Rekommendationer för lagring av forskningsdata

Informerande dokument Information Sida 1 (12) Rekommendationer för lagring av forskningsdata Inledning och kort förklaring av dokumentet Detta dokument beskriver lämpliga sätt att lagra forskningsmaterial. Förhoppningen är att det ska ge vägledning i flera steg i forskningsprocessen från start till avslut av projekt. Innehållsförteckning Rekommendationer för lagring av forskningsdata... 1 Inledning och kort förklaring av dokumentet... 1 Innehållsförteckning... 1 Bakgrund... 3 För vem är detta dokument framtaget?... 3 Roller... 4 Forskare/studiepersonal... 4 Registrator... 4 Arkivarie... 4 Ekonomer och ansvariga för projektuppföljning... 4 Vanliga delar i ett projekts livscykel... 4 Förarbete... 4 Iordningställande av data... 4 Analys... 4 Presentation av resultat... 4 Paketering och städning... 5 Arkivering... 5 Vanliga typer av forskningsmaterial... 5 Data, exempel... 5 Dokument, exempel... 5 Program/syntax... 6 Resultat... 6 Vanliga sätt att lagra forskningsmaterial... 6 Vanliga frågor... 7 Hur ska forskningsmaterial organiseras på lämpligt sätt... 7 Projektet är inte avslutat, men jag skulle ändå vilja ha ett ställe att spara arbetsfiler på. Finns det något lämpligt sätt att ordna det?... 7 Jag har ett projekt där patientuppgifter ska samlas in. Måste jag anmäla projektet till någon?... 8 Commented [RL1]: Skicka data? Commented [RL2]: Vad saknas? * Beskrivning av hur arbetsfiler ska hanteras; * Commented [RL3]: Finns det molntjänst där forskningsdata kan lagras på säkert sätt? Det skulle vara bra i alla de situationer där regionanställd samarbetar med andra utanför organisationen, ex handledare i Umeå. Fråga har skickats till Teknikakuten och till Inera. PUBLICERINGSDATUM 2018-11-21 ANSVARIG Robert Lundqvist DOKUMENT-ID LGUTV-4-530 VERSION 5.0

Sida 2 (12) I mitt projekt kommer inte patientuppgifter att samlas in, men det kommer att finnas svar från anställda. Måste projektet anmälas till någon?... 8 Kan jag spara data på USB-minne?... 8 Kan jag spara material med personuppgifter i Mina dokument?... 8 Hur slänger jag filer så att de säkert är borta?... 8 Jag har en bärbar dator där jag utanför regionens nätverk ändå kan logga in på nätverket och komma åt Mina dokument och N:. Är det tillräckligt säkert för att bearbeta filer med personuppgifter?... 8 Kan jag ha personnummer på patientuppgifter i mina filer?... 8 Måste filer med personuppgifter lösenordsskyddas?... 9 Hur ska variabler namnges?... 9 Hur ska filer namnges?... 9 Hur ska arbetet dokumenteras?... 9 Hur ska datafiler och variabler i dem dokumenteras?... 9 Hur länge måste enkäter sparas?... 10 Räcker det med att pappersenkäter skannas in och sparas elektroniskt?... 10 Vilka krav ställs på förvaring av pappersenkäter?... 10 Vi är flera inblandade i projektet, kan vi göra filer tillgängliga så att alla de kommer åt materialet?... 10 Hur ska stora datafiler lagras?... 10 I vilket läge ska forskningsmaterial gå över till NLL:s arkiv?... 11 Hur kan datafiler skickas till andra på ett säkert sätt?... 11 Hur krypterar jag filer?... 11 Hur får jag krypteringsprogram installerat?... 12 Finns det mer material att läsa?... 12 PUBLICERINGSDATUM 2018-11-21 ANSVARIG Robert Lundqvist DOKUMENT-ID LGUTV-4-530 VERSION 5.0

Informerande dokument Information Sida 3 (12) Bakgrund I de flesta forskningsprojekt behandlas material innehållande uppgifter om patienter eller forskningspersoner. Material kan vara datafiler, annan elektronisk information eller uppgifter på papper. Det är viktigt att forskningsmaterial lagras på ett bra sätt, både i ett pågående forskningsprojekt och efteråt när projektet är avslutat. Målet är att forskningsmaterial ska: lagras på sätt som gör det enkelt för inblandade att arbeta tillsammans olika typer av material i ett givet projekt data, formulär, etikprövningsdokument, manus,, ska kunna lagras på ett och samma ställe lagras säkert så att uppgifter inte sprids till obehöriga vara lätta att bearbeta i projekten när de är igång vara begripliga och någorlunda lättillgängliga för andra än de som varit direkt inblandade i projekt så att användning av material senare möjliggörs Skälen till detta är bland annat följande: Behandling av forskningsmaterial ska kunna genomföras på ett rationellt och resurssnålt sätt, både i ett aktuellt projekt och i senare användning. Om lagring av forskningsmaterial inte görs på ett genomtänkt sätt kan frågor kring detta skapa osäkerhet för berörda forskare, och den osäkerheten kan vara onödig och ta fokus från den huvudsakliga uppgiften. Om lagring inte planeras och hanteras på ett systematiskt sätt kan hanteringen leda till onödig administration och leda till resurskrävande speciallösningar snarare än effektiva standardlösningar. De lagar och regelverk för hantering av forskningsmaterial där källan är personuppgifter ska förstås följas. För vem är detta dokument framtaget? Detta dokument riktar sig i första hand riktas till de som arbetar i forskningsprojekt, handledare samt till de som har i uppgift att stödja andra som ska arbeta i forskningsprojekt. PUBLICERINGSDATUM 2018-11-21 ANSVARIG Robert Lundqvist DOKUMENT-ID LGUTV-4-530 VERSION 5.0

Sida 4 (12) Roller Forskare/studiepersonal Registrator Arkivarie Ekonomer och ansvariga för projektuppföljning Vanliga delar i ett projekts livscykel Förarbete I många projekt ingår det att skriva projektplan ordna med etikprövning söka medel ansöka om uttag av data ansöka om behörighet att läsa journaler Alla dessa moment tar tid. Noggrannhet i de förberedande stegen brukar dock ofta göra arbetet effektivt, så både tid och möda kan sparas Iordningställande av data Ofta visar det sig att material måste bearbetas för att fås i användbart skick. Det kan handla om att städa bort fel i materialet, att konvertera uppgifter om tider till fungerande datumformat, skapa nya variabler eller annat som inte är direkt kopplat till analys. Det är också bra att tidigt börja med dokumentation av materialen, dvs att lägga in förklaringar av variabler och koder. Gör det inte tidigt görs det ofta inte alls. Många blir överraskade över att dessa steg tar så mycket tid och kraft. Analys Analyserna är ofta förhållandevis självskrivna, för de kan bestämmas av vilka slags variabler som ska analyseras. Det betyder dock inte att det behöver vara enkelt att utföra analyserna. Ett vanligt steg mellan iordningställande och analys är att skapa nya variabler. Det kan vara enkla omkodningar eller mer komplexa sätt att räkna tid mellan händelser. Oavsett vilket är det viktigt att det finns tydliga förklaringar av hur dessa variabler skapats. Presentation av resultat Oavsett om resultaten ska presenteras i skriftlig eller muntlig form omfattar detta steg i regel en hel del arbete. Valet av metod att presentera resultat är sällan självklart, och beror självklart på det sammanhang resultaten ska presenteras i. En artikel är ett format, en muntlig presentation ett annat. Ta inte PUBLICERINGSDATUM 2018-11-21 ANSVARIG Robert Lundqvist DOKUMENT-ID LGUTV-4-530 VERSION 5.0

Sida 5 (12) för givet att material i det ena formatet på ett enkelt sätt kan överföras till ett annat. Paketering och städning När allt är klart, dvs resultat är publicerade och projektet är avslutat finns det tre vägar för avslut: 1) Allt sparas hos forskare. Detta gäller förstås särskilt om det finns planer eller aningar om att material kan komma till användning senare. Då kan det handla om långtidsuppföljning, om att materialet ska bearbetas vidare av annan forskare/student eller liknande. 2) Allt sparas på plats i nätverket som skapats för att samla forskningsdata och annat material kopplat till forskningsprojekt. 3) Data och kringmaterial arkiveras. På ett sätt enkelt, säkert och en del av att tillgängliggöra material. Det innebär att man lämnar ifrån sig rätten att använda materialet, så ska man göra uppföljning på materialet måste ansökan om uttag göras hos arkivfunktionen. Innan något av detta blir aktuellt bör förstås materialet ställas i ordning. Överflödiga filer tas bort, förklarande textfiler sätts ihop, allt material samlas i en mappstruktur som går att förstå. Arkivering Om material ska arkiveras så tas kontakt med Regionarkivet. Vanliga typer av forskningsmaterial Data, exempel Journalhandlingar Mät- och testresultat Färdigställda beräkningar, tabeller, analyser, bearbetningar och texter Röntgenbilder Transkriberingar Kodböcker, nycklar och listor Ljud-, bild- och filmupptagningar Registerdata Nedskrivna intervjuer Rådata i databaser Arbetsunderlag, anteckningar Formulär med manuellt ifyllda patientuppgifter Datafiler Fältanteckningar och observationsprotokoll Dokument, exempel Projektplan Ljud- eller videofiler PUBLICERINGSDATUM 2018-11-21 ANSVARIG Robert Lundqvist DOKUMENT-ID LGUTV-4-530 VERSION 5.0

Sida 6 (12) Etikprövning: ansökan och godkänd ansökan Rekrytering av forskningspersoner Ekonomi och budget Patientinformation Kontrakt Samtycke Inköp av utrustning Enkäter Anställning av personal Rekvisition av data, ex SCB Formulär som använts för att samla in data Program/syntax Ett verktyg för att på ett tydligt sätt dokumentera de bearbetningar som görs i statistikprogram är att använda s k syntax 1. Dels ger det en spårbarhet, dels är det ett bra sätt att dokumentera vad som görs i materialen. Det finns flera bra källor för att lära sig mer om hur detta görs (1) Om syntax använts är det lämpligt att spara detta i särskilda filer, gärna i den mappstruktur som föreslås i artikel av Eloranta et al (2). Resultat Manus Rapporter Färdiga artiklar Vanliga sätt att lagra forskningsmaterial 1 I SPSS heter det uttryckligen syntax, i andra program som till exempel SAS pratar man om skript. PUBLICERINGSDATUM 2018-11-21 ANSVARIG Robert Lundqvist DOKUMENT-ID LGUTV-4-530 VERSION 5.0

Informerande dokument Information Sida 7 (12) Mina dokument på J: USB-minnen Mapp på N: Skrivbordslådorna Skåp i rummet Lokala arkiv på klinik/i korridor/i byggnad Regionarkivet Vanliga frågor Hur ska forskningsmaterial organiseras på lämpligt sätt En lämplig utgångspunkt är den struktur som beskrivs i en artikel av Eloranta et al (2), dvs fyra huvudmappar: Data Dokument Program/syntax Resultat I dessa huvudmappar kan sedan delmappar läggas upp efter tycke och smak. Projektet är inte avslutat, men jag skulle ändå vilja ha ett ställe att spara arbetsfiler på. Finns det något lämpligt sätt att ordna det? Målet bör vara att relevant material ska sparas på ett både säkert och tillgängligt sätt. Arbetsfiler kommer i de flesta fall inte att användas igen, men för säkerhets skull kan det vara bra att en del sådana filer sparas. Den största svårigheten torde vara dokumentationen: vad innehåller filerna i grova drag, vad betyder variabelnamnen? Ett sätt att lösa detta är att bygga upp en struktur på N: som är förberedd för lagring av material från ett färdigt projekt. I den struktur som föreslås i föregående punkt kan mappen Data få en undermapp Arbetsfiler. I den mappen bör också en readme-fil (gärna textfil) eller annan beskrivning läggas så att det går att se vad filen innehåller, vem som är ansvarig och liknande. En sådan struktur skulle alltså kunna byggas redan innan projektet är avslutat, och material och tillhörande dokumentation kan läggas dit vartefter projektet fortskrider. Rent praktiskt kan detta gå till på följande sätt: Du samlar ditt material i en mapp Mappen lägger du in en fil med förklarande text av vad den innehåller, vilket projekt materialet är kopplat till och korta förklaringar av filernas innehåll GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION Region Norrbotten lgutv-4-530 5.0 PUBLICERINGSDATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV 2018-11-21 Robert Lundqvist Robert Lundqvist

Sida 8 (12) Du meddelar Robert att du har material som ska sparas. Ange då även vad projektet handlar om så att det går att skapa begripligt namn. Då skapas sedan en mapp där du och Robert har tillgång med struktur i linje med förslaget i föregående punkt Den mappen kan du sedan använda för att spara annat material kopplat till projektet Jag har ett projekt där patientuppgifter ska samlas in. Måste jag anmäla projektet till någon? Nej, i dagsläget krävs inte någon anmälan. I mitt projekt kommer inte patientuppgifter att samlas in, men det kommer att finnas svar från anställda. Måste projektet anmälas till någon? Nej, i dagsläget krävs inte anmälan. Kan jag spara data på USB-minne? Det är förstås tekniskt möjligt, men inte särskilt lämpligt. Minnen går sönder, och de kan försvinna. Det görs inte heller någon backup, så händer något med innehållet eller om du gör misstag så kan det bli svårt att rekonstruera det som försvunnit. Det är alltså bättre är att spara material i nätverket. Kan jag spara material med personuppgifter i Mina dokument? Ja. De mapparna ska dels vara svåra att nå för andra, dels görs backup regelbundet, så det får betraktas som ett rätt säkert ställe att spara filer på. Hur slänger jag filer så att de säkert är borta? Det finns två sätt: 1) Släng den som vanligt och se till att tömma papperskorgen, det senare genom att stå med markören på papperskorgen och med högerknapp välja Töm papperskorgen. 2) Stå med markören på filnamnet, hålla in Shift-knapp på tangentbordet, klicka med högerknapp och välj Ta bort. Jag har en bärbar dator där jag utanför regionens nätverk ändå kan logga in på nätverket och komma åt Mina dokument och N:. Är det tillräckligt säkert för att bearbeta filer med personuppgifter? Ja. Kan jag ha personnummer på patientuppgifter i mina filer? Enligt personuppgiftslagen (PuL) och snart GDPR är behandling av personnummer särskilt reglerat. Huvudprincipen är: behövs personnummret för att utföra/säkerställa arbetsuppgiften, t ex säker identifiering m m? I så fall är GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION Region Norrbotten lgutv-4-530 5.0 PUBLICERINGSDATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV [Publiceringsdatum] Robert Lundqvist Robert Lundqvist

Sida 9 (12) det möjligt, men om det går att undvika är det förstås lämpligt att ta bort personnummer. I GDPR framhävs att pseudonymisering av personuppgifter ska användas så långt som möjligt. Hur göra pseudonymisering då? Det finns till exempel funktioner i SPSS för detta, vill du ha hjälp så meddela Robert Lundqvist. Måste filer med personuppgifter lösenordsskyddas? I skrivande stund är detta inte klart, men det ska redas ut. Tills vidare är beskedet att det inte behövs, men är det praktiskt hanterbart är det förstås lämpligt som extra skydd. Hur ska variabler namnges? Här finns det inga givna regler, men några vanliga rekommendationer är att göra det enkelt. Ett typiskt råd är att du ska använda gemener i namnen så att det inte blir problem i bearbetning och analys för att programmet skiljer på gemener och versaler. Fler råd finns i dokumentet Rekommendationer för namngivning av variabler i forskningsmaterial. Commented [RL4]: Lägg in länk Oavsett hur du sätter variabelnamn torde det vara viktigt att se till att antingen dessa namn eller etiketter ( labels ) för variablerna ges i klartext. Hur ska filer namnges? Detta är förstås en fråga om tycke och smak, men ett knep som många använder är att när nya filer skapas så sätts datum in som del av namnet. Det ger i slutändan många filer, men de flesta kan rensas bort och risken att det något allvarligt fel görs blir mindre. Det finns andra mer utarbetade förslag (3,4), men oavsett vilket sätt du väljer är det förstås en poäng att vara någorlunda konsekvent. Hur ska arbetet dokumenteras? En loggbok är en bra idé. Det kan vara en loggbok i form av anteckningsbok, eller så är det en elektronisk loggbok. Flera använder Microsoft OneNote. I loggboken ska du skriva så mycket som möjligt om vad du gör, men framförallt ändringar i datafiler: tillägg av nya variabler och hur dessa definierats, urval, Hur ska datafiler och variabler i dem dokumenteras? I de mappar där du lägger material, gärna oavsett om det är data eller andra slags dokument, lägg gärna in en enkel readme -fil, kan skapas med Anteckningar eller liknande program. Den får gärna vara en ren textfil för att det ska vara lätt att öppna i flera system och inte beroende av en viss version av Word eller motsvarande. I den filen kan du ge korta beskrivningar av mappens innehåll. Variabler och koder för dessa ska också dokumenteras, ett viktigt moment. Det finns flera hjälpmedel: GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION Region Norrbotten lgutv-4-530 5.0 PUBLICERINGSDATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV [Publiceringsdatum] Robert Lundqvist Robert Lundqvist

Sida 10 (12) För dig som använder SPSS finns flera funktioner inbyggda i programmet, se Analyze/Reports/Codebook För dig som använder Excel kan till exempel Colectica for Excel installeras som ger en tilläggsmeny i Excel. Detta tillägg kan du installera själv genom att gå till Insidan/IT Självservice/Beställning av applikation. Stöd i hur du använder dessa funktioner kan du få om du kontaktar Robert Lundqvist. Hur länge måste enkäter sparas? Enkelt svar finns inte just nu, det måste redas ut Räcker det med att pappersenkäter skannas in och sparas elektroniskt? Ja. Det bör dock vara så att pdf-filer sparas i s k PDF/A-format, men det torde vara standard vid inskanningen. Om osäkerhet uppstår, kolla med de som skannat in enkäterna. Vilka krav ställs på förvaring av pappersenkäter? Bra fråga, svar kommer. Vi är flera inblandade i projektet, kan vi göra filer tillgängliga så att alla de kommer åt materialet? Om alla inblandade är anställda inom regionen: ja. Lägg upp mappstruktur på N:, se Arbetsgrupper på N: som beskrivs på Insidan under IT Självservice. Om det finns inblandade som inte är anställda inom regionen så blir det svårare. Det kanske kommer att finnas sådana tjänster framöver, men i dagsläget får vi hålla oss till tillgängliga molntjänster. Där är det förstås viktigt att så få filer med personuppgifter som möjligt lagras, och när de måste läggas upp så ska de vara krypterade. De mapparna kommer anställda inom regionen åt direkt från dator i nätverket, men de kan även nås utifrån för den som kan ansluta till nätverket via VPN, se http://insidan.nll.se/service--stod/it-system-ochapplikationer/extern-atkomst-till-nlls-datanatverk/vpn/ Hur ska stora datafiler lagras? Om filer är så stora att det blir svårt att rymma dem i Mina dokument eller i mapp på N: så finns det två vägar som dessutom kan kombineras: 1) Komprimera filer 2) Få hjälp av Länsteknik med att ordna lagringsmedium som rymmer filerna GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION Region Norrbotten lgutv-4-530 5.0 PUBLICERINGSDATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV [Publiceringsdatum] Robert Lundqvist Robert Lundqvist

Sida 11 (12) I vilket läge ska forskningsmaterial gå över till NLL:s arkiv? I dagsläget kan digitalt material inte arkiveras hos regionarkivet, däremot kan enkäter eller pappersmaterial arkiveras där. Vid funderingar kring avslut i projekt där det finns anledning att spara sådant material, kontakta Regionarkivet. Hur kan datafiler skickas till andra på ett säkert sätt? Det finns två sätt som ofta fungerar bra: Din mottagare finns inom Region Norrbotten. Då kan du lägga fil i din mottagares mapp på N:\Filbrevlåda. Finns inte sådan mapp kan du skapa en. Där är det viktigt att båda parter är med på att detta är en tillfällig lagringsplats, så filer ska inte sparas där utan bara användas för att flytta filer. Om din mottagare inte är anställd inom regionen ska du kryptera fil innan du skickar den. När den är krypterad kan den skickas med e- post eller läggas upp på webbplats för filöverföring. Sådan kryptering kan antingen göras med externt program för detta eller direkt i SPSS. Det är förstås inte fel att kryptera filer som skickas till mottagare inom regionen heller. Hur krypterar jag filer? Det finns lite olika lösningar: Rena SPSS-filer kan krypteras i det programmet, och då kan mottagaren som fått lösenordet öppna den i SPSS på sin sida. Filer kan krypteras i externt program. I nätverket har vi några olika system du kan få installerade: o o o o AxCrypt version 1, verkar lite föråldrad men fungerar rätt intuitivt och tillförlitligt. Ett rent Windowsprogram, så mottagare med Mac kan inte öppna sådana filer AxCrypt version 2, ett annat gränssnitt som kanske inte är lika intuitivt men som verkar ha starkare kryptering. Här finns det versioner för både Windows- och Mac-datorer. 7-zip som kan användas för att både komprimera och kryptera. Här finns det versioner för både Windows och Mac. Det går också att lösenordsskydda Excel-filer direkt i Excel, men detta är inte kryptering och verkar inte uppfylla rimliga krav på säkerhet. Det är förstås ett visst skydd, så visst kan det användas internt. Vid filöverföring till andra utanför regionen bör dock kryptering göras. GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION Region Norrbotten lgutv-4-530 5.0 PUBLICERINGSDATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV [Publiceringsdatum] Robert Lundqvist Robert Lundqvist

Sida 12 (12) Hur får jag krypteringsprogram installerat? Handlar det om regiondator, gå till IT Självservice. För installation på annan dator, googla på namnet på krypteringsprogram så hittar du säkert flera länkar. Finns det mer material att läsa? (1) Collier J. Using SPSS syntax: a beginner's guide. Los Angeles: Sage; 2010. (2) Eloranta S, Johansson AL, Kristinsson SY, Andersson TM. Att strukturera och dokumentera forskningsprojekt. Läkartidningen 2013;110(8):416-419. (3) Long JS. The workflow of data analysis using Stata. : Stata Press; 2009. (4) Juul S. Take good care of your data. 2004. GÄLLER FÖR VERKSAMHET DOKUMENT-ID VERSION Region Norrbotten lgutv-4-530 5.0 PUBLICERINGSDATUM ANSVARIG UPPRÄTTAD AV [Publiceringsdatum] Robert Lundqvist Robert Lundqvist