Protokoll Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 14 Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 6-2016 Tid Tisdag, kl 18.30 21.30 Plats: Deltagare: Anm förhinder Övriga inbjudna Protokoll Klubbstugan Sävar Mattias Arvidsson, Niclas Bromark, Per Höglund, Annika Kimmel, Marcus Larsson, Staffan Norin, Patrik Nyström Marie Sandström, Karolina Torgilsson, Lars Westman, Annika Kimmel, Thomas Lundberg Förs av Niclas, justeras av Staffan Agenda Nr/ tid 1. Inledning (20 min) Ärende Ansvarig Beslut/bilaga SN Marcus: har bistått kansliet under semesterperioden, vilket varit mycket givande. Väldigt inspirerad av att vi som föreningar har kraften och engagemanget att fixa en ny multiplan. Per: I början av sommaren har mycket kretsat kring glasskiosken, som gått mycket bra. I övrigt har jag lyckats bra att vara helt ledig från Sävar IK i min stuga, som också var nödvändigt. För övrigt kan vi konstatera att det varit en lugn sommar i Sävar, vilket känns riktigt bra. Det är viktigt att vi signalerar det, och inte bara hörs när det är stimmigt och stökigt på samhället. Patrik: har varit engagerad i den nya multiarenan, vilket varit givande och kul. Lars: ganska mycket semester från Sävar IK under sommaren. Har just påbörjat planeringen inför Lingdagen den 23 oktober. Karolina: har också haft semester från Sävar IK och ser med tillförsikt fram emot hösten. Mattias: har mött en ledare från Röbäck som visade mycket uppskattning över vårt arbete med matchvärdar. Marie: i värsta planeringstiden för Höstyran/Tjejsistan. Har också varit i Södertälje på fotbollscup som Sävar IK vann. Niclas: har haft mycket semester från det ideella engagemanget i sommar, vilket varit skönt. Vi har nyttjat OS-handbollen till att öppna klubbstugan och visat några av Sveriges matcher på storbild, vilket varit lyckat. Har precis startat det stora arbetet som leder fram till säsongsstarten för handbollen. Staffan: tyckte att ledarträffen innan sommaren var en verklig höjdare. Fantastiska diskussioner med flera ledare som jag aldrig träffat för. Tycker också det är superläckert med SävarCamp och allt som det står för.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 2 av 14 2 Dagordning och föregående protokoll (5 min) 3 Öppna akt (15 min) 4 Kompletteringar för valberedning o fastighetsgrupp (10 min) 5. Omvärld och externt (10 min) 6. Värdegrunds- och strategi-arbete (15 min) PAUS Ca kl 19.45 7. Intern verksamhet (45 min) NB SN Alla Marcus o Niclas Föregående protokoll och dagordning fastställs. Styrelsen följer upp och uppdaterar status för öppna aktiviteter Se bilaga 1. Fotbollssektionen avdelar Ida Vestin till Valberedning och Mattias Vängbo till Fastighetsgruppen. Valberedning, som sedan tidigare består av Anna Sundkvist (handboll) ska kompletteras med minst en ledamot från Gymnatiken innan 30 september. Innebandysektionen ges också möjlighet att delta med en person. (AKTIVITET 43:16) Fastighetsgruppen består av Marie Sandström (styrelsen), Lars Andersson (handboll), Hans Johansson (gymnastik) samt Mattias Vängbo. Styrelsens förväntningar på fastighetsgruppen är att de hanterar löpande service och underhåll. Fastighetsgruppen uppdras också att ta fram en drifts-, underhålls och investeringsbudget senast 170110 (AKTIVITET 44:16) Change the game 10 september. Styrelsen diskuterar programmet för Kick-off-helgen 20-21/8 samt planen för det fortsatta arbetet under hösten och vintern. Båda planerna godkänns med smärre förändringar. Processen och utfallet av idédagen stäms av med styrelsen vid mötet den 27 sep. (AKTIVITET 45:16) Styrelsen beslutar, Att föreningsutvecklingsprocessen under kommande året benämns Sävar IK #tvåpunktnoll Ekonomi Marcus redovisar en uppföljning av resultat/utfall per 30 juni för föreningen som helhet. Respektive sektion uppdras att göra motsvarande uppföljning för sin sektion senast 27 september (resultat per sista augusti) (AKTIVITET 45:16). Upphandling av revisor (Akt 19:16) Styrelsen beslutar; Att Marie Sandström får i uppdrag att ta in offert på genomförande av revision utifrån årsredovisningen/verksamhetsberättelsen. Revisionen ska resultera i en revisionsberättelse.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 3 av 14 Revisionen ska omfatta: - Ekonomisk granskning - Förvaltningsrevision - Presentation av granskning vid årsmötet för beslut om ansvarsfrihet Offerten redovisas för godkännande av föreningsstyrelsen vid nästkommande styrelsemöte, jämte förslag till finansiering. Plan projekt Koll på ekonomin. Styrelsen beslutar; att genomförande av projektet upphandlas utifrån bifogat projektdirektiv av Marie Sandström och Marcus Larsson. Offerten och plan för genomförande presenteras vid kommande möte. Styrelsen fattar utifrån detta beslut om genomförande. Projektet saknar avsatta medel i budgeten för verksamhetsåret 2016 och föreslås hanteras som en gemensam Övrig extern kostnad. Multiarenan ekonomi. Styrelsen beslutar; Att Marie Sandström och Marcus Larsson får i uppdrag att utreda, med stöd av en revisor, frågan kring hur multiarenan bokföringsmässig ska hanteras. Utredningen ska bland annat klargöra om kostnaden helt eller delvis ska bokföras som investering (anläggningstillgång för avskrivning). Om avtal med ny revisor kan slutföras inom en månad, kan denna fråga stämmas av med den nye revisorn. Utredningen redovisas vid nästkommande styrelsemöte. Budgeterade medel för Redovisningstjänster uppgår till 4000 kr för verksamhetsåret 2016, varav inga medel har använts. Utredningen ska finansieras genom dessa medel. Ansökan om medel för Sydafrika-besök 2017 Staffan får mandat att skriva en ansökan för Sävar IKs räkning till Stiftelsen Folke Bernadotte. Ingen medfinansiering för Sävar IK. Kiosk- och caféverksamhet. Styrelsen beslutar; att tillsätta en arbetsgrupp/råd för att pröva bättre samordna föreningens kiosk och caféverksamhet. Karolina ges ansvaret att samordna. Respektive ordförande uppdras att inkomma med namn till Karolina till 27/9 (AKTIVITET 46:16) 8 Fastighet och anläggningar (15 min) Patrik Karolina Multisportarenan Patrik informerar om arbetet med den nya multiarenan. Arbetet med själva arenan löper på bra, men arbete runt omkring med dikning och annat är ansträngande för budgeten. Styrelsen diskuterar vilka investeringar vi måste/behöver/vill göra nu. Styrelsen beslutar;
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 4 av 14 att fullfölja de åtgärder som är planerade inklusive ny kostnad för att anlägga nytt dike. Övriga åtgärder runt planen hanterar fotbollssektionen i framtida projekt. Uthyrningsverksamhet klubbstugan Styrelsen uppdrar till Karolina att skapa en arbetsgrupp för att revidera riktlinjer för uthyrning. Lars och Katarina Westman bistår. Karolina redovisar ett förslag på nya riktlinjer senast 30 oktober (AKTIVITET 47:16) 9 Frivaror fördelning 2016 (15 min) 10 SävarNytt Redaktionsråd (15 min) Per H Per H Nuvarande avtal 2016 70000+20000 (Innebandyn)= 90000 2017 70 000 2018 70 000 Styrelsen beslutar Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan. Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016. 2016 41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring. Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott. Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn. Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med. 2017 Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000. Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren. (BESLUT 12:2016) Styrelsen beslutar: Att upprätta ett redaktionsråd för att hantera SävarNytt. Per Höglund är ansvarig i styrelsen och bistås av Anna Nyström. Mål, syfte och uppdrag enligt underlag. (BESLUT 12:2016)
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 5 av 14 11 Bildande av innebandysektion (10 min) Annika. Niclas, Marie 13 Övriga frågor (5 min) Marie (prel) 14 Styrelsen; möten 2016 (5 min) 15 Utvärdering av mötet och avslut (10 min) Frågan bordläggs Frågan om fördjupad översiktsplan bordäggs Patrik stämmer av aktivitet kring Sävardagen med resp sektion. Kick off styrelsernas strategiarbete: 20-21 augusti Nästa möte 27 sep kl 18.30 21.00 i Klubbstugan. Kommande möten: 27 okt, 4 dec. Antecknas av : Niclas Bromark Sekreterare Justeras av: Staffan Norin Ordförande Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 16 augusti 2016 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 30:15 Ta fram förslag på avtal för fortsatta tjänster utvändig fastighetsskötsel med Sävar Holmöns församling. PH 15 juni 31 aug Status (ny, pågår, klar) Pågår 42:15. Projektet Koll på ekonomin Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster: - Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning - Utbildning av styrelsen i Sävar IKs ekonomi - Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning. - Arbetet behöver också förhålla sig till punkt 5 och 6 i revisionsrapporten till årsmötet 2016. Marie, ML 15 juni 10 aug Pågår Viktigt att Inge ges möjlighet att komma med inspel och synpunkter. Marie eller Carina kontaktar Inge. Utbildningen ska genomföras senast i december. Projektets innehåll ska uppdateras med revisions-synpunkter
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 6 av 14 20 juni: Styrelsen stödjer förslag till syfte och Marcus/Marie återkommer med förslag till projektdirektiv samt förslag till utbildning med målgrupp och datum. 46:15 Per och Niclas uppdras att ta fram ett förslag på en ansökan om investering till ny multiarena till kommunen KLAR PH NB Ok Stängs Stängs 20 juni: Per uppdras att i första hand med stöd av Mattias och Marcus driva arbetet vidare, identifiera fortsatta åtgärder och hålla styrelsen informerad. 50:15 SävarNytt/Redaktionsråd Per uppdras att ta frågan om redaktionsråd till nomineringsgruppen. Per uppdras att utforma uppdrag till redaktionsrådet och förslag till principiell bemanning. PH NB 10 augusti Stängs 51:15 Fastighetsgrupp: Publiceras på hemsida: Uppdrag till fastighetsgruppen, kontaktuppgifter till fastighetsgruppen samt felanmälan i fastighetsfrågor 52:15 Fastighetsgrupp: Fotbollssektionen behöver komma in med namn till fastighetsgrupp 2-16 Utvärdera och justera årsmötesprocessen Ta med Lars inspel angående valberedningsarbetet MS 31 augusti PH 10 augusti Marie 20 oktober Pågår Stängs Pågår 6-16 Vi behöver ta fram en attestordning där jävsförhållanden Marie + 15 juni Stängs hanteras ML 10 aug 18:16 Arbeta för att förtydliga regelverket för uthyrning av KT 31 aug Pågår Klubbstugan. 19:16 Ta fram ett förslag på upplägg för upphandling av revision ML 15 juni Stängd 10 aug 20:16 Lars och Per uppdras att ta fram förslag på ledamöter till valberedningen LW, PH 30 aug Pågår 22:16 Medlemskap och avgifter. Styrelsen diskuterade frågan och kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå. 25:16 Styrelsen beslutade att vi ska ta fram en plan för arbete med sponsring. 26:16 Semester-rutin. Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte ta fram rutiner för att klara av kanslifunktionen under semesterperioder. 20 juni: Marcus ordnar en lösning för 2016, och informerar styrelsen via mejl. 29:16 Fördelningsnyckel Styrelsen stöder förslaget till ny fördelningsnyckel enligt redovisat underlag, som ska användas för att fördela föreningsgemensamma kostnader och intäkter. MS 31 okt Pågår SN 31 oktober ML 15 juni 30 juni Pågår Ok Stängs ML 31 okt Pågår
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 7 av 14 Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte utreda ta farm förslag gällande: - om nyckeln ska användas för debitering av föreningsgemensam kostnad/intäkt redan 2016. - om aktiv i idrott (motsvarar antal deltagare) eller deltagartillfällen ska användas, - om Innebandysektionen ska ingå i fördelning utifrån omfattning på verksamhet 2015 30:16 Städavtal. Styrelsen uppdrar och ger mandat till Karolina och Marie att teckna ett kompletterande avtal kring den upphandlade städningen rörande förbrukningsvaror och annat. KT MS och 10 aug Stängs 31:16 Frånvarobesked. Styrelsen uppdrar till Staffan att se över telefonsvararfunktion och kommunikation på hemsidan då kansliet är stängt. 20 juni: Hemsidan ordnad. Tel-svarsfunktion under utredning kopplat till byte av abonnemang. 32:16 Staffan tillses att frågan om hantering av avtal åter kommer upp på agendan under hösten. 33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen till senast 1 september. SN 30 sep Pågår SN 30 sep Pågår NB 1 sep Pågår 34:16 Respektive sektionsordförande får uppdraget att vid styrelsehelgen den 20-21 aug utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse. Sektions ordf 20 aug Pågår 35:16 Marcus uppdras att göra en ekonomisk uppföljning och rapportering vid nästa styrelsemöte. 36:16 Per uppdras till nästa styrelsemöte att redovisa hur vi hanterar frivaror och fördelar mellan sektioner för 2016 i övrigt. 10 aug. 37:16 Hemsidan uppdateras med informationen Föreningen kan erbjuda ekonomiskt stöd till barn och ungdomar som har behov av och vill söka stöd för sina aktiviteter. Kontakta kansliet@savarik.se för mer information. 38:16 Ta fram en rutin för handläggning av ärenden som rör ekonomiskt stöd till barn och ungdomar som har behov av och vill söka stöd för sina aktiviteter. 39:16 Marcus uppdras att undersöka hur det extra tillskottet till multiarenan från vårt egna kapital bokföringsmässigt ska hanteras (eventuell investering) och fördelas internt inom föreningen. ML 30 juni Stängs PH 10 aug Stängs NB 31 aug Pågår PN 31 aug Pågår ML 30 sep Pågår
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 8 av 14 40:16 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni 2016 inte får ske. (BESLUT 9:2016). Respektive ordförande informerar sektioner, Marcus informerar Inge. ML + Ordf sektion 30 juni OK Stängs 41:16 Marcus uppdras att dokumentera principer och tillämpning av fördelningsnyckeln enligt beslut 11:16, i en rutin inför fördelning år 2016, senast 31 okt 2016. 42:16 Värdegrunds- och strategiarbete Styrelsen beslutar att genomföra kick-off helgen för styrelsen 20-21 augusti, och att driva arbetet vidare enligt förslaget. Respektive sektionsordförande uppdras att söka finansiering från eget Specialförbunds (SF) Idrottslyft för att få bidrag till hela. Niclas uppdras att handla upp en lämplig anläggning för att genomföra detta på internat, och stämma av med Staffan. 43:16 Valberedning Valberedningen består sedan tidigare av Anna Sundkvist (handboll) ska kompletteras med minst en ledamot från Gymnatiken innan 30 september. Innebandysektionen ges också möjlighet att delta med en person. 44:16 Drift, underhålls och investeringsbudget 2017 Fastighetsgruppen uppdras att ta fram en drifts-, underhålls och investeringsbudget senast 170110 ML 31 okt Pågår NB 31 aug OK Stängs LW, AK 30 sept NY MS 10 jan - 17 NY 45:16 Föreningsutvecklingsprocessen Sävar IK #tvåpunktnoll Processen och utfallet av idédagen stäms av med styrelsen vid mötet den 27 sep. NB ML och 27 sep NY 46:16 Ekonomi Respektive sektion uppdras att göra uppföljning av resultat/utfall för sin sektion senast 27 september (resultat per sista augusti) (AKTIVITET) 47:16 Samordnad kiosk- och caféverksamhet Respektive ordförande uppdras att inkomma med namn till arbetsgrupp/råd för att pröva bättre samordna föreningens kiosk och caféverksamhet till Karolina senast den 27/9. 48:16 Uthyrningsverksamhet klubbstugan Styrelsen uppdrar till Karolina att skapa en arbetsgrupp för att revidera riktlinjer för uthyrning. Lars och Katarina Westman bistår. Karolina redovisar ett förslag på nya riktlinjer senast 30 oktober (AKTIVITET) Sektions ordföran den Sektions ordföran den 27 sept NY 27 sept NY KT 30 okt NY
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 9 av 14 Bilaga 2 Beslutslogg /ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice. 2016 Marie Okt 2015 OK för uppföljning Referens Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 1:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för 2016. 3:2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören). 4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5:2016. 5:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna: Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut av mindre betydelse som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen. 6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Googlelösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta). 7:2016 Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara förvaltarare för ny bild och dokumenthantering. Marcus Per September Nej Marcus Nej Styr 4:2016 Staffan 15 aug Styr 4:2016 Marcus September Styr 4:2016 Niclas Niclas - Oktober
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 10 av 14 8:2016 Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandysektionen) under resten av året. 9:2016 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni inte får ske. Staffan - Marcus 10:2016 Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed avdela ytterligare 360 kkr i budget från det egna kapitalet. 11:2016 Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16): att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn antal aktiv i idrott för 2016 och framåt att denna nyckel används för fördelning av föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år 2017 12:2016 Styrelsen beslutar Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan. Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016. 2016 41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring. Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott. Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn. Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med. 2017 Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000. Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren. Per Marcus Per Då projektet är slutrapporter at 30 nov
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 11 av 14 13-2016 Styrelsen beslutar: Att upprätta ett redaktionsråd för att hantera SävarNytt. Per Höglund är ansvarig i styrelsen och bistås av Anna Nyström. Mål, syfte och uppdrag enligt underlag. Per Ingen
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 12 av 14 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse 2016 och framåt Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt på plats Konstituering av styrelsen efter årsmöte) Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Maj- Juni Aug sep Okt Nov dec Jan- feb Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna). Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Halvårsbokslut Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund) Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Bokslut för revision Handlingar till årsmötet. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 13 av 14 Bilaga 4 Styrelsens uppgift och arbetssätt Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna 26-28 Styrelsens uppgift är att Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca 6 veckors mellanrum. Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2016 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 14 av 14 Bilaga 5 Prioriteringsmatris för vårt styrelsearbete