Grundutbildningsnämnden Nämnden Protokoll Möte 1/2017 Mötestid: Onsdag den 1 februari 2017, kl. 13.00-15.15 Mötesplats: SVI:s mötesrum B607/Vasa (ip-adress 130.232.91.16 ) + Mellanvågen, ASA B 129/Åbo (ip-adress 130.232.91.8) Medlemmar: Ordinarie Suppleanter Professor Pirkko Rautakoski 1-5 Professor Martin Gustafsson Professor Michaela Pörn Professor Mikael Nygård Professor Ivan Porres Akademilektor Patrik Eklund Akademilektor Barbro Schauman Akademilektor Jonas Lagerström Studerande Pinja Lillrank 1-5 Studerande Ida-Maria Sola Studerande Anna Nylund Studerande Patrick Schubert Akademilektor Mira Karrasch Professor Mikael Lindfelt Professor Ria Heilä-YliKallio Professor Ann-Katrin Svensson Professor Henrik Saxen Docent Outi Salo-Ahen Akademilektor Tom Carlsson Universitetslärare Joachim Enkvist Studerande Jens Back Studerande Felix von Renteln Studerande Cecilia Björkqvist Studerande Anton Norrback Beredande: Sakkunnig: Sekreterare: Mats Lindfelt Gurli-Maria Gardberg Matias Erlund Monica Nerdrum Ärenden: Enligt ärendelistan 1/2017 Åbo 6.2.2017 Christina Nygren-Landgärds, Ordförande Ordinarie medlem bör meddela om ev. förhinder att delta i mötet till sekreteraren per e-post monica.nerdrum@abo.fi. Ordinarie medlem ansvarar själv för att inkalla suppleant.
GUN Ärendelista Möte 1/2017 ÄRENDELISTA 1/2017. 1. Konstaterande av närvarande medlemmar 2. Godkännande av ärendelistan 3. Nämndens uppgift och mandat 4. Kandidatrespons 5. Bedömning av avhandlingar pro gradu och diplomarbeten 6. Meddelanden a) Åbo Akademis utlåtande om studentexamen b) Åbo Akademis utvärderingsprocess c) Antagning till internationella magisterprogram inklusive stipendiesystemet d) Ny studiepsykolog anställd (placeringsort Vasa) e) Uppdateringar av instruktioner och examensstadga vid Åbo Akademi f) Åbo Akademis Studentkår har utgett 100 förslag till smidigare studievägar vid Åbo Akademi g) Åbo Akademis examensstatistik 2016 7. Möten år 2017 Åbo 27.1.2017 Christina Nygren-Landgärds, ordförande 2
1. Konstaterande av närvarande medlemmar Kallelsen till mötet skall delges förvaltningsorganets medlemmar i så god tid som möjligt och senast tre arbetsdagar före mötet ska kallelsen utsändas med en föredragningslista, ur vilken framgår de ärenden som ska behandlas. Kallelsen till mötet har sänts fredagen 27 januari 2017. Ordförande konstaterade närvaron. 2. Godkännande av ärendelistan Förslag: Nämnden godkänner ärendelistan. Beslut: Enligt förslaget. 3. Nämndens uppgift och mandat (Nygren-Landgärds) Vid akademin finns en grundutbildningsnämnd. Dess uppgift är att skapa gemensamma processer och riktlinjer för akademin gällande organiseringen av utbildningen och dess kvalitet. Nämndens mandatperiod är två år. Vicerektorn för utbildning är nämndens ordförande och direktören för forsknings- och utbildningsservice (FUS) ansvarar för beredningen av ärendena. Grundutbildningsnämnden har 12 medlemmar. Nämnden utses av rektorn på förslag av fakultetsråden. Varje fakultet föreslår två medlemmar med personliga suppleanter bland fakultetens utbildningslinjeansvariga. Studentkåren föreslår fyra studenter med personliga suppleanter så att varje fakultet har en studentrepresentant. Till grundutbildningsnämndens uppgifter hör att 1) ta initiativ till utveckling av den pedagogiska verksamheten 2) övervaka kvalitetssäkring och ta initiativ till utveckling av den 3) uppgöra förslag till riktlinjer för dimensionering av kurs- och undervisningsutbud 4) utveckla och följa upp nya utbildningsstrukturer 5) stöda internationaliseringen och ta initiativ till utvecklingen av den 6) uppgöra förslag till examensstadga, instruktion för examination och bedömning samt andra bestämmelser 7) ta initiativ till andra studierelaterade frågor som berör hela akademin 8) sköta andra av rektorn givna uppgifter. På GUN:s möte 16.12.2016 höll nämnden en utvärderingsdiskussion om nämndens verksamhet. Vicerektor bad GUN:s medlemmar utvärdera hur GUN har fungerat under den första två-års perioden. Diskussionen fördes utgående från vad som hade fungerat mindre bra och vilka förbättringsförslag som föreslogs. 3
Uppdraget har upplevts en aning oklart, dvs. vad händer med de saker som GUN diskuterat o GUN borde ha beslutanderätt för att få mer pondus o Hänger ihop med ULA-uppdraget, som inte heller varit helt tydligt o Rekommendationer som GUN har kommit fram till har inte alltid förts vidare så som GUN diskuterat det (även kring rekommendationer kunde GUN rösta) o Mötesprocessen skulle kunna vara tydligare, dvs. så att det blir tydligt vad GUN kommit fram till o Vissa meddelanden borde behandlas som ärenden (anmälningsärenden, diskussionsärenden eller beslutsärenden) Informationen från GUN borde förmedlas bättre till fakulteten/ämnena o Ex. GUN- (och FUN-)medlemmarna kunde informera på ämnesansvarigmöten eller motsvarande GUN har dålig helhetsbild av aktuella utbildningsärenden o Om GUN hade information om det kunde GUN också själv ta initiativ till ärenden där de kunde påverka/bidra. Förslag: Nämnden diskuterar sin uppgift och sitt mandat. Frågor och diskussion om: - Examensstadgan och när och hur den uppdateras o Definition av begreppen examinator, ämnesansvarig, utbildningslinjeansvarig m.fl. o Förvaltningsinstruktionen avses bli uppdaterad först, därefter fortsätter arbetet med examensstadgan - Hur jobbar GUN? Rådgivande organ som vill höra åsikter och därefter arbetar prorektor och/eller administratörer vidare. Ärendet kan komma på nytt till GUN. o GUNs åsikter har i de flesta fall beaktats, sålunda kan man konstatera att man kan påverka via ärendens behandlingar i GUN o Finns också FUN för ärenden inom forskning och forskarutbildning o Ordförande önskar gärna att GUN diskuterar på mötena, att alla ska få säga sina åsikter, men mötena ska inte få dra ut på tiden. Tydlig beredning behövs. o Sådana ärenden som ännu kan påverkas av GUN, ska inte vara antecknade som meddelanden, utan behandlas som verkliga ärenden. - Hur ska ärenden från GUN gå vidare? o Prorektor rapporterar till ledningsgruppen o Information till fakulteterna har varit svår att föra fram, eftersom det varit fråga om diskussioner. Önskas klart utskrivet vad GUN har kommit överens om, då blir det lättare att informera. Medlemmarna i GUN och alla övriga ULA får protokollen via Moodle. Protokollen finns också på webben. Dekanerna får e-post när protokollet är färdiga att läsas. GUN:s åsikter: - GUN diskuterar examensstadgan på nytt denna vår - GUNs medlemmar fick i uppdrag att för sig själva tydliggöra hur information till fakulteternas ska skötas och också att fundera på eventuella gemensamma rutiner för flera linjer eller fakulteter 4
4. Kandidatrespons (Erlund) Den nationella enkätundersökningen Kandidatrespons har genomförts bland alla nyutexaminerade kandidater i Finland sedan våren 2013. Från och med 1.1.2017 är det ett nytt frågebatteri och förverkligas av CSC med ett nytt verktyg (ARVO). Frågebatteriet är utvecklat av forskare vid Helsingfors universitet och har tidigare utnyttjats i enkäten HowULearn. De 13 frågor som ingår i universitetens finansieringsmodell har hållits nästan oförändrade. Det nya samt det gamla frågebatteriet och listan på frågorna i finansieringsmodellen finns till påseende på www.abo.fi/personal/kandidatrespons_enkatfragor Svarsprocenten har stigit stadigt för Åbo Akademi, från 54 % till 82 % och skillnaderna mellan fakulteterna har planats ut. En hög svarsprocent är viktig då de poäng som antalet svar genererar står i direkt proportion till 3 % av statens basfinansiering till universiteten. De andra universitetens svarsprocent har även stigit och det finns universitet som har en högre svarsprocent än ÅA. Fakultetskanslierna bjuder in och uppmanar de studerande att svara och som morot får de lämnat in ett presentkort till studentkaféerna värt 5. En del ämnen behandlar Kandidatrespons på kandidatseminarierna. Åbo Akademis resultat i de frågor som påverkar finansieringsmodellen har i de flesta fall förbättrats. Speciellt frågan om handledning av studieplanering (fråga 8) och kontakt med undervisande personal (fråga 13) har förbättrats. Det finns utrymme för utveckling, speciellt kring de mera konkreta frågeställningarna, medan en del av frågorna är för abstrakta för att åtgärderna skall ge en direkt effekt i enkätens resultat. Frågeställningarna kring handledning kan universiteten ha goda möjligheter att granska och förbättra. T.ex. frågan om handledning för kandidatavhandling (fråga 7) har på ÅA nått en hög nivå, men vi ser ändå att antalet kritiska svar har ökat under år 2015. För att få bättre svar på den specifika frågan om studerandes påverkningsmöjligheter (fråga 11...möjligheter att påverka och delta som mitt studieprogram erbjuder ) kunde man t.ex. med aktiv information synliggöra de påverkningsmöjligheter som finns. Förslag: Nämnden bekantar sig med resultaten i Kandidatrespons som finns på sidan www.abo.fi/personal/kandidatrespons_rapporter och kommer med förslag till utveckling för att förbättra resultaten på frågorna och höja svarsprocenten. Redogörelse av Matias Erlund på mötet utgående från en ppt-serie, som finns i Moodle. Frågor och diskussion om: - Möjligheter att lägga in egna frågor - Viktigt att man gör arbete vid alla fakulteter för hela akademins räkning - ÅAS:s förslag att studerande får pris i form av en kaffebiljett har fungerat bra - Vid akademin har startats utbildningsseminarier, vilket utvecklar den pedagogiska kompetensen hos lärarna - Vid akademin finns olika rutiner för att samla in och använda respons. Det finns olika ämnesmöten, där denna typ av arbete utförs av lärare och studerande. Ur kandidatrespons kan lyftas fram tre huvudpunkter att förbättra: A) Förbättrad handledning av slutarbeten - God praxis 1: Hanken har seminarier och kandidatavhandling (10 sp), period 3 och 4 o Metodkurser på hösten 5
o Alla ämnen börjar samtidigt, följer samma tidpunkter, planerar forskningsplan, håller mellanseminarier och slutseminarier o Pågår parallellt, gemensamma riktlinjer o Minst 10 vetenskapliga källor på mellanseminariet o Konferensbroschyr där alla studerande finns med namn och titel, man ska gå på sitt ämnes alla presentationer och ge feedback, samt gå på minst 2 seminarier inom annat ämne - God praxis 2: Logopedin har också kandidatavhandling som kurs o Följs åt som grupp, startar på hösten, har samma takt, bra med kurs - God praxis 3: Vid informationsteknologi finns kandidatavhandlingskurs, fungerar bra o Svårt på magisternivån att få studerande att skriva samtidigt - Handledningsavtal o Studerande skulle uppskatta ett avtal, vågar då också kräva om man vet sina rättigheter o Studerande får inte alltid handledning för att lärarna har så mycket arbete, borde finnas tydliga riktlinjer för vad studerande har rätt till, får man mejla eller får man fråga? o Arbete för att göra ett handledningsavtal pågår vid akademin, eftersom det behövs gemensamma riktlinjer, t.ex: rekommendationer att avhandlingen ska göras i seminarieform förslag till hur seminarierna ska gå till den individuella handledningen inkluderas i seminarierna måste också finnas någon form av flexibilitet, man måste handleda också utanför seminarierna i särskilda fall - Antalet timmar för handledning finns i lärarnas arbetsplaner o Lärarnas skyldighet att handleda för att det är inskrivet i arbetsplanen o Utkast till nästa LG, och till kännedom till GUN - Vid FNT är det oftast så att studerande inte skriver samtidigt sin avhandling o Vad anser studerande att är rätt lösning? Schemaläggning? Studerande får reda ut till nästa möte. GUN:s åsikter: - Ärendet med ett förslag till handledningsavtal och seminarier tas till nästa GUN- möte. Därefter går ärendet till ledningsgruppen (LG). Ordförande bereder ärendet. - Studeranderepresentanterna i GUN fick i uppdrag att till nästa GUN-möte komma med förslag till en lösning när det gäller att planera för att studerande skulle skriva sin avhandling vid samma tidpunkt. B) Förbättrad planering av studierna - Det nya studieplaneringsverktyget Peppi tas i bruk hösten 2018, och utbildningsplaneringen för det läsåret görs i Peppi hösten 2017 - Magisterprogrammen planeras för närvarande och studerande ska få vara med i planeringen - Magisterprogramsplaneringsansvariga borde utses, för att göra visioner. Arbetsgrupper torde tillsättas. 6
GUN:s åsikter: - När ärendet gällande planeringen av magisterprogrammen tas upp i LG framför GUN:s ordförande att studerandena önskar vara starkare med i planeringen av magisterprogrammen. C) Förbättrade påverkningsmöjligheter för studerandena - Oktobermötet i GUN responsmöte. Bra också med mellanrapporter. - Hur kunna utnyttja ämnesföringarna som kanal till studerandena? GUN:s åsikter: - GUN:s studeranderepresentanter funderar till nästa GUN-möte på förslag till påverkningsmöjligheter. 5. Bedömning av avhandlingar pro gradu och diplomarbeten (Nerdrum) Arkivverket har 5.10.2016 gett tillstånd att universitetens avhandlingar förvaras varaktigt i elektronisk form. Åbo Akademi planerar att följa detta förvaringssätt fr.o.m. 1.8.2017. En sådan ändring medför att rutinerna för bedömning av avhandlingar behöver granskas. Bestämmelserna i ES och EB om bedömning behöver kompletteras med praktiska tillämpningar, vilket föreslås göras med ett beslut av rektor. Huvudprinciperna för bedömningen av avhandlingar pro gradu och diplomarbeten är att bedömningsprocessen ska vara kvalitetssäkrad i sin helhet genom att största möjliga hänsyn tas till forskningsetiska avväganden, miljöaspekter och skapande av tydlighet i rutiner. Detta innebär att: En tydlig och öppen process stöder likabehandling och rättssäkerhet för alla aktörer Ansvarsfördelning och tidpunkter för handledningsprocessens avslutning och bedömningsprocessens start tydliggörs Det manuskript som inlämnas officiellt till plagiatgranskning är det som också språk- och sakgranskas samt publiceras elektroniskt. Inga ändringar får göras efter inlämningen. Manuskriptet/avhandlingen är elektronisk under hela processen. Förvaringen av avhandlingarna i varaktig elektronisk form följer Arkivverkets beslut. FUS har gjort förslag till beskrivning av de praktiska tillämpningarna för bedömning av avhandlingar pro gradu och diplomarbeten, se bilaga (tillgänglig i Moodle). Förslag: Nämnden diskuterar ärendet och kommer med synpunkter på texten i bilagan. Frågor och diskussion: - Principen att avhandlingen ska vara elektronisk var alla överens om att är bra. - När slutar handledningen och när börjar bedömningen? Vem lämnar in? o FNT: Dialog mellan studerande och handledare om vitsordet, utgångspunkt för att lämna in. o Hankens kandidatprocess innehåller ett tydligt datum när handledningsprocessen är klar. o Studenten önskar gärna få veta i vilken riktning vitsordet kan gå. 7
- Hur mycket ska handledaren ingripa när det är fråga om uppdragsarbete för en utomstående? o Hur bedöma ett sådant arbete? o Avhandlingen är den del som bedöms, men den behöver kanske inte ens visas åt företaget, viktigt att särskilja detta. - Hur mycket ska handledaren ingripa i språket? o Inte lärarens arbete i princip, hänvisar till skrivhandledning och språkexpert o Tidigt i processen hänvisa till skrivhandledningen, men läraren rättar nog också o Borde stå nedtecknat att handledaren inte ska rätta språket - Tidsprocessen från inlämning till bedömning är lång, kan bli ca 6 veckor från start till slut. Borde vara en så snabb process som möjligt för studenten. GUNs åsikter: - GUN stöder att avhandlingen ska vara elektronisk under hela processen - GUN anser att studenten tar initiativ till att avhandlingen ska inlämnas, men handledaren har ansvar att ge ett svar åt studeranden utgående från mål, ambition och vitsord - GUN återkommer till ärendet och ger riktlinjer för: o Hur mycket ska handledaren ingripa i avhandlingen o Hur mycket ska handledaren ingripa i språket, hur ska processen se ut o Hur mycket ska företagens önskemål synas i avhandlingen o Hur processen ska utformas för att löpa snabbast möjligt och med användning av hela terminen. 6. Meddelanden a) Åbo Akademis utlåtande om studentexamen (Lindfelt) b) Åbo Akademis utvärderingsplan (CNL) Styrelsen för ÅA beslöt i november 2016 om en utvärderingsplan. Utvärderingarna riktar in sig på utbildning, samhällsanknytning och servicefunktioner. Utvärderingen följer mottot: Vad är det vi inte vet men behöver veta för att utveckla verksamheten? Styrelsens beslut hittas på följande adress: www.abo.fi/personal/media/2444/protokoll16112016.pdf Målsättningen är att utvärdera två enheter per år. Styrelsen fattar beslut om vilka enheterna blir i den årliga verksamhetsplanen. Rektor fick mandat att besluta om hur utvärderingarna praktiskt genomförs. I januari 2017 har rektor godkänt ett förslag som bygger på en tudelad modell bestående av 1) Rektors utredning/utvärdering 2) Enhetens utvecklingsutvärdering Rektors utredning/utvärdering inriktar sig på en eller några specifika frågor om utbildningen (kan gälla strukturer, ekonomi eller mer kvalitativa områden). Rektor bestämmer mål och hur den genomförs utgående från universitetets behov. Sannolikt utförs arbetet av en sakkunnig, som sammanfattar sina åsikter och rekommendationer i en rapport. Enhetens utvecklingsutvärdering utförs för att stöda utbildningens kvalitativa utveckling och stärka gemensamma arbetsmetoder (kvalitetskultur). Dekanus ska i samråd med den 8
utvärderade enheten bestämma vad man vill ska granskas och hur utvärderingen utförs. I nordväst Europa verkar utvärderingsverksamheten gå mer mot involverande utvärdering enligt metoden punktutvärdering av en kritisk vän. Det innebär att en eller flera sakkunniga följer med hur verksamheten fungerar via materialanalys, skuggning och informella diskussioner av olika slag. På basis av sina erfarenheter framställer den sakkunniga med stöd av enheten en kort rapport. Enheten tar fram en plan för hur man ska arbeta med de framlagda rekommendationerna. Den sakkunniga återvänder efter 8-12 månader för att bedöma hur utvecklingsarbetet framskridit. Enheten rapporterar om åtgärdsplanens förverkligande via ÅA:s verksamhetsrapportering. Universitetslagen förutsätter att ÅA utvärderar sin verksamhet och publicerar resultaten. Rektor beslutar om offentliggörande men sannolikt publiceras åtminstone enhetens utvecklingsutvärdering inklusive åtgärdsplan. c) Ansökningar till internationella magisterprogram inklusive stipendiesystemet (Gardberg) Totalt kom det 270 ansökningar till de internationella magisterprogrammen, vilket så klart är mycket mindre än ifjol, då det kom 550 ansökningar i motsvarande antagning. År 2016 hade ÅA flera program och inga terminsavgifter, så ur den synvinkeln är minskningen ingen överraskning utan motsvarar ganska långt förväntningarna. Antalet ansökningar per program (inom parentes motsvarande siffra från ifjol i de fall där det finns siffror att jämföra med): Biomedical Imaging 18 (30) Chemical Engineering 21 (57) Governance of Digitalization 48 Information Technology 60 International Human Rights Law 58 (55) PEACE 65 (65) Totalt 270 * (* Här ingår ofullständiga ansökningar som de sökande kan komplettera t.o.m. 27.1.2017.) Till IT-programmen (3 st.) sökte ifjol sammanlagt 176 personer. Till ekonomiprogrammen (Digital and Mobile Business och Information and Knowledge Management) sökte ifjol sammanlagt 169 personer. Sammanlagt finns det 62 olika nationaliteter bland de sökande, dessa är de största: Pakistan 42 Nigeria 21 Bangladesh 15 Nepal 13 Ghana 13 Indien 9 Det har gjorts många satsningar på marknadsföring under hösten och vintern. Det här är långsiktiga satsningar som förhoppningsvis bär frukt om några år. Nu gäller det att försöka se till att de som ansökt och antas också tar emot sin plats och kommer till ÅA i höst. Det är synnerligen viktigt att beslutet om antagning skickas ut så fort som möjligt. Nedan jämförelse av antalet ansökningar åren 2013-2017: 2017: 270 2016: 550 9
2015: 669 2014: 583 2013: 561 d) Ny studiepsykolog anställd (placeringsort Vasa) (Lindfelt) e) Uppdateringar av instruktioner och examensstadga vid Åbo Akademi (Lindfelt) Diskuterades inom ärende 3. f) Åbo Akademis Studentkår har utgett 100 förslag till smidigare studievägar vid Åbo Akademi (Nerdrum) Se web.abo.fi/karen/bilagor/publikationer/100forslag.pdf g) Åbo Akademis examensstatistik 2016 (Lindfelt) Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Mål 2016 Måluppfyllelse Lägre högskolexamina FHPT 123 141 100 118 104 % FPV 166 174 151 166 100 % FSE 211 174 141 150 141 % FNT 149 116 115 176 85 % ÅA 649 605 507 610 106 % Högre högskolexamina FHPT 122 131 138 118 103 % FPV 155 135 129 135 115 % FSE 123 130 134 135 91 % FNT 116 98 116 150 77 % ÅA 516 494 517 538 96 % Doktorsexamina FHPT 11 13 18 15 73 % FPV 12 11 11 9 133 % FSE 10 6 16 12 83 % FNT 38 45 50 30 127 % ÅA 71 75 95 66 108 % 7. Möten 2017 (Lindfelt) Följande mötesdatum föreslås: Våren 2017 1.2 kl. 13.00-15 22.3 kl. 9.00-11 24.5 kl. 9.00-11 Hösten 2017 13.9 kl. 9.00-11 8.11 kl. 9.00-11 13.12 kl. 10.00-12 Förslag: Nämnden slår fast mötesdatumen. Beslut: Enligt förslag. 10