Till Naturvetenskapliga fakultetsstyrelsens sammanträde 2014-10-10: dekanusåtgärder för perioden 2014-10-28 2014-12-02 Protokoll och handlingar finns på http://www.science.gu.se/intranat/organisation/protokollledning/ 2014-11-25, 1: Rangordning av fakultetens nomineringar till Wallenberg Academy Fellows 2015.
PM ny institutionsindelning Bakgrund Inrättande av en marin institution har diskuterats på fakulteten sedan juni 2013. Fakultetsstyrelsen beslutade den 26 september 2013 att avslå förslaget om inrättande av en marin institution. En skrivelse inkom till fakultetsstyrelsen där 56 marint verksamma personer bad fakultetsstyrelsen att ompröva sitt beslut. Fakultetsstyrelsen beslutade den 12 december 2013 att fortsätta utreda fakultetens interna organisation och att en extern grupp skulle ge ett utifrånperspektiv på fakultetens interna organisation. Dekanus kontaktade de tre personer som under RED10 utvärderingen fungerade som ordförande för var sin panel inom det naturvetenskapliga verksamhetsområdet. Prof. Susanne Renner, panel 7 Biology, Prof. Jörn Thiede, panel 8 Chemistry and Earth Sciences, och Prof. Talat Rahman, panel 9 Physics. De tackade alla ja till att besöka fakulteten och bistå med synpunkter på dess inre organisation. De har god kunskap om verksamheten vid den naturvetenskapliga fakulteten och kan, utifrån sina erfarenheter i samband med den tidigare utvärdering, ge olika perspektiv på fakultetens organisation. En fakultetsintern arbetsgrupp under ledning av Henrik Pavia fick i juni 2014 uppdrag av dekanus att ta fram förslag till vision och strategi för marin verksamhet, samt ändamålsenlig organisation för att samla marin verksamhet vid fakulteten. Gruppens rapport och konsekvensanalys utgjorde en del av underlaget till de externa personerna. Parallellt arbetade, på uppdrag av dekanus, en grupp under ledning av Kerstin Johannesson med att utforma ett konkret förslag till hur Göteborgs universitets fakultetsövergripande maritima verksamhet skulle kunna organiseras. Gruppens förslag låg sedan till grund för ett förslag till Rektor. Detta förslag var vid tiden för de externa personernas besök ute på remiss hos fakulteterna, men det preliminära förslaget ingick som information i underlaget till den externa gruppen med internationella utvärderare. Den externa gruppen hade även fått tillgång till Kerstin Johannessons rapport A strong marine profile at University of Gothenburg. Fakultetsstyrelsen och fakultetsledningen formulerade i förväg ett antal skriftliga frågor till de externa utvärderarna. Utvärderarna besökte fakulteten under tre dagar i oktober 2014 och träffade individuellt fakultetsledningen, prefekter, representanter för fakultetens beredningar, ordföranden för de två arbetsgrupper som nämnts ovan, samt fakultetsstyrelsen. Jörn Thiede besökte även under en dag Tjärnö och Kristineberg. Susanne Renner, Jörn Thiede och Talat Rahman skrev var sin rapport där de belyste sin syn på inrättandet av en marin institution och konsekvenserna för fakultetens övriga verksamhet. Deras rapporter tillsammans med rapporten från den interna arbetsgruppen ligger som grund för förslag till beslut. Fakultetsstyrelsen hade ett extra möte den 11 november för att diskutera rapporterna och fånga upp eventuellt ytterligare synpunkter inför beslutsmötet den 11 december. 1
Ekonomi Den ekonomiska situationen för en marin institution finns behandlad i rapporten från den fakultetsinterna arbetsgruppen, med antagande om antal professorer som är beredda att ingå i den nya institutionen. En mer detaljerad ekonomisk beräkning kan först göras när det står klart vilka som kommer att ansluta till den marina institutionen. Enligt den interna rapporten innebär bildandet av en marin institution inga drastiska förändringar i ekonomiska förutsättningar för övriga institutioner. Ekonomichef Lars Nilsson har på förfrågan från dekanus sagt sig villig att hjälpa till med fördelning av balanserat kapital i samband med en ny institutionsbildning. Lokaler Fastighetschef Per Sundqvist har kontaktats för att utreda möjligheterna att samla institutionen i Geovetarcentrum. Detta kommer att kräva förtätning av den verksamhet som finns i huset idag och eventuellt om- och tillbyggnad. I början av december planeras möte med fastighetsavdelningen och en arkitekt för att se på möjligheter till förtätning och ombyggnation. Målsättningen är att utnyttja huset optimalt och skapa naturliga beröringspunkter mellan de institutioner som samlokaliseras. Prefekterna för de två institutioner som har sin verksamhet i huset kommer att vara med vid detta möte. Förändringar i lokalbehovet för övriga institutioner vid samlokalisering av den marina verksamheten i Göteborg kommer parallellt att utredas. Geovetarcentrum har nyligen sålts till Hemfosa AB och vi vet idag inte vad det kan innebära för möjligheterna till om- och tillbyggnader i huset. Förslag till beslut Fakultetsstyrelsen beslutar inrätta en institution för marina vetenskaper med planerad start 1/7 2015. Fakultetsstyrelsen beslutar vidare att ge dekanus i uppdrag att: Tillsätta en styrgrupp med representanter från olika inriktningar inom marina vetenskaper. Styrgruppen får i uppgift att leda implementeringsarbetet av en marin institution. I detta arbete skall styrgruppen särskilt beakta bred förankring inom den marina institutionen samt samverkan med övriga institutioner inom fakulteten. Initialt leds gruppen av dekanus och administrativt stöd erhålls från fakultetskansliet. Till styrgruppen kan externa personer knytas för att bidra med ett utanförperspektiv på verksamheten. Före årsskiftet ställa en förfrågan till all personal på fakulteten om intresse att ingå i den marina institutionen. De personer som ska ingå i den marina institutionen ska aktivt delta i förarbetet till institutionsbildningen. Inrätta arbetsgrupper som ska ta fram konkreta implementeringsförslag. Styrgruppens medlemmar får en central roll som ordförande i var sin arbetsgrupp, dekanus undantagen. Studentrepresentanter skall ha möjlighet att delta i alla arbetsgrupper. Arbetsgrupperna rapporterar till styrgruppen och skall arbeta med: o Strategisk verksamhetsplan inklusive detaljerad rekryteringsplan för de närmaste 5 åren. Målet är en sammanhållen akademisk miljö som speglar 2
o o o både djup och bredd inom marina vetenskaper. Verksamhetsplanen skall särskilt belysa hur institutionen kan arbeta med ökad användning av den marina infrastrukturen Utveckling av utbildningsuppdraget. Arbetsgruppen ska utgå från att utbildningsuppdraget fryses på kort sikt (2 år) och ta fram en konkret strategi för hur ordinarie uppdrag skall se ut på längre sikt. I arbetet ingår att i samråd med programkommittén för de marina utbildningsprogrammen utveckla innehållet i dessa i enlighet med en sammanhållen marin institution. Nya utbildningsformer och möjlighet att bättre utnyttja den marina infrastrukturen skall särskilt beaktas. Forskarutbildningens organisation inom institutionen och i relation till fakultetsövergripande forskarutbildning inom centrum för hav och samhälle. Institutionens organisation under interimsfasen och på längre sikt. Särskilt skall samordning med den marina infrastrukturen utredas med beaktande av administrativt och tekniskt verksamhetsstöd. Samlokalisering av verksamheten i Göteborg har hög prioritet och arbetsgruppen skall aktivt delta i diskussioner om möjliga alternativ. Fakultetsstyrelsen beslutar avsätta 2 mkr under 2015 för det inledande arbetet med marin institution (motsvarande 100% av en anställning fördelad på styrgruppens medlemmar, samt kostnader för möten). Fakultetsstyrelsen beslutar avsätta omställningsmedel om totalt 2 mkr för övriga institutioner. Fakultetsstyrelsen uppdrar åt dekanus att utreda möjligheterna till integrerade institutioner med Chalmers. 3
PM fördelning av resterande anslag Universitetsstyrelsen beslutade 14-15 oktober om fördelning av medel till fakulteterna. Naturvetenskapliga fakulteten får ett riktat anslag om 16.5 mkr till infrastrukturerna Svenskt NMR centrum, Sven Lovén centrum för marina vetenskaper (SLC) och Skogaryd. Med anledning av arbetet med en förändrad institutionsindelning samt ökat fokus på forskningsinfrastrukturer föreslås att de medel som frigörs från anslaget för forskning och forskarutbildning för 2015 skall fördelas enligt nedanstående förslag. Inför budget 2016 kommer en översyn av modeller för fördelning av medel att göras. Skogaryd är en ny infrastruktur som ingår i det nationella nätverket SITES och som delfinansieras av vetenskapsrådet. Medfinansiering från universitetet krävs och den är uppdelad på tre nivåer; universitetet, fakulteten och institutionen. Universitetet har avsatt 1.3 mkr och fakulteten 1 mkr per år under hela projektperioden. Universitetets del ingår i det riktade anslaget om 16.5 mkr. Beslut om medel till Skogaryd fattades vid fakultetsstyrelsens möte den 30 oktober 2014. För NMR centrum har universitetet avsatt 1.8 mkr och fakultetens anslag till NMR centrum är totalt 4.199 mkr. Under 2014 har NMR centrum utvärderats och en fakultetsintern grupp har lämnat förslag på organisation och utveckling av verksamheten. NMR centrum arbetar även med att bli en satellit till SciLifeLab och på det sättet bredda den nuvarande verksamheten samt öka användningen av infrastrukturen nationellt. För att möjliggöra de förbättringar i service och organisation som föreslagits av den fakultetsinterna gruppen bör NMR centrum få ett ökat anslag om 900 tkr per år under en tre-års period. 13.4 mkr av det riktade anslaget om 16.5 mkr går till SLC. Utöver detta avsätter fakulteten ytterligare medel om 19.653 mkr i enlighet med tidigare beslut i fakultetsstyrelsen. SLC har erhållit ett infrastrukturanslag om 38.059 mkr från KAW vilket är värdefullt för utveckling av infrastrukturen. KAW anslagen kräver viss medfinansiering och SLC bör av denna anledning få ett ökat anslag om 1 mkr per år under projekttiden. Vidare pågår förhandlingar om upphandling av drift, personal och underhåll för det nya forskningsfartyget. Denna upphandling ska vara klar innan leverans av det nya fartyget under hösten 2015. Ett extra anslag om 2 mkr för att täcka merkostnader som ackumulerats under omställningsperioden föreslås under 2015. Nationellt satsar man på forskningsinfrastrukturer och forskningsråden har ett intresse av att stödja unika infrastrukturer. Naturvetenskapliga fakulteten har tillsammans med Mariestads kommun byggt upp unik infrastruktur för utbildning och forskning relaterat till hantverk. För att möjliggöra en större användning av infrastrukturen både nationellt och internationell behöver en utredning göras om möjligheten att etablera denna som en GU gemensam och i förlängningen en nationell infrastruktur. Institutionen för Kulturvård föreslås därför få ett riktat anslag om 300 tkr för att i nära samarbete med Mariestads kommun ta fram en plan för en sådan etablering. Målet är att öppna upp infrastrukturen och erhålla extern finansiering till delar av verksamheten som riktar sig till andra användare. Av de ofördelade medlen föreslås omställningsmedel om 4 mkr vid förändrad institutionsindelning enligt PM ny institutionsindelning.
Resterande ofördelade medel om 7 mkr fördelas till institutionerna på samma sätt som basanslaget, se tabell 1. Tabell 1 - Fördelning till institutionerna Institution Andel enligt beslut av FS/% Basanslag 2015/tkr Extra tilldelning/tkr BioEnv 28.5 56 862 1 995 Fysik 12.0 23 942 840 Geo 12.9 25 738 903 KMB 35.5 70 829 2 485 KV 5.5 10 973 385 MV 5.6 11 173 392 Vid prefektrådsmötet den 2/12 föreslog Ingela Dahllöf, BioEnv, ett alternativ till fördelningen i tabell 1, där lokalkostnader inte räknas med vid den procentuella fördelningen mellan institutionerna. I tabell 2 ges den alternativa fördelningen. Tabell 2 - Fördelning till institutionerna, baserat på den procentuella tilldelningen av basanslaget exklusive lokaler Institution Andel enligt beslut av FS/% Basanslag 2015/tkr Extra tilldelning/tkr BioEnv 30.6 56 862 2 145 Fysik 12.1 23 942 844 Geo 12.1 25 738 844 KMB 33.5 70 829 2 348 KV 5.7 10 973 402 MV 6.0 11 173 417 Förslag till beslut Fakultetsstyrelsen beslutar för 2015 att: Svenskt NMR centrum erhåller 900 tkr per år under en tre-års period för att gör de förbättringar i service och organisation som föreslagits av den fakultetsinterna gruppen SLC erhåller ett ökat anslag om 1 mkr per år under projekttiden, som medfinansiering av det nyligen beviljade KAW infrastrukturprojektet samt som ett engångsbelopp om 2 mkr för att täcka merkostnader i samband med nytt forskningsfartyg Institutionen för kulturvård erhåller 300 tkr för att utreda möjligheterna att göra den med Mariestads kommun gemensamma infrastrukturen för hantverk universitetsgemensam. 4 mkr avsätts till omställningskostnader i samband med förändrad institutionsindelning vid fakulteten Resterande medel fördelas i enlighet med principerna för fördelning av basanslaget
Ledningsgruppen PM 2014-12-02 Resultatmål för institutioner/enheter 2015 Bakgrund Fakultetsstyrelsen beslutade vid sammanträde 2014-10-30 fastställa dispositionsplan och ramar till institutioner/motsv innefattande anslags- och kostnadsdebiteringar för 2015. Utifrån inkomna budgetar har fakultetsledningen haft budgetdialoger med institutioner och infrastrukturenheter 2014-11-19 och 2014-11-20. En sammanfattning av dialogerna framgår av bilaga. Resultatmål 2014 Resultatmål har diskuterats med respektive enhet och förslag till resultatmål framgår av tabell nedan. En uppföljning av beslutet kommer att ske när bokslutet för 2014 är klart och efter en ev ny institutionsindelning. Förslag till beslut Fakultetsstyrelsen beslutar fastställa resultatmål för 2015 enligt nedanstående tabell. Per verksamhetsgrupp BUDGET 2015 Totalt V10-19 V20-23 V24-29 Resultatmål 2015 efter budgetdialog Bal kap 2013-12-31 Oförbrukade bidrag 2013-12-31 INSTITUTION/MOTSV Grund Forsk Bidr/Uppdr Biologi och miljövetenskap 1 000 1 865-865 0 0-17 732 83 860 Fysik 3 448 855 2 593 0 0 6 723 17 471 Geovetenskaper 66 1 826-1 760 0 0 542 37 361 Kemi och molekylärbiologi -1 852 1 521-1 373-2 000-2 000 16 140 65 526 Kulturvård -1 000-1 000 0 0 0 1 375 9 583 Matematiska vetenskaper 0-403 403 0 0 2 203 2 266 NMR 0 0 0 0 0-545 87 Sven Lovén -6 490-3 172-3 318 0-2 000-4 525 2 310 Herbariet 0-480 805 Summa inst/motsv -4 828 1 492-4 320-2 000-4 000 4 661 219 269 Fakultetsgemensamt -1 320-660 -660 0 0 13 472 TOTALT -6 148 832-4 980-2 000-4 000 18 133 Naturvetenskapliga fakulteten Guldhedsgatan 5 A, Box 460, SE 405 30 Göteborg 031 786 0000, 031 786 4839 (fax) www.science.gu.se
Bilaga SAMMANFATTNING - Budgetdialoger 2014-11--19-20 Biologi och miljövetenskap Allmänt: Prefekten meddelar att budgeten är preliminär. Vad gäller de externa projekten så är inte nya projekt inlagda. Gentemot 5 årsplanen ligger budgeten betydligt sämre. Institutionen räknar med oförändrade anslagsintäkter, något lägre externa intäkter och en ökad overheadkostnad. Ett arbete pågår för att minska semesterskulden. Alla medarbetare har 10% kompetensutveckling och 20% av lektorers och professorers löner finansieras av fakultetsanslag. Tjänstgöringsplanerna är direkt kopplade till konteringen. Institutionen har tre pensionsavgångar 2015. Forskning/forskarutbildning: Satsningarna för att få lärare/forskare att söka externa bidrag finns med i budgeten. Utfallet av årets ansökningsomgång är sämre än förväntat. Institutionen har nu ute annonser för fyra nyantagningar vad gäller doktorander, varav en är samverkansdoktorand. Utbildning: Uppdraget 2015 tror institutionen att man klarar. En genomgång har skett kurs för kurs och man beklagar att bildningskurserna minskar. Resultatmål: Institutionen ombeds komma in med en budget i balans och visa på konkreta åtgärder. En budget i balans har lagts in i perspektiv 2014-11-27 och prefekten har inkommit med kommentarer. Fysik Allmänt: Institutionen budgeterat ett överskott och prognosen för i år pekar också på ett kraftigt överskott. Institutionen tillämpar en maxgräns vad gäller undervisning som ligger på 75%. Vad gäller fakultetsmedel så gäller följande %-satser; 15% för universitetslektorer och 20% för professorer. Institutionen planerar att anställa minst tre nya medarbetare nästa år Forskning/forskarutbildning: Utfallet när det gäller medel från VR och Formas ligger något under det man förväntat sig. Anslaget för att stimulera lärare att söka externa anslag upphör men institutionen har själva budgeterat för detta. Institutionen inför differentierad tjänstgöring och satsar där pengarna gör mest nytta. Prefekten påtalar särskilt att ingen inom institutionen får det sämre. Institutionen har ökat medfinansieringen i budget för 2015 Under nästa år kommer 6-7 doktorander att anställas. Två av de forskarutbildningskurser som beslutades om i år kommer att förläggas under 2015. Utbildning: Institutionen har funderat mycket över hur man ska klara det ordinarie uppdraget. En åtgärd är att på initiativ av tillämpad fysik inrätta en ny kurs som man hoppas ska kunna attrahera fler studenter. Vad gäller bildningsuppdraget så kommer man ge tre astronomikurser (istället för fyra) och en gemensam kurs med matematik 2015.
Resultatmål: Resultatmålet för institutionen diskuteras. Prefekten vill ha möjlighet att göra satsningar vid rekryteringar därför föreslås ett resultatmål på 0 för 2015. Geovetenskaper Allmänt: Institutionen har inte lagt in medel i budgeten för att stimulera lärare att söka externa anslag. Institutionen kommer att arbeta intensivt med tjänstgöringsplanerna framöver och se till att konteringen är kopplad till planerna. Prefekten meddelar att andel löner på de externa projekten bör öka. Institutionen har två utlysta lektorstjänster på gång. I budgeten för 2015 finns de med sex månader vardera. Forskning/forskarutbildning: Utfallet när det gäller medel från VR och Formas är fantastiskt. För 2015 planerar man för två doktorandtjänster, en institutionsdoktorand och en som finansieras av externa medel. Utbildning: Institutionen tror sig klara uppdraget för 2015 och jobbar hårt för att klara 2014 års uppdrag. Resultatmål: Resultatmålet för institutionen diskuteras fram till ett noll-resultat för budgetåret 2015. Kemi och molekylärbiologi Allmänt: Institutionen budgeterar ett underskott om 2 mkr för 2015. Institutionen sänker sin overhead men samtidigt ökar overheaden både på fakultets- och universitetsgemensam nivå. Anslaget för att stimulera lärare att söka externa anslag upphör men institutionen har själva budgeterat för detta. Vad gäller finansiering av lärare med fakultetsmedel så är institutionens mål att öka denna del. Redan i budgeten för 2015 ligger en liten ökning. Tjänstgöringsplanerna gås nu igenom och planerna är direkt kopplade till budget just vid budgettillfället. Institutionen arbetar med två planer, en för första halvåret och en för andra. Tre medarbetare kommer att gå i pension samtidigt som institutionen har en nyrekrytering på gång. Forskning/forskarutbildning: Utfallet när det gäller medel från VR och Formas ligger ungefär som man förväntat sig. I alla fall vad gäller summan man erhållit men kanske inte inom de områden man förväntat sig. Institutionens medfinansieringspost minskar 2015. Institutionen satsar på ett antal forskarutbildningskurser nästa år. Institutionen har även avsatt medel för en doktorandtjänst. Uppdraget för institutionen ligger på tolv nyantagna och 2015 kommer man ligga på ca tio nyantagna. Utbildning: Institutionen tror sig klara det uppdrag som är beslutat för 2015 men det går lite sämre än man tidigare prognosticerat. Vad gäller bildningsuppdraget på 4 hst så görs det i samråd med övriga institutioner. Resultatmål: Institutionen hade ett balanserat kapital om 16 mkr 2013-12-31 och önskar använda en del av detta 2015. Förslag till resultatmål 2 mkr.
Kulturvård Allmänt: Anslaget för att stimulera lärare att söka externa anslag upphör men institutionen har själva budgeterat för detta i form av en gästforskare från Island. Tjänstgöringsplanerna är direkt kopplande till konteringen. En professor går i pension i början av 2016. Forskning/forskarutbildning: Institutionen har ökat sina externa bidrag och Hantverkslabbet drar in ganska mycket medel i form av bidrag. Det finns många olika behov av kurser inom forskarutbildnigen så kurserna som ges får vara ganska breda. Utbildning: I prognosen ligger det med en risk att man inte klarar utbildningen på 1,5mkr. Det är svårt att ställa om när man har programkurser. Institutionen har även bjudit in till tentavecka för att säkra sitt uppdrag, vilket är bra åtgärder för att garantera utfallet. Vad gäller nästa års uppdrag är institutionen mycket tveksam till bildningsuppdraget. Hantverkslabbet gör bildningskurser anser institutionen det är en annan typ av bildning i samhället. Resultatmål: Resultatmål diskuteras och fakultetsledningen får återkomma. Matematiska vetenskaper Allmänt: Chalmers har beslutat om en ny modell. Modellen innebär att 75% av lärares löner kommer att finansieras av departementsmedel. Modellen kommer att vara fullt införd om sex år. Det är en direkt koppling mellan tjänstgöringsplanerna för institutionens personal och den lönekontering som råder. En professor pensioneras 2015 och en professur är planerad att utlysas men ämnet är ännu inte bestämt. Forskning/forskarutbildning: Inga VR-anslag på GU-sidan av institutionen. Institutionen har inte längre några temamedel men planerar för kurser. Antal doktorander som kommer antas är för institutionen totalt sex stycken. Två kommer att finansieras av externa anslag såsom ett SSF-anslag. Fyra doktorander kommer att finansieras med fakultetsmedel. Utbildning: Bildningsuppdraget för 2015 tycker institutionen känns bra. Det finns planer med institutionen för fysik och man räknar med att det kommer lika många studenter till kursen som det tidigare kommit till fysikkursen. Det ordinarieuppdaget hoppas institutionen kunna klara eftersom det är samma som i år. Resultatmål: Resultatmålet för institutionen diskuteras fram till ett noll-resultat för budgetåret 2015.
NMR NMR presenterar en budget i balans och posterna i resultaträkningen gås igenom. Enheten har bra kontroll på ekonomin och en vidare diskussion om verksamheten och dess medel får hållas när arbetsgruppen för utveckling av svenskt NMR-centrum lämnat sin rapport. Sven Lovén Diskussion förs om hur arbetet för att öka intäkterna och minska kostnaderna kan se ut. Även fördelningen mellan verksamhetsgrenarna diskuteras. Enheten har ett antal pensioneringar under nästa år som man inte kommer att återbesätta. Enheten arbetar med att få tillstånd ett avtal vad gäller fartygsbesättningen och upphandlar även ny bemanningen för det nya fartyget. Nästa år finns många möjligheter att öka intäkterna och minska kostnaderna men de är oerhört svåra att kalkylera.
Ralph Heiefort Fakultetssekreterare Fakultetstetskansliet för naturvetenskap Tel.: 031-786 9879 E-post: ralph.heiefort@science.gu.se PM 1 / 1 2014-12-01 dnr Naturvetenskapliga fakultetsstyrelsen Inrättande av anställning som gästprofessor i fiske och vattenbruk I skrivelse till Naturvetenskapliga fakulteten har prefekten vid Institutionen för biologi och miljövetenskap föreslagit att Naturvetenskapliga fakultetsstyrelsen inrättar en anställning som gästprofessor i fiske och vattenbruk. Till innehavare föreslås professor Ian A Flemming, Memorial University of Newfoundland, Kanada. Flemming har tilldelats KSLA:s internationella gästprofessur, Wallenbergprofessurerna, efter ansökan insänd av rektor Pam Fredman. Anställningen föreslås omfatta 40 % av en heltid under ett år. Anställningen har förhandlats enligt MBL 19 2014-11-27 varvid personalorganisationerna inte hade något att erinra mot förlaget. Förslag till beslut att inrätta en anställning som gästprofessor i fiske och vattenbruk. Enligt uppdrag Ralph Heiefort Naturvetenskapliga fakulteten Guldhedsgatan 5 A, Box 460, SE 405 30 Göteborg 031 786 0000, 031 786 4839 (fax) www.science.gu.se
2014-11-24 V 2014/636 Rapport från arbetsgruppen för utveckling av Svenskt NMR- Centrum Bakgrund En utvärdering av Svenskt NMR-centrum initierades av Naturvetenskapliga fakulteten hösten 2013. Föreståndaren för NMR-centrum tog fram en självvärderingsrapport (se bilaga) som underlag. Docent Perttu Permi vid The Finnish Biological NMR Center utvärderade centret våren 2014, baserat på självvärderingsrapporten och intervjuer med föreståndare, användare, etc. i Göteborg. Han presenterade resultatet från utvärderingen i en rapport (se bilaga). Som följd av utvärderingen tillsatte Naturvetenskapliga fakulteten hösten 2014 en arbetsgrupp med uppdrag att föreslå åtgärder som kan utveckla centret som en nationell resurs och stärka dess lokala förankring. Mer specifikt fick gruppen följande uppgifter: a) att förtydliga Svenskt NMR-centrums uppdrag, b) ge förslag på utvecklingsområden för Svenskt NMR-centrum för att stärka dess roll som nationell forskningsinfrastruktur, c) att, i enlighet med ett förtydligat uppdrag för centret, föreslå förbättringar vad gäller organisationsstruktur och rutiner för driften; detta omfattar bland annat uppdrag och mandat för föreståndare, styrgrupp, nationell och lokal rådgivandegrupp samt vetenskapligt råd, d) att, i enlighet med föreslagen organisationsstruktur, föreslå ledamöter för en första mandatperiod. Arbetsgruppen har bestått av representanter från Naturvetenskapliga fakulteten (institutionerna för kemi och molekylärbiologi, biologi och miljövetenskap samt kulturvård), Sahlgrenska akademin och Chalmers, samt en representant från NMR-centret. Se bilagor för uppdrag och arbetsgruppens sammansättning samt information om gruppens arbetsprocess och möten. Föreliggande rapport redovisar arbetsgruppens förslag på åtgårder enligt uppdraget. Strukturen i rapporten följer uppdragets formulering. Utkast till rapporten har presenterats för fakultetens ledningsgrupp 28 oktober. Slutrapporten färdigställdes 24 november 2014. Svenskt NMR-centrums uppdrag Arbetsgruppen föreslår att Svenskt NMR-centrum ska ha följande uppdrag: Svenskt NMR-centrum ska vara en nationell forskningsinfrastruktur och fungera som en lokal infrastruktur för användare i Göteborgsområdet. Svenskt NMR-centrum ska vara öppet för oberoende användare, dvs. oavsett vilken forskningsorganisation användaren kommer ifrån, som är intresserade av att få tillgång till centrets instrumentering och service. Svenskt NMR-centrum ska först och främst stödja akademisk forskning lokalt, nationellt och internationellt, samt undervisning. I mån av tid och resurser kan det stödja industriell forskning i Sverige. Svenskt NMR-centrum ska först och främst erbjuda tillgång till NMR-instrumentering och basservice 1, oberoende av applikationsområden. I mån av tid och resurser kan NMR-centret 1 Tillgång till NMR-instrumentering motsvarar instrumenttid utan hjälp från NMR-centrets personal. Basservice motsvarar instrumenttid med begränsat behov av centrets personal, t.ex. att centrets personal startar experiment och skickar data.
dessutom erbjuda utvidgad service 2 i samband med NMR-undersökningar inom följande fem områden: o Strukturbiologi o Metabolomik o Småmolekyler o Materialvetenskap o Kemisk biologi Svenskt NMR- centrum ska aktivt verka för maximal användning av NMR-instrumenteringen genom att fånga upp och möta befintliga och potentiella användares behov. Svenskt NMR-centrum ska aktivt verka för att instrumentering och service långsiktig håller högsta standard. Användarnas behov ska ligga till grund för utvecklingen av centret. Utvecklingsområden för Svenskt NMR-centrum För att stärka Svenskt NMR-centrums roll som nationell forskningsinfrastruktur föreslår arbetsgruppen att centret ska arbeta med följande utvecklingsområden den kommande treårsperioden. Områdena ska tas med i centrets verksamhetsplan: Tekniska och vetenskapliga utvecklingsområden En översyn av befintliga instrument ska göras för att utreda behov av uppgradering och andra åtgärder inför styrgruppens strategiska arbete. Den ämnesspecifika kompetensen hos Svenskt NMR-centrums anställda ska utvidgas eller delvis omdirigeras från NMR för livsvetenskaper så att centret kan möta behoven hos andra användare. Möjligheten att köra NMR-experiment 'remote' samt NMR by FedEx service ska utvecklas. I linje med Svenskt NMR-centrums självvärdering och Permis utvärderingsrapport stödjer arbetsgruppen införskaffandet av en heliumåtervinningsanläggning. Andra framtida investeringar ska tas upp i styrgruppen. Investeringar vid Svenskt NMRcentrum ska möta befintliga och potentiella användares behov. Administrativa utvecklingsområden Avtal med NMR-centrum (UmU), masspektrometribaserad metabolomik (SLU) och SciLifeLab ska formaliseras så att relationen mellan parterna tydliggörs. Avtalen ska innehålla fördelning av arbetsuppgifter och resurser. Styrgruppen ska ta fram arbetsordning enligt uppdrag och mandat för Svenskt NMRcentrums organisation. Formerna för uppföljning och rapportering ska utvecklas med syfte att dels ge styrgruppen information för att kunna följa och styra verksamhetens inriktning, dels ge ett bra underlag för kommande utvärdering av centret. 2 Utvidgad service motsvarar mer resurskrävande servicenivåer, t.ex: Instrumentanvändning och hjälp med provpreparering och/eller analys av spektra. Instrumentanvändning och extensiv hjälp med provpreparering, t.ex. proteinexpression, och/eller spektra-/dataanalys, t.ex. bestämning av proteinstrukturer, metabolomik. 2
Svenskt NMR-centrums organisation Arbetsgruppen föreslår att Svenskt NMR-centrum ska ha följande organisation: Värdenhet och dekanus Svenskt NMR-centrum ska ha sin organisatoriska och administrativa hemvist vid Naturvetenskapliga fakulteten. Dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten har ett övergripande ansvar för Svenskt NMRcentrums verksamhet och ekonomi samt för att man följer de regler, riktlinjer och avtal som gäller för Göteborgs universitet. Dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten ansvarar för uppföljning och utvärdering på det sätt som rektor beslutar. Föreståndaren Föreståndaren utses av rektor för en treårig verksamhetsperiod i taget. Arbetsgruppen föreslår att beslutet delegeras till dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten. Inför utseende av föreståndare samråder dekanus med styrgruppen. Linjemässigt är föreståndaren underställd dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten. Föreståndarens ansvarar, under dekanus, för att verksamheten följer ordinarie regelverk vid Göteborgs universitet, inklusive styrdokumentet för Forskningsinfrastruktur vid Göteborgs universitet, samt för det som definieras i Svenskt NMR-centrums uppdrag och verksamhetsplan. Föreståndaren disponerar medel och ansvarar för förvaltning och organisation av Svenskt NMR-centrum i enlighet med budget, verksamhetsplan och övriga beslut av styrgruppen. Föreståndaren ska rapportera om Svenskt NMR-centrums verksamhet vid styrgruppsmötena och i övrigt hålla styrgruppen informerad. Verksamhetsrapporteringen omfattar instrumentanvändning, fördelning av resurser per applikationsområde, vetenskapliga resultat från användningen av instrumentering och service, kommunikationsaktiviteter, ekonomi och övrigt med betydelse för verksamhetens utveckling. Föreståndaren ansvarar för att leda och organisera det operativa arbetet på Svenskt NMRcentrum. Föreståndare har personalansvar för de som har anställning på centret. Föreståndaren bedriver ingen egen forskning inom sin tjänst som föreståndare för Svenskt NMR-centrum. 3
Styrgrupp Sammansättning Styrgruppen utses av rektor för en treårig verksamhetsperiod i taget. Arbetsgruppen föreslår att beslutet delegeras till dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten. Styrgruppen ska bestå av åtta ledamöter med rösträtt, inklusive ordförande som har utslagsgivande röst vid lika röstetal. Inför utseende av ledamöter till styrgruppen ska förslag tas in från berörda lärosäten och andra aktörer. Styrgruppen ska ha följande sammansättning: o Två ledamöter från Naturvetenskapliga fakulteten vid Göteborgs universitet, varav en ska representera fakultetens ledning o En ledamot från Sahlgrenska akademin vid Göteborg universitet o En ledamot från Chalmers tekniska högskola o Tre ledamöter från andra relevanta svenska lärosäten så som SU, UU, KI, SLU, LU, KTH o En ledamot från svensk industri Styrgruppens ledamöter ska ämnesmässigt täcka in NMR-centrums uppdrag, dvs. områdena strukturbiologi, metabolomik, småmolekyler, materialvetenskap, kemisk biologi. Föreståndaren ska ingå i styrgruppen som adjungerad ledamot. En representant från personalen på Svenskt NMR-centrum bör ingå i styrgruppen som adjungerad ledamot. Styrgruppen kan utse ytterligare adjungerade ledamöter vid behov av särskild kompetens eller samordning med andra infrastrukturer, t.ex. NMR-centrum vid Umeå universitet eller SciLifeLab. Ordförande bör ha erfarenhet av styrgrupps- eller styrelsearbete vid en nationell eller internationell enhet. Styrgruppen utser vice ordförande bland ordinarie ledamöter. Styrguppens arbete ska stödjas av en sekreterare, som tas utanför Svenskt NMR-centrum. Mandat och ansvar Styrgruppen arbetar på uppdrag av dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten. Den ansvarar för alla strategiska och vetenskapliga frågor samt större ekonomiska beslut, som rör verksamheten och dess utveckling vid Svenskt NMR-centrum, inom de ramar som sätts upp för verksamheten. Det gäller t.ex. investeringar, bidrags- och anslagansökningar samt förändringar i kompetensprofil för centret. Styrgruppens ska anta verksamhetsplan och budget inom de ramar som sätts upp för verksamheten. Styrgruppen ansvarar för prioritering av projekt och fördelning av resurser till projekt. Till stöd har styrgruppen ett vetenskapligt råd. Styrgruppen kan delegera prioritering och resursfördelning av mindre projekt till föreståndaren. Styrgruppen ska följa Svenskt NMR-centrums verksamhet och utarbeta en årsberättelse. Styrgruppen rapporterar årligen till dekanus och i övrigt håller dekanus informerad om utvecklingsbehov och investeringar. Styrgruppen ska arbeta i enlighet med eventuella avtal som ingående parter slutit med varandra och i enlighet med de överenskommelser som gjorts mellan berörda intressenter, inklusive villkor för anslag eller bidrag. Styrgruppen ska sammanträda minst två gånger per år. Styrgruppen kan sammankallas för ytterligare möten vid behov. Styrgruppen är beslutsmässig då minst hälften av ledamöterna samt ordförande eller vice ordförande är närvarande. 4
Ledamöterna får ersättning för arbetet i styrgruppen. Ersättningsnivån bestäms av dekanus för Naturvetenskapliga fakulteten. Inför långsiktiga strategiska beslut ska styrgruppen tillfråga internationella rådgivare. Vetenskapligt råd Svenskt NMR-centrum ska ha ett rådgivande vetenskapligt råd. Ledamöterna i rådet utses av styrgruppen för en treårig verksamhetsperiod i taget. Det vetenskapliga rådet ska bestå av fem ledamöter huvudsakligen verksamma i Sverige. Ledamöterna bör kompetensmässigt täcka de ämnesområden som Svenskt NMR-centrum har i uppdrag att stödja. Det vetenskapliga rådet har en ordförande som sammankallar till möten, fördelar arbetsuppgifter, ansvarar för regelbunden kommunikation med styrgruppen och lämnar besked om prioritering av projekt till styrgrupp och föreståndare. Det vetenskapliga rådet arbetar på uppdrag av styrgruppen med huvudsakligen två uppgifter: o o Prioritering av projekt och prioritering av resurser till projekt. Rådgivande i strategiska frågor, såsom verksamhetsutvecklig och -planering samt större investeringar. Ledamöterna får ersättning för bedömning av projektansökningar. Ersättningsnivån bestäms av styrgruppen. Användargrupp Kontakt och samarbete mellan användarna av Svenskt NMR-centrum ska stärkas igenom inrättning av en gemensam e-postlista. Svenskt NMR-centrums rutiner för drift Arbetsgruppen föreslår att Svenskt NMR-centrum ska utveckla sina rutiner för drift med följande aktiviteter. Prioriteringen mellan aktiviteterna bestäms i verksamhetsplanen: Service: Enligt uppdraget ska Svenskt NMR-centrum ge utvidgad service i samband med NMR-undersökningar inom vetenskapsområdena strukturbiologi, metabolomik, småmolekyler, materialvetenskap och kemisk biologi. Styrgruppen bestämmer omfattningen av servicen och hur den prioriteras mellan områdena. Som underlag finns verksamhetsrapporteringen till styrgruppens möten och användardialoger. Standardexperiment för undersökning av såväl biologisk som kemiska system, ska vara testade och validerade. Hårdvaran ska på förhand kopplas upp och anpassas för det experiment som användaren vill utföra. Bokning- och loggsystem: Ett webbaserat system för bokning, loggning och uppföljning ska introduceras. Det ska automatiskt registrera användningen från både bokningar och verklig experimenttid. Användning av personalens tid ska rapporteras. Enkel uppföljning av projekt ska kunna göras. Projekt, användare och användargrupp ska registreras för att öka transparensen. Användaravgifter: En transparent modell för användaravgifter ska utarbetas och finnas tillgänglig på Svenskt NMR-centrums webbplats. Den ska redovisa de faktiska kostnaderna för resursanvändning och service, innan eventuella subventioneringar, t.ex. enligt särskilda bidrag, tas med. Tydliga regler bör sättas upp för kostnadsersättning för olika servicenivåer, baserat på resurssåtgång, t.ex: 1. Instrumenttid utan hjälp från NMR-centrets personal 2. Basservice: instrumenttid med begränsat behov av centrets personal (NMR by FedEx, centrets personal startar experiment och skickar data) Utvidgad service: 3. Instrumentanvändning och hjälp med provpreparering och/eller analys av spektra. 5
4. Instrumentanvändning och extensiv hjälp med provpreparering, t.ex. proteinexpression, och/eller spektra-/dataanalys, t.ex. bestämning av proteinstrukturer, metabolomik. Kurser och utbildning: o Svenskt NMR-centrum ska erbjuda instrumentträning för nya användare för att därefter ge dem tillgång till instrumentteringen för användning på egen hand. o Svenskt NMR-centrum ska erbjuda tillgång till infrastruktur och kompetens för lokala och nationella kurser på grund-, avancerad och forskarnivå inom de användningsområden som centret erbjuder service i. Kommunikation: o Webbplatsen ska innehålla aktuell information och vara användarvänlig. Information ska finnas om det användare behöver veta inför, under och efter nyttjandet av instrumentering och service, inklusive kontaktpersoner, instrumentering, servicenivåer, användaravgifter, bokningsschema, ansökningsförfarandet för instrumenttid och service, kriterier för prioritrering av projekt, förväntade leveranstider samt olika typer av användarmanualer och lathundar. Protokoll från styrgruppens möten, andra mötesanteckningar samt användardialoger ska publiceras på webbplatsen. o Regelbundna informationsmöten ska erbjudas vid landets större lärosäten, inklusive i Göteborgsområdet. Vid dessa möten ska befintliga och potentiella användare få information om det som Svenskt NMR-centrum erbjuder i form av instrumentering och service. Användarbehoven ska aktivt fångas upp vid dessa möten. o Andra former för att öka centrets synlighet och nå ut till befintliga och potentiella användare bör ses över, t.ex. trycksaker och deltagande på konferenser. o Befintliga och potentiella användare ska kontaktas regelbundet, minst var tredje år, för avstämning av deras möjliga NMR-behov. Detta kan kombinera med användarenkäter för att lyssna av användarnas behov. Prioritering av projekt och fördelning av resurser till projekt: o Det vetenskapliga rådet bedömer projektansökningar och lämnar skriftliga utlåtanden. Bedömningen kan ske på distans, t.ex. via e-post. Projekt som beviljats medel av nationell och internationell forskningsfinansiär efter vetenskaplig granskning behöver inte bedömas av rådet. o Det vetenskapliga rådet fördelar resurser till projekten, såväl de som är utvärderade av nationella och internationella forskningsfinansiärer som de som bedömts av rådet. Resursfördelningen baseras på projektens vetenskapliga värde och samhällsnytta. Förslag till ledamöter till styrgrupp och vetenskapligt råd Arbetsgruppen föreslår att följande ledamöter utses till styrgrupp respektive vetenskapligt råd: Styrgrupp Göran Hilmersson, Göteborgs universitet; föreslås som ordförande Morten Grötli, Göteborgs universitet Göran Larson, Sahlgrenska akademin, Core facilities (infrastrukturenhet) Lars Nordstierna, Chalmers tekniska högskola (materialkemi) Corinne Sandström, Sveriges lantbruksuniversitet, SciLifeLab metabolomik (metabolomik) Mikael Akke, Institutionen för biofysikalisk kemi, Lunds universitet (bionmr) Adolf Gogoll, Institutionen för kemi, Uppsala universitet (småmolekylär NMR) Tineke Papavoine, Astra Zeneca R&D Mölndal (bionmr, metabolomik, småmolekylär NMR) Alternativ Elisabet Carlsohn, Sahlgrenska akademin, Core facilities 6
Lena Mäler, Stockholms universitet Arnold Maliniak, Stockholms universitet Anders Malmendal, University of Copenhagen, Danmark Andrew Ewing eller Richard Neutze, Göteborgs universitet Adjungerade ledamöter, förutom föreståndaren Jürgen Schleucher, Umeå universitet (kemisk biologi, NMR-centret i Umeå) Cecilia Persson, Svenskt NMR-centrum, representant för personalen Vetenskapligt råd Torleif Härd, Sveriges lantbruksuniversitet (bionmr); föreslås som ordförande Istvan Furo, Kungliga tekniska högskolan (materialkemi) Patrik Lundström, Linköpings universitet (bionmr) Johan Trygg, Umeå universitet (metabolomik) Tatiana Agback, Medivir (småmolekyl NMR, industri) Internationella rådgivare Perttu Permi, The Finnish Biological NMR Center, Finland (head of BioNMR centre) Michael Overduin, HWB-NMR centre at University of Birmingham, UK (Director, bionmr) Harald Schwalbe, JWG Universität Frankfurt, Tyskland (coordinator for EU-NMR) Donald Stec, Vanderbilt University, US (Director for Small molecule NMR centre) Anne Ulrich, Karlsruhe Institute of Technology, Tyskland Alternativ Nils Christian Nielsen, Århus, Danmark Dan Staerk, University of Copenhagen, Danmark Frode Rise, Universitetet i Oslo, Norge Bilagor Uppdrag till arbetsgruppen för utveckling av Svenskt NMR Centrum, beslutat av dekanus 2014-08-26 Arbetsgruppens arbetsprocess och möten Utvärderingsrapporten Självvärderingsrapporten 7
Bilaga1 Uppdrag till arbetsgruppen för utveckling av Svenskt NMR Centrum Bakgrund I oktober 2013 beslutade fakulteten att utvärdera den nationella infrastrukturen Svenskt NMR Centrum för att få ett underlag för utveckling av den framtida verksamheten vid centret. Under hösten 2013 genomfördes en självutvärdering av NMR Centrum och föreståndare Göran Karlsson inkom i november med en rapport till fakultetensledningen. I början av 2014 bjöd fakulteten in professor Perttu Permi från Helsingfors universitet som extern bedömare. Han genomförde en utvärdering i mars 2014 utifrån relevanta dokument, inklusive självutvärderingsrapporten, och intervjuer i Göteborg med flera berörda. Professor Permis rapport lämnades till fakulteten i april. Uppdrag Fakulteten tillsätter en arbetsgrupp för att, utifrån utvärderingen, föreslår åtgärder som kan utveckla centret som en nationell resurs och stärka dess lokala förankring. Mer specifikt har gruppen följande uppgifter: a) att förtydliga Svenskt NMR Centrums uppdrag, b) ge förslag på utvecklingsområden för Svenskt NMR centrum för att stärka dess roll som nationell forskningsinfrastruktur, c) att, i enlighet med ett förtydligat uppdrag för centret, föreslå förbättringar vad gäller organisationsstruktur och rutiner för driften; detta omfattar bland annat uppdrag och mandat för föreståndare, styrgrupp, nationell och lokal rådgivandegrupp samt vetenskapligt råd, d) att, i enlighet ned föreslagen organisationsstruktur, föreslå ledamöter för en första mandatperiod. Arbetsgruppen ska beakta utvärderingsrapporten som lämnats av professor Permi, bilaga A och NMR:s självutvärdering, bilaga B. En ekonomisk resurs ställs till arbetsgruppens förfogande för eventuella internat under arbetets gång. Tidplan Ordföranden i arbetsgruppen ska avlägga lägesrapport vid fakultetens ledningsgruppsmöte i oktober. En slutrapport ska presenteras vid ledningsgruppsmötet 2014-11-18 och på fakultetsstyrelsens möte 2014-12-11. Kontaktperson på fakulteten: Deliang Chen Administrativ resurs: Marie Emanuelsson Medlemar av arbetsgruppen: Mate Erdelyi (ordförande), Johan Gottfries, Charlotte Björdal, Anna Börje, Rosmarie Friemann, Nils Lycke, Erik Selander, Nina Kann, Cecilia Person. En representant för doktoranderna kan utses av Naturvetenskapliga fakultetens doktorandråd.
Bilaga: Arbetsgruppens arbetsprocess och möten hösten 2014 Arbetsgruppen har träffats fyra gånger från att beslut fattades om arbetsgruppen och dess uppdrag till att en rapport presenterades för Naturvetenskapliga fakultetens ledningsgrupp 18 november. Arbetsgruppen träffades vid ett inledande möte 15 september för att gå igenom uppdraget och bestämma hur den fortsatt arbetsprocess, inklusive mötestider, skulle se ut. Därefter följde två arbetsmöten innan en avstämning gjordes med fakultetsledningen 28 oktober. Vid avstämningen presenterades ett första utkast till rapport som reviderades efter synpunkter inför arbetsgruppens möte i början av november. Inför mötena har synpunkter om olika frågor samlats in. Utkast till rapport har också cirkulerat i arbetsgruppen för skriftliga synpunkter några gånger. Deltagande vid arbetsgruppens 2014-09-15 2014-10-01 2014-10-13 2014-11-06 möten Mate Erdelyi (ordf), KMB X X X X Charlotte Björdal, KV X X X Anna Börje, KMB X X X X Rosmarie Friemann, KMB X X X Johan Gottfries, KMB X X X Nina Kann, Chalmers X X Via Skype, X del av möte Nils Lycke, SA X Cecilia Persson, NMR-centrum X X X X Erik Selander, BioEnv X X X X Marie Emanuelsson (sekr) X X X Arbetsgruppen har under sitt arbete haft tillgång till följande underlag: Svenskt NMR-centrums självvärderingsrapport Docent Perttu Permis utvärderingsrapport Inrättandebeslut av Svenskt NMR centrum 1996 Styrdokument (policy, regler, handläggningsordning) för forskningsinfrastruktur vid GU Organisationsstruktur för andra infrastrukturenheter, bl.a. Maxlab, SciLifeLab, Chalmers materialanalyslaboratorium, SNIC Enkätsvar från möjliga användare, totalt 24 svar från lärosäten och industri Statistik över nyttjandet av Svenskt NMR-centrums magneter
SWEDISH NMR CENTRE, University of Gothenburg EVALUATION REPORT March 2014 The evaluation of the national research infrastructure, the Swedish NMR Centre, was mandated by the Faculty of Science at the University of Gothenburg. Dr. Perttu Permi (a short biography can be found in Appendix A) was appointed as an external reviewer to carry out the evaluation. The aim of this evaluation is to find a basis for continuous development of the Swedish NMR Centre. The emphasis in the review is put on finding whether the Swedish NMR Centre executes its mission in terms of user service, development of NMR techniques and the Centre s ambition to be sensitive to user requests. In the following pages, the evaluator will provide follow-up comments on the management and personnel, exchange with other infrastructural resources, investments, and user service. This report is based on background material about the NMR Centre (Self-assessment of the Swedish NMR Centre and Numbers regarding usage of the infrastructure) provided to the evaluator in January 2014 as well as on interviews in March 2014. To this end the assessor met and interviewed a number of selected individuals, associated with the Centre either as employers or users, on March 5th to 7th 2014 at the Faculty office at the University of Gothenburg. The draft of this report was sent to the Faculty Office for factual checking on 28 March before the report was finalized on April 23. Consequently, the evaluator takes full responsibility for the final version of the evaluation report.
2. Comments of the evaluator 2.1. General comments The Swedish NMR Centre at the University of Gothenburg, established in 1996 in a newly constructed Hasselblad Laboratory, has been serving as a national research technology platform. The aim of the Centre is to provide resources for application of high-resolution NMR spectroscopy, which in a broader context translates to national research infrastructure that provides support for both internal and external researchers in terms of state-of-the-art NMR instrumentation and scientific expertise on various projects utilizing NMR spectroscopy. While the Centre was initially devoted mainly to applications in structural biology, in 2008, a strategic choice was made to both deepen and broaden the activities. Instead of focusing solely on structural biology, an approach to material scientists was made by investing, together with the Chalmers University of Technology, into a solid state NMR instrumentation and to a NMR system capable of diffusion studies. Since 2010 the Centre has been a member of the transnational infrastructure consortium Bio-NMR, funded by the EU frame program 7, and in 2012 the Centre became part of the SWEDSTRUCT research infrastructure, funded by VR-RFI. In 2013, significant funding from the KAW foundation was obtained for the NMR for Life project with activities that reach beyond structural biology, now also including metabolomics and chemical biology. With the support by the KAW foundation, upgrade of electronics and probeheads to the existing ultrahigh-field NMR instrumentation (900 MHz and two 800 MHz systems) was made. In addition, an advanced sample changer with cooling capacity was installed on one of the 800 MHz spectrometers to meet the requirements of metabolomics studies. Today, the Swedish NMR center houses seven NMR spectrometers from 500 MHz to 900 MHz, ranking the Centre within the top-most NMR facilities in Europe. 2.2. Organizational model and decision making The Swedish NMR Centre is a unit at the Faculty of Science and is managed by a director. In addition, the Swedish NMR Centre has several advisory groups; the local advisory group, the national/international advisory group and the scientific evaluation panel. The main task of the latter two groups, with representatives of renowned national and international scientists, is to warrant development of the NMR Centre to keep it in the forefront of national and international NMR service providers. The role of the local advisory group, with representatives from the Faculty of Science, the Sahlgrenska academy (Faculty of Health) and Chalmers University of Technology, is vaguer. It serves more like a discussion forum between the director and NMR representatives of local faculties. The director calls up a meeting once or twice per year mostly going through the economy of the Centre and to discuss development of the infrastructure. Although the discussions have been very informal thus far, I recommend making memos of these discussions to create transparency on decision making. These meetings between the director and the local advisory group could also be the bottom up channel to discuss user needs; how the services, instrumentation or schooling could be improved. This should translate to a more active use of the services provided by the Swedish NMR Centre among the local users. The evaluator noticed that the roles of the various advisory groups seem to be unclear and partially redundant both in decision making and development of the NMR
Centre. I suggest that the University/Faculty would invite these groups more formally and define their roles more clearly. 2.3. Fulfilling the goals The Swedish NMR Centre was established to provide national research infrastructure for NMR spectroscopy applications in terms of NMR instrument service, development of NMR methodology as well as scientific expertise for the user community in data collection and data analysis. 2.3.1. Instrumentation It is clear that the instrumentation in the Swedish NMR Centre is of the highest quality. In addition to the 900 MHz and two 800 MHz NMR spectrometers, the Centre houses three 600 MHz and one 500 MHz system. Recent investments in new electronics, probeheads and automatic sample changers to the ultra-high field NMR instruments keep the instrumentation of the NMR Centre in solution state NMR applications at a level comparable to the very best NMR facilities in Europe. Availability of advanced, cooled sample changer enhances the capacity of the NMR Centre towards metabolomics or fragment-based screening applications, which potentially enlarges the existing user base, reaching the University hospitals, pharmaceutical companies and beyond. One of the 600 MHz NMR systems is equipped with a solid state NMR accessory, which has mainly been used by the researchers at Chalmers University of Technology. The Centre is also investigating the possibility to install a NMR micro-imaging accessory to one of the 600 MHz spectrometers that should attract researchers both from existing and potential industrial partners but also academic users from life sciences to materials science and chemical engineering. Moreover, Sahlgrenska Academy has recruited a new principal investigator potentially interested in utilizing micro-imaging equipment in imagebased therapy. The Centre has been preparing towards the threat of global helium shortage - current prognosis suggests that the future helium supply is ca. 80% of the demand. Consequently, during the past 10 years, the price of liquid helium has doubled. The planned investments to helium recovery and liquefaction system is then very much timely and should warrant the availability of vital cryogens in the future as well, and will pay off within 5 years. 2.3.2. Development of NMR methodology In past several years, development of NMR methodology at the Swedish NMR Centre has been very efficient, focusing mainly on advancing NMR data acquisition as well as production of (labelled) protein samples using in vitro protein synthesis. Novel data acquisition protocols utilizing non-linear sampling together with the so-called targeted acquisition method enable data collection for protein structure determination with a blistering speed in comparison to conventional data collection schemes. In a favorable case, that is, in data sampling limited regime, this results in reduction of spectrometer time from weeks to a few days. The NMR Centre has also put an effort on sample production. The conventional way of protein production is to utilize cell-based, in vivo protein production, which has several well-known limitations. The in vitro (cell-free) protein synthesis used in the Swedish NMR Centre allows site-specific incorporation of specifically labeled amino acids
into the protein sequence. This offers several advantages for studying more challenging protein targets. The methodology development in the NMR Centre aims to generate an efficient protein structure determination platform for wider scientific community. This goal is highly appreciable yet very ambitious given that NMR based structural biology is still far from being a high-throughput technology in comparison to X-ray crystallography. 2.3.3. Access & user policy The NMR Centre provides services through various infrastructure projects and at various levels. Trans-national access in structural biology can be obtained via EU FP7 funded project Bio-NMR, whereas national research projects in structural biology are supported by the VR RFI funding (SWEDSTRUCT project) and KAW foundation (NMR for Life project). For metabolomics studies, access to the infrastructure is supported by the NMR for Life project. Access to the NMR Centre instrumentation is free of charge for external academic users. Local user access to the NMR Centre is supported by the University of Gothenburg. However, in the case of materials science projects, a fee-based access has been employed. It remains unclear to this reviewer, whether local PIs will actually pay this fee or if it is deducted from overall costs by the University of Gothenburg. Services in structural biology include i) access to NMR instruments, ii) data acquisition and analysis supported by the NMR Centre personnel, as well as iii) collaborative projects. For experienced users, a remote access to NMR spectrometers is available. In addition, NMR optimized in vitro protein production by the NMR Centre staff is available. The reviewer sees this as an asset to the NMR Centre i.e. for inexperienced users to lower the threshold to utilize NMR spectroscopy in their projects while experienced users having access to state-of-the-art instrumentation. Similar service is provided for metabolomics projects although this is still in a preparative phase. The users can get access to the Swedish NMR Centre services through various funding platforms (see above). To this end, the project application needs to be sent (via email) to the NMR Centre for checking the feasibility of the project. If the project is found to be adequate for the Swedish NMR Centre instrumentation and services provided, the application is sent to the scientific evaluation panel to review the scientific value of the project. After approval, users can apply for access, e.g. reserve time for the particular NMR spectrometer, at the NMR Centre directly. Until now, there has been no need for limiting user access. While the availability of NMR spectrometer time was generally found to be very satisfactory among the users, communication between the Swedish NMR Centre and users could be improved. It was found that users have several times booked an instrument, which was not actually available upon arrival e.g. due to technical problems, helium filling or the instrument being used by someone else. Considering the aging instrumentation, technical problems may occur and also (global/local) helium shortages may disturb scheduling. The evaluator reckons that these problems have largely been resolved by recent upgrade of spectrometer electronics. Nevertheless, often booking of NMR instrument has been done via email which is not adequate for this purpose especially in the case of a larger user base. This reviewer sees that an electronic booking system would solve many of these issues e.g. double bookings. The evaluator noticed that the NMR Centre already has an existing electronic booking system/calendar. However, most of the users did not know that such a system is available at the NMR Centre. Moreover, the evaluator observed that there is a mailing list for the users, where for instance problems related to instrument maintenance are
informed. For some reason, most of the users were not on that list. Thus, tools for active user communication and dissemination of vital information are available but not yet fully utilized. These tools are of utmost importance for the users outside the Gothenburg area but would also help the NMR Centre staff in organizing user service. 2.3.4. User service The actual service provided to users in structural biology applications was generally regarded as good. Many of these users felt that the expertise of the NMR Centre personnel is at very high level and they were able to get all the help and assistance they needed for accomplishing their project. However, the evaluator made a note that the NMR Centre staff could be more involved with the user community and emphasis should be placed on serving actual user needs. Some customers complained the lack of feedback and poor communication between them and the NMR Centre staff they felt being completely unaware of their project status. The NMR Centre arranges courses and workshops in NMR based structural biology; cell free expression and data acquisition & analysis based on fast NMR methods developed at the NMR Centre. These courses have been very popular and they are very much appreciated among the users. The evaluator considers this approach very positive as it should eventually encourage users to utilize the NMR technology platform more independently, which in turn, unchains the NMR Centre staff for attracting more external users. Users wish to retrieve more information on curriculum and dates of provided courses and workshops on the NMR Centre website. While structural biologists generally considered the Swedish NMR Centre a valuable resource for their research, the users that fall outside this scope were clearly more reserved. The reviewer observed that these users felt disappointed either regarding the quality of service or the user policy executed at the NMR Centre. Some users felt that the NMR Centre had promised too much, that is, being able to successfully carry out the project. At a later stage it was realized that the NMR Centre staff does neither have adequate expertise nor established protocols to finalize the project. Some customers raised criticism against the NMR Centre user policy; the Centre is too focused on structural biology. Users especially in the fields of small molecule NMR, physical chemistry and materials sciences were disappointed in the user service they felt that the NMR Centre lacks expertise in the fields of small molecule NMR or solid state NMR. Less experienced users particularly felt that there is too large a gap between them and the NMR Centre personnel, and it is difficult to get professional assistance for their work at the Centre. They often find that the calibration or setup of NMR instruments is done in a non-standard fashion but there is too little help available from the NMR Centre personnel to assist them. As a consequence, the threshold has become too high especially for local graduate students to utilize the NMR Centre in their research. The situation described above, echoes the diffuse perspective of the mission and the role of the Swedish NMR Centre. On one hand, the research staff felt that the NMR Centre and the services provided are dedicated to structural biology or life sciences in general. On the other hand, strategic decisions and investments made in the past (2008-2009) together with the Chalmers University of Technology aim to reach a larger scientific community. In 2013, through KAW supported NMR for Life project, the number of research staff was doubled but these staff members were devoted to support NMR services in life sciences. The reviewer noticed that there is a large potential user base outside the scope of life sciences willing to utilize the unique instrumentation available at the NMR Centre. However, at the moment, the NMR Centre is not fully capable of serving
the needs of these users. Indeed, a dedicated research staff member or a technician could be assigned to maintain the instruments and assist users operating the spectrometers. To this reviewer, this seems more like a strategic decision to be made regarding the focus areas of the NMR Centre in the future rather than the outcome of limited resources in instrumentation or service personnel. 3. Suggestions and recommendations on the Future of Swedish NMR Centre The NMR Centre has continued to fulfill its unique role/task in Sweden. It has been serving structural biologists for the past fifteen years. During the last five years, the Swedish NMR Centre has shown positive expansion of its activities and an international outreach, indicating that the leadership and the advisory boards have a good vision of the future development of the Swedish NMR Centre. This progress is governed by the following openings - In 2009, investment in a solid state equipment operating at 600 MHz to serve the needs of material scientists. - Integration with the pan-european biological NMR infrastructure consortium, the Bio-NMR project, funded by the EU seventh framework program (2010-2014) that provides transnational access and technological advancements in bio-nmr. - Membership of the national research infrastructure network in structural biology, SWEDSTRUCT, in 2012. Consequently, the Swedish NMR Centre is affiliated with the INSTRUCT, the pan-european hub that integrates technology platforms, scientific expertise and education in structural biology. - Launching of the NMR for Life project together with the University of Umeå. In this consortium, which enhances the activities in life sciences towards metabolomics and chemical biology, a division of labor between the partners has been clearly identified (solution state NMR in Gothenburg and solid state NMR in Umeå). These actions foster collaboration and improve the visibility of the Swedish NMR Centre, while avoiding unnecessary duplication of activities. Considering the Swedish NMR Centre as a national and an international service provider, the evaluator noted with satisfaction that - State-of-the-art instrumentation available at the Centre is capable of serving user needs in life sciences (structural biology, metabolomics, chemical biology) but also those in material sciences. - The research staff is very competent with complementary skills in life sciences. The Centre participates in the development and application of advanced NMR methodology. - The Swedish NMR Centre actively organizes courses and workshops in structural biology and more recently also in metabolomics in conjunction with the methodology and protocols utilized in the Centre. This warrants dissemination of good practices and procedures, fostering utilization of instrumentation in a more independent fashion. - Service is provided in various forms, from plain data collection to full service (protein production - data collection - data analysis). This lowers the threshold of using NMR as a research tool.
- Access control to the service follows the established guidelines with feasibility checking and evaluation of the projects scientific value. The evaluator recommends the following in order to amplify the usage of the NMR Centre services, to expand the clientele of the Centre and to render services more user-friendly - Communication between the user, the management and the staff of NMR Centre should be improved, e.g., by generating a short list of user s needs. - Meetings between the director and the local (national) advisory group should be a bottom up channel for developing services from the user perspective. At the same time, transparency of underlying decisions should be fostered. - Expertise of the NMR Centre staff should be extended, or partially redirected, to cover the needs of local users beyond life sciences. Alternatively, the name of the Centre could more precisely describe its current (de facto) mission and services, e.g. the Swedish NMR Center for life sciences. - Courses and workshops could be organized also outside the scope of NMR life sciences. - Electronic booking system is recommended to avoid issues related to managing of services. This should be accessible for confirmed users on the Swedish NMR Centre website. Dissemination of vital information through a mailing list. At the moment, not all users are included in this list. - Use of log books on spectrometers to build up (independent) user confidence and help in troubleshooting. - Visibility of the NMR Centre could be improved by a targeted campaign or roadshow that would introduce the provided services and highlight well-selected examples of success stories. Finally, it became evident to the evaluator that the NMR Centre considers its role as a service provider of life sciences applications while the (potential) user community sees the Centre as a wide spectrum research infrastructure. Therefore, a thorough discussion of the role of the Swedish NMR Centre should be initiated to define its mission more clearly, and to define whether the Centre works as a national NMR service provider or research oriented infrastructure. High quality research does not necessarily equal to high quality user service. Division of labor may be needed among the research staff (user service in life sciences - small molecule NMR axis vs. NMR technology development). The Faculty may also consider - Nominating advisory board members by the Faculty, to firmly integrate members in the decision making. - Strategic recruitment of PIs, able to utilize the NMR Centre extensively, to better meet the potential of the available instrumentation. - Dedicated technician for assisting users outside the scope of biomolecular NMR, to fully utilize large potential user base in Gothenburg area. - Partial recovery of costs through user fees.
Appendix A short biography of the reviewer Perttu Permi, PhD, Adjunct professor, has been Head of the Finnish Biological NMR Center at the Institute of Biotechnology, University of Helsinki since 2004. The Finnish Biological NMR Center is associated with the Biocenter Finland organization (http://www.biocenter.fi), serving over 2000 scientists and Ph.D. students working in the field of molecular biology and biomedicine. In 2009-2013, Dr. Permi was appointed the Academy of Finland Research Fellow. In 2010, Perttu Permi was elected as a Member of International Evaluation Panel for the EU Frame Program 7 funded Bio-NMR project. He is also member of several international and national panels and boards. Perttu Permi seeks to understand protein function, especially in pathogen host interactions and neurodegenerative disorders, through characterization of structure, dynamics and interactions. He also participates actively on development NMR methodology. He has coordinated and participated in numerous international and national research projects, and published over 90 peer-reviewed scientific papers.
2013-11-22 Dnr V2013/626 Self assessment of the Swedish NMR Centre The self assessment of the research infrastructure the Swedish NMR Centre at the University of Gothenburg is described is the enclosed document, as requested in the PM dated 2013-10-18 (DnrV2013/626). Göran Karlsson Director of the Swedish NMR Centre The Swedish NMR Centre Medicinaregatan 5 C, PO Box 465, SE 405 30 Göteborg, Sweden +46 31 786 3881, +46 31 786 3880 (fax) www.nmr.gu.se
2 / 9 General description of the infrastructure The Swedish NMR centre at the University of Gothenburg is a national infrastructure for NMR applications, especially within life sciences, It has for more than 15 years been a hub for Swedish and international structural biologists. The KAW foundation, as the single most important contributor, has been instrumental in enabling the largest high-resolution NMR infrastructure in Northern Europe. The NMR equipment comprises one 900 MHz, two 800 MHz, three 600 MHz and one 500 MHz magnets and the detectors are tuned to the biologically relevant nuclei 1 H, 13 C and 15 N or 31 P, i.e. the NMR active nuclei found in proteins, metabolites and nucleic acids. NMR is arguably one of the more versatile spectroscopic techniques. It has broad applications as analytical tool for organic chemistry and in material sciences, and is essential in life sciences, especially in structural biology, chemical biology and metabolomics. The current rapid development of the field requires both the most advanced technical equipment as well as expert competence, a situation that now reflects the state of the research infrastructure. The development of the research infrastructure in the last years (figure 1) is concomitant with strategic decisions. In 2008, a broadening of the activities was initiated, and a stronger focus was implemented to become established and receive external support in a capacity of research infrastructure. In addition to a focus solely on structural biology, applications within material science were developed through the investment into a solid state equipment at 600 MHz, and a system focusing on diffusion studies, also at 600 MHz. A long-term strategy was adopted in order to further establish the infrastructure on the national and international arena. In 2009, the NMR centre hosted the international European experimental NMR conference EUROMAR2009. In 2010, the unit became part of the EU-funded research infrastructure consortium Bio-NMR. The research area Structural biology was introduced in the Swedish Research Council s Guide to Infastructures in 2010. Since 2012, the unit is part of the SWEDSTRUCT research infra-structure, funded by VR-RFI. Figure 1. External infrastructure projects at the NMR-Centre for the period 2013-2017 In 2013, the NMR for Life project, with activities in the areas of structural biology, metabolomics and chemical biology, was supported by the KAW foundation. One of the more important aspects of the NMR for Life project is the strong support for the infrastructure upgrade. Due to changes in the strategic development in leading suppliers, the upgrade of the infrastructure was double timely. During 2013, the high-field (800&900 MHz spectrometers) were equipped with new electronics, detectors and advanced robots for enhanced sample throughput. In addition, NMR for Life comprises support for two staff scientists, and two additional positions were filled starting at 2013. In summary, 2013 reflects a profound change at the infrastructure. The recently installed equipment is much more sensitive, meaning that new targets has become available and an increased number of samples can be analyzed. Also, there is a drastic expansion in the research areas that are supported; in addition to structural biology, also chemical biology and metabo-