www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av regionens arbete med arbetsmiljö och sjukfrånvaro Johan Sjöberg Hanna Franck Larsson Lina Olsson Januari 2018
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 4 1.1. Bakgrund... 4 1.2. Revisionsfråga... 4 1.3. Avgränsning... 4 1.4. Metod... 5 2. Bakgrund... 6 2.1. Arbetsmiljölagstiftning... 6 2.2. Omfattning och utveckling av sjukfrånvaro över tid... 6 2.2.1. Delårsrapport 2017... 8 2.2.2. Utveckling över tid... 8 3. Iakttagelser och bedömningar... 10 3.1. Policys, rutiner och handlingsplaner... 10 3.1.1. Iakttagelser... 10 3.1.2. Bedömning... 13 3.2. Riskbedömningar... 14 3.2.1. Iakttagelser... 14 3.2.2. Bedömning... 16 3.3. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet... 16 3.3.1. Iakttagelser... 16 3.3.2. Bedömning... 18 3.4. Kartläggning och analys av sjukfrånvaro... 19 3.4.1. Iakttagelser... 19 3.4.2. Bedömning... 21 3.5. Åtgärder för att minska sjukfrånvaro... 21 3.5.1. Iakttagelser... 21 3.5.2. Bedömning... 23 3.6. Rapportering... 23 3.6.1. Iakttagelser... 23 3.6.2. Bedömning... 24 Januari 2018 1 av 25
Sammanfattning På uppdrag av s förtroendevalda revisorer har granskat huruvida regionstyrelsen har säkerställt ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete samt huruvida regionstyrelsen vidtar ändamålsenliga åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att Regionstyrelsen till övervägande del har säkerställt ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete samt till övervägande del vidtar ändamålsenliga åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete är dock inte detsamma som att säkerställa en god arbetsmiljö varför vi ser det som väsentligt att arbetar vidare med att utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet för att brister i arbetsmiljön skall kunna fångas upp och åtgärdas därmed bidra till en bättre arbetsmiljö. Det är även väsentligt att arbetet med åtgärder för att minska sjukfrånvaron kompletteras med analyser för att säkerställa att genomförda åtgärder når önskade effekter. Den sammanfattande bedömningen baseras på en sammanvägning av bedömningarna för nedanstående kontrollmål. Kontrollmål Finns uppdaterade policys, rutiner och handlingsplaner för det systematiska arbetsmiljöarbetet? Hur har dessa implementeras i verksamheterna? Bedömning Till övervägande del En ny personalpolicy och ett nytt personaldirektiv har beslutats i slutet av 2017 och det har i hög utsträckning upprättats rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Ett dokumenterat årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet saknas. Det finns rutiner för hur tillbud och olyckor skall rapporteras. Till övervägande del Befintliga rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet är i hög grad kända i organisationen. Handlingsplaner har upprättats men i granskningen framkommer att det finns vissa oklarheter avseende upprättande och förvaring av handlingsplaner. Det är väsentligt att det säkerställs att aktuella handlingsplaner finns upprättade på samtliga enheter utifrån fastställd rutin och att handlingsplanerna fylls i korrekt utifrån Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Finns rutiner för genomförande riskbedömningar av verksamheterna och hur dokumenteras de? I begränsad utsträckning Det finns tydlig vägledning för riskbedömningar och när dessa skall genomföras. Granskningen visar dock att följsamheten till befintlig rutin varierar i organisationen och att arbetet med riskbedömningar är ett utvecklingsområde. Finns en struktur för uppföljning av ar- Till övervägande del Det finns en struktur för uppföljning av det systematiska Januari 2018 2 av 25
betsmiljö och arbetsmiljöarbetet? Görs kartläggningar och analyser av skillnader mellan arbetsområden, yrkesgrupper och kön avseende sjukfrånvaro? Vilka åtgärder vidtas för att minska sjukfrånvaron? Hur återrapporteras arbetet till styrelse och nämnd? arbetsmiljöarbetet genom bland annat en årlig enkät. Uppföljning har skett i personalutskottet men huruvida Regionstyrelsen tagit del av uppföljningen har ej kunnat styrkas. Till övervägande del Kartläggningar avseende sjukfrånvaron görs och uppföljning sker utifrån bland annat kön och ålder. Särskilda kartläggningar har även gjorts utifrån identifierade behov. Däremot framkommer i granskningen att analysarbetet kan förbättras. Till övervägande del har vidtagit ett flertal åtgärder för att minska sjukfrånvaron vilket vi bedömer som positivt. I granskningen har dock framkommit att arbetet med att analyser av åtgärdernas effekter kan utvecklas. Till övervägande del Återrapportering till regionstyrelsen sker främst via delårsrapport och årsredovisning medan återrapportering till nämnderna, enligt uppgift, sker mer kontinuerligt under året via bland annat månadsuppföljningar. Utifrån genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: De nya dokumenten kommuniceras och implementeras i organisationen och att Regionstyrelsen ser över hur uppföljning av dokumenten skall ske. En översyn sker över rutinen kring upprättande av handlingsplaner och genomförande av riskbedömningar och att riktlinjer som förtydligar dokumenthanteringen kring handlingsplanerna upprättas. Upprätta ett dokumenterat regionövergripande årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet upprättas. Avvikelsehanteringssystemet ses över för att säkerställa att avvikelser avseende arbetsmiljö (och andra rapporterade avvikelser) åtgärdas inom rimlig tid. Arbetet med analyser avseende sjukfrånvaro och beslutade åtgärder utvecklas för att säkerställa att beslutade åtgärder ger rätt effekter. Januari 2018 3 av 25
1. Inledning 1.1. Bakgrund Hälso- och sjukvården är en personalintensiv verksamhet där bristande arbetsmiljö och sjukfrånvaro hos personal kan orsaka omfattande problem i organisationen. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete bidrar till en bättre arbetsmiljö, färre sjukskrivningar samt en ökad effektivitet och produktivitet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är en investering i nuet samtidigt som det påverkar arbetsförhållandena på lång sikt. Arbetsgivaren har enligt arbetsmiljölagen ett långtgående ansvar för arbetsmiljön och för att det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Med systematiskt arbetsmiljöarbete avses arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. I Arbetsmiljölagen finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det finns också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare samt regler om skyddsombudens verksamhet. Under 2016 började en ny föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö att gälla. Revisorerna gjorde under 2014 en granskning avseende efterlevnaden av personal- och arbetsmiljöpolicy. Rapportens samlade bedömning var att landstingsstyrelsen i huvudsak fastställt efterlevnaden av policyn med direktiv men identifierade även ett antal förbättringsområden avseende bl.a. handlingsplaner, strukturen för arbetsmiljöarbetet och arbetsmiljöutbildningar. I andra granskningar som genomförts har regionen själva framhållit arbetsmiljön som en av de viktigaste faktorerna för att minska sjukfrånvaron samt att behålla och attrahera personal. Med utgångspunkt från sin riskanalys har revisorerna i beslutat att övergripande granska hur regionstyrelsen bedriver ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete med utgångspunkt i tidigare genomförda granskningar samt arbetet med att minska sjukfrånvaron 1.2. Revisionsfråga Syftet med granskningen är att granska regionens arbete inom arbetsmiljöarbetet utifrån tidigare genomförda granskningar samt arbetet med att minska sjukfrånvaron. Revisionsfrågorna som skall besvaras är: Säkerställer regionstyrelsen ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete? Är regionstyrelsens åtgärder för att minska sjukfrånvaron ändamålsenliga? 1.3. Avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta de verksamheter som bedrivs inom ramen för regionstyrelsens ansvarsområden. Granskningen kommer att utgå från följande frågeställningar: Finns uppdaterade policys, rutiner och handlingsplaner för det systematiska arbetsmiljöarbetet? Januari 2018 4 av 25
Hur har dessa implementeras i verksamheterna? Finns rutiner för genomförande riskbedömningar av verksamheterna och hur dokumenteras de? Finns en struktur för uppföljning av arbetsmiljö och arbetsmiljöarbetet? Görs kartläggningar och analyser av skillnader mellan arbetsområden, yrkesgrupper och kön avseende sjukfrånvaro? Vilka åtgärder vidtas för att minska sjukfrånvaron? Hur återrapporteras arbetet till styrelse och nämnd? Revisionskriterier: Arbetsmiljölagen Arbetsmiljöverkets föreskrifter 2001:1 om Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöverkets föreskrifter 2015:4 om Organisatorisk och social arbetsmiljö Budget 2017 och ekonomisk plan för 2018-2019 Styrande interna dokument inom 1.4. Metod Granskningen har genomförts genom att ta del av styrande dokument, policys och övrig dokumentation som avser genomförandet av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Granskningen inleddes med intervjuer med företrädare för HR på en övergripande nivå. Intervjuer/avstämningar har sedan att genomförts med Regiondirektör Divisionschef för Division Primärvård, Medicin- Psykiatri Verksamhetschef för två verksamhetsområden inom ovanstående division En vårdenhetschef från respektive verksamhetsområde Direktören vid Kultur och kompetensförvaltningen Rektor vid en folkhögskola Förvaltningschef vid ledning och verksamhetsstöd Avdelningschef ekonomi Enhetschef inom ekonomiavdelningen Representanter från CESAM Avstämningar har även gjorts med skyddsombud ute på vårdenheterna/enheterna. Avstämningen gjordes via ett frågeformulär som översändes via mail. Svar har inkommit ifrån representanter ifrån samtliga utvalda enheter. Som en del i granskningen har kontroller gjorts för att säkerställa att regionen har en aktuell bild av efterlevnaden av gällande riktlinjer. Kontrollerna har gjorts genom ett stickprov där arbetsmiljörondsprotokoll, riskbedömningar och handlingsplaner har begärts ifrån de fyra utvalda enheterna. Januari 2018 5 av 25
2. Bakgrund 2.1. Arbetsmiljölagstiftning Arbetsgivarnas ansvar för arbetsmiljön regleras av arbetsmiljölagen. Lagen kompletteras av arbetsmiljöförordningen samt arbetsmiljöverkets föreskrifter om t.ex. systematiskt arbetsmiljöarbete. Dessutom finns arbetsmiljöverkets allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna. Dessa är emellertid inte tvingande utan syftar till att klargöra föreskrifternas innebörd. Arbetsmiljöverket är tillsynsmyndighet för att arbetsmiljölagen efterlevs. Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön i verksamheten. För att uppfylla ansvaret skall arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Vidare skall arbetsgivaren systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sådant sätt som leder till att krav i lag och föreskrifter uppfylls. Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2001:1) förtydligar vad systematiskt arbetsmiljöarbete innebär. Där anges bl.a. att det systematiska arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten och omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Vidare skall arbetstagare, skyddsombud och elevskyddsombud ges möjlighet att medverka i det systematiska arbetet. Enligt föreskrifterna skall en arbetsmiljöpolicy och rutiner som beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Som en del i det systematiska arbetet skall arbetsgivaren regelbundet göra en skriftlig riskbedömning av arbetsförhållandena. Vid behov skall riskerna åtgärdas omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Åtgärder som inte vidtas omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. Arbetsgivaren skall årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Enligt arbetsmiljölagen skall arbetsgivaren svara för att den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver finns att tillgå. Företagshälsovården har en viktig roll när det gäller förebyggande, rehabiliterande och arbetsanpassande verksamhet. Enligt föreskrifterna skall företagshälsovården anlitas när kompetens saknas i den egna verksamheten för systematiskt arbetsmiljöarbete eller för arbete med arbetsanpassning och rehabilitering. Föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö trädde i kraft i mars 2016. De reglerar kunskapskrav, mål, arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. 2.2. Omfattning och utveckling av sjukfrånvaro över tid De senaste åren har sjukfrånvaron i Sverige och totalt inom Sveriges kommuner, landsting och regioner ökat. Statistik visar att sjukfrånvaron följts åt genom åren men att landstingen/regionerna generellt haft en något lägre nivå än kommunerna. Januari 2018 6 av 25
I diagrammet nedan visas utvecklingen av sjukfrånvaron totalt i landsting och regioner år 2016 (källa: Kolada). 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Sjukfrånvaro totalt i landsting och regioner (%). ligger under medel för sjukfrånvaron i jämförelse med andra regioner/landsting. I diagrammet nedan presenteras långtidssjukfrånvaro minst 60 dagar ( i %) per landsting/region (källa: Kolada) 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Långtidssjukfrånvaro minst 60 dagar (%) När det gäller andelen långtidssjukfrånvaro som överstiger 60 dagar kan vi konstatera att år 2016 var det landsting som hade näst lägst andel. Januari 2018 7 av 25
2.2.1. Delårsrapport 2017 I delårsrapport 2017 framgår att den totala sjukfrånvaron uppgick till 5,6 procent under perioden vilket var en ökning med 0,3 procentenheter jämfört med motsvarande period 2016. Antalet långtidssjukskrivna 90 dagar eller mer på hel- eller deltid var 241 i augusti. Detta var en ökning med 6 personer jämfört med augusti 2016. I delårsrapport 2017 anges även att personalomsättningen under perioden uppgick till 7 procent. Den främsta avgångsorsaken var hel ålderspension, som stod för 28 procent av avgångarna samt till kommun, stat eller annan offentlig arbetsgivare 23 procent. För helår beräknas personalomsättningen bli ca 7 procent. Personalomsättning exklusive ålderspension och avtalspension var totalt 5 procent till och med augusti 2017. 2.2.2. Utveckling över tid I årsredovisning 2016 finns statistik avseende sjukfrånvaron, angiven i motsvarande kategorier som delårsrapporten (se tabellen ovan). Vid en jämförelse av de senaste tre åren ser vi att utvecklingen för ser ut enligt följande: 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 Sjukfrånvaro 0,0 Sjukfrånvaro Totalt Sjukfrånvaro Män Sjukfrånvaro Kvinnor 2014 2015 2016 Diagrammet visar sjukfrånvarons utveckling under perioden år 2014 2016 fördelat utifrån kön men även den totala sjukfrånvaron. Tabellen visar att sjukfrånvaron totalt sett Januari 2018 8 av 25
har ökat. Diagrammet visar även att det är en större andel kvinnor som är har sjukfrånvaron. Sjukfrånvaron hos männen inom har minskat något under perioden 2014 2016 men ökade igen år 2017. I tabellen nedan kan vi se sjukfrånvarons utveckling under år 2014 2016 fördelat utifrån ålder. Vi kan se att sjukfrånvaron ökar för gruppen 0 49 år medan den minskat för anställda över 49 år. 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 Sjukfrånvaro 0,0 Sjukfrånvaro < 30 år Sjukfrånvaro 0-49 år Sjukfrånvaro > 49 år 2014 2015 2016 Sjukfrånvaron för anställda under 30 år har varit på samma nivå under 2014 och 2015 för att sedan öka med 0,4 procentenheter år 2016. Januari 2018 9 av 25
3. Iakttagelser och bedömningar Enligt reglementen för regionstyrelsen och nämnder (gäller fr.o.m. 1/11 2015) är det inom regionens uppdrag att leda och samordna bl.a. personalpolitiken. Det framgår även att regionen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan regionen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Ett antal exempel framgår i reglementet. 3.1. Policys, rutiner och handlingsplaner Finns uppdaterade policys, rutiner och handlingsplaner för det systematiska arbetsmiljöarbetet? Hur har dessa implementerats i verksamheten? Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete 5 AFS 2001:1 ska det finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. I 6 AFS 2001:1 stipuleras att arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många, och har de befogenheter och resurser samt den kompetens som behövs. 3.1.1. Iakttagelser Regionen har en arbetsmiljöpolicy som fastställts av landstingsfullmäktige 2013-02-20. I arbetsmiljöpolicyn framgår dess syfte och omfattning, ansvar och roller, uppföljning av policyn samt information om dokument. Landstingsstyrelsen har, 2013-04-23, fastställt hälsa och arbetsmiljö- landstingsövergripande direktiv. I denna framgår ansvar och roller inom området samt information om hur uppföljning ska ske, vilket framgår i avsnitt 3.3. Det finns även en rutin för systematiskt arbetsmiljöarbete, vilket är ett internt dokument daterat 2017-10-05. Därutöver har Arbetsmiljö och hälsa 2017-2018 Handlingsplan, internt dokument daterat 2017-01-17 upprättats. Handlingsplanen beskriver s planerade åtgärder inom arbetsmiljöområdet för perioden 2017-2018 och ger en generell beskrivning av s systematiska arbetsmiljöarbete samt genomförda åtgärder inom arbetsmiljöområdet 2015-2016. Handlingsplanen är regionövergripande och omfattar alla verksamheter. Prioriterade arbetsmiljöområden för 2017-2018 framgår dessutom liksom identifierade risker/ styrkor samt åtgärder mot riskerna/insatser för att främja styrkor. Januari 2018 10 av 25
Det finns även en rutin avseende fördelning av arbetsmiljöuppgifter, daterad 2016-01-12, med bilagor avseende fördelning av arbetsmiljöuppgifter på olika chefsnivåer samt bilaga för returnering av arbetsmiljöuppgifter. Det framgår i rutinen att styrelsens och nämndernas uppgifter bl.a. avser att se till att konkreta arbetsmiljömål tas fram från arbetsmiljöpolicyn, se till att nödvändiga riskbedömningar och konsekvensanalyser genomförs regelbundet samt innan beslutade förändringar i verksamheten verkställs samt att se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp och fungerar både på divisions- och förvaltningsnivå. Det finns en rutin avseende avvikelsehantering som beskriver när avvikelse ska skrivas och hur rapportering skall ske, daterat 2016-12-21. I granskningen har uppgivits att rutinen kan förbättras bland annat avseende återrapportering främst i de fall nödvändiga åtgärder uteblir av olika orsaker (t.ex. att fastigheten inte ägs av regionen). Vad gäller olyckor och tillbud har det under granskningen, från fackliga företrädare, uppgivits att då systemet för avvikelsehantering är svårhanterat så är bilden att dessa inte alltid rapporteras. Under hösten 2017 har en uppdatering av styrdokumenten gjorts. En ny personalpolicy har fastställts av regionfullmäktige den 2017-10-25. Arbetsmiljö och hälsa är en del av policyn. Personalpolicyn avser ersätta arbetsmiljöpolicyn. Vidare har ett nytt personaldirektiv för regionen fastställts av regionfullmäktige 2017-10-25 som skall ersätta regionövergripande direktivet Hälsa och arbetsmiljö. Personaldirektivet beslutades av regionstyrelsen 2017-11-29. I ovan nämnda styrande dokument anges att chefer ska ha en arbetsmiljöutbildning som inte är äldre än fem år och vara certifierade. Det har under granskningen uppgivits att i samband med arbetsmiljöutbildningen sker en genomgång av regionens styrande dokument inom området vilket uppges vara en viktig del i implementeringen av rutiner etc. Arbetsmiljöutbildningar för chefer, skyddsombud och medarbetare anges i årsredovisning 2016 ha genomförts. Grundutbildningen i arbetsmiljö för chefer och skyddsombud anges ha anpassats utifrån de nya reglerna kring organisatorisk och social arbetsmiljö. Även en rad riktade utbildningar inom arbetsmiljöområdet anges ha erbjudits. I regionen ska alla som varit chef längre än ett år vara arbetsmiljöcertifierade. Under 2016 ökade certifieringsgraden med 31 procentenheter till 83 procent. Det har under granskningen uppgivits att löpande uppföljning sker av HR-strateg avseende att chefer är arbetsmiljöcertifierade. En viktig del i implementering av nya rutiner för området som har uppgivits i intervjuer med chefer är genom den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet vilken sker genom en webbenkät. I webbenkäten hänvisas till olika rutiner inom arbetsmiljöområdet med länk till mallar vilket upplevs tydliggöra när nya rutiner finns framtagna. Det har under granskningen uppgivits att det finns en kontinuitet och årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet, även om detta inte dokumenterats. Vid genomförda intervjuer framkommer har det funnits en enighet om hur arbetsgången ser ut under året. Intervjuade chefer framhåller att arbetet inleds med medarbetarenkäten. Därefter kan vi dock konstatera att arbetet till viss del skiljer sig mellan de granskade verksamhetsområdena. Januari 2018 11 av 25
Gällande upprättandet av handlingsplaner har vi i granskningen noterat att det skiljer sig mellan de granskade områdena. Inom hälso- och sjukvården upprättas sedan nya handlingsplaner vid arbetsmiljöronder, incidenter, arbetsplatsträffar etc. medan de andra verksamheterna har en handlingsplan som revideras och uppdateras efter nämnda aktiviteter. Inom hälso- och sjukvården kan det på enhetsnivå finnas 6-7 handlingsplaner vilket bidrar bland annat till svårigheter att prioritera, gör arbetet svåröverskådligt samt försvårar aggregeringen på verksamhetsnivå till en gemensam plan. I intervjuer har det även framkommit att cheferna till viss del upplever att det systematiska arbetsmiljöarbetet inte prioriteras i önskad utsträckning till förmån för andra mer akuta arbetsuppgifter. Det har även framhållits att det systematiska arbetsmiljöarbetet behöver göras mer känt i organisationen. Från fackliga företrädare har det under granskningen uppgivits finnas bra rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet, men att det är viktigt att dessa implementeras i verksamheterna. Fackliga företrädare anser det vara bra att chefer ska ha en arbetsmiljöutbildning som inte är äldre än fem år och vara certifierade samt att uppföljning sker avseende detta. Det varierar i vilken utsträckning som chefer genomför utbildningen samt uppdateringen efter fem år. Från fackliga företrädare har det även uppgivits att det är viktigt att tillse att skyddsombud inkluderas i arbetet. Inom ramen för detta ser fackliga företrädare behov av mer fortbildning och stöd för chefer. Inom ramen för granskningen har frågor även skickats till skyddsombud för de utvalda enheterna. I svaren från skyddsombuden anges att det arbetsmiljöronder genomförs och handlingsplaner upprättas. Kännedom om regionens rutiner varierar, vilket direkt hänförs till erfarenheten hos skyddsombuden (nytillträdda har inte samma kännedom vid granskningstillfället). Gällande uppföljningen av arbetet kan vi konstatera att det sker via arbetsplatsträffar, men att skyddsombuden noterar att det finns brister kring uppföljningen av avvikelser. Skyddsombud fanns vid samtliga enheter som ingått i stickprovet. Den årliga uppföljningen år 2016 visade dock att skyddsombud saknades för 34 % av enheterna. Resultat ifrån stickprov Inom ramen för granskningen har fyra stickprov utförts (se metod kap 1.4). Stickprovet har syftat till att stämma av i vilken utsträckning som regionens rutiner har implementerats i verksamheten. Enligt regionens rutin för det systematiska arbetsmiljöarbetet skall arbetsmiljön undersökas minst en gång per år. En metod som anges i rutinen är arbetsmiljörond och checklistor finns som stöd för utförandet. Ytterligare undersökningar kan även göras vid olycksfall eller tillbud, hög sjukfrånvaro etc. Informationen som framkommer i undersökningen skall dokumenteras i en särskild mall (Handlingsplan för arbetsmiljö och hälsa). Enligt s rutin skall riskerna som identifieras sedan riskbedömas utifrån i rutinen angivna frågeställningar. Riskbedömning skall även göras inför förändringar i verksamheterna. Januari 2018 12 av 25
Samtliga enheter skall enligt rutinen ha en upprättad skriftlig handlingsplan som löpande skall uppdateras utifrån undersökningar och åtgärder. Även åtgärder som genomförs direkt skall dokumenteras. I genomfört stickprov har följsamheten till ovan beskrivna rutin stämts av. Stickprovet har visat att det finns upprättade handlingsplaner för de fyra granskade verksamhetsområdena. Stickprovet bekräftar även det som framkommit vid intervjuer i form av att det skiljer sig mellan enheterna hur många handlingsplaner som upprättas. En av de granskade enheterna har upprättat flera handlingsplaner medan en annan enhet inte har upprättat en handlingsplan för en del av verksamheten under år 2017. Vi kan i stickprovet även se att handlingsplanerna upprättats i samma mall som den regionövergripande. Mallen som används utgår ifrån Arbetsmiljöverkets exempel och innefattar de områden som krävs enligt föreskriften. Samtliga enheter som ingått i stickprovet utgår ifrån den regionövergripande mallen. Dock finns brister i ifyllnaden av verksamheten bland annat avseende när en åtgärd skall vara klar. Riskbedömningar har inte heller gjorts av samtliga risker. Det finns en checklista för arbetsmiljöronder inom. Stickprovet visar att checklistan är känd inom de fyra utvalda enheterna. Samtliga använder den som ett stöd vid genomförande av arbetsmiljöronden. Variationer finns dock i dokumentationen av ronden. En enhet uppger att de utgår ifrån checklistan men att dokumentation sker direkt i handlingsplanen. Tre av enheterna har använt checklistan som dokumentation för arbetsmiljörond (som ett protokoll) och sedan fört över den till handlingsplanen. När checklistan använts för dokumentation sker det på utskrivet papper för en enhet samt via datorn för två enheter. Gällande förekomsten av riskbedömningar av identifierade risker kan vi se att detta genomförts i varierande grad i handlingsplanerna (läs mer i kap 3.2). Det har även gjorts vid verksamhetsförändringar i enlighet med rutinen. 3.1.2. Bedömning har upprättat en arbetsmiljöpolicy som under granskningen har ersatts av en ny personalpolicy och ett nytt personaldirektiv. Vi bedömer beskrivning av det förebyggande arbetet och hur en tillfredsställande arbetsmiljö skall uppnås bör förtydligas i dokumenten. Vidare är det väsentligt att de nya dokumenten kommuniceras och implementeras i organisationen för att säkerställa dess efterlevnad. Vi bedömer att det inom i hög utsträckning har upprättats rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Det är dock väsentligt att det säkerställs att det finns aktuella handlingsplaner på samtliga enheter inom regionen utifrån fastställd rutin. Vi rekommenderar att en översyn sker över rutinen kring upprättande av handlingsplaner för att säkerställa att intentionerna med handlingsplaner uppfylls. I granskningen har vi även noterat att det finns en del oklarheter kring hur handlingsplaner, checklistor etc. skall fyllas i och även förvaras. Det finns en sårbarhet i att handlings- Januari 2018 13 av 25
planer och arbetsmiljöprotokoll sparas lokalt hos respektive chef. Vi rekommenderar därför att riktlinjer som förtydligar dokumenthanteringen avseende detta upprättas. Utifrån den bild som förmedlats vid intervjuer rekommenderar vi regionstyrelsen att se över och överväga nödvändiga åtgärder avseende avvikelsehanteringssystemet för att säkerställa att avvikelser avseende arbetsmiljö (och andra rapporterade avvikelser) åtgärdas inom rimlig tid. 3.2. Riskbedömningar Finns rutiner för genomförande av riskbedömningar av verksamheterna och hur dokumenteras de? Arbetsgivaren skall enligt 8 AFS 2001:1 regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Risk innebär att det finns en sannolikhet för att ohälsa eller olycksfall i arbetet kan uppstå. Hur allvarlig risken är måste avgöras från fall till fall. Bedömningen av risken görs i första hand utifrån de erfarenheter som finns i verksamheten och skyddsronderna. Bedömningen görs av chefen/arbetsledare tillsammans med arbetstagarna och skyddsombudet. Arbetsgivaren skall omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra åtgärder med anledning av det som framkommer vid riskbedömningen. De åtgärder som inte vidtas omedelbart, dvs, samma dag eller någon av de närmaste dagarna, skall föras in i en skriftlig handlingsplan enligt 10 AFS 2001:1. I planen anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som har ansvar att åtgärderna genomförs. Genomförda åtgärder skall följas upp. Detta kan göras på arbetsplatsträffar, skyddsronder eller liknande. 3.2.1. Iakttagelser I Hälsa och arbetsmiljö- landstingsövergripande direktiv anges att varje organisatorisk nivå årligen ska upprätta/revidera en handlingsplan för att åtgärda fysiska eller psykosociala arbetsmiljörisker som inte omedelbart kan åtgärdas. Denna handlingsplan ska baseras på undersökning och riskbedömning av både den fysiska och psykosociala arbetsmiljön utifrån minst analys av medarbetarenkät, arbetsmiljörelaterade avvikelser och arbetsmiljörond/skyddsrond. I de fall inga fysiska eller psykosociala arbetsmiljörisker har identifierats skall detta också dokumenteras. I rutinen för det systematiskt arbetsmiljöarbete anges att alla enheter ska undersöka arbetsmiljön minst en gång per år. Vidare framgår att utifrån genomförd undersökning ska riskerna bedömas utifrån om de är allvarliga eller inte. Allvarliga arbetsmiljörisker ska åtgärdas omedelbart vilket betyder samma dag eller någon av de närmaste dagarna. De arbetsmiljörisker som inte åtgärdas omedelbart ska planeras och dokumenteras i Hand- Januari 2018 14 av 25
lingsplan för arbetsmiljö och hälsa. Även de åtgärder som genomförts omedelbart ska dokumenteras i handlingsplanen. Det anges även i rutinen att alla enheter ska ha upprättat en skriftlig handlingsplan för arbetsmiljö och hälsa. Handlingsplanen ska uppdateras löpande utifrån de undersökningar och riskbedömningar som genomförs samt utifrån de åtgärder som planeras. Riskbedömningar kan även ske inför förändringar i verksamheten. I rutin avseende fördelning av arbetsmiljöuppgifter, anges i mallen för fördelning av arbetsmiljöuppgifter på olika chefsnivåer från regiondirektör till vårdenhetschef/enhetschef, att det ingår i arbetsmiljöuppgifterna att bl.a. se till att nödvändiga riskbedömningar och konsekvensanalyser görs regelbundet samt innan beslutade förändringar i verksamheten genomförs. I mallen för fördelning av arbetsmiljöuppgifter till vårdenhetschef/enhetschef anges även att det ingår i arbetsmiljöuppgifterna att regelbundet genomföra skyddsronder och eventuella övriga kartläggningar av arbetsförhållandena samt upprätta handlingsplaner samt följa upp att åtgärderna genomförs. Det har under granskningen uppgivits att det finns flera olika mallar/checklistor för samma moment i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Fackliga företrädare och verksamhetsföreträdare har framhållit att det därför kan vara svårt att veta vilka av dessa som ska tillämpas och att detta kan tydliggöras, t.ex. vilken mall som ska användas för arbetsmiljöronden. I intervjuer har även framkommit att det saknas ett bra system för att samla in genomförda riskbedömningar. Bilden från fackliga företrädare är att arbetsmiljöarbetet kan skilja sig åt mycket inom regionen. Detta avseende när riskbedömningar ska ske samt vad riskbedömningarna innehålla (detta utifrån olika mallar) samt kvaliteten i det arbete som sker. Ett exempel avseende detta, som uppgivits under granskningen, är att kartläggningen utifrån organisatorisk och social arbetsmiljö kan bli bättre liksom att det systematiseras hur denna ska ske. Det har under granskningen även uppgivits att chefers kunskap avseende organisatorisk och social arbetsmiljö kan bli bättre. Med anledning av detta var organisatorisk och social arbetsmiljö en del av skyddsombudsdagen år 2017, där såväl skyddsombud samt chefer deltog. Dagen utfördes på skyddsombudens initiativ. I denna granskning har vi fokuserat på de riskbedömningar som sker utifrån undersökningen av arbetsmiljön i samband med arbetsmiljöronder. Inom ramen för granskningen har vi dock noterat att det under 2017 har genomförts riskbedömningar i samband med förändringar av verksamheten. Ett antal exempel har begärts in. Vi kan konstatera att det finns en mall för de riskbedömningarna som har använts i inhämtade fall. Mallen för dessa riskbedömningar är generell och inte specifikt för arbetsmiljöfrågor. Vid genomförda intervjuer har det dock framkommit att arbetet med sådana riskbedömningar är ett utvecklingsområde där utbildningsinsatser behövs för att säkerställa riskbedömningens kvalitet. I genomfört stickprov har vi sett att riskbedömningar sker i samband med upprättande av handlingsplanerna. I mallen för handlingsplanen finns en kolumn där angiven risk skall bedömas utifrån ej allvarlig kontra allvarlig risk. Stickprovet visar dock att det inte sker en bedömning för samtliga identifierade risker. Vid genomförda intervjuer har det framkommit att arbetet med riskbedömningar är ett förbättringsområde. Det avser bland annat avsaknaden av ett systemstöd och processtöd Januari 2018 15 av 25
som kan stötta cheferna i arbetet med riskbedömning. Det sker vid granskningstillfället ingen rapportering av genomförda riskbedömningar utan de sparas lokalt hos respektive chef. En regionövergripande bild över genomförande eller innehåll finns därmed inte. I samband med faktaavstämningen framkommer att internkontrollenheten har fått ett uppdrag att utföra utbildningsinsatser avseende riskbedömningar inom organisationen. 3.2.2. Bedömning Utifrån rutinen för det systematiskt arbetsmiljöarbete bedömer vi att det finns tydlig vägledning för riskbedömningar och när dessa skall genomföras. Det finns även en hänvisning till mallar för arbetet vilket vi anser vara positivt. Granskningen visar dock att följsamheten till befintlig rutin varierar i organisationen. Såväl stickprov som intervjuer påvisar att arbetet med riskbedömningar är ett utvecklingsområde, då dessa inte genomförs fullt ut utifrån rutinens intentioner. Vi rekommenderar att vikten av genomförandet av riskbedömningar samt de utarbetade checklistorna/mallarna kommuniceras ytterligare för att säkerställa att de genomförs. Det bör även ses över i vilken utsträckning som riskbedömningar förekommer i utbildningen för att säkerställa att samtliga chefer får information om och utbildning i riskanalys. 3.3. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet Finns en struktur för uppföljning av arbetsmiljö och arbetsmiljöarbetet? Arbetsgivaren skall enligt 11 AFS 2001:1 varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 3.3.1. Iakttagelser I sker den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet bland annat genom en centralt distribuerad webbenkät. I webbenkäten hänvisas till olika rutiner inom arbetsmiljöområdet med länk till mallar. Enkäten besvaras av ansvarig chef tillsammans med skyddsombud. Vid genomförda intervjuer framkommer att enkäten och dess resultat används för att förbättra arbetsmiljöarbetet. genomför vartannat år en omfattande medarbetarenkät och vartannat år en mindre medarbetarenkät. Enkätsvaren sammanställs och skall sedan användas av respektive organisatorisk nivå i arbetet med att förbättra arbetsmiljön. Det har under granskningen uppgivits att åtgärder utifrån resultatet av den årliga uppföljningen ska anges i en handlingsplan, som kontinuerligt ska följas upp på arbetsplatsträffar. Handlingsplanerna skall sedan aggregeras för att resultera i en regionövergripande handlingsplan. För år 2017 finns en dokumenterad, regionövergripande handlingsplan där identifierad risk/styrka, åtgärder, ansvarig och slutdatum anges. Vid sammanträdet 2017-03-23 anges personalutskottet ha informerats om resultatet av den uppföljning som skett av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom regionen. Enkäten anges ha besvarats av chefer och skyddsombud med en svarsfrekvens på 96 %. Perso- Januari 2018 16 av 25
nalutskottet har 2017-02-13, informerats om den regionövergripande handlingsplanen för arbetsmiljö och hälsa 2017-2018. Regionstyrelsen har informerats om arbetsmiljöområdet via redogörelse i årsredovisning 2016. Utifrån regionstyrelsens protokoll har vi inte funnit att information i övrigt skett inom området under det senaste året. I Arbetsmiljö och hälsa 2017-2018 Handlingsplan anges att uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet sker genom insamling av särskilda uppgifter så som avvikelser, medarbetarenkät, en årlig enkät uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, Arbetsmiljöverkets tillsynsinsatser, sjuktal, grad av arbetsmiljöcertifiering etc. Uppgifterna sammanställs statistiskt och redovisas för verksamheterna och för samverkansgrupperna på alla organisatoriska nivåer. Vid en genomgång av protokollen för Cesam (januari oktober) kan vi se att uppgifter redovisats för Cesam. Sjuktal, grad av arbetsmiljöcertifiering, avvikelser rapporteras i samband med skyddskommitté vilket varit tre gånger under perioden januari oktober 2018. Vi kan i protokollen även se att rapportering gjorts av medarbetarenkäten samt den årliga uppföljningen av arbetsmiljöarbetet år 2016. Tillsynsinsatser från Arbetsmiljöverket omnämns även under året. I s samverkansavtal anges att vid minst fyra tillfällen per år innehåller dagordningen frågor enligt rutinen för systematiskt arbetsmiljöarbete. 1 Vid en genomgång av protokollen för Cesam under perioden januari oktober kan vi se att samverkansgruppen agerat skyddskommitté vid tre tillfällen (2017-03-21, 2017-06-19 samt 2017-10-31). Det har under granskningen uppgivits att Cesam tar del av den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet, på en övergripande nivå vilket vi även kan se i protokollen (årlig uppföljning 2016 rapporterades 2017-06-19). Utifrån detta arbete framhåller verksamhetsföreträdare att det sker särskilda satsningar inom olika områden. För det systematiska arbetsmiljöarbetet har det i den regionövergripande handlingsplanen identifierats ett flertal risker avseende utbildning till skyddsombud, chefer på olika nivåer, medarbetare etc. i arbetsmiljö. Flera utbildningar är enligt handlingsplanen och intervjuerna planerade och utförda. Uppföljning sker av graden av certifiering i arbetsmiljöutbildningar bland annat i Cesam. Uppföljning utifrån styrdokument I arbetsmiljöpolicyn anges att uppföljning av policyn ska ske vart annat år i samband med genomförande av medarbetarenkäten och resultatet av uppföljningen ska återrapporteras till styrelsen. Uppföljning av arbetsmiljöpolicyn har gjorts och lämnats till personalutskottet under 2016 vilket framgår av protokollet 2017-03-03. Enligt protokollet skall uppföljningen även återrapporteras till Regionstyrelsen men huruvida detta har skett har ej kunnat styrkas av Regionstyrelsens protokoll. 1 Som exemplifieras avse: 1. Rapportering från chefer och skyddsombud av genomförda arbetsmiljöåtgärder och upprättade handlingsplaner 2. Olycksfall och tillbud 3. Arbetsanpassning och rehabilitering: sjukfrånvaro- och rehabiliteringsstatistik, företagshälsovård 4. Riskbedömning inför ändringar av arbetsorganisation, lokaler och arbetsmetoder 5. Användning av ämnen som kan föranleda ohälsa eller olycksfall 6. Rapport om företagshälsovårdens verksamhet 7. Utbildning inom arbetsmiljöområdet, statistik certifieringsgrad 8. Information inom arbetsmiljöområdet 9. Hur fungerar fördelningen av arbetsmiljöuppgifter i organisationen? 10. Årlig uppföljning Systematiskt arbetsmiljöarbete. Januari 2018 17 av 25
I det nya personaldirektivet anges att uppföljning skall ske årligen och rapporteras till Regionstyrelsen. I Hälsa och arbetsmiljö- landstingsövergripande direktiv anges hur uppföljning skall ske bland annat med årlig utvärdering av aktiviteter i handlingsplaner, en årlig aggregerad uppföljning av det systematiska skall redovisas i årsbokslutet och rapportering i CESAM. Vi har i granskningen noterat att det i årsredovisning 2016 finns en redogörelse för arbetsmiljö och hälsa. Vi har dock inte funnit att en sammanställning av utvärderingen av de i handlingsplanen planerade åtgärderna skett i årsredovisning 2016. I årsredovisningen framgår att de handlingsplaner för arbetsmiljö och hälsa som under 2016 upprättades på enhetsnivå har sammanställts på divisions- och förvaltningsnivå. En regiongemensam handlingsplan för arbetsmiljö och hälsa för perioden 2017-2018 upprättats och fastställts av regiondirektör. Uppföljning av planen har skett i Cesam under 2017. I årsredovisning 2016 har delvis en uppföljning skett av det aggregerade resultatet av den årliga uppföljningen. I årsredovisning 2016 framgår att under december månad genomfördes regionens årliga uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Svarsfrekvensen var 96 procent. Uppföljningen visade att 96 procent av arbetsplatserna hade genomfört minst 8 arbetsplatsträffar och att 82 procent av enheterna hade upprättat en handlingsplan för arbetsmiljö och hälsa. Resultatet visade dock att det saknas skyddsombud på 34 procent av enheterna. Regionen har också genomfört möten med skyddskommittéer enligt fastställd plan. I årsredovisning 2016 framgår att under november månad genomförde Regionen den s.k. lilla medarbetarenkäten med en svarsfrekvens på 86 procent. Målet för HME (Hållbart medarbetarengagemang) var att Regionen som helhet och alla enheter skulle ha ett värde överstigande 75. Resultatet visar att HME för Regionen var 76 och att 60 procent av enheterna klarade målvärdet. 2014 var motsvarande värden 76 respektive 62 procent. I rutin avseende fördelning av arbetsmiljöuppgifter, anges i mallen för fördelning av arbetsmiljöuppgifter till regiondirektör att det ingår i regiondirektörens arbetsmiljöuppgifter att bl.a. se till att rutiner för regelbunden (årlig) uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet finns och fungerar i organisationen och att en årlig total uppföljning av arbetsmiljöarbetet genomförs och att denna rapporteras till styrelsen. Motsvarande finns även i mall för fördelning av arbetsmiljöuppgifter till vårdenhetschef/enhetschef där det ingår i arbetsmiljöuppgifterna att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och rapportera resultatet till respektive verksamhets-, avdelningschef. Från fackliga företrädare har det under granskningen uppgivits att det är viktigt att tillse att de åtgärder som angivits i handlingsplanerna genomförs. Det kan vara lätt för chefer att missa att följa upp vilka åtgärder som vidtagits. En fackliga företrädare anser att det vore bra om det fanns möjlighet till en automatisk påminnelse för chefer för uppföljning av olika delar i riskbedömningen/handlingsplanen. 3.3.2. Bedömning Det finns en struktur för uppföljning av arbetsmiljö och arbetsmiljöarbetet. Vi bedömer att uppföljning av arbetsmiljö till regionstyrelsen, utifrån de styrdokument som beslutats Januari 2018 18 av 25
inom området (såsom arbetsmiljöpolicyn samt landstingsövergripande direktiv för Hälsa och arbetsmiljö), bör förbättras. Uppföljning har skett i personalutskottet men huruvida återrapportering till Regionstyrelsen skett i enlighet med protokoll har ej kunnat styrkas. Under året har ett arbete pågått inom regionen där en ny personalpolicy inkl. direktiv för arbetsmiljö och hälsa har utarbetats och beslutats. Nya riktlinjer och rutiner kommer att utformas utifrån dessa dokument. Det är viktigt att regionstyrelsen tillser att uppföljning sker inom området utifrån beslutade styrdokument. 3.4. Kartläggning och analys av sjukfrånvaro Görs kartläggningar och analyser av skillnader mellan arbetsområden, yrkesgrupper och kön avseende sjukfrånvaro? 3.4.1. Iakttagelser har inget övergripande, dokumenterat mål avseende sjukfrånvaro som avser 2017. Däremot har regionen i sin budget för 2018 ett mål kring att minska sjukskrivningarna inom den egna organisationen (se kap 3.6). Vid en genomgång av budget 2017 och ekonomisk plan 2018-2019 framgår att Hälso- och sjukvårdsnämnden har gjort en politisk prioritering att minska sjukskrivningarna inom den egna organisationen samt att bidra till en förbättrad sjukskrivningsprocess inom regionen. Att minska sjukskrivningarna inom den egna verksamheten anges i budget 2018 som ett regionövergripande mål. Under genomförd granskning har det dock framkommit att det finns ett mål om att sjukfrånvaron inte skall överstiga 4,5 %. Angivet mål har dock inte angetts i måldokument eller dylikt men har funnits med i ett antal av de granskade verksamheternas styrkort. Vi har dock inte kunnat styrka varifrån detta mål kommer eller om det är ett uttalat regionövergripande mål. gör kartläggningar av sjukfrånvaron. Kartläggningar sker dels på verksamhetsområdesnivå av HR-strategen tillsammans med respektive verksamhetsområdes ledningsgrupp. Kartläggningen innefattar dels verksamheternas och vårdenheternas sjukfrånvaro men även på specifika yrkeskategorier. Kartläggningar görs även i samband med delårsbokslut och årsredovisning. I delårsrapport för 2017 samt årsredovisning för 2016 redogörs för sjukfrånvaron utifrån följande: Total sjukfrånvaro Sjukfrånvaro per kön Sjukfrånvaro i åldersgrupperna < 29 år, 30-49 år samt >50 år Kartläggningar på verksamhetsområdesnivå delges inte regionstyrelsen eller nämnderna (mer om återrapportering till styrelse och nämnder under kapitel 3.6). Januari 2018 19 av 25
Gällande kartläggningarna har det framkommit att regionen har en standardmall för uppföljning av sjukfrånvaron som hämtas ur regionens system för uppföljning, Cyklop. Uppföljning sker av ovan nämnda parametrar bland annat utifrån en mall ifrån CESAM. Sjukfrånvaro rapporteras löpande till CESAM. Vid en genomgång av protokollen kan vi se att sjukfrånvaron har behandlats i samband med skyddskommitté vilket skett fyra gånger under år 2017. I protokollet ifrån skyddskommittén i december framgår att HR-gruppen fått i uppdrag att utarbeta en mall som skall användas för uppföljning av sjukfrånvaron och underlag som även visar orsak till sjukfrånvaron. Kartläggningarna på verksamhetsområdesnivå skall analyseras enligt HR-strategerna muntligt i ledningsgruppen. Dokumenterade analyser av skillnader eller orsaker görs dock inte systematiskt. Om det är något som sticker ut i diskussionerna kan dock särskilda analyser ske men detta framhålls inte dokumenteras i större utsträckning. Vid genomförda intervjuer har det framkommit att det finns önskemål om att arbeta med mer övergripande analyser i syfte att införa åtgärder. Under 2016 2017 har två uppdrag avseende sjukfrånvaron utförts inom : Kartläggning av långtidssjukskrivna inom sjukvårdsdivisionerna 2016 Analys av skillnaderna mellan män och kvinnors sjukfrånvaro (2017) Uppdragen har utförts av HR-konsulter inom regionens HR-avdelning. Kartläggningen av långtidssjukskrivna initierades av divisionscheferna och resulterade bland annat i rekommendationer på en förändrad rehabiliteringsrutin, samverkan och utbildningar. Analysen av skillnaderna mellan män och kvinnor påvisar vilka skillnader som finns inom vid angiven tidpunkt mellan män och kvinnor samt redogör för viss nationell forskning på området. Någon analys som påvisar vad situationen i kan bero på eller åtgärder som bör vidtas återfinns inte i rapporten. I den regionövergripande handlingsplanen för arbetsmiljö och hälsa har en risk identifierats kring s kunskaper avseende korttidsfrånvaron (<15 dagar) utifrån storlek, spridning och orsak. Enligt handlingsplanen skall en analys av detta göras och förslag till åtgärder presenteras vid behov. Analysen presenterades vid Cesam och skyddskommittén i december. I handlingsplanen anges även att en utredning skall göras utifrån en identifierad risk att medarbetare inom väljer att endast arbeta deltid pga brister i arbetsmiljön. Utredningen färdigställdes under hösten och presenterades för personalutskottet samt Cesam och skyddskommittén i december. Utredningen har resulterat i en handlingsplan och tidplan för att öka andelen heltidsarbetande inom organisationen. Ett annat projekt som framhålls i samband med faktaavstämningen är avseende chefers förutsättningar. Projektet har enligt uppgift inletts och grundar sig bland annat på signaler om att det finns brister i förutsättningarna för cheferna inom organisationen, bland annat avseende personalgruppernas storlek. Januari 2018 20 av 25
genomför årligen medarbetarenkäter. Vid granskningstillfället hade medarbetarenkäten för år 2017 ännu inte sammanställts varför vi utgår ifrån medarbetarenkäten för år 2016. sammanställer ett HME (Hållbart medarbetarengagemang) för regionen som helhet och men även på enhetsnivå. Målet är att det totalt för regionen samt att alla enheter skulle ha ett värde överstigande 75. Resultatet visar att HME för Regionen var 76 och att 60 procent av enheterna klarade målvärdet. 2014 var motsvarande värden 76 respektive 62 procent. I samband med granskningen har analyser av HME kopplat till sjukfrånvaron efterfrågats men sådana analyser har ej gjorts systematiskt eller dokumenterats. Det uppges dock i granskningen att dialog förs bland annat i på skyddskommitté och arbetsplatsträffar avseende sjukfrånvarons koppling till arbetsmiljön. 3.4.2. Bedömning Regionen arbetar med kartläggningar avseende sjukfrånvaron utifrån bland annat kön, ålder och yrkesgrupp. Särskilda kartläggningar har även gjorts utifrån långtidssjukskrivningar. Däremot framkommer i granskningen att analysarbetet kan förbättras och att det i dagsläget inte görs dokumenterade, systematiska analyser av sjukfrånvaron i någon högre utsträckning. Vissa analyser kan göras muntligt i ledningsgrupperna men dokumenteras inte. Vi bedömer att det finns ett behov av att utveckla analysarbetet och att det dokumenteras i en större utsträckning. Det är även väsentligt att det tydliggörs i vems roll det ligger att genomföra analyser av sjukfrånvaron. Vi har även noterat att det är ett antal risker i handlingsplanen som är kopplade till sjukfrånvaron inom, exempelvis att personal arbetar deltid pga brister i arbetsmiljön. Vi ser det som väsentligt att beslutade åtgärder genomförs i enlighet med den utarbetade handlingsplanen och att dess resultat vid behov leder till att ytterligare åtgärder vidtas för att minimera riskerna framåt. Vi rekommenderar även att systematiska analyser görs av kopplingen mellan sjukfrånvaron och resultatet i medarbetarenkäten för att identifiera eventuella samband mellan verksamhetens HME och sjukfrånvaron. 3.5. Åtgärder för att minska sjukfrånvaro Vilka åtgärder vidtas för att minska sjukfrånvaron? 3.5.1. Iakttagelser I arbetsmiljöpolicyn framgår att när sjukskrivning uppstår ska den arbetslivsinriktade rehabiliteringen karaktäriseras av aktiva och tidiga insatser. I Hälsa och arbetsmiljö- landstingsövergripande direktiv anges att som en viktig del av hälsofrämjande och förebyggande arbetet skall landstinget arbeta med intervention i hälsofrågor. Genom att erbjuda relevant information och därmed ökad kunskap och medvetenhet kan medarbetarnas motivation att ta ett aktivt ansvar för den egna hälsan påverkas positivt. En plan för hälsofrämjande aktiviteter ska årligen fastställas av regiondirektör. Januari 2018 21 av 25