Fördjupad uppföljning av tidigare granskning av kommunens fastighetsunderhåll

www.pwc.se Revisionsrapport Leif Karlsson Niklas Eriksson Fördjupad uppföljning av tidigare granskning av kommunens fastighetsunderhåll Åke Fläckman Juni 2015

Fördjupad uppföljning av tidigare granskning av kommunens fastighetsunderhåll Innehållsförteckning Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 1. Inledning...2 1.1. Bakgrund, revisionskriterier och revisionsfråga...2 1.2. Avgränsning...3 1.3. Metod...3 2. Verksamhetens förutsättningar...4 2.1. Nämndens styrning...4 2.1.1. Styrande dokument...4 2.2. Den kommunala verksamheten...5 2.2.1. Fastighetsgruppen...5 2.2.2. Fastighetsbestånd, underhållsplanering och budget...7 3. Granskningsresultat...9 3.1. sätt Fastighetsunderhållet styrs och samordnas på ett effektivt och tillräckligt...9 3.1.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011...9 3.1.2. Våra iakttagelser och kommentarer avseende granskningen 2015...9 3.2. Det finns underhållsplaner och de uppdateras kontinuerligt... 10 3.2.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011...10 3.2.2. Våra iakttagelser och kommentarer avseende granskningen 2015...10 3.3. Kritiska/väsentliga faktorer har beaktats i budgeteringen...11 3.3.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011... 11 3.3.2. Våra iakttagelser och kommentarer avseende granskningen 2015... 11 3.4. Det finns regler för redovisning av underhåll/komponentredovisning... 12 3.4.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011... 12 3.4.2. Våra iakttagelser och kommentarer avseende granskningen 2015... 12 3.5. Det finns en tillfredställande uppföljning av underhållskostnader... 13 3.5.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011... 13 3.5.2. Våra iakttagelser och kommentareravseende granskningen 2015... 13 3.6. Det finns en tillfredställande uppföljning enligt fastighetsstandard... 14 3.6.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011... 14 3.6.2. Våra iakttagelser och kommentarer avseende granskningen 2015... 14 Juni 2015

Sammanfattning och revisionell bedömning Som alla kommunens fysiska anläggningstillgångar kräver fastigheterna underhåll för att bevara sitt värde. Om underhållsnivån är otillräcklig kan detta leda till ett uppdämt behov av underhållsåtgärder som ackumuleras samt att investerings- och reinvesteringsbehovet måste tidigareläggas. Utifrån sin riskanalys 2015 har de förtroendevalda revisorerna i gett i uppdrag att genomföra en fördjupad uppföljning av granskningen beträffande kommunens fastighetsunderhåll från 2011. En del i uppdraget har varit att kontrollera huruvida åtgärdsrekommendationerna från 2011 har följts. Revisionsfrågan som granskningen skulle besvara är om Teknik- och fritidsnämnden säkerställt ett ändamålsenligt underhåll av kommunens fastigheter enligt god fastighetsekonomi? Vi konstaterar att Teknik- och fritidsnämnden har vidtagit aktiva åtgärder för att komma till rätta med flertalet av de revisionella bedömningarna och förbättringsiakttagelserna som framkom i revisorernas granskning 2011. Vår sammanfattade bedömning är att Teknik- och fritidsnämnden till i huvudsak har säkerställt ett ändamålsenligt underhåll av kommunens fastigheter enligt god fastighetsekonomi. I sitt fortsatta arbete gällande sin ledning, styrning och uppföljning av fastighetsgruppens verksamhet är vår bedömning att nämnden behöver: vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att kommunikationen inom kommunen, vid t.ex. markförsäljning, sker i god tid och med alla relevanta parter. följa upp och säkra att det finns tydliga riktlinjer för hur komplicerade omoch tillbyggnationer i gamla fastigheter ska beaktas i budget och planering. prioritera och kvalitetssäkra att det finns en tillfredställande uppföljning avseende driftarbete som utförs på entreprenad, för att säkra att skattemedlen används effektivt. följa upp och säkerställa att NKI (nöjd kund index) genomförs minst vart annat år för att veta vad externa hyresgäster och förvaltningarna anser om kvalitet och service avseende fastighetsförvaltning och drift. 1 av 15

1. Inledning 1.1. Bakgrund, revisionskriterier och revisionsfråga I kommunens balansräkning utgörs en stor del av tillgångsmassans värde av fastigheter. Som alla fysiska anläggningstillgångar kräver fastigheter underhåll för att bevara sitt värde. Om underhållsnivån är otillräcklig kan detta leda till ett uppdämt behov av underhållsåtgärder som ackumuleras samt att investerings- och reinvesteringsbehovet måste tidigareläggas. Således är det viktigt att kommunen har en ändamålsenlig organisation och rutiner för underhåll av dessa fastigheter. Ytterligare konsekvenser av ett eftersatt underhåll i fastighetsbeståndet är en försämrad standard vilket leder till sämre arbets- och brukarmiljö samt kritik och sanktioner från myndigheter. Utifrån sin riskanalys 2015 har de förtroendevalda revisorerna i gett i uppdrag att genomföra en fördjupad uppföljning av granskningen av kommunens fastighetsunderhåll från 2011. Som en del i uppdraget har även kontrollerat huruvida åtgärdsrekommendationerna från 2011 års granskning har följts. Revisionskriterier1: Kommunallagen (1991:900); god ekonomisk hushållning, Lagen (1997:614) om kommunal redovisning, Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer, och Kommunfullmäktiges direktiv, budget, m.m. Revisionsfråga: Har Teknik- och fritidsnämnden säkerställt ett ändamålsenligt underhåll av kommunens fastigheter enligt god fastighetsekonomi? Kontrollmål2: 1. Fastighetsunderhållet styrs och samordnas på ett effektivt och tillräckligt sätt. 2. Det finns underhållsplaner och de uppdateras kontinuerligt. 3. Kritiska/väsentliga faktorer har beaktats i budgeteringen. 4. Det finns regler för redovisning av underhåll/komponentredovisning. 5. Det finns en tillfredställande uppföljning av underhållskostnader. 6. Det finns en tillfredställande uppföljning enligt fastighetsstandard. Revisionskriterier utgörs av styrande och stödjande dokument (t.ex. lagtext, föreskrifter, policy, rutiner, beslut, etc.) och normer mot vilka tillfredställande efterlevnad bedöms. 1 Kontrollmål ska förstås som målbilder (påståenden) för tillfredställande tillstånd mot vilka observerade tillstånd jämförs och bedöms (bedömning sker även i relation till revisionskriterier). 2 2 av 15

1.2. Avgränsning Granskningen avser kommunens fastigheter och har avgränsats till ovanstående kontrollmål. 1.3. Metod Granskningen har genomförts med intervjuer (mars 2015) och genomgång av styrdokument, underhållsplaner, verksamhetsberättelser, etc. En sammanställning av underhållsplanerna har gjorts enligt plan, budgeterade kostnader samt verkligt nedlagda kostnader för underhåll. Sammanställningen har jämförts med statistik och branschnyckeltal för fastigheter. 3 av 15

2. Verksamhetens förutsättningar 2.1. Nämndens styrning 2.1.1. Styrande dokument Kommunfullmäktige har beslutat att ska arbeta med mål- och resultatstyrning utifrån ett koncernövergripande balanserat styrkort, samt utifrån de ekonomiska ramar som gäller för 2015. Utöver de övergripande balanserade styrkorten och de ekonomiska ramarna har nämnden att förhålla sig till det av kommunfullmäktiges antagna reglemente för teknik- och fritidsnämnden samt kommunens övergripande kvalitetsmål. Teknik- och fritidsnämnden beslutar om hur fullmäktiges mål ska formuleras för sin verksamhet i Verksamhetsplan 2015. Nämnden styr verksamheten genom ett för nämnden anpassat balanserat styrkort, som anger mål och mätetal för verksamheten. Dessa bryts i sin tur ned till aktiviteter. Den politiska styrningen redovisas i den av nämnden antagna verksamhetsplanen för 2015: Vision 2020 (KF) Bollnäs, möjligheternas kommun, har en hållbar utveckling med tillväxt och goda möjligheter till utbildning och arbete. Vi har ett jämställt och miljöanpassat samhälle präglat av trygghet, demokratiska värderingar, mångfald, upplevelser och framtidstro. Önskat läge (KF) Bollnäs, en tillväxtkommun för människor och natur med medborgare som aktivt utövar inflytande i sin närmiljö. Kommunövergripande Nämndens mål nyckelfaktorer (FK) Främja, bedriva och stimulera Medborgare God folkhälsa och engagerade medborgare. en jämställd fritidsverksamhet med bästa möjliga service. Underlätta tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning. Attraktiva och lättillgängliga park- och grönområden. Utveckling, välfärd och tillväxt Gator och vägar ska ha god framkomlighet. Anpassad infrastruktur, tillgång till högre utbildning och gott företagsklimat. Ekonomi God ekonomisk hushållning. Kommunen ska arbeta för hög trafiksäkerhet på kommunala gator och vägar. Gator, vägar, fastigheter skall underhållas så att deras tekniska och ekonomiska värde upprätthålls. Fastigheter och anläggningar ska användas effektivt och ändamålsenligt ur Mätetal för nämnden Minst 90 % av besökarna ska vara nöjda i våra besöksenkäter. Utföra minst 10 förbättringsåtgärder under året. Minst 75 % av svarande i en kundenkät ska vara nöjda med park- och grönområdens tillgänglighet, attraktivitet och funktionalitet. Minst 75 % av svarande ska vara nöjda i förvaltningens kundenkät. Minst 10 förbättringsåtgärder ur trafiksäkerhetssynpunkt ska genomföras årligen. Underhåll av gator enligt underhållsplan. Underhåll av fastigheter enligt underhållsplan. Minskad media förbrukning med minst 2 %. 4 av 15

energisynpunkt. Va-anläggningar ska optimeras utifrån miljömässiga och ekonomiska aspekter. Mängden ovidkommande vatten till reningsverk skall vara högst 20 kbm/km leding och dygn. Mängden ej debiterbart vatten ska vara högst 3,75 kbm/km ledning och dygn. Antal akuta läckor färre än snittet senaste 3 åren. Sanera minst 1 % av totala ledningslängden. Förvaltningen ska arbeta Minst 90 % av personalen ska, i Medarbetare utifrån ett hälsofrämjande den årliga medarbetarenkäten, Attraktiv arbetsgivare med förhållningssätt. vara nöjd med förvaltningen kompetenta och motiverade som arbetsgivare. medarbetare. Minst 90 % av personalen ska, i den årliga medarbetarenkäten, anse att chefen utövar ett hälsofrämjande ledarskap. Förvaltningen ska samverka Minst 10 nätverksträffar eller Arbetssätt och med föreningslivet och andra samarbetsfrågor med andra processer kommuner. kommuner. Delaktigt, effektivt och öppet Minst 10 nationella och arbetssätt. internationella evenemang. Anordna medborgardialoger Antal medborgardialoger varje varje år. år. De nämndsmål och mätetal som berör fastighetsunderhåll har fetmarkerats. Som en planerad aktivitet, med relevans för fastighetsunderhållet, framkommer i verksamhetsplanen för 2015 att förvaltningen ska arbeta utifrån och à-jour-hålla underhållsplanen för kommunens verksamhetslokaler. 2.2. Den kommunala verksamheten 2.2.1. Fastighetsgruppen Fastighetsgruppen är kommunens avdelning för lokaler och fastigheter och hade vid intervjutillfället sju medarbetare (en åttonde är på väg att rekryteras): 1 Fastighetschef (c:a 65 % och c:a 35 % som mark- och exploateringsingenjör), 2 fastighetsförvaltare, 1 byggledare (en projektledare ska rekryteras under 2015), 1 mark- och exploateringsingenjör, 1 brandskyddssamordnare, och 1 fastighetsassistent. 5 av 15

Fastighetsgruppen ansvarar för: ny-, till- och ombyggnad av kommunens fastigheter, förvaltning och underhåll av kommunens fastigheter, uthyrning av kontors-, affärs-, och industrilokaler samt kommunala verksamhetslokaler, kommunens lokalresursplanering (biträder förvaltningschef), köp och försäljning av fastigheter, och förvaltning och utredning av kommunens skog och mark Det har genomförts flera förändringar i fastighetsgruppens organisation sedan 2011. Idag finns det en internt rekryterad fastighetschef (tidigare mark- och exploateringsingenjör) som tillägnar ungefär 65 % sin arbetstid åt chefskap och resterande 35 % som mark- och exploateringsingenjör. Sedan förra granskningen har en tjänst som brandskyddssamordnare tillkommit och en tjänst som mark- och exploateringsingenjör har åter tillsatts efter ett kortare avbrott. Vidare kommer fastighetsgruppen under våren att förstärkas med ytterligare en fastighetsförvaltare. 6 av 15

2.2.2. Fastighetsbestånd, underhållsplanering och budget Följande uppgifter om kommunens underhåll av fastigheter har lämnats av förvaltningen. Planerat respektive löpande underhåll: År 2010 2011 2012 2013 2014 Uppgiven area BRA m2 240 984 240 000 239 000 239 000 239 000 Planerat underhåll kr/m2 39 50 60 70 80 Löpande underhåll kr/m2 52 57 67 79 81 Fastighetsgruppen förvaltar idag ca 230 000 BRA m2 lokaler. Jämfört med lokalytan som förvaltades och administrerades 2011 så har fastighetsbeståndet minskat. Naturbruksskolan Nytorp har varit det största försäljningsobjektet som tillsammans med ett antal andra mindre fastigheter, som tillsammans motsvarar c:a 10 000 kvadratmeter lokalyta. Det har sedan 2011 skett en förbättring avseende strategiskt tänkande kring fastighetsägande, liksom en ökad medvetenhet beträffande överytor och perifera fastigheter i fastighetsbeståndet. Det finns tecken på att det pågår ett tydligare arbete med fastighetsoptimering, med ökat fokus på eget ägda lokalytor. Kommersiella lokaler som i huvudsak finns på Heden (gamla psykiatrin) och Nyhedsbacken (gamla sjukhuset) är fortfarande kvar i kommunens ägo och utgör tillsammans c:a 70 000 m2 lokalyta. Kommunen har investerat i om-, till- och nybyggnationer för uppemot c:a 200 mnkr i båda sjukhusområdena. Vidare har Nyhedsbacken sedan förra granskningen byggts ut för friskolorna Lust och Lära och Hälsingegymnasiet. I dagsläget pågår det dock diskussioner om huruvida kommunen genom försäljning långsiktigt ska minska sitt ägande av kommersiella fastigheter. I relation till verksamhetsfastigheterna är kommunens innehav av kommersiella fastigheter relativt omfattande. Om det finns en seriös köpare kan kommunen tänka sig att sälja hela Hedenområdet, där det idag finns relativt stora lediga lokalytor. Det pågår för närvarande förhandlingar med Migrationsverket om att inrätta boendelägenheter i Heden, vilket skulle minska vakansgraden till 10 %. 7 av 15

Underhållskostnader och investeringsutgifter: År Planerat underhåll Investeringar 2010 2011 2012 2013 2014 Mkr 7,5 13,7 16 18,9 18,7 Mkr 70 63 12,6 26 22 Överfört till nästföljande budgetår Mkr 0,8 3,7 1,9 6,0 Underhållsplaner upprättas och uppdateras löpande när det sker tekniska förändringar i respektive fastighetsobjekt. Fastighetsgruppen har numera infört och implementerat fastighetssystemet Incit. Planerat underhåll som var nere på en mycket låg nivå 2011, ungefär 39 kr/m2, har succesivt ökat fram till 2015 och är innevarande budgetår 90 kr/m2. Underhållsplaneringen har förbättrats samtidigt som fördelningen mellan planerat och akut underhåll har förbättrats sedan granskningen 2011. Det är ett steg på vägen men det finns fortfarande ett omfattande eftersatt underhåll. Gärdesskolans A-del (lågdelen), som låg i malpåse 2011, kommer nu efter tre år att byggas om för ca 60 mnkr till en central 7-9 skola. I och med det beslutet kan högstadiet på Granbergsskolan flyttas till Gärdesskolan, vilket innebär att det endast blir en F-6 skola kvar på Granberg. Av de vakanta ytor som kommer att uppstå finns det planer på att verksamhetsanpassa dem för ny förskoleverksamhet. 8 av 15

3. Granskningsresultat 3.1. Fastighetsunderhållet styrs och samordnas på ett effektivt och tillräckligt sätt 3.1.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011 Vi hade inte motsvarande fråga vid föregående granskning, men kortfattat så bedömde vi att styrningen och samordningen av fastighetsunderhållet skedde på ett ineffektivt sätt. Vår bedömning grundades på att det inte fanns upprättade underhållsplaner vid tidpunkten likväl som planerat underhåll var på en mycket låg nivå. Dessutom fanns det ingen ordinarie fastighetschef på plats eftersom den tidigare fastighetschefen hade placerats i Stadshuset som lokalsamordnare. Teknisk chef vikarierade och täckte fastighetschefstjänsten. Det genomgående intrycket var att arbetet med fastighetsförvaltningen hade brister beträffande både ledning och långsiktig underhållsplanering. 3.1.2. Våra iakttagelser och kommentarer avseende granskningen 2015 Vid intervjuer har det framkommit att fastighetsgruppen försöker att samverka mellan de olika kommunala förvaltningarna för att skapa synergier och mervärden för kommunen som helhet. Inom Teknik-, service- och fritidsförvaltningen samordnar gatuenheten bl.a. asfaltering av fastighetsmark och gator/vägar intill de ny- och ombyggnationer som genomförs med ledning av fastighetsgruppen. Vi har även noterat från intervjuerna att fastighetgruppen, men även andra verksamheter i kommunen, tänker i banor av kommunkoncern snarare än avgränsat till den egna enheten. Dock finns det indikationer på att fastighetsgruppen ibland har svårigheter i att hantera samarbete med andra enheter och/eller aktörer när fastighetsguppens uppfattning skiljer sig mot andra som är involverade och/eller berörs av ett projekt. Från intervjuer har det framkommit att det finns vissa brister i kommunikationen vid mark- och fastighetsförsäljningar. Från intervjuerna har vi noterat att förvaltningen under 2014/2015 har reviderat sina interna rutiner i dokumentet Rutiner inom fastighetsgruppen. Dokumentet förtydligar roller och processer i relation till reglemente och delegationsordning, Genom intervjuerna har vi även uppfattat att fastighetsgruppens aktiviteter planeras in i en årscykelplanering. Det är för att säkerställa att uppgifter som behöver samordnas med andra delar av den kommunala verksamheten och privata aktörer ska kommuniceras och förberedas i tid. Vi ser det som positivt, och det ska framhållas, att förvaltningen har skapat förutsättningar för ett förändrat arbetssätt och synsätt avseende planerat underhåll. Sedan den senaste granskningen så har det skett en markant förändring som bådar gott inför framtida utmaningar som står inför inom fastighetsområdet. Samarbete med andra förvaltningar och bolag bedömer vi vara framsynt ur ett koncernperspektiv. 9 av 15

Revisionell bedömning Vår bedömning är att Teknik- och fritidsnämnden i huvudsak styr och samordnar fastighetsunderhållet på ett effektivt och tillräckligt sätt. Vi bedömer att nämnden behöver vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att kommunikationen inom kommunen, vid t.ex. markförsäljning, sker i god tid och med alla relevanta parter. 3.2. Det finns underhållsplaner och de uppdateras kontinuerligt 3.2.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011 Vid vår tidigare granskning noterade vi att det inte fanns upprättade underhållsplaner i ett anpassat datastöd för att kunna arbeta strukturerat och långsiktigt med planerat underhåll. Vi rekommenderade att rutiner för underhållsplanering skulle ses över och dokumenteras. Dessutom så lyfte vi fram betydelsen av att dåvarande problem med driftentreprenören skulle klaras ut och tydligöras mellan beställare och utförare. Bedömningen var att det också utgjorde en risk för att fastighetsgruppens personal likväl som upphandlad fastighetsdrift inte utnyttjades kostnadseffektivt. 3.2.2. Våra iakttagelser och kommentarer avseende granskningen 2015 Från intervjuer och från årsredovisningen för 2013 har det framkommit att fastighetsgruppen idag har ett IT-systemstöd till hjälp i underhållsplaneringen. Alla investeringar, kostnader och byggnadstekniska statushöjningar uppdateras vid förändringar och registreras i datastödet Incit som används för att ta fram kort- och långsiktiga underhållsplaner. Beträffande driftentreprenörer, både för fastigheter och för yttre skötsel/grönytor, så har vi från intervjuerna informerats om att det har funnits en del problem med entreprenören avseende yttre skötseln/grönytor. Däremot har avtalet med driftentreprenören för fastigheterna i huvudsak fungerat bra mellan parterna. Avtalen löper fram till augusti 2016, vilket innebär att verksamheten har utnyttjat ett avtal som har en löptid om 3 år med option 1+1 år. Under hösten 2015 är det dags att förbereda ett nytt upphandlingsunderlag för att bli klar med val av entreprenörer innan sommaren 2016. Vid intervjuer så uppfattade vi att det finns en planering för att behålla viss driftverksamhet i egen regi för att kunna jämföra kommunal drift och privat entreprenörsdrift. Ett motiv till att ta in en viss del av driften i egen regi är för att minska totala driftskostnader. Vi konstaterar att uppföljningen av avtal med driftentreprenörer har förbättrats mot tidigare. Även om det fortfarande finns brister i utförandet avseende yttre skötsel, relativt vad som har avtalats med entreprenören, så ser vi det som positivt att uppföljningen fungerar. Vi ser det även som positivt att nämnden inför kommande upphandling beaktar möjligheten och kostnadseffekten av att upphandla en mindre volym driftverksamhet och driva resterande drift i egen regi. 10 av 15

Revisionell bedömning Vår bedömning är att Teknik- och fritidsnämnden har säkerställt att det finns tillfredsställande rutiner för underhållsplaneringen, bl.a. genom implementeringen av ett datastöd för att prioritera arbetet mot att öka planerat underhåll i förhållande till akut/felavhjälpande underhåll. 3.3. Kritiska/väsentliga faktorer har beaktats i budgeteringen 3.3.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011 I granskningen 2011 framkom att underhållet av fastighetsbeståndet var eftersatt, även om beståndet delvis hade en godtagbar standard (kommersiella lokaler). Orsaken var att underhållsnivån hade sänkts flera år i rad. Vidare noterades att beslut om budgetförstärkning som fattades för 2011-2013 skulle motverka kapitalförstöring. Rekommendationen 2011 var att underhållsnivån bör öka ytterligare för att säkerställa god ekonomisk hushållning och undvika risk för ännu mer kapitalförstöring i fastighetsbeståndet. I granskingen noterades att minskande elevtal i skolan kombinerat med etableringen av friskolor utgjorde en stor utmaning med hänsyn till framtida lokalutnyttjande. 3.3.2. Våra iakttagelser och kommentarer avseende granskningen 2015 I intervjuer har det framkommit att fastighetsgruppen sedan något år tillbaka har som målsättning att minska fastighetsbeståndet för att kunna dra ner på löpande underhållskostnader. De intervjuade informerade oss om att det har växt fram en fastighetsstrategisk plan för att sälja av perifera och enskilt belägna fastigheter som inte ingår i kommunens långsiktiga ägande. Gruppen har sedan år 2000 en fastighetsförsäljningslista som uppdateras löpande och redovisas för kommunstyrelsen två gånger om året. Vi har även noterat från underlagen att nivån för planerade underhållsåtgärder har höjts årligen från 2011 upp till dagens nivå på 90 kr/m2. Men från intervjuerna uppfattar vi att det fortfarande finns stora utmaningar. Ett exempel är Höghammargymnasiet som radikalt har fått ett minskat elevantal sedan kommunerna ute i landet påbörjade arbetet med att skapa egna gymnasiesärskoleplatser, istället för att placera elever i Bollnäs. För närvarande är det hög vakansgrad i fastigheterna och det pågår ett arbete med att hitta alternativ verksamhet för att fylla de tomma lokalytorna. Från intervjuerna har vi noterat att det finns en markstrategi som går ut på att kommunen alltid ska ha bytesbar mark. Syftet med markinnehavet är att kommunen ska kunna växla sin mark mot strategiskt viktig (och ofta mer central) mark som ägs av privata aktörer. Från intervjuerna har vi uppmärksammats om det specifika investeringsprojektet I samband med ombyggnationen av Kulturhuset har vi noterat vid intervju att det har funnits kommunikations- och språkförbistring om vad som ingått i den ursprungliga investeringsbudgeten (kommunen hade sökt EU-bidrag på 15,5 mnkr 11 av 15

men fick avslag). Projektet var komplicerat eftersom det involverade både ombyggnation och tillbyggnad av en gammal fastighet. Vidare har det framkommit att förändringar och ökade projektkostnader under projektets gång har blivit en hämsko som påverkat förtroendet för fastighetsgruppen. I sammanhanget bör nämnas att dåvarande fastighetschef påtalade att det fanns en osäkerhetsfaktor (30 %) i kalkylen. Dessutom ökade byggprisindex med 20 % under projekterings- och byggtiden. Vår uppfattning är att problemen i fallet Kulturhuset (invigt 2010) har skapat frågetecken avseende vad som bedöms som eftersatt underhåll och vad som skulle bedömmas som investeringar. För att motverka liknande händelser i framtida omoch tillbyggnationer i gamla och nedslitna fastigheter är det viktigt att projektering och grundkalkyl räknas upp efter förändrat byggprisindex tillsammans med en tilltagen reserv för ÄTA-arbeten (ändrings, tilläggs- och avgående arbeten), c:a 1215 %. Det finns numer ett byggprocessdokument som reglerar arbetet med ombyggnad och nyinvesteringar (beslut i kommunfullmäktige 2011). Revisionell bedömning Vår bedömning är att Teknik- och fritidsnämnden i huvudsak har säkerställt att kritiska och väsentliga faktorer beaktas i budgeteringen avseende fastighetsförvaltning och drift. Vi bedömer att nämnden också fortsättningsvis efterföljer riktlinjerna i byggprocessen. 3.4. Det finns regler för redovisning av underhåll/komponentredovisning 3.4.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011 I granskningen 2011 noterades att kommunstyrelsen hade kompletterat kommunens investeringsreglemente 2010 med styrande principer för avskrivning av fastigheter. Dock saknades det riktlinjer för vad som ska redovisas som underhåll respektive investeringar vid ombyggnationer. En rekommendation i granskningen 2011 var att kommunen omgående skulle fastställa redovisningsregler och praxis för underhållskostnader respektive investeringsutgifter vid större ombyggnationer. 3.4.2. Våra iakttagelser och kommentarer avseende granskningen 2015 Från intervjuerna framkom att förvaltningen har påbörjat ett arbete med att införa komponentredovisning i kommunen. Tekniska chefen och två ekonomer ska inom kort (räknat från intervjutillfället i mars 2015) delta i en utbildning kring komponentredovisning. Från intervjuerna noterade vi att det fortfarande finns mycket arbete kvar att göra innan förvaltningen är redo att införa komponentredovisning3. Målsättningen, Det svåra beslutsmomentet med att förändra från tidigare mer eller mindre kollektiva avskrivningar (när det mesta som investerades lades på byggnadens huvudavskrivningstid 33 eller 50 år) till komponentavskrivningar, är att välja vilka och hur många komponenter som ska användas. 3 12 av 15

enligt tekniska chefen, är att kommunen har gått över till komponentredovisning 2016. Vi kan i skrivande stund inte göra en bedömning avseende om den kommande komponentredovisningen är tillfredställande, eftersom den inte har införts. Vi konstaterar att det finns ett gällande regelverk sedan 2010, med brister som vi påtalade vid den tidigare granskningen, som gäller fram tills att det ersätts med nya förändrade investeringsprinciper (övergång till komponentredovisning). Vi ser det dock som positivt att arbetet med övergång till komponentredovisning har kommit igång. Revisionell bedömning Vår bedömning är att nämnden behöver säkerställa att fastighetsgruppen efterlever god redovisningssed gällande komponentredovisning. 3.5. Det finns en tillfredställande uppföljning av underhållskostnader 3.5.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011 I granskningen 2011 framkom att hade kvalitetsbrister i sina underhållsplaner, vilket medförde korrelationsproblem mellan underhållsplanerna och budgetprocessen. Rekommendationen 2011 var att en underhållsplan ska läggas till grund för tilldelning av den ekonomiska ramen för planerat underhåll och att budget följs upp mot planen. 3.5.2. Våra iakttagelser och kommentareravseende granskningen 2015 Från intervjuerna framkom att fastighetsgruppen har för avsikt att arbeta kontinuerligt med uppföljningar och utvärderingar av entreprenörernas produktion/leverans. Det görs till viss del genom att ta stickprov och genomföra besiktningar för att säkerställa att entreprenörerna lever upp till avtalen och att kommunen får vad den betalar för. Dock framkom det vid intervjuerna att fastighetsgruppen för närvarande är (vid intervjutillfället) underbemannad, vilket har lett till att uppföljande verksamhet som skulle ske ute på fältet har påverkats. Vi ser det som positivt att rutinerna för uppföljning har utvecklats sedan den förra granskningen 2011. Däremot är det vissa svårigheter att klara uppföljning och kvalitetssäkring, särskilt avseende yttre skötsel, eftersom det har funnits och fortfarande finns problem med nuvarande entreprenör. Revisionell bedömning Vår bedömning är att Teknik- och fritidsnämnden delvis har säkerställt att det finns en tillfredställande uppföljning av underhållskostnaderna. Antalet komponenter har betydelse eftersom det kräver en löpande administration, exempelvis när enskilda komponenter byts ut och ersätts med nya komponenter. Den gamla komponenten ska nedskrivas och utrangeras vilket troligtvis kommer att öka administrativ hantering jämfört med tidigare. 13 av 15

Vi bedömer att nämnden behöver prioritera och kvalitetssäkra att det finns en tillfredställande uppföljning avseende driftarbete som utförs på entreprenad, för att säkra att skattemedlen används effektivt. 3.6. Det finns en tillfredställande uppföljning enligt fastighetsstandard 3.6.1. Iakttagelser och bedömning från granskningen 2011 I granskningen 2011 framkom att inte genomförde några regelmässiga egenkontroller av sina fastigheter i form av s.k. statusbesiktningar. I granskningen ansågs avsaknaden av uppföljning med t.ex. Nöjd Kund Index (NKI) som ett utvecklingsområde och bedömningen var att kommunen minst en gång om året borde genomföra en undersökning bland hyresgästerna. 3.6.2. Våra iakttagelser och kommentarer avseende granskningen 2015 Från intervjuerna framkom att statusbesiktningar har genomförts av alla eget ägda fastigheter. Alla investeringar, kostnader och byggnadstekniska statushöjningar uppdateras vid förändringar och registreras i förvaltningens IT-stöd (Incit) som används för att ta fram kort- och långsiktiga underhållsplaner. I årsredovisningen för 2013 noterade vi att kostsamma fasad- och takreparationer har vidtagits på Heden och Nyhedsbacken efter att takläckage hade upptäckts. Fastighetschefen har bekräftat vid vår intervju att det är högsta prioritet att i första hand åtgärda tak och fasader i fastigheter som har ett omfattande eftersatt underhåll. I det förbättringsarbete som har genomförts sedan förra granskningen har förvaltningen tagit fram ett dokument som kallas Byggprocessen. Dokumentet har fungerat som ett stöd och skapat en bättre planering och uppföljning av ekonomi i byggprojekt. Dessutom skapar det ett mervärde för både kund/hyresgäst och för politisk ansvariga i Teknik- fritidsnämnden. Vi ser det som positivt att det har genomförts statusbesiktningar av alla fastigheter som sedan har registrerats i det nya underhållsprogrammet Incit. Revisionell bedömning Vår bedömning är att Teknik- och fritidsnämnden i huvudsak har säkerställt uppföljning avseende fastighetsstandard. Vi bedömer att nämnden behöver följa upp och säkerställa att NKI (nöjd kund index) genomförs minst vart annat år för att veta vad externa hyresgäster och interna hyresgäster/förvaltningar anser om kvalitet och service avseende fastighetsförvaltning och drift. 14 av 15

2015-06-10 Leif Karlsson Micaela Hedin Projektledare Uppdragsledare 15 av 15