Protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 13 Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 1-2016 Tid: kl 19.00 21.30 Plats: Klubbstugan Sävar Deltagare: (ordf), Marie (vice), (sekr), Karolina och Lars. Anmält förhinder: Per H Antecknas av: Justeras: Ordf. Agenda Nr/ Ärende Ansvarig Beslut/bilaga tid 1 Inledning och dagordning SN Dagordningen fastställs. Mycket av fokus av kvällens möte behöver ligga på årsmötet och dess förberedelser. 2 Incheckning (15 min) SN Karolina: jättetrevlig handbollskväll i lördags då handbolls-em invigs. Ett 70-tal ungdomar och ledare samlade i klubbstugan. Lars: julavslutning som var välbesökt och väldigt lyckad. Läger för de tre äldsta gymnastikgrupperna och hoppreparna (ca 60 st) den 3 januari. Har startat ytterligare en barngrupp. Arbetar på att få in nytt folk i styrelsen. Marie: har startat upp processen med Sävar IBF. Fotbollssektionen hade det senaste styrelsemötet den 22 december. Lågsäsong inom sektion senast. : handbollssäsongen i full gång med matcher varje helg. Handbollsläger för de yngsta under jullovet, för tredje året i rad. Åtta lag är anmälda till Sundsvall cup : Har deltagit i första spelarmötet med nya tränarna för division 5-laget. Känslan är mycket bra. Det finns goda förutsättningar för att det ska kunna blir riktigt bra. 3 Föregående protokoll (5 min) 4 Öppna aktiviteter (15 min) 5 Information (10 min) NB SN Alla Föregående protokoll fastställs. Styrelsen följer upp och uppdaterar öppna aktiviteter Styrelsen går också genom och följer upp alla de beslut som fattats under 2015 enligt beslutslogg. Besluten 2015 läggs därmed till handlingarna. RF riktlinjer för barn- och ungdomsidrott och olika specialidrottsförbund kommer med striktare riktlinjer för resultat vid cuper och annat. Kommer förmodligen att påverka oss i föreningen. får i uppdrag att informera mer om detta under möte senare i vår. NY AKT nr 1-2016
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 2 av 13 6 Ekonomi och kanslifunktionen (20 min) 7. Fastighetsförvaltning (10 min) Lars Marie Marie Per Handbollen har underskott i ett lags enskilda projekt efter året. Sektionsstyrelsen föreslår att underskottet balanseras som en fordran så att återbetalning kan ske under 2016. Styrelsen upplever att det fungerar väldigt bra med kansliet. Styrelsen uppdrar till att med Inge ta tag i de viktigaste åtgärderna för att få bättre budget- och prognosarbete under 2016. Det innebär bland annat att lägga in varje sektions budget i systemet innan 5 februari. NY AKT 2-16 Sektionernas budgetar ska vara Inge tillhanda senast den 7 februari. Dessa ska, jämte styrelsens budget, det vill säga föreningens budget, ska vara klar den 11 februari. Lars kollar med Inge. NY AKT 3-16. Vi behöver ha en ny kassör från och med årsmötet. Styrelsen sonderar namn för sådana, samt uppdrar till nomineringsgruppen att ta fram förslag till årsmötet. Vi behöver ta fram en rutin för kontant förskottsutbetalning. NY AKT 4-16. Vi behöver ta fram en attestordning där jävsförhållanden hanteras NY AKT 5-16. Styrelsen uppdrar till att slutföra avtalet med Sävar Sporttryck. Vi konstaterar att det nu, tack vare Per, finns en lösning för snöröjning och halkbekämpning. Därmed är denna vintersäsong hanterad. Vi behöver dock snart hitta en mer permanent lösning. 8. Ansökan om bidrag för anläggning multisport (10 min) 9. Sävar IBF (10 min) 10. Sektioner inom föreningen (10 min) Per H (vem tar detta?) Marie S och Marie Föreningen har genom Pers försorg tagit fram en projektplan och - ansökan för en ny multianläggning med kort konstgräs, där B-plan ligger. Den dimensioneras för att kunna spela 9-manna på längden och två 5-manna/handboll/innebandy/tennis på bredden. Den första ansökan har gått in till Landsbygdsfonden (via Jordbruksverket). Vi kommer också att söka från Idrottslyftet och kommunen. och Marie informerar om arbetet som fortskrider enligt plan. Kommunikationen kring processen finns beskriven i bloggen https://fusionsgruppen.wordpress.com/ Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att - Inrätta två nya sektioner för Innebandy respektive Korpen Motion. - Avsluta sektionen Ishockey och föra tillgångar till föreningsstyrelsens konto.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 3 av 13 Per uppdras att, i samråd med Bylund och Nyström, till styrelsemötet 14 februari ta fram ett förslag på namn på sektionen för Motionsidrott NY AKT 6-16 11. Årsmötet 2016 Förberedelser (30 min) Se AKT 57, Samt uppdatering i NY AKT 8 och 9-2016 KT, NB Årsmöte genomförs den 28 februari i Klubbstugan kl 18.00. En kallelse som annons går ut med Sävar Nytt i början av januari. Kallelsen ska även finnas ske senast tre veckor före mötet, dvs senast den 7 feb på hemsidan, samt anslås på Klubbstugan. ansvarar. Motioner från medlem ska inkomma senast 4 veckor innan årsmötet. Handlingar till årsmötet ska finnas tillgängliga på hemsidan minst 1 vecka före mötet. Det bör finnas några extra exemplar till årsmötet. ansvarar. Per och Karolina uppdras att ordna själva mötestillfället, dvs något inspirerande och lite mat. Vi upprättar Google-formulär för anmälan för att kunna beställa fika. ansvarar. ansvarar för den formella delen av årsmötet och att kallelse går ut i Sävar Nytt. Förslag till stadgeändringar samt uppdrag till nomineringsgruppen med uppdragsbeskrivningar ska beslutas av styrelsen den 18 jan. Övriga underlag nedan ska vara klara senast den 8 februari. Stadgeändringar. AKT 58-2015 Uppdragsbeskrivningar (där så behövs) samt specifika uppgifter för nomineringsgrupp (valberedning) inför årsmötet. Marie sammanställer förslag till uppdragsbeskrivningar för olika roller där så behövs. Senast 13 jan. AKT 59-2015 Styrelsens propositioner (förslag) till årsmötet Stadgeändringar (se ovan), - inklusive styrelsesammansättning Nya sektioner i föreningen (Korpen, Innebandy). - Styrelsens förslag. Syfte och innehåll. Korpen (Per), IB (Marie) - Stadgeändring () Styrelsens verksamhetsberättelse, samt återrapport utifrån revisorernas synpunkt 2014 () () Föreningens verksamhetsberättelse () Styrelsens förvaltningsberättelse och Revisorshandlingar (Lars) Föreningens och sektionernas styrelser (personer och ordf).
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 4 av 13 Revisorer, valberedning och ev ombud till möten. Ansvariga är nomineringsgruppen resp nuvarande ordf för sektionerna. Verksamhetsplan och budget för styrelsen och sektionerna - Styrelsen (; VP och Lars; Budget) - Sektionerna (resp ordf), Korpen (Per), Innebandy (Marie) - Föreningens samlade verksamhetsplan () Medlemsavgifter: Se akt 44 (Karolina) Frågor av större ekonomisk betydelse ansökan om bidrag till anläggningar? Underlag: Förslag rev stadgar Styrelsens arbete 2015 12 Styrelseplan och möten 2015-2016 (10 min) SN Nästa möte genomförs 14 februari kl 18.30-21.30 Årsmötet genomförs 28 februari. 13 Övriga frågor Inga sådana. 14 Utvärdering av mötet och avslut (5 min) Antecknas av : Bromark Sekreterare Justeras av: Norin Ordförande
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 5 av 13 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 18 jan 2016 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 4:15 Årshjul. Vi fångar upp besluten från det konstituerande mötet. Vi behöver arbeta vidare med årshjul för styrelsen, styrelseplan och mötesplan. Marie och ger förslag till detta (innehåll och teknik) till nästa möte. MS NB 13 jan Status (ny, pågår, klar) STÄNGD 15:15 Nomineringsgrupp Varje sektion ska utse en representant till en nomineringsgrupp. Representanten får inte vara en av ledamöterna i styrelse, för att kunna fungera som valberedning. PH 13 jan STÄNGD Handbollen har utsett Anna Sundkvist, Gymnastiken Annika Häggmark, Täfteå och Fotbollen Per Höglund. 17:15 Revision. Utarbeta förslag till nya riktlinjer för revision av föreningens verksamhet och ekonomi. Marie tar fram ett förslag som mejlas ut. 30:15 Ta fram förslag på avtal för fortsatta tjänster utvändig fastighetsskötsel med Sävar Holmöns församling. 31:15 Avtalen med Sävar Sport och reklamtryck och ICA Sävar behöver ses över. Per får uppdraget att återkomma till styrelsen med förslag på upplägg. 39:15 Strategi, värdegrund, varumärke och kommunikation. Arbetsplan inklusive tidsplan och finansiering för utvecklingsarbetet, med gemensam start från ungefär november. MS 14 feb Pågår PH 31 mar Pågår PH 31 mar Pågår NB, PH 28 feb Pågår 41-15 Likviditetsplan 2016. Lars uppdras att se över likviditeten i samverkan med Inge och Banken, samt att senast den 15 maj ha gett en styrsignal inför sommaren. Lars har därmed mandatet att också sälja av fonder som det så behövs. Styrelsen hålls informerad. Lars 15 maj 2016 Pågår 42:15. Projektet Koll på ekonomin Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster: - Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning - Utbildning av styrelsen i Sävar IKs ekonomi - Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning. Marie 31 mars Pågår
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 6 av 13 Viktigt att Inge ges möjlighet att komma med inspel och synpunkter. Marie eller Carina kontaktar Inge. Utbildningen ska genomföras senast i december. 43:15 Uthyrning av omklädningsrum till husvagnsgäster uppdras att utreda frågeställningar till årsmötet om Sävar IKs roll att hyra ut/upplåta omklädningsrum till förfogande för EU-migranter och/eller flyktingar. 16 nov 31 jan Pågår 44:15 Medlemsavgifter 2016. Styrelsen beslutar att till årsmötet 2016 föreslå att ta bort familjerabatten, samt att sänka den individuella medlemsavgiften till 250 kronor från och med 2016. Karolina bevakar det. Senast 31 jan. 45:15 Korpen. Per uppdras att genomföra ansökan enligt ovan, samt att till nästa ta fram vilka nödvändiga beslut som styrelsen och/eller årsmötet behöver fatta avseende att inrätta en Korpensektion i Sävar IK. 16 nov 46:15 Per och uppdras att ta fram ett förslag på en ansökan om investering av ny multiarena till B-plan till nästa styrelsemöte. Länsstyrelsen klar. Idrottslyftet och ansökan till kommunen kvarstår. 49:15 Årmöte. Lars uppdras att kontakta revisorerna och Inge för att klargöra processen fram till Årsmötet Karolina 31 jan Stängs PH NB 28 feb Pågår PH NB 31 mar Pågår LW 13 jan STÄNGD 50:15 SävarNytt/Redaktionsråd Per uppdras att ta frågan om PH 14 feb Pågår redaktionsråd till nomineringsgruppen. att uppdras att utforma uppdrag till redaktionsrådet till årsmötet. NB 51:15 Fastighetsgrupp: Publiceras på hemsida: Uppdrag till MS 14 feb Pågår fastighetsgruppen, kontaktuppgifter till fastighetsgruppen samt felanmälan i fastighetsfrågor 52:15 Fastighetsgrupp: Fotbollsektionen behöver komma in med PH 14 feb Pågår namn till fastighetsgrupp 53:15 Marie ser till att avtalet för städningen finns Inge tillhanda KT / MS 14 feb Pågår 54:15 Per uppdras att upphandla snöröjning och halkbekämpning för vintern 55:15 Marie uppdras snarast att reda ut juridiska förutsättningar för multiarena vid Skogsvallen och återkoppla till Per och Marie som har uppdraget att göra en ansökan. 56:15 Per uppdras att ta fram ansökan för en mulitarena vid Skogsvallen Ersätts av 46:15 57:15 Årsmöte genomförs den 28 februari i Klubbstugan prel kl 18.00. Kallelsen ska ske senast tre veckor före mötet, dvs senast den 7 feb (hemsidan, Sävar-Nytt samt anslås på Klubbstugan). Stadgeändring eller fråga om särskild betydelse ska anges i kallelse. PH 20 nov STÄNGD MS 10 dec STÄNGD PH 10 dec STÄNGD 8 feb STÄNGS i delar Överförs till AKT 8-16 och 9-16
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 7 av 13 ansvarar för den formella delen av årsmötet och att kallelse går ut i Sävar-Nytt. svarar för kallelse på hemsidan och klubbstugan Motioner från medlem ska inkomma senast 4 veckor innan årsmötet. Handlingar ska finnas tillgängliga minst 1 vecka före mötet. Per och Karolina uppdras att ordna själva mötestillfället, dvs något inspirerande och lite mat. Vi upprättar Google-formulär för anmälan för att kunna beställa fika. ansvarar. Per och Karolina Förslag till stadgeändringar samt uppdrag till nomineringsgruppen med uppdragsbeskrivningar ska beslutas av styrelsen den 18 jan. Övriga underlag nedan ska vara klara senast den 8 februari. Styrelsens propositioner (förslag) till årsmötet Stadgeändringar (se ovan), - inklusive styrelsesammansättning Nya sektioner i föreningen (Korpen, Innebandy). - Styrelsens förslag. Syfte/ innehåll. Korpen (Per), IB (Marie) - Stadgeändring () Styrelsens verksamhetsberättelse () Föreningens verksamhetsberättelse () (tillägg till akt) Styrelsens förvaltningsberättelse/revisorshandlingar (Lars) Återrapport revisorernas synpunkt 2014 () Föreningens och sektionernas styrelser (personer och ordf). Revisorer, valberedning och ev ombud till möten. Ansvariga är nomineringsgruppen resp nuvarande ordf för sektionerna. Verksamhetsplan och budget för styrelsen och sektionerna - Styrelsen (; VP och Lars; Budget) - Sektionerna (resp ordf), Korpen (Per), Innebandy (Marie) - Helheten verksamhetsplan () Nomineringsgruppen uppdras att till styrelsemöte 14 februari ta fram ett förslag på: föreningsstyrelse innehållande ordförande samt ledamöter, där varje sektion representeras av minst en ledamot till. Valberedning om X ledamöter med förankring i sektionerna Revisorer
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 8 av 13 Förslag på sektionsstyrelser tas fram av respektive ordförande samt av Per för Korpen och Marie för Innebandy. Medlemsavgifter: Se akt 44 (Karolina) Frågor av större ekonomisk betydelse? 58-15 Stadgeändringar. Förslag till stadgeändring ska behandlas på styrelsen den 18 jan. ansvarar. Klar 13 jan. 13 jan STÄNGD 59-15 Uppdragsbeskrivningar Marie 13 jan Pågår Nomineringsgrupp (valberedning); ska ge förslag på personer utifrån uppdrag från styrelsen. Marie sammanställer förslag till uppdragsbeskrivningar för olika roller där så behövs. Senast 13 jan 1-16 Information om RF riktlinjer för barn- och ungdomsidrott 31 NY och olika förbunds aktiva arbete för att leva upp till dem. mars 2-16 Utvärdera och justera årsmötesprocessen Marie 31 NY 3-16 Budget och prognos Styrelsen uppdrar till att med Inge ta tag i de viktigaste åtgärderna för att få bättre budget- och prognosarbete under 2016. Det innebär bland annat att lägga in varje sektions budget i systemet innan 5 februari. mars 5 feb NY 4-16 Sektionernas budgetar ska vara Inge tillhanda senast den 7 februari. Dessa ska, jämte styrelsens budget, det vill säga föreningens budget, ska vara klar den 11 februari. Lars kollar med Inge. Lars,, Per 7 feb NY 5-16 Vi behöver ta fram en rutin för kontakt förskottsutbetalning Kassör 30 april NY 6-16 Vi behöver ta fram en attestordning där jävsförhållanden hanteras Marie + Kassör 30 april NY 7-16 Per uppdras att, i samråd med Bylund och Nyström, till styrelsemötet 14 februari ta fram ett förslag på namn på sektionen för Motionsidrott 8:16 Årsmöte genomförs den 28 februari i Klubbstugan prel kl 18.00. Kallelsen ska ske senast tre veckor före mötet, dvs senast den 7 feb (hemsidan, Sävar-Nytt samt anslås på Klubbstugan?). Stadgeändring eller fråga om särskild betydelse ska anges i kallelse. svarar för kallelse och handlingar på hemsidan och klubbstugan. Handlingar ska finnas tillgängliga minst 1 vecka före mötet (hemsidan). Per och Karolina uppdras att ordna själva mötestillfället, dvs något inspirerande och lite mat. upprättar Googleformulär för anmälan för att kunna beställa fika. Per 13 feb NY Marie 8 feb Kompl. från AKT 57-15
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 9 av 13 Styrelsens propositioner (förslag) till årsmötet Stadgeändringar (se ovan), - inklusive styrelsens sammansättning Föreningens verksamhetsberättelse () (tillägg till akt) Styrelsens förvaltningsberättelse/revisorshandlingar (Lars) Verksamhetsplan och budget för styrelsen och sektionerna - Styrelsen (; VP och Lars; Budget) - Sektionerna (resp ordf), Korpen (Per), Innebandy (Marie) - Helheten verksamhetsplan () 9-16 Nomineringsgruppen genom Per får i uppdrag att till styrelsen den 24 feb och inför årsmötet föreslå: - Föreningsstyrelsen samt dess ordförande och kassör, - Sektionernas styrelser (ordf + 2 ledamöter) - Revisorer, - Valberedning Uppgifter om personer som vill avsluta sina uppdrag i resp sektionsstyrelse lämnas av sektionernas ordf till nomineringsgruppen. Förslag på nya ledamöter i sektionsstyrelser kan lämnas till nomineringsgruppen av respektive ordförande samt av Per för Korpen och Marie för Innebandy. Uppdragsbeskrivningar ska vara klara senast den 8 februari. Lars Lars PH MS NB PH LW NB PH MS Kompl från AKT 57-15
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 10 av 13 Bilaga 2 Beslutslogg ID Innebörd Ansvar Eventuell Referens uppföljning datum 1:15 Revisorernas rapport till årsmötet. Deras fyra förbättringspunkter beslutas att åtgärdas dessa för att kunna återrapportera till nästa årsmöte. Nov 2015! Akt satt 2:15 Styrelsens beslut ska framgå av protokoll som delges på hemsidan tillgängliga för föreningens medlemmar. 3:15 Stadgarna är inte uppdaterade. Till årsmöte ska styrelsen lägga fram reviderade stadgar. Nov 2015! Nov 2015! Akt satt 4:15 Föreningens huvudstyrelse benämns Sävar IKs styrelse eller enbart styrelsen. Detta ska ingå i reviderade stadgar. 5:15 är arbetsgivarföreträdare gentemot Inge. understödjer med framför allt fakta om arbetsgivarens åtaganden, avtal och regelverk. Nov 2015! Nej 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice. Marie Okt 2015 för uppföljning 7:15 Styrelsen beslutar att genomföra Broarna runt och uppdrar till Per att vidtar de åtgärder som behövs för att genomföra broarna runt. Per har därmed styrelsens mandat att kontakta sektionerna för att ta hjälp. Per Nej 8:15 Styrelseplan. Vi arbetar enligt bifogat förslag Varje möte Biläggs protokoll och agenda 9:15 Vice ordförande Marie Sandström väljs till vice ordförande för styrelsen. Nej 10:15 Styrelsens uppgift och arbetssätt fastställs. Oktober 11:15 Uppdatering 31 av stadgarna Delegation Sektionsstyrelserna delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt Bilaga till prot 2015-05-24 Hemsidan. Nej Styrelse 2015-05-24 Hemsidan.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 11 av 13 beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 12:15 Fastighetsansvarig Marie utses till styrelsens ansvarige och kontaktperson i fastighetsfrågor. 13: 2015 14: 2015 Uthyrningsansvarig Karolina tar över uppgiften som uthyrningsansvarig SävarCamp Beslutas att ta bort den avtalade administrativa avgiften som SävarCamp betalar till Sävar IK. 15:2015 Sävardagen Sävar IK går in i Sävardagen och betalar in anmälningsavgiften för det. 16:2015 Nomineringsgrupp Styrelsen utser Per Höglund, Anna Sundkvist och Lars Westman till Sävar IKs nomineringsgrupp. Nej Styrelse 2015-05-24 Hemsidan. Nej Styrelse 2015-05-24 Hemsidan. Lars Nej Nej Per Nov 2015 Komplettering 151116 Annika Häggmark, Täfteå ersätter Lars för Gymnastikens räkning. 17:2015 Umeå Föreningsråd Styrelsen beslutar att ansöka om medlemskap i Umeå Föreningsråd. 18:2015 Fastighetsgrupp inrättas med instruktion enligt protokoll 5:2015 19:15 Städning. Styrelsen beslutar om städning av lokaler och att uppdra åt Marie att upphandla städning: Lågsäsong (oktober mars) två gånger i månaden, med fokus på kontor, toaletter och kök. Högsäsong (april sept) en gång i veckan. Uppehåll under juli. Fotbollssektionen ansvarar för städning av omklädningsrum. 20:15 Korpen. Styrelsen beslutar att Sävar IK ska ansöka om medlemskap i Svenska motionsidrottsförbundet Korpen. 21:15 Samgående Sävar IBF Sävar IK. Sävar IK ska arbeta för en lösning som innebär en ny sektion för innebandy i full enighet med Sävar IBF, vilket innebär att verksamheten under 2016 ska övergå till Sävar IK., Marie och Hans Granholm uppdras att företräda Sävar IK i arbetet och att arbeta fram nödvändiga planer för detta. Arbetet avraporteras löpande vid styrelsemöten. 22:15 Styrelsen beslutar att vi från och med nu har en klubbgemensam overall. Nov 2015 Marie NEJ Marie Nov 2015 Per Per Jan 2016! Löpande vid styrelsemöten samt särskilt vid årsmötet Nej
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 12 av 13 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse Tidpunkt Aktivitetet Innehåll Anmärkning Mars efter årsmöte Styrelsemöte Konstituering Genomfördes 150322 Mars- april 20 april 2015 Juni 24 maj 2015 Styrelsemöte Styrelsemöte 24 aug Styrelsemöte Halvårsbokslut Arbetsmöte för att strukturera året, planera, fördela uppgifter Eventuell överlämning. Broarna runt Sävar IK-dagen Uppföljning vinteridrotterna. Rapport efter säsongen och läget inför nästa säsong. 5 oktober 18.30-21.30 Styrelsemöte Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. 16 november 18.30-21.30 Styrelsemöte Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Minst tre timmar Februari Styrelsemöte Bokslut för revision Handlingar till stämman. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning
Protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 13 av 13 2015-04-20 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna 26-28 Styrelsens uppgift är att Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av verksamheten. Styrelsens medlemmar företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2015 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.