Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 Vitec Affärsområde Fastighet www.vitec.se/fastighet infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00
Innehållsförteckning Inledning... 4 Kontrakt... 4 Korttidskontrakt... 4 Uppsägning och förlängningstid... 4 Makulering av korttidskontrakt... 4 Makulera kontrakt tidigast antal dagar... 4 Fråga omfång eller inte... 5 Hämta kontrakt från marknadssystem... 6 E-signering med standardselektering... 8 BRF... 9 Lägenhetsförteckning... 9 Mäklarbild... 9 Medlemsförteckning... 9 Röstlängd... 10 Ny kolumn objektfliken... 10 Fakturering... 11 Ny flik på Redigera faktura... 11 Redigera Er och Vår referens på Direktfaktura... 12 Flera e-fakturor per ägare och bank... 13 Unika namn på fakturor som skickas via e-post... 13 Ägarens c/o adress i Svefaktura... 13 Krav... 14 Saldokorrigering... 14 Behörighet... 16 Behörighetsnivåer vid redigering av personregister... 16 Mallhjälp Wordmallar... 18 Redigera mappstruktur för Wordmallar... 19 Skilda behörigheter för att säga upp och makulera kontrakt... 20 Behörighet för förhandlingsunderlag... 21 Redovisning... 15 Bokföringsexporter... 15 Bokföringsexport till 3L Pro... 15 Tom XIF-fil skapas inte... 16 Justeringar i Raindance fakturafil 2... 16 Ny reskontraexport Å-data... 16 Rapporter... 21
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 Förhandlingsunderlag... 21 Kontraktsmallar och standardbrev... 22 Undermappar i listan för Kontraktsmallar och Standardbrev... 22 Bokmärken... 24 Smått och gott... 25 Kontrakt- och objektsdialoger öppnas snabbare... 25 Justerad kontrollfråga - Rensa personlig information... 25 3
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.64 april 2018 Inledning I version x.64 av Vitec Hyra har ett antal olika funktioner och förbättringar gjorts. Korttidskontrakt kan nu makuleras och det finns möjlighet att spärra för att makulera kontrakt bakåt i tiden. Förslag på kontrakt från marknadssystem kan numera hämtas upp direkt vid skapa kontrakt. Du kan nu strukturera Wordmallarna i en katalogstruktur och det finns några nya bokmärken. Ett antal nya behörigheter har införts. Slutligen har BRF-modulen förbättrats med bl a mer information i rapporter. Kontrakt Korttidskontrakt Uppsägning och förlängningstid När korttidskontrakt skapas sätts numera uppsägning/avvikande uppsägning/förlängning till 0 oavsett vad objekttypen föreslår. Makulering av korttidskontrakt Det går nu även att makulera korttidskontrakt. Det innebär att även alla kontrakt som har ett kommande uthyrt kontrakt även kan makuleras. Vi rekommenderar därför att ni ser över den nya inställningen under Alternativ-Kontrakt Tidigast makulering av kontrakt, antal dagar bakåt i tiden, se avsnittet nedan Makulering kontrakt tidigast antal dagar. Makulera kontrakt tidigast antal dagar Det finns nu möjlighet att spärra så att man inte kan makulerar gamla kontrakt av misstag. Under Inställningar-Alternativ Kontrakt kan man ange antal dagar bakåt i tiden som kontrakt kan makuleras. Om kontraktets fr o m datum ligger mer än angivet antal dagar bakåt i tiden, räknat från dagens datum, kommer inte makulering att medges. Blankt = ingen begränsning i tid. 4
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 Fråga omfång eller inte En inställning har införts under Inställningar-Alternativ-Kontrakt där man kan ange om man vill ha frågan om omfång vid koppling av under/huvudkontrakt. Default är denna ifylld för att beteendet ska bli som idag. Arbetar man inte med omfång bör man bocka ur denna för att slippa onödiga frågor. 5
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.64 april 2018 Hämta kontrakt från marknadssystem Om man via något av våra marknadssystem (Vitec Marknad eller OnLine) har tilldelat en sökande ett kontrakt, så kan man få förslag på den sökande/personen när man väljer nytt kontrakt på ett objekt. Man behöver alltså inte hämta upp personen/objektet från Menyn Kontrakt-Hämta kontrakt från Marknadssystem, utan man kan söka upp objektet via kontraktsfliken och klicka på nytt kontrakt. Så får man förslag enligt nedan bild och personen är kopplad. 6
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 Självklart kan man ta bort kopplingen om en annan hyresgäst ska registreras. När kontraktet väl skapas tas det också bort från listan över kontrakt från marknadssystem (oavsett om kontraktet skapas på den föreslagna personen eller någon annan). 7
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.64 april 2018 Hämta kontrakt från marknadssystem har också förändrats så att flera poster nu kan tas bort samtidigt. Man kan alltså markera flera rader i taget och sedan klicka på Ta bort. Vid rensning av personlig information rensas även information från marknadsimport. E-signering med standardselektering När elektronisk signering öppnas i Hyra via Verktyg -> Elektronisk signering, så är det nu ett standardurval innan signeringarna visas. 8
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 BRF Lägenhetsförteckning Behållning på inre fond (brf) och aktuellt kapitaltillskott visas nu på lägenhetsförteckning. Mäklarbild Behållning på inre fond(brf) visas nu på mäklarbilden. Medlemsförteckning Rapporten medlemsförteckning(brf) har utökats med lghnr enligt ekonomisk plan. Den visas inom parantes efter objektsnumret om det finns registrerat på objektet. 9
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.64 april 2018 Röstlängd Rapporten röstlängd (brf) har utökats med lghnr enligt ekonomisk plan. Den visas inom parantes efter objektsnumret om det finns registrerat på objektet. Ny kolumn objektfliken Inre fond (Brf) finns nu som valbar kolumn att lägga till på objektsfliken. 10
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 Fakturering Ny flik på Redigera faktura Det som handlar om Påminnelse/krav har fått en egen flik på Redigera faktura. 11
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.64 april 2018 Redigera Er och Vår referens på Direktfaktura Det går nu att redigera Er och Vår referens på en direktfaktura vid generell redigering av fakturor i reskontravyn. 12
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 Flera e-fakturor per ägare och bank Det går nu att lägga flera e-fakturor per ägare och bank på personer. För att registrera ny e-faktura krävs att ägare, bank eller identifiering skiljer sig från personens befintliga e-faktura. Unika namn på fakturor som skickas via e-post För att undvika att flera fakturor får samma filnamn så har namnet på fakturor som skickas via e-post ändrats så att de innehåller fakturanummer. Fakturor får filnamnet 'Faktura' + fakturnummer, t.ex. Faktura1000235. Påminnelser får namnet 'påminnelsefaktura' + fakturnummer, t.ex. påminnelsefaktura1000235. Ägarens c/o adress i Svefaktura Svefakturafilen har kompletterats med ägarens c/o-adress. Om man har c/o adress på ägaren hamnar värdet som en extra adressrad i filen. Exempel: <cac:address> <cbc:postbox>storgatan 100</cbc:Postbox> <cbc:streetname>vasagatan 999,STOCKHOLM</cbc:StreetName> <cbc:cityname>storstaden</cbc:cityname> 13
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.64 april 2018 <cbc:postalzone>88900</cbc:postalzone> <cac:addressline> <cbc:line>care Of</cbc:Line> </cac:addressline> </cac:address> Fastighetsbeteckning i BGC Invoice I BGC-filen och till Addoro skrivs nu fastighetens beteckning, inte namnet. Därmed hanteras BGC-filen på samma sätt som systemets egna utskrifter av faktura, påminnelse, avbetalning etc. Tidigare skrevs fastighetens namn med i filen första hand om det fanns på fastigheten, annars skrevs beteckningen. Nu är det alltså alltid beteckning som skrivs. Krav Saldokorrigering Saldokorrigeringen innehöll tidigare tre steg, där en summering gjordes i steg 2 och själva korrigeringarna i steg 3. Nu har steg två flyttats till en egen rapport under betalningsmenyn som visar betalningar på inkassofakturor. Den existerande guiden innehåller alltså fortfarande själva skapandet av nya korrigeringar. 14
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 Redovisning Bokföringsexporter Bokföringsexport till 3L Pro Inställningar avseende vad som ska exporteras (fakturor och dess betalningar, direktfakturor och dess betalningar) samt stoppdatum under Alternativ-bokföringsexport tillämpas nu även vid export till 3L Pro. Vad gäller stoppdatum går det också att göra avvikelse på ägare. Dessa inställningar har funnits sedan tidigare så om ni använder 3L Pro som exportformat är det viktigt att ni ser över så att dessa inställningar är satta som ni vill ha det. 15
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.64 april 2018 Tom XIF-fil skapas inte Om man hade inställningen att inte skriva nollverifikat och skapade en bokföringsexport av formatet XIF för flera ägare kunde en tom fil skapas för en ägare som enbart hade nollverifikat och ägaren innan i skapandet av filer hade verifikat. Det görs inte längre. Justeringar i Raindance fakturafil 2 För Bokföring-/reskontraexport formatet Raindance fakturafil 2 har det gjorts två förändringar i filen. 1. Exporteras nu koddelar enligt den längd som är angiven för varje koddel. 2. Momskoden kommer ut om den är angiven, annars momssatsen. Ny reskontraexport Å-data Nu finns det ett nytt exportformat till Å-data. Behörighet Behörighetsnivåer vid redigering av personregister Hanteringen av behörigheter för personregistret som används i Vitec Teknisk Förvaltning samt i Vitec Hyra har erhållit några nya inställningar. Behörighetsnivåerna som styr personregistret har flyttats och samlats på ett ställe under de gemensamma behörigheterna. 16
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 Förutom flytten av inställningarna in under det gemensamma behörighetsträdet har det lagts till ytterligare behörighetsnivåer som styr specifika delar vid redigering av personer. För enkelhetens skull beskrivs alla de delar som gäller personregistret nedan. - Lägga till personer: Denna behörighet ger rättighet till att skapa nya personer i registret. Kom ihåg att denna behörighet ger möjlighet att skapa nya personer men det krävs även rättigheter att redigera personnummer och redigera namn för att kunna skapa nya personer i registret. - Ta bort personer: Denna behörighet ger möjligheten att ta bort personer ur personregistret. - Visa personnummer: Denna behörighet ger tillgång till att se personnumret i registret. Rättigheten krävs för att kunna redigera personnummer. Rättigheten påverkar även vissa rapporter (se separat dokumentation om behörighetssystemet) - Redigera personnummer: Denna rättighet ger användaren möjlighet att skapa intressentnummer samt att redigera personnumret i registret. - Redigera namn: Denna behörighet ger användaren möjlighet att redigera namnet i personregistret. - Redigera kontaktinformation: Denna behörighet ger rättighet till användaren att redigera e- post, telefonnummer, mobil. - Redigera övrig kontaktinformation: Denna behörighet ger användaren rättighet att redigera övrig information på personkortet. Notifieringsval, kommunikationssätt, spärr för HLU mm. - Se noteringar: Denna behörighet styr synligheten av fliken med tidsstyrda noteringar i Vitec Hyra på personer. - Redigera noteringar: Denna behörighet ger användaren att redigera tidsstyrda noteringar på personer i Vitec Hyra. 17
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.64 april 2018 Mallhjälp Wordmallar Behörighet har lagts till för mallhjälpen för Wordmallar. Om ni använder Wordmallar måste denna behörighet slås på för dem som ska komma åt mallhjälpen. Mallhjälpen är också tillgänglig via Meny/Verktyg. 18
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 Redigera mappstruktur för Wordmallar Behörighet att lägga till, ta bort och byta namn på Wordmallar i dokumentarkivet, samt att lägga till, ta bort och byta namn på mappar som innehåller Wordmallar. 19
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.64 april 2018 Skilda behörigheter för att säga upp och makulera kontrakt Behörigheten att säga upp och att ta bort kontrakt har delats upp i två separata behörigheter. En behörighet för att säga upp kontrakt och en annan för att ta bort/makulera kontrakt. I samband med uppgraderingen kommer rollerna ärva behörigheten till de båda nya. Vill ni att någon användare/roll bara ska behörighet till den en behöver ansvarighet hos er justera det. 20
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 Behörighet för förhandlingsunderlag Nu finns en behörighet för att köra Förhandlingsunderlaget. Rapporter Förhandlingsunderlag Nu finns Förhandlingsunderlaget tillgängligt via menyn under Rapporter. Det finns även en separat behörighet för att köra rapporten, se under behörighet. 21
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.64 april 2018 Kontraktsmallar och standardbrev Undermappar i listan för Kontraktsmallar och Standardbrev Man kan nu strukturera Wordmallarna i en katalogstruktur genom att högerklicka och lägga till ny mapp. Det gäller för både listan för Kontraktsmallar och listan för Standardbrev. Har ni många mallar kan det vara bra att gruppera dem i undermappar. Du kan även byta namn på en mall eller en mapp. 22
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 23
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.64 april 2018 Bokmärken Nya bokmärken har lagts till. För ett kontrakt finns nu Avflyttningstyp, Inflyttningstyp och Uppsägningstyp samt Tabell_Kontrakt_Ovriga_Kontrakt som visar en tabell över samtliga kontrakt som delar hyresgäst med det aktuella kontraktet. För inloggad användare kan man ta ut hem-, mobil-, arbetstelefonnummer samt e-post. Loggan som är inlagt för en ägare finns också. Worddokumentet måste innehålla en bild med rubriken Agare_Logga för att loggan ska kunna läggas in. Loggan får samma storlek och placering som denna bild. För avgifter är det tillagt att man kan ta ut årsbelopp och periodbelopp, med eller utan moms, och även som tabell. 24
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.64 april 2018 Smått och gott Kontrakt- och objektsdialoger öppnas snabbare Vi har förbättrat så att dialogerna för att redigera kontrakt och objekt går nu snabbare att öppna. Justerad kontrollfråga - Rensa personlig information Ändrat kontroll vid rensning av personlig information så att ingen bekräftelse behövs vid uppdatering av t.o.m.-datum. Kontrollbekräftelse av angivet datum sker istället vid klick på Rensa. 25