Kom igång som administratör

Kom igång som administratör Joint Collaboration AB Forskargatan 3/Box 771 781 27 Borlänge Tel. 08-28 20 30 www.interaxo.se interaxo@joint.se Dokumentet reviderades senast 2016-07-08/AE

INNEHÅLL 1 INTRODUKTION... 3 2 SKAPA NYA RUM I INTERAXO... 5 3 FÖRSLAG TILL ÄNDRINGAR I RUM SOM SKAPAS UTIFRÅN EN MALL... 5 3.1 Mappar och mappnamn... 5 3.2 Mallar (Nytt juli 2016)... 6 3.3 Instruktionstexter... 6 3.4 Metadata och arbetsflöde i aktiva mappar... 7 3.5 Fler inställningar... 7 3.5.1 Mobilapp INTERAXO OnSite... 7 3.5.2 Nummergenerator... 8 3.5.3 BIM viewer... 8 3.5.4 Utskriftsbeställning... 8 3.5.5 Revidering och publicering (ritningshantering)... 9 3.5.6 Arkivering... 10 3.5.7 Automatisk filnamngivning... 10 4 ÅTKOMSTKONTROLL... 11 4.1.1 Allmänt om åtkomstkontroll i INTERAXO... 11 4.1.2 Behörighetsnivåer... 12 4.1.3 Behörighetsmatris för åtkomstkontroll... 12 4.1.4 Roller... 13 4.1.5 Grupper... 13 5 BÖRJA ANVÄNDA INTERAXO... 13 5.1 Skapa ny mall för rum utifrån egna anpassningar... 13 5.2 Ändra företagslogga... 14 5.3 Skapa rum från nya mallar... 14 6 BJUD IN MEDLEMMAR... 14 7 VIKTIGA RUM I INTERAXO, UTÖVER MALLARNA... 15 7.1 Rum för fakturaunderlag... 15 INTERAXO Kom igång som administratör Sida 2

1 INTRODUKTION Välkommen till INTERAXO! Detta dokument är speciellt framtaget för att ge nya administratörer en kort introduktion till INTERAXO. Du kan bland annat läsa om hur du upprättar ett nytt projektrum eller rum som vi kommer att använda i fortsättningen, hur du skapar och bjuder in medlemmar och hur strukturer och mappar som skapats från en mall enkelt kan anpassas efter samarbetsbehovet i just dina projekt. Observera att dokumentet inte ger en detaljerad beskrivning över vad du måste tänka på och vilka inställningar som behöver göras när du skapar ett nytt rum, utan endast är en snabbguide till hur du kommer igång. I några textavsnitt har vi länkat till vårt hjälpcenter, där du kan läsa mer om den berörda funktionen/ämnet. Om du vill ha hjälp med inställningar, anpassning av strukturer, åtkomstkontroll, specifika processer etc. är du välkommen att ta hjälp av vår rådgivningstjänst. Du får hjälp av erfarna rådgivare som t.ex. kan hjälpa till med att lösa problem, ge vägledning och hjälp under projektets gång och erbjuda workshops. En workshop syftar ofta till att identifiera behovet av anpassning till specifika mallar, men kan naturligtvis även utgå ifrån era specifika processer. Oavsett syftet med workshopen kommer våra rådgivare säkerställa att åtkomstkontroll och säkerhet anpassas efter samarbetsbehovet. Våra rådgivare kan även hjälpa till med anpassningar efter dina önskemål, skapa projektspecifika roller och hjälpa till med medlemshantering m.m. I vår rådgivningstjänst ingår även kontinuerlig vägledning och utvärdering under projekten. Dessutom erbjuder vi skräddarsydda kurser för administratörer och användare av INTERAXO. Användbara länkar och kontaktinfo Hjälpcenter Snabbguide Användarstöd Rådgivning Vårt hjälpcenter hittar du här Vår snabbguide till INTERAXO hittar du här Om du har enklare frågor kring en viss funktion eller behöver hjälp med att bjuda in ett större antal medlemmar till ett specifikt rum eller projektrum, är du välkommen att kontakta INTERAXOs användarstöd: Telefon: 020-21 00 50, Online-chat: Chat, E-post: support@joint.se Om du behöver mer ingående support, rådgivning eller vill ta del av vårt kursutbud, är du välkommen att kontakta INTERAXOs avdelning för rådgivning: Telefon: +46 (0)8 28 20 30, E-post: interaxo@joint.se Nedan finns en beskrivning av några av de vanligast förekommande orden och uttrycken i INTERAXO: Begrepp Community Rum/Projektrum Mall Aktiv mapp Metadata Roller Grupper Medlem Definition/Beskrivning Projektområde eller kundområde. Kan innehålla ett eller flera (projekt)rum Rum eller Projektrum. T.ex. ett projekt, delprojekt eller en samarbetsportal (företag, styrelseportal m.m.) Ett rum som används som underlag för att skapa nya rum (fördefinierad mappstruktur, inställningar etc.) En utökad mapp med poster som innehåller mer information (metadata) om filen än en enkel mapp (filnamn, datum och filstorlek) Utökad information i en post i aktiv mapp. T.ex. info från ett mötesprotokoll (sekreterare, datum för upprättande, titel och typ), eller en ritning (ritningsnummer, revidering, ritningstyp, skala etc.) Administratör, deltagare eller observatör i ett rum Ett antal användare i ett och samma rum som tilldelas en specifik roll. Grupper bör användas för att hantera läs- och skrivrättigheter. Används också för att effektivisera spridningen av information till specifika användargrupper i ett rum INTERAXO-användare. Kan bjudas in till rum och tilldelas en specifik roll samt läggas till i olika grupper INTERAXO Kom igång som administratör Sida 3

Allmänt om mallar i INTERAXO Vilka mallar som är tillgängliga i ett community beror på vilken lösning/vilka lösningar av INTERAXO du har valt. Nedan följer en kort sammanfattning av våra olika mallar. Du kan också skapa egna mallar och använda dessa på samma sätt. De mallar som följer med när du beställer INTERAXO bygger på best practice i branschen. Vi erbjuder t.ex. lösningar med tillhörande mallar för Bygg och Anläggning samt för Organisation och Ledning. Oavsett vilka mallar du väljer är det viktigt att du som kund ser över företagets eller projektets uppbyggnad och struktur och anpassar innehållet efter företagets/projektets specifika behov innan du börjar använda INTERAXO. Om du behöver hjälp med en mer omfattande genomgång är du välkommen att kontakta vår avdelning för rådgivning. Olika lösningar och mallar i INTERAXO När du som administratör får åtkomst till INTERAXO för första gången kommer du till ett Välkomstrum med information som hjälper dig att snabbt och smidigt komma i gång med programlösningen och valda mallar. I dagsläget erbjuder vi tre olika INTERAXO-lösningar: Bas en lösning med en fördefinierad mall för bygg- och anläggningsprojekt med begränsat behov av samarbetsfunktioner Bygg och Anläggning en lösning med fördefinierade mallar, speciellt framtagen för bygg- och anläggningsprojekt (rekommenderas) Organisation och Ledning en lösning med fördefinierade mallar för smartare, säkrare och effektivare samarbete och dokumenthantering i vanligt förekommande arbetsprocesser i ett företag INTERAXO är en projekt- och samarbetsportal som erbjuder dig och ditt företag en säker plats för samarbete, hantering och delning av alla typer av dokumentation. INTERAXO är helt enkelt ett smartare och mer effektivt sätt att arbeta på tillsammans! Nedan följer en kort beskrivning av de olika INTERAXO-lösningarna, inklusive respektive mallar: Lösning Mall Beskrivning Bas Grundmall Enkel mall med mappar och strukturer, speciellt framtagen för byggprojekt med begränsat behov av samarbetsfunktioner Bygg och Anläggning Organisation och Ledning Entreprenadmall Projekteringsmall Förfrågningsunderlags-mall Företag Ledning Styrelseportal Utöver funktionerna i basversionen innehåller denna mall bland annat följande: - Automatisk ritningshantering med publicering och revidering - Multiimport av filer till poster - BIM viewer - Utskriftsbeställning - Funktion för annotations (kommentarer i filer) i Brava viewer - Avancerad funktion för filnamngivning och nummergenerator - INTERAXO onsite (mobilapp) - Arkivering av poster Innehåller en mappstruktur med anpassade samarbetsfunktioner för olika projektfaser: skissarbeten, förprojektering och detaljprojektering. Anpassad mall för distribution av förfrågningsunderlag. Innehåller bland annat strukturer för administrativ och intern info, marknadsföring, IT, försäljning, rådgivning samt en HR-mapp med strikt åtkomstkontroll till känsliga dokument och personalinfo. Innehåller flera olika processer, däribland en egen process för avvikelsehantering som uppfyller certifiering enligt ISO 9001-2008. Innehåller bland annat funktioner för uppgifts- och ärendehantering En säker styrelseportal med strikt åtkomstkontroll för all typ av dokumentation Reklambyrå Samarbetsportal för externa parter. Godkännandeprocess för frågor, ärenden, reklammaterial m.m. Denna mall kan med fördel dupliceras och justeras, och användas till samarbete även med andra externa parter. En fullständig översikt över vad som ingår i de olika lösningarna hittar du här. INTERAXO Kom igång som administratör Sida 4

2 SKAPA NYA RUM I INTERAXO Det är enkelt att skapa ett nytt rum i INTERAXO. Du väljer själv om du vill skapa ett tomt rum eller ett rum baserat på en mall. Vi rekommenderar att du skapar ett nytt rum baserat på en mall. 1. Klicka på knappen Skapa projektrum i Min översikt : 2. Ange önskat namn på rummet i Titelfältet. OBS! Namnet måste vara unikt inom ett och samma community. 3. Lägg till en beskrivning av rummet i angivet fält (valfritt) 4. Välj önskad mall från rullgardinsmenyn (Skapa projektrum baserat på mall) Du kan också välja att skapa ett tomt rum. Ytterligare information hittar du här: Skapa och administrera projektrum och Administrera mappar 3 FÖRSLAG TILL ÄNDRINGAR I RUM SOM SKAPAS UTIFRÅN EN MALL I detta kapitel går vi kort igenom de olika inställningar som vi rekommenderar att du gör innan du börjar använda INTERAXO och bjuder in medlemmar. Vänligen notera att vissa funktioner endast är tillgängliga i INTERAXO Bygg och Anläggning respektive Organisations och Ledning under förutsättning att Pro är aktiverad. 3.1 Mappar och mappnamn Det är möjligt att spara information i INTERAXO på tre sätt, som vart och ett symboliseras av en egen ikon. Enkel mapp (gul mapp) Kan innehålla undermappar och/eller filer, påminner om mappstrukturen i Utforskaren (Windows). Aktiv mapp (blå mapp) Här ligger filerna i poster med metadata direkt i mappen. Aktiv mapp med arbetsflöde (blårandig mapp) Samma upplägg som för blå mappar, men innehåller även ett arbetsflöde. Du bör gå igenom mapparna i nya rum som skapats utifrån en mall och kontrollera att namnen på mapparna enkelt kan kopplas till ditt företag eller projekt. Det gör du enklast på följande sätt: 1. Byt namn på en mapp Högerklicka på mappen och välj Byt namn 2. Radera en mapp Högerklicka på mappen och välj Radera 3. Skapa en ny mapp Klicka på Ny och välj önskad mapptyp Ytterligare information hittar du här: Administrera mappar INTERAXO Kom igång som administratör Sida 5

3.2 Mallar (Nytt juli 2016) Det är möjligt att tillgängliggöra mallfiler för projektet. Denna funktion är tillgänglig i INTERAXO Bygg och Anläggning samt Organisation och Ledning. Endast projektadministratör får hantera mallarna. Mallfilerna läggs till under Inställningar och mallar, längst nere i menyn till vänster i INTERAXO. Klicka på Ny och välj Filuppladdning för att välja fil(er) att tillgängliggöra som mallar i projektet. Om du önskar att strukturera projektets mallar kan du skapa enkla mappar och fördela mallfilerna i dessa. Vi rekommenderar att du använder filformat som.doc/.docx och inte mallfiler som.dot/.dotx. Ett nytt dokument kommer automatiskt att få samma filformat som mallfilen har, och detta blir då det aktuella arbetsdokumentet. När användarna skal välja att lägga till ny fil i en mapp får de upp följande alternativ, där de kan välja att lägga till en ny fil via Filuppladdning (Utforskaren) eller Fil från mall. När de väljer det senare alternativet får de upp en lista över de mallfiler som har lagts till av administratören; under Inställningar>Mallar. 3.3 Instruktionstexter Överst i alla mappar kan du lägga till en instruktionstext/beskrivande text som visas för alla användare när de öppnar mappen. I våra mallar finns fördefinierade förslag på sådana texter. Dessa texter kan sedan anpassas så att användarna i ditt företag eller projekt enkelt kan se vad mapparna är tänkta att innehålla och användas till. Du lägger till/ändrar instruktioner för en mapp på följande sätt: 1. Högerklicka på önskad mapp 2. Välj Inställningar 3. Klicka på fliken Instruktioner 4. Ange de instruktioner som ska visas överst i mappen 5. Ange de instruktioner som ska visas varje gång en ny post skapas i mappen (gäller endast aktiva mappar) 6. Klicka på Spara-knappen INTERAXO Kom igång som administratör Sida 6

3.4 Metadata och arbetsflöde i aktiva mappar I våra mallar finns fördefinierade fält för metadata och arbetsflöden, som kan anpassas efter ditt företag eller projekt. Du lägger till fält för metadata och arbetsflöde (steg) för en aktiv mapp på följande sätt: 1. Högerklicka på önskad mapp 2. Välj Inställningar 3. Klicka på fliken Fält 4. Klicka på kugghjulsikonen intill det fält som du vill ändra. Mer detaljerad info hittar du i vårt hjälpcenter. 5. Om du vill ändra arbetsflödet klickar du fliken Arbetsflöde och därefter på kugghjulsikonen. 6. På samma sätt kan du ändra/ställa in filnamn och nummergenerator, arkivering, revidering och publicering se nästa punkt. Ytterligare information hittar du här: Administrera mappar 3.5 Fler inställningar Som Community administratör kan du installera och konfigurera funktioner i administratörskonsolen. Du hittar funktionerna genom att klicka på knappen begränsade till en viss INTERAXO-lösning.. Notera att vissa funktioner kan vara Som Projektadministratör har du också tillgång till inställningarna som ligger under fliken Projekt (se bilden nedan). Du får tillgång till dessa inställningar också genom att klicka på kugghjulsikonen till höger om aktuellt rumsnamn i Min översikt. Nedan ser du de inställningar som en administratör kan göra för ett rum. Bilden visar fliken Funktionalitet (med Pro aktiverad): 3.5.1 Mobilapp INTERAXO OnSite Namn och beskrivning Ange ett passande namn och eventuellt även en beskrivning Inställningar Här väljer du om rummet ska vara tillgängligt som mall för nya rum Inbjudningar Här kan du lägga till en egen inbjudningstext Funktionalitet Här kan du välja att aktivera Pro, samt följande inställningar: INTERAXO onsite, Nummergenerator, BIM viewer och Utskriftsbeställning INTERAXO onsite är en mobilapp som du kan använda för att rapportera in t.ex. avvikelser och ändringar på en byggarbetsplats. Appen kan naturligtvis användas till alla typer av inrapporteringar. INTERAXO onsite är tillgänglig i INTERAXO Bygg och Anläggning samt Organisation och Ledning. Administratören för ett rum kan aktivera funktioner i mobilappen INTERAXO onsite. Community administratören kan konfigurera mobilappen gentemot valda aktiva mappar. Inställningarna hittar du under Administration. 1. Klicka på kugghjulsikonen intill aktuellt projekt i Min översikt 2. Klicka på fliken Funktionalitet 3. Här kan du välja INTERAXO onsite mobil 4. Klicka på OK för att spara INTERAXO Kom igång som administratör Sida 7

5. Klicka på knappen Administration, klicka därefter på fliken Mobil (Community administratör) 6. Klicka på knappen Lägg till ny mapp 7. Välj rum och mapp i dialogrutan som visas 8. Bocka för de fält som du vill ska visas i appen 9. Klicka på knappen Lägg till ny mapp längst ner till vänster i dialogrutan Ytterligare information om appen hittar du här. 3.5.2 Nummergenerator Genom att aktivera nummergeneratorn i en aktiv mapp säkerställer du att varje post får ett unikt nummer. En unik nummersträng är dessutom väldigt användbar för identifiering, inte minst vid export av dokument för vidare arkivering i ett företags arkiveringssystem. Numret kan ge information om vilket projekt eller avtal som en viss post och tillhörande dokument är knutna till samt också ge information om dokumenttyp, byggnad, fackområde m.m. Du anger själv vilka kriterier som ska gälla för nummergeneratorn i den aktiva mappen. Som administratör kan du konfigurera nummergeneratorn i aktiva mappar. Dock måste funktionen Nummergenerator vara aktiverad i ditt community för att den ska kunna användas i aktiva mappar. Funktionen är endast tillgänglig INTERAXO Bygg och Anläggning samt Organisation och Ledning. Du aktiverar funktionen på följande sätt: 1. Klicka på kugghjulsikonen intill aktuellt projekt i Min översikt 2. Klicka på fliken Funktionalitet 3. Här kan du välja Nummergenerator 4. Klicka på OK för att spara För att aktivera nummergeneratorn i en specifik aktiv mapp måste du högerklicka på mappen och välja Inställningar. Bocka för Nummergenerator under fliken Generellt. Under fliken Nummergenerator kan du sedan välja hur du vill att unika dokument-id ska skapas utifrån ditt företags processer och behov. 3.5.3 BIM viewer Med vår BIM viewer kan du titta på en 3D-modell (IFC-format) och navigera i den. Genom att föra muspekaren över ett objekt i modellen får du information om objektdata. BIM viewer är endast tillgänglig i INTERAXO Bygg och Anläggning. Som administratör kan du konfigurera BIM viewern för ett rum. 1. Klicka på kugghjulsikonen intill aktuellt projekt i Min översikt 2. Klicka på fliken Funktionalitet 3. Här kan du välja BIM viewer 4. Klicka på OK för att spara 3.5.4 Utskriftsbeställning Funktionen utskriftsbeställning används ofta i byggprojekt vid beställning av ritningar. Funktionen kan även användas till beställning av trycksaker, olika typrapporter m.m. Funktionen är tillgänglig i INTERAXO Bygg och Anläggning samt Organisation och Ledning. Med hjälp av funktionen utskriftsbeställning kan du skicka filer till önskad kopieringsfirma direkt från INTERAXO. Kopieringsfirman meddelas via e-post när en ny beställning görs, får tillgång till all nödvändig information och kan ladda ned samtliga filer som ingår i beställningen, utan att själva ha tillgång till INTERAXO eller vara medlem i något projekt. Status ändras automatiskt när kopieringsfirman tar emot och laddar ner filer. Kopieringsfirman kan dessutom meddela när filerna distribueras till mottagaren. INTERAXO Kom igång som administratör Sida 8

Som administratör kan du konfigurera funktionen utskriftsbeställning för ett rum. 1. Klicka på kugghjulsikonen intill aktuellt projekt i Min översikt 2. Klicka på fliken Funktionalitet 3. Du kan välja Utskriftsbeställning 4. Välj vilka användare som ska kunna lägga beställningar 5. Klicka på OK för att spara Du kan välja att ange standardinställningar för dina utskriftsbeställningar. Detta gör du under fliken Inställningar som du hittar längst ner till höger i rummet, under fliken Medlemmar. Här kan du lägga till information om kopieringsfirma, kund- och fakturainformation, samt leverans- och produktionsmetod. Detta blir då standardmallen för framtida beställningar. Ytterligare information hittar du här: Konfigurering av utskriftsbeställning 3.5.5 Revidering och publicering (ritningshantering) För att effektivisera arbetet vid import av ritningsförteckning och ritningar samt revideringar av dessa har INTERAXO en separat funktion för ritningshantering. Denna funktion är endast tillgänglig i INTERAXO Bygg och Anläggning. Specifika inställningar görs av administratören i respektive mapp. Högerklicka på mappen och välj Inställningar. Bocka för Revidering och Publicering under fliken Generellt. Under fliken Revidering specificerar du vem som ska ha tillgång till att göra revideringar, och från vilket steg i processen det ska vara möjligt. Revisionsdatum och revisionsfält måste också anges. Under fliken Publicering specificerar du vem som ska ha tillgång till detta och från vilket steg i processen det ska vara möjligt. INTERAXO Kom igång som administratör Sida 9

Ytterligare information om ritningshantering hittar du här. 3.5.6 Arkivering Funktionen Arkivering används för att arkivera innehållet i en aktiv mapp i INTERAXO. Posterna blir låsta/arkiveras och markeras med följande ikon:. Informationen arkiveras därmed i den mapp du angivit. Mappen kan arkiveras i samma rum eller i ett annat rum. I arkiveringsmappen skapas mappar efter aktuellt datum och dokumenten som arkiveras kopieras dit (filer och eventuella PDF-filer med metadata för posterna). Funktionen är endast tillgänglig i INTERAXO Bygg och Anläggning samt Organisation och Ledning. Specifika inställningar görs av administratören för respektive mapp. Högerklicka på mappen och välj Inställningar. Bocka för Arkivering under fliken Generellt. Under fliken Arkivering bestämmer du vem som ska ha tillgång till funktionen arkivering samt var de arkiverade dokumenten ska sparas (rum och mapp). Du måste också ange från vilket steg arkiveringen får ske om funktionen sätts för en arbetsflödesmapp. Om du vill kan du bocka i de två kryssrutorna längst ner. Om du inte bockar för Inkludera innehållet... kommer endast filer (inte poster) att arkiveras. Utöver möjligheten att skapa regler för vad som ska arkiveras, rekommenderar vi att ni utarbetar rutiner för när och av vem arkivering ska ske, och hur det ska exporteras till företagets arkiveringssystem eller annat system. 3.5.7 Automatisk filnamngivning Med funktionen Filnamngivning kan du strukturera informationen som du lägger upp i ett rum ytterligare. Du ställer själv in vilka regler som ska gälla för namngivning vid uppladdning av filer till INTERAXO. Funktionen är endast tillgänglig i INTERAXO Bygg och Anläggning samt Organisation och Ledning. INTERAXO Kom igång som administratör Sida 10

Specifika inställningar görs i respektive mapp. Högerklicka på mappen och välj Inställningar. Under fliken Filnamngivning anger du hur du vill att filer ska namnges vid uppladdning. Exempel för ritningar: Funktionen gör det även möjligt att döpa filerna enhetligt, vilket i sin tur innebär att det blir enklare att urskilja dokument och identifiera dem vid senare tillfälle. Filnamngivning i kombination med nummergeneratorn bidrar till ökad säkerhet och enklare verifiering vid dokumenthantering. 4 ÅTKOMSTKONTROLL I våra mallar är åtkomstkontrollen i samtliga mappar som standard inställd på Samarbete (dvs. att deltagarna kan läsa och redigera filer och poster). Innan ett rum börjar användas bör man fundera över om angiven nivå är lämplig, eller om åtkomsten bör begränsas ytterligare i vissa mappar. Arbeta gärna med grupper när ni registrerar åtkomstkontroll för mappar. På så sätt effektiviserar ni projekthanteringen och undviker att vara beroende av enskilda individer i projekten. Det är enkelt att vid behov ersätta medlemmar med nya, baserat på dennes roll(er) i projektet. I ett rum som skapats med hjälp av våra mallar för bygg- och anläggning bör extra fokus läggas på mappen Internt som du hittar i mappen 01 Projekthantering. I denna mapp rekommenderar vi en högre nivå av åtkomstkontroll än Samarbete (antingen Privat eller Anpassad). 4.1.1 Allmänt om åtkomstkontroll i INTERAXO Den som skapar ett objekt (mapp, fil eller post) är ägare till detta och har fullständiga rättigheter till objektet Som projektadministratör har man åtkomst till all information och alla objekt En projektadministratörs behörighet kan begränsas om dennas roll ändras till Deltagare eller Observatör. En ägares behörighet till sina objekt kan aldrig begränsas eller ändras Om en deltagare saknar behörighet att Redigera, kan han/hon tilldelas behörighet att redigera viss information av en administratör eller ägare Deltagare har som regel inte behörighet att radera information, men kan tilldelas sådan behörighet av en administratör Observatörer kan aldrig Skapa, Redigera eller Radera information Observatörer och deltagare kan ges begränsad åtkomst till utvald information, beroende på vilken nivå av åtkomstkontroll dessa har Utöver angivna punkter nedan finns det även andra mekanismer som styr åtkomsten till information i INTERAXO. Det gäller t.ex. information i aktiva mappar som innehåller arbetsflöden där historiska poster inte får ändras. Åtkomstkontrollen reglerar även med vem/vilka man kan och får dela information och dokument från INTERAXO. Det är därför viktigt att åtkomstkontrollen är genomtänkt, så att man kan återanvända behörighetsnivåerna i flera led. INTERAXO Kom igång som administratör Sida 11

4.1.2 Behörighetsnivåer Behörighetsnivåerna i INTERAXO bildar en hierarki, där behörigheten för en viss nivå även omfattar behörighet till underliggande nivåer. En roll kan tilldelas en av följande behörighetsnivåer (för viss information i ett projekt): Behörighetsnivå Läs Lägg till Redigera Radera Beskrivning Grundläggande behörighet som ger tillgång till informationen i ett rum. Användare med denna behörighetsnivå kan navigera i mappstrukturer, ta del av en behörighetsmatris för olika information, öppna mappar och poster, ta del av metadata, loggar och kommentarer för poster, samt öppna/ladda ner filer. Gör det möjligt för användaren att lägga till innehåll i ett rum. Användaren kan skapa all typ av information och tilldelas rollen som ansvarig (ägare) för de objekt han/hon skapar. Gör det möjligt för användare att samarbeta kring information som upprättats av andra, tack vare möjligheten att ladda upp nya versioner av filer samt redigera så väl innehåll som metadata i posterna. Användaren kan radera information: mappar, filer, poster. Observera att användare som saknar behörighetsnivå enligt ovan inte kan ta del av eller se information i olika rum och/eller mappar. Ytterligare information hittar du här: Åtkomstkontroll och rättighetsstyrning 4.1.3 Behörighetsmatris för åtkomstkontroll För att ha kontroll på vem som har behörighet att göra vad med informationen i rum är det nödvändigt att definiera regler för åtkomstkontroll i en behörighetsmatris, där de olika rollerna i ett rum tilldelas olika behörighetsnivå. Man kan skapa olika behörighetsmatriser till olika typer av information och objekt, som t.ex. mappar, poster och filer. När man skapar en behörighetsmatris kan man välja någon av de 3 fördefinierade behörighetsnivåerna Bas, Utökad eller Privat. Alternativt kan man skapa en Anpassad matris. Den vanligaste behörighetsnivån i INTERAXO är Utökad. INTERAXO Kom igång som administratör Sida 12

4.1.4 Roller Som medlem i ett rum i INTERAXO kan man tilldelas en av rollerna nedan. Rollerna representerar en hierarki, där behörigheten varierar beroende på vilken roll man tilldelas. Roll Observatör Deltagare Administratör Ägare Beskrivning Denna roll är den lägsta nivån i hierarkin. Observatörer har inte behörighet att lägga till information, men har som regel tillgång till att kunna läsa information i rummet. Som deltagare kan man skapa och dela information samt kommentera information från andra deltagare. Som deltagare har man även behörighet att redigera objekt. Som administratör har man behörighet till all information i det/de rum där man är just administratör i INTERAXO. Som administratör kan man redigera, flytta och radera information i rummet samt bestämma vilka som ska ha åtkomst till informationen. Som administratör kan man även bjuda in och lägga till nya medlemmar och grupper i ett rum. Detta är en dynamisk roll som innebär att man blir ansvarig/ägare för den information man skapar, t.ex. en mapp eller post. eller för filer man laddar upp. Som ägare kan man redigera, flytta och radera dessa objekt samt bestämma vilka som ska ha åtkomst till informationen. Ytterligare information hittar du här: Åtkomstkontroll och rättighetsstyrning 4.1.5 Grupper I INTERAXO är det möjligt att definiera och använda grupper. Som tidigare nämnts rekommenderar vi att åtkomstkontroll definieras utifrån grupper istället för enskilda medlemmar. På så sätt effektiviserar ni och förbättrar säkerheten i projekthanteringen, samtidigt som ni undviker att vara beroende av enskilda individer i projekten, vilket kan vara problematiskt vid byte av personal/projektmedlemmar. Grupper kan användas till att: Tilldela eller begränsa behörighet/insyn till delar av strukturen i ett rum eller till enskilda objekt Tilldela utökad behörighet, så att medlemmar t.ex. ska kunna skicka vidare dokument i en arbetsflödesmapp eller godkännandeprocess Skicka meddelanden till en grupp medlemmar med hjälp av Dela-knappen Under fliken Medlemmar i INTERAXO Grundmall och Bygg och Anläggningsmallarna har vi skapat följande grupper: Byggherre, Byggledare, Entreprenör, Konsulter, Observatörer, Projekteringsledare och Projektledare. Om du vill ändra grupper i ett rum som skapats utifrån en fördefinierad mall, måste du först radera de grupper du inte vill ha kvar och därefter skapa nya. Observera att grupper vanligtvis tilldelas rollen Deltagare i behörighetshierarkin. Ytterligare information om hur du arbetar med grupper hittar du här: Hantering av grupper 5 BÖRJA ANVÄNDA INTERAXO 5.1 Skapa ny mall för rum utifrån egna anpassningar När du gjort önskade anpassningar för ett visst rum kan du välja att spara rummet som mall. Mallen kan sedan användas när du skapar nya rum. Vi rekommenderar att du döper den nya mallen efter ditt företag eller projekt, så att den enkelt kan skiljas från andra mallar. Gör så här för att skapa en mall från ett rum: 1. Gå till Min översikt och för muspekaren över namnet på rummet 2. Klicka på kugghjulsikonen 3. Välj Inställningar 4. Bocka för alternativet Tillgängligt som en mall INTERAXO Kom igång som administratör Sida 13

5.2 Ändra företagslogga Du kan ändra företagslogga under fliken Allmänt: Observera att största möjliga storlek på logotypen är 300x60 bildpunkter (pixlar). 5.3 Skapa rum från nya mallar För att skapa ett rum från en mall gör du på följande sätt: 1. Klicka på knappen Skapa projektrum i Min översikt : 2. Ange önskat namn på rummet i Titelfältet. OBS! Namnet måste vara unikt inom ett och samma community 3. Lägg till en beskrivning av rummet i angivet fält (valfritt) 4. Välj önskad mall från rullgardinsmenyn (Skapa projektrum baserat på mall) 6 BJUD IN MEDLEMMAR Du bjuder in medlemmar under fliken Medlemmar i rummet: 1. Klicka på knappen Bjud in medlem och lägg till en e-postadress. 2. Klicka på knappen Lägg till 3. Som standard tilldelas medlemmar rollen Deltagare. Klicka på rollen om du vill ändra status till Administratör eller Observatör 4. Flera användare kan bjudas in samtidigt på samma sätt 5. Klicka därefter på Bjud in Observera att administratörers behörighet aldrig kan begränsas. Administratören har med andra ord alltid åtkomst till allt. Ytterligare information hittar du här: Medlemshantering. Där kan du även läsa om hur du effektivt importerar ett större antal medlemmar samtidigt. INTERAXO Kom igång som administratör Sida 14

7 VIKTIGA RUM I INTERAXO, UTÖVER MALLARNA 7.1 Rum för fakturaunderlag I varje community lägger vi upp ett rum för fakturaunderlag. Här hittar du information om antalet fakturerade medlemmar per månad. En csv-fil skapas i mitten av varje månad. Filen kan även sparas lokalt och öppnas i Excel. Filen visar användarnamn, fullständigt namn, datum för senaste inloggning, datum då personen eventuellt varit inaktiverad, samt antal rum som personen i fråga är medlem i: User name Name Date last logged in Date last deactivated Number of room memberships För att kunna bevara historiken och spårbarheten i systemet är det inte möjligt att radera medlemmar i INTERAXO. Däremot kan en Community administratör inaktivera en medlem. Detta görs på följande sätt: 1. Gå till Min översikt 2. Klicka på Administration 3. Klicka på fliken Medlem 4. Bocka för den medlem/de medlemmar som du önskar inaktivera och klicka på Inaktivera Medlemmar som inaktiverats räknas inte med i fakturaunderlaget och kan inte längre logga in i INTERAXO. Om du har bjudit in medlemmar och angivit fel e-postadress för dessa och önskar att radera dessa, vänligen kontakta vår kundsupport så hjälper de dig. INTERAXO Kom igång som administratör Sida 15