Styrande rutindokument Sida 1 (8) Ändringsprocess för driftsättning Länsteknik Ändringsprocessen ska hantera förändringsbegäran (RFC) som kommer från Förvaltningsstyrning Länsteknik i syfte att minimera riskerna för och påverkan på verksamheten vid genomförandet av förändringar. Processen är begränsad till att användas i samband med driftsättning av en förändring. Syfte Huvudsyftet med processen är att säkerställa att förändringar registreras, utvärderas, prioriteras, planeras, testas, etableras och dokumenteras på ett kontrollerat sätt. Det sker genom att processen måste beakta risken för verksamheten säkerställa att alla förändringar är registrerade använda standardiserade metoder och rutiner Trigger Följande trigger finns för ändringsprocessen: En förändringsbegäran (RFC) registreras. Resultat Processen resulterar i en godkänd eller avslagen ändring. Om ändringen är godkänd är resultatet en införd ändring med eller utan avvikelserapport. Inflöde till ändringsprocessen RFC. Dokumentation om alla IT/MT-tjänster, dess ingående komponenter och beroenden. Anvisningar. Dokumentation över ansvar för leveranser (Förvaltningsstyrning). Tjänstestruktur med ansvarsfördelning (Tjänstekatalogen). Produktionskalender (planerade datum för driftsättningar). Utflöde från ändringsprocessen Stängd RFC. Dokumentation om RFC. Ej godkända RFC. Genomförda förändringar. Rapporter och statistik. Utvärderingar av genomförda ändringsärenden. Leveranskalender (beslutade datum för driftsättningar).
Sida 2 (8) Bedömningsmodell Ändringstyper Det finns olika typer av ändringar som hanteras i processen. Typen syftar till att tala om omfattningen/påverkan av ändringen för att kunna göra en rimlig riskbedömning av införandet av förändringen. Och för att få en effektiv och säker process behandlas de olika typerna på olika sätt genom processen beroende på dess typ. Beroende på ändringens omfattning och påverkan krävs motsvarande framförhållning. Ändringstyp Beslut om genomförande görs av: Standard Liten Välkänd och dokumenterad arbetsrutin, risken är minimal. Tas fram av Driftorganisationen och beslutas som typen Standard av CAB. Liten påverkan på användare och resurser. Låg sannolikhet att det blir problem med införandet av ändringen. Driftansvarig Change Manager Normal Påverkan Mellan Betydande påverkan på användare och resurser. Exempelvis en grupp av användare eller verksamhet berörs. CAB Stor Stor påverkan på användare och resurser för genomförandet. CAB Påverkar stor del av alla NLL användare. Akut Återställning av akut Incident i IT/MT-miljön. Akut CAB Vid akut RFC ska CM ALLTID kontaktas. Akuta ändringar hanteras av ett akut CAB för snabbt beslut. Angelägenhet Angelägenhet Låg En förändring som behövs men som kan planeras in när det finns tid. Medel Hög Akut Bör planeras in enligt önskemål i RFC och ges normal prioritet vid tillsättning av resurser. Förändringen är brådskande och ska prioriteras vid resurstilldelning och i planeringen i Leveranskalendern. Förändringen måste införas så snart som möjligt, beslutas i Akut CAB.
Sida 3 (8) Mätning Följ upp antal och rapportera till processägaren tre gånger per år: Öppna RFC. Antal genomförda ändringar. Antal genomförda PIR Roller I ändringsprocessen ingår ett antal olika roller, där Change Manager har det övergripande ansvaret för genomförande och resultat i processen. Driftsättningskoordinator ansvarar för driftsättning. Tjänsteansvarig godkänner resultat/leverans. För mer utförlig rollbeskrivning se Roller och ansvar Länsteknik. Funktioner CAB (Change Advisory Board) CAB är det forum som prioriterar och beslutar om införandet av ändringar. CAB har en förutbestämd mötesfrekvens, för hantering av akuta ändringar genomförs ett Akut CAB. Syftet är att: Ta kontroll över ändringar som genomförs i IT/MTmiljön för att minimera avbrott i IT/MT-tjänsterna. Prioritering, planering och beslut att genomföra ändringar. Beslut av nya standardändringar. Hantera omprioritering vid ev. krock i Leveranskalender. För mer detaljerad beskrivning av CAB, se Roller och funktioner i LT Processer, för CAB inom ändringsprocessen
Sida 4 (8) Processbeskrivning Aktiviteter i processen för ändringstyp Normal Nedan beskrivs de aktiviteter som ändring av typen Normal passerar. för hantering av redan i förväg beslutade ändringar (ändringar av typ standard) görs i eget avsnitt härefter. Beroende på vilken kategori (omfattning/påverkan) ändringen tillhör, skiljer sig beslutsstegen. Detta för att få en effektivitet i processen och förhindra att den upplevs som administrativ och trög. ar Produktionskalender (tillhör inte ändringsprocessen) Driftsättningskoordinator uppdaterar produktionskalendern enligt rutinbeskrivning. Produktionskalender Förvaltningsledare IT/MT, uppdragsledare eller annan utsedd. Resurstilldelning (tillhör inte ändringsprocessen) Driftsättningskoordinator säkrar resurser enligt rutinbeskrivning för att bemanna driftsättningen. Ny rutin håller på att tas fram Förvaltningsledare IT/MT, Uppdragsledare eller annan utsedd.
Sida 5 (8) /Mall Registrera RFC Upprättaren av RFC registrerar i ärendesystemet. Upprättaren ska själv göra en bedömning vilken typ och omfattning ändringen tillhör Normal/ Akut och om Liten/Mellan/Stor. RFC Underlag Arbetsinstruktion för upplägg av RFC i Medusa Upprättare av RFC Granska RFC Aktiviteter: Kontrollerar att RFC innehåller allt som behövs. Om RFC inte är komplett eller har frågor, återkopplas det till upprättaren för komplettering. Bedöma och bereda CM bereder ändringsärendet inför beslut med avseende på risk och konsekvens, kopplingar till andra system och beroenden till andra RFC. Beslut om driftsättning CAB Beslut gällande RFC ska alltid meddelas skriftligt. RFC kan godkännas med förbehåll och då ska förbehållet beskrivas. Om RFC inte godkänns ska beställare av RFC informeras med motivering till beslutet. Beslut om datum för leverans (produktions- och leveranskalendern). Mottagare av beslut är beställare av RFC, vid behov även berörda systemägare samt andra namngivna kontaktpersoner. för CAB inom ändringsprocessen Leveranskalender. Produktionskalender. Bedömning av driftsättning (Gick bra?) Efter genomförd ändring ska Driftsättningskoordinatorn för genomförandet av RFC meddela Change Manager genom att svara på RFC att ändringen är införd, med eller utan avvikelse eller avbruten. Om Driftsättningen inte gick bra ska Driftsättningskoordinator bedöma vilken instans i processen som ska utreda ärendet: Driftsättning, Börja etablera eller beställare. Driftsättningskoordinator godkänner leveransen CM är ansvarig för att detta kommer upp på CAB
Sida 6 (8) Checklista för driftsättning Utvärdera ändring kontrollerar om RFC är införd enligt plan eller om avvikelse inträffat samt agerar om driftsättningen lett till ett stort antal incidenter. Samtliga förändringar som orsakat stort antal incidenter eller där återställningsplanen använts skall genomgå en PIR. för PIR Avsluta RFC - Genomförd eller avslagen Rapporterar till beställaren av RFC att RFC stängs inklusive statusinformation. Därefter stängs och avslutas ärendet. Standardändring Standardändring är ett rutinärende som i förväg är godkänt för etablering om det utförs enligt beskriven mall. Dock skall även dessa förändringar registreras och utföras enligt driftsättningsprocessens riktlinjer. Utförande tekniker avslutar inte ärenden utan låter Change Manager gå igenom ärendedokumentationen och stänger ärendet. Karaktäristiskt för Standardändring är ändring som kan införas med liten påverkan och låg risk. Exempel på frågor som bör besvaras med ett ja för att ändringen ska kunna klassificeras som Standard: Är ändringen välkänd och beprövad? Finns dokumenterad rutin för genomförandet av ändringen? Har den här ändringen alltid tidigare genomförts med förväntat resultat? Finns resurser? Beslut om vilka ändringar som ska klassificeras och hanteras som standard görs av CAB och vilka av dessa som dessutom ska med i leveranskalendern.
Sida 7 (8) Akut ändring en för akut ändring skall användas när en förändring behövs för att lösa en större incident Registrera/skapa RFC Upprättare registrerar akut RFC och kontaktar Change Manager direkt. Upprättare av akut RFC Utvärdera CM gör en snabb utvärdering och godkänner eller avslår en akut RFC. Om CM inte kan godkänna, sammankallas Akut CAB med systemägaren och driftchef. Akut CAB Ett akut CAB möte hålls och på mötet godkänns eller avslås om ändringen ska genomföras. Driftsättningskoordinator utses formellt. Resurstilldelning CM lyfter in behov till Förvaltningsstyrning och drift för bemanning. Ny rutin håller på att tas fram Systemägare Driftsättning CM följer driftsättninge noga och kontrollerar att inga oönskade följdeffekter uppstår. Återkopplar resultat till berörda personer.
Sida 8 (8) CAB På nästa ordinarie CAB möte går man igenom genomförd Akut RFC. Utvärdera och stäng Går igenom genomförda förändringar och vid behov genomför en PIR.