TJÄNSTEFÖRDELNING OCH PLANERING Syftet med föreliggande dokument är att skapa förståelse för begrepp, förutsättningar och rutiner för hur arbetet fördelas, planeras, tidsätts och bokförs på Avdelningen för Industriell utveckling, IT och samhällsbyggnad. Detta avser i första hand personal som omfattas av lärararbetstidsavtalet och som har månadsanställning med månadslön. För en heltidstjänst gäller att maximalt 249 arbetsdagar inklusive semester (1992 timmar) ska planeras för olika typer av arbetsuppgifter, i huvudsak utbildning och forskning. Det är viktigt att fastlägga att det inte finns någon direkt koppling mellan denna planering och månadslönen. Det är i första hand arbetsledningens uppgift att fördela arbetet, men självklart har alla ett ansvar för att resurserna används optimalt så att eventuell ofördelad tid används till att skapa nytta. Fördelningen ska också ge visst utrymme för varierade arbetsuppgifter och för administration. Att leda och fördela arbetet Ansvaret för att leda och fördela arbetet inom avdelningen ligger formellt på avdelningschefen. Men avdelningens storlek, de olika ämnenas särart, behovet av insyn och delaktighet samt tillvaratagande av personalens kompetens gör att är det är lämpligt att ämnesgrupperna är aktivt delaktiga i arbetet med planeringen. Några av tjänsteplaneringens operativa delar kan således komma att delegeras i förtroende från avdelningschef till en inom ämnesgruppen utsedd tjänsteplanerare som får i uppdrag att tillsammans med lärare, utbildningsledare och forskningsledare ta fram underlag för en fördelning av arbetsuppgifter inom gruppen. Tjänsteplaneraren leder och samordnar processen i ämnesgruppen och ser till att hantera och kommunicera förändringar under året och stämma av med avdelningschefen. Men det är viktigt att poängtera att alla inom gruppen behöver ta ett aktivt ansvar för att resultatet ska bli bra. Avdelningschefen hanterar strategiska överväganden, eventuella konflikter som inte kan lösas inom ämnet samt uppföljning och kommunikationen med ekonomiavdelningen för bokföring. Några övergripande principer för arbetsfördelningsprocessen En transparent 1 process i huvudsak Planering tillsammans Påverkan, inflytande och möjlighet till förändringar Utveckling och kompetensspridning för att minska sårbarheten Möjliggöra sammanhängande 2 tid för forskning, ansökningar och kompetensutveckling Årshjulet för planeringsprocessen och uppföljning Innan sommaruppehållet lämnar utbildningsledarna in kursbeställningar i utbildningsdatabasen Fafne. Detta ger underlag för att kunna planera kommande kalenderår. Inför hösten gör akademikansliet ett budgetunderlag som utgår från realistiska prognoser för antal studenter på kurserna. Tillsammans med kompletterande information i Fafne och planering av fristående kurser och platser ger detta ett bra underlag för tjänsteplaneringen. Preliminär forskningsbudget finns normalt tillgänglig i september/oktober så att forskningsledarna kan planera forskargruppens aktiviteter. I november 3 lämnar tjänsteplanerarna in sina underlag till avdelningschefen som sammanställer på avdelningsnivå och lämnar bokföringsunderlag till ekonomerna. Tjänsteplaneringen för avdelningen publiceras på avdelningens hemsida. 1 Det är viktigt att vi har insyn i vad kollegor arbetar med, bland annat för att möjliggöra synergier och för att förstå varandras situation. 2 En tidsperiod med få omställningar mellan olika arbetsuppgifter. 3 Målsättningen är oktober för hösten 2017. 1
Innan semestern görs en halvårsavstämning för att identifiera förändringar under den gångna vårterminen och förändringar av planeringen inför höstterminen. Dessa förändringar stäms av med avdelningschefen som sammanställer och för dialog med ekonomerna. Mer om bakgrund och planeringens förutsättningar Det behövs en planering som med god framförhållning fördelar avdelningens arbetsuppgifter för ett helt kalenderår. Det ger personalen goda möjligheter till planering av sina arbetsuppgifter och det ger förutsättningar att på ett tidigt stadium upptäcka resursbrist eller att kunna använda outnyttjade tidsresurser till kvalitetshöjande åtgärder. Planeringen för tjänsterna hamnar i fas med årsbudgeten och fördelningen mellan olika arbetsuppgifter avspeglas i hur lönekostnaderna bokförs månadsvis. Det är viktigt att planeringen sker i en transparent dialog med individer och grupper så att alla får insyn i processen. Samtidigt är det viktigt att hitta rätt balans mellan transparensen och individens integritet samt god balans mellan uppdragen och tillgängliga resurser. Vi har en fast schablon som fördelar tidresurser till kurserna baserat på antal poäng och studenter, men ämnesgruppen med tjänsteplaneraren kan omfördela resurser mellan kurser. Den kursansvariga läraren väljer hur resurserna ska användas (typ av undervisningsform, mängd av schemalagd undervisning, examination, formativ feedback, mm). Tjänstefördelningen ger ramarna för arbetsuppgifterna och arbetstiden, men i det normala arbetet ingår en mängd arbetsuppgifter som inte ges särskilda resurser i tjänsteplaneringen, såsom att hantera e-post och att delta i möten och seminarier. Det är viktigt att på individnivå skapa utrymme för dessa arbetsuppgifter när undervisning och forskning planeras i schema och kalender. Det är även viktigt att planera för eventuell kompetensutveckling och forskning så att dessa arbetsuppgifter verkligen blir genomförbara, till exempel genom att tidigt boka in tid som är sammanhängande i sin kalender och anpassa övrig verksamhet därefter. Bokföring av lönekostnader Med en planering för hela året kan bokföring av våra lönekostnader ske månadsvis på respektive konton (se nedan) utan att det krävs månadsvisa timrapporter från personalen, vilket spar mycket administrativt arbete inom högskolan. Om det sker omfördelningar mellan till exempel utbildning och forskning behöver det meddelas så att inte lönebokföringen blir felaktig (påverkar förbrukningen av till exempel forskningsmedel). För lärare som inte sysslar med forskning eller andra särskilt finansierade projekt och uppdrag (t.ex. ämnesansvar) kommer huvuddelen av lönekostnaderna att bokföras på projekt grundutbildning 6050 (GU). För mer forskningsaktiva kan det bli flera olika konton att bokföra lönekostnaderna på. Det är viktigt att kunna följa upp och redovisa aktiviteten på sådana projekt och därför har alltså de flesta typer av uppdrag och projekt ett eget projektnummer (se mer nedan). Den enskilda medarbetarens ansvar Deltar aktivt i planeringsmöten tillsammans med kollegor och tjänsteplanerare och gör erforderligt förberedelsearbete. Kommunicerar under planeringsprocessen önskemål om kurser, kursansvar, kompetensutvecklingstid (mål), forskningstid (mål) och övriga arbetsuppgifter med tjänsteplaneraren och sina kollegor, samt med avdelningschefen vid utvecklingssamtalet. Hjälper till med planeringen för tjänsteplanerare och kursansvariga, t.ex. genom att tala om vilka lärarresurser som behövs och vilka resurser/tjänster man kan erbjuda. Alla är tillsammans ansvariga för att vi gör utbildning och forskning av hög kvalitet och att vi utnyttjar våra resurser effektivt för det ändamålet. Meddelar om arbetsbelastningen är för hög eller låg. 2
Hur forskningsledaren kan arbeta med planeringen Forskningsledaren planerar strategiskt så att de budgeterade forskningsmedlen används effektivt; samlar in förslag från forskningsgruppen, lämnar egna förslag, sätter mål (vad forskningen ska leda till), avväger, prioriterar och stämmer av med forskningsgruppen. Detta utgör grunden till forskargruppens budget som stäms av med avdelningschef och tjänsteplanerare så att resultatet kan läggas in i tjänsteplaneringen. För lektorer kan kompetensutvecklingstid användas för forskning om det finns en överenskommelse om vad arbetet ska leda till (forskning bör resultera i publikation). Särskilt viktigt för externfinansierade projekt är att de är korrekt inplanerade över tid så att projektbörjan och slut stämmer, så att bokföringen stämmer enligt projektplanen. Förslag för hur tjänsteplaneraren kan arbeta med planeringen Här följer några punkter med förslag för hur tjänsteplaneraren kan arbeta med processen för tjänsteplanering inom sitt ämne. Från olika källor sammanställer tjänsteplaneraren uppdrag inom undervisning, forskning, samverkan, stöd och administration. Data om kursinstanser och kopplade program finns i utbildningsdatabasen Fafne och ATMkansliet tar fram prognoser för antal studenter på kurserna. Andra arbetsuppgifter, till exempel undervisningsuppdrag på andra avdelningar/ämnen, identifieras genom att stämma av med andra tjänsteplanerare, lärargruppen, utbildningsledare (programkurser), ämnesföreträdare (fristående kurser), forskningsledare (interna och externa forskningsanslag), eventuellt tilltänkta kursansvariga, examinator samt avdelningschef. Schablon för resurstilldelning för kurser finns i tabellform men det finns även ett program som beräknar tidsresursen. En tjänsteplanerare kan flytta resurser mellan kurser, till exempel om en distanskurs inte anses kräva lika mycket lärartid som en undervisningsintensiv campuskurs, men det ska finnas en tydlig dokumentation och det ska stämmas av med avdelningschefen. Den enskilda lärarens kan självfallet framföra synpunkter på resurstilldelning, men det är tjänsplaneraren och avdelningschefen som avgör. Förse personalen inom ämnesgruppen med en helhetsbild av arbetsuppgifter som behöver utföras inom kommande år, eventuellt med bemanningsförslag. Det kan till exempel ske med en Excelmatris. Be personalen inom ämnesgruppen att komma med önskemål och förslag på arbetsuppgifter såsom kursansvar, undervisning, kompetensutveckling, forskning, men även semester, tjänstledighet och föräldraledighet. Detta ger underlag till en grovplanering som diskuteras vid planeringsmöten och bearbetas till ett färdigt förslag som sammanställs i en Excelmatris. Matrisen innehåller samtliga planerbara arbetsuppgifter. För kurser ska finnas information om kursansvar och examinator. Den totala summan för en heltidsanställning inklusive semester ska inte uppgå till mer än 249 arbetsdagar (1992 timmar). Så långt det är möjligt ska planeringen innehålla komplett information om uppdragen. Huvudplanen är källan till det bokföringsunderlag som skickas till ekonomienheten för månadsvis bokföring. Planen stäms av i november och juni med avdelningschefen som sammanställer alla ämnens planeringar till en övergripande planering för hela avdelningen. Det är viktigt att förändringar som ska påverka lönernas bokföring kommuniceras så fort dessa blir kända, till exempel om balansen mellan forskning och grundutbildning förändras. 3
Bra att känna till om arbetstid och ledighet Här följer information om arbetstid och semester, kompetensutvecklingstid, mötestid och kontering. Arbetstid och semester Arbetstiden och semestern beror på arbetstagarens ålder. Arbetstiden inklusive semester är dock alltid 249 dagar (heltid). Arbetstid Semester När 214 dagar 35 dagar Från året man fyller 40 år 218 dagar 31 dagar Från året man fyller 30 år 221 dagar 28 dagar Till och med året man fyller 29 år Tjänstledighet Om man är tjänstledig över en tidsperiod som sträcker sig över hela året eller om man har en deltidstjänst är antalet fysiska semesterdagar detsamma som ovan, men ersättningen per semesterdag följer graden av tjänstledighet. Till exempel om en person är 41 år och är 75% tjänstledig har denne person 35 semesterdagar och får 25% av heltidslönen under dessa semesterdagar. I detta fall 25% av 214 dagar planeras in i tjänsten. Om man är tjänstledig under endast en del av året kommer antalet semesterdagar att minska i proportion till tjänstledighetens omfattning. Till exempel om samma person istället är tjänstledig 100% under tre månader kommer antalet semesterdagar att reduceras med 25%. Kompetensutveckling Kompetensutvecklingstiden är 10% för adjunkter och 20% för lektorer i snitt över en treårsperiod. Denna tid ska ej läggas ut schablonmässigt utan ska planeras och målsättas tillsammans med tjänstefördelare och avdelningschef. Kompetensutvecklingstiden kan med fördel ägnas åt forskning och ska som regel leda till publikationer. Avstämning sker till exempel vid utvecklingssamtal. Mötestid Under året behöver vi mötas för information, återkoppling, diskussion och gemensamt arbete. För akademimöten planeras två arbetsdagar. För våra avdelningsmöten och övriga möten planeras sex dagar. Ytterligare (eller mindre) tid för möten kan planeras in efter överenskommelse med tjänsteplanerare och chef. Att mötas informellt ingår i våra ordinarie arbetsuppgifter oavsett om vi huvudsakligen undervisar eller forskar. Akademi- och avdelningsmöten är obligatoriska! Lista över tid för vanliga uppdrag samt semester Uppdrag Dagar Kommentar Ämnesansvarig 15 Kan bero på behov Tjänsteplanering 5 Beror på antal lärare & uppdrag Kompetensutveckling 21,5 Adjunkter Kompetensutveckling 43 Lektorer Utbildningsledare 20-40 Beror på behov (utgå från föregående år) Akadmimöten 2 Särskild kontering Möten 6 Konteras som grundutbildning på ämnets kostnadsställe Akademiråd 6 Forskningsledare 10 Semester < 30 år 28 Till och med året man fyller 29 år Semester >= 30 år 31 Från och med året man fyller 30 år Semester >= 40 år 35 Från och med året man fyller 40 år Kontering En kontosträng är en kod som används i bokföringen och som definierar kostnadsställe, projekt, finansiär och verksamhet. Det är viktigt att denna information framgår av tjänsteplaneringen om det inte är uppenbart som för normal utbildningsverksamhet. När vi attesterar fakturor eller gör reseräkningar eller begär ersättning för utlägg i Primula ska kontering anges. 4
Kostnadsställen Kostnadsställen är en indelning som gör att budget och uppföljning kan göras kopplat till den del av organisationen som ska uppbära intäkter och kostnader, till exempel ämnesgrupperna. 7411 Datavetenskap 7412 Industriell ekonomi 7413 Maskinteknik 7414 Samhällsbyggnad 7415 Besluts-, risk- och policyanalys 9802 Akademiövergripande Några särskilda kontosträngar (finns på intranätet/ekonomi) Kostnadsställe Projekt Finansiär Verksamhet Beskrivning 74XX 6050 15 71 Grundutbildning/utveckling/mm 74XX 6050 15 71 Tjänsteplanering 74XX 6050 15 71 Kompetensutveckling 74XX 6413 15 71 Semester 7104 6050 15 71 Utbildningsledare 9802 8021 92 99 Ämnesansvar 9802 802 92 99 Akademimöten 9802 8041 94 99 Miljöarbete 9802 8021 92 99 Internationell koordinator 9802 802 92 99 ESRI Development Center koordinator 9802 8012 91 99 Akademiråd 9309 9124 93 99 Facklig verksamhet och skyddsombud 9102 9101 91 99 Vicerektor för miljö 9101 9101 91 99 Systemansvar miljöledning 9101 9280 91 99 Miljöledning 7411 760610 181 81 Forskargrupp Datavetenskap 7412 760412 181 81 Forskargrupp Industriell ekonomi 7413 7692 181 81 Forskargrupp Maskinteknik 7414 760612 181 81 Forskargrupp Samhällsbyggnad 7415 760410 181 81 Forskargrupp Besluts-, risk- & policyanalys Externfinansierade forskningsprojekt har unika kontosträngar. Dessa kan hittas på ekonomisidan på intranätet under rubriken redovisning. 5