt på styrelsemötena med ämnen som kopplas till vårt målarbete. Utifrån programpunkten om ungt medlemskap på förtroenderådet 13 mars kommer en återkoppling göras på kommande förtroenderåd den 4-5 september i Malmö. 11 Mångfald i sportens styrelser Fullmäktige beslöt 22 april 2015 att ta bort 70-årsgränsen i styrelser etc. och i höst röstar man i frågan en andra gång för att stadgarna ska kunna ändras. Styrelsen har i sammanhanget pekat på vikten att mångfalden i styrelserna säkerställs och att förslag ska presenteras för förtroenderådet 4-5 september. En enkät till banorna och basorganisationerna om styrelsernas sammansättning har genomförts under våren. Kansliet fick i uppdrag att analysera och göra en sammanställning av svaren som underlag till kommande diskussion. 12 information från olika ansvarsområden Svensk Travsport Avdelningsvisa rapporter finns tillgängliga på webbforum. AVSLUTNING
13 Nästa möte Styrelsens strategidagar i Sundsvall 28-29 augusti, styrelsemöte i Malmö 4 september 2015. 14 Information från sammanträdet Johan Lindberg informerar på sedvanligt vis. Sammanträdet avslutades. Vid protokollet: Mats Fransson Justeras: Hans Ljungkvist Daniel Schützer