Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM)

Tjänsteskrivelse 2018-07-27 Dnr 2018/253-026 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) Bakgrund Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och dokumentera uppföljningen (AFS 2001:1). Syftet med uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna, och för att få en bild av på vilket sätt det behöver förbättras. Målet med uppföljningen är att arbetsgivarens högsta ledning får klart för sig hur arbetsmiljöarbetet har fungerat samt om och på vilket sätt arbetsmiljöarbetet behöver förbättras. Uppföljningen är alltså på samma vis som arbetsmiljöpolicyn ett verktyg för den högsta ledningen när det gäller att styra arbetsmiljöarbetet. Ansvar Barn- och utbildningsnämnden har det yttersta ansvaret för att årlig uppföljning sker vid alla verksamheter inom barn- och utbildningsförvaltningen. Inom förvaltningen har varje chef som fått en arbetsmiljöuppgift tilldelad sig ansvar för att genomföra en årlig uppföljning av SAM inom sin verksamhet. Genomförande Rektor eller förskolechef har med hjälp av intendent och tillsammans med skyddsombud svarat på frågor om arbetsmiljöarbetet utifrån en checklista för årlig uppföljning av SAM. Vid vissa enheter har man inte hunnit samverka med skyddsombuden med hänvisning till den snäva deadline som gavs för när uppföljningen skulle vara klar. En sammanställning av svaren från samtliga checklistor redovisas i rapport. Förslag till beslut Barn- och utbildningskontoret föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att godkänna lämnad redovisning samt att godkänna redovisad rapport. Magnus Bengtsson Barn- och utbildningschef Charlotte Löthman Utredningssamordnare

2018-07-27 Dnr 2018/253-026 Utredningssamordnare Charlotte Löthman 0490-254214 charlotte.lothman@vastervik.se Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) rapport 2018 Bakgrund Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och dokumentera uppföljningen (AFS 2001:1). Syftet med uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna, och för att få en bild av på vilket sätt det behöver förbättras. Målet med uppföljningen är att arbetsgivarens högsta ledning får klart för sig hur arbetsmiljöarbetet har fungerat samt om och på vilket sätt arbetsmiljöarbetet behöver förbättras. Uppföljningen är alltså på samma vis som arbetsmiljöpolicyn ett verktyg för den högsta ledningen när det gäller att styra arbetsmiljöarbetet, (se Vägledning till Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete). Ansvar Barn- och utbildningsnämnden har det yttersta ansvaret för att årlig uppföljning sker vid alla verksamheter inom barn- och utbildningsförvaltningen. Inom förvaltningen har varje chef som fått en arbetsmiljöuppgift tilldelad sig ansvar för att genomföra en årlig uppföljning av SAM inom sin verksamhet. Genomförande Rektor eller förskolechef har med hjälp av intendent och tillsammans med skyddsombud svarat på frågor om arbetsmiljöarbetet utifrån en checklista för årlig uppföljning av SAM. Vid vissa enheter har man inte hunnit samverka med skyddsombuden med hänvisning till den snäva deadline som gavs för när uppföljningen skulle vara klar. En sammanställning av svaren från samtliga checklistor redovisas i denna rapport.

Vad ska följas upp? Den årliga uppföljningen ska minst säkerställa att följande delar av SAM fungerar: Att SAM är en naturlig del i den dagliga verksamheten Att samverkan sker mellan arbetsgivaren, arbetstagarna och skyddsombud/samverkansgrupp Att det finns arbetsmiljöpolicy, mål och rutiner Att det finns uppgiftsfördelning gällande arbetsmiljöuppgifter Att de som har arbetsmiljöuppgifter har tillräckliga kunskaper för uppgifterna Att det finns rutiner för undersökningar och riskbedömningar av arbetsmiljön Att rutiner finns för att utreda och åtgärda olycksfall och tillbud Att årlig uppföljning görs Att tillgång till företagshälsovård finns 2 (22)

Uppföljningen Nedan presenteras bestämmelserna i föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete tillsammans med frågorna och svaren från skol- och förskoleenheterna utifrån den checklista som använts om årlig uppföljning av SAM. Samtliga, 45 stycken, förskoleoch skolenheter har svarat på checklistan. Naturlig del i verksamheten och samverkan 3 Det systematiska arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Det skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. 4 Arbetsgivaren skall ge arbetstagarna, skyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen visar att arbetsmiljöarbetet vid 62 % av förskole- och skolenheten sker i samverkan mellan skyddsombud och arbetstagare. De som svarar ja kommenterar detta genom att bl.a. hänvisa till att arbetsmiljörelaterade frågor kontinuerligt tas upp på APT:er, skyddsronder, ledningsgruppsmöten, vid medarbetarsamtal och fackliga samarbetsråd. 38 % svarar att arbetsmiljöarbetet delvis sker i samverkan med skyddsombud och arbetstagare. Svaren kommenteras bl.a. med att skyddsombud saknas på enheten eller att skyddsombuden inte alltid är inbjudna till möten där arbetsmiljö diskuteras. På en skolenhet framför skyddsombuden önskemål om förbättring avseende framtagande av tjänsteplaner samt tid för samverkan. Checklistan har inte innehållit någon fråga om elevskyddsombudens delaktighet. 3 (22)

Arbetsmiljöpolicy, mål och rutiner 5 Det skall finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. 62 % anser att det finns en arbetsmiljöpolicy. Vissa hänvisar till kommunens arbetsmiljöpolicy och vissa har tagit fram egna arbetsmiljöplaner, kontrakt eller riktlinjer för enheten. 25 % anser att det delvis finns en arbetsmiljöpolicy. Kommentarer som lämnas är att kommunens finns men att den behöver aktualiseras och uppdateras och göras mer tillgänglig för personalen. Vissa enheter håller på att upprätta egna överenskommelser i huset men är inte är klara. 11 % svarar nej. Flera kommenterar svaret med att kommunens arbetsmiljöpolicy finns, men att det finns mer att önska när det gäller efterlevnaden av den. 4 (22)

Vid 47 % av förskole- och skolenheterna anser man att det finns tydliga och välkända mål för arbetsmiljön. Vissa enheter hänvisar till att man använder handlings- och åtgärdsplaner utifrån resultatet på medarbetarundersökningen. En enhet lyfter fram att man har egna värdeord som man arbetar aktivt med och som genomsyrar verksamheten och en annan anger att man arbetar efter en handlingsplan som upprättats efter en kartläggning avseende stress och hög arbetsbelastning. 35 % anser att det endast delvis finns det. Vissa anser att det saknas ett samlat dokument i förvaltningen som tydliggör målen och information vad man kan ta del av det. Andra hänvisar till att man håller på att ta fram egna mål men att man är inte är klara än. Vid ett flertal enheter är man osäker på vad det är för mål som avses med frågan. 18 % svarar nej på om det finns tydliga och välkända mål för arbetsmiljön. Dessa kommenterar svaret med att man saknar mål för att minska sjukskrivningarna i förskolan, principer för när man inte kan bemanna med behörig personal och mål för rena lokaler och för kosthanteringen (likvärdighet i mat, råvaror och service). 5 (22)

Vid 45 % av förskole- och skolenheterna följs målen för arbetsmiljön upp. Man lyfter bl.a. att protokoll och handlingsplan som upprättas efter skyddsrond finns tillgängliga på skolans intranät och att handlingsplaner från medarbetarundersökningen följs upp på APT:er. 24 % svarar delvis och lyfter bl.a. att uppföljningen kan göras bättre, med bättre systematik. Vid någon enhet önskar facket mer återkoppling. Flera enheter lämnar kommentaren att det saknas ett förvaltningsövergripande årshjul som skulle underlätta upprättande, revidering och uppföljning av måldokument. 29 % svarar nej. I huvudsak är det samma enheter som på förra frågan svarade att det inte finns tydliga mål för arbetsmiljön. 6 (22)

44 % anser att det finns rutiner för SAM. Vissa hänvisar till att det finns ett generellt årshjul för SAM och andra till att man har egna aktivitetsplaner för SAM-arbetet. 49 % svarar att det delvis finns rutiner för SAM. Flera enheter anger att man påbörjat ett arbete med att följa en egenupprättad aktivitetsplan. Andra hänvisar till att det saknas kommungemensamma rutiner för SAM och att man skulle önska ett samlat dokument för hela kommunen eller för barn- och utbildningsförvaltningen. De 7 % som svarar nej på frågan hänvisar i huvudsak till avsaknaden av ett årshjul för SAM som man anser borde vara gemensamt för hela kommunen. Uppgiftsfördelning och kunskaper 6 Arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Arbetsgivaren skall också se till att de har tillräckliga kunskaper om regler som har betydelse för arbetsmiljön, fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall, åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö. Arbetsgivaren skall se till att de som får uppgifterna har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppgiftsfördelningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. 7 Arbetsgivaren skall se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. När riskerna i arbetet är allvarliga skall det finnas skriftliga instruktioner för arbetet. 7 (22)

Vid 62 % av enheterna har skyddsombudet tillräcklig arbetsmiljöutbildning för sitt uppdrag. De 25 % som svarar delvis och de 13 % som svarar nej hänvisar i huvudsak till att man antingen saknar skyddsombud på enheten, att skyddsombudet ännu ej påbörjat utbildning, eller att skyddsombudet behöver friska upp sina kunskaper. Vid 47 % av förskole- och skolenheterna finns det en skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter, befogenheter och resurser. Vid 49 % av enheterna är svaret på den frågan delvis. Här hänvisar så gott som samtliga till att det finns listor med arbetsfördelning men att man är osäker på om 8 (22)

resurser och befogenheter är kopplade till dessa, och vad som egentligen avses med frågan. 4 % svarar nej på frågan, inga kommentarer lämnas. Vid 20 % av förskole- och skolenheterna har chefers och arbetsledande personals behov av kunskap och utbildning klarlagts och tillgodosetts. Här hänvisar flera till att kommunens återkommande arbetsmiljöutbildning för nya chefer och arbetsledare erbjuds årligen. Vid 51 % av enheterna har detta endast gjorts delvis. Flera enheter kommenterar svaret med att det bör ske utbildningar/uppdatering varje år. Andra kommentarer som förekommer är att chefer och intendenter inte fått frågan kring vilka behov som finns. 29 % svarar nej. Bland kommentarerna finns flera frågetecken och frågan vem det är som ska kartlägga detta? 9 (22)

Vid 44 % av förskole- och skolenheterna vet alla anställda vilka risker som förekommer i deras arbete. Vissa enheter hänvisar till att rutiner finns vid ensamarbete, hot och våldsituationer och att det finns upprättade krisplaner. En skolenhet svarar att riskanalyser genomförs och delar som innebär en ökad risk, såsom ensamarbete, hot och våldssituationer är kartlagda och behövliga åtgärder har vidtagits. Vid 51 % av enheterna vet delvis alla anställda vilka risker som förekommer i deras arbete. Flera enheter anser att riskerna bör uppdateras årsvis eftersom det sker förändringar i och omkring verksamheten. Av andra kommentarer framgår att man osäker på vilka risker som avses. De 7 % som svarar nej hänvisar bl.a. till att vikarier inte alltid får den information de behöver och att det för vikarier borde finnas t.ex. checklistor med vem man vänder sig till och fler tillfällen med information från centralt håll. 10 (22)

62 % av förskole- och skolenheterna svarar att det finns skrivna instruktioner i det fall en riskbedömning visar på allvarliga risker. Flera hänvisar till att det finns kommunövergripande instruktioner för ensamarbete, samt hot och våld. Vissa enheter har egna rutiner för t.ex. ensamarbete och aktiviteter utanför skolområdet (rutiner för bad utomhus och barns försvinnande) och kris- och katastrofplaner. 18 % svarar delvis på den frågan, bl.a. med kommenteren att man behöver bli bättre på att upprätta egna instruktioner för ensamarbete i huset. Vid 20 % av enheterna finns inga skrivna instruktioner i det fall riskbedömning visar på allvarliga risker. Flera enheter kommenterar inte svaret och andra lämnar frågetecken som kommentar. En skolenhet lämnar kommentaren att en förbättring ska ske. 11 (22)

Vid 9 % av enheterna anser man att nyanställda, inhyrd personal och personal med nya arbetsuppgifter får en bra introduktion där arbetsmiljö ingår. En kommenterar svaret och anger förutom timvikarier. Vid 41 % av förskole- och skolenheterna svarar man delvis på den frågan. Flera hänvisar till att man har rutiner för introduktion t.ex. ny-på-jobbethandbok /vikariehandbok/kommunens personalhandbok men att dessa behöver uppdateras. Det behöver tydliggöras vem som lämnar information och hur det ska gå till. Flera anser att det bör införas ett generellt introduktionsprogram för nyanställda från HR, eller att rutiner och information ska upprättas centralt och gälla kommunövergripande. En rekommendation som görs är att anamma Oskarshamns modell där rutiner tydliggör när och vem som ger informationen till nyanställda. 50 % svarar nej på frågan. Kommentarer som lämnas är bl.a. att rutiner behöver tydliggöras, introduktionsprogram behöver uppdateras och tillfällig personal behöver mer information än de får i dag. Som exempel lyfts att vikarier och tillfällig personal behöver ett häfte, en checklista eller liknande med tydligare plats för arbetsmiljöfrågor. Riskbedömning och handlingsplaner 8 Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. 10 Arbetsgivaren skall omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren skall också vidta de åtgärder som i övrigt behövs för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Åtgärder som inte genomförs 12 (22)

omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen skall anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som skall se till att de genomförs. Genomförda åtgärder skall kontrolleras. Vid 51 % av förskole- och skolenheterna undersöks, bedöms och åtgärdas arbetsmiljörisker fortlöpande. Som exempel lyfts att man gör fysisk skyddsrond, genomför medarbetarsamtal, medarbetarenkät och har en checklista för hot och våld, och att undersökningarna mynnar ut i handlings- och åtgärdsplaner. 50 % svarar delvis på denna fråga, varav en stor del hänvisar till att den skriftliga dokumentationen kan bli bättre. Andra menar att åtgärderna behöver bli bättre men att dessa ligger utanför deras egen handlingsutrymme t.ex. bostadsbolaget/hr. En skolenhet lyfter att arbetet med att kartlägga kränkningar/hot/våld mot personal måste förbättras och förtydligas och att det inte finns någon blankett att anmäla hot och våld mot personal. 2 % svarar nej utan kommentar. 13 (22)

60 % av förskole- och skolenheterna dokumenterar riskbedömningarna. 40 % gör det endast delvis. Här hänvisas bl.a. till att dokumentationen kan förbättras och/eller att det behövs bättre gemensamma rutiner för hur man dokumenterar, arkiverar och sparar riskbedömningar. Flera enheter lämnar svaret okommenterat. 65 % av förskole- och skolenheterna upprättar skriftliga handlingsplaner för åtgärder som inte kan genomföras direkt. 24 % gör det delvis bl.a. med hänvisning till att dokumentationen ska förbättras framöver. 14 (22)

9 % svarar nej, varav en kommenterar svaret med att skriftliga planer ska upp på en projekttavla men att tavlan ännu inte är på plats. Vid 71 % av förskole- och skolenheterna kontrolleras och utvärderas genomförda åtgärder. Som exempel nämns att åtgärderna följs upp vid skyddsronder, på APT, i ledningsgruppen, vid fackliga samråd och vid medarbetarsamtal. 27 % svarar delvis. Flera kommenterar svaret med att det inte görs skriftligt. 2 % svarar nej utan kommentar. 15 (22)

56 % av förskole- och skolenheterna svarar ja på denna fråga. Flera kommenterar svaret med att det inte alltid dokumenteras. 42 % svarar delvis och en stor andel av dessa kommenterar inte svaret. En skolenhet uppger att om man till exempel ska byta sal, så diskuteras detta på möten och fördelar och nackdelar tas upp men det kanske inte alltid dokumenteras. 2 % svarar nej på frågan utan kommentar. Arbetsskador, olycksfall och tillbud 9 Om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas i fortsättningen. Vid 51 % av förskole- och skolenheterna utreds ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud. Vid 47 % görs detta endast delvis. Ett flertal lämnar kommentaren att det tar för lång tid innan åtgärd utförs. Flera enheter efterfrågar digitala verktyg för rapportering. 2 % svarar nej. 16 (22)

53 % av förskole- och skolenheterna följer upp ohälsa, olycksfall och allvariga tillbud. Som exempel nämns att uppföljning görs tillsammans med företagshälsovården. 45 % svarar delvis bl.a. med kommentaren att det tar för lång tid innan åtgärd utförs. 2 % svarar nej utan kommentarer. 17 (22)

Årlig uppföljning 11 Arbetsgivaren skall varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Om det inte fungerat bra skall det förbättras. Uppföljningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. 84 % av alla förskole- och skolenheter svarar att de följer upp arbetsmiljöarbetet årligen, bl.a. med kommentaren att man har börjat med detta under vårterminen 2018. 9 % svarar delvis bl.a. med kommentaren att det saknas ett förvaltningsövergripande årshjul som skulle underlätta upprättande, revidering och uppföljning. Vid 7 % av förskole- och skolenheterna svarar man nej med kommentaren att det inte skett systematiskt eftersom ett årshjul saknas. Företagshälsovård 12 När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering, skall arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån. När företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp anlitas skall den vara av tillräcklig omfattning samt ha tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser för detta arbete. 18 (22)

Vid 71 % av förskole- och skolenheterna har behovet av extern hjälp i arbetsmiljöarbetet undersökts. Många hänvisar till man tar kontakt med företagshälsovården och HR. 16 % svarar delvis. En enhet kommenterar svaret och uppger att det finns ett behov av att företagshälsovården kunde kopplas in i frågor som gäller ohälsosam arbetsmiljö och där de egna resurserna inte räcker till och att stöd behövs både på individ- och gruppnivå. 13 % svarar nej utan kommentarer. 19 (22)

Sammanfattning Samverkan Uppföljningen visar att arbetsmiljöarbetet till övervägande del sker i samverkan med skyddsombud och arbetstagare vid bl.a. skyddsronder, på APT och medarbetarsamtal. Vissa enheter saknar dock skyddsombud och vid andra enheter anser man att en förbättring kan ske när det gäller att bjuda in skyddsombuden till möten där arbetsmiljöfrågor diskuteras och att tid ges för samverkan. Frågan om huruvida elevskyddsombuden har medverkat i SAM finns inte med i den checklista som använts i år. I nästa års uppföljning bör checklistan kompletteras med den frågan. Arbetsmiljöpolicy, mål för arbetsmiljön och rutiner för SAM Vissa förskole- och skolenheter använder sig av kommunens arbetsmiljöpolicy och vissa har upprättat egna arbetsmiljöplaner eller riktlinjer. En synpunkt som lyfts fram är att kommunens arbetsmiljöpolicy bör göras mer tillgänglig och känd bland personalen. Det varierar mycket bland enheterna huruvida man anser att det finns tydliga och välkända mål för arbetsmiljön. Det finns bl.a. vissa enheter som hänvisar till att man använder sig av handlingsplaner utifrån resultatet på medarbetarundersökningen och vissa som har egna värdeord som styr verksamheten. Hälften av enheterna anser dock att det saknas mål för arbetsmiljön och/eller att det saknas ett samlat dokument som tydliggör målen. På flera håll är man osäker på vilka mål som egentligen avses och på andra håll efterfrågas ett gemensamt årshjul som skulle underlätta upprättande, revidering och uppföljning av mål för arbetsmiljön. Ett gemensamt årshjul efterfrågas även när det gäller rutiner för SAM. Barn- och utbildningskontoret instämmer i att det är något oklart vilka mål för arbetsmiljön som avses i checklistan. De enda mål som det finns ett krav på att upprätta är mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön enligt AFS 2015:4. Inför nästa års uppföljning rekommenderar kontoret att frågan ses över och att checklistan uppdateras med en fråga om mål för organisatorisk och social arbetsmiljö. När det gäller önskemålet om ett gemensamt årshjul och gemensamma rutiner för SAM, har barn- och utbildningskontoret uppmärksammat att HR under våren 2018 tagit fram ett förslag på ett sådant och en aktivitetsplan för SAM. Förslaget är nu ute på remiss. I HR:s aktivitetsplan beskrivs 22 olika aktiviteter som ska genomföras under året med uppgift om vem som är ansvarig och när aktiviteten ska vara klar. Till aktiviteterna är det länkat checklistor, rutiner och blanketter. Detta torde komma till stor nytta för förskole- och skolenheternas fortsatta arbete med SAM. 20 (22)

Chefers kunskap och utbildning i arbetsmiljö samt medarbetares kunskap om arbetsmiljörisker Av uppföljningen framgår att mer än hälften av alla förskole- och skolenheter inte, eller endast delvis, anser att chefers och arbetsledares behov av kunskap och utbildning har kartlagts och tillgodosetts. Synpunkter som lyfts är bl.a. att utbildningar och uppdateringar bör ske varje år. Vidare finns en osäkerhet kring vem som har ansvar för att göra kartläggningen och se till att behoven tillgodoses. Även när det gäller kravet på skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter, framgår att det är något osäkert hur denna ska göras och vad som krävs. När det gäller kunskaper hos medarbetarna om vilka risker som förekommer i arbetet anser endast 44 % att alla anställda har det. Man hänvisar här till att riskerna bör uppdateras årligen eftersom det sker förändringar i och omkring verksamheten och till att vikarier inte alltid får den information om risker som de behöver. Barn- och utbildningskontoret har uppmärksammat att HR:s förslag till aktivitetsplan innehåller aktiviteter med fokus på ovanstående frågor, och kan därför utgöra ett stöd i arbetet med att informera om risker i verksamheten samt inventera behov av kunskap/utbildning. Barn- och utbildningskontoret vill även lyfta att årets checklista saknar frågor om huruvida chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning samt hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling, något som är ett krav enligt föreskriften om organisatorisk och sociala arbetsmiljön (AFS 2015:4). Frågor om detta bör därför finnas med i den årliga uppföljningen framöver. Information om arbetsmiljö till tillfälligt anställda och i nyanställdas introduktion Uppföljningen ger vid handen att information om arbetsmiljö till tillfällig personal och i nyanställdas introduktion är ett utvecklingsområde. Hälften av förskole- och skolenheterna svarar nej på frågan om nyanställda m.fl. personal får en bra introduktion där arbetsmiljö ingår. Synpunkter som lyfts är att vikarier behöver få mer utförlig information om arbetsmiljöfrågor, t.ex. genom att man har en checklista eller häfte att dela ut. Rutiner för introduktion av ny personal behöver tydliggöras, t.ex. när och vem som ger informationen. Flera efterfrågar ett generellt introduktionsprogram från HR, och/eller centralt upprättade rutiner och information. Undersökning och bedömning av arbetsmiljö/ohälsa Vid majoriteten av förskole- och skolenheterna sker fortlöpande undersökningar och bedömningar av arbetsmiljön och risker åtgärdas och följs upp. De som endast delvis gör detta hänvisar bl.a. till att det inte alltid dokumenteras skriftligt, och att vissa åtgärder ligger utanför det egna handlingsutrymmet som t.ex. hos bostadsbolaget. Vid ny eller ändrad verksamhet kan fördelar och nackdelar tas upp på möten men det 21 (22)

kanske inte alltid dokumenteras. Det är inte heller alltid som skriftliga handlingsplaner upprättas för åtgärder som inte kan genomföras direkt. Cirka hälften av enheterna utreder och följer upp ohälsa, olyckor och allvarliga tillbud och cirka hälften gör det delvis. De som svarat delvis hänvisar i huvudsak till att det tar för lång tid innan åtgärd utförs. Vidare efterfrågar flera enheter digitala verktyg för rapportering. När det gäller den årliga uppföljningen har inte alla skyddsombud varit delaktiga i besvarandet av checklistan vilket är ett utvecklingsområde för nästa år. Vidare behandling i skyddskommittéerna Uppföljningen kommer att behandlas i skyddskommittéerna och där kommer förbättringsåtgärder preciseras och beslutas. Charlotte Löthman Utredningssamordnare 22 (22)