Rutin Process: HR Område: HR-handbok Giltig fr.o.m: 2017-11-21 Faktaägare: Märit Johansson, HR-strateg/arbetsmiljö Gäller för: Region Kronoberg Fastställd av: Caroline Palmqvist, HR-direktör Revisions nr: 3 1 Innehåll...1 1.1 Vad är SAM?...1 1.1.1 Handlingsplan för SAM...2 1.1.2 Riktade undersökningar...2 1.1.3 Förändring i verksamheten...2 1.1.4 Årlig arbetsmiljörond...2 1.1.5 Arbetsgång vid årlig arbetsmiljörond (skyddsrond)...3 1.1.6 Checklistor för arbetsmiljörond (skyddsrond)...3 1.1.7 Årsplan för årlig arbetsmiljörond...3 1.2 Ansvar och roller...4 1.2.1 Chefer...4 1.2.2 Skyddsombud...5 1.2.3 Medarbetare...6 1.3 Arbetsmiljörutiner...7 1.4 Interna och externa stödresurser...7 1.5 Vanliga begrepp...8 1.5.1 Arbetsmiljö...8 1.1 Vad är SAM? Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) är en metod för att hantera arbetsmiljöfrågor på arbetsplatsen. SAM är en del av verksamhetens vardag och pågår ständigt. Arbetet ska förebygga ohälsa och olycksfall och se till att varje medarbetare har en god arbetsmiljö som främjar hälsan. Lika villkor och möjligheter ska gälla. Arbetsmiljörond (skyddsrond) genomförs årligen. Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:01 SAM sker i dagliga möten mellan chef och medarbetare. SAM tas också upp på arbetsplatsträffar (APT) eller andra personalmöten där aktuella arbetsmiljöfrågor, arbetsmiljöregler, inträffade tillbud och arbetsskador tas upp. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-12-12 Sida 1 av 8
Det är chefen som undersöker, åtgärdar och följer upp brister och risker tillsammans med skyddsombud och medarbetare. Medarbetarsamtalet är en del av SAM som tar upp exempelvis trivsel, arbetsbelastning och relationer mellan arbetskamrater. 1.1.1 Handlingsplan för SAM I handlingsplanen ska de risker som inte kan åtgärdas omgående föras in. Ta hjälp av dokumentet Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), se intranätet under Systematiskt arbetsmiljöarbete. 1.1.2 Riktade undersökningar När risker inte kan bedömas i det dagliga arbetet eller i samband med arbetsmiljörond, eller om det upptäcks brister i andra sammanhang görs riktade undersökningar. Saknas kunskap för dessa undersökningar kontaktas företagshälsovården. En del av de riktade riskbedömningarna ska göras regelbundet. Medicinska kontroller nattarbete, härdplaster Mätningar buller, luft, vibrationer Kemiska riskkällor Manuell hantering lyfta/bära/skjuta/dra föremål Truckar Bildskärmsarbete Bilkörning Undersökningar för manuell hantering och bildskärmsarbete sker i samband med personalsjukgymnasternas ergonomiutbildningar. 1.1.3 Förändring i verksamheten När förändringar planeras som inte är en del av den dagliga, löpande verksamheten ska chefen göra en risk och konsekvensanalys. Rutin och dokument vid Förändring i verksamheten, se intranätet under Systematiskt arbetsmiljöarbete. 1.1.4 Årlig arbetsmiljörond Den som har skyddsområdesansvaret genomför en årlig arbetsmiljörond tillsammans med medarbetare och skyddsombud och vid behov företagshälsovården. HR-specialist finns som stöd. Skyddsområde Ett skyddsområde är oftast detsamma som en arbetsplats och lokaler knutna till den verksamheten. Inom varje skyddsområde finns en ansvarig chef och de fackliga organisationerna har rätt att utse minst ett skyddsombud. Det finns även andra skyddsområden som exempelvis entréområden, trapphus, kulvertar, omklädningsrum, allmänna utrymmen och konferenslokaler. För dessa Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-12-12 Sida 2 av 8
skyddsområden har Region Kronoberg valt att göra en särskild indelning där arbetsmiljöuppgifter inklusive brandskyddsarbetet fördelats till olika personer. Skyddsområden i Region Kronoberg, se intranät under Systematiskt arbetsmiljöarbete. 1.1.5 Arbetsgång vid årlig arbetsmiljörond (skyddsrond) Sammanställ synpunkter Inför arbetsmiljöronden ska alla medarbetare ha fått möjlighet att lämna synpunkter på arbetsmiljön. Chefen kan hämta underlag till arbetsmiljöronden från Minnesanteckningar från APT där arbetsmiljö- och hälsofrågor tagits upp Dokumenterade medarbetarsamtal Medarbetarenkät Sjukfrånvarostatistik Anmälda arbetsskador och tillbud Rehabiliteringsutredningar Dialog som förts med medarbetare och skyddsombud Använd checklista och handlingsplan för arbetet. För kost och restauranger finns särskild checklista. Brister och risker bedöms liksom områden som måste förbättras. Vad som ska åtgärdas prioriteras. Chefen fattar beslut om åtgärden kan genomföras direkt. Åtgärder som inte kan genomföras direkt fattar chefen beslut om och för in i handlingsplanen.saknar chefen befogenhet, kunskap eller resurser för en åtgärd, skickas uppgiften vidare till verksamhetschefen. Handlingsplanen lämnas vidare till verksamhetschefen senast den 15 augusti 1.1.6 Checklistor för arbetsmiljörond (skyddsrond) Checklistor arbetsmiljörond, allmän och för kost och restauranger, se intranät under Systematiskt arbetsmiljöarbete. 1.1.7 Årsplan för årlig arbetsmiljörond Maj Årlig arbetsmiljörond påbörjas. Åtgärder som arbetsplatsen/enheten inte kan besluta att genomföra redovisas till verksamhetschefen senast den 15 augusti. Sep Verksamhetschefen gör en sammanställning av de åtgärder som arbetsplatserna inte kunnat åtgärda. Dialog och beslut i verksamhetens samverkansgrupp. Förslag som verksamheten saknar befogenhet, kunskap eller resurser för att åtgärda, redovisas till nästa beslutsnivå senast den 30 september. Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-12-12 Sida 3 av 8
(Rättspsykiatrin redovisar direkt till hälso- och sjukvårdsdirektör senast den 31 oktober). Okt Hälso- och sjukvård: Dialog i centrumens respektive hälso- och sjukvårdsutvecklings ledningsgrupper. Åtgärder som chef inte kan besluta att genomföra redovisas till hälso- och sjukvårdsdirektör senast den 31 oktober. Övrig regionverksamhet: Redovisning och dialog i respektive samverkansgrupper. Åtgärder som förvaltningsdirektör/regionservicedirektör/stabsdirektör inte kan besluta att genomföra redovisas till regiondirektör senast den 30 november. Nov Dec-jan Dialog i hälso- och sjukvårdens samverkansgrupp. Åtgärder som hälso- och sjukvårdsdirektör inte kan besluta att genomföra redovisas till regiondirektören senast den 30 november. Dialog i regiondirektörens ledningsgrupp och centrala samverkansgrupp. Regiondirektören fattar beslut om eventuella åtgärder som måste vidtas för att förhindra ohälsa eller olycksfall i arbetet. Beslut i regionstyrelsen inför nästkommande års budget. 1.2 Ansvar och roller Regiondirektören har det övergripande ansvaret att verksamheten bedrivs enligt arbetsmiljölagen och fastställda regionövergripande rutiner. Regiondirektören ska skriftligen fördela arbetsmiljöuppgifterna neråt i organisationen och se till att de som får uppgifterna har förutsättningar att klara av dem. Bedömer chefen sig sakna tillräckliga befogenheter, resurser eller kunskaper för en speciell arbetsmiljöuppgift återlämnas denna skriftligen till överordnad chef. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter och returnering av arbetsmiljöuppgifter, se intranätet under Arbetsmiljö och hälsa. När ansvarig chef inte går att nå på grund av planerad eller oplanerad frånvaro ska ersättare utses. Fördelning av arbetsuppgift vid frånvaro, se intranätet under Arbetsmiljö och hälsa. 1.2.1 Chefer Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-12-12 Sida 4 av 8
Varje chef har till uppgift att inom sin verksamhet bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete i samverkan med skyddsombud och medarbetare. Råd och stöd kan chefen få från regionens HR-specialister, organisationsutvecklare, personalsjukgymnaster och hälsoutvecklare. Företagshälsovården kan anlitas som en oberoende expertresurs. Kunskapskrav Chefen har stor betydelse för att arbetsförhållandena är bra och att alla medarbetare har ett hållbart arbetsliv med en bra fysisk, psykisk, organisatorisk och social arbetsmiljö. Chefen måste därför har goda kunskaper inom Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöförordningen och föreskrifterna från Arbetsmiljöverket Region Kronobergs samverkansavtal och centrala arbetsmiljörutiner Diskrimineringslagstiftningen Det systematiska arbetsmiljöarbetet och hur det ska bedrivas Arbetet och vilka risker som finns samt åtgärda dessa för att förebygga ohälsa och olycksfall. De hälsomässiga effekterna av hög arbetsbelastning, övertid, kränkande särbehandling, hot, våld och missbruk Obligatoriska utbildningar för chefer Grundläggande arbetsmiljöutbildning Arbetslivsinriktad rehabilitering 1.2.2 Skyddsombud Skyddsombud utses av de fackliga organisationerna att företräda medarbetarna i arbetsmiljö- och hälsofrågor inom sitt skyddsområde. Skyddsombud deltar vid skyddsronder och i samverkansgrupp. Arbetsgivare och arbetstagare svarar gemensamt för att skyddsombud får utbildning. Arbetsmiljölagen kap 6, 4 Arbetsmiljölagen kap 6, 5, 6, 6a och 7 är andra viktiga paragrafer för skyddsombud i samma kapitel Skyddsombuden företräder medarbetarna i arbetsmiljöfrågor och ska verka för en tillfredsställande arbetsmiljö. I detta syfte ska ombudet inom sitt skyddsområde vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall samt över att arbetsgivaren uppfyller kraven i 3 kap, 2a. Skyddsombud ska delta vid planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av arbetsorganisation liksom vid planering av användning av ämnen som kan föranleda ohälsa eller olycksfall. Skyddsombud ska vidare delta vid upprättande av handlingsplaner enligt 3 kap, 2a. Arbetsgivaren ska underrätta skyddsombud om förändringar av betydelse för arbetsmiljöförhållandena inom ombudets område. Kunskapskrav Arbetsgivaren ansvarar för att skyddsombudet får den kunskap som krävs för att Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-12-12 Sida 5 av 8
utföra sitt uppdrag, för att förstå sin roll, andras roller och behovet av samverkan i arbetsmiljöfrågor. Skyddsombudet måste därför ha goda kunskaper om Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöförordningen och föreskrifterna från Arbetsmiljöverket. Fysiska, psykiska, organisatoriska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall. Arbetet och dess risker och medverka i att dessa åtgärdas för att förebygga ohälsa och olycksfall. Abetsförhållanden som främjar en tillfredställande arbetsmiljö. De hälsomässiga effekterna av, hög arbetsbelastning, övertid, kränkande särbehandling, våld, hot och missbruk. Obligatoriska utbildningar för skyddsombud Grundläggande arbetsmiljöutbildning Arbetslivsinriktad rehabilitering 1.2.3 Medarbetare Medarbetare ska få information i god tid inför förändringar i verksamhetens omfattning, inriktning och organisation och ges möjlighet att delta i förändringsarbetet. Alla medarbetare ska medverka i det dagliga arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen genom att rapportera brister och risker föreslå åtgärder delta i genomförandet av åtgärder ha synpunkter på resultatet av åtgärder Följa föreskrifter och rutiner som gäller för arbetsplatsen genom att använda skyddsanordningar använda personlig skyddsutrustning iaktta den försiktighet och följa de instruktioner som krävs för att förebygga ohälsa och olycksfall Kunskapskrav Arbetsgivaren ska se till att medarbetarnas kunskaper om arbetet och dess risker är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall ska kunna förebyggas. Medarbetare ska vara väl insatt i vilka risker som finns med arbetet och skriftliga instruktioner vid allvarliga risker. Medarbetare ska ha kunskap om fysiska, psykiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljöfaktorer personlig skyddsutrustning tekniska hjälpmedel arbetsteknik Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-12-12 Sida 6 av 8
Kunskaper förmedlas via introduktion instruktioner utbildning löpande information i vardagen Kunskaperna måste kompletteras efter lång frånvaro samt vid ändringar i arbetsuppgifter arbetsutrustning arbetsmetoder verksamhet och organisation 1.3 Arbetsmiljörutiner Det finns gemensamma arbetsmiljörutiner för flera områden som anger en lägsta nivå för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Varje chef och medarbetare ska ha kännedom om dessa. Några av dessa rutiner kräver anpassning till den egna verksamheten. Alkohol och andra droger Arbetsskador och tillbud Bildskärmsglasögon och synundersökning Hot och våld Krisstöd Kränkande särbehandling Medarbetarstöd vårdskador Rehabilitering 1.4 Interna och externa stödresurser HR-specialister finns för varje verksamhet, som stöd och rådgivare i arbetsmiljöoch hälsoarbetet. Företagshälsovården är en oberoende och sammanhållande expertresurs som kan anlitas. Inte enbart till enstaka tjänster utan också för att säkra en allsidig bedömning av arbetsmiljöförhållandena. Friskvård och hälsa för stöd i hälsoarbetet Ergonomiavdelningen för stöd och utbildning i belastningsergonomiska frågor Fastigheter och lokal service för frågor som rör arbetslokalernas drift och underhåll Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-12-12 Sida 7 av 8
Miljöenheten i arbetet med kemikalierutiner Säkerhet- och brandskydd för frågor, stöd och hjälp 1.5 Vanliga begrepp 1.5.1 Arbetsmiljö Fysisk arbetsmiljö handlar om arbetsredskap och lokaler. Organisatorisk arbetsmiljö är resultatet av hur arbetet ordnas, styrs, kommuniceras och hur beslut fattas. Social arbetsmiljö är hur vi samspelar med och påverkas av de personer som finns runt omkring oss, till exempel medarbetare och chef. Fysisk påverkan/ upplevelse Psykisk påverkan/ upplevelse Social påverkan/ upplevelse Teknik Arbetsinnehåll Arbetsorganisation datorarbete, röntgenapparatur, övervakningsapparatur, medicinteknisk utrustning ny teknik e-post, IPtelefoni, sociala medier anpassat för yngre/äldre medarbetare, tunga lyft, ensidigt arbete handlingsutrymme, balans mellan krav och resurser underskott eller överskott av sociala kontakter medarbetarens förutsättningar att välja arbetstakt och ta pauser delaktighet vid beslut konflikter i organisationen mellan medarbetare och grupper Ett utskrivet dokuments giltighet kan ej garanteras Utskriftsdatum: 2017-12-12 Sida 8 av 8