Revisionskontoret Region Skåne Hjälpmedel Skåne - förstudie

Revisionskontoret Region Skåne Hjälpmedel Skåne - förstudie Capire Consulting AB Augusti 2017 Dag Boman Mari Månsson Pia Lidwall

Innehåll 1 SAMMANFATTNING 3 2 GRANSKNINGENS BAKGRUND, SYFTE OCH GENOMFÖRANDE 4 2.1 BAKGRUND OCH SYFTE 4 2.2 REVISIONSKRITERIER 4 2.3 UPPDRAGETS GENOMFÖRANDE 5 3 FÖRSTUDIEFRÅGOR 5 3.1 VILKET UPPDRAG OCH ANSVAR HAR DIVISION HJÄLPMEDEL SKÅNE? 5 3.2 UPPFÖLJNING OCH KONTROLL AV HJÄLPMEDELSFÖRSÖRJNINGEN 8 3.3 KOSTNADSMINSKANDE EFFEKTER 9 3.4 FÖRANKRING I SJUKVÅRDSFÖRVALTNINGARNA 10 3.5 FRAMTIDA UTMANINGAR INOM OMRÅDET 11 4 ÖVERGRIPANDE FRÅGESTÄLLNING 13 2

1 Sammanfattning Bakgrund och syfte I enlighet med fastställda revisionsplan har revisorerna i Region Skåne låtit genomföra en förstudie av Hjälpmedel Skåne. Förstudien har genomförts av Capire Consulting AB. Arbetet som har omfattat dokumentanalys och intervjuer har genomförts under perioden juni till och med augusti 2017. Syftet med förstudien är att göra en kartläggning av Hjälpmedel Skåne för att ge revisorerna ett underlag för att bedöma om en särskild granskning ska genomföras. Samlade iakttagelser Några av de centrala slutsatserna i förstudien är att många aktörer i Region Skåne liksom bland länets kommuner ser positivt på beslutet att konsolidera hjälpmedelshanteringen i Hjälpmedel Skåne. Faktorer som lyfts fram är bland annat att reformen förväntas ge en tydligare styrning utifrån hjälpmedel som en kärnverksamhet i sig. Positivt är också att bättre system för uppföljning och kontroll samt förskrivning/beställning nu införs. Målsättningar som angivits är betydande ekonomiska besparingar samt ökad patientsäkerhet genom större enhetlighet och utvecklat sortimentsarbete. Implementeringen under åren 2016 och hittills 2017 har dominerats av ett internt fokus såsom utformning och intrimning av ny organisation, anpassning och installation av system samt upphandling inom olika produktområden. Reformen har också inneburit att nya gränssnitt har skapats och behov att utveckla nya samverkansrutiner har uppstått. Det finns en osäkerhet om hur långt förankringen har gått i förvaltningarna och i förskrivarledet med åtföljande risker för att de uppsatta målen inte ska nås. Enskilda frågeställningar Vilket uppdrag och ansvar har division Hjälpmedel Skåne? Är dessa tydliga? Det är vår bedömning att Hjälpmedel Skånes uppdrag och ansvar är tydliga. Däremot kräver en effektiv hjälpmedelsverksamhet en fortlöpande samverkan mellan hjälpmedelsverksamheten och hälso- och sjukvården. Det är viktigt att rutiner för en sådan samverkan utvecklas. Har uppföljning och kontroll av hjälpmedelsförsörjningen förbättrats? Hur sker återrapportering till nämnden? Vår bedömning är att beslutet att samla Region Skånes hjälpmedel till Hjälpmedel Skåne kommer att medverka till en bättre kontroll och uppföljning både vad gäller ekonomi, sortiment och patientsäkerhet. Samtidigt har vi identifierat utvecklingsbehov vad gäller utveckling av nyckeltal för verksamheten samt återkommande rapportering till berörda nämnder och samverkansaktörer som beskriver utvecklingen inom de olika hjälpmedelsområdena. Har de önskade kostnadsminskande effekterna uppnåtts genom organisationsförändringen? Vår bedömning är att den genomförda organisationen har förutsättningar att leda till betydande kostnadsbesparingar i pris per produkt och i hanteringskostnader genom de åtgärder som vidtas av Hjälpmedel Skåne. Totalkostnaden för hjälpmedel styrs däremot främst av förskrivningsvolymen. Här pekar de flesta bedömningarna på att behoven kommer att fortsätta att öka. Vår bedömning är att det är oklart vilka kostnadsminskande effekter som kommer att uppnås och att området skulle tjäna på tydligare och mer transparenta analyser av de ekonomiska förutsättningarna både pris och volymmässigt. Det är angeläget att berörda organisationer i hälso- och sjukvården som förskriver hjälpmedel får tydliga underlag för att effektivisera hjälpmedelsförskrivningen. Potentialer torde även finnas i en strukturerad samverkan med kommunerna. Hur har sjukvårdsförvaltningarna uppfattat Hjälpmedel Skånes nya uppdrag och kommunicerat det i sina organisationer? Det har framkommit att för de hjälpmedelsområden som har omorganiserats har information gått ut till berörda förskrivare. Ett mer strategiskt utbyte mellan Hjälpmedel Skåne och sjukvårdsförvaltningarna har enligt vår bedömning än så länge inte kommit i gång i mer handfast form. Detta är angeläget för att uppnå de mål som angivits för en mer effektiv styrning av hjälpmedelsförskrivning. Enligt vår bedömning är det vidare angeläget med uppföljning och utvärdering av hjälpmedelsverksamheten både ur ett förskrivar- och brukarperspektiv. 3

Vilka framtida utmaningar finns inom området och hur hanteras dessa inom nämnden? I förstudien har det framgått att det finns utmaningar av både praktisk och strategisk karaktär. Vår bedömning är att det inom den nya organisationen finns goda förutsättningar att hantera de utmaningar som identifierats. Utvecklingen inom många områden är beroende av samverkan med andra aktörer i Region Skåne och länets kommuner. Vår bedömning är att god transparens i implementeringen av Hjälpmedel Skåne vore till stor nytta för den fortsatta utvecklingsprocessen. Viktigt är även att tydliggöra habiliterings- och hjälpmedelsnämndens styrning av Hjälpmedel Skåne på både lång och kort sikt. Övergripande bedömning och förslag Vår bedömning är att en särskild granskning av Hjälpmedel Skåne är befogad. En granskning bör med hänsyn till pågående implementeringsarbete ligga tidigast ett år fram i tiden. Bedömningen grundar sig på att hjälpmedelshanteringen i Region Skåne är väsentlig för berörda brukare, den har avsevärd ekonomisk omfattning och är strategiskt viktig i hälso- och sjukvården. Bildandet av Hjälpmedel Skåne i nuvarande form utgör en betydande förändring särskilt vad gäller medicinska behandlingshjälpmedel och läkemedelsnära produkter som tidigare organiserats inom hälsooch sjukvården. I förstudien har det framgått att implementerings- och förankringsarbete återstår. Likaså finns gränssnittsfrågor och samverkansrelationer som behöver få en fastare form. Området rör både habiliterings- och hjälpmedelsnämnden och hälso- och sjukvårdens nämnder samtidigt som formerna för återrapportering och strategiskt beslutsfattande och budgetering inte är klargjorda. 2 Granskningens bakgrund, syfte och genomförande 2.1 Bakgrund och syfte I november 2015 togs ett beslut om ett succesivt bildande av Hjälpmedel Skåne som är en av två divisioner inom förvaltning Habilitering och Hjälpmedel. Divisionen ansvarar för samtliga hjälpmedelsområden som idag finansieras av Region Skåne. Syftet med den nya organisationen var att genom tydligare uppföljning och kontroll samt ett strukturerat arbetssätt minska kostnaderna. Syftet med förstudien är att under 2017 göra en kartläggning av området. Förstudien ska således ge en fördjupning av detta väl avgränsade område för att ge revisorerna ett underlag för att bedöma om särskild granskning ska genomföras. Förstudien ska inriktas mot följande frågeställningar: 1. Vilket uppdrag och ansvar har division Hjälpmedel Skåne? Är dessa tydliga? 2. Har uppföljning och kontroll av hjälpmedelsförsörjningen förbättrats? Hur sker återrapportering till nämnden? 3. Har de önskade kostnadsminskande effekterna uppnåtts genom organisationsförändringen? 4. Hur har sjukvårdsförvaltningarna uppfattat Hjälpmedel Skånes nya uppdrag och kommunicerat det i sina organisationer? 5. Vilka framtida utmaningar finns inom området och hur hanteras dessa inom nämnden? 2.2 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna utgår ofta från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Nedanstående utgör revisionskriterierna för denna förstudie: Hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) Patientsäkerhetslagen (2010:659) Patientlagen (2014:821) Patientdatalagen (2008:355) Lagen (1993:584) om medicintekniska produkter Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4

Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2008:1) om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2009:6) om bedömningen av om en hälso- och sjukvårdsåtgärd kan utföras som egenvård Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 1997:14) om delegering av arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård och tandvård Region Skånes regelverk och lokala rutiner 2.3 Uppdragets genomförande Genomförandet av förstudien har omfattat analys av besluts- och uppföljningsdokument samt djupintervjuer med tjänstemän inom Region Skåne. Intervjuer har genomförts med representanter för Division Hjälpmedel Skåne, avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning, avdelningen för ekonomistyrning inom koncernkontoret samt förskrivare från en vårdcentral respektive en urologisk verksamhet. Även representanter för Kommunförbundet Skåne liksom Funktionsrätt Sverige (tidigare HSO Skåne Handikapporganisationernas Samarbetsorgan) har intervjuats. Förstudien har utförts av Capire Consulting AB under perioden juni till augusti 2017. Rapportens beskrivande avsnitt har varit föremål för faktagranskning från Hjälpmedel Skåne. Förstudien har genomförts av Dag Boman, uppdragsledare, Mari Månsson, specialist och tillika koordinatör samt Pia Lidwall, specialist. Kontaktperson från revisorskollegiet har varit Inger Åbonde och från revisionskontoret yrkesrevisor Åsa Nilsson som också är projektledare för förstudien. 3 Förstudiefrågor 3.1 Vilket uppdrag och ansvar har division Hjälpmedel Skåne? I detta avsnitt behandlas följande frågeställning: Vilket uppdrag och ansvar har division Hjälpmedel Skåne? Är dessa tydliga? Iakttagelser Beslut om ny organisation Beslut om ny organisation för Hjälpmedelsverksamheten togs i regionstyrelsen i november 2015 1 efter beredning av ärendet i Regionstyrelsens arbetsutskott 2. Regiondirektörens beslut 3 om en samlad hjälpmedelsverksamhet med start 1 januari 2016 inkluderade att ett uppdrag och genomförandeplan skulle upprättas samt att utredning av kostnadsansvar och förslag till budgetmässiga förändringar skulle genomföras. Bakgrunden till förändringen var att verksamheten för all hjälpmedelshantering i Region Skåne upplevdes som splittrad på en rad olika ansvarsområden. Det var även svårt att finna var ansvaret fanns för såväl uppföljning och kostnadsansvar som avtalsuppföljning och sortimentsarbete. Ett samlat ansvar ansågs även viktigt för att invånarna ska veta vart de ska vända sig med synpunkter och förbättringsförslag. Syftet med den nya organisationen var att genom tydligare uppföljning och kontroll samt ett strukturerat arbetssätt minska kostnaderna för hälso- och sjukvården i Region Skåne 4. Division Hjälpmedel Skånes uppdrag Hjälpmedelsfrågorna är samlade till Hjälpmedel Skåne med Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden (HHN) som ansvarig politisk nämnd. Hjälpmedel Skånes nya utökade uppdrag är att hantera, styra och 1 Regionstyrelsen 2015-11-05 2 Regionstyrelsens arbetsutskott 2015-11-03 3 Åtgärder med anledning av det ekonomiska läget 2015-11-09 4 Verksamhetsberättelse 2016, Habilitering- och hjälpmedelsnämnden 5

följa upp alla hjälpmedel och läkemedelsnära produkter som förskrivs till patienter i Skåne. Ansvaret omfattar sedan tidigare hjälpmedel inom områdena rörelsenedsättning, kommunikation och kognition. Detta ansvar avser patienter som är 19 år eller yngre. För patienter som är 20 år eller äldre delas ansvaret med kommunerna. Divisionen ansvarar dessutom för hjälpmedel till patienter i alla åldrar avseende: vissa medicinska behandlingshjälpmedel ortopedtekniska hjälpmedel läkemedelsnära produkter vissa kommunikationshjälpmedel synhjälpmedel elektriska rullstolar samt drivaggregat hörselhjälpmedel Av dessa ingår de tre första i det nya utökade uppdraget till Hjälpmedel Skåne. Verksamheten drivs vid fyra geografiska mottagningar samt tre tematiska enheter till vilka hör KommSyn Skåne, Datateket och DUMLE 5 (målgrupp personer i tidig utvecklingsfas). Organisation Division Hjälpmedel har organiserat sin verksamhet utifrån de två delarna Strategiskt hjälpmedelsarbete och Produktion hjälpmedel vars innebörd beskrivs nedan (se även nedanstående bild). Strategiskt hjälpmedelsarbete: Avtalsförvaltning, uppföljning, analys och rapportering per hjälpmedelsområde. Ständigt utvärdera befintligt sortiment, värdera nya produkter och system och fånga upp patienters synpunkter på hjälpmedel och förslag till utveckling. Produktion hjälpmedel: Förskrivning, anpassning och service, logistik. Tjänster inom ehälsa och IT. Enheten för strategiskt sortimentsarbete Sortimentsteam Regelverk, ehälsa och patientsäkerhet Strategiskt hjälpmedelsarbete Enheten för stöd och support Divisionschef Mikael Reingsdahl Ekonomi och controller Enheten för logistik Produktion hjälpmedel Enheten för kommunikation/ kognition/syn-it Enheten för förskrivningsstöd Enheten för anpassning och service Divisionen har vidare en stöd- och supportenhet med ansvar för kundservice, specialister för IT inköp registervård med mera. Division Hjälpmedel har som sin princip för organisationen att matcha det utökade uppdraget, att arbeta mer processorienterat samt att divisionen ska kunna erbjuda ett likvärdigt utbud i hela Skåne. Hjälpmedel Skånes nya uppdrag har medfört nya arbetsuppgifter inom det administrativa området och en utökning av antalet administrativa medarbetare. Antalet anställda omräknat till heltid (AoH) ökade under 2016 jämfört med tidigare år med 11 personer 6. Detta inkluderar ett utökat uppdrag inom service där en entreprenad har tagits hem. Divisionen har även anställt kundtjänstmedarbetare till Enheten för stöd och support och produktkoordinatorer till Enheten för strategiskt sortimentsarbete. Båda dessa yrkesgrupper var nya för förvaltningen. När det gäller vilka konkreta uppgifter, roller och ansvar som de olika enheterna har kan detta enligt vad vi fått beskrivet för oss vara föremål för enskilda medarbetares uppdrag eller gemensamt som exempelvis för produktkoordinatorerna inom strategiskt sortimentsarbete: 5 lokala hjälpmedelsmottagningar 5 DUMLE:s målgrupp är personer i tidig utvecklingsfas 6 Verksamhetsberättelse 2016, Habilitering- och hjälpmedelsnämnden 6

Avgränsning gentemot primärkommunerna I Skåne delar Region Skåne och kommunerna på ansvaret för hjälpmedel där individuellt förskrivna hjälpmedel är en integrerad del i den samlade vård- och rehabiliteringsprocessen. Fördelningen är gjord utifrån patientens ålder samt utifrån produkt. Detta innebär att det är definierat vilka olika produktområden, produktgrupper och produktundergrupper som respektive part har kostnadsansvar för. Kommunerna har ansvaret för hjälpmedel till personer från och med 20 år, med vissa undantag där Region Skåne har ansvar. Region Skåne har ansvar för hjälpmedel till personer upp till 20 år, samt för ovan beskrivna hjälpmedel oavsett personens ålder. Kostnadsansvaret för förbruknings- och sjukvårdsartiklar samt vissa medicinska behandlingshjälpmedel, det vill säga produkter som inte omfattas av läkemedelsförmånen och förskrivs enligt lagen om denna, är preciserat i en särskild överenskommelse. Hjälpmedelsguiden Skåne är gemensam för Region Skåne och kommunerna. Varje huvudman fattar, oberoende av varandra, beslut om att följa Hjälpmedelsguiden Skåne. Hjälpmedelsguiden Skåne omfattar grundläggande, gemensamma principer för ansvarsfördelning och samverkan inom hjälpmedelsområdet i Skåne. Målgruppen för Hjälpmedelsguiden Skåne är i första hand förskrivare och andra berörda yrkesprofessioner verksamma inom Region Skåne, kommunerna eller vårdenheter med avtal med någon av huvudmännen. För invånare finns information om hjälpmedel på 1177.se. I anslutning till avtalet om ansvarsfördelning och utveckling avseende hälso- och sjukvården i Skåne mellan Region Skåne och länets kommuner har gjorts överenskommelse om fyra prioriterade gemensamma utvecklingsområden. Ett av dessa avser utredning om förutsättningar för att samorganisera rehabilitering och hjälpmedelsförsörjning. Enligt avtalet ska en gemensam utredning avseende detta slutredovisas under år 2017. Synpunkter från intervjupersoner Hjälpmedel Skånes uppdrag uppfattas som tydligt av majoriteten av respondenterna som intervjuats i förstudien. Det ska dock poängteras att verksamheten har att ta hänsyn till ett flertal gränssnitt och samarbetsytor. Hit hör bland annat: Inköpsarbetet (Koncerninköp) Sortimentsarbetet (Avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning, bland annat avseende läkemedel och kunskapsstyrning) Medicinsk Service avseende viss apparatur för andningsstöd Samverkan med kommunerna som delvis upphandlar och inom vissa hjälpmedelsområden tillhandahåller samma produkter som Region Skåne till den vuxna befolkningen Intervjupersonerna vittnar om att det har förekommit en hel del diskussioner kring gränssnitten och samarbetsytorna, men att rollerna/arbetsfördelningen i all huvudsak har konsoliderats. Exempelvis sker samverkan med läkemedelsverksamheten, men det är enligt intervjupersonerna inte tydligt hur det långsiktigt ska struktureras. Det är vidare även oklart hur hälso- och sjukvårdens kunskapsstyrning och hjälpmedelsverksamheten ska samverka. Budget och uppdrag för medicinska behandlingshjälpmedel liksom läkemedelsnära produkter återfinns inom hälso- och sjukvårdens uppdrag och budget. I de delar där kostnadsansvar gäller är budgeten fördelad till sjukvårdsnämnderna/förvaltningarna. Det har mot den bakgrunden framkommit som en problematik att såväl HHN som Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN), samt i vissa fall även sjukvårdsnämnderna, har ett delat politiskt ansvar inom hjälpmedelsområdet. HHN har ansvaret för hjälpmedelsorganisationen medan nämnderna inom hälso- och sjukvården har ansvar för förskrivning och användning av hjälpmedel. Det förekommer därför enligt intervjupersonerna att vissa ärenden behöver gå upp i flera nämnder. Bedömning I förstudien har det framkommit att samtliga intervjuade ser positivt på att Region Skånes hantering av hjälpmedel har koncentrerats till Division Hjälpmedel Skåne. Divisionen betraktas i all huvudsak ha ett tydligt uppdrag och ett tydligt avgränsat ansvarsområde. Samtidigt uppger respondenter att de inte fullt ut har kännedom om Hjälpmedel Skåne och dess arbetssätt. 7

Det har även framkommit att den nya organisationen har skapat nya gränssnitt och att det finns behov av att utveckla tydligare rutiner för hur samverkan ska ske mellan Hjälpmedel Skåne och andra delar av Region Skåne. Det gäller framförallt i relationen med hälso- och sjukvården där det är Hälso- och sjukvårdsnämnden som ansvarar för uppdraget till hälso- och sjukvårdsförvaltningarna. Det är vår bedömning att Hjälpmedel Skånes uppdrag och dess ansvar är tydligt. Däremot kräver en effektiv hjälpmedelsverksamhet en fortlöpande samverkan mellan hjälpmedelsverksamheten och hälso- och sjukvården. Det är viktigt att rutiner för en sådan samverkan utvecklas. 3.2 Uppföljning och kontroll av hjälpmedelsförsörjningen I detta avsnitt behandlas följande frågeställning: Har uppföljning och kontroll av hjälpmedelsförsörjningen förbättrats? Hur sker återrapportering till nämnden? Iakttagelser Samlad styrning och kontroll Förbättrad uppföljning och kontroll av Region Skånes hantering av hjälpmedel är ett av de uttalade målen för den nya organisationen. Styrning och kontroll av medicinska behandlingshjälpmedel, läkemedelsnära produkter och ortopedtekniska hjälpmedel skedde vid avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning under HSN. Övrig hjälpmedelsverksamhet som omfattade rörelsehjälpmedel, hjälpmedel för kognition, kommunikation, hörsel- och dövhet samt synnedsättning och blindhet organiserades inom ramen för Habilitering och Hjälpmedel. Effekten av detta var att olika rutiner tillämpades, att parallellarbete förekom och att uppföljning och kostnadskontroll i många fall var otillräcklig. Styrning och kontroll har nu samlats till Hjälpmedel Skåne. Hjälpmedel Skåne tillämpar nu ett enhetligt verksamhetsstöd för hantering av hjälpmedel. Verksamhetsstödet omfattar leverantörsoberoende förskrivnings- och beställningsfunktioner, men också möjlighet att koppla beställningen till korrekt kostnadsställe och funktioner för uppföljning, statistik och analys. Funktionerna betjänar förutom Habilitering och Hjälpmedel samtliga hälso- och sjukvårdsförvaltningar och de kommuner i Skåne som valt att samverka med Region Skåne i dessa frågor. Formellt finns fortfarande ett uppföljningsansvar från HSN:s och driftledningsnämndernas sida vad gäller medicinska behandlingshjälpmedel, läkemedelsnära produkter och ortopedtekniska hjälpmedel eftersom dessa hjälpmedel finansieras via HSN eller omfattas av hälso- och sjukvårdsuppdraget till respektive sjukvårdsnämnd och ingår i deras budgetar. Återrapportering Beslut om bildandet av Hjälpmedel Skåne togs i regionstyrelsen i november 2015. Inget beslutsärende om bildandet av Hjälpmedel Skåne har tagits i HHN. Av beslutet i regionstyrelsen framgår att uppföljning ska ske i reguljär uppföljningsprocess. Återrapportering från Hjälpmedel Skåne till HHN sker i enlighet med den gängse struktur som tillämpas i Region Skåne genom månadsrapporter, delårsrapporter och årsberättelse. Återrapporteringen omfattar personal, ekonomi, tillgänglighet och produktion och vissa fastställda fokusområden. Hjälpmedel Skåne omfattas vidare av HHN:s plan för intern kontroll. Återrapportering sker också i löpande dialog med regiondirektören. För Hjälpmedel Skåne redovisas produktionen genom patienttid för tekniker och konsulenter samt ett internt produktivitetsmått kallad erbjuden tid. Målet är att 80 procent av patienterna ska erbjudas tid inom 30 dagar. Enligt vad som framkommit i förstudien sker tills vidare ingen återrapportering till HSN och sjukvårdsnämnderna. Implementering av den nya organisationen Implementeringen av den nya hjälpmedelsorganisationen sker stegvis enligt en plan som upprättats av Hjälpmedel Skåne. Implementeringsplanen omfattar uppföljningsaktiviteter som kopplats till HHN:s målfokus med tillgänglighet, nytta och kvalitet som ledord. Även flera miljömål är föremål för regelbunden avstämning. Uppföljning sker normalt tre gånger per år. Implementeringsplanen och dess förverkligande rapporteras inte till nämnden. 8

Synpunkter från intervjupersoner Bland de personer som intervjuats framkommer att det finns en hög förväntan att de system som nu börjar tillämpas ska ge goda förutsättningar för uppföljning och kontroll även inom de hjälpmedelsområden som hör till hälso- och sjukvården. Det framkommer även att de berörda aktörerna uppfattar att den större enhetlighet som uppnås ska medverka till ökad effektivitet och även medverka till en klok och säker förskrivning. Intervjupersonerna menar att det ännu är för tidigt att dra definitiva slutsatser att så har blivit fallet, men indikationerna från inkontinensområdet uppfattas som positiva. Bedömning Vår bedömning är att beslutet att samla Region Skånes hjälpmedel till Hjälpmedel Skåne bör medverka till en bättre kontroll och uppföljning både vad gäller ekonomi, sortiment och patientsäkerhet. Samtidigt har vi identifierat vissa utvecklingsbehov: Åtminstone årsvis bör hjälpmedelsrapporter sammanställas som beskriver utvecklingen inom de olika hjälpmedelsområdena totalt samt nedbrutet på respektive sjukvårdsförvaltning med uppgifter om förskrivna/beställda volymer, unika brukare/patienter, totalkostnader, följsamhet till rekommendationer, tillgänglighet för brukare samt ledtider (ledtider är särskilt viktiga till exempel när distributionen av hjälpmedlet ska synkroniseras med hemskrivning av en patient). Utöver ovanstående (följsamhet, ledtider och tillgänglighet) behöver nyckeltal tas fram som ett stöd för fortsatt effektiviseringsarbete (brukarnöjdhet, felleveranser, kassation, rekonditioneringsgrad, miljö mm). Implementeringen av Hjälpmedel Skåne och framåtskridandet gentemot formulerade mål och tidsplaner bör i högre grad rapporteras till nämnden. 3.3 Kostnadsminskande effekter I detta avsnitt behandlas följande frågeställning: Har de önskade kostnadsminskande effekterna uppnåtts genom organisationsförändringen? Iakttagelser Relativt omfattande besparingar omnämns i olika underlag, bland annat 50 80 Mkr inom området läkemedelsnära produkter. Ambitionen vid beslutet om den nya organisationen hösten 2015 var att nå vissa effekter redan 2017 7. Kostnadsminskningarna förväntas uppstå genom en kombination av åtgärder såsom upphandling och ett mer enhetligt sortiment, effektiviserad logistik och minskat dubbelarbete. Detta förväntas leda till lägre styckepriser och hanteringskostnader för hjälpmedlen. Tidsmässigt är förverkligandet av de identifierade potentialerna beroende på när gällande avtal löper och ny upphandling kan genomföras. Först ut bland de ansvarsområden som överförts till Hjälpmedel Skåne att hanteras i den nya arbetsformen är inkontinens. Det nya avtalet för inkontinensartiklar började gälla under vårvintern 2017. Hjälpmedel Skåne räknar här med en besparingseffekt med oförändrad volym om 7-8 Mkr på årsbasis. Näring/nutrition igångsätts den 1 oktober 2017 med en förväntad effekt om 4,8 Mkr under 2017 samt därefter 19 20 Mkr i årstakt vid oförändrad volym. Summa besparing 2019 när samtliga berörda avtal har förnyats beräknas uppgå till cirka 40 Mkr vid oförändrade volymer. Nettobesparingen med hänsyn till Hjälpmedel Skånes ökade kostnader beräknas vara cirka 30 Mkr 2019. Regionstyrelsen har under 2017 tillskjutit 5,8 Mkr till Habilitering och Hjälpmedel på helårsbasis för att finansiera den nya hjälpmedelsorganisationen. De ökade kostnader omfattar fler anställda samt inköp av IT-system. Från genomförda intervjuer har det framgått att det bedöms som svårt att värdera vilken faktisk kostnadsminskning som är realistisk med hänsyn till ökade behov bland befolkningen. Inom hjälpmedelsverksamhetens tidigare områden syns ökade priser samt ökat behov av hjälpmedel vilka driver kostnaderna uppåt. Åtgärder för att komma i ekonomisk balans inom dessa områden har bland annat varit höjning av vissa patientavgifter. 7 Ekonomiskt läge och kostnadsreducerande åtgärder - fortsatt uppdrag. Regionstyrelsen 2015-11-05 pt 18 9

Bedömning Vår bedömning är att den genomförda organisationen har förutsättningar att leda till betydande kostnadsbesparingar i pris per produkt och i hanteringskostnader genom de åtgärder som vidtas av Hjälpmedel Skåne. Totalkostnaden för hjälpmedel styrs däremot främst av förskrivningsvolymen. Här pekar de flesta bedömningarna på att behoven kommer att fortsätta att öka. Det finns även en effekt att tidigare hjälpmedel tenderar att ersättas av nyare och dyrare produkter. För att ytterligare stärka styrningen av hjälpmedlen bedömer vi att det strategiska samarbetet mellan vården (förskrivarna som i vissa områden kan röra sig om flera tusen personer) och hjälpmedelsverksamheten behöver fokuseras. En del av detta är en tydlig rapportering av fakta och analyser till vården. En ekonomisk potential torde även finnas i en strukturerad samverkan med kommunerna. Utifrån data från övriga landet bedömer vi att kommunernas och Region Skånes kostnader för hjälpmedel uppgår till en miljard årligen. Vår bedömning är att det är oklart vilka kostnadsminskande effekter som kommer att uppnås och att området skulle tjäna på tydligare och mer transparenta analyser av de ekonomiska förutsättningarna både pris och volymmässigt. Det är angeläget att berörda organisationer i hälso- och sjukvården som förskriver hjälpmedel får tydliga underlag för att effektivisera hjälpmedelsförskrivningen. 3.4 Förankring i sjukvårdsförvaltningarna I detta avsnitt behandlas följande frågeställning: Hur har sjukvårdsförvaltningarna uppfattat Hjälpmedel Skånes nya uppdrag och kommunicerat det i sina organisationer? Iakttagelser Hjälpmedel Skåne har publicerat Hjälpmedelsanvisningar på produktnivå på webbplatsen Vårdgivare Skåne. Den nya digitala lösningen för produktanvisningarna är mer lättillgänglig än tidigare och kan också användas av förskrivarna i dialogen med patienten om vilka hjälpmedel som Region Skåne kan erbjuda 8. Hjälpmedelsanvisningarna är beslutade i Region Skånes politiska instanser och förskrivare är skyldiga att följa hjälpmedelsanvisningarna. Hjälpmedelsanvisningar på produktnivå beskriver regelverket för hjälpmedel och läkemedelsnära produkter som kan förskrivas till patient. Hjälpmedelsanvisningarna riktar sig till förskrivare inom Region Skåne eller på vårdenheter som har avtal med Region Skåne samt andra berörda yrkesprofessioner. Anvisningarna omfattar för närvarande: Hörselnedsättning och dövhet Kommunikation och kognition Medicinsk behandling Ortopedteknik Rörelsenedsättning Synnedsättning På webbplatsen Vårdgivare Skåne återfinns även fortlöpande information från Hjälpmedel Skåne om införandet av nya hjälpmedelsområden som förskrivs till patient för användning i hemmet. Den som är förskrivare av hjälpmedel och läkemedelsnära produkter inom ovanstående hjälpmedelsområden uppmanas att regelbundet besöka sidan för att ta del av aktuell information. Ett redan implementerat hjälpmedelsområde är inkontinens. I den särskilda Inkontinensportalen återfinns information om hur förskrivare kan beställa förskrivningsbara inkontinenshjälpmedel, vilka regler som gäller, hur förskrivaren ska göra vid eventuell reklamation och vart de kan vända sig med frågor. Som hjälpmedelsområden under införande återfinns 9 : 8 Tertial 2, 2016 9 Uppgifter från webbplatsen Vårdgivare Skåne den 2017-08-24 10

Inhalation Speciallivsmedel och pump för enteral nutrition Diabetes I syfte att informera sjukvårdsförvaltningar, enheter och förskrivare om vilka regler och rutiner som gäller skickar Hjälpmedel Skåne ut månatliga informationsbrev till vårdförvaltningarnas ledningar. Iakttagelser från intervjuer Genomförda intervjuer visar att förvaltningscheferna uppges vara mycket positiva till organisationsförändringen och bildandet av Hjälpmedel Skåne. Respondenterna menar dock att det strategiska samarbetet mellan Hjälpmedel Skåne och förvaltningarna inte kommit igång. Exempelvis har förvaltningarna hittills, såvitt vi känner till, inte utsett kontaktpersoner utan stabscheferna har under augusti månad kallats till ett första informationsmöte. Förankringsarbete pågår i förskrivarleden och dessa personer är av uppfattningen att informationen gått fram gällande de nya systemen. Citat: Systemet är bättre och överblickbart och det blir mindre fel. Det framkommer att det är en omställningsperiod för att hantera de nya system som nu tillämpas. Från brukarsidan uppges att inga större förändringar har märkts av. Ingen utvärdering av Hjälpmedel Skånes verksamhet varken ur ett förskrivar- eller brukarperspektiv är gjord. Området näring som inleds i den nya arbetsformen i oktober beskrivs som syratestet gällande förankringsarbetet i förvaltningarna. Bedömning Det har framkommit att för de hjälpmedelsområden som har omorganiserats har information gått ut till berörda förskrivare. Information finns bland annat tillgänglig via webbplatsen Vårdgivare Skåne. Hjälpmedel Skåne har också en organisation som kan bistå de enskilda förskrivarna med rådgivning. Ett mer strategiskt utbyte mellan Hjälpmedel Skåne och sjukvårdsförvaltningarna har enligt vår bedömning än så länge inte kommit i gång i mer handfast form. Detta är angeläget för att uppnå de mål som angivits för en mer effektiv styrning av hjälpmedelsförskrivning. Enligt vår bedömning är det vidare angeläget med uppföljning och utvärdering av hjälpmedelsverksamheten både ur ett förskrivar- och brukarperspektiv. 3.5 Framtida utmaningar inom området I detta avsnitt behandlas följande frågeställning: Vilka framtida utmaningar finns inom området och hur hanteras dessa inom nämnden? Iakttagelser Division Hjälpmedel Skåne beskriver sitt uppdrag som bestående av två delar: Strategiskt hjälpmedelsarbete (utvecklings- och sortimentsarbete ur ett patientperspektiv) Produktion av hjälpmedel (att rätt hjälpmedel är på rätt plats vid rätt tillfälle genom smidig och säker förskrivning, logistik, anpassning av hjälpmedel, service med mera) Utmaningarna kan härledas ur dessa delar. Till det strategiska arbetet hör hantering av nya områden, nya produkter och nya tekniker som introduceras. Verktyg för ordnat införande av hjälpmedel på motsvarande sätt som sker för läkemedel är ett angeläget utvecklingsområde. Andra strategiska uppgifter som identifierats är att förstärka samspelet med hälso- och sjukvården både gentemot avdelningen för hälso- och sjukvårdsstyrning och med förvaltningarna. Möjligheten att skapa en effektiv och säker läkemedelshantering kräver att hjälpmedelshanteringen synkroniseras med det arbete som sker i förvaltningarna, inte minst bland de många förskrivarna. I intervjuer har det bland annat framförts att det är angeläget att det inte byggs upp parallella organisationer för kunskapsstyrning, sortimentsutveckling och ordnat införande av artiklar. I den andra huvuduppgiften har det framkommit som utmaningar att hinna med att utveckla de funktioner som önskas från verksamhetshåll. Önskemål finns om e-faktura vilket tillsvidare inte fungerar 11

fullt i det IT-stöd som används. Exempel på områden som finns i Hjälpmedel Skånes interna utvecklingsplan är: Öka tillgängligheten hos kundtjänsten Optimera lager och flöden Möta patienter på ett välkomnande sätt i telefon och reception Kvalitetssäkra utprovning och anpassning Vad vi har kunnat notera har habiliterings- och hjälpmedelsnämnden inte behandlat några explicita beslutsärenden avseende hjälpmedelsverksamhetens framtida utmaningar. Iakttagelser från intervjuerna I de intervjuer som genomförts framgår att det ses som angeläget att upprätthålla ett koncernperspektiv på Region Skånes samlade arbete med hjälpmedel. Den nya organisationen har potential till förbättrad styrning ner till enhetsnivå för ökad effektivitet och patientsäkerhet. En utmaning är därvid att aktivera förvaltningarna i ett sådant arbete i högre utsträckning än vad som hittills har skett. Som utmaning har även angivits det önskvärda att få till stånd ett förtydligat ansvar vad gäller HHN:s och HSN:s ansvar och roller och samspelet dem emellan. Arbetet med strategisk utveckling av hjälpmedelsområdet liksom sortimentsarbete behöver synkroniseras mellan Hjälpmedel Skåne och kunskapsstyrningsarbetet inom hälso- och sjukvården. Parallellorganisation för utvecklingsarbetet bör undvikas. Vissa intervjuade har pekat på att i ett scenario där mer av vården kommer att bedrivas i patientens hem och olika mellanvårdsformer kommer hjälpmedlens roll i patientens vårdkedja att bli än mer accentuerad. Som centrala frågor har även pekats på behovet att utveckla formerna för brukarmedverkan och brukarstyrning. Fokus behöver även läggas på hjälpmedelsverksamhetens personal- och kompetensförsörjning. Slutligen har framkommit att det finns en betydande potential i en ytterligare ökad samverkan mellan Region Skåne och kommunerna inom stora delar av hjälpmedelsförsörjningen. Behov finns också att förtydliga gränssnitt och kostnadsansvar på flera punkter i enlighet med samverkansavtalet mellan parterna. Bedömning I förstudien har det framgått att det finns utmaningar av både praktisk och strategisk karaktär. Vår bedömning är att det inom den nya organisationen finns goda förutsättningar att hantera de utmaningar som identifierats. Utvecklingen inom många områden är beroende av samverkan med andra aktörer i Region Skåne och länets kommuner. Vår bedömning är att god transparens i implementeringen av Hjälpmedel Skåne vore till stor nytta för den fortsatta utvecklingsprocessen. Viktigt är även att tydliggöra habiliterings- och hjälpmedelsnämndens styrning av Hjälpmedel Skåne på både lång och kort sikt. 12

4 Övergripande frågeställning Förstudien ska ge revisorerna ett underlag för att bedöma om särskild granskning ska genomföras av Hjälpmedel Skåne. Slutsatser Några av de centrala slutsatserna i förstudien är att många aktörer i Region Skåne liksom bland länets kommuner ser positivt på beslutet att konsolidera hjälpmedelshanteringen i Hjälpmedel Skåne. Faktorer som lyfts fram är bland annat att reformen förväntas ge en tydligare styrning utifrån hjälpmedel som en kärnverksamhet i sig samt att bättre system för uppföljning och kontroll liksom förskrivning/beställning nu införs. Målsättningar som angivits är även betydande ekonomiska besparingar samt ökad patientsäkerhet genom större enhetlighet och utvecklat sortimentsarbete. Implementeringen under åren 2016 och hittills 2017 har dominerats av ett internt fokus såsom utformning och intrimning av ny organisation, anpassning och installation av system samt upphandling inom olika produktområden. Reformen har också inneburit att nya gränssnitt har skapats och behov att utveckla nya samverkansrutiner har uppstått. Det finns en osäkerhet om hur långt förankringen har gått i förvaltningarna och i förskrivarledet med åtföljande risker för att de uppsatta målen inte ska nås. Sammanfattande bedömning och förslag Vår bedömning är att en särskild granskning av Hjälpmedel Skåne är befogad. En granskning bör med hänsyn till pågående implementeringsarbete ligga tidigast ett år fram i tiden. Bedömningen grundar sig på att hjälpmedelshanteringen i Region Skåne är väsentlig för berörda brukare, den har avsevärd ekonomisk omfattning och är strategiskt viktig i hälso- och sjukvården. Bildandet av Hjälpmedel Skåne i nuvarande form utgör en betydande förändring särskilt vad gäller medicinska behandlingshjälpmedel och läkemedelsnära produkter som tidigare organiserats inom hälsooch sjukvården. I förstudien har det framgått att implementerings- och förankringsarbete återstår. Likaså finns gränssnittsfrågor och samverkansrelationer som behöver få en fastare form. Området rör både habiliterings- och hjälpmedelsnämnden och hälso- och sjukvårdens nämnder samtidigt som formerna för återrapportering och strategiskt beslutsfattande och budgetering inte är klargjorda. 13