Vår kårhandbok Innehållsförteckning Organisation sid 2 Uppdragsbeskrivningar för de olika rollerna sid 3 Kårens stadgar sid 22 Kårens vision och mål sid 27 Krav på ledare i kåren sid 28 Trygga möten Ledarutbildning Utbildningsplan för kåren sid 29 Rekrytering av scouter och ledare sid 30 Beställning ifrån Scoutshop sid 31 Scoutstugan Nyttjanderättsavtal sid 32 Skötsel sid 35 Materialförråd sid 36 Kårens verksamhetskalender sid 37 1
Organisation Kårstyrelsens*ledamöter* Övriga*funk6oner* Kårordförande+ Kassör+ Vice++ Kårordförande+ Sekreterare+ Total+9+personer+ Dvs+5+st+krävs+för+aM+vara+ beslutsmässiga+ Avdelnings5+ ledare+ Ledarrepresentant++ Spårare+ Ledarrepresentant+ Upptäckare+ Ledarrepresentant+ Äventyrare+ Utmanar5 representant+ Övriga*funk6oner* Stugfogde+ Medlemsregistrerare+ Bidragssekreterare+ PR+ansvarig+ Kårutbildare+ Flaggmästare+ Nyckelansvarig+ Scoutvaror+ Kartansvarig+ Materialförvaltare+ Valberedning+ Ledarrepresentant+ Utmanare/+Rover+ Dokumentversion: 2013-08- 24 2
Kårordförande (KO) Väljs av Kårstämma för en mandatperiod av 2 år Övergripande ansvar för kårens verksamhet Kårens postmottagare. Leda och tillsammans med övriga ledare fördela de arbetsuppgifter som kårstyrelsen beslutar om inom ramen för kårstämmans samt Scouternas. Vara till stöd för de olika funktionerna, avdelningarna Ansvara och leda kårstyrelsemöten och eventuella andra kårträffar. Förbereda kårstyrelsemöten och kårstämman tillsammans med sekreteraren. Förbereda upptaktsträffar med alla Rovers och ledare Leda kårplaneringar, kunna vara behjälplig vid avdelningsplanering. Aktivt stödja funktioner/ avdelningar att lösa problem samt att utvärdera verksamheten, vad kan bli bättre nästa gång osv. Representera kåren i sammanhang där ingen specifik funktionär finns. En av kårens två firmatecknare Kårens kontakt med kommun, myndigheter, distrikt och förbund Tillsammans med PR- ansvarig sköta kårens kontakt med press m.m. Långsiktig strategiplanering Tillsammans med Vice Kårordförande hålla i ceremonier för utdelning av förtjänstmärken samt ev. andra ledarutmärkelser. Representera kåren med sin medverkan på arrangemang inom distrikt, region och riksorganisationen. 3
Vice Kårordförande (vko) Väljs av Kårstämma för en mandatperiod av 2 år Vara behjälplig och stötta kårordföranden (KO) i dennes arbetsuppgifter. Vara väl insatt i kårordförandens arbetsuppgifter och avlasta denna vid behov. Gå på möten som inte KO hinner med. Ha ett bra samarbete med KO kring långsiktig strategiplanering Följa upp och initiera utdelning av förtjänstmärken inom kåren Tillsammans med Kårordförande hålla i ceremonier för utdelning av förtjänstmärken samt ev. andra ledarutmärkelser. Sköta kontakter med försäkringsbolag vid inbrott & skadegörelse 4
Kassör Väljs av Kårstämma för en period av 2 år Hantera kårens ekonomi och sköta utbetalning och bokföra transaktioner Dessutom ska kassören upprätta bokslut för räkenskapsåret samt lägga fram budgetförslag till Kårstämman i samarbete med Kårordförande Ansvarig för att kårens ekonomi sköts på ett bra sätt Tillsammans med kårordförande göra förslag på budget samt långsiktig ekonomisk planering med utgångspunkt från verksamhetsplanen Hantera räkningar och fakturor Sköta bokföringen för kåren och upprätta bokslut. Se till att relevant verifikat finns för varje transaktion. Lämna ekonomisk rapport till varje kårstyrelsemöte eller på begäran. Förse revisor(er) med erforderligt material inför årsrevision eller då det efterfrågas. Vara uppmärksam på kostnader och föreslå förändringar som kan ge besparingar. En av kårens två firmatecknare Följa upp att sammanställning av aktivitetsapporter enligt Sensus regler görs på avdelningarna (Anmäla nya cirklar, redovisa och skicka in) Stäm av med Sensus vad som inkommit till dom. För kårens räkning söka aktivitetsstöd i augusti varje år (innefattar även att redovisa utgifter och kostnader till kommunen) 5
Sekreterare Väljs av Kårstämma för en period av 2 år Skriva kallelse till och protokoll efter kårstyrelsemöten. Skriva ett förslag till verksamhetsberättelse att godkännas av styrelse och Kårstämman. Föreslå tider för Kårstyrelsemöten (KS) och Kårstämma (KST) Skicka ut kallelse till KS och KST enligt gällande stadgar Rapportera/Skicka in verksamhetsberättelse, senaste kårstämmoprotokollet, ekonomisk redovisning och antal medlemmar i kåren till kommunen före 15:a februari varje år och efter kårstämman. Skicka in stämmoprotokoll, verksamhetsberättelse och andra begärda dokument till distriktet. Skicka protokoll (KS och KST) till medlemmarna (med e- post) Säkra att anslå senaste protokoll (KS och KST) på anslagstavlan i scoutstugan samt på vår hemsida (i samarbete med PR ansvarig) Hantera dokumentation och arkivering Uppdatera Kårhandboken i samband med KST 6
Valberedning Enligt gällande stadgar Väljs av Kårstämma (KST) Att inför KST arbeta fram ett förslag till val av styrelseledamöter och funktionärer samt att föreslå dessa på KST. Förslag till arbetsgång 1. Börja arbetet i valberedningen direkt efter den kårstämma, där valberedningen valts och lägg upp en plan för arbetet. 2. Kolla, vilka befattningar, som ska upp till val på nästa kårstämma 3. Kolla med de nuvarande befattningshavarna om de kan tänka sig omval eller om de vill avgå. Betona att detta inte innebär att de nuvarande befattningshavarna föreslås "automatiskt". 4. Prata med kårstyrelsens ledamöter och andra som "kan" kåren om vilken kompetens och vilka personliga egenskaper som kårstyrelsen behöver kompletteras med. Lyssna också med dessa personer om tänkbara namn. 5. Fundera tillsammans över namn för de poster där det saknas förslag. Gör en kompetensmässig och "personkemisk" bedömning av alla föreslagna. Diskutera i vilken ordning olika personer ska tillfrågas. Fördela dessa samtal mellan ledamöterna i valberedningen. 6. Håll kontakt och informera varandra om hur arbetet fortskrider. 7. Sammanställ ett förslag och testa detta försiktigt på "centralfigurer" i kåren. Detta är en känslig fråga eftersom sådana förfrågningar ibland kan uppfattas som intrång på demokratin - det är ju kårstämman som väljer - men det är också viktigt att kårstyrelsens sammansättning med funktionärer blir sådan att människorna där fungerar väl tillsammans. 7
Styrelseledamot Väljs av Kårstämman (KST) Tillsammans med Kårordförande ansvara för kårens operativa verksamhet och för kårens organisation. Planera kårens inre verksamhet och utveckling (visioner och mål) Tips Aktivt deltagande i kårens arbete Medverka på Kårstyrelsemöten och vara beredd att ta ansvar för beslutspunkter och se till att de genomförs och följs upp. Lyssna runt bland övriga funktionärer/ledare över vad man vill ha hjälp/stöttning med. Styrelsen: Styrelsens uppgift är att ansvara för föreningens verksamhet och ledare samt att leda och utveckla arbetet så att kåren allt mer blir en mötesplats för barn och ungdomar på västra Orust. Styrelsen väljs på kårstämman och kan bestå av fem eller fler ledamöter. Styrelsen ansvarar för hela kårens verksamhet och kårens långsiktiga mål. Styrelsen svarar även för kårens upplysnings- och kontaktverksamhet med hem, skola, kommun och press. 8
Stugfogde Väljs av Kårstämman (KST) Att förbereda och underlätta användning av scoutlokalen Vid behov planera arbetsdag för saker som vi behöver åtgärda Övergripande tillsyn av fastigheten utvändigt samt invändigt Initiera vid behov, reparationer samt underhåll Tillsammans med vice kårordförande vid skadegörelse kontakta myndigheter Redovisa för kårstyrelsen vid behov av resurser (Ekonomiskt eller personer) Säkra tillsyn samt inköp av städmaterial, toalettpapper och dyl. Säkra att aktuell checklista sitter uppsatt i stugan vid entrédörr samt i ledarrummet för det som behöver göras när man lämnar stugan 9
PR- ansvarig Väljs av Kårstämman (KST) Lägga upp och hålla kårens hemsida aktuell. Vidareutveckla sidan så den lockar nya medlemmar och håller gamla kvar. Aktivt uppdatera information på kårens FaceBook Lägga ut aktuell info om kåren på nätet. Sprida information om kårens hemsida för att värva besökare/medlemmar. Låt gärna scouterna få en chans att påverka innehållet. Lägga upp och underhålla e- mail adresser till funktionärer. Publicera bilder/loggböcker från scoutaktiviteter och arrangemang Vara kårens kontakt med pressen ihop med Kårordförande Vid kårarrangemang säkra att det dokumenteras med ord och bild. Webmaster för kårens hemsida, facebooksida mm Tips Tänk på att hemsidan blir en del av kårens ansikte utåt och med det scoutings sida utåt. Håll kvalitet! Uppdatera info ofta, gör folk nyfikna. Fast info som bör finnas är givetvis kårens historia, kårstyrelsen och avdelningarna med aktuellt terminsprogram. Hemsidan kan med rätt innehåll bli ett bra stöd för avdelningsledare/funktionärer i kåren. Kolla på andra scoutsidor för att få tips och idéer. 10
Medlemsregistrerare & Bidragssekreterare Väljs av Kårstämman (KST) Stötta avdelningsledarna kring medlemsregistering i scouternas medlemsregister Scoutnet. Att sköta löpande ansökan om aktivitetsbidrag samt hålla sig uppdaterad om möjliga bidrag och bistå styrelse och projektledare att söka bidrag. Följa upp att Scoutnet är uppdaterat med nya medlemmar Uppdatera befintliga medlemmars status. Skapa och ta ut listor på medlemmar per avdelning, kår, ålder, tillhörighet mm. Rapportera till styrelsen på KS hur det ligger till. Påminna avdelningsledarna att lämna in underskrivna närvarokort terminsvis. Sammanställa närvarokorten på LOK- stödsblanketten och skicka in före slutdatum. Sammanställa aktivitetsrapport enligt Sensus regler och skicka in dessa efter genomförda studiecirklar Hålla sig uppdaterad om olika bidrag och hur de kan och ska sökas. Tipsa styrelse och övriga kårmedlemmar om bidrag att söka. Skriva bidragsansökan i förekommande fall och/eller bistå projektledare med ansökan. 11
Kårutbildningsledare KUL Väljs av Kårstämman (KST) Peppa och motivera ledare och scouter att gå olika kurser, dels ledarutbildningar men även intressekurser. Ihop med Kårordförande arbeta med en långsiktig utvecklingsplan för utbildningar och utvecklingsaktiviteter inom kåren. Ha kontroll på vem som gått vilka kurser och när (Uppdatera i Scoutnet) I god tid diskutera lämpliga kurser med berörda Informera kassör om betalning av kurser i förväg i förekommande fall. Ta emot, arkivera och fördela kursintyg Söka bidrag till ledarutvecklingskurser Göra en utbildningsplan för varje Rover och Ledare Sprida kurskatalogen(finns både som PDF och tryckt format) Samverka med distrikt och region vad gäller utbildningar. Kårens kontakt med Sensus Organisera vid behov lokala kurser och utbildningar 12
Ombud för Scoutvaror Väljs av Kårstämman (KST) Vara kårens kontaktperson med Scoutvaror. a. Samordna kårens beställningar ifrån Scoutvaror b. Säkra att vi har provvaror hemma efter kårens behov (T.ex. skjortor, tröjor, ) 13
Flaggansvarig Väljs av Kårstämman (KST) Ansvarig för kårens olika flaggor och fanor. a. Säkra att kårens har de flaggor och fanor vi behöver för verksamheten b. Initiera inköp av nya flaggor och fanor vid behov 14
Kartansvarig Väljs av Kårstämman (KST) Ansvarig för kårens olika kartor. a. Ansvara för att kåren har de kartor vi behöver för verksamheten b. Säkra att kårens kartförråd uppdateras med aktuella versioner 15
Nyckelansvarig Väljs av Kårstämman (KST) Ansvarig för nyckelbrickor och koder till scoutstugan samt att uppdatera listan med aktuella behöriga personer. a. Hålla ordning på de olika nyckelbrickor som vi har inklusive vem som har vilken bricka. b. Hålla ordning på låskoder till scoutstugan c. Vid behov beställa nya nyckelbrickor 16
Revisor Väljs av Kårstämman (KST) Revidera att kåren sköts på ett korrekt sätt av kårstyrelsen. a. Vara kårens medlemmars ombud och granska styrelsens arbete. b. Granska att kårens ekonomi sköts på ett korrekt sätt c. Granska att kårens verksamhet sköts på rätt sätt och att Kårstämmans och Kårstyrelsens beslut genomförs. d. Skriva revisonsberättelse efter genomförd revision inför Kårstämma e. Redovisa revisionsberättelse på Kårstämma 17
Ansvariga avdelningsledare Väljs av Kårstyrelsen Ansvara för avdelningens program samt genomförande a. Ansvara för avdelningens program samt genomförande b. Säkra så att det är Trygga möten c. Ansvara för att vi kör scoutprogram baserat på Scouternas inriktningsbeslut d. Föra närvarokort samt underteckna och redovisa till medlemsregisteraren i god tid e. Ansvara för rapportering till Sensus för sin respektive avdelning f. Ansvara för avdelningskassan g. Rapportera status till kårstyrelsen 18
Utmanarrepresentant till Kårstyrelsen Tillsätts av Utmanarna Driva Utmanarnas kärnfrågor gentemot Kårstyrelsen a. Säkra att Utmanarnas synpunkter och idéer framförs till kårstyrelsen. b. Medverka aktivt till ett bra Kårstyrelsearbete Dokumentversion: 2013-08- 24 19
Materialförvaltare Tillsätts av kårstämman Ansvara för att kårens material sköts på ett bra sätt. a. Säkra bra ordning och reda i vårt materialförråd b. Föreslå Kårstyrelsen vilka inköp kåren bör göra. c. Säkra att vårt material underhålls på rätt sätt 20
Stuguthyrare Tillsätts av kårstämman Kontaktperson för uthyrning av scoutstugan. a. Säkra att de som hyr vet vad som gäller i stugan a. Kostnad för uthyrning b. Regler kring hantering av nyckelbricka c. Det måste vara alkoholfria tillställningar d. Utrymningsvägar e. Hantering i kök och toaletter f. Städning efter hyrd aktivitet b. Informera de som har access att uppdatera vår hemsida, så att de kan lägga in hyrestillfällena i vårt kalendarium. 21
Kårens stadgar 22
23
24
25
26
Kårens vision och mål Stenungsunds scoutkårs vision Scouting gör unga redo för livet! Våra Rovers och Ledare är inspirerande föredömen för scouterna Våra scouter är engagerade och aktiva i kåren Kårens medverkan gör skillnad. Alla känner sig säkra och trygga hos oss. Kårens mål 2015 Vi är >100 aktiva Scouter och Ledare som har roligt tillsammans. (81 st Sept 2013) med minst 1 avdelning per åldersgrupp 100 % av ledare/rovers har gått Trygga Möten 1 Rover eller ledare per år går Treklöver Gilwell 1 utmanare/rover per år anmäls till Värdebaserat ledarskap. Vi har en utvecklingsplan för varje Rover och ledare Strategi för att nå målen PR ansvarig & Kårordförande (KO) driver aktivt rekryteringsarbetet och medverkan på olika arrangemang KO driver aktivt arbete med ledarvård Kårutbildningsledare (KUL) & KO driver arbetet kring utvecklingsplaner för Rover/Ledare Vi har en effektiv och enkel styrning av kårens verksamhet. Vi har en god ekonomi, som stöttar scouternas verksamhet, med en tydlig ekonomiuppföljning Vi är delaktiga i arrangemang utanför vår kår Vi är aktivt synliga i distrikt och kommun Dokumentversion: 2014-10- 16 27
Krav på ledare i kåren Trygga Möten Alla ledare som är verksamma på avdelningar eller medverkar som ledare på läger, hajker och övernattningar skall minst ha genomfört web- kursen Trygga Möten. Detta gäller även föräldrar som medverkar i kåren innan de officiellt går in i en ledarroll. Trygga Möten är en webbkurs framtagen av Scouterna för alla som jobbar med barn och unga och som handlar om att skapa en trygg och säker verksamhet fri från övergrepp. I kursen får man bland annat lära sig hur man skapar en trygg miljö för barn och ungdomar, hur man förebygger övergrepp och hur man beter sig om man tror att någon far illa. http://tryggamoten.se Scoutledarutbildningar Ledare som är verksamma i kåren skall erbjudas att gå de ledarutbildningar som erbjuds via Scouterna. 28
Utbildningsplan för kåren Kårens valda Kårutbildningsledare KUL ansvarar för att ta fram och förankra en långsiktig (3-5 år) utbildningsplan för berörda ledare och Rovers i kåren. Denna skall sedan beslutas av Kårstyrelsen på uppdrag av Kårstämman. 29
Rekrytering av scouter och ledare Kårens valda PR ansvarige ansvarar för att ta fram och förankra en övergripande plan för hur vi skall arbeta med rekrytering av scouter och ledare till vår kår. Denna skall sedan beslutas av Kårstyrelsen. I detta arbete tar vi även hjälp av Scouternas regionskansli samt Göteborgs scoutdistrikt 30
Beställning ifrån Scoutshop Kåren samordnar all beställning ifrån Scoutshop för att minimera fraktkostnader samt att kunna rekommendera scouter och ledare vad de bör beställa. Provvaror för scoutskjortor finns i scoutstugan. 31
Scoutstugan - Nyttjanderättsavtal 1975-04- 28 32
Scoutstugan - Nyttjanderättsavtal 1991-04- 22 33
Scoutstugan - Nyttjanderättsavtal 1992-09- 29 34
Scoutstugan skötsel Stugfogdarna är ansvariga för att aktuell checklista sitter uppsatt i stugan vid entrédörr samt i ledarrummet för det som behöver göras när man lämnar stugan 35
Materialförråd Materialförvaltarna är ansvariga för att vårt materialförråd sköts på ett bra sätt. Regler för lån av material ur förrådet Kårens medlemmar har möjlighet att för eget bruk låna material ur förrådet I förrådet sitter en lista där man skriver upp önskat material, datum för lån samt namn och telefonnummer på den som lånar. Allt lån skall även stämmas av med materialförvaltarna så att det inte är några större arrangemang på gång där materialet behövs. 36
Kårens verksamhetskalender Kårens kalender för vår verksamhet ligger på vår hemsida under Kalendarium www.stenungsundsscoutkår.se Dokumentversion: 2014-10- 16 37