Checklista för chefer Medarbetarundersökning 2017 Du som är chef har en viktig roll i arbetet med medarbetarbetarundersökningen. Genom att informera om undersökningen och uppmuntra medarbetare att svara kan du bidra till en hög svarsfrekvens. När din arbetsgrupps resultat kommer ansvarar du för att återkoppla resultatet och därefter för att initiera utvecklings- och förbättringsarbetet, dokumentera och följa upp handlingsplanen. Om ni är en liten arbetsgrupp som inte får ett eget resultat därför att det är färre än fem svarande, återkopplar du det aggregerade resultaten för den större grupp ni ingår i (enhet/avdelning eller motsvarande). Utifrån det resultatet har du en dialog med medarbetarna och därefter tar ni tillsammans fram en handlingsplan för de områden arbetsgruppen prioriterar. Om du är överordnad chef ansvarar du för att ta fram en handlingsplan för din organisation (avdelning/institution eller motsvarande) tillsammans med cheferna. Medarbetarundersökningen är en process som ingår i det systematiska arbetsmiljöarbetet, där du som chef har uppgifter i de olika stegen. I checklistan nedan får du en praktisk vägledning i respektive steg. Kontinuerligt Kontinuerligt Genomföra åtgärder Följa upp Informera Pågår Senast sista januari 2018 Ta fram handlingsplan Enkät 20 sep 4 okt Återkoppla resultat November - December 1
Informera: september 2017 Informera medarbetare om medarbetarundersökningen. Till stöd har du presentationen: Presentation_Medarbetarundersökning Informera ev. föräldralediga och sjukskrivna medarbetare att enkäten kommer via en länk till deras KI-mejladress (gäller medarbetare som varit föräldralediga eller sjukskrivna sedan längst mars 2017 men inte tjänstlediga). Under enkätperioden 20 september 4 oktober Påminn om enkäten och uppmuntra dina medarbetare att bidra med synpunkter. Återkoppla resultat: november-december 2017 Boka in tid för återkoppling av resultaten i god tid. I november får du en inloggning till din arbetsgrupps resultatrapport. Titta igenom resultatet och reflektera över det. På vilka frågor/ områden har ni höga värden, och på vilka frågor/ områden är värdena lägre? Presentera resultaten för gruppen. Diskutera och analysera tillsammans vad som kan ligga bakom resultatet. Syftet är att gruppen ska använda resultatet i sitt utvecklings- och arbetsmiljöarbete. Ta fram handlingsplaner: senast sista januari 2018 Ta fram utvecklingsområden tillsammans med gruppen. Kom överens om vilka aktiviteter ni ska fokusera på och för in dem i en handlingsplan (antingen direkt i Action Manager eller i KI:s interna mall) Genomföra och följa upp åtgärder När handlingsplanen är upprättad startar arbetet med att genomföra och följa upp de aktiviteter ni prioriterat. Tänk på att det är ett kontinuerligt arbete och försök att integrera aktiviteterna i er dagliga verksamhet. Vilket stöd har jag? I Resultatportalen kommer verktyget Action Manager finnas som är ett stöd till dig som chef. Under oktober har du dessutom möjligheten att gå ett halvdagsseminarium där du får verktyg för att kommunicera och arbeta vidare med resultaten tillsammans med medarbetarna. Se mer information under Från resultat till handling. Personal- och chefsstöd hos vår företagshälsa, telefon 0200-21 63 00. Som chef kan du få upp till tre telefonrådgivningar kring en och samma fråga, till exempel ett bollplank i hur du kan tolka resultaten och lägga upp återkopplingen till gruppen. Stöd och resurser vid din institution: din närmaste chef och HR-funktionen. 2
Från resultat till handling - för en hållbar arbetsmiljö med stort medarbetarengagemang Halvdags-seminarium/workshop För vem? Alla chefer som vill få konkreta verktyg för att kommunicera resultaten i medarbetarundersökningen och jobba vidare med åtgärder i dialog med medarbetarna i arbetsgruppen. Delar av innehållet: kommunicera resultaten samarbeta med arbetsgruppen och skyddsombud ta fram handlingsplan och väva in åtgärder i den dagliga verksamheten Genomförs av leg. psykolog Annmarie Ulfving Plynning från Previa, som arbetar med arbetsmiljöfrågor på grupp- och organisationsnivå. Tid och plats Torsdag 12 oktober 2017 (svenska) kl. 13-16, campus Solna Thursday 19 October 2017 (English) kl. 9-12, campus Solna Tisdag 24 oktober 2017 (svenska) kl. 13-16, campus Flemingsberg För att anmäla dig, klicka på länken för det datum du vill gå. Observera att antalet deltagare är begränsat till 20 per seminarium. 3
Frågor och svar Vilka ska besvara enkäten? Kriterierna för att besvara enkäten är att du har varit verksam på plats på KI de senaste 6 månaderna med en omfattning om minst 40 % av heltid. De medarbetargrupper som ingår är anställda inklusive sjukskrivna eller föräldralediga, postdoktorstipendiater och doktorander. Respektive institution kan välja att inkludera även andra grupper under förutsättning att ovanstående kriterier är uppfyllda. Hur lång tid tar det att svara på enkäten? Det tar ca 15 minuter att besvara enkäten och du kan göra en paus för att återkomma till enkäten vid ett senare tillfälle. Du kommer då först till enkätens startsida och sedan till den frågan som stod i tur att bli besvarad. Antalet frågor i enkäten är färre nu än i undersökningen 2014, ca 60 frågor jämfört med ca 100 tidigare. Kan jag lita på att svaren är anonyma? Ja, dina svar är alltid anonyma. Svaren samlas in och sammanställs av den externa leverantören Quicksearch. Chefer och medarbetare får sedan ta del av ett aggregerat resultat för sin avdelning/grupp/enhet/motsvarande. Det måste vara minst fem svarande för att en arbetsgrupp ska få en egen rapport. I arbetsgruppens rapport presenteras medelvärde för varje fråga. Spridningsmått som visar hur stor andel som valt respektive svarsalternativ redovisas bara på övergripande nivå (institution/ motsvarande och totalt för KI). Min arbetsgrupp är färre än fem personer så vi kommer inte få en egen resultatrapport. Är det någon idé att jag svarar? Ja, alla svar ingår i institutionens och KI:s totala resultat, så dina svar är viktiga även om du tillhör en liten arbetsgrupp. Hur används bakgrundsvariabler i undersökningen? I undersökningen använder vi bakgrundsvariablerna befattning, kön och ålder. Du behöver inte själv svara på detta i enkäten då bakgrundsvariabler hämtas från lönesystemet Primula samt från LADOK och KIMKAT för anknutna som inte är anställda. Med hjälp av bakgrundsvariabler kan vi se om det finns skillnader i hur olika grupper upplever sin arbetsmiljö, vilket i så fall är en viktig signal i KI:s utvecklingsarbete. 4
Kan bakgrundsvariablerna påverka min anonymitet? Nej, bakgrundsvariablerna används bara för analyser på övergripande nivåer (KI och institution/ motsvarande), respektive chef eller arbetsgrupp får inte ta del av dessa. Vid nedbrytningar med bakgrundsvariabler är anonymitetsgränsen samma som för grupper, det vill säga inget resultat om färre än fem svar. Dina svar kan därför aldrig kopplas till dig som person utifrån kön, ålder eller befattning. De befattningar som används är doktorand, forskarassistent, forskare, postdoktor, professor, universitetsadjunkt, universitetslektor och teknisk/administrativ personal. Går det att se vilka/vilken medarbetare som inte svarat på enkäten? Nej, det går inte att se vilka som inte har svarat på enkäten, bara hur stor andel av en grupp som svarat. På detta sätt tas en svarsfrekvens fram. Finns det risk att jag kan bli identifierad av min chef om jag skriver en egen kommentar? Nej, det är de som har tillgång till det övergripande resultatet på institutionen, d v s prefekt och administrativ chef, som kan se fritextsvaren. Däremot är det möjligt för dem att bryta ned svaren på arbetsgruppnivå om det är fler än fem svarande i gruppen. 5