KALLELSE TILL STÄMMA FÖR OLSGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING I VELLINGE ONSDAGEN DEN 22 mars 2017, KL. 19.00 Framtidskompassen, Vellinge Ingång från Stora Grönegatan Välkomna! Styrelsen för Olsgårdens Samfällighetsförening
OLSGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Kallelse till ordinarie stämma Härmed kallas medlemmarna i Olsgårdens samfällighetsförening till stämma onsdagen den 22 mars 2017 kl 19.00 i Framtidskompassen, Vellinge DAGORDNING 1. Mötets öppnande. 2. Upprop och fastställande av röstlängd för möte. 3. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt. 4. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 5. Val av två justeringsmän/rösträknare. 6. Fastställande av dagordning. 7. Styrelsens berättelse. Styrelsens verksamhetsberättelse för 2016. Resultat- och balansräkning med tillhörande kommentarer från kassören för verksamhetsåret 2016. 8. Revisorernas berättelse. 9. Ansvarsfrihet för styrelsen. 10. Beslut om fastställande utav Resultat- och balansräkning. 11. Beslut om resultatdisposition
12. Framställning från styrelsen eller motioner från medlemmarna. Styrelsen föreslår ändrat antal ledamöter i styrelsen till 3 (tre) samt ändrat antal suppleanter till 1 (en). Ytterligare totalt 3 stycken motioner har inkommit, se bilaga. I. 1a) styrelsens förslag 1b) motion om antal styrelse medlemmar II. motion 2 III. motion 3 13. Ersättning till styrelsen och revisorerna. Styrelsens förslag i enlighet med budget 2017 är oförändrat arvode för styrelsen att fritt fördela bland dess medlemmar. I övrigt utgår inga ersättningar. 14. Styrelsens förslag till budget och utdebitering. Styrelsens förslag till budget och utdebitering för 2018 uppgår till 565 kr per månad och fastighet vilken erläggs via Autogiro alternativt hela årsbeloppet i förskott senast den 1 januari 2018. 15. Val av styrelse Se Valberedningens förslag. 16. Val av styrelsesuppleanter Se Valberedningens förslag. 17. Val av revisorer Se Valberedningens förslag. 18. Val av revisorssuppleant Se Valberedningens förslag. 19. Val av valberedning Se förslag.
20. Meddelande av plats där stämmoprotokoll hålls tillgängligt: På vår hemsida www.olsgardens-samfallighet.se 21. Mötet avslutas. Efter mötet finns möjlighet att ställa frågor till styrelsen vilka inte hör till stämman. STYRELSEN Bilagor: 4 st
OLSGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING I VELLINGE Styrelsens svar på revisorerna 2017-03-08 Revisorerna har granskat samfällighetens handlingar för 2016 och kommit med en del anmärkningar. Revisorerna anser bristerna vara så allvarliga att de valt att rekommendera stämman att inte bevilja ansvarsfrihet för styrelsen 2016. Att inte bevilja en styrelse ansvarsfrihet är en mycket ovanlig åtgärd som man brukar ta till om en styrelse misskött sitt uppdrag eller vida överstigit sina befogenheter. Vi i styrelsen anser inte att vi gjort något av detta och vill därför bemöta kritiken från revisorerna. Vi har vid 2 separata tillfällen försökt förklara för revisorerna varför det ser ut som det gör utan att de velat lyssna på oss. Detta slutade med att vår sekreterare lämnade sitt uppdrag med omedelbar verkan i lördags, den 4/3. Revisorerna har i ett antal verifikationer anmärkt på att vi dragit på oss påminnelseavgifter. Orsaken till detta är att vi har problem med posten. Fakturor som inte når mottagaren eller kommit fram för sent har varit ett ökande problem och vi har provat att från i februari ändra adressen till kassören för att se om det hjälper. Vi kommer också anmäla autogiro till de företag som accepterar den betalningsvarianten alternativt styra om till e-faktura om det går. Verifikation 10 Fakturan nådde oss aldrig när vi fick påminnelsen betalades denna och vi beställde en kopia på försäkringsbrevet som får samma utskrifts datum som originalet. Verifikation 21 avtalet finns hos samfälligheten. Ett sådant avtal är ett måste, innebär att vi finns med på ledningskollen.se är vi inte det och någon gräver av vår fiber, vilket hände 2010 så får vi betala hela skadan själv oavsett försäkring. Verifikation 38 Vissa handlingar måste föreningen skicka per post. Därför köptes frimärken på 2000- talets postkontor, ICA Kvantum. Dessvärre försvann mappen där kvittona låg under en renovering. När mappen åter dök upp lämnades kvittona in för att reglera handkassan. Verifikation 55 Vi skickade in anmälan om autogiro tämligen direkt efter att vi fått den men det visade sig att vi skrivit en av uppgifterna på fel rad vilket gjorde att Telia kastade anmälan. Detta upptäcktes vid nästa faktura(ett kvartal senare) och vi skickade in en ny anmälan, som godkändes. Upphandlingen av det nya avtalet med Telia avhandlades på förra årsmötet och stämman beslutade att vi skulle fortsätta med Telia. Verifikation 76 se verifikation 55 Verifikation kassören fick fakturan när jag fått den i min brevlåda. Vet inte var den varit i mellan tiden. Olsgårdens Samfällighetsförening c/o Johan Kronberg, Sidensvansgatan 18, 235 38 Vellinge 0733-48 32 46, 040-42 43 37 Sida 1 av 2
OLSGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING I VELLINGE Verifikation 91 Styrelsen trodde att vi kunde köpa en skrivare till föreningen men när vi blev upplysta om att den i så fall skulle förmånsbeskattas brukaren så köpte vår sekreterare skrivaren i stället. Problemet var att kassören hunnit ersätta den som köpt skrivaren i första skedet. Så insättningen är en återbetalning. Föreningen har ingen skrivare där av endast en anteckning. Föreningen har sedan starten hyrt in oss i Herrestorpskolan. I somras blev vår utrustning plötsligt i vägen för ombyggnadsprojektet. Lösningen blev det Gröna skåpet som uppfyller Telias krav på brand och inbrottsskydd. Detta har vi berättat för revisorerna ett par gånger. Styrelsemedlemmarnas telefonnummer och E-Mail adresser enligt nedan: Namn Tel hem Mobil nr E-mail Johan Kronberg 040-42 43 37 0733-20 33 01 sjunoll@gmail.com Jan Åkewall 0705-25 57 83 Akewall.jan@telia.com Mikael Andersson 040-42 04 94 0730-30 64 62 mikael.andersson6161@gmail.com Magnus Linder 040-412 19 48 0732-09 04 70 Magnuslinder333@gmail.com Suppleanters telefonnummer och E-Mail adresser enligt nedan: Namn Tel hem Mobil nr E-mail Per Kronvall 0705-69 00 75 Per.kronvall@telia.com Fredrik Modig 0735-41 61 85 Fredrik.modig@telia.com Olsgårdens Samfällighetsförening c/o Johan Kronberg, Sidensvansgatan 18, 235 38 Vellinge 0733-48 32 46, 040-42 43 37 Sida 2 av 2
OLSGÅRDENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING I VELLINGE Styrelsens svar på 3 motioner 2017-03-08 Styrelsen har mottagit 3 motioner inför årsstämman den 22 mars 2017. Nedan är styrelsens svar på dessa motioner; 1. Hemsidans stadgar stämmer ej till 100% vad gäller syftet med föreningen, med det som är registrerat på Lantmäteriet, dock är andemeningen densamma. Ändringen utav syftet är inte synliggjord trots registrering vilken gjordes efter stämman redan 2008. Enligt tidigare sekreterare Kjell-Åke Holmgren så har handlingarna skickats in för registrering. Vi kommer leta i arkivet efter kvittens och om det behövs registrera ånyo. Styrelsen anser därmed motionen besvarad. 2. Motionen överensstämmer med styrelsens förslag till stämman att ändra lydelsen 3 i stadgarna. Styrelsen vill dock gå lite längre genom att ändra till 3 ordinarie ledamöter samt 1 suppleant. Styrelsen yrkar på bifall av sitt eget förslag och att motionen därmed ska anses besvarad. Observera dock att om motionen bifalles så kommer denna inte att gälla förrän nästa stämma efter det att stadgeändringen blivit registrerad och genomförd på Lantmäteriet. 3 Inbrottssäkring utav gröna kopplingsskåpet. Skåpet uppfyller Telias krav på inbrottsskydd. Styrelsen hämtar nyckeln till i skåpet så snart montörerna är klara med sitt arbete. Vi menar på att skåpet har ett fullgott skydd och föreslår stämman att avslå motionen. Styrelsemedlemmarnas telefonnummer och E-Mail adresser enligt nedan: Namn Tel hem Mobil nr E-mail Johan Kronberg 040-42 43 37 0733-20 33 01 sjunoll@gmail.com Jan Åkewall 0705-25 57 83 Akewall.jan@telia.com Mikael Andersson 040-42 04 94 0730-30 64 62 mikael.andersson6161@gmail.com Magnus Linder 040-412 19 48 0732-09 04 70 Magnuslinder333@gmail.com Martin Jönsson 0703-33 85 58 martin@marjo.se Suppleanters telefonnummer och E-Mail adresser enligt nedan: Namn Tel hem Mobil nr E-mail Per Kronvall 0705-69 00 75 Per.kronvall@telia.com Fredrik Modig 0735-41 61 85 Fredrik.modig@telia.com Olsgårdens Samfällighetsförening c/o Johan Kronberg, Sidensvansgatan 18, 235 38 Vellinge 0733-48 32 46, 040-42 43 37 Sida 1 av 2
Olsgårdens Samfällighet kontaktlista 2017-0202 Tabell 1 Funktion Namn Adress Tel: Mobil E-post Förslag Ordförande Johan Kronberg S-18 424337 073-3203301 sjunoll@gmail.com Vald till 2018 Sekreterare Martin Jönsson S-39 421090 070-3338558 martin@marjo.se Avflyttad/ Avgår Kassör Jan Åkewall R-18 070-5255783 akewall.jan@telia.com Nyval, 1 År Ledamot Mikael Andersson T-17 420494 073-0306462 mikael.andersson61@gmail.com Vald till 2018 Ledamot Magnus Linder N-2 121948 073-2090470 magnuslinder333@gmail.com Vald till 2018 Suppleant Per Kronvall N-23 421827 per.kronvall@telia.com,nyval Ordinarie 1 år Suppleant Fredrik Modig N-41 480733 070-7760058 fredrik.modig@telia.com Omval 1 år Revisor Jan-Eric Månsson R-2 422913 070-5812229 jan-eric.mansson@telia.com Ej Omval Revisor Anders Bark T-32 422207 070-5981833 anders.43.bark@telia.com Nyval 1 år Suppleant Rev. Roland Olsson T-20 421567 070-8397948 rolande.olsson2telia.com Nyval till ordinarie. 1 år Suppleant Vakant Valberedning Bertil Bengtsson,Sammank. N-18 422412 070-8456668 bertil.ben@telia.com Ej till förfogande Valberedning Kjell-Åke Holmgren R-9 422637 073-0334322 kjellake.holmgren43@gmail.com Till Förfogande Valberedning Stämmoordförn ade Stämmosekrete rare Justerare- Rösträknare 2st Vakant Bengt Carlsson N-24 42 23 34 Nyval Nyval Nyval 1