EN FÖRSTUDIE OM ATT ANVÄNDA TEKNIK FÖR ATT MÖTAS UTAN ATT RESA. Resfria möten i Västernorrland

EN FÖRSTUDIE OM ATT ANVÄNDA TEKNIK FÖR ATT MÖTAS UTAN ATT RESA Resfria möten i Västernorrland

Kommunförbundet Västernorrland Gånsviksvägen 4 Box 3014 871 03 Härnösand Tfn: 0611-55 78 50 Fax: 0611-231 39 E-post: info@y.komforb.se Författare: Ola Risberg, Integrator Publicerad: April 2012 2

INNEHÅLL FÖRORD... 4 DEFINITIONER... 5 Resfria möten... 5 Nulägesbeskrivning och inventering... 7 Resfria möten idag - Landstinget... 7 Resfria möten i kommunerna... 9 Befintliga utrustningar i Landstinget... 10 Befintliga utrustningar i kommunerna... 11 Besparingspotential... 15 Besparingsexempel ifrån andra lyckade projekt för distansmöten... 18 Nya arbetssätt och exempelscenarion... 20 Krav- och behovsanalys för en plattform för resfria möten mellan inblandade parter... 22 Beskrivning av tekniska plattformsalternativ som uppfyller krav- och behovsanalysen... 23 Riskanalys med framgångsfaktorer och fallgropar... 24 Rekommendationer... 26 Fortsatt arbete... 28 Förslag till beslut:... 28 3

FÖRORD Är det dags att ta nästa steg? Idag finns teknik som gör det möjligt att minska behovet av resor i tjänsten på ett dramatiskt sätt. Utvecklingen de senaste åren har gjort det möjligt att mötas med bild och ljud och samarbeta via datorer och nätverk. Organisationer med stor geografisk spridning använder sig alltmer av resfria möten för att effektivisera verksamheten, samtidigt som man gör betydande ekonomiska och miljömässiga vinster. Men det ligger en utmaning i att införa nya mötesvanor och vänja sig vid den nya tekniken. Vi har tagit fram denna förstudie i samarbete med Trafikverket Region Mitt, som också har bekostat studien. Trafikverket vill tillsammans med andra aktörer driva på utvecklingen av resfria möten hos offentliga aktörer i Region Mitt och lyfta dessa till en gemensam nivå, där visionen är att kunna kommunicera på ett enkelt sätt med varandra. Trafikverket har ett uppdrag att arbeta med Resfria möten utifrån Riksdagens klimatmål om begränsad klimatpåverkan och minskade utsläpp av CO2. Hos kommunerna finns också en uttalad önskan att utveckla användandet av distansmöten och att minska resandet. I denna förstudie beskrivs nuläget för kommuner och landsting i Västernorrland vad gäller resfria möten och förslag till hur vi kan arbeta vidare för att utveckla användandet av tekniken. Charlie Wallin Samordnare Kommunförbundet Västernorrland 4

DEFINITIONER Med resfria möten menas möten på distans i realtid med teknikens hjälp, såsom telefon-, video- och webbmöten. Resfria möten ska ses som ett komplement till fysiska möten. Resfria möten Former för resfria möten: Videomöten från video i mobiltelefoner, via persondatorer, enkla bildtelefoner till välutrustade studior. Olika typer av webbmöten, med bild- och ljudkommunikation med möjlighet till bildpresentation, fildelning och chat. Telefonmöten med hjälp av flerpartssamtal eller konferenstelefon. Videomöten Videomöten har historiskt byggt på kommunikation mellan videokonferensstudios utrustade med en videokonferensanläggning med en eller flera bildskärmar, kamera och mikrofon. Det finns även sedan ett antal år klientprogram för PC och Mac som klarar av att kommunicera i samma format. Utvecklingen på detta område går mycket snabbt med förbättrade klienter. Det sista året har även utvecklingen accelererat när det gäller att kunna delta från mobiltelefon eller läsplatta. Denna typ av möten kan även ske mellan två eller flera PC eller Mac-klienter. Med denna teknik finns möjlighet att presentera dokument och illustrationer för andra parter i mötet. Systemen för videokonferenser har haft en kraftig nedgång i pris på sistone och samtidigt med detta sker presentationer av nya lösningar i snabb takt. Tekniken har också gjort stora språng framåt vilket har gjort att man kan få en helt annan användarupplevelse, bildkvalitet och ljudkvalitet även på begränsade bandbredder. Detta gör att fler och fler möten kan tas via nätet och man slipper resor, vilket innebär minskade resekostnader och effektivare användande av arbetstid. Det finns en etablerad internationell standard för kommunikation mellan videosystem. H.323 är en samling av protokoll som används för realtidsöverföring av media som utgör basen för denna standard. 5

Oavsett vilket videokonferenssystem man väljer är det viktigt att de följer den internationella standarden H.323. Det är inte rekommenderat att använda andra system. Dessa system skiljer sig från en rad av gratisprogram eller billigare lösningar som är webbaserade lösningar för videokommunikation. Skype, Logitech Vid och Google Hangouts är exempel på programvaror som inte kommunicerar via den standard som gäller för videokonferenser. Webbmöten I ett webbmöte kopplar deltagarna upp sig till ett virtuellt mötesrum på webben. Att samtidigt mötas på webben gör att deltagarna bland annat kan dela dokument, kommunicera med ljud, chatta, hålla presentationer och se varandra. Deltagarna behöver tillgång till en dator, en webbkamera och ett headset. Det finns ett relativt stort antal system för webbmöten, alltifrån gratisprogram till relativt dyra lösningar. En del av de dyrare lösningarna kombinerar webbmötet med telefoniuppkoppling av ljud, detta för att säkra ljudkvalitén samt att få en mindre belastning vad gäller bandbredd. Gemensamt för alla dessa lösningar är att de inte kan kommunicera med system för videomöten som följer H.323-standard. Telefonmöten Telefonmöten kan dels ske via gruppsamtal eller via konferenstelefoner mellan grupper på två eller flera orter. De flesta videomötessystem har möjlighet att koppla in samtal från telefoner till videomöten. 6

Nulägesbeskrivning och inventering Från 2009 till 2011 har antalet timmar i uppkopplade videomöten ökat med 300 % Resfria möten idag - Landstinget Idag är det endast Landstinget som systematiskt arbetar med resfria möten och som har en tydlig policy för detta. Videomöten 2005 fanns det 6 system i länet. De flesta systemen var placerade på Sundsvalls sjukhus och kansliet i Härnösand med IP och ISDN anslutning mot övriga sjukhus. Antalet uppkopplingar var 133 och tiden för dessa var 189 timmar. Beräknad besparing detta år var 294 000 kronor. Besparing i CO2 beräknades till 3 048 kg 2006 utökades till totalt 13 system i länet. System till övriga sjukhus köptes in och mer möten sker på IP. Antalet uppkopplingar var 524 och tiden för dessa var 681 timmar. Beräknad besparing detta år var 1 048 000 kronor. Besparing i CO2 beräknades till 12 010 kg 2007 utökades till totalt 15 system i länet. System till röntgen Sundsvall köptes in och kom i drift slutet av året samt strålbehandlingen köper nytt system. De flesta möten från röntgen och strålbehandlingen går mot Umeå. Antalet uppkopplingar var 544 och tiden för dessa var 741 timmar. Beräknad besparing detta år var 1 088 000 kronor. Besparing i CO2 beräknades till 12 469 kg 2008 ut ökades till totalt 23 system i länet. Fler gruppsystem köps in för vanliga videomöten. Antalet uppkopplingar var 648 och tiden för dessa var 732 timmar. Beräknad besparing detta år var 1 296 000 kronor. Besparing i CO2 beräknades till 14 852 kg 2009 utökades till totalt 26 system i länet. Antalet uppkopplingar var 1 215 och tiden för dessa var 1 450 timmar. Beräknad besparing detta år var 2 430 000 kronor. 7

Besparing i CO2 beräknades till 21 724 kg 2010 utökades till totalt 33 system i länet. Central videokonferensbrygga köptes in för att kunna koppla upp flerpartsmöten i större utsträckning än tidigare. Central ISDN-gateway köptes in för att kunna ge alla videokonferenssystem möjlighet att ta emot eller ringa telefonsamtal. Ger möjlighet att blanda videosamtal och telefonsamtal i flerpartsmöten. PC-baserad videkonferenslösning köps in. Tandberg Movi installerades för ca 35 användare. Antalet uppkopplingar var 2 303 och tiden för dessa var 2 825 timmar. Beräknad besparing detta år var 4 606 000 kronor. Besparing i CO2 beräknades till 41 177 kg 2011 har antalet videosystem utökats till 36. Antalet användare av Tandberg Movi växte till 112 under året. Antalet uppkopplingar var 3845och tiden för dessa var 5 838timmar. Beräknad besparing detta år var 7 690 000 kronor. Besparing i CO2 beräknades till 8 749 kg. Från 2005 till 2011 är den beräknade besparingen 18 452 000 kronor! Minskade utsläpp av koldioxid beräknas till 183 175 kilo Videokonferensstatiken hämtas från det managementsystem som landstinget har i sitt videokonferenssystem och sammanställs i excel där den delas upp i: Antal uppkopplingar. Enbart gruppsystem räknas med i statistiken för antalet uppkopplingar Antal timmar. Gruppsystem och PC klienter Movi sammanställs i statistiken för timmar Schabloner som används för beräkningar av besparingar: Varje uppkoppling är en besparing på 2000kr. Enbart gruppsystem räknas med i statistiken för besparing. Varje uppkoppling sparar 12 mil med bil vilket medför ett minskat C02 utsläpp på 17.88 kg. Ungefär 30% av alla videouppkopplingar går utanför Landstinget mot norra regionen, universitet och kommuner. 8

Telefonmöten Användningen av telefonmöten har ökat kraftigt. 2009 genomfördes 415 telefonmöten, 2010 hade antalet ökat till 1295. Inför 2010 bytte landstinget system till fast nummer med koder. Priset är 60 000 kr/år, vilket innebär ca 46 kr per telefonmöte. Systemet upplevs som enkelt att administrera på egen hand. Webbmöten Används i mindre omfattning. Resfria möten i kommunerna Länets kommuner arbetar i mycket liten omfattning med resfria möten. Ingen kommun har uttryckt ambitionen av att utveckla resfria möten i en resepolicy eller liknande styrdokument. Videomöten Samtliga kommuner i länet har utrustning för videomöten. Utrustningarna finns oftast på Studie- eller Lärcenter i kommunerna där de används inom vuxenutbildning. Det finns en tydlig trend mot ett minskat användande av dessa utrustningar under senare år. Utrustningar finns även centralt placerade på kommunkontoren, användningen av dessa anläggningar är inte speciellt omfattande. De som används mest ligger på 2-4 uppkopplingar per vecka. Webbmöten De flesta kommunerna använder webbmöten. Open meeting, en lösning med öppen källkod, för möten som används av flera kommuner. En kommun i länet har utvecklat en egen lösning utifrån en programvara med öppen källkod. Det har inte gått att få en samlad bild av omfattningen av användningen av webbmöten. Telefonmöten Telefonmöten används av samtliga kommuner. 9

Befintliga utrustningar i Landstinget Landstinget har ett utbyggt system för videokonferenser TMS = TelePresence Management Suite, för övervakning, kontroll och uppföljning. Management Suite hanterar fjärrstart av videokonferenser, övervakning av system och virtuella flerpartsmötesrum, samtalsstatistik, PC klienter Movi, uppgradering och infrastruktur. Codian brygga (MCU Multipoint Control) Brygga för att koppla samman videokonferenser med fler än två användare. VCS: TelePresence Video Communication Server: Management av applikationer och sessioner i systemet. Movi 2: Hanterar PC-klienterna. Gateway IP: gör det möjligt att ringa in med telefon eller att koppla upp gamla system som baseras på ISDN. Endpoints med enbart nummer symboliserar videokonferenssystem gruppsystem (videokonferensrum). 10

Idag finns 36 st system inom Landstinget Västernorrland Härnösand 4 st Sundsvall 19 st Sollefteå 5 st Örnsköldsvik 8 st Systemen finns på Sjukhus, inom Primärvård och Folktandvård Alla konferenssystemen kan ringa och ta emot telefonsamtal vilket ger användare möjlighet att ha telefondeltagare och videodeltagare med i samma möte. Inga begränsningar på samtal mot externa företag. Det går att ringa och ta emot videosamtal från företag, myndigheter och universitet som finns utanför LVN via Internet. Internetanslutningarna går via Sjunet som Landstinget är anslutet till. Endpoints med mailadress motsvarar MOVI-klienter som är en programvara som gör det möjligt att delta i videomöten från en persondator. Movi-klienten kan kommunicera med andra MOVI-klienter och eller med videokonferens- gruppsystem. MOVI-klienten kan visa och ta emot video, ta emot och sända ljudkommunikation, visa och ta emot presentationer. Vid årsskiftet fanns 112 användare MOVI-användare hos landstinget. All utrustning som Landstinget använder är levererad av Cisco (Tandberg) och är H.323-kompatibel. Befintliga utrustningar i kommunerna Härnösand Kommunens videokonferensanläggningar: En gammal Tandbergutrustning för videokonferens finns i kommunhuset. Används i mycket liten omfattning. I rummet finns även en Smartboard som kan användas vid videomöten. Verktyg för webbmöten: Vyew, öppen källkod. Anpassad av IT-enheten. Lärcentrum: Lärcentrum disponerar ett videokonferensrum med 10-15 platser. Konferensanläggningen ägs och driftas av Mittuniversitetet. Utnyttjas i låg grad, hade högre användning för ett par år sedan. Övrigt: Ett fåtal användare har under februari inlett en test med Polycom CMA uppkopplade mot Vicom i Hudiksvall. Kramfors Kommunens videokonferensanläggningar: Inga andra anläggningar än de som finns på studiecentrum. 11

Verktyg för webbmöten: Används ej. Lärcentrum: På Lärcentrum finns två videokonferensanläggningar, Polycom BX 7000 och Polycom 512, båda minst 10 år gamla. Klarar bl a inte av att köra med två skärmar vilket är ett problem i utbildningssammanhang. Har tagit in offert på att byta ut den ena, med inbytespris ca 90 000. Stoppat pga penningabrist.. Användningen har minskat drastiskt. Ligger nu på några uppkopplingar per månad. Övrigt: Ett fåtal användare har under februari inlett en test med Polycom CMA uppkopplade mot Vicom i Hudiksvall. Sollefteå Kommunens videokonferensanläggningar: Totalt har Sollefteå 6st Tandberg 880- och 2st Tandberg edge95 system på skolor och medborgarkontor samt några Polycom PVX programvaror på PCn för videokonferens. Verktyg för webbmöten: Kommunen har köpt in ett mycket prisvärt webbaserat verktyg för fjärrstyrning/support och webbmöten, programvaran är Teamviewer7, se vidare http://www.teamviewer.com/en/index.aspx Lärcentrum: På lärcentrum finns två videokonferensanläggningar: Tandberg Edge 95. (bryggfunktion med 4 samtidiga användare) Till dessa finns OH kameror, Smartboard och extra mikrofon. En av videokonferensanläggningarna finns i salen (Kronometern) med ca 30 platser där även Smartboarden är placerad. Den andra videokonferensanläggningen står i salen (Boetten) med 10-15 sittplatser. Beläggning idag 5-6 timmar per vecka Övrigt: Kommunen har också ett nytt AV-system i kommunhuset för videokonferens och webbsändningar av politiska möten, plattformen är levererad av Mindspace och är i slutfasen av leveransen. Ett fåtal användare har under februari inlett en test med Polycom CMA uppkopplade mot Vicom i Hudiksvall. Sundsvall Kommunens videokonferensanläggningar: I kommunhuset finns en videokonferensutrustning, Tandberg MXP(bryggfunktion med 4 samtidiga användare) levererad av ATEA Umeå. 12

Verktyg för webbmöten: Open meeting http://incubator.apache.org/openmeetings/ Lärcentrum: Lärcentrum har en videokonferensanläggning, Tandberg 6000, 6 år gammal. Mycket lite utnyttjat, par tre gånger per år. Övrigt: Ett fåtal användare har under februari inlett en test med Polycom CMA uppkopplade mot Vicom i Hudiksvall. Timrå Kommunens videokonferensanläggningar: Ingen uppgift Verktyg för webbmöten: Open Meeting Lärcentrum: Ingen uppgift Övrigt: Ett fåtal användare har under februari inlett en test med Polycom CMA uppkopplade mot Vicom i Hudiksvall. Ånge Kommunens videokonferensanläggningar: I kommunhuset finns en videokonferensanläggning som består av en Tandberg Profile 3000 MXP med 43" flatscreen monitor. Genom en gatewaytjänst från Atea AB används anläggningen dels i samverkan med Medelpads Räddningstjänstförbund, dels för bokning från kommunens verksamheter i övrigt. Lärcentrum: På lärcentrum finns en videokonferensanläggning består av en 32 tums ViewSonic HDbildskärm, en Polycom videokamera, ett högtalarsystem och mikrofon. Lokalen kan ta emot ca: 20 personer. Övrigt: Polycom CMA desktop videokonferensprogramvara (i samverkan med Hudiksvalls kommun) används i mars 2012 av 11 användare spridda i flera förvaltningar, med störst nyttjande inom de sociala verksamheterna mot Landstinget Västernorrland. 13

Örnsköldsvik Kommunens videokonferensanläggningar: 4 Avercom 300 med 50 tums bildskärm (bryggfunktion med 4 samtidiga användare) Verktyg för webbmöten: Open Meeteing. http://incubator.apache.org/openmeetings/ Övrigt: Ett fåtal användare har under februari inlett en test med Polycom CMA uppkopplade mot Vicom i Hudiksvall. Lärcentrum: Avercom 300 (bryggfunktion med 4 samtidiga användare), dubbla bildskärmar. Utnyttjandegrad idag 3 ca tim/vecka Högre beläggning tidigare, upp till tre dagar per vecka, arbetar mest med den tekniken mot högskolan i Gävle 2.2 Återanvändning av befintliga utrustningar Samtliga videokonferensutrustningar kan återanvändas i en gemensam infrastruktur förutsatt att den är H.323-kompatibel, vilket av detta och ett flertal andra skäl bör var ett villkor för en gemensam infrastruktur. 14

Besparingspotential 5 % minskat bilresande i länets kommuner skulle spara ca 10 miljoner kronor och minska koldioxidutsläppen med ca 175 000 kg Besparingspotentialen beräknas i de flesta fall vi tittat på som minskade reskostnader, minskade koldioxidutsläpp och kostnader för den arbetstid som läggs på reskostnader. Vi har inte hittat någon beräkning av de vinster som görs genom ett minskat produktionsbortfall i samband med restid. För att kunna uppskatta besparingspotentialen är därför kommunernas reskostnader i samband med möten en intressant utgångssiffra. Tyvärr finns ingen statistik eller uppföljning från kommunerna på detta. Det vi i bästa fall kan komma åt är kommunernas totala reskostnader. I Örnsköldsvik har kommun tagit fram och sammanställt kommunens totala reskostnader. Total kostnad för bilåkning i Örnsköldsvik Antal fordon 260 st Total körsträcka 600 000 mil Uppskattad kostnad restid (350 kr/tim) 35 000 000 kr Kostnad drivmedel 7 019 299 kr Försäkringskostnader 1 103 724 kr Skador 324 000 kr Extra bilar hyror 207 460 kr Drivmedel extra fordon 98 533 kr Total kostnad bilåkning 43 753 016 kr Detta innebär en kostnad på 73 kronor/mil beräknad på en ensam bilförare. (Den totala kostnaden för bilåkning delat med antalet körda mil.) I denna beräkning finns inte kapitalkostnaderna för bilarna med. Utifrån uppgifter från Sundsvall kan kapitalkostnaderna beräknas till ca 28 000 kronor per år och bil. Detta skulle medföra att kostnaden per mil ökar till 85 kronor beräknad på en ensam bilförare. (Den totala kostnaden för bilåkning delat med antalet körda mil.) 15

Om vi använder Örnsköldsviks siffror på detta område som utgångspunkt och antar att övriga kommuners kostnader är proportionerlig utifrån kommunstorlek (befolkningstal) skulle detta innebära att länets kommuners totala kostnader för bilåkning är ca 217 975 000 kronor/år. Kommun Folkmängd Andel Kostnader för bilåkning Sundsvalls kommun 94 955 39% 87 490 567 Örnsköldsviks kommun 55 387 23% 51 033 016 Härnösands kommun 24 716 10% 22 773 070 Sollefteå kommun 20 538 8% 18 923 503 Kramfors kommun 19 473 8% 17 942 223 Timrå kommun 17 980 7% 16 566 588 Ånge kommun 10 323 4% 9 511 507 Totalt 243 372 100% 224 240 475 Denna beräkning ger sannolikt en överskattning av kostnaderna, exempelvis visar en del underlag från Sundsvall på att kostnaderna där inte är proportionerliga till Örnsköldsviks kostnader. Men en realistisk siffra är att kommunernas kostnader för bilresor under ett år ligger i storleksordningen 180 200 miljoner. Om vi skulle kunna minska bilåkandet med 1% genom att använda teknik för resfria möten skulle det spara runt 2 miljoner kronor/år. 5% minskat resande skull spara runt 10 miljoner kronor. 10 % minskat resande skulle spara runt 20 miljoner kronor. Om vi använder samma schablon som landstinget, 149 g/km, skulle de totala koldioxidutsläppen från kommunernas bilåkning motsvara runt 3 500 000 kg koldioxid per år. Minskat bilåkande med 1% genom att använda teknik för resfria möten skulle spara runt 35 000 kg, 5% minskat resande skulle spara runt 175 000 kg,10 % minskat resande skulle spara 350 000 kg. Ett alternativt sätt att titta på besparingspotentialen är att utgå från de mest typiska resorna som sker till möten i kommunen. En utgångspunkt kan vara att titta på de mest frekventa resorna. Kommunen har gjort följande sammanställning för Örnsköldsviks resor: Restoppen 1. Härnösand 2. Sundsvall 3. Umeå 4. Sollefteå 5. Skellefteå Med detta som underlag kan vi sätta upp ett antal jämförelsetal. 16

Ett möte i Härnösand med en deltagare från Örnsköldsvik som genomförs som ett resfritt möte sparar 1 870 kronor och 32,78 kg CO2. Ett möte i Sundsvall med två deltagare från Ånge som genomförs som ett resfritt möte sparar 2 860 kronor och 29,8 kg CO2. Ett möte i Härnösand med en deltagare från Örnsköldsvik som genomförs som ett resfritt möte sparar 1 870 kronor och 32,78 kg CO2. Med två deltagare från Örnsköldsvik blir besparingen 3 146 kronor. (Den uppskattade kostnaden för restid är ca 58 kronor/körd mil och person.) Ett möte i Sundsvall med två deltagare från Ånge som genomförs som ett resfritt möte sparar 2 860 kronor och 29,8 kg CO2. De mest frekventa resorna till möten sker sannolikt inom kommunen. Om vi antar att en sådan resa i snitt ligger på 8 mil skulle ett resfritt möte med en deltagare som reser spara 680 kronor och 11,9 kg CO2. Med två deltagare som reser skulle besparing bli 1 144 kronor. I dessa beräkningar ingår inte kostnader för produktionsbortfall kopplat till restiden. Örnsköldsviks kommuns kostnader för flygresor: C:a 4,9 milj/år med marktransporter 1500 resor C:a 700 hotellnätter ToR Stockholm + en övernattning 5000 kr CO2 utsläpp ToR Stockholm 200 kg CO2 Ett videomöte som ersätter ett möte med resa till Stockholm med en deltagare från Örnsköldsvik sparar 3 266 kronor i reskostnader och 200 kg koldioxid, marktransporter oräknade. Till detta kommer inbesparad arbetstid. 17

Besparingsexempel ifrån andra lyckade projekt för distansmöten Landstinget i Västerbotten Videokonferenser, antal uppkopplade timmar 2008 2009 2010 2011 2012 jan 355 818 1112 1358 1904 feb 482 900 1376 1723 mar 682 818 1456 1897 apr 827 791 1317 1496 maj 719 878 1249 1957 jun 411 945 979 1118 jul 66 99 116 136 aug 302 524 602 900 sep 1060 1244 1364 1940 okt 1172 1228 1605 1970 nov 1095 1357 1807 2226 dec 781 913 1275 1457 Summa 7951 10515 14258 18178 Antalet timmar uppkopplade från videokonferensanläggningar ökade med 32 % från 2008 till 2009, med 36% från 2009 till 2010 och med 27% från 2010 till 2011. Movi timmar Videokonferens timmar Antal uppkopplingar 2010 2011 2012 2010 2011 2012 2010 2011 jan 63 138 307 1112 1358 1904 957 1255 feb 75 194 1376 1723 1277 1589 mar 120 277 1456 1897 1279 1812 apr 103 173 1317 1496 1178 1370 maj 135 213 1249 1957 1171 1787 jun 87 219 979 1118 953 1005 jul 2 4 116 136 211 238 aug 63 201 602 900 628 902 sep 113 118 1364 1940 1294 1720 okt 166 423 1605 1970 1420 1731 nov 201 450 1807 2226 1595 1910 dec 183 248 1275 1457 1116 1370 Totalt 1311 2658 14258 18178 13079 16689 Om vi tillämpar samma schabloner som Västernorrlands läns landsting skulle detta innebära en besparing på 33 378 000 miljoner under 2011 och minskade koldioxidutsläpp med 298 399 kilo. 18

Landstinget i Norrbotten Antalet uppkopplade timmar i Norrbotten Vi kan se samma tendens för när det gäller användandet av videokonferenser i Norrbotten som vi sett i Västernorrland och Västerbotten. Tendensen är att antalet uppkopplade timmar ökar kraftigt och att ökningen accelererar. Landstinget i Dalarna (2009) Investering av 25 videokonferenssystem på 6 sjukhus 3000 lyckade videomöten 34000 besparade timmar i restid 1,9 miljoner i minskade bilkostnader 91 ton i minskat koldioxidutsläpp Kunnat minska bilparken med 70 bilar Total besparing/år 10 400 000 SEK Siffrorna hämtade från Ciscos. 19

Nya arbetssätt och exempelscenarion Det går alldeles utmärkt att ha möten, ronder och vårdkonferenser på distans. Tekniken fungerar för det allra mesta. Det är inte så svårt att lära sig och det finns många som menar att det faktiskt är så att möten och konferenser blir effektivare när man har dem på distans. Patienter är ju faktiskt ingen annan sort än vi andra. De är varken mer eller mindre obekväma med tekniken och det har visat sig att man värderar väldigt högt att slippa resa och att slippa vänta. Margit Håkansson, Utvecklingschef i Västerbottens Läns Landsting. Sjukgymnastik och rehabilitering i hemmiljö via video Besparingen i Norrbotten är cirka 25 000 kr/patient Samordnad vårdplanering via video mellan vårdpersonal, biståndshandläggare, omsorgspersonal och anhöriga Besparingen i Norrbotten är 94 000 kr, 624 arbetstimmar och 10 ton CO2 Modersmålsundervisning via video I Norrbotten har många elever rätt till modersmålsundervisning i cirka 100 olika språk. För att skapa tillräckligt stora grupper att undervisa och för att ha möjlighet att samla dessa grupper under ledning av behöriga lärare krävs videoteknik för att uppfylla dagens besparingskrav. Videokonferensteknik har alltså medverkat till att dessa elever kan få den utbildning de har rätt till. Kommunchefsmöten och motsvarande Besparingen i Norrbotten är 24 000 kr/möte, 60 arbetstimmar/möte och 1 ton CO2/möte Tidigare hemgång av neonatalpatienter De föräldrar som fött barn i förtid har sedan 2006 getts möjlighet till tidigare hemgång med stöd från personal på Neonatal-avdelningen i Sunderby Sjukhus via videokonferens. Samordnad vårdplanering Videokonferens har använts för samordnad vårdplanering i Västerbotten under lång tid. Psykiatri på distans Har funnits i drift i Västerbotten sedan mitten av 1990-talet för både vuxenpsykiatri samt barn- och ungdomspsykiatri. Språk och Talträning på Distans 2005-2007 genomfördes ett EU-projekt för att ge logoped-kontakt nära eller i patienters hem och därigenom ge vård på lika villkor i Västerbottens Läns Landsting. 20

Inom detta projekt ingick även strukturerad lekbedömning av barn mellan 3-4 år. Åldern på patienterna var 3-90 år och bland de äldre patienterna var många helt förtjusta i denna tekniska möjlighet. 94% av patienterna ansåg att de fick god kontakt med logopeden. 94% skulle även rekommendera andra att träffa logoped via denna teknik. Väldigt många positiva kommentarer inkom angående minskat resande. Projektet sparade 15 484 mil i resor samt 1,3 miljoner kronor. Tolkstöd Finns i drift i Västerbotten idag både för dövtolkning och språktolkning mellan hörande. Reumatologi Detta innebär läkarbemanning på distans för medverkan i behandlingsrum via videokonferens. Hjärtundersökning med ultraljudsrobot Innebär arbete med ultraljudsundersökning av patienter med hjärtbesvär där en robotarm styrs på distans, bedömning av resultat sker direkt av specialist och ett samtal med patient, distriktsläkare och specialist genomförs direkt vid undersökningstillfället. Detta har lett till att rätt åtgärd sätts in snabbt vilket leder till högre vårdkvalité. Ett forskningsprojekt pågår för att kartlägga de ekonomiska vinsterna. Nätbaserat lärande Landstinget har byggt upp en egen lärplattform för nätbaserat lärande. Fortbildning och vidareutbildning som är nätbaserad ger en rad vinster: mindre produktionsbortfall kopplat till utbildningstillfällen möjlighet för individerna att anpassa tiderna för utbildning ingen restid för att delta lika villkor oberoende av bostadsort Den nätbaserade utbildningen är ett komplement till traditionella former. Teledermatologi - Hudnära kontakt - trots avstånd Bedrivs både i form av remiss med bild och i form av direkta möten med patient, distriktsläkare och specialist på distans. I fjol svarade denna typ av besök för 200 av 9000 besök. På dessa 200 sparar landstinget ca 85 000 i resor, kostnaderna för system och drift ligger på 14 000+20 000= 34 000. Nettovinst för landstinget ca 50 000 kronor. Samhällsvinst i form av minskat produktionsbortfall och miljövinster är ej medräknade. Akutsjukvård Möjlighet att med läkarjour på distans, distriktssköterska tar emot patient med underarmsskada, videokommunikation med läkare som bedömer röntgenbild via telekommunikation och kan ge instruktioner för behandling. 21

Krav- och behovsanalys för en plattform för resfria möten mellan inblandade parter Utifrån de dialoger som förts framstår en bild där kravställning är svårt eftersom kunskap om möjligheterna saknas. Några grundläggande krav kan dock identifieras: Ett videokonferenssystem måste vara användarvänligt: I detta ligger att det i princip ska vara lika lätt att använda som telefonen. Det ska vara lätt att ringa upp motparten. Det ska finnas en gemensam katalog över användare i kommunerna och landstinget. Det ska fungera utan tekniska problem. Ljud och bild ska hålla en god och stabil kvalité. Det ska finnas möjlighet att presentera dokument och illustrationer för andra parter i mötet Tekniska krav: Det ska vara kompatibelt med befintliga system. Oavsett vilket videokonferenssystem man väljer är det viktigt att de följer den internationella standarden H.323. Det är inte rekommenderat att använda andra system. Det ska finnas möjlighet att delta från den egna persondatorn. Kommunikationen ska fungera mellan olika tekniska plattformar (Videokonferensanläggningar, pc Mac, mobiltelefon, läsplatta, telefon etc). Det ska gå att kommunicera externt med andra videokonferenssystem. Det ska finnas tillgång till teknisk support. Kommunikationen ska fungera oberoende av var man befinner sig förutsatt att tillräcklig bandbredd finns tillgänglig (på interna nät, internet, mobilt etc). System för videokonferenser ska ha en så bra teknologi att videoöverföringen blir bra även vid låga bredbandshastigheter. Administrativa krav Det ska vara lätt att följa upp och få ut statistik över användningen av systemen 22

Beskrivning av tekniska plattformsalternativ som uppfyller krav- och behovsanalysen Det finns ett stort antal alternativ som uppfyller ovanstående krav. Cisco (Tandberg), Polycom, Lifesize, Awercom är några exempel på stora leverantörer inom området som alla levererar plattformar som uppfyller krav- och behovsanalysen. För samtliga dessa plattformar finns alternativen att köpa in utrustning och själv sköta driften eller att vända sig till en tjänsteleverantör som levererar önskad tjänst från någon av dessa plattformar. Inköp av utrustning kan givetvis även kombineras med att köpa in drift och/eller support. Exempel på hur detta skulle kunna byggas upp finns i bilaga. 23